Membuat dan menjalankan kueri pembaruan

Dalam artikel ini

• Gambaran Umum

• Menggunakan kueri pembaruan

• Memperbarui data dari satu tabel ke tabel lain

• Menghentikan Mode Nonaktif dari memblokir kueri

• Versi SQL: Pernyataan UPDATE

Gambaran umum

Ini adalah persamaan dan perbedaan antara Temukan dan Ganti dan kueri pembaruan:

Seperti halnya kotak dialog Temukan dan Ganti, kueri pembaruan membuat Anda dapat menentukan nilai mana yang sedang diganti dan seperti apa nilai yang baru.

Tidak seperti kotak dialog Temukan dan Ganti, kueri pembaruan membuat Anda dapat:

• Menggunakan kriteria yang tidak bergantung pada nilai yang ingin Anda ganti.

• Memperbarui banyak rekaman dalam sekali jalan.

• Mengubah rekaman di lebih dari satu tabel sekaligus.

Menggunakan kueri pembaruan

Sebagai praktik terbaik saat membuat kueri pembaruan, pertama-tama buat kueri pemilihan yang mengidentifikasi rekaman yang ingin Anda perbarui, lalu konversi kueri tersebut ke kueri pembaruan yang dapat Anda jalankan untuk memperbarui rekaman. Dengan terlebih dulu memilih data, Anda dapat memverifikasi bahwa Anda memperbarui rekaman yang Anda inginkan sebelum Anda mengubah data apa pun.

Bagaimana cara mencadangkan database Anda

1. Klik tab File, lalu klik Simpan Sebagai. 

2. Di sebelah kanan, di bawah Tingkat Lanjut, klik Cadangkan Database.

3. Dalam kotak dialog Simpan Cadangan Sebagai, tentukan nama dan lokasi untuk salinan cadangan, lalu klik Simpan.

   Access menutup file asli, membuat cadangan, lalu membuka kembali file asli.

   Untuk kembali ke cadangan, tutup dan ganti nama file asli sehingga salinan cadangan bisa menggunakan nama versi asli. Berikan nama versi asli ke salinan cadangan, dan buka salinan cadangan yang diganti namanya di Access.

Di bagian ini

• Langkah 1: Membuat kueri pemilihan untuk mengidentifikasi rekaman untuk diperbarui

• Langkah 2: Memperbarui rekaman

Langkah 1: Membuat kueri pemilihan untuk mengidentifikasi rekaman untuk diperbarui

1. Buka database yang berisi rekaman yang ingin Anda perbarui.

2. Di tab Buat, dalam grup Kueri, klik Desain Kueri. 

3. Klik tab Tabel.

4. Pilih tabel atau beberapa tabel yang berisi rekaman yang ingin Anda perbarui, klik Tambahkan, lalu klik Tutup.

   Tabel atau tabel-tabel muncul sebagai satu jendela atau lebih di desainer kueri, dan jendela menampilkan semua bidang di tiap tabel. Gambar ini memperlihatkan desainer kueri dengan tabel tipikal.

   

   1. Tabel yang diperlihatkan di desainer kueri

   2. Kisi desain kueri

5. Klik ganda bidang yang ingin Anda perbarui di jendela tabel. Bidang yang dipilih muncul di baris Bidang di kisi desain kueri.

   Anda dapat menambahkan satu tabel per kolom di kisi desain kueri.

   Untuk menambahkan semua bidang di tabel dengan cepat, klik ganda tanda bintang (*) di bagian atas daftar bidang tabel di jendela tabel. Gambar ini memperlihatkan kisi desain kueri dengan semua bidang yang ditambahkan.

   

6. Untuk membatasi hasil kueri berdasarkan nilai bidang, di kisi desain kueri, di baris Kriteria, masukkan kriteria yang Anda ingin gunakan untuk membatasi hasil.

   Tabel kriteria contoh

   Tabel berikut memperlihatkan beberapa kriteria contoh dan menjelaskan efeknya pada hasil kueri.

   Catatan: Banyak contoh dalam tabel ini yang menggunakan karakter wildcard untuk membuat kueri lebih fleksibel atau kokoh.

   Kriteria	Efek
   >234	Mengembalikan semua angka yang lebih besar dari 234. Untuk menemukan semua angka yang lebih kecil dari 234, gunakan < 234.
   >="Cajhen"	Mengembalikan semua rekaman dari Cajhen hingga akhir alfabet.
   Antara #2/2/2020# Dan #1/12/2020#	Mengembalikan tanggal dari 2-Feb-17 hingga 1-Des-17 (ANSI-89). Jika database Anda menggunakan karakter wildcard ANSI-92, gunakan tanda kutip tunggal (') bukan tanda pagar (#). Contoh: Between '2/2/2020' And '12/1/2020' .
   Not "Germany"	Menemukan semua rekaman di mana konten bidang yang tepat tidak sama dengan "Jerman." Kriteria akan mengembalikan rekaman yang berisi karakter selain "Jerman," seperti "Jerman (euro)" atau "Eropa (Jerman)".
   Not "T*"	Menemukan semua rekaman kecuali yang dimulai dengan T. Jika database Anda menggunakan set karakter wildcard ANSI-92, gunakan tanda persen (%), bukan tanda bintang (*).
   Not "*t"	Menemukan semua rekaman yang tidak berakhir dengan t. Jika database Anda menggunakan set karakter wildcard ANSI-92, gunakan tanda persen (%), bukan tanda bintang (*).
   In(Canada,UK)	Dalam sebuah daftar, menemukan semua rekaman memuat Canada atau UK.
   Like "[A-D]*"	Dalam bidang teks, menemukan semua rekaman yang dimulai dengan huruf A hingga D. Jika database Anda menggunakan set karakter wildcard ANSI-92, gunakan tanda persen (%), bukan tanda bintang (*).
   Like "*ar*"	Menemukan semua rekaman yang menyertakan urutan huruf "ar". Jika database Anda menggunakan set karakter wildcard ANSI-92, gunakan tanda persen (%), bukan tanda bintang (*).
   Like "Maison Dewe?"	Menemukan semua rekaman yang dimulai dengan "Maison" dan berisi string kedua 5 huruf di mana 4 huruf pertama adalah "Dewe" dan huruf terakhir tidak diketahui. Jika database Anda menggunakan kumpulan karakter wildcard ANSI-92, gunakan tanda garis bawah (_) bukan tanda tanya (?).
   #2/2/2020#	Menemukan semua rekaman untuk 2 Februari 2020. Jika database Anda menggunakan kumpulan karakter wildcard ANSI-92, kelilingi tanggal dengan tanda kutip tunggal (') dan bukan tanda paku (#); misalnya, ('2/2/2020').
   < Date() - 30	Menggunakan fungsi Date untuk mengembalikan semua tanggal lebih dari 30 hari.
   Date()	Menggunakan fungsi Date untuk mengembalikan semua rekaman berisi tanggal hari ini.
   Between Date() And DateAdd("M", 3, Date())	Menggunakan fungsi Date dan DateAdd untuk mengembalikan semua rekaman antara tanggal hari ini dan tiga bulan dari tanggal hari ini.
   Is Null	Mengembalikan semua rekaman yang berisi nilai nol (kosong atau tidak didefinisikan).
   Is Not Null	Mengembalikan semua rekaman yang berisi nilai.
   ""	Mengembalikan semua rekaman yang berisi string sepanjang nol. Anda menggunakan string sepanjang nol saat Anda perlu menambahkan nilai ke bidang yang diharuskan, tapi Anda belum tahu besar nilainya. Misalnya, sebuah bidang mungkin membutuhkan nomor faks, tapi beberapa pelanggan Anda mungkin tidak memiliki mesin faks. Dalam situasi seperti itu, masukkan sepasang tanda kutip ganda tanpa spasi di antaranya ("") bukan angka.

7. Pada tab Desain Kueri , dalam grup Hasil , klik Jalankan.

8. Verifikasikan bahwa kueri mengembalikan rekaman yang ingin Anda perbarui.

9. Untuk menghapus bidang mana pun yang tidak ingin Anda sertakan di desain kueri, pilih bidang lalu tekan DELETE.

10. Untuk menambahkan bidang yang ingin Anda sertakan di desain kueri, seret bidang tambahan ke kisi desain kueri.

Langkah 2: Memperbarui rekaman

1. Pada tab Desain Kueri , dalam grup Tipe Kueri , klik Perbarui.

   Prosedur ini memperlihatkan pada Anda bagaimana caranya mengubah kueri pemilihan menjadi kueri pembaruan. Saat Anda melakukan ini, Access menambahkan baris Perbarui ke di kisi desain kueri. Ilustrasi berikut memperlihatkan kueri pembaruan yang mengembalikan semua aset yang dibeli setelah tanggal 5 Januari 2005 dan mengubah lokasi ke "Warehouse 3" untuk semua rekaman yang memenuhi kriteria tersebut.

   

2. Temukan bidang yang berisi data yang ingin Anda ubah, lalu ketik ekspresi Anda (kriteria perubahan Anda) di baris Perbarui ke untuk bidang tersebut.

   Anda dapat menggunakan ekspresi valid apa pun di baris Perbarui ke.

   Tabel ekspresi contoh

   Tabel ini memperlihatkan beberapa contoh dan menjelaskan bagaimana mereka mengubah data.

   Ekspresi	Hasil
   "Tenaga penjual"	Dalam bidang Teks Pendek, mengubah nilai teks menjadi Tenaga Penjual.
   #8/10/20#	Dalam bidang Tanggal/Waktu, mengubah nilai tanggal menjadi 10-Agu-20.
   Ya	Di bidang Ya/Tidak, mengubah nilai Tidak menjadi Ya.
   "PN" & [PartNumber]	Menambahkan "PN" ke awal tiap bagian angka yang ditentukan.
   [UnitPrice] * [Quantity]	Mengalikan nilai di bidang bernama UnitPrice dan Quantity.
   [Freight] * 1.5	Meningkatkan nilai di bidang bernama Freight sebesar 50 persen.
   DSum("[Quantity] * [UnitPrice]", "Detail Pesanan", "[ProductID]=" & [ProductID])	Ketika nilai ProductID di tabel saat ini cocok dengan nilai ProductID di tabel bernama Detail Pesanan, ekspresi ini memperbarui total penjualan dengan mengalikan nilai di bidang bernama Quantity dengan nilai di bidang bernama UnitPrice. Ekspresi menggunakan fungsi DSum karena dapat beroperasi berdasarkan lebih dari satu tabel dan bidang tabel.
   Right([ShipPostalCode], 5)	Memotong (menghapus) karakter paling kiri di dalam string teks atau numerik dan membiarkan 5 karakter paling kanan.
   IIf(IsNull([UnitPrice]), 0, [UnitPrice])	Mengubah nilai null (tidak diketahui atau tidak terdefinisi) menjadi nilai nol (0) di bidang bernama UnitPrice.

3. Pada tab Desain Kueri , dalam grup Hasil , klik Jalankan.

   Muncul pesan pemberitahuan.

4. Untuk menjalankan kueri dan memperbarui data, klik Ya.

   Catatan: Saat Anda menjalankan kueri, Anda mungkin menyadari bahwa beberapa bidang hilang dari kumpulan hasil Anda. Jika kueri berisi bidang yang tidak Anda perbarui, Access tidak menampilkan bidang-bidang tersebut di hasil, secara default. Misalnya, mungkin Anda menyertakan bidang ID dari dua tabel untuk membantu memastikan bahwa kueri Anda mengidentifikasi dan memperbarui rekaman yang tepat. Jika Anda tidak memperbarui bidang ID tersebut, Access tidak menampilkannya di hasil.

Atas Halaman

Memperbarui data dari satu tabel ke tabel yang lain

Saat Anda perlu memperbarui data dari satu tabel ke tabel yang lain, pertimbangkan aturan berikut: tipe data untuk bidang sumber dan tujuan harus cocok atau kompatibel.

Selanjutnya, saat Anda memperbarui data dari satu tabel ke tabel yang lain dan menggunakan tipe data yang kompatibel bukannya tipe data yang cocok, Access mengonversi tipe data tersebut di tabel tujuan. Hasilnya, beberapa data di bidang tujuan dapat dipotong (dihapus). Bagian Batasan konversi tipe data mencantumkan cara-cara di mana Anda dapat dan tidak dapat mengonversi tipe data. Tabel di bagian ini juga menjelaskan ketika pengonversian tipe data dapat mengubah atau menghilangkan beberapa atau semua data di dalam bidang, dan data apa yang mungkin dihilangkan.

Proses pembaruan data dari satu tabel ke tabel yang lain mengikuti langkah berikut:

1. Buat kueri pembaruan dan tambahkan tabel sumber dan tujuan ke kueri.

2. Gabungkan tabel-tabel tersebut di bidang yang berisi informasi terkait.

3. Tambahkan nama bidang tujuan ke baris Bidang dari kisi desain kueri.

4. Tambahkan nama bidang tujuan Anda ke baris Perbarui ke dari kisi desain kueri dengan menggunakan sintaks berikut: [source_table].[source_field].

Langkah-langkah di bagian ini mengasumsikan penggunaan dua tabel yang serupa. Dalam contoh ini, tabel Klien terletak di database yang baru Anda wariskan, serta berisi data yang lebih baru dari tabel Pelanggan. Anda dapat melihat bahwa beberapa nama dan alamat manajer telah berubah. Dengan alasan tersebut, Anda memutuskan untuk memperbarui tabel Pelanggan dengan data di tabel Klien.

Membuat dan menjalankan kueri pembaruan

1. Di tab Buat, dalam grup Kueri, klik Desain Kueri. 

2. Pilih Tambahkan Tabel.

3. Klik ganda tabel sumber dan tujuan Anda untuk menambahkannya ke kueri. Masing-masing tabel muncul di jendela di desainer kueri.

4. Pada kebanyakan kasus, Access secara otomatis menggabungkan bidang yang terkait di kueri. Untuk menggabungkan bidang berisi informasi terkait secara manual, seret bidang terkait dari satu tabel ke bidang yang sama di tabel lainnya.

   Misalnya, jika Anda menggunakan tabel contoh sebelumnya, Anda menyeret bidang ID Klien ke bidang ID Pelanggan. Access membuat hubungan di antara kedua bidang tersebut dan menggunakan hubungan keduanya untuk menggabungkan rekaman mana pun yang terkait.

5. Pada tab Desain Kueri , dalam grup Tipe Kueri , klik Perbarui.

6. Di tabel tujuan, klik ganda bidang yang ingin Anda perbarui. Masing-masing bidang muncul di baris Bidang di kisi desain kueri.

   Jika Anda menggunakan tabel contoh, Anda menambahkan semua bidang kecuali bidang ID Pelanggan. Perhatikan bahwa nama tabel tujuan muncul di baris Tabel dari kisi desain.

7. Di baris Perbarui Ke dari kueri, di tiap kolom yang berisi bidang tujuan, tambahkan nama tabel sumber dan bidang di tabel sumber yang berkaitan dengan bidang di tabel tujuan, dan pastikan Anda menggunakan sintaks berikut: [Tabel].[Bidang], di mana Anda sertakan nama tabel dan bidang dengan kurung siku, dan Anda pisahkan nama tabel dan bidang dengan tanda titik.

   Gambar berikut memperlihatkan bagian kisi desain, menggunakan tabel contoh. Perhatikan sintaks untuk nama tabel dan bidang di baris Perbarui Ke.

   

   Selagi melanjutkan, ingat bahwa Anda harus mengeja nama tabel dan bidang di baris Perbarui Ke dengan benar, dan Anda harus mencocokkan setiap tanda baca di nama bidang dan tabel asli. Meski begitu, Anda tidak perlu mencocokkan huruf kapital.

8. Pada tab Desain Kueri , dalam grup Hasil , klik Jalankan.

9. Saat ditanyakan konfirmasi untuk memperbarui, klik Ya.

Batasan konversi tipe data

Tabel berikut menunjukkan tipe data yang disediakan Access, menjelaskan batasan apa pun perihal bagaimana caranya mengonversi tipe data, dan menguraikan dengan singkat tentang kemungkinan hilangnya data saat konversi berlangsung.

Atas Halaman

Menghentikan Mode Nonaktif dari memblokir kueri

Jika Anda berusaha menjalankan kueri tindakan dan sepertinya tidak ada yang terjadi, periksa bilah status Access untuk pesan berikut ini:

Tindakan atau kejadian ini telah diblokir oleh Mode Nonaktif.

Secara default, Access menonaktifkan semua kueri tindakan (pembaruan, penambahan, penghapusan, atau buat-tabel) kecuali jika database Anda berada di lokasi yang tepercaya atau database ditandatangani dan tepercaya. Jika Anda belum mengambil tindakan-tindakan tersebut, Anda tetap dapat mengaktifkan kueri untuk sesi database saat ini dengan mengklik Aktifkan Konten di Bilah Pesan.

Atas Halaman

Versi SQL: Pernyataan UPDATE

Jika Anda merasa nyaman bekerja dengan SQL, Anda juga dapat menulis pernyataan UPDATE dengan menggunakan tampilan SQL. Untuk menggunakan tampilan SQL, buat kueri baru yang kosong, lalu alihkan tampilan SQL.

Bagian ini menyajikan sintaks untuk dan contoh pernyataan UPDATE.