Kotak surat bersama memudahkan sekelompok orang untuk memantau dan mengirim email dari alias email publik seperti info@contoso.com. Ketika salah satu anggota grup membalas pesan yang dikirimkan ke kotak surat bersama, email tersebut akan terlihat seperti berasal dari alamat bersama, bukan dari pengguna individu. Di Outlookklasik , Anda juga dapat menggunakan kotak surat bersama sebagai kalender tim bersama.
Tips: Jika Anda pemilik bisnis kecil yang mencari informasi selengkapnya tentang cara menyiapkan Microsoft 365, kunjungi Bantuan dan pembelajaran bisnis kecil.
Namun, kotak surat bersama tidak didesain untuk masuk langsung. Akun pengguna untuk kotak surat bersama itu sendiri harus tetap dalam status nonaktif.
Tips: Sebelum Anda bisa menggunakan kotak surat bersama, Microsoft 365 admin untuk organisasi Anda harus membuatnya dan menambahkan Anda sebagai anggota. Untuk informasi selengkapnya, lihat Membuat kotak surat bersama yang menguraikan tindakan yang harus dilakukan admin.
Menambahkan kotak surat bersama ke Outlook
Setelah admin menambahkan Anda sebagai anggota kotak surat bersama, tutup, lalu mulai ulang Outlook. Kotak surat bersama akan muncul secara otomatis di panel Folder Anda di Outlook.
Bagaimana jika tidak muncul?
-
Jika admin baru saja menambahkan Anda ke kotak surat bersama, kotak surat bersama akan muncul dalam waktu beberapa menit. Tunggu sebentar, lalu tutup dan mulai ulang lagi Outlook.
-
Jika tidak berhasil, tambahkan kotak surat bersama ke Outlook secara manual:
-
Buka Outlook.
-
Pilih tab File di pita, lalu pilih Pengaturan Akun > Pengaturan Akun.
-
Pilih tab Email.
-
Pastikan akun yang disorot sudah benar, lalu pilih Ubah.
-
Pilih Pengaturan Lainnya > Tingkat Lanjut > Tambahkan.
-
Ketikkan alamat email bersama, misalnya info@contoso.com.
-
Pilih OK > OK.
-
Pilih Berikutnya > Selesai > Tutup.
-
Mengirim email dari kotak surat bersama
-
Buka Outlook.
-
Pilih Email Baru.
-
Jika tidak melihat bidang Dari di bagian atas pesan, pilih Opsi > Dari.
-
Klik Dari dalam pesan, lalu pilih alamat email bersama. Jika tidak melihat alamat email bersama, pilih Alamat email lain, lalu ketikkan alamat email bersama.
-
Pilih OK.
-
Ketikkan pesan yang Anda inginkan, lalu pilih Kirim.
Ketika Anda ingin mengirim pesan dari kotak surat bersama, mulai sekarang alamat ini akan tersedia dalam daftar menurun Dari.
Setiap kali Anda mengirim pesan dari kotak surat bersama, penerima hanya akan melihat alamat email bersama dalam pesan.
Membalas email yang dikirimkan ke kotak surat bersama
-
Buka Outlook.
-
Buka pesan email yang ingin dibalas.
-
Di bidang Dari di bagian atas pesan, Anda akan melihat nama kotak surat bersama. Jika tidak, pilih kotak menurun Dari, lalu pilih kotak surat bersama.
-
Ketikkan pesan yang Anda inginkan, lalu pilih Kirim.
Ketika Anda ingin mengirim pesan dari kotak surat bersama, alamat ini akan tersedia dalam daftar menurun Dari.
Setiap kali Anda mengirim pesan dari kotak surat bersama, penerima hanya akan melihat alamat email bersama dalam pesan.
Mencari di kotak surat bersama
Setelah Kotak Surat Bersama ditambahkan ke Outlook, pencarian di dalamnya mirip dengan pencarian di Kotak Surat Utama.
-
Buka Outlook.
-
Pilih folder dalam Kotak Surat Bersama di Panel Folder di sebelah kiri.
-
Ketikkan kueri dalam Kotak Pencarian di bagian atas Pita (Bilah Alat).
-
Jalankan Pencarian dengan menekan Enter atau mengklik Tombol Kaca Pembesar di sebelah kanan Kotak Pencarian.
Daftar Pesan akan mengembalikan hasil berdasarkan pencarian dari folder yang dipilih di Kotak Surat Bersama.
Menggunakan kalender bersama
Setelah admin menambahkan Anda sebagai anggota kotak surat bersama, tutup, lalu mulai ulang Outlook. Kalender bersama yang terkait dengan kotak surat bersama secara otomatis akan ditambahkan ke daftar Kalender Anda.
-
Di Outlook, masuk ke tampilan kalender, lalu pilih kotak surat bersama.
-
Saat memasukkan janji temu, semua orang yang merupakan anggota kotak surat bersama akan dapat melihat janji tersebut.
-
Setiap anggota kotak surat bersama dapat membuat, menampilkan, dan mengelola janji temu di kalender, sama seperti janji temu pribadi. Semua anggota kotak surat bersama dapat melihat perubahan yang dibuat pada kalender bersama.
Menggunakan daftar kontak bersama
Setelah admin menambahkan Anda sebagai anggota kotak surat bersama, tutup, lalu mulai ulang Outlook. Daftar kontak bersama yang terkait dengan kotak surat bersama secara otomatis akan ditambahkan ke daftar Kontak Saya milik Anda.
-
Di Outlook, pilih Orang.
-
Di bawah Kontak Saya, pilih folder kontak untuk daftar kontak bersama.
Menambahkan kotak surat bersama ke Outlook
Setelah admin menambahkan Anda sebagai anggota kotak surat bersama, tutup lalu mulai ulangOutlook baru. Kotak surat bersama akan ditampilkan secara otomatis di panel Folder Anda.
Bagaimana jika tidak muncul?
Jika admin baru saja menambahkan Anda ke kotak surat bersama, kotak surat bersama akan muncul dalam waktu beberapa menit. Tunggu sebentar lalu tutup dan mulai ulangOutlook baru lagi.
Menemukan kotak surat bersama di panel folder
Di panel folder di sebelah kiri, temukan folder Dibagikan dengan saya . Klik untuk memperluasnya. Kotak surat bersama Anda adalah subfolder di bawah Dibagikan dengan saya. Saat Anda memilih nama kotak surat bersama di sana, kotak surat bersama akan diperluas untuk memperlihatkan folder email standar, seperti Kotak Masuk, Draf, dan Item Terkirim.
Mengirim email dari kotak surat bersama
-
Buka Outlook baru untuk Windows.
-
Pada tab Beranda , pilih Baru > Email.
-
Jika Anda tidak melihat bidang Dari di bagian atas pesan Anda (di samping Kirim), pada tab Opsi , pilih Perlihatkan Dari.
-
Klik Dari dalam pesan, lalu pilih alamat email bersama. Jika tidak melihat alamat email bersama, pilih Alamat email lain, lalu ketikkan alamat email bersama.
-
Selesaikan mengetik pesan Anda, lalu pilih Kirim.
Ketika Anda ingin mengirim pesan dari kotak surat bersama, mulai sekarang alamat ini akan tersedia dalam daftar menurun Dari.
Setiap kali Anda mengirim pesan dari kotak surat bersama, penerima hanya akan melihat alamat email bersama dalam pesan.
Membalas email yang dikirimkan ke kotak surat bersama
-
Buka Outlook baru untuk Windows.
-
Buka pesan email yang ingin dibalas.
-
Di bidang Dari di bagian atas pesan, Anda akan melihat nama kotak surat bersama. Jika tidak, pilih kotak turun bawah Dari dan pilih kotak surat bersama Anda.
-
Selesaikan mengetik pesan Anda, lalu pilih Kirim.
Saat Anda ingin mengirim pesan dari kotak surat bersama, alamat akan tersedia di daftar menurun Dari Anda.
Setiap kali Anda mengirim pesan dari kotak surat bersama, penerima hanya akan melihat alamat email bersama dalam pesan.
Mencari di kotak surat bersama
Setelah kotak surat bersama ditambahkan ke Outlook baru, pencarian di dalamnya mirip dengan pencarian di kotak surat utama.
-
Buka Outlook baru untuk Windows.
-
Pilih folder di dalam kotak surat bersama di panel folder di sebelah kiri.
-
dalam kotak Pencarian di bagian atas jendela Outlook , ketikkan kueri yang ingin Anda gunakan untuk pencarian, lalu tekan Enter.
Daftar pesan akan memperlihatkan hasil berdasarkan pencarian dari folder yang dipilih dalam kotak surat bersama.
Menggunakan kotak surat bersama di perangkat seluler (ponsel atau tablet)
Untuk mengakses kotak surat bersama di perangkat seluler, gunakan langkah-langkah berikut.
-
Masuk ke akun utama di Outlook untuk iOS atau Android.
-
Ketuk tombol Tambahkan Akun di sebelah kiri panel navigasi, lalu ketuk Tambahkan Kotak Surat Bersama.
-
Jika memiliki beberapa akun di Outlook Mobile, pilih akun yang memiliki izin untuk mengakses kotak surat bersama.
Setelah proses penyiapan akun selesai, kotak surat bersama akan ditampilkan di daftar akun di Outlook untuk iOS atau Outlook untuk Android.
Untuk menghapus kotak surat bersama, masuk ke Pengaturan > Akun. Lalu ketuk kotak surat bersama dan pilih Hapus Akun.
Mengirim balasan otomatis dari kotak surat bersama
Hanya Microsoft 365 admin Anda yang memiliki izin untuk menyiapkannya. Untuk mendapatkan instruksi, lihat Membuat kotak surat bersama.
