Memulai: membuat Rapat catatan sistem dengan InfoPath dan SharePoint

Catatan:  Kami ingin secepatnya menyediakan konten bantuan terbaru dalam bahasa Anda. Halaman ini diterjemahkan menggunakan mesin dan mungkin terdapat kesalahan tata bahasa atau masalah keakuratan. Kami bertujuan menyediakan konten yang bermanfaat untuk Anda. Dapatkah Anda memberi tahu kami apakah informasi ini bermanfaat untuk Anda di bagian bawah halaman ini? Berikut artikel dalam bahasa Inggris untuk referensi.

By making minor modifications to a sample form template from Microsoft Office InfoPath 2007 and creating a document library on a Windows SharePoint Services 3.0 site, you can implement a system that you can use to take meeting notes in a consistent way, send the notes to every meeting attendee, and store those notes in a SharePoint Services document library. This article show you how to create this system.

Dalam artikel ini

Gambaran Umum

Sebelum Anda mulai

Create your new meeting notes system

Update the form template

Gambaran Umum

Included with InfoPath is a sample form template that was designed specifically to collect common meeting data, such as agendas, attendees, discussion items, and action items. The sample form template is configured so that you can send a copy of a form that is based on the template through e-mail to every meeting attendee.

The sample form template is configured to help the note taker collect the data that is typically recorded in a meeting. The controls are arranged in logical sections to help the note taker collect the right data and also relieve him from collecting data that can be automatically generated. The layout of the controls also provides a consistent framework, so instead of the note taker having to remember what kind of data to collect he just fills in the blanks as the meeting progresses.

Although you can modify the form template to collect additional data, we suggest you use the existing form template as is with one modification that allows you to save completed forms to a SharePoint document library. You can then test the effectiveness of your system and use what you learned during the test to modify the form template to fit the needs of your group.

You can use this sample form template in your system by first publishing the sample form template to a new document library on a SharePoint site. You will create a new document library as part of the publishing process. After you publish the form template and create the new document library, you will then modify the form template so that it saves a completed form to the new document library and sends a copy of the form to meeting attendees.

Untuk menggunakan sistem ini, pencatat masuk ke pustaka dokumen dan membuat formulir baru yang didasarkan pada Templat formulir ini. Selama Rapat, pencatat mengisi data dalam kontrol sesuai pada formulir. Di akhir Rapat, pencatat mengajukan Formulir ke pustaka dokumen dan salinan formulir dikirim ke setiap peserta rapat. Orang-orang yang tidak menghadiri Rapat dapat membaca catatan dengan masuk ke pustaka dokumen dan membuka formulir di InfoPath.

The sample form template contains the following sections:

Formulir templat agenda rapat dengan empat bagian

1. Title section contains controls for the name, purpose, location, and meeting dates and times. The Date control automatically displays the date the form was created. By default, the End Time text box control automatically displays a time that is one hour later than the time entered in the Start Time text box control.

2. Attendees repeating section contains controls for the names and e-mail addresses of each meeting attendee. When the note taker submits the completed form, each attendee listed in this section receives a copy of the completed form.

3. Discussion item repeating section contains controls for each presenter (an attendee who leads a discussion) and notes about each discussion item. The Presenter drop-down list box control displays names from the Attendees section.

4. Action item repeating section contains controls for the name, assignment, and due date for each action item. The Assignment drop-down list box control displays the names from the Attendees section.

If you are new to InfoPath, the following articles will help you understand the important concepts and better define the terms that you will encounter as you complete each task in this article. You'll also find these links in the appropriate sections in this article in case you need more information as you complete a task.

Atas halaman

Sebelum Anda mulai

You'll need the Uniform Resource Locator (URL) and, at the minimum, design permissions to the site collection of the SharePoint site that you will use for this system. If you can create a document library on your site collection, you have the appropriate permissions. People who need to see the meeting notes will need read permissions to your site collection. Contact the administrator of your site collection if you need permissions to create a document library or to set up read permissions to your site collection for your form users.

You'll also need at least one e-mail address to which you can send a copy of the completed form, and an e-mail client, such as Microsoft Office Outlook 2007, that is configured to receive messages so that you can test the form template.

This article assumes that you are using a default configuration of SharePoint Services.

Atas halaman

Create your new meeting notes system

To create this system, you will do the following:

  1. Open and save the sample form template.

  2. Publish the sample form template to create a new document library for the meeting notes.

  3. Modify the sample form template to save completed forms to the new document library and then send a copy to each attendee.

  4. Publish the modified form template.

  5. Test the modified form template and the new document library by creating and submitting test forms that are based on this form template.

Open and save the form template

  1. Pada File menu, klik desain Templat formulir.

  2. Di bawah buka Templat formulir, klik kustomisasi sampel.

  3. Under Customize a Sample, double-click Sample-Meeting Agenda.

  4. Pada menu File, klik Simpan.

  5. If InfoPath displays a message about publishing the form template, click OK.

  6. In the Save As dialog box, specify the location where you want to save the form template.

  7. In the File name box, type a name for the form template.

  8. In the Save as type list, click InfoPath Form Template, and then click Save.

Publish the form template

As part of the publishing process, you will create a new document library.

Untuk mempelajari selengkapnya tentang penerbitan Templat formulir, lihat artikel pengenalan penerbitan Templat formulir.

  1. On the File menu, click Publish.

  2. On the first page of the Publishing Wizard, click To a SharePoint server with or without InfoPath Forms Services, and then click Next.

  3. On the next page of the wizard, in the Enter the location of your SharePoint or InfoPath Forms Services site box, type the URL of your site collection on the SharePoint site, and then click Next. For example, to use a site collection with the URL http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly, you type http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly in the box.

  4. On the next page, click Document Library, and then click Next.

  5. On the next page, click Create a new document library, and then click Next.

  6. Pada halaman berikutnya, ketikkan nama dan deskripsi untuk pustaka dokumen baru, dan lalu klik berikutnya.

  7. Terima kolom yang disarankan dan klik berikutnya.

  8. On the last page of the wizard, verify that the information shown is correct, and then click Publish.

  9. Klik Tutup.

    You will receive a confirmation on the last page of the wizard when you successfully publish the form template.

Tulis URL pustaka dokumen baru; Anda akan memerlukan informasi ini di bagian selanjutnya artikel ini. URL pustaka dokumen baru akan URL kumpulan situs, diikuti dengan garis miring (/), diikuti dengan nama pustaka dokumen. Misalnya, jika Anda membuat pustaka dokumen baru disebut MeetingNotes di kumpulan situs dengan URL http://www.adventureworks.com/EmployeeOnly, URL pustaka dokumen baru akan http://www.adventureworks.com/EmployeeOnly/MeetingNotes.

Memodifikasi Templat formulir

Bagian ini memperlihatkan kepada Anda cara melakukan hal berikut ini:

  • Tambahkan baru mengirimkan koneksi data yang menyimpan formulir yang diselesaikan ke pustaka dokumen baru.

    Untuk mempelajari selengkapnya tentang mengirim koneksi data, lihat pengenalan ke koneksi data.

  • Mengubah opsi untuk koneksi data agar menyimpan formulir yang diselesaikan ke pustaka dokumen dan mengirim salinan formulir yang diselesaikan untuk setiap peserta rapat.

  • Mengonfigurasi Templat formulir sehingga itu menutup formulir setelah mengirim.

Untuk mempelajari selengkapnya tentang mengirim formulir yang didasarkan pada Templat formulir, lihat artikel pengenalan mengirim data formulir.

Menambahkan baru mengirimkan koneksi data

Di bagian ini, Anda akan membuat baru mengirimkan koneksi data ke pustaka dokumen baru dan mengonfigurasi koneksi data untuk menyimpan formulir dengan nama yang unik. Nama formulir akan kombinasi judul Rapat dan tanggal formulir dibuat.

Mulai membuat koneksi data
  1. Pada menu alat , klik Koneksi Data.

  2. Dalam kotak dialog Koneksi Data , klik Tambahkan.

  3. Di panduan koneksi Data, klik membuat koneksi baru ke, klik kirim data, dan lalu klik berikutnya.

  4. Pada halaman berikutnya panduan, klik ke pustaka dokumen di situs SharePoint, dan lalu klik berikutnya. Memilih tujuan untuk data yang dikirimkan dalam Panduan Koneksi Data

  5. Pada halaman berikutnya panduan tersebut, dalam kotak pustaka dokumen , ketikkan URL pustaka dokumen yang Anda buat di bagian sebelumnya. Sebagai contoh, untuk menggunakan pustaka dokumen dengan URL http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly/MeetingNotes, Anda mengetikkan http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly/MeetingNotes kotak pustaka dokumen .

    Bagian berikutnya langkah-langkah Anda melalui proses menetapkan nama unik formulir yang memerlukan bahwa Anda tetap berada di halaman panduan ini. Jangan dulu pilih berikutnya .

Menentukan nama unik formulir

Templat formulir menyimpan formulir ke pustaka dokumen dengan nama default. Jika Anda menggunakan nama default, pustaka dokumen baru akan menyimpan hanya satu formulir yang diselesaikan. Di bagian ini, Anda akan mengonfigurasi koneksi data untuk menyimpan formulir yang didasarkan pada Templat formulir ini dengan nama yang terdiri dari judul Rapat dan tanggal rapat. Anda melakukan ini dengan membuat rumus yang menggunakan fungsi XPath .

Untuk mempelajari selengkapnya tentang rumus dan fungsi, lihat menambahkan rumus ke kontrol.

  1. Klik sisipkan rumus Tombol Rumus .

  2. Dalam kotak dialog Sisipkan rumus , klik Sisipkan fungsi.

  3. Dalam kotak dialog Sisipkan fungsi daftar kategori , klik teks.

  4. Di daftar fungsi , klik concat, dan lalu klik OK.

  5. Dalam kotak rumus , klik ganda contoh pertama Klik ganda untuk menyisipkan bidang.

    Klik ganda untuk menyisipkan bidang pertama untuk digunakan sebagai bagian dari nama formulir

  6. Dalam kotak dialog pilih bidang atau grup , buka Rapat, klik meetingTitle dan lalu klik OK.

    Memilih bidang meetingTitle di kotak dialog Pilih Bidang atau Grup

  7. Dalam kotak rumus , klik contoh kedua Klik ganda untuk menyisipkan bidang untuk memilihnya (jangan klik dua kali).

    Klik ganda untuk menyisipkan karakter tanda hubung panjang sebagai bagian dari nama formulir

  8. Ketik tanda kutip ganda (""), diikuti dengan tanda hubung (-), diikuti dengan tanda kutip ganda lain.

    Menyisipkan karakter tanda hubung sebagai bagian dari nama formulir

  9. Klik ganda contoh ketiga Klik ganda untuk menyisipkan bidang.

    Klik ganda untuk menyisipkan bidang yang lain untuk digunakan sebagai bagian dari nama formulir

  10. Dalam kotak dialog pilih bidang atau grup , buka Rapat, klik meetingDate, dan lalu klik OK.

    Memilih bidang meetingDate dalam kotak dialog Pilih Bidang atau Grup

    Kotak dialog Sisipkan rumus akan terlihat seperti berikut:

    Rumus yang telah selesai dalam kotak dialog Sisipkan Rumus yang menyusun nama formulir

  11. Untuk memeriksa rumus untuk sintaks yang benar, dalam kotak dialog Sisipkan rumus , klik Memverifikasi rumus.

  12. Jika rumus tidak berisi kesalahan, klik OK untuk menutup kotak dialog.

Selesai menyetel koneksi data
  1. Di panduan, klik berikutnya.

  2. Pada halaman berikutnya panduan tersebut, dalam kotak Masukkan nama untuk koneksi data ini , ketikkan nama deskriptif untuk mengirimkan koneksi data.

  3. Verifikasi bahwa informasi benar di bagian ringkasan , dan lalu klik selesai.

  4. Klik Tutup.

  5. Pada menu File, klik Simpan.

Mengubah opsi Kirim untuk menggunakan koneksi data kirim kedua

  1. Pada menu alat , klik Opsi mengirimkan.

  2. Di kotak dialog Opsi mengirimkan , pilih kotak centang Perbolehkan pengguna untuk mengirim formulir ini .

  3. Klik Jalankan tindakan kustom yang menggunakan aturan, dan lalu klik aturan.

  4. Dalam kotak dialog aturan untuk mengirim formulir , klik Tambahkan.

  5. Klik Tambahkan tindakan.

  6. Dalam kotak tindakan , klik Kirim menggunakan koneksi data.

  7. Di daftar koneksi Data , klik koneksi data ke pustaka dokumen yang Anda buat di bagian sebelumnya, dan lalu klik OK.

  8. Klik Tambahkan tindakan.

  9. Dalam kotak tindakan , klik Kirim menggunakan koneksi data.

  10. Di daftar koneksi Data , klik kirim utama, dan lalu klik OK.

    Anda akan menggunakan koneksi data utama kirim untuk mengirim salinan formulir ke setiap peserta.

  11. Dalam kotak nama dalam kotak dialog aturan , ketik kirim aturan untuk mengidentifikasi aturan yang baru saja Anda buat.

  12. Klik OK dua kali.

Mengonfigurasi Templat formulir untuk menutup formulir setelah mengirim.

  1. Dalam kotak dialog Opsi mengirimkan , klik tingkat lanjut.

  2. Di daftar setelah mengirimkan , klik tutup formulir.

  3. Klik OK.

  4. Pada menu File, klik Simpan.

Publish the form template

Setelah memodifikasi Templat formulir, Anda perlu menerbitkannya ke pustaka dokumen untuk menggunakan modifikasi.

  1. Pada File menu, klik terbitkan.

  2. Pada halaman pertama panduan penerbitan, klik untuk SharePoint server dengan atau tanpa layanan formulir InfoPath, dan lalu klik berikutnya.

  3. On the next page of the wizard, in the Enter the location of your SharePoint or InfoPath Forms Services site box, type the location of your document library in the site collection of your SharePoint site, and then click Next.

  4. Pada halaman berikutnya, klik Pustaka dokumen, dan lalu klik berikutnya.

  5. Pada halaman berikutnya, klik Perbarui Templat formulir di pustaka dokumen yang sudah ada.

  6. Di pustaka dokumen untuk memperbarui daftar, klik pustaka dokumen Anda, dan lalu klik berikutnya.

  7. Klik Berikutnya.

  8. Pada halaman berikutnya, verifikasi bahwa informasi yang ditampilkan sudah benar, dan lalu klik terbitkan.

    Anda akan menerima konfirmasi pada halaman terakhir panduan saat Anda berhasil menerbitkan Templat formulir.

Menguji Templat formulir dan situs

  1. Pada halaman terakhir panduan penerbitan, klik buka pustaka dokumen ini dan klik tutup.

  2. Dalam pustaka dokumen, klik baru.

  3. Mengisi formulir seperti jika Anda telah membuat catatan dalam Rapat. Setelah Anda memasukkan waktu di kontrol kotak teks waktu mulai , tekan tombol TAB untuk memindahkan ke kontrol berikutnya. InfoPath secara otomatis mengisi kontrol kotak teks waktu akhir .

  4. Masukkan alamat email peserta rapat di kotak email bagian peserta . Untuk menambahkan peserta tambahan dan alamat email mereka, klik Tambahkan peserta.

  5. Pada InfoPath toolbar, klik kirim.

  6. Dalam kotak dialog, verifikasi bahwa alamat email yang benar muncul.

  7. Click Send, and then click OK to close the dialog box.

Catatan Rapat Anda akan muncul di pustaka dokumen dan juga harus tiba di kotak masuk email Anda sebagai pesan email baru.

Setelah pengujian sistem dengan membuat dan mengirim beberapa formulir yang didasarkan pada Templat formulir ini, Anda bisa mulai menggunakan sistem untuk menyimpan dan mendistribusikan catatan Rapat Anda.

Atas halaman

Memperbarui Templat formulir

Setelah orang lain memiliki mencoba sistem baru Anda dengan membuat dan menyimpan catatan Rapat, Anda mungkin ingin mengubah desain Templat formulir sebagai umpan balik mereka. Untuk membuat perubahan pada Templat formulir, Anda perlu melakukan hal berikut ini:

  1. Open the form template from the document library, modify the form template as needed, and then save your changes.

  2. Melakukan perubahan Anda ke pustaka dokumen dengan penerbitan Templat formulir.

Membuka Templat formulir dari pustaka dokumen

  1. Buka pustaka dokumen.

  2. Klik pengaturan, dan lalu klik Pengaturan Pustaka formulir .

  3. Di bawah Pengaturan umum, klik Pengaturan tingkat lanjut .

  4. Under the Template URL box in the Document Template section, click Edit Template.

  5. Jika InfoPath menampilkan pesan tentang menerbitkan Templat formulir, klik ya.

Setelah memodifikasi Templat formulir Anda, Simpan Templat formulir sebelum menerbitkannya.

Menerbitkan Templat formulir

Setelah membuat perubahan apa pun, Anda perlu menerbitkan Templat formulir yang dimodifikasi untuk pustaka dokumen.

  1. Pada File menu, klik terbitkan.

  2. Pada halaman pertama panduan penerbitan, klik untuk SharePoint server dengan atau tanpa layanan formulir InfoPath, dan lalu klik berikutnya.

  3. Pada halaman berikutnya panduan tersebut, dalam kotak Masukkan lokasi situs SharePoint atau layanan formulir InfoPath , ketikkan lokasi pustaka dokumen Anda di kumpulan situs situs SharePoint Anda, dan lalu klik berikutnya.

  4. Pada halaman berikutnya, klik Pustaka dokumen, dan lalu klik berikutnya.

  5. Pada halaman berikutnya, klik Perbarui Templat formulir di pustaka dokumen yang sudah ada.

  6. Di pustaka dokumen untuk memperbarui daftar, klik pustaka dokumen Anda, dan lalu klik berikutnya.

  7. Klik Berikutnya.

  8. Pada halaman berikutnya verifikasi bahwa informasi yang ditampilkan sudah benar, dan lalu klik terbitkan.

  9. Klik Tutup.

    Anda akan menerima konfirmasi pada halaman terakhir panduan saat Anda berhasil menerbitkan Templat formulir.

Atas halaman

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×