Mengelola kontak di SharePoint Workspace 2010

Apa yang ingin Anda lakukan?

• Menambahkan kontak baru

• Menyimpan kontak sebagai file

• Mengirim kontak ke orang lain

• Memverifikasi identitas kontak

• Mengatasi konflik nama kontak

• Membuat alias untuk kontak

• Menghapus kontak

• Menyembunyikan kontak

• Menampilkan informasi diagnostik tentang kontak

• Menampilkan properti kontak

Menambahkan kontak baru

Untuk mencari dan menambahkan kontak baru ke daftar kontak Anda di bilah luncur, lakukan hal berikut:

1. Klik tab Beranda.

2. Klik Tambahkan kontak.

3. Dalam kotak dialog temukan pengguna , masukkan nama atau teks yang ingin Anda temukan di bidang pencarian .

   Detail

   Anda dapat mencari menggunakan "nama lengkap", "nama depan", "nama belakang", "email bisnis", atau "email pribadi". Pencarian akan mengembalikan semua kontak di mana kecocokan ditemukan di salah satu bidang yang valid. Misalnya, string pencarian "John" akan mengembalikan kontak yang bernama "Andrew Johnson" karena "John" adalah empat karakter pertama dalam bidang "nama belakang". Sebagai aturan praktis, Anda akan lebih spesifik membuat string pencarian (dengan mengetik lebih banyak karakter), yang lebih spesifik dan menuntut hasil pencarian Anda.

   Anda dapat menyusun ulang urutan kolom dalam kotak dialog temukan pengguna dengan menyeretnya. Anda juga bisa menghapus kolom (kecuali "nama lengkap") dengan mengklik kanan header kolom apa pun dan menghapus centang nama kolom yang akan dihapus. Anda bisa memulihkan kolom yang dihapus dengan mengklik kanan header kolom apa pun dan memeriksa nama kolom yang akan dipulihkan. Setiap perubahan yang Anda buat dalam kotak dialog temukan pengguna hanya berlaku untuk sesi pencarian saat ini. Semua pengaturan default akan dipulihkan pada kali berikutnya Anda membuka kotak dialog temukan pengguna.

4. Opsional: Periksa sertakan direktori kontak ruang kerja publik jika Anda ingin menyertakan direktori ini dalam pencarian.

   Secara default, SharePoint Workspace mencari jaringan perusahaan Anda (jika Anda menjadi salah satu) serta kontak Anda yang dikenal.

5. Klik Temukan.

6. Jika kecocokan ditemukan, pilih dalam daftar.

   Ikon kehadiran ditampilkan di samping setiap nama kontak dalam daftar untuk memperbolehkan Anda melihat status online mereka. Namun, kontak kecocokan yang ditemukan melalui Public Workspace Contact Directory selalu ditampilkan dengan ikon status "tidak diketahui" hingga Anda memilihnya dan menambahkannya ke daftar kontak Anda.

7. Untuk melihat informasi selengkapnya tentang kecocokan kontak yang dipilih, klik properti.

   Misalnya, Anda mungkin ingin mengambil langkah-langkah untuk memverifikasi identitas kontak.

8. Klik Tambahkan untuk menambahkan kontak ke daftar.

Menyimpan kontak sebagai file

Anda dapat menyimpan kontak sebagai file, lalu mengirim file kontak sebagai lampiran dalam email.

1. Klik kanan kontak dan pilih Simpan kontak sebagai file....

2. Dalam kotak dialog Simpan info kontak sebagai... , pilih lokasi untuk menyimpan file kontak, dan klik Simpan.

Atas Halaman

Mengirim kontak ke orang lain

Anda dapat mengirim kontak ke orang lain sebagai lampiran file dalam pesan email atau dalam pesan Groove.

1. Klik kanan kontak.

2. Pilih kirim melalui email ke kontak yang dipilih....

3. Masukkan satu atau beberapa alamat email dalam bidang kepada: .

4. Jika diinginkan, Edit subjek dan pesan teks.

   Perhatikan bahwa pesan teks standar menyertakan instruksi untuk mengunduh SharePoint Workspace, jika Penerima belum memiliki akun.

5. Klik OK.

Atas Halaman

Memverifikasi identitas kontak

Kami sangat menyarankan memverifikasi identitas kontak untuk mengurangi risiko berbagi informasi sensitif dengan orang yang tidak diinginkan. Bergantung pada penginstalan akun Anda, banyak identitas kontak yang mungkin sudah diverifikasi oleh administrator di organisasi Anda. SharePoint Workspace menunjukkan status verifikasi orang dalam daftar kontak dan anggota Anda menggunakan warna berikut ini:

• Hitam: tidak terverifikasi.

• Hijau: diverifikasi oleh Anda.

• Teal: diverifikasi oleh organisasi Anda.

• Biru: diverifikasi oleh organisasi Anda tapi di luar domain atau bersertifikat silang.

• Merah: konflik nama. Dua kontak yang memiliki nama yang sama ditampilkan dalam warna merah, terlepas dari status verifikasi mereka. Lihat mengatasi konflik nama untuk informasi selengkapnya.

Kebijakan komunikasi yang diterapkan ke identitas Anda menentukan kemampuan Anda untuk berinteraksi dengan pengguna lain tergantung pada status verifikasi mereka. Kebijakan ini bisa melakukan salah satu hal berikut ini:

• Melarang Anda berkomunikasi dengan pengguna yang tidak diverifikasi oleh administrator di organisasi Anda.

• Buka kotak dialog pemberitahuan verifikasi kontak (dijelaskan di bawah) untuk memperingatkan Anda sebelum memperbolehkan Anda untuk berkomunikasi dengan pengguna yang identinnya belum diverifikasi.

• Memungkinkan Anda untuk berkomunikasi dengan kontak apa pun tanpa peringatan atau batasan apa pun.

Verifikasi organisasi pengguna Anda lainnya mungkin memberi Anda kepastian yang cukup tentang identitas mereka. Dalam beberapa kasus, terutama jika Anda bekerja dengan informasi yang sangat sensitif, Anda mungkin juga ingin memverifikasi identitas pengguna secara manual.

Mengatasi konflik nama kontak

Ketika dua atau lebih kontak memiliki nama tampilan identik, nama mereka ditampilkan dalam warna merah di daftar kontak, daftar anggota ruang kerja, dan kartu informasi kontak mereka. Nama tampilan dianggap identik jika cocok persis setelah menghapus Leading, trailing, dan beberapa spasi yang disematkan dan mengonversi nama menjadi teks huruf kecil.

Misalnya, "Ann Beebe" dan "Ann Beebe" akan menghasilkan konflik nama. Namun, "Ann Beebe" dan "AnnBeebe" tidak akan menghasilkan konflik nama.

Penting untuk membedakan nama kontak sehingga Anda tidak sengaja memulai aktivitas dengan kontak yang salah. Anda dapat membuat nama alias untuk salah satu nama kontak yang berkonflik.

Selain itu, dalam beberapa kasus yang jarang terjadi, konflik nama mungkin diakibatkan memiliki kontak usang yang disimpan dengan akun Anda. Misalnya, mungkin kontak telah mengaktifkan akun baru, telah meninggalkan semua aktivitas di akun sebelumnya, namun menggunakan nama tampilan yang sama untuk keduanya. Dalam kasus ini, Anda bisa menyembunyikan kontak usang seperti yang diuraikan di bawah ini sehingga tidak lagi ditampilkan dalam daftar kontak Anda.

Untuk mengatasi konflik nama, lakukan hal berikut:

1. Klik kanan nama yang memperlihatkan konflik, lalu klik Atasi konflik nama.

2. Lakukan salah satu hal berikut:

   • Klik Tampilkan vCard... untuk melihat detail untuk kontak yang dipilih. Ini mungkin membantu Anda membedakan kontak dengan nama yang sama.

   • Klik kontak alias... untuk membuka kotak dialog alias tempat Anda dapat memasukkan nama tampilan unik untuk kontak tersebut.

   • Klik verifikasi identitas... untuk menelusuri langkah-langkah verifikasi identitas kontak.

3. Klik Selesai.

Atas Halaman

Membuat alias untuk kontak

Anda dapat menampilkan kontak apa pun (selain milik Anda) di bawah alias. Ini berguna jika Anda mengalami masalah membedakan antara kontak yang memiliki nama yang sama.

1. Klik kanan kontak lalu klik kontak alias.

2. Ketikkan nama alias dan klik OK.

   Nama alias ditampilkan di tempat nama asli. Untuk melihat nama asli kontak, Anda bisa membuka informasi kontaknya, atau Tunjuk di nama alias untuk menampilkan jendela pop-up yang memperlihatkan nama asli.

Atas Halaman

Menghapus kontak

Untuk menghapus kontak dari daftar kontak Anda di bilah luncur:

1. Pilih kontak yang ingin Anda hapus.

2. Tekan tombol DELETE dan klik ya untuk mengonfirmasi penghapusan.

Kontak yang Anda hapus dari daftar kontak di bilah luncur mungkin masih muncul di daftar kontak lain, seperti daftar ke: turun bawah dalam kotak dialog kirim pesan atau kirim undangan. Hal ini karena SharePoint Workspace menyimpan informasi kontak untuk semua pengguna yang berinteraksi dalam daftar agregat yang disebut "kontak yang dikenal". Ini termasuk kontak yang telah Anda tambahkan ke daftar kontak launchbar Anda, plus anggota ruang kerja Anda. Ingatlah bahwa Anda mungkin sering memiliki anggota ruang kerja yang tidak ada di daftar kontak Anda.

Anda tidak dapat menghapus kontak yang muncul di daftar kontak Anda yang diketahui. Namun, setidaknya Anda bisa menyembunyikan kontak ini.

Atas Halaman

Menyembunyikan kontak

Kontak terkadang menjadi usang karena berbagai alasan. Jika Anda memiliki kontak usang, Anda bisa menyembunyikannya sehingga tidak lagi tercantum di menu turun bawah yang memperlihatkan kontak.

1. Buka pengelola kontak.

2. Pilih kontak yang ingin Anda Sembunyikan.

3. Klik Sembunyikan untuk meletakkan kontak yang dipilih dalam daftar kontak tersembunyi .

4. Klik OK.

Atas Halaman

Menampilkan informasi diagnostik tentang kontak

Anda dapat menampilkan informasi diagnostik untuk kontak yang dipilih. Terkadang Anda perlu melihat informasi ini untuk tujuan dukungan teknis. Jika Anda perlu mengirimkan informasi diagnostik ke teknisi dukungan, Anda bisa menyalin dan menempelkan informasi dalam kotak dialog diagnostik ke dalam email.

1. Buka pengelola kontak.

2. Pilih kontak yang Anda inginkan.

3. Klik diagnostik.

   Untuk menyalin informasi dari panel kontak , klik kanan dan klik Pilih Semua, lalu klik kanan dan klik Salin.

   Untuk menyalin informasi dari panel diagnostik kesadaran atau jaringan , klik salin ke clipboard.

4. Klik OK.

Atas Halaman

Menampilkan properti kontak

Untuk menampilkan "properti" untuk kontak apa pun, klik kanan kontak lalu klik properti. Dari properti kontak Anda bisa:

• Tampilkan semua informasi yang telah disediakan oleh kontak untuk identitas kontak mereka (misalnya, nama perusahaan, nomor telepon, dan alamat email).

• Mengirim pesan ke kontak.

• Undang kontak ke ruang kerja tempat Anda menjadi anggota.

• Buat alias untuk kontak untuk menentukannya di bawah nama tampilan yang berbeda.

• Verifikasi identitas kontak.

• Memperlihatkan ruang kerja yang Anda bagikan dengan kontak sebagai anggota.

• Memperlihatkan pesan yang telah Anda Kirim atau terima dari kontak.

Atas Halaman