Membuka dan menutup File Data Outlook (.pst)

Membuka dan menutup File Data Outlook (.pst)

Outlook merupakan bagian dari rutinitas harian Anda. Anda menggunakannya untuk mengirim pesan email, untuk menyiapkan acara kalender, dan untuk membuat tugas dan item lainnya. Tapi apakah Anda tahu caranya dan di mana semua item disimpan? Untuk akun Office 365, Exchange, dan Outlook.com, Semua informasi Anda disimpan di server, tapi salinan offline juga disimpan di komputer lokal Anda dalam file data Outlook offline (. OST).

Untuk akun POP dan IMAP, Anda mungkin menyimpan item Outlook Anda di file data Outlook (. pst). Jika Anda ingin membuka atau menutup file data Outlook (. pst), Anda bisa melakukannya dalam beberapa langkah sederhana.

Catatan: jika organisasi Anda memiliki kebijakan yang mengarsipkan pesan email secara otomatis, pesan email yang lebih lama, acara kalender, dan tugas mungkin disimpan dalam arsip data Outlook (. pst). Meskipun akun Anda menggunakan file data Outlook (. OST) offline untuk semua informasi sehari-hari, Anda mungkin masih memiliki file Archive. pst yang berisi informasi yang lebih lama.

  1. Pilih file> buka & mengekspor > membuka file data Outlook.

    Membuka file data Outlook

    Catatan: Bergantung pada bagaimana Outlook disiapkan, kemungkinan folder tempat file. pst disimpan akan terbuka secara otomatis. Jika tidak, telusuri ke lokasi file. Jika Anda tidak yakin di mana lokasi file data Outlook Anda berada, lihat mencari file data Outlook.

  2. Pilih File Data Outlook (.pst), lalu pilih buka.

  3. Begitu Anda membuka file data Outlook (. pst), file akan muncul di panel folder Anda. Biasanya Anda akan menemukannya di bagian bawah daftar folder. Gambar berikut adalah contoh. Nama file data Outlook (. pst) mungkin tidak akan menjadi file data Outlook. Biasanya, nama didasarkan pada akun yang terkait dengan file. Misalnya, file data Outlook untuk akun Cheryl.Parsons64@yahoo.com kemungkinan akan bernama Cheryl Parsons atau Cheryl.Parsons64@yahoo.com.

    Untuk membuka file data Outlook, pilih panah di sampingnya.

Anda bisa menghapus file data Outlook dari panel folder dengan menutup file. Namun, ini tidak menghapus file dari komputer Anda.

  • Di panel folder, klik kanan nama file data Outlook, lalu pilih tutup "file data Outlook".

Apa yang ingin Anda lakukan?

Jika Anda memiliki File Data Outlook (.pst) yang tidak muncul di Panel Navigasi, Anda bisa menambahkannya sehingga Anda bisa bekerja dengan item dalam file data.

  1. Pada tab File, klik Pengaturan Akun > Pengaturan Akun.

    Pengaturan Akun dalam tampilan Backstage

  2. Pada tab file data , klik Tambahkan.

  3. Klik file File Data Outlook (.pst) yang ingin Anda buka, lalu klik OK.

File Data Outlook (.pst) dibuat dengan menggunakan Outlook 2010 disimpan di komputer Anda dalam folder file Documents. Jika Anda menggunakan Windows XP, file ini dibuat dalam folder file saya Documents.

File yang dibuat dalam versi sebelumnya Outlook disimpan di lokasi lain dalam folder tersembunyi.

  • Windows 7 dan Windows Vista
    drive: \ Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook

  • Windows XP
    drive: \Documents and Settings\user\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

Tips:  Untuk informasi tentang folder tersembunyi di Windows, lihat Bantuan dan Dukungan Windows.

Nama file yang Anda tentukan untuk File Data Outlook (.pst) muncul di panel navigasi. Sebelum Outlook 2010, nama tampilan default untuk File Data Outlook (.pst) adalah folder pribadi. Ini bisa membingungkan jika Anda bekerja dengan beberapa file data Outlook (. pst) yang dibuat dalam versi Outlooksebelumnya. Kami menyarankan agar Anda menggunakan nama tampilan deskriptif untuk setiap File Data Outlook (.pst).

  1. Pada tab File, klik Pengaturan Akun > Pengaturan Akun.

  2. Pada tab file data , klik pengaturan> file File Data Outlook (.pst) .

  3. Dalam kotak nama , masukkan nama deskriptif untuk File Data Outlook (.pst).

    Kotak dialog File Data Outlook

    Catatan: Mengubah nama tampilan tidak mengganti nama file. Hanya nama yang muncul di panel navigasi yang diubah.

Saat Anda tidak lagi memerlukan akses yang sering ke File Data Outlook (.pst), Anda bisa menutup file tersebut. File tertutup tidak lagi muncul di panel navigasi, namun tidak dihapus dari komputer Anda.

  • Klik kanan nama File Data Outlook (.pst) yang ingin Anda hapus dari panel navigasi, lalu klik tutup nama.

    Perintah Tutup File Data Outlook (.pst)

Perhatian: Jika perintah tutup tidak tersedia, Anda mungkin mencoba menghapus file File Data Outlook (.pst) default yang digunakan untuk menyimpan pesan baru. Jika Anda ingin menghapus file data tersebut, pesan baru tidak akan ada di mana pun.

Jika Anda membuat file. pst yang tidak muncul di panel navigasi, tambahkan file. PST ke Outlook sehingga Anda bisa bekerja dengan item di dalamnya.

  1. Di menu File, arahkan ke Buka, lalu klik File Data Outlook.

  2. Klik file. pst yang ingin Anda buka, lalu klik OK.

    Catatan: Nama folder yang terkait dengan file data muncul dalam Daftar folder. Untuk menampilkan Daftar folder, pada menu buka , klik Daftar folder. Secara default, folder akan disebut folder pribadi.

Berikut ini adalah daftar tempat file data Outlook disimpan di komputer Anda. Beberapa folder mungkin merupakan folder tersembunyi. Untuk menampilkannya, lakukan salah satu hal berikut ini:

  1. Klik tombol Mulai, lalu klik Panel Kontrol.

  2. Klik Opsi Folder.

    Opsi Folder

  3. Klik tab tampilan , lalu klik opsi Perlihatkan file dan folder tersembunyi .

Lokasi file di Windows Vista

File data Outlook (. pst)    drive: \ User\nama Pengguna\local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

File folder offline (. OST)    drive: \ User\nama Pengguna\local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

Lokasi file di Windows XP

File data Outlook (. pst)    drive:\Documents and Settings\user\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

File folder offline (. OST)    drive:\Documents and Settings\user\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

Ingatlah poin ini:

  • Anda bisa menyimpan, menyalin, atau memindahkan file data (selain file yang digunakan sebagai lokasi pengiriman default Anda) ke lokasi lain di hard disk Anda atau ke berbagi di jaringan. Ingatlah bahwa Anda harus memiliki izin baca/tulis untuk membuka file folder pribadi (. pst) dari berbagi jaringan.

  • Jika Anda perlu mengakses file data apa pun yang disimpan di jaringan yang dibagikan atau di komputer lain, tutup program apa pun yang mungkin menggunakan file tersebut. File data hanya dapat diakses oleh satu pengguna atau program dalam satu waktu.

  • File data. pst tidak mendukung media baca-saja seperti CD dan DVD.

Jika Anda menggunakan akun Microsoft Exchange, biasanya pesan email, kalender, kontak, dan item lain dikirim ke dan disimpan di kotak surat Anda di server. Saat Anda menginstal Outlook di komputer baru dan mengonfigurasi akun Exchange, Semua item Anda di server akan tersedia lagi. Informasi lainnya dalam artikel ini tidak berlaku untuk Anda, kecuali Anda telah mengarsipkan file data lokal atau menentukan bahwa pesan email Exchange Anda dikirim ke file data lokal.

Jika Anda menggunakan akun email POP3, yang merupakan salah satu tipe akun email pribadi yang lebih umum, pesan email Anda diunduh dari server email POP3 Anda di penyedia layanan internet (ISP) ke komputer Anda dan dikirim ke dan disimpan secara lokal dalam File folder (. pst) bernama Outlook. pst (nama file data default). Outlook. pst disimpan dalam drive: \Documents and Settings\user\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook folder.

Catatan: Lokasi default file. pst adalah folder tersembunyi. Untuk menggunakan Windows Explorer guna menavigasi ke folder ini, Anda harus mengaktifkan pengaturan tampilkan folder tersembunyi terlebih dahulu.

  • Di Windows Explorer, di menu Alat, klik Opsi Folder.

  • Pada tab tampilan , di bawah pengaturan tingkat lanjut, di bawah file dan folder, di bawah file dan folder tersembunyi, klik Perlihatkan file dan folder tersembunyi.

  • Jika Anda ingin melihat semua ekstensi nama file, kosongkan kotak centang Sembunyikan ekstensi untuk tipe file yang diketahui di bawah file dan folder.

    Folder tersembunyi ditampilkan redup untuk mengindikasikan bahwa folder tersebut bukan folder biasa.

Anda dapat memindahkan file Outlook . PST ke lokasi mana pun di komputer Anda. Misalnya, beberapa orang suka menyimpan file data Outlook di drive D atau di bawah dokumen saya agar file cadangan lebih mudah.

Sebelum Anda memindahkan file. pst, Anda mungkin ingin mengubah nama tampilan dari folder pribadi menjadi sesuatu yang lebih bermakna bagi Anda. Mengubah nama membantu Anda membedakan antara file data Outlook berbeda saat Anda bekerja dengan lebih dari satu file. pst.

  1. Di panel navigasi, klik kanan folder pribadi, lalu klik properti untuk "folder pribadi".

    Properti File

    Folder pribadi selalu menjadi folder tingkat atas di panel navigasi, di email.

    Properti Folder Pribadi

  2. Klik Tingkat Lanjut.

  3. Dalam kotak teks nama , ketik nama yang bermakna bagi Anda, seperti data Outlook Greta.

    Folder Pribadi

  4. Klik OK dua kali.

Sekarang Anda bisa mulai memindahkan file data Outlook ke lokasi lain di komputer Anda.

  1. Di Outlook, catat lokasi dan nama file.

    • Di panel navigasi, klik kanan folder pribadi atau nama yang muncul untuk file. PST Anda, lalu klik properti untuk nama folder.

    • Klik Tingkat Lanjut.

    • Dalam kotak teks nama file , catat jalur lengkap dan nama file file. pst.

  2. Keluar dari Outlook lalu Pindahkan file.

    • Gunakan Windows Explorer untuk menyalin setiap file. pst dari lokasi defaultnya di drive: \Documents and Settings\user\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook folder pada komputer yang Anda inginkan.

      Catatan: Lokasi default adalah folder tersembunyi. Untuk menggunakan Windows Explorer guna menavigasi ke folder ini, Anda harus mengaktifkan pengaturan tampilkan folder tersembunyi terlebih dahulu.

      • Di Windows Explorer, di menu Alat, klik Opsi Folder.

      • Pada tab tampilan , di bawah pengaturan tingkat lanjut, di bawah file dan folder, di bawah file dan folder tersembunyi, klik Perlihatkan file dan folder tersembunyi.

      • Jika Anda ingin melihat semua ekstensi nama file, kosongkan kotak centang Sembunyikan ekstensi untuk tipe file yang diketahui di bawah file dan folder.

        Folder tersembunyi ditampilkan redup untuk mengindikasikan folder tersebut tidak umum.

  3. Di panel kontrol, klik akun pengguna, lalu klik email.

    Catatan: Jika Anda menggunakan tampilan klasik di panel kontrol, klik ganda email.

  4. Klik Perlihatkan profil, lalu pilih profil yang berisi file. pst.

  5. Klik properti, lalu klik file data.

  6. Pilih file data dari daftar, lalu klik pengaturan.

  7. Saat pesan muncul, memberitahukan bahwa file data tidak dapat ditemukan di lokasi lama, klik OK.

  8. Telusuri ke lokasi folder baru, pilih file data, lalu klik buka.

  9. Klik OK, lalu klik tutup dua kali.

  10. Klik OK dan mulai ulang Outlook.

Jika Anda bekerja offline dengan Outlook atau menggunakan Exchange dengan Mode Cached Exchange, Anda bisa mengubah lokasi file folder offline lokal (. OST) ke folder atau hard disk drive yang berbeda.

  1. Keluar dari Outlook.

  2. Klik Mulai, lalu klik Panel Kontrol.

  3. Klik ganda email, lalu klik akun email.

  4. Klik Perlihatkan profil, lalu pilih profil yang berisi file. pst.

  5. Klik properti, lalu klik file data.

  6. Pilih akun Exchange, lalu klik pengaturan.

  7. Pada tab tingkat lanjut , kosongkan kotak centang gunakan mode Exchange singgahan .

    Catatan: Saat Anda melihat pesan ini: Anda harus memulai ulang Outlook agar perubahan ini diterapkan, klik OK.

  8. Klik pengaturan, dan pada tab tingkat lanjut , klik pengaturan file folder offline.

  9. Klik Nonaktifkan Penggunaan Offline, lalu klik Ya dalam kotak dialog yang muncul.

  10. Klik pengaturan file folder offline.

  11. Klik Telusuri, masuk ke lokasi tempat Anda ingin menyimpan file. OST, masukkan nama dalam kotak nama file , lalu klik buka.

  12. Klik OK, lalu pilih kotak centang gunakan mode Exchange singgahan .

  13. Klik OK. Saat Anda melihat pesan ini: Anda harus memulai ulang Outlook agar perubahan ini diterapkan, klik OK.

  14. Klik Tutup.

    Saat berikutnya Anda memulai Outlook, file. OST baru akan disinkronkan dengan kotak surat Anda di server yang menjalankan Exchange.

Saat ini tidak ada cara untuk memproteksi kata Outlook pada startup atau mengunci Outlook jika Anda perlu dengan cepat menjauh dari komputer Anda, selain dengan menggunakan kata sandi Microsoft Windows logon atau dengan menggunakan perangkat lunak pihak ketiga yang ditulis secara khusus untuk melindungi Outlookkata sandi. Namun, Anda bisa mengatur kata sandi pada file folder pribadi Anda (. pst). Jika Anda menggunakan akun email internet di Outlook, seperti akun POP3 atau HTTP, pesan email Anda dikirim ke file data. pst pada hard disk komputer Anda. Anda dapat menggunakan kata sandi di file. pst untuk membantu mencegah gangguan tidak disengaja oleh orang lain yang berbagi komputer dengan Anda.

  1. Pada menu buka , klik Daftar folder.

  2. Lakukan salah satu dari hal berikut ini:

    • Jika Anda memiliki akun email POP3, klik kanan folder pribadi, lalu klik properti untuk "folder pribadi" pada menu pintasan.

      Catatan: Jika Anda menyediakan nama tampilan kustom untuk file data Anda, gantilah nama tersebut untuk folder pribadi.

    • Jika Anda memiliki akun email IMAP atau HTTP, seperti Microsoft Windows Live Mail, klik kanan nama akun tersebut, lalu klik properti untuk nama akun pada menu pintasan.

  3. Pada tab umum , klik tingkat lanjut.

  4. Klik Ubah kata sandi.

  5. Dalam kotak dialog Ubah kata sandi , ketikkan kata sandi baru Anda — hingga 15 karakter — dan verifikasi dengan mengetiknya.

    Catatan: 

    • Gunakan kata sandi yang kuat dengan menggabungkan huruf besar dan huruf kecil, angka, dan simbol. Kata sandi yang lemah tidak menggabungkan elemen ini. Contoh kata sandi yang kuat: Y6dh! et5, dan contoh kata sandi yang lemah: House27. Kata sandi harus terdiri dari 8 karakter atau lebih. Frasa sandi yang menggunakan 14 karakter atau lebih akan lebih baik. Untuk informasi selengkapnya, lihat membuat kata sandi yang lebih kuat dan melindunginya.

    • Penting bagi Anda untuk mengingat kata sandi Anda. Jika Anda lupa kata sandi, Microsoft tidak dapat mengembalikannya. Simpan kata sandi yang Anda tulis di tempat yang jauh dari informasi yang diproteksi.

  6. Pastikan bahwa kotak centang Simpan kata sandi ini dalam daftar kata sandi Anda dikosongkan. Hal ini mencegah kata sandi untuk disembunyikan, sehingga Anda perlu mengetikkan kata sandi setiap kali Anda menjalankan Outlook. Jangan lupa kata sandi.

    Penting: Tidak ada Microsoft, penyedia layanan internet (ISP), atau administrator email Anda yang memiliki akses ke kata sandi Anda, dan mereka juga tidak dapat membantu Anda memulihkan konten file. pst jika Anda lupa kata sandi.

  7. Klik OK tiga kali.

Saat Anda mengklik folder akun email, Anda akan diminta untuk memasukkan kata sandi. Setelah mendapatkan akses, Anda tidak perlu memasukkan kata sandi lagi untuk sesi tersebut. Jika Anda keluar lalu mulai ulang Outlook, Anda akan diminta untuk memasukkan kata sandi saat Anda mengklik folder akun email.

Penting: Fitur. PST password tidak dimaksudkan untuk menyediakan keamanan terhadap peretas. Ini adalah cara untuk mencegah intrusi yang tidak disengaja oleh orang lain yang Anda percayai dan membagikan komputer Anda, seperti rumah dengan keluarga Anda. Cara yang lebih aman untuk melindungi data Anda di komputer yang Anda bagikan dengan orang lain adalah membuat akun pengguna Windows yang diproteksi kata sandi untuk setiap orang yang menggunakan komputer tersebut.

Nama tampilan default file folder pribadi (. pst) adalah folder pribadi. Ini bisa membingungkan jika Anda bekerja dengan beberapa file. pst, yang semuanya memiliki nama yang sama. Praktik terbaik adalah mengkustomisasi nama tampilan.

  1. Di panel navigasi, klik kanan folder pribadi, lalu klik properti untuk "folder pribadi".

    Properti Folder Pribadi

  2. Klik Tingkat Lanjut.

    Folder Pribadi

  3. Dalam kotak nama , ketikkan nama yang bermakna bagi Anda, seperti data Outlook Greta.

  4. Klik OK dua kali.

Di panel navigasi, Anda akan melihat folder teratas dengan nama yang Anda masukkan. Sekarang Anda bisa dengan cepat membedakan file data Anda dari yang lainnya.

Tips: Mengustomisasi nama file juga berguna jika Anda menyimpan beberapa arsip file .pst. Misalnya, jika membuat file .pst bulanan untuk menyimpan semua item yang dikirim dalam bulan tersebut, Anda dapat mengganti nama tampilannya dari Folder Pribadi menjadi sesuatu yang lebih mudah diingat, seperti Arsip Email Terkirim – Desember 2007.

Meskipun Anda memiliki kecenderungan untuk menimbun email, Anda mungkin ingin menghapus beberapa kekacauan dalam panel navigasi. Anda mungkin tidak selalu memerlukan akses instan ke file Archive. pst. Anda bisa menghapus file data Outlook dari panel navigasi tanpa menghapus file dari komputer Anda.

  • Klik kanan file folder pribadi yang ingin Anda hapus dari panel navigasi, lalu klik tutup folder pribadi.

Jika opsi tutup folder pribadi tidak tersedia, Anda mungkin mencoba menghapus file. pst yang digunakan Outlook untuk menyimpan pesan baru Anda. Jika Anda menghapus file data tersebut, pesan baru akan ada di mana pun.

Tips: Takut menghapus file dan kehilangan data Anda? Menutup file. pst tidak menghapus file atau item yang ada di dalamnya. File tidak lagi muncul di panel navigasi. Anda selalu bisa menambahkan file. pst kembali ke tampilan dengan melakukan hal berikut:

  1. Di menu File, arahkan ke Buka, lalu klik File Data Outlook.

  2. Klik file. pst yang ingin Anda buka, lalu klik OK.

Selengkapnya tentang file data Outlook

Untuk informasi selengkapnya tentang file data Outlook , lihat topik berikut ini:

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×