Access menyediakan beberapa cara untuk menambahkan atau menghapus kolom dalam lembar data. Anda dapat menggunakan tampilan Lembar Data untuk menambahkan atau menghapus kolom dan mengatur tipe data bagi kolom tersebut. Anda juga dapat menambahkan bidang dari panel tugas, atau membuka tabel yang mendasari lembar data lalu menambahkan bidang dalam tampilan Desain. Topik ini menjelaskan cara menggunakan setiap metode tersebut.
Untuk informasi selengkapnya tentang membuat dan menggunakan lembar data, lihat artikel Membuat formulir menggunakan alat Lembar Data dan Bekerja dengan lembar data.
Apa yang ingin Anda lakukan?
Memahami kolom dalam lembar data
Lembar data adalah gambaran visual dari informasi yang ada dalam tabel database, atau gambaran dari hasil yang dikembalikan oleh kueri. Kolom dalam lembar data mewakili hal yang sama seperti bidang dalam tabel database. Ketika menambahkan atau menghapus kolom dari lembar data, Anda akan menambahkan atau menghapus bidang dari tabel yang mendasari lembar data. Jika bidang tersebut berisi data, Anda juga akan menghapus informasi tersebut.
Bekerja dengan kolom
Access mempercepat dan mempermudah proses penambahan atau penghapusan bidang tabel karena Anda dapat melakukan tugas tersebut dalam tampilan Lembar Data. Secara default, semua tabel dalam tampilan Lembar Data kini berisi kolom kosong dengan label Klik untuk Menambahkan. Untuk menambahkan kolom, masukkan data ke sel kosong pertama di bawah header kolom tersebut. Anda juga dapat menempelkan satu atau beberapa bagian data ke dalam kolom yang kosong. Anda tidak perlu lagi menggunakan tampilan Desain untuk menambahkan atau menghapus kolom, meskipun Anda juga dapat melakukannya jika ingin.
Selain itu, Anda tidak perlu lagi mengatur tipe data yang lebih umum untuk kolom yang baru. Secara default, bidang dalam tabel database harus berisi tipe data tertentu, seperti teks, tanggal dan waktu, angka, dan seterusnya. Biasanya, Anda mengatur tipe data saat mendesain tabel untuk database. Namun, Access kini mengenali sebagian besar tipe data pada kali pertama Anda memasukkan data dalam kolom baru. Misalnya, jika Anda memasukkan nama ke bidang pertama dalam tabel baru, Access akan mengatur tipe data bidang tersebut menjadi Teks. Jika Anda menempelkan tanggal, Access akan mengatur tipe data bidang menjadi Tanggal/Waktu, dan seterusnya. Jika Anda menempelkan data campuran, seperti kode pos dari beberapa negara/kawasan, Access akan memilih tipe data yang paling sesuai untuk mempertahankan informasi tersebut; biasanya dengan tipe data Teks. Untuk informasi selengkapnya, lihat bagian Memahami cara Access menetapkan tipe data saat informasi dimasukkan, berikutnya dalam artikel ini.
Untuk informasi selengkapnya tentang mengatur tipe data, lihat artikel Tipe data untuk database desktop Access. Jika Anda tidak begitu memahami aturan desain untuk database relasional, lihat artikel Dasar-dasar desain database.
Langkah-langkah di bagian berikut ini menjelaskan cara menambahkan dan menghapus kolom dalam lembar data menggunakan tampilan Lembar Data dan Desain.
Menambahkan kolom menggunakan tampilan Lembar Data
Langkah-langkah di bagian ini menjelaskan cara menggunakan tampilan Lembar Data untuk menambahkan kolom ke lembar data, memberi nama kolom, dan memasukkan data. Saat memulai, harap diingat bahwa mengikuti langkah-langkah ini akan menambahkan dan mengubah bidang dalam tabel yang mendasari lembar data Anda.
-
Di Panel Navigasi, temukan dan klik ganda tabel yang ingin Anda tambahkan bidang.
Access akan membuka tabel dalam tampilan Lembar Data.
-
Gulir ke sebelah kanan atau kiri lembar data (tergantung pada pengaturan Kawasan dan Bahasa Windows Anda), lalu temukan kolom yang kosong.
Secara default, kata Klik untuk Menambahkan akan muncul di header kolom pada kolom yang kosong.
-
Masukkan beberapa data ke dalam baris kosong pertama di bawah header.
-atau-
Tempelkan satu atau beberapa bagian data ke dalam bidang, dimulai dari sel kosong pertama.
Simpan perubahan yang Anda buat.
Berdasarkan tipe data yang Anda masukkan, Access akan menetapkan tipe data untuk bidang tersebut. Misalnya, jika Anda memasukkan nama, Access akan menetapkan tipe data Teks.
Untuk informasi selengkapnya tentang cara Access menetapkan tipe data, lihat bagian Memahami cara Access menetapkan tipe data saat informasi dimasukkan. Untuk informasi tentang mengatur tipe data secara manual, lihat Mengatur tipe data yang tidak dikenali oleh tampilan Lembar Data, berikutnya dalam artikel ini.
-
Klik ganda header kolom, lalu masukkan nama untuk bidang yang baru.
-atau-
Klik kanan header kolom, lalu klik Ganti Nama Bidang pada menu pintasan. Kemudian, ketikkan nama untuk bidang.
-
Simpan perubahan yang Anda buat.
Menghapus kolom menggunakan tampilan Lembar Data
Sebelum menghapus kolom dari lembar data, harap ingat beberapa fakta penting berikut:
-
Saat menghapus kolom, Anda akan menghapus semua data dalam kolom dan tidak dapat membatalkan penghapusan. Karena alasan tersebut, Anda harus mencadangkan tabel sebelum menghapus kolom.
-
Anda tidak dapat menghapus tipe kolom tertentu tanpa beberapa tindakan tambahan. Misalnya, Anda tidak dapat menggunakan tampilan Lembar Data untuk menghapus bidang kunci primer. Anda harus menggunakan tampilan Desain untuk melakukannya. Selain itu, Anda tidak dapat menghapus kunci primer atau bidang pencarian tanpa menghapus hubungan bidang dengan tabel sumber data bidang terlebih dahulu. Penjelasan tentang cara menghapus bidang yang terkait tidak termasuk dalam lingkup artikel ini.
Untuk informasi selengkapnya, lihat artikel Dasar-dasar desain database, Menambahkan atau mengubah kunci utama tabel di Access, Membuat, mengedit, atau menghapus hubungan dan Membuat atau menghapus bidang multinilai.
Menghapus kolom dalam tampilan Lembar Data
-
Klik kanan baris header kolom yang ingin dihapus.
-
Klik Hapus Bidang pada menu pintasan.
-
Klik Ya untuk mengonfirmasi penghapusan.
-
Simpan perubahan yang Anda buat.
Menambahkan kolom menggunakan tampilan Desain
Jika sudah terbiasa menggunakan versi Access yang lebih lama, Anda mungkin sudah cukup memahami penggunaan tampilan Desain. Tampilan Desain memiliki fungsi yang lebih fleksibel dari tampilan Lembar Data karena Anda dapat mengatur semua tipe data yang tersedia, serta membuat bidang pencarian tanpa perlu menutup tampilan Desain.
Menambahkan kolom dalam tampilan Desain
-
Di Panel Navigasi, klik kanan tabel yang ingin Anda ubah, lalu klik Tampilan Desain pada menu pintasan.
-atau-
Pada bilah status Access, klik Tampilan Desain.
-
Dalam kolom Nama Bidang, pilih baris kosong, lalu masukkan nama untuk bidang yang baru.
-
Dalam kolom Tipe Data, di samping nama bidang baru, pilih tipe data untuk kolom yang baru.
-
Simpan perubahan yang Anda buat.
Menghapus kolom menggunakan tampilan Desain
Aturan untuk menghapus kolom dalam tampilan Lembar Data juga berlaku untuk bekerja dalam tampilan Desain: Jika kolom dihapus, Anda akan kehilangan semua data dalam kolom tersebut. Selain itu, agar dapat menghapus bidang pencarian atau kunci primer, Anda harus menghapus hubungan bidang tersebut terlebih dahulu.
Untuk informasi selengkapnya, lihat artikel Dasar-dasar desain database, Menambahkan atau mengubah kunci utama tabel di Access, dan Membuat atau menghapus bidang multinilai.
Menghapus kolom dalam tampilan Desain
-
Di Panel Navigasi, klik kanan tabel yang ingin Anda ubah, lalu klik Tampilan Desain pada menu pintasan.
-atau-
Pada bilah status Access, klik Tampilan Desain.
-
Pilih bidang (baris) yang ingin dihapus.
-
Pada tab Desain, dalam grup Alat, klik Hapus Baris.
-atau-
Tekan DELETE.
-
Simpan perubahan yang Anda buat.
Memahami cara Access menetapkan tipe data saat informasi dimasukkan
Ketika Anda membuat lembar data kosong, Access akan menetapkan tipe data ke setiap bidang saat Anda memasukkan data dalam bidang tersebut untuk kali pertama. Tabel berikut mencantumkan berbagai tipe data yang dapat Anda masukkan dan tipe data yang diterapkan Access ke setiap bidang.
Catatan: Anda tidak dapat mengatur tipe data Lampiran atau Objek OLE dengan memasukkan data dalam bidang, dan Anda tidak dapat mengaktifkan dukungan untuk pengeditan teks kaya dengan memasukkan data dalam bidang.
Tabel berikut memperlihatkan cara Access menetapkan tipe data untuk suatu bidang saat Anda memasukkan data dalam tampilan Lembar Data.
|
Jika Anda memasukkan: |
Access membuat bidang dengan tipe data dari: |
|
John |
Teks Pendek (Teks) |
|
Blok teks atau teks dan angka yang lebih panjang dari 256 karakter. |
Teks Panjang (Memo) Catatan: Anda tidak dapat menggunakan tampilan Lembar Data untuk mengaktifkan pemformatan teks kaya. Selain itu, jika properti Tambahkan Saja untuk bidang Memo diaktifkan, Access akan menyembunyikan setiap teks secara default saat Anda meletakkan kursor di bidang tersebut. Untuk informasi tentang mengaktifkan pemformatan teks kaya, lihat artikel Membuat atau menghapus bidang Teks Kaya. |
|
http://www.contoso.com Access mengenali protokol Internet berikut: http, ftp, gopher, wais, file, https, mhtml, mailto, msn, news, nntp, midi, cid, prospero, telnet, rlogin, tn3270, pnm, mms, outlook. Catatan: Agar Access dapat mengenali protokol dan menetapkan tipe data Hyperlink, Anda harus mengikuti protokol dengan karakter yang bukan merupakan spasi kosong. |
Hyperlink |
|
50000 |
Angka, Bilangan Bulat Panjang |
|
50.000 |
Angka, Bilangan Bulat Panjang |
|
50.000,99 |
Angka, Ganda |
|
50000,389 |
Angka, Ganda |
|
31/12/2019 Format tanggal dan waktu yang ditetapkan dalam pengaturan Kawasan dan Bahasa Windows Anda mengontrol cara Access memformat data Tanggal/Waktu. |
Tanggal/Waktu |
|
31 Desember 2019 Catatan: Anda harus memasukkan atau menempelkan lebih dari sekadar nama hari agar Access dapat mengenali tipe data Tanggal/Waktu. Misalnya, jika Anda memasukkan "Selasa," Access akan memilih tipe data Teks. Agar Access dapat mengenali tipe data Tanggal/Waktu, Anda harus memasukkan nama bulan selain nama hari. |
Tanggal/Waktu |
|
10.50.23 |
Tanggal/Waktu |
|
10.50 |
Tanggal/Waktu |
|
17.50 |
Tanggal/Waktu |
|
$12,50 Access mengenali simbol mata uang yang ditetapkan dalam pengaturan Kawasan dan Bahasa Windows Anda. |
Mata Uang |
|
21,75 |
Angka, Ganda |
|
123,00% |
Angka, Ganda |
|
3,46E+03 |
Angka, Ganda |
Mengatur tipe data yang tidak dikenali oleh tampilan Lembar Data
Secara default, Anda tidak dapat melakukan beberapa tugas menggunakan tampilan Lembar Data:
-
Anda tidak dapat mengatur tipe data Lampiran atau Objek OLE dengan menempelkan data ke sel kosong.
-
Anda tidak dapat mengaktifkan pengeditan teks kaya untuk bidang Teks Panjang (Memo) dengan menempelkan data. Untuk mengaktifkan dukungan teks kaya, Anda harus menetapkan opsi bagi bidang tersebut dalam tampilan Desain.
Langkah-langkah di bagian ini menjelaskan cara melakukan tugas tersebut.
Menetapkan tipe data Lampiran
-
Jika belum dipilih, pilih kolom kosong (kolom berlabel Klik untuk Menambahkan) dalam lembar data Anda.
-
Dalam daftar menurun, pilih Lampiran.
-
Simpan perubahan yang Anda buat.
Menambahkan bidang Teks Panjang (Memo) ke tabel dengan pengeditan teks kaya
-
Jika belum dipilih, pilih kolom kosong (kolom berlabel Klik untuk Menambahkan) dalam lembar data Anda.
-
Dalam daftar menurun, pilih Teks Kaya.
-
Simpan perubahan yang Anda buat.
Mengonversi kolom menjadi bidang pencarian
Secara default, Anda tidak dapat menggunakan tampilan Lembar Data untuk mengonversi kolom baru menjadi bidang pencarian. Jika baru pernah menggunakan Access, bidang pencarian menampilkan data dari sumber lain dalam daftar, baik dari tabel maupun daftar item. Secara default, Access menggunakan daftar menurun untuk menampilkan data pencarian, tetapi juga dapat menggunakan kotak daftar (daftar yang tidak membuka atau menutup) dalam formulir.
Anda dapat membuat dua jenis bidang pencarian: daftar berbasis tabel dan daftar nilai. Daftar berbasis tabel menggunakan kueri untuk mengambil data dari tabel lain, dan daftar nilai menampilkan kumpulan nilai yang dikodekan secara permanen. Prosedur berikut menjelaskan cara membuat kedua tipe daftar tersebut.
Menambahkan bidang pencarian
-
Di Panel Navigasi, klik kanan tabel yang mendasari lembar data Anda, lalu klik Tampilan Desain.
-atau-
Pada bilah status Access, klik Tampilan Desain.
Tabel akan terbuka dalam tampilan Desain.
-
Pilih bidang yang ingin Anda konversikan.
-atau-
Pilih baris kosong dalam kolom Nama Bidang, lalu masukkan nama untuk bidang yang baru.
-
Pada tab Desain, dalam grup Alat, klik Kolom Pencarian.
-atau-
Dalam tampilan Desain, pada kolom Tipe Data, klik panah bawah, lalu pilih Panduan Pencarian.
Panduan Pencarian akan dimulai.
-
Lakukan salah satu hal berikut:
-
Buat daftar berdasarkan tabel
-
Pilih Saya ingin kolom pencarian mencari nilai dalam tabel atau kueri, lalu klik Berikutnya.
-
Pada Tampilan, pilih salah satu opsi, pilih tabel atau kueri dari daftar, lalu klik Berikutnya. Misalnya, jika Anda ingin menggunakan nilai dari tabel dalam bidang pencarian, klik Tabel. Jika ingin menggunakan kueri, klik Kueri. Untuk melihat daftar semua tabel dan kueri dalam database, klik Keduanya.
-
Pindahkan bidang yang ingin Anda tampilkan dalam daftar pencarian dari panel Bidang yang Tersedia ke panel Bidang yang Dipilih, lalu klik Berikutnya.
-
Jika perlu, pilih satu atau beberapa pilihan pengurutan untuk bidang yang Anda pilih dalam langkah sebelumnya, lalu klik Berikutnya.
-
Kemudian jika perlu, sesuaikan lebar setiap kolom dalam daftar pencarian, lalu klik Berikutnya.
-
Pada Label yang diinginkan untuk kolom pencarian, masukkan nama dalam kotak teks jika diinginkan.
-
Jika diperlukan, centang kotak Izinkan Beberapa Nilai. Memilih opsi ini memungkinkan Anda memilih dan menyimpan lebih dari satu item dari daftar.
-
Klik Selesai. Jika Access meminta Anda untuk menyimpan tabel, klik Ya. Access akan menambahkan kueri pencarian ke tabel baru Anda. Secara default, kueri ini mengambil bidang yang ditentukan, serta nilai kunci primer untuk tabel sumber. Access kemudian menetapkan tipe data bidang pencarian sesuai dengan tipe data yang ditetapkan bagi bidang kunci primer dalam tabel sumber. Misalnya, jika bidang kunci primer dalam tabel sumber menggunakan tipe data AutoNumber, Access akan menetapkan tipe data Angka ke bidang pencarian Anda.
-
Kembali ke tampilan Lembar Data, arahkan ke bidang pencarian, lalu pilih item dari daftar.
Atau
-
-
-
Buat daftar berdasarkan nilai
-
Klik Saya akan memasukkan nilai yang diinginkan, lalu klik Berikutnya.
-
Dalam kotak Jumlah kolom, masukkan jumlah kolom yang ingin ditampilkan dalam daftar. Masuk ke sel kosong pertama, lalu masukkan nilai.
Ketika memasukkan nilai pertama, sel kosong yang lain akan muncul di bawah sel saat ini.
-
Setelah selesai memasukkan nilai pertama, gunakan tombol TAB atau panah bawah untuk memindahkan fokus ke sel berikutnya, lalu masukkan nilai kedua.
-
Ulangi langkah 2 dan 3 hingga Anda selesai membuat daftar, lalu klik Berikutnya.
-
Jika perlu, masukkan nama untuk bidang yang baru, kemudian klik Selesai.
-
