Membuat laporan sederhana dengan memformat lembar data

Catatan: Kami ingin secepatnya menyediakan konten bantuan terbaru dalam bahasa Anda. Halaman ini diterjemahkan menggunakan mesin dan mungkin terdapat kesalahan tata bahasa atau masalah keakuratan. Kami bertujuan menyediakan konten yang bermanfaat untuk Anda. Dapatkah Anda memberi tahu kami apakah informasi ini bermanfaat untuk Anda di bagian bawah halaman ini? Berikut artikel dalam bahasa Inggris untuk referensi.

Saat Anda membuka tabel atau menampilkan hasil kueri, Microsoft Office Access 2007 Menampilkan hasil tabel atau kueri dalam tampilan lembar data. Tabel hasil data atau kueri yang diperlihatkan dalam tampilan lembar data sering disebut sebagai lembar data. Anda bisa mengkustomisasi tampilan lembar data untuk menampilkan data tertentu untuk digunakan sebagai laporan sederhana.

Apa yang ingin Anda lakukan?

Mempelajari tentang lembar data

Menata data dengan memodifikasi dan memindahkan kolom atau baris

Mengubah warna latar belakang dan gaya garis kisi

Mengubah format teks

Meringkas data dengan menambahkan baris Total

Menerapkan pengurutan dan pemfilteran

Menyimpan perubahan tata letak

Mempelajari tentang lembar data

Lembar data adalah representasi visual data dalam tabel, atau hasil yang dihasilkan oleh kueri. Ini menampilkan bidang untuk setiap catatan dari tabel, formulir, atau hasil kueri dalam (baris dan kolom) format tabular, seperti diperlihatkan di sini.

Tabel karyawan di tampilan Lembar Data

Secara default, tabel dan kueri terbuka dalam tampilan lembar data. Di panel navigasi, klik kanan tabel atau kueri, dan lalu klik buka pada menu pintasan untuk membuka tabel atau kueri sebagai lembar data.

Membuka tabel dalam tampilan Lembar Data

Saat Anda menerapkan format khusus untuk baris dan kolom atau menambahkan baris Total, lembar data juga bisa berfungsi sebagai laporan sederhana.

Atas Halaman

Menata data dengan memodifikasi dan memindahkan kolom atau baris

Anda bisa menata data untuk membuat lembar data lebih mudah untuk menampilkan atau menampilkan hanya data yang diperlukan pada waktu tertentu. Bagian ini memperlihatkan pada Anda beberapa cara di mana Anda bisa melakukannya.

Mengubah ukuran kolom atau baris

Kadang-kadang, bukan Semua kolom di lembar data akan pas pada layar atau hasil cetak, atau kolom individual mungkin menempati ruang yang lebih dari yang mereka perlukan untuk konten mereka. Selain itu, Anda mungkin ingin mengubah tinggi baris agar teks yang tidak cocok ke dalam kolom bisa melanjutkan pada baris baru.

Setelah Anda membuka tabel, kueri, atau formulir dalam tampilan lembar data, Anda bisa secara manual mengubah ukuran kolom individu atau secara otomatis mengubah ukuran kolom agar pas dengan kontennya.

Secara manual mengubah ukuran kolom

  1. Letakkan penunjuk di tepi kolom yang ingin Anda ubah ukurannya.

  2. Saat penunjuk menjadi panah berkepala dua, seret tepi kolom hingga ukuran yang Anda inginkan.

Mengubah ukuran kolom pada lembar data

Secara otomatis mengubah ukuran kolom

  1. Untuk mengubah ukuran kolom paling pas dengan kontennya, Letakkan penunjuk di tepi kolom yang ingin Anda ubah ukurannya.

  2. Saat penunjuk menjadi panah berkepala dua, klik ganda sudut kolom.

Mengubah ukuran kolom yang paling pas dengan teksnya

Mengubah ukuran beberapa kolom

  • Untuk mengubah ukuran beberapa kolom pada saat yang sama, tahan tombol SHIFT, pilih beberapa kolom yang berdekatan, dan lalu Ubah ukuran kolom yang dipilih. Anda juga bisa memilih seluruh lembar data dan mengubah ukuran Semua kolom.

Mengubah ukuran baris

  • Untuk mengubah ukuran baris, Letakkan penunjuk di antara pemilih catatan dua apa pun di lembar data, dan seret hingga baris dengan ukuran yang Anda inginkan.

Anda tidak bisa mengubah ukuran setiap baris secara individual — saat Anda mengubah ukuran baris, Semua baris yang diubah ukurannya.

Mengubah ukuran baris pada lembar data

Mengubah ukuran baris ke tinggi default

  1. Untuk mengubah ukuran baris ke tinggi default, klik kanan pemilih rekaman, dan kemudian klik Tinggi baris pada menu pintasan.

    Mengklik kanan pemilih rekaman

    Mengklik Tinggi Baris pada menu pintasan

  2. Dalam kotak dialog Tinggi baris , pilih kotak centang Standar tinggi , dan lalu klik OK.

Catatan: Anda tidak bisa membatalkan perubahan ke lebar kolom atau tinggi baris dengan mengklik tombol Batalkan di Toolbar akses cepat. Untuk membatalkan perubahan, tutup lembar data, dan lalu klik tidak ada saat Anda diminta untuk menyimpan perubahan Anda ke tata letak lembar data. Mengklik tidak ada juga akan membatalkan perubahan tata letak lain yang Anda buat.

Memindahkan kolom

Anda bisa dengan cepat mengubah urutan kolom di lembar data dengan menyeret kolom ke lokasi lain dalam lembar data. Misalnya, Anda mungkin melakukan ini untuk memastikan bahwa kolom tertentu selalu tetap terlihat.

  • Klik header kolom untuk memilih kolom, atau tahan tombol SHIFT untuk memilih beberapa kolom yang berdekatan, dan seret kolom atau kolom ke lokasi baru.

Memindahkan kolom Nama Depan ke posisi paling kiri

Mengganti nama kolom

Mungkin ada saat ketika Anda ingin mengganti nama kolom sehingga lebih baik menguraikan data yang berisi. Misalnya, jika kolom yang berisi alamat email bernama EMAdd, Anda mungkin ingin membuat kolom judul lebih mudah untuk memahami dengan mengubah ke alamat email. Untuk melakukan ini, klik kanan judul untuk kolom, klik Ganti nama kolom pada menu pintasan, lalu ketik nama baru. Sebagai contoh, ketik Email Address.

Mengganti nama kolom

Memperlihatkan atau menyembunyikan kolom

Jika Anda ingin menampilkan atau mencetak hanya kolom tertentu untuk laporan Anda sederhana, Anda bisa menyembunyikan kolom yang tidak Anda inginkan ditampilkan di lembar data. Misalnya, jika Anda sedang bekerja dengan database informasi kontak, Anda mungkin ingin melihat hanya penuh nama dan alamat e-mail untuk setiap kontak. Anda bisa membuat tampilan ini dengan menyembunyikan kolom lain.

Menyembunyikan kolom

  1. Klik judul untuk kolom yang ingin Anda Sembunyikan.

    Untuk memilih kolom yang berdekatan, tahan SHIFT dan klik header kolom tambahan.

    Catatan: Anda tidak bisa memilih kolom yang tidak berdekatan. Pilih kolom tambahan apa pun dan menyembunyikan mereka secara terpisah.

  2. Klik kanan header kolom, dan lalu klik Sembunyikan kolom pada menu pintasan.

Menyembunyikan kolom pada lembar data

Memperlihatkan kolom

  1. Klik kanan header kolom apa pun, dan lalu klik Munculkan kolom pada menu pintasan.

  2. Dalam kotak dialog Munculkan kolom , pilih kotak centang di samping setiap kolom yang ingin Anda Tampilkan, dan lalu klik tutup.

Atas Halaman

Mengubah warna latar belakang dan gaya garis kisi

Saat menggunakan lembar data sebagai laporan sederhana, Anda dapat meningkatkan tampilan data dengan mengubah format, seperti gaya garis kisi atau warna latar belakang, atau membuat warna yang berbeda untuk baris bergantian.

Mengatur gaya garis kisi

  1. Pada tab Beranda , di grup Font , klik panah di samping tombol garis kisi .

  2. Klik gaya garis kisi yang Anda inginkan.

    Tombol garis kisi di grup Font

Mengatur warna latar belakang

  1. Pada tab Beranda , di grup Font , klik panah di samping tombol Warna isian kembali .

  2. Klik warna latar belakang yang Anda inginkan.

    Tombol sian/Warna Belakang di grup Font

Mengubah warna latar belakang baris selang-seling

Anda bisa mengatur warna latar belakang bergantian baris dalam lembar data terpisah dari warna latar belakang default. Dengan mengatur warna latar belakang bergantian, Anda bisa membuatnya lebih mudah untuk membedakan antara baris yang berdekatan.

  1. Pada tab Beranda , di grup Font , klik panah di samping tombol Alternatif isian/warna belakang .

    Tombol Alternatif Isian/Warna Belakang di grup Font

  2. Klik warna latar belakang yang ingin Anda Terapkan.

Atas Halaman

Mengubah format teks

Setelah Anda membuka tabel, kueri, atau formulir dalam tampilan lembar data, Anda bisa mengubah tampilan teks, termasuk pemformatan. Perhatikan bahwa perubahan Anda berlaku ke seluruh lembar data. Jika Anda ingin agar perubahan muncul secara otomatis saat berikutnya Anda membuka lembar data, ingatlah untuk klik ya saat Anda menutup lembar data dan akan diminta untuk menyimpan perubahan ke tata letak.

Ilustrasi berikut memperlihatkan grup Font pada tab Beranda . Anda menggunakan perintah dalam grup ini untuk membuat perubahan pada font karakteristik di lembar data.

Grup Font di pita

  1. Klik sel mana pun di lembar data.

  2. Pada tab Beranda , di grup Font , lakukan salah satu atau beberapa hal berikut:

    • Untuk mengubah font, ketik atau klik font dalam kotak Font .

    • Untuk mengubah ukuran font, ketik atau klik ukuran font di kotak Ukuran Font .

    • Untuk mengubah gaya font, klik tombol tebal, miring, atau garis bawah (atau kombinasi dari tiga).

    • Untuk mengubah warna font, klik panah di samping tombol Warna Font , dan lalu pilih warna dari palet.

Atas Halaman

Meringkas data dengan menambahkan baris Total

Dengan menambahkan baris Total ke lembar data, Anda bisa dengan cepat melihat hitung total untuk kolom. Selain menjumlahkan kolom data, Anda bisa menggunakan baris Total untuk melakukan perhitungan lain, seperti menemukan rata-rata, menghitung jumlah item dalam sebuah kolom dan menemukan nilai minimum atau maksimum di kolom data.

Untuk menampilkan baris Total, lakukan hal berikut:

  1. Pada tab Beranda, dalam grup Data, klik Total.

    Baris baru muncul di bagian bawah lembar data, dengan Total kata dalam kolom pertama.

  2. Klik setiap sel yang berada di baris yang sama seperti sel yang berisi kata Total.

  3. Klik panah yang muncul, dan lalu klik tipe perhitungan yang ingin Anda Tampilkan dalam sel tersebut.

    Daftar fungsi atau tipe perhitungan yang tersedia bergantung pada tipe data kolom. Misalnya, jika kolom berisi nilai mata uang, Anda melihat daftar fungsi yang berlaku untuk perhitungan mata uang, seperti Minimum dan maksimum.

Baris Total dalam lembar data dengan pilihan fungsi

Untuk informasi selengkapnya tentang menggunakan fitur baris Total, lihat link di bagian Lihat juga .

Menerapkan pengurutan dan pemfilteran

Ada beberapa perubahan cepat tambahan yang bisa mempermudah lembar data Anda untuk menampilkan atau mencetak. Misalnya, dalam ilustrasi berikut, nama perusahaan yang diurutkan menurut abjad.

Lembar data dengan kolom diurutkan secara alfabet

  • Untuk menerapkan pengurutan, klik kanan kolom (atau klik panah di header kolom), lalu klik opsi pengurutan yang Anda inginkan.

  • Untuk menerapkan filter, klik panah di header kolom dan pilih kotak centang untuk nilai yang ingin Anda Tampilkan. Alternatifnya, Anda bisa mengklik Filter angka atau Filter teks untuk membuat filter yang lebih detail.

Atas Halaman

Menyimpan perubahan tata letak

Setelah Anda mengubah tata letak dan tampilan lembar data, Anda perlu menyimpan perubahan jika Anda ingin menyimpan perubahan saat berikutnya Anda membuka lembar data. Saat Anda menutup lembar data setelah Anda membuat perubahan pada tata letak, Anda diminta untuk menyimpan perubahan tersebut. Jika Anda mengklik ya, perubahan disimpan dan diterapkan saat berikutnya Anda membuka lembar data. Jika Anda klik tidak, perubahan dihapus, dan lembar data terbuka dengan pengaturan tata letak default (atau pengaturan disimpan terakhir) berikutnya waktu yang Anda buka.

Atas Halaman

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×