Saat Anda mengirim email di Outlook, penerima Anda bisa membalas, membalas semua, meneruskan, mencetak, atau melampirkan pesan tersebut ke pesan lain. Penerima juga dapat mengunduh, mengedit, dan mengirimkan file lampiran apa pun yang sesuai dengan keinginan mereka. Jika Anda ingin mencegah satu atau beberapa perilaku ini, Anda bisa mengamankan pesan Anda menggunakan Manajemen Hak Informasi (IRM). IRM disertakan dengan Outlook saat digunakan dengan akun Exchange atau paket Aplikasi Microsoft 365 untuk bisnis .
Apa yang bisa Anda lakukan dengan IRM?
Administrator Exchange atau Microsoft 365 Anda mengontrol izin mana yang tersedia untuk digunakan. Izin umum mencakup yang berikut ini.
-
Semua hak
-
Semua hak kecuali untuk menyalin dan mencetak
-
Jangan alihkan
-
Jangan balas semua
-
Baca saja
-
Membaca dan mencetak saja
IRM hanya berfungsi pada pesan yang Anda kirimkan kepada pengguna lain di organisasi Anda. Pesan yang Anda kirim ke alamat email eksternal tidak akan diamankan dengan IRM.
Mengamankan pesan Anda dengan IRM
-
Di jendela pesan baru, pilih Izin pada tab Opsi .
Catatan: Jika Anda tidak melihat Izin, administrator Anda belum mengaktifkan IRM untuk organisasi Anda.
-
Pilih tipe izin yang ingin Anda hubungkan dengan pesan email Anda dan kirim pesan seperti biasa.
Catatan:
-
Izin yang Anda terapkan ke pesan email Anda juga berlaku untuk file Microsoft Office yang dilampirkan ke pesan email Anda. Misalnya, jika Anda memilih Baca Saja untuk pesan yang menyertakan dokumen Word, penerima tidak akan bisa mengedit dokumen tersebut.
-
Anda tidak dapat menggunakan Tombol Pemungutan Suara pada pesan yang diamankan dengan IRM. Outlook akan memungkinkan Anda menyiapkan tombol pemungutan suara, tetapi penerima tidak akan melihatnya.
