Menambahkan data yang dikumpulkan melalui email ke Access database

Catatan: Kami ingin secepatnya menyediakan konten bantuan terbaru dalam bahasa Anda. Halaman ini diterjemahkan menggunakan mesin dan mungkin terdapat kesalahan tata bahasa atau masalah keakuratan. Kami bertujuan menyediakan konten yang bermanfaat untuk Anda. Dapatkah Anda memberi tahu kami apakah informasi ini bermanfaat untuk Anda di bagian bawah halaman ini? Berikut artikel dalam bahasa Inggris untuk referensi.

Anda bisa mengumpulkan atau perbarui informasi melalui e-mail dengan menggunakan Microsoft Access 2007 atau Access 2010 dengan Microsoft Outlook 2007 atau Microsoft Outlook 2010. Akses memandu Anda melalui membuat formulir kumpulan data dan mengirimkan formulir dalam pesan email. Saat Anda Penerima email kembali selesai bentuk, Anda bisa memilih untuk memiliki data yang dikumpulkan, diproses dan disimpan dalam database Access tertentu secara otomatis. Metode ini kumpulan data dapat menghemat waktu dan usaha yang biasanya terlibat dalam Salin dan tempel atau proses manual entri data. Berikut adalah beberapa skenario di mana Anda bisa menggunakan proses ini untuk mengumpulkan data:

Survei    Anda bisa melakukan survei dan menyusun hasil dengan membuat Access database dengan tabel yang diperlukan untuk menyimpan hasil pertama, dan menggunakan panduan untuk menghasilkan formulir survei, dan lalu kirimkan kepada peserta survei. Ketika peserta membalas, survei data disimpan secara otomatis dalam database.

Laporan status    Apakah itu status tingkat inventaris terbaru atau informasi terbaru tentang menunggu masalah, tim Anda bisa menyimpan informasi dengan mengirimi Anda pesan yang berisi informasi yang saat ini pada interval rutin email Anda.

Manajemen acara    Ketika menata konferensi atau pelatihan atau acara lain, Anda bisa mengirim satu atau beberapa formulir sebagai pesan email untuk mengumpulkan informasi kontak, perjalanan dan hotel preferensi, dan seterusnya. Jika Anda memilih untuk membiarkan balasan otomatis diproses, peserta dapat mengubah preferensi mereka kapan pun tanpa harus memberi tahu Anda, dan Anda selalu memiliki akses ke data terbaru untuk tujuan keputusan.

Artikel ini menjelaskan apa yang perlu Anda gunakan ini proses, bagaimana cara mulai menggunakan panduan, dan kemudian memberikan informasi tambahan tentang berbagai langkah sehingga Anda bisa membuat pilihan yang paling informasi seperti yang Anda ikuti panduan

Catatan: Anda tidak akan bisa menambahkan data yang dikumpulkan jika Penerima Anda menggunakan Hotmail atau Yahoo untuk mengirimkan formulir kumpulan data.

Sebelum Anda memulai

Jika ini pertama kalinya Anda mengumpulkan data dengan menggunakan pesan email, lakukan langkah berikut ini:

  1. Memastikan bahwa Anda telah menginstal aplikasi berikut pada komputer Anda:

    • Access 2007 atau Access 2010.

    • Outlook 2007 atau Outlook 2010. Anda harus memiliki Outlook diinstal dan dikonfigurasi di komputer yang Anda gunakan untuk mengirim pesan email. Jika Anda memiliki Outlook terinstal tetapi belum dikonfigurasi, mulai Outlook dan ikuti instruksi di panduan Startup Outlook. Untuk bantuan dengan panduan, lihat Bantuan Outlook.

    • Jika Anda berencana menggunakan formulir InfoPath, pastikan bahwa Anda memiliki InfoPath 2007 atau edisi yang lebih baru terinstal dan Penerima Anda juga harus memiliki InfoPath yang terinstal pada komputer mereka.

    • Email Penerima harus memiliki salah satu memiliki InfoPath atau klien email yang mendukung format HTML yang terinstal pada komputer mereka untuk dapat menampilkan dan mengedit formulir.

      Formulir yang digunakan untuk mengumpulkan data melalui pesan email bukan formulir Access. Panduan menghasilkan formulir khusus dalam format HTML atau InfoPath.

      Identifikasi database tujuan. Database dapat berada dalam format .mdb atau .accdb. Selain itu, file .mde dan .accde file yang didukung. Jika Anda tidak ingin menggunakan database yang sudah ada, Anda harus membuat yang baru.

  2. Mengidentifikasi atau membuat tabel yang Anda inginkan diisi dengan data dari email Balasan. Jika Anda mengumpulkan data untuk tabel yang sudah ada, pastikan bahwa tabel tidak bersifat baca-saja dan Anda memiliki izin yang diperlukan untuk menambah atau memperbarui konten.

Catatan: Lampiran, AutoNumber, OLE, dan bidang multinilai tipe tidak dikumpulkan dengan menggunakan pesan email

Jika Anda operasi kumpulan data mengisi dua atau beberapa tabel, Anda harus membuat kueri pemilihan dan menggunakannya sebagai sumber rekaman formulir. Pastikan bahwa kueri menyertakan semua bidang diperlukan dari tabel yang mendasari. Jika Anda menggunakan kueri yang sudah ada, pastikan bahwa kueri tidak bersifat baca-saja dan Anda memiliki izin yang diperlukan untuk menambah atau memperbarui kontennya. Untuk informasi selengkapnya tentang membuat kueri berdasarkan dua atau beberapa tabel, lihat artikel pengenalan ke kueri.

Menyimpan data sebagai catatan yang baru dalam situasi berikut:

  • Jika data akan mengisi beberapa tabel.

  • Jika tabel tujuan tidak memiliki bidang kunci utama. Nilai kunci utama diperlukan untuk memetakan setiap Balasan ke catatan yang sudah ada. Jika tabel tujuan Anda tidak memiliki bidang kunci utama, baik sekarang atau menetapkan bidang yang sudah ada yang memiliki nilai unik sebagai kunci utama.

  • Jika tabel tujuan tidak memiliki catatan. Jika tabel kosong, panduan mengasumsikan bahwa Anda ingin menambahkan catatan.

  • Jika alamat email penerima tidak disimpan sebagai bidang dalam database. Saat mengumpulkan data untuk memperbarui catatan, Anda tidak akan bisa secara manual mengetik alamat dalam panduan yang dihasilkan pesan. Di bidang alamat harus berada dalam tabel tujuan, atau dalam tabel yang memiliki hubungan dengan tabel tujuan.

Atas Halaman

Memulai

  1. Buka database di mana data yang dikumpulkan akan disimpan.

  2. Untuk menambahkan data ke dalam satu tabel, pilih tabel di panel navigasi. Untuk mengisi beberapa tabel terkait, pilih kueri yang terikat ke tabel ini.

  3. Lakukan salah satu hal berikut ini untuk memulai panduan:

    • Pada tab Data eksternal , di grup Kumpulkan Data , klik Buat email.

    • Klik kanan tabel atau kueri, dan lalu klik mengumpulkan dan memperbarui Data melalui email.

      Catatan: Jika tabel tidak berisi bidang apa pun, atau hanya memiliki AutoNumber, Objek OLE, lampiran, atau tipe bidang pencarian multinilai, Access menampilkan pesan berikut: dipilih tabel atau kueri yang tidak memiliki bidang apa pun yang mendukung mengumpulkan data menggunakan email .

Jika tabel berisi bidang yang mendukung kumpulan data, panduan dimulai. Jika tabel tujuan mendukung menambahkan dan memperbarui data, panduan akan memandu Anda melalui langkah-langkah yang diperlukan untuk mengumpulkan data melalui pesan email.

Gunakan bagian berikut ini sebagai referensi untuk pertanyaan apa pun yang mungkin Anda miliki melalui langkah-langkah utama tujuh berikut dari proses.

  1. Pilih tipe formulir entri data yang ingin Anda kirim

  2. Pilih Apakah Anda mengumpulkan data baru atau memperbarui data yang sudah ada

  3. Tentukan data yang Anda inginkan dikumpulkan

  4. Menentukan otomatis atau manual pemrosesan data

  5. Pilih cara yang Anda inginkan untuk menentukan alamat email Penerima

  6. Tinjau dan tentukan daftar Penerima

  7. Membuat dan mengirim pesan email

Atas Halaman

Pilih tipe formulir entri data yang ingin Anda kirim

Pilih tipe formulir berdasarkan kemudahan penggunaan untuk diri Anda dan Penerima Anda.

Pilih HTML formulir    Formulir HTML yang bisa dilihat dan diedit oleh semua pengguna klien email yang mendukung HTML

Pilih Microsoft InfoPath formulir    Anda akan melihat opsi ini hanya jika InfoPath terinstal di komputer Anda. Pilih opsi ini hanya jika semua penerima email memiliki InfoPath dan Outlook terinstal pada komputer mereka. Formulir InfoPath menawarkan lebih baik entri data dan pengeditan lingkungan

Halaman panduan yang ditampilkan berikutnya bergantung pada apakah objek tujuan mendukung memperbarui data. Jika objek kueri berdasarkan dua atau beberapa tabel, atau jika tabel yang tidak memiliki bidang kunci utama atau tidak berisi semua catatan, panduan mengasumsikan bahwa Anda ingin menambahkan rekaman baru, dan meminta Anda untuk memilih bidang formulir. Di semua kasus lainnya, panduan akan meminta Anda untuk menentukan apakah Anda ingin menambahkan atau memperbarui data sebelum meminta Anda untuk memilih bidang formulir.

Atas Halaman

Pilih Apakah Anda mengumpulkan data baru atau memperbarui data yang sudah ada

Tentukan apa yang ingin Anda lakukan dengan data. Tipe formulir yang Anda gunakan mempengaruhi jumlah catatan baru yang Penerima bisa mengirimkan kepada Anda dalam Balasan tunggal. Saat memperbarui data, jumlah catatan yang harus diperbarui oleh Penerima mengidentifikasi jumlah sebelumnya selesai bentuk yang akan disertakan dalam pesan.

Catatan: Untuk menambahkan catatan baru, ketik alamat email dalam kotak Alamat email pesan saat pesan dibuat. Untuk memperbarui data yang sudah ada, alamat email Penerima harus disimpan sebagai bidang dalam tabel atau kueri yang mendasari, atau dalam tabel terkait.

Atas Halaman

Tentukan data yang Anda inginkan dikumpulkan

Saat memilih bidang yang disertakan dalam formulir Anda, itu tidak diperlukan untuk menyertakan setiap bidang yang ada di tabel atau kueri dalam formulir yang mendasari. Namun, kondisi berikut harus terpenuhi:

  • Diperlukan bidang:    Bidang yang ditandai dengan simbol tanda bintang (*), yang diperlukan. Jika Anda mengumpulkan catatan baru, panduan akan secara otomatis menyertakan semua bidang properti yang diperlukan diatur ke ya. Jika catatan apa pun yang diperlukan bidang kosong, Access gagal menambahkan rekaman ke tabel.

  • Tipe bidang tidak didukung:    Anda tidak akan dapat memasukkan tipe bidang tertentu dalam formulir seperti AutoNumber, lampiran, Objek OLE, atau bidang pencarian multinilai.

  • Bidang kunci utama:    Pengguna akan akan bisa mengetik nilai di bidang saat menambahkan rekaman namun; Balasan tidak akan diproses jika nilai yang ditentukan adalah sudah digunakan.

    Catatan: Untuk setiap bidang yang disertakan, di bawah Properti bidang, tentukan label dan klik baca-saja jika Anda tidak ingin pengguna untuk mengubah data di bidang itu.

Atas Halaman

Menentukan otomatis atau manual pemrosesan data

Anda bisa memilih otomatis atau manual pemrosesan Balasan. Pemrosesan otomatis berarti bahwa saat Anda menerima balasan, Outlook dan akses bekerja bersama-sama untuk mengekspor data ke tabel tujuan dalam database Anda. Pemrosesan otomatis dapat menghemat waktu dan usaha. Pemrosesan manual hanya berarti bahwa Anda memulai operasi ekspor untuk mentransfer data dari folder tertentu di Outlook, untuk tujuan tabel di Access.

Balasan berhasil diekspor ke tabel tujuan asalkan kondisi berikut ini terpenuhi waktu Balasan mencapai kotak surat Anda:

  • Outlook harus belum dijalankan di komputer Anda. Jika Outlook tidak berjalan, pemrosesan dimulai saat berikutnya Anda memulai Outlook.

  • Access tidak boleh dilindungi kata sandi, dan tidak akan terbuka dalam mode ekslusif. Nama atau lokasi database harus tidak memiliki berubah setelah Anda mengirim pesan email.

  • Nama tabel dan kueri, dan properti bidang yang disertakan dalam formulir, harus tidak memiliki berubah setelah Anda mengirim pesan email.

  • Anda harus memiliki izin yang diperlukan untuk menambahkan atau memperbarui konten tabel dan kueri yang mendasari.

    Catatan: Jika pemrosesan otomatis gagal, cobalah memperbaiki masalah, dan secara manual lalu ekspor balasan yang gagal. Setiap balasan yang mencapai kotak masuk Anda setelah Anda menyelesaikan masalah terus diproses secara otomatis.

Mengatur properti untuk mengontrol pemrosesan otomatis Balasan

Untuk menentukan folder berbeda Outlook balasan yang menyimpan, pada halaman Tentukan bagaimana Anda ingin Balasan diproses panduan, klik nama folder. Dalam kotak dialog Pilih Folder , pilih folder yang berbeda, atau klik baru untuk membuat folder baru.

Jika Anda mengklik mengatur properti untuk mengontrol pemrosesan otomatis Balasan ke perubahan atau pengaturan impor fine tune, lihat tabel berikut ini untuk informasi pada opsi yang tersedia:

Opsi

Hasil

Hapus Balasan dari orang-orang yang Anda tidak mengirim pesan   

Pilih kotak centang ini jika Anda ingin hanya balasan yang dikirim oleh Penerima asli dari pesan Anda secara otomatis diproses. Balasan dari orang lain disimpan di folder tujuan, tapi tidak secara otomatis diproses.

Menerima beberapa Balasan dari tiap Penerima   

Pilih kotak centang ini jika Anda ingin hanya Balasan pertama dari tiap Penerima diproses secara otomatis. Balasan kedua dan berikutnya disimpan di folder tujuan, tapi tidak secara otomatis diproses.

Catatan: Pengaturan ini hanya mengontrol jumlah Balasan, dan tidak jumlah catatan dalam Balasan tunggal, yang diproses. Dengan kata lain, jika Anda mengirimkan formulir InfoPath, pengguna dapat mengirim beberapa rekaman dalam Balasan tunggal, dan Access secara otomatis memproses semua catatan di kotak balas, bahkan jika kotak centang ini tidak dipilih.

Hanya memperbolehkan pembaruan untuk data yang sudah ada   

Saat Penerima menggunakan formulir InfoPath untuk memperbarui data, mereka bisa mengirim catatan baru selain pembaruan ke catatan yang sudah ada. Pilih kotak centang ini untuk memproses hanya pembaruan untuk catatan yang sudah ada.

Jumlah Balasan diproses   

Ketik jumlah Balasan (dari semua penerima) yang Anda inginkan secara otomatis diproses. Jika Anda ingin semua Balasan diproses secara otomatis, masukkan nilai yang besar, seperti 5000, dalam kotak teks. Balasan yang akan diterima setelah nilai yang ditentukan tercapai disimpan di folder tujuan, tapi tidak secara otomatis diproses.

Tanggal dan waktu untuk menghentikan   

Menentukan kapan harus menghentikan pemrosesan otomatis Balasan untuk pesan email. Balasan diterima setelah tanggal dan waktu disimpan di folder tujuan, tetapi tidak secara otomatis diproses.

Untuk mengubah opsi ini di kemudian hari, pada tab Data eksternal , di grup Kumpulkan Data , klik Kelola Balasan. Dalam kotak dialog Kelola pesan pengumpulan Data , pilih pesan yang Anda inginkan untuk mengubah pengaturan, dan lalu klik Opsi pesan. Perubahan yang Anda lakukan dalam kotak dialog mempengaruhi semua Balasan berikutnya yang Anda terima untuk pesan tersebut.

Secara manual pemrosesan Balasan

Untuk mengontrol Kapan dan balasan yang diproses, pilih opsi proses otomatis. Balasan akan disimpan di folder tertentu di Outlook hingga Anda pilih dan klik kanan setiap Balasan di folder, lalu klik ekspor data untuk Microsoft Access di menu pintasan.

Dalam beberapa kasus, Anda mungkin juga harus secara manual proses balasan yang gagal diproses secara otomatis.

Ingatlah hal berikut sebelum mengekspor data

  • Access database tidak akan terbuka dalam mode eksklusif, dan nama atau lokasi database harus tidak memiliki berubah setelah Anda mengirim pesan email.

  • Nama tabel dan kueri, dan properti bidang yang disertakan dalam formulir, harus tidak memiliki berubah setelah Anda mengirim pesan email.

  • Anda harus memiliki izin yang diperlukan untuk menambahkan atau memperbarui konten tabel dan kueri yang mendasari.

Atas Halaman

Pilih cara yang Anda inginkan untuk menentukan alamat email Penerima

Jika Anda mengumpulkan informasi yang baru saja, Anda bisa menentukan alamat email dalam dua cara:

  • Ketikkan alamat email secara individual dalam pesan email Outlook, atau pilih alamat dari buku alamat.

  • Gunakan bidang alamat email dalam tabel atau kueri database Access yang saat ini.

    Catatan: Saat mengumpulkan data untuk memperbarui catatan yang sudah ada, Anda tidak melihat kotak dialog ini, karena alamat email penerima terlebih dahulu harus tersedia sebagai bidang dalam database.

Memasukkan alamat email secara langsung di Outlook

Jika Anda adalah menentukan Penerima Anda di Outlook, Anda bisa mempratinjau dan mengkustomisasi pesan sebelum mengirimkannya. Di email isi pesan menyertakan Pendahuluan singkat dan formulir. Direkomendasikan agar Anda tidak melakukan perubahan apa pun ke formulir. Perubahan pada formulir struktur mungkin mengakibatkan balasan yang tidak sedang diproses.

Menggunakan alamat email yang disimpan di sebuah bidang dalam database

Opsi untuk memilih tabel terkait yang merujuk ke tabel yang terkait. Untuk menampilkan atau mengedit hubungan tabel di database Anda, pada tab alat Database. , di grup hubungan , klik hubungan

Untuk informasi selengkapnya tentang hubungan, lihat artikel panduan untuk hubungan tabel.

Atas Halaman

Tinjau dan tentukan daftar Penerima

Langkah utama terakhir melibatkan mempratinjau dan mengkustomisasi pesan email, baik menyelaraskan daftar Penerima Anda, lalu mengirim pesan Anda kumpulan data.

Membuat dan mengirim pesan email

Saat panduan menginformasikan Anda bahwa Anda sekarang bisa membuat pesan email, dan memperlihatkan kepada Anda cara menampilkan status email dengan menggunakan perintah Mengelola balasan , beberapa pesan peringatan mungkin muncul. Tabel berikut menguraikan setiap peringatan dan tindakan yang dapat Anda lakukan untuk mengatasinya:

Peringatan pesan

Deskripsi

S olution

Beberapa rekaman tidak berisi alamat yang valid di bidang alamat email yang ditentukan. Tidak ada data akan dikembalikan untuk baris ini.

Di bidang alamat email yang Anda pilih berisi nilai kosong.

Jika Anda ingin mengumpulkan data untuk setiap catatan, keluar dari panduan dan mengganti nilai null dengan alamat email. Lalu memulai panduan lagi.

Saat ini Anda memiliki kunci eksklusif pada database; pemrosesan otomatis akan gagal hingga kunci dirilis.

Anda memiliki database saat ini terbuka dalam mode ekslusif.

Jika Anda memilih untuk membiarkan balasan otomatis diproses, pemrosesan gagal karena Access tidak bisa menambahkan atau memperbarui database yang memiliki kunci eksklusif di dalamnya. Menutup dan membuka kembali database dalam mode non-eksklusif segera setelah pengiriman pesan

Pesan email ini mungkin berisi data yang bersifat rahasia atau sensitif.

Anda mengumpulkan data untuk memperbarui catatan yang sudah ada, dan bentuk yang Anda kirim akan sebelumnya lengkap dengan data yang sudah ada.

Jika beberapa bidang formulir menyertakan data sensitif, kembali ke panduan langkah di mana Anda memilih bidang dan menghapus bidang yang berisi data yang sensitif dari formulir

Setelah Anda pratinjau dan mengkustomisasi pesan, Anda bisa memfilter bidang alamat email dan pilih Penerima Anda. Pilih Alamat email yang ingin Anda gunakan dengan memilih kotak centang yang sesuai. Jika Anda melihat kotak dialog daftar alamat email yang tidak valid, buat catatan alamat di daftar dan klik keluar. Verifikasi Alamat yang tidak valid, buat koreksi apa pun yang diperlukan, dan lalu Cobalah mengirim ulang pesan tersebut.

Atas Halaman

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×