Membuat sumber data untuk gabungan surat

Word dapat mengambil data dari berbagai sumber data untuk melakukan penggabungan surat. Karena Word merupakan bagian dari rangkaian Microsoft Office, Word menerima data dari Outlook, Excel, dan Access dengan mudah. Word juga dapat menerima data dari sumber lain termasuk halaman web, serta membuka file teks dokumen dan file data terpisah yang disimpan sebagai teks biasa. Selain itu, jika belum memiliki sumber data, Anda dapat membuat sumber data baru dari dalam Word.

Sumber data untuk gabungan surat

Berikut beberapa contoh sumber data yang dapat digunakan untuk gabungan surat di Word.

  • Lembar bentang Excel

    Lembar bentang Excel dapat digunakan sebagai sumber data untuk gabungan surat jika semua data berada dalam satu lembar dan diformat dengan baik sehingga dapat dibaca oleh Word. Untuk informasi selengkapnya, lihat Menyiapkan sumber data Anda di Excel untuk gabungan surat

  • Daftar Kontak Outlook

    Anda dapat mengambil informasi kontak langsung dari Daftar Kontak Outlook untuk digunakan di Word. Lihat Mengekspor item Outlook.

  • Daftar Kontak Apple

    Anda dapat mengekspor kontak Apple ke dalam lembar bentang Excel dan menggunakannya sebagai milis untuk gabungan surat.

  • File teks

    Anda dapat menggunakan file teks apa pun dengan bidang data yang dipisahkan (atau dibatasi) oleh karakter tab atau koma, dan rekaman data yang dipisahkan oleh tanda paragraf.

Milis dapat dibuat di Word untuk mengirimkan email massal selama proses penggabungan surat.

  1. Pada menu Tampilan, pilih Tata Letak Cetak.

  2. Pada toolbar Standar, pilih Baru Tombol Dokumen Baru .

    Gunakan dokumen kosong ini untuk membuat sumber data.

  3. Pada menu Alat, pilih Manajer Gabungan Surat.

  4. Di bawah 1. Pilih Tipe Dokumen, pilih Buat Baru, lalu pilih Surat Formulir.

  5. Di bawah 2. Pilih Daftar Penerima, pilih Dapatkan Daftar, lalu pilih Sumber Data Baru.

  6. Dalam kotak Nama bidang di baris header, klik semua nama bidang yang tidak ingin disertakan dalam sumber data, pilih Hapus Bidang Nama, lalu klik OK.

  7. Ketikkan nama dan pilih lokasi untuk sumber data, lalu klik Simpan.

    Ingat tempat Anda menyimpan sumber data. Anda harus mengetahui lokasinya nanti.

  8. Di kotak dialog Formulir Data, ketikkan data untuk satu rekaman data (misalnya, nama depan penerima di NamaDepan, nama belakang di NamaBelakang, alamat di Alamat1, dan seterusnya).

    Catatan: Jangan masukkan spasi dalam kotak yang ingin Anda biarkan kosong.

  9. Setelah selesai mengisi kotak untuk satu data, klik Tambah Baru.

  10. Ulangi langkah 8 dan 9 untuk setiap data yang ingin dimasukkan.

  11. Setelah menambahkan semua data yang diinginkan, pilih OK.

    Tips: Untuk kembali ke kotak dialog Formulir Data nanti, dalam Manajer Gabungan Surat, di bawah 2. Pilih Daftar Penerima, klik Edit Sumber Data Tombol Edit Sumber Data .

  12. Pada menu File, pilih Tutup.

  13. Untuk menyimpan sumber data, pilih Simpan.

  14. Untuk menghapus dokumen kosong yang terbuka, klik Jangan Simpan.

Tiap kolom di lembar Excel Anda berisi kategori informasi, atau bidang data — misalnya, nama, alamat jalan, kota, status, dan kode pos. Baris pertama sel, disebut header catatan, berisi nama bidang data. Tiap baris berikutnya berisi satu catatan, seperti nama dan alamat orang tersebut.

Catatan: Nanti, saat Anda membuat label, gunakan bidang di header catatan untuk menentukan lokasi data.

  1. Buka Excel.

  2. Di baris pertama lembar, ketik header catatan untuk alamat Anda.

    Misalnya, di kolom pertama dari baris pertama, ketik Nama; di kolom kedua, ketik Alamat; di kolom ketiga, ketik Kota; di mundur kolom, ketik Status; lalu di kolom kelima, ketik Kode Pos, sehingga lembar Excel Anda terlihat seperti ini:

    Lembar Excel yang berisi data header

  3. Di baris kedua, ketik nama dan informasi alamat untuk satu penerima.

    Tambahkan baris alamat tambahan sebanyak yang Anda inginkan. Lembar Excel Anda kini akan terlihat seperti ini:

    Lembar Excel yang berisi alamat surat

  4. Pilih Simpan Tombol Simpan .

  5. Ketik nama untuk buku alamat — misalnya, alamat.

    Ingat tempat Anda menyimpan lembar. Anda harus mengetahui lokasinya nanti.

  6. Tutup buku kerja Excel yang berisi daftar penerima.

    Jika Anda tidak menutup buku kerja Excel yang berisi daftar, atau jika Anda membuka kembali buku kerja sebelum menyelesaikan gabungan surat, Anda tidak bisa menyelesaikan penggabungan.

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×