Mendapatkan lebih banyak Microsoft 365 Groups di Outlook

Tips untuk mendapatkan yang terbaik dari Grup Microsoft 365 di Outlook

1. Menggunakan grup sama seperti daftar distribusi    Pesan email dan permintaan rapat baru akan masuk ke kotak masuk Anda, dan semua yang dikirim ke grup akan dikirimkan kepada semua orang dalam grup, sama seperti daftar distribusi. Versi apa pun Outlook atau Outlook di web akan berfungsi. Cukup ketikkan alamat email grup di baris KEPADA dalam pesan email Anda untuk mulai berkomunikasi.

   Catatan: Ketika membuat grup,centang kotak Kirim semua percakapan grup sehingga semua anggota akan menerima salinan email grup dalam kotak masuk mereka.

2. "Favoritkan" grup Anda untuk akses cepat    Dalam Outlook, grup tempat Anda memiliki dan/atau anggotanya tercantum di bagian bawah panel navigasi Anda. Klik kanan sebuah grup dan pilih Tambahkan ke Favorit untuk memindahkannya ke bagian atas panel navigasi Anda untuk kemudahan akses.

   

   Menambahkan ke Favorit juga memungkinkan Anda mengakses konten saat Anda offline.

3. Tidak perlu memindahkan pesan ke folder privat    Saat Anda mengikuti sebuah grup, semua pesan email dan undangan rapat dikirim langsung ke kotak masuk Anda. Tapi folder tersebut juga disimpan di folder grup Anda. Jadi, jangan khawatir akan secara tidak sengaja menghapus sesuatu atau membuat aturan untuk memindahkan email dari kotak masuk ke folder pribadi. Hapus pesan itu dari kotak masuk Anda setelah membacanya dan tahu bahwa masih ada salinan yang disimpan dengan aman di folder grup yang dapat dicari; bahkan, semua pesan sejak grup dimulai disimpan di folder grup. Jadi, meskipun Anda tidak menjadi anggota di awal, Anda akan dapat melihat riwayat lengkap setelah bergabung.

   Jika tidak ingin email masuk ke kotak masuk Anda, cukup berhenti mengikuti dari grup (tetapi tetap bergabung). Email akan terus dikirimkan ke folder grup, tetapi tidak ke kotak masuk Anda.

4. Menjadwalkan rapat grup dengan mudah    Setiap kali memilih salah satu grup di panel navigasi, pita grup khusus akan terlihat di bagian atas layar. Buka kalender untuk melihat semua rapat grup yang dijadwalkan pada bulan tersebut. Untuk membuka kalender grup Anda di:

   • Outlook, pilih Beranda > Kalender.

     

     Untuk menjadwalkan rapat baru dari sini, lihat: Menjadwalkan rapat pada kalender grup.

   • Outlook di web, pilih Kalender.

     

     Untuk menjadwalkan rapat baru dari sini, lihat: Menjadwalkan rapat pada kalender grup.

5. Berbagi file dengan mudah bersama semua orang dalam grup     Anda dapat dengan mudah mengunggah file bersama atau melampirkan file dari pustaka ke pesan email. Karena izin yang benar sudah diatur dan diterapkan ke semua anggota grup, Anda tidak perlu mengelola izin pada file bersama. Untuk membuka ruang file grup pada pita grup di:

   • Outlook, pilih Beranda > File. Lihat Berbagi file grup.

   • Outlook di web, pilih File. Lihat Berbagi file grup.

6. Akses buku catatan tim dengan cepat    Gunakan ini untuk merekam catatan untuk diskusi tim, rapat, rencana, dan aktivitas Anda. Untuk membuka buku catatan grup di pita grup di:

   • Outlook, pilih Beranda > Catatan .

   • Outlook di web, pilih Buku Catatan.

7. Menemukan hal yang Anda cari    Mencari semua rapat tentang subjek tertentu? Ingin menemukan catatan dari tas cokelat minggu lalu? Percakapan grup, kalender, file, dan buku catatan dapat dicari, dan izin diatur secara otomatis sehingga semua anggota grup bisa mencari apa pun yang mereka cari.

8. Bersosialisasi dengan suka dan @mentions    Seperti ide anggota grup? Katakanlah demikian. Itu cepat dan mudah (dan Anda bisa menyampaikan kabar baik ke lama "+1"). Ingin mendapatkan perhatian seseorang? Gunakan @mention dalam pesan email dan pesan tersebut akan masuk ke kotak masuk anggota grup agar mereka bisa menindaklanjutinya.

Lihat juga

• Pelajari tentang grup Office 365