Memindahkan dokumen dan file ke situs SharePoint Online Anda

Memindahkan dokumen dan file ke situs SharePoint Online Anda

Saat menyiapkan SharePoint Online untuk Office 365, Anda mungkin memiliki dokumen dan file yang ingin ditambahkan ke situs tim. Berikut adalah beberapa cara untuk menambahkan berbagai jenis konten ke situs Anda.

Catatan: Untuk artikel tentang cara menyiapkan OneDrive for Business dan situs tim sehingga Anda bisa menggunakannya bersama-sama, lihat menyiapkan penyimpanan dan berbagi file Office 365.

Di artikel ini

Sebelum Anda mulai

Membuat folder, pustaka, dan subsitus

Mengunggah dokumen, Gambar, dan file

Pertimbangkan membuat daftar SharePoint untuk kontak, kalender, dan lembar bentang

Pertimbangkan Solusi SharePoint untuk kebutuhan bisnis biasa

Membantu pengguna situs menemukan konten Anda

Sebelum Anda memulai

Sebelum Anda mulai memindahkan file, periksa jumlah penyimpanan yang Anda miliki untuk SharePoint Online di Office 365. Untuk menemukan informasi tentang batas penyimpanan untuk SharePoint Online, lihat batasan SharePoint online.

Tips: Penting untuk diingat bahwa di Office 365, batas penyimpanan untuk SharePoint Online (situs tim Anda) berbeda dengan batas penyimpanan untuk Exchange Online (untuk akun email). Untuk informasi selengkapnya tentang batas penyimpanan kotak surat, lihat penerima, dalam deskripsi Layanan Office 365 untuk Exchange Online.

Langkah berikutnya adalah menganalisis konten yang Anda miliki saat ini. Ini mencakup dokumen, Gambar, formulir, dan seterusnya.

Tips: Di file Explorer, Cari file yang sudah ada menurut ukuran dan tanggal. Ini bisa membantu Anda dengan cepat mengidentifikasi file yang telah digunakan baru-baru ini, atau sangat besar.

Pikirkan tentang jumlah konten yang digunakan secara teratur, dan apakah Anda ingin menyimpannya di Office 365. Sama seperti saat Anda pindah ke rumah yang lebih kecil, tujuannya adalah untuk memutuskan apa yang sesuai dengan situs baru. Misalnya, jika organisasi Anda sekarang menggunakan lebih banyak penyimpanan dibandingkan batas Office 365 untuk SharePoint Online, Anda harus membuat keputusan seperti ini:

  • File apa yang ingin Anda Pindahkan?

  • Apakah Anda ingin membeli lebih banyak ruang penyimpanan?

  • Jika Anda berencana untuk memiliki ruang untuk mengembangkan situs Anda? (Pasti akan)

Jika organisasi Anda besar atau kompleks, pertimbangkan mengundang seorang ahli untuk membantu Anda. Anda dapat menemukan bantuan bereputasi di Microsoft pinpoint. Pinpoint adalah cara yang cepat dan mudah bagi perusahaan di seluruh dunia untuk menemukan pakar dan layanan profesional Microsoft yang bersertifikat

Atas Halaman

Membuat folder, pustaka, dan subsitus

Setelah Anda mengidentifikasi konten yang ingin Anda Pindahkan, pikirkan tentang cara yang Anda inginkan untuk mengaturnya. Anda mungkin ingin memulai dengan mengunggah file ke pustaka dokumen di situs tim Anda. Ada baiknya mengatur konten, terutama jika Anda berharap Anda akan memiliki banyak file. Karena jumlah konten bertambah, Anda bisa membuat pustaka dokumen tambahan, pustaka formulir, dan pustaka gambar untuk menyimpan konten tersebut. Anda juga dapat membuat subsitus untuk tipe dokumen atau proyek yang berbeda.

Untuk informasi selengkapnya tentang cara merencanakan struktur untuk menata konten di situs Anda, lihat merencanakan konten untuk situs tim Anda.

Atas Halaman

Mengunggah dokumen, Gambar, dan file

Untuk mengunggah file, seperti dokumen Word, file PDF, atau foto JPG, Unggah ke pustaka atau folder di pustaka.

Catatan: Ukuran file maksimum untuk satu file yang dapat diunggah ke pustaka SharePoint Online saat ini berukuran 2GB. Selain itu, Anda hanya bisa mengunggah 100 atau lebih sedikit file dalam satu waktu.

Cara terbaik untuk melakukan hal ini bergantung pada jumlah file. Pertama Telusuri ke pustaka tujuan, lalu gunakan tabel ini untuk memilih metode:

Jumlah file

Metode unggah

Dokumen tunggal

Pilih dokumen baru > UNGGAH file yang sudah ada, lalu Telusuri file di komputer Anda.

Banyak dokumen dan folder

Pilih tombol buka dengan Explorer pada tab pustaka di pita. Lalu, seret dan letakkan file menggunakan file Explorer.

Untuk informasi selengkapnya, lihat mengunggah, membuat, atau menghapus file di pustaka.

Catatan: Terdapat tipe file tertentu yang tidak dapat diunggah ke pustaka. Untuk daftar ini, lihat artikel tipe file yang tidak bisa ditambahkan ke daftar atau pustaka.

Atas Halaman

Pertimbangkan membuat daftar SharePoint untuk kontak, kalender, dan lembar bentang

Setiap bisnis memiliki data dalam berbagai bentuk, seperti kalender, tugas, dan lembar bentang. Untuk tipe data ini, Anda dapat memindahkan atau mengonversi konten tersebut ke daftar di situs Anda. Misalnya, Anda dapat mengonversi daftar kontak bisnis ke daftar kontak. Selain itu, Anda sering mengonversi kalender menjadi kalender SharePoint , yang merupakan jenis daftar khusus.

Jika sekarang Anda menggunakan lembar bentang Microsoft Excel untuk melacak informasi, Anda bisa mengunggah lembar bentang ini secara langsung ke pustaka dokumen di SharePoint Online. Atau, Anda bisa mengimpor lembar bentang sebagai daftar SharePoint . Karena banyak orang bisa memperbarui daftar pada saat yang sama, daftar SharePoint membantu mendorong kolaborasi. Anda dapat membuat tampilan daftar yang berbeda untuk mengekspos informasi yang Anda inginkan.

Atas Halaman

Pertimbangkan solusi SharePoint untuk kebutuhan bisnis biasa

Cara lain untuk memindahkan konten adalah menggunakan solusi SharePoint untuk mengelola tugas yang sudah ada dengan lebih baik. Misalnya, sebagian besar organisasi ingin merekam dan berbagi pengetahuan sehari-hari orang-orang yang bekerja di sana. Sebuah wiki di situs Anda mungkin sangat tepat untuk berbagi seperti ini.

Tabel ini menjelaskan fitur SharePoint yang dapat membantu Anda mengelola proses bisnis.

Proses bisnis

Deskripsi

Menggunakan wiki untuk berbagi pengetahuan tim dan berkolaborasi

Wiki adalah situs khusus di mana komunitas pengguna membuat dan memelihara informasi. Wiki dapat menjadi alat yang hebat untuk merekam dan berbagi informasi proses atau informasi referensi umum yang penting untuk pekerjaan Anda.

Memindahkan penjadwalan sumber daya ke dalam kalender grup SharePoint

Kalender grup bisa menjadi cara yang baik untuk menjadwalkan sumber daya umum, seperti ruang konferensi, peralatan audiovisual, dan seterusnya. Karena kalender grup berada di situs SharePoint Online , setiap orang di tim Anda dapat melihatnya dengan mudah di SharePoint atau di Outlook.

Mengonversi program database ke aplikasi Access

Anda bisa menggunakan Microsoft Access 2013 untuk mendesain dan menerbitkan database, lalu membuat aplikasi Access untuk menggunakan database di situs tim Anda.

Mengotomatisasi proses bisnis dengan alur kerja

Alur kerja mengotomatisasi dan melacak tugas utama dalam proses bisnis. Mereka sangat bagus untuk tugas seperti proses persetujuan atau mengumpulkan umpan balik.

Atas Halaman

Membantu pengguna situs menemukan konten Anda

Setelah Anda memindahkan dokumen dan file ke situs tim Anda, beri tahu pengguna situs lain tentang hal itu. Anda bisa menawarkan beberapa cara berbeda yang bisa mereka gunakan untuk menemukan konten di situs.

Tabel ini menguraikan metode berbeda yang bisa Anda gunakan.

Metode

Deskripsi

Menggunakan pencarian untuk menemukan konten

Cara termudah untuk menemukan konten di situs SharePoint Online adalah dengan menggunakan fitur pencarian.

Mengonfigurasi tampilan pada daftar dan pustaka agar konten dapat ditemukan

Anda dapat memilih elemen yang muncul dalam tampilan. Misalnya, dalam satu tampilan, Anda mungkin memperlihatkan judul dan penulis. Dalam tampilan berbeda, Anda mungkin ingin hanya memperlihatkan item yang ditambahkan setelah tanggal tertentu.

Mengkustomisasi navigasi situs

Anda dapat mengustomisasi navigasi untuk situs tim Anda untuk memudahkan pengguna situs menemukan konten.

Mencari konten online saat Anda offline

Anda bisa menggunakan OneDriveForBusiness atau Outlook untuk mencari konten yang ada di situs SharePoint Online saat Anda offline

Lacak pembaruan konten

Untuk mempelajari selengkapnya tentang cara membantu pengguna situs menemukan konten dengan mudah, lihat artikel panduan perencanaan merencanakan konten untuk situs tim Anda .

Atas Halaman

Tinggalkan komentar untuk kami

Diperbarui pada 31 Oktober 2016

Apakah artikel ini membantu? Jika membantu, beri tahu kami di bagian bawah halaman ini. Jika tidak membantu, beri tahu kami apa yang kurang atau membingungkan Anda. Kami akan menggunakan umpan balik Anda untuk memeriksa kembali fakta-fakta kami, menambahkan informasi, dan memperbarui artikel ini.

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×