Membuat dan mencetak Surat menggunakan gabungan Surat di Word 2016 untuk Mac

Penting: Artikel ini adalah terjemahan mesin, lihat penafian. Temukan versi bahasa Inggris artikel di sini sebagai rujukan Anda.

Bila Anda memiliki surat massal untuk mengirim ke orang-orang di daftar Kirim Anda, Anda bisa menggunakan gabungan surat untuk membuat kumpulan dipersonalisasi huruf. Setiap huruf yang dihasilkan memiliki tata letak identik, pemformatan, teks dan grafik. Hanya bagian tertentu dari huruf berbeda-beda dan dipersonalisasi.

Terdapat tiga file dalam membuat dan mencetak huruf menggunakan proses penggabungan Surat:

  • Dokumen utama
    dokumen ini berisi teks dan grafik (logo atau gambar, misalnya) yang sama untuk setiap versi dokumen gabungan. Isi huruf adalah contoh identik konten.

  • Daftar Kirim Anda
    dokumen ini berisi data yang digunakan untuk mengumpulkan informasi dalam huruf. Daftar Kirim Anda memiliki nama, misalnya, dan dokumen utama Anda adalah huruf yang akan dialamatkan ke nama di daftar Anda.

  • Dokumen yang digabungkan
    dokumen ini adalah kombinasi dokumen utama dan daftar kirim. Gabungan Surat mengambil informasi dari daftar kirim dan meletakkannya dalam dokumen utama, hasilnya dipersonalisasi untuk setiap orang.

Ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk membuat dan mencetak dipersonalisasi Surat menggunakan gabungan surat.

Sebelum Anda mulai gabungan surat, Siapkan Surat Anda. Jika Anda sedang memungkinkan orang mengetahui tentang acara yang akan datang, misalnya, Sertakan nama, tanggal, waktu, dan lokasi acara. Ini adalah rincian yang penting untuk semua penerima surat Anda.

  1. Pada tab surat-menyurat , di grup mulai gabungan Surat , pilih mulai gabungan Surat > surat.

    Surat formulir

  2. Dalam Word, ketik isi huruf yang ingin Anda kirimkan kepada semua orang.

Daftar kirim adalah sumber data Anda. Bisa Excel lembar bentang, direktori Outlook kontak, Access database atau daftar alamat Office . Berisi catatan yang Word menggunakan untuk menarik informasi dari untuk membuat surat Anda.

Tips

  • Jika Anda tidak memiliki daftar kirim, Anda bisa membuat selama gabungan surat. Sebelum Anda memulai proses penggabungan surat, mengumpulkan semua catatan data Anda, dan menambahkannya ke sumber data Anda.

  • Jika Anda menggunakan lembar bentang Excel , pastikan bahwa kolom untuk kode ZIP atau kode pos adalah diformat sebagai tekssehingga Anda tidak kehilangan angka nol.

  • Jika Anda ingin menggunakan kontak Outlook Anda, pastikan Outlook program email default Anda. Untuk melakukan ini, buka Apple Mail, dan pada menu pesan , pilih preferensi. Pada tab umum , di samping Default pembaca email, pilih Microsoft Outlook

  • Anda juga bisa menggunakan kontak Apple Anda, buat yakin Apple mail adalah program email default Anda.

  • Database pro FileMake digunakan sebagai sumber data Anda untuk gabungan surat.

  1. Pada tab surat-menyurat , pilih Pilih Penerima, dan lalu pilih opsi.

    Pada tab surat-menyurat, pilih Penerima disorot dengan daftar opsi

    Pilih

    Untuk

    Membuat daftar baru

    Memulai daftar alamat baru saat Anda sedang mengatur gabungan Surat

    Gunakan daftar yang ada

    Menggunakan lembar bentang Excel , atau tipe lainnya dari data file, sebagai daftar alamat Anda

    Pilih dari kontak Outlook

    Pilih nama secara langsung dari kontak Outlook Anda untuk daftar alamat Anda

    Apple kontak

    Pilih nama secara langsung dari buku alamat Apple untuk daftar alamat Anda

    FileMaker Pro

    Mengimpor data dari database FileMaker Pro

  2. Jika Anda memilih buat daftar baru, ikuti langkah-langkah ini:

    1. Dalam kotak dialog Edit Daftar bidang , Word secara otomatis membuat bidang untuk beberapa informasi dasar, seperti nama depan, nama belakang, dan alamat. Jika Anda ingin menambahkan kolom baru — sebagai contoh, bidang pesan — Tambahkan sekarang, sehingga Anda bisa mengisinya ketika Anda mengetikkan entri. Di bawah nama bidang baru, ketik nama bidang yang ingin Anda tambahkan dan lalu pilih tanda plus (+).

      Tips: Untuk mengubah urutan bidang, pilih bidang yang ingin Anda Pindahkan, lalu gunakan atas atau bawah panah untuk memindahkan bidang di mana Anda ingin dalam daftar.

    2. Ketika semua bidang disiapkan dengan cara yang Anda inginkan, pilih buat untuk membuat daftar.

  3. Jika Anda memilih gunakan daftar yang ada, ikuti langkah-langkah ini:

    1. Telusuri ke file yang ingin Anda gunakan dan pilih buka.

    2. Jika Anda memilih untuk membuka lembar bentang Excel, di kotak dialog Buka buku kerja , pilih lembar yang ingin Anda gunakan, dan biarkan Rentang sel kosong untuk menggunakan seluruh lembar kerja atau masukkan rentang sel untuk data yang ingin Anda gunakan, lalu pilih OK.

  4. Jika Anda memilih pilih dari kontak Outlook atau Apple kontak, ikuti langkah-langkah ini:

    1. Pilih Filter Penerima untuk memilih penerima yang ingin Anda sertakan.

    2. Untuk kontak Outlook , dalam kotak dialog Opsi kueri , di samping Daftar Penerima gabungan Surat dengan, pilih catatan lengkap. Di daftar kontak, pilih kontak yang Anda inginkan untuk mengirim email massal, dan lalu pilih OK.

    3. Untuk kontak Apple, di kotak dialog Opsi kueri , di bawah Apple grup kontak, pilih grup yang Anda inginkan mengirim email massal dan lalu pilih OK.

    4. Untuk FileMaker Pro Database, pilih database file dalam kotak dialogpilih Database FileMaker Pro untuk digunakan sebagai sumber Data dan pilih buka

  1. Pada tab surat-menyurat , pilih Sisipkan bidang gabungan dan pilih bidang yang ingin Anda tambahkan.

    Pada tab surat-menyurat, sisipkan bidang gabungan disorot

    Terus tambahkan bidang hingga Anda menambahkan semua informasi yang Anda inginkan pada surat Anda.

  2. Memformat bidang dalam huruf agar terlihat seperti yang Anda inginkan sisa amplop Anda terlihat. Sebagai contoh, termasuk spasi antara pertama dan terakhir nama bidang dan tekan Return untuk memulai baris baru untuk bidang alamat.

    Tips: Untuk mengurutkan daftar Penerima Anda atau menghapus Penerima, pada tab surat-menyurat , pilih Filter Penerima, dan lalu pilih Catatan Urutkan atau Filter. Bila Anda sudah selesai, pilih OK.

  1. Pada tab surat-menyurat , pilih Pratinjau hasil untuk melihat tampilan surat Anda. Gunakan panah kiri dan kanan pada tab surat-menyurat , untuk menggulir menelusuri setiap huruf.

    Pada tab surat-menyurat, pratinjau hasil disorot

  2. Untuk membuat perubahan pemformatan tambahan, pilih Pratinjau hasil lagi, yang memungkinkan Anda menambahkan atau menghapus bidang gabungan.

  3. Ketika huruf melihat cara yang Anda inginkan, pada tab surat-menyurat , pilih selesaikan & gabungkan > Cetak dokumen untuk menyelesaikan gabungan surat.

    Pada tab surat-menyurat, selesai & gabungkan dan opsi cetak dokumen disorot

    Tips: Jika Anda ingin meninjau dan memperbarui setiap huruf secara individual sebelum mencetak, pada tab surat-menyurat , pilih selesaikan & gabungkan > Edit dokumen Individual. Bila Anda sudah selesai, klik File > cetak untuk mencetak amplop.

Ketika Anda menyimpan dokumen gabungan surat, tetap terhubung ke daftar Kirim Anda sehingga Anda bisa menggunakannya untuk surat massal Anda berikutnya.

Untuk menggunakan kembali dokumen gabungan surat Anda

  • Buka dokumen gabungan surat dan pilih ya saat Word meminta Anda untuk mempertahankan koneksi.

Untuk mengubah alamat dalam dokumen gabungan Surat

  • Buka dokumen gabungan surat dan pilih Edit Daftar Penerima untuk mengurutkan, memfilter, dan pilih alamat tertentu.

Catatan: Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×