Membuat kotak surat bersama

Kontributor: Diane Faigel Nino Bilic
Terakhir diperbarui: 19 Juli 2017

Membuat kotak surat bersama untuk memungkinkan sekelompok orang memantau dan mengirim email dari alamat email umum, seperti info@contoso.com, kini menjadi mudah. Saat seseorang dalam grup membalas pesan yang dikirim ke kotak surat bersama, email akan terlihat berasal dari kotak surat bersama, bukan dari pengguna individu.

Kotak surat bersama menyertakan kalender bersama! Banyak bisnis kecil memilih untuk menggunakan kalender bersama sebagai tempat agar semua orang dapat memasukkan janji temu mereka. Misalnya, jika Anda memiliki 3 orang yang melakukan kunjungan pelanggan, mereka semua dapat menggunakan kalender bersama untuk memasukkan janji temu. Cara ini merupakan cara mudah agar semua orang terus mendapatkan informasi terbaru.

Membuat kotak surat bersama dan menambahkan anggota

Browser Anda tidak mendukung video. Instal Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player, atau Internet Explorer 9.
Membuat video kotak surat bersama

Cobalah!

  1. Masuk dengan akun admin Office 365 Anda di https://portal.office.com/adminportal/home.

    Masuk dengan akun admin Office 365 Anda.

    Masuk ke Office 365 yang dioperasikan oleh 21Vianet

  2. Di pusat Admin, masuk ke Grup > Kotak Surat Bersama.

    Pilih untuk membuka kotak surat bersama
  3. Di halaman Tambahkan kotak surat, masukkan nama untuk kotak surat bersama. Lalu panduan akan memilih alamat email, tetapi Anda dapat mengeditnya.

    Beri nama kotak surat bersama Anda.

  4. Klik Tambahkan. Prosesnya mungkin memerlukan beberapa menit sebelum Anda dapat menambahkan anggota.

  5. Di bawah Langkah berikutnya, pilih Tambahkan anggota ke kotak surat ini. Anggota adalah orang yang dapat menampilkan email masuk ke kotak surat bersama ini, juga balasan keluarnya.

    Pilih Tambahkan Anggota

  6. Pilih tombol +Tambahkan anggota. Centang orang-orang yang ingin Anda sertakan dalam kotak surat bersama, lalu klik Simpan.

    Pilih anggota untuk ditetapkan ke kotak surat bersama.

  7. Pilih Tutup.

Anda sudah selesai! Sekarang masuk ke langkah berikutnya: perbolehkan semua orang untuk melihat email Terkirim.

Izinkan semua orang untuk melihat email Terkirim (balasan)

Secara default, pesan yang dikirim dari kotak surat bersama tidak disimpan di folder Item Terkirim dalam kotak surat bersama. Pesan disimpan ke folder Item Terkirim milik orang yang mengirimkan pesan tersebut.

Jika Anda ingin memperbolehkan semua orang untuk melihat email Terkirim, di pusat admin Office 365, edit pengaturan kotak surat bersama, lalu pilih Item terkirim> Edit.

Pilih Item terkirim > Edit.

Menambahkan kotak surat bersama ke Outlook

Jika pemetaan otomatis diaktifkan di bisnis Anda (secara default, sebagian besar orang mengaktifkannya), kotak surat bersama akan otomatis muncul dalam aplikasi Outlook pengguna setelah aplikasi ditutup dan dimulai ulang.

Untuk mempelajari selengkapnya, lihat:

  • Membuka dan menggunakan kotak surat bersama di Outlook 2016 dan Outlook 2013

  • Membuka dan menggunakan kotak surat bersama dalam Outlook di web: Membalas sebagai alamat bersama (seperti penjualan@contoso.com) SULIT DILAKUKAN PADA KALI PERTAMA! Pengguna Anda perlu melakukan solusi ini (bug ini tidak akan diperbaiki):

    1. Buka Outlook di web dan masuk ke kotak surat bersama Anda.

    2. Buka pesan yang telah dikirimkan ke alamat bersama.

    3. Klik Balas.

    4. Di bagian bawah pesan, klik panah Lainnya > Perlihatkan dari.

      Klik panah Lainnya, kemudian klik Perlihatkan Dari

    5. Klik kanan di alamat Dari, seperti Indah@weewalter.me, lalu klik Hapus.

      Hapus alias DARI.

    6. Kemudian ketikkan alamat bersama seperti dukungan@contoso.com, lalu kirim pesan. Pada kali berikutnya Anda membalas dari kotak surat bersama, alamat kotak surat tersebut akan muncul sebagai opsi di menu menurun Dari.

      Alias kotak surat bersama akan muncul di kotak menurun DARI.

Menggunakan kotak surat bersama di perangkat seluler (ponsel atau tablet)

Untuk mengakses kotak surat bersama di perangkat seluler, buka browser Anda, masuk ke Office 365, kemudian buka Outlook di web. Untuk instruksinya, lihat poin di atas untuk Membuka dan menggunakan kotak surat bersama dalam Oultook di web. Dari Oultook di web, Anda dapat mengakses kotak surat bersama.

Anda tidak dapat mengakses kotak surat bersama dari aplikasi Outlook yang diinstal di perangkat seluler.

Menggunakan kalender bersama

Kami lebih memilih kalender kotak surat bersama daripada kalender SharePoint untuk melacak janji dan lokasi orang-orang. Kalender bersama terintegrasi dengan Outlook dan membuat pengingat, serta lebih mudah dibuat dan digunakan daripada kalender SharePoint.

  1. Dalam aplikasi Outlook, masuk ke tampilan kalender, lalu pilih kotak surat bersama.

    Pilih tampilan kalender

  2. Saat memasukkan janji temu, semua orang yang merupakan anggota kotak surat bersama akan dapat melihat janji tersebut.

Meneruskan email yang dikirim ke kotak surat bersama

  1. Di pusat admin Office 365, pilih kotak surat bersama yang ingin Anda edit.

  2. Pilih Penerusan email > Edit.

  3. Atur tombol alih ke Aktif dan masukkan alamat email penerusan. Anda hanya dapat memasukkan SATU alamat email. Alamat dapat berasal dari luar organisasi, seperti alamat Gmail, atau kotak surat bersama lainnya.

  4. Pilih Simpan.

Mengirim balasan otomatis dari kotak surat bersama

  1. Di pusat admin Office 365, pilih kotak surat bersama yang ingin Anda edit.

  2. Pilih Balasan otomatis > Edit.

  3. Atur tombol alih ke Aktif, lalu pilih apakah ingin mengirim balasan ke orang di dalam atau di luar organisasi. masukkan pesan Anda.

  4. Masukkan balasan yang ingin Anda kirim ke orang di dalam organisasi. Anda tidak dapat menambahkan gambar, hanya teks.

  5. Jika Anda juga ingin mengirim balasan ke orang di luar organisasi, pilih kotak centang, orang yang dituju untuk mengirimkan balasan, lalu ketik teks. Anda tidak dapat mengirim ke orang di luar organisasi saja tanpa mengirimnya ke orang di dalam organisasi.

  6. Pilih Simpan.

Batas kotak surat bersama: 50GB

Kotak surat bersama Anda dapat menyimpan data hingga 50GB tanpa perlu menetapkan lisensi ke kotak surat tersebut. Setelahnya, Anda perlu menetapkan lisensi ke kotak surat untuk menyimpan lebih banyak data.

Ketika kotak surat bersama mencapai batas penyimpanan, Anda dapat menerima pesan untuk sementara, namun tidak akan dapat mengirim email baru. Setelah itu, kotak surat bersama akan berhenti menerima email. Pengirim ke kotak surat akan mendapatkan tanda terima tidak terkirim.

Mencegah anggota dari menghapus pesan dalam kotak masuk bersama

Sayangnya, Anda tidak dapat mencegah orang-orang menghapus pesan dalam kotak masuk bersama. Misalnya, Anda memiliki 5 orang yang menggunakan kotak surat bersama. Salah satu dari mereka menghapus email setelah membacanya. Sekarang email telah dihapus untuk semua orang, meski mereka belum membaca pesan. Satu-satunya cara untuk mengatasi ini adalah dengan membuat Grup Office 365, bukan kotak surat bersama.

Grup di Outlook berfungsi seperti kotak surat bersama. Untuk perbandingan keduanya, lihat Membandingkan Grup. Untuk mempelajari selengkapnya tentang Grup, lihat Mempelajari selengkapnya tentang Grup, khususnya Grup di bagian Outlook di bawah halaman.

Hal lain yang perlu Anda ketahui tentang kotak surat bersama

  • Anda tidak perlu menetapkan lisensi untuk kotak surat bersama di bawah 50GB.

  • Anda perlu memberi izin (keanggotaan) pada pengguna untuk menggunakan kotak surat bersama. Hanya orang-orang dalam organisasi yang dapat menggunakan kotak surat bersama.

  • Anda tidak dapat memberikan akses kepada orang di luar bisnis (seperti orang-orang dengan akun Gmail) ke kotak surat bersama. Jika ingin melakukannya, pertimbangkan untuk membuat grup untuk Outlook sebagai gantinya. Untuk mempelajari selengkapnya, lihat Membuat grup Office 365 di pusat admin.

  • Anda tidak dapat mengakses kotak surat bersama dari Outlook untuk iPhone, Android, atau Mac. Jika Anda ingin mengakses kotak surat bersama dari salah satu perangkat tersebut, gunakan Outlook di web.

  • Anda tidak dapat mengenkripsi email yang dikirim dari kotak surat bersama.

  • Anda dapat mengonversi kotak surat pengguna ke kotak surat bersama. Lihat Mengonversi kotak surat pengguna ke kotak surat bersama.

Memperbaiki masalah pembuatan kotak surat bersama

  • Pesan kesalahan: Alamat proksi "smtp:<nama kotak surat bersama>" telah digunakan oleh alamat proksi atau LegacyExchangeDN "<nama>." Pilih alamat proksi lain.

    Masalah ini terjadi ketika Anda mencoba memberi nama kotak surat bersama dengan nama yang sudah digunakan. Misalnya, Anda ingin kotak surat bersama diberi nama info@domain1 dan info@domain2. Ada dua cara untuk melakukan hal ini:

Cara kerja pemetaan otomatis dengan kotak surat bersama

Pemetaan otomatis diatur di kotak surat pengguna, bukan kotak surat bersama.

Hal ini berarti jika Anda mencoba menggunakan grup keamanan untuk mengelola siapa yang memiliki akses ke kotak surat bersama, pemetaan otomatis tidak akan berfungsi. Jadi, jika ingin melakukan pemetaan otomatis, Anda harus menetapkan izin secara eksplisit.

Cara membuat kotak surat bersama di Pusat Admin Exchange

Beberapa pelanggan melakukan semua pekerjaan manajemen kotak suratnya di Pusat Admin Exchange. Berikut petunjuk tentang cara membuat kotak surat bersama menggunakan antarmuka tersebut.

Untuk melihat izin apa yang diperlukan guna melakukan langkah-langkah ini, lihat entri "Kotak surat pengguna" dalam Izin penerima.

  1. Masuk ke Penerima > Bersama > Tambahkan .

  2. Isi bidang yang diperlukan:

    • Nama Tampilan

    • Alamat email

  3. Untuk memberikan izin Akses Penuh atau Kirim Sebagai, klik Tambahkan, lalu pilih pengguna yang ingin Anda beri izin. Anda dapat menggunakan tombol CTRL untuk memilih beberapa pengguna. Tidak tahu izin mana yang harus digunakan? Lihat Izin mana yang harus Anda gunakan?.

    Catatan: Izin Akses Penuh memungkinkan pengguna untuk membuka kotak surat serta membuat dan mengubah item di dalamnya. Izin Kirim Sebagai memungkinkan semua orang selain pemilik kotak surat untuk mengirim email dari kotak surat bersama ini. Kedua izin diperlukan agar operasi kotak surat berjalan dengan baik.

  4. Klik Simpan untuk menyimpan perubahan dan membuat kotak surat bersama.

  1. Masuk ke Penerima > Bersama > Edit .

  2. Klik Delegasi kotak surat

  3. Untuk memberikan atau menghapus izin Akses Penuh dan Kirim Sebagai, klik Tambahkan atau Hapus lalu pilih pengguna yang ingin Anda beri izin.

    Catatan: Izin Akses Penuh memungkinkan pengguna untuk membuka kotak surat serta membuat dan mengubah item di dalamnya. Izin Kirim Sebagai memungkinkan semua orang selain pemilik kotak surat untuk mengirim email dari kotak surat bersama ini. Kedua izin diperlukan agar operasi kotak surat berjalan dengan baik.

  4. Klik Simpan untuk menyimpan perubahan Anda.

  • Akses Penuh Izin Akses Penuh memungkinkan pengguna untuk masuk ke kotak surat bersama dan bertindak sebagai pemilik kotak surat tersebut. Saat masuk, pengguna dapat membuat item kalender; membaca, menampilkan, menghapus, dan mengubah pesan email; membuat tugas dan kontak kalender. Namun, pengguna dengan izin Akses Penuh tidak dapat mengirim email dari kotak surat bersama kecuali mereka juga memiliki izin Kirim Sebagai atau Kirim atas Nama.

  • Kirim Sebagai Izin Kirim Sebagai memungkinkan pengguna meniru kotak surat bersama saat mengirim email. Misalnya, jika Krisna masuk ke kotak surat bersama Departemen Pemasaran lalu mengirim email, akan terlihat bahwa email dikirim oleh Departemen Pemasaran.

    Namun, mereka tidak akan dapat melihat email yang dikirim ke atau berasal dari alamat bersama.

  • Kirim atas Nama Izin Kirim atas Nama memungkinkan pengguna mengirim email atas nama kotak surat bersama. Misalnya, jika Joko masuk ke kotak surat bersama Gedung Pertemuan 32 lalu mengirim email, akan terlihat bahwa email dikirim oleh “Joko atas nama Gedung Pertemuan 32”. Anda tidak dapat menggunakan EAC untuk memberikan izin Kirim atas Nama. Gunakan cmdlet Set-Mailbox dengan parameter GrantSendonBehalf.

Gunakan cmdlet PowerShell New-Mailbox untuk membuat kotak surat bersama.

Contoh berikut ini memperlihatkan cara membuat kotak surat bersama Departemen Penjualan serta memberikan izin Akses Penuh dan Kirim atas Nama untuk grup keamanan MarketingSG. Pengguna yang menjadi anggota grup keamanan akan mendapatkan izin ke kotak surat tersebut.

Catatan: Contoh ini mengasumsikan bahwa Anda telah membuat grup keamanan MarketingSG, dan grup keamanan tersebut sudah didukung dengan email. Lihat Mengelola Grup Keamanan dengan Dukungan Email.

New-Mailbox -Shared -Name "Sales Department" -DisplayName "Sales Department" -Alias Sales | Set-Mailbox -GrantSendOnBehalfTo MarketingSG | Add-MailboxPermission -User MarketingSG -AccessRights FullAccess –InheritanceType All

Apakah saya harus membuat kotak surat bersama atau Grup Office 365 untuk Outlook?

Lihat Membandingkan grup untuk mendapatkan panduan.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×