Membuat dan berbagi folder publik di Outlook

Penting: Artikel ini adalah terjemahan mesin, lihat penafian. Temukan versi bahasa Inggris artikel di sini sebagai rujukan Anda.

Folder publik di Outlook memberikan tempat yang bagus bagi Anda untuk mengumpulkan, mengatur, dan membagikan informasi tentang topik atau proyek tertentu di dalam organisasi. "Publik" dalam masalah ini berarti dapat dilihat oleh setiap orang di dalam perusahaan, bukan dunia pada umumnya. Ketika Anda memposting pesan ke folder publik, Anda tidak mengirim email itu ke siapa pun, sehingga tidak satu pun kotak masuk yang akan kacau. Sebaliknya, orang dapat memeriksa folder tersebut kapan pun mereka ingin mencari postingan yang menarik.

Penting: Anda membutuhkan Microsoft Exchange Server dan akun email Exchange untuk menggunakan folder publik dengan Outlook. Kebanyakan beranda dan akun email pribadi tidak menggunakan Exchange.

Langkah 1: Hubungi administrator Exchange Anda

Organisasi Anda mungkin tidak memperbolehkan folder publik atau mungkin mempunyai kebijakan tentang cara penggunaannya. Hubungi administrator Anda agar Anda berada pada jalur yang tepat. Jika organisasi Anda memperbolehkan dan mendukung penggunaan folder publik tapi folder publik tingkat atas belum ada, minta administrator Exchange Anda untuk membuatnya.

Ketika folder tingkat atas tersedia, hanya dengan menekan Ctrl + 6 untuk menampilkannya dan kontennya di panel Folder Outlook.

Langkah 2: Membuat dan menamai folder Anda

  1. Tekan Ctrl+6 untuk melihat Folder Publik di Panel Folder.

    Penting: Jika Anda tidak melihat bagian Folder publik di panel Folder, lihat administrator email Exchange lokal. Mereka harus memasangnya untuk Anda.

  2. Klik kanan Folder Publik, dan klik Folder Baru.

    Folder Publik

  3. Namai folder, dan klik OK.

Tips: 

  • Anda bisa menambahkan folder publik ke folder favorit Anda. Lalu di Outlook Web App, Anda bisa menjalankan fungsi tertentu dalam folder publik yang sama, seperti membuat, memperbarui atau menghapus item. Tindakan ini bisa dilakukan di kalender, kontak, email dan postingan folder publik.

  • Untuk menambahkan folder publik ke favoritAnda, klik kanan folder, lalu pilih Tambahkan ke favorit ….

  • Untuk informasi tentang cara menggunakan folder favorit di Outlook Web App, lihat bekerja dengan pesan folder di Outlook Web App.

Langkah 3: Menyetel izin folder untuk pengguna dan grup

Secara default, Outlook memberikan izin hanya untuk Anda, sebagai pembuat folder publik, sehingga Anda perlu khusus memberikan izin kepada orang-orang sehingga mereka bisa membaca dan memposting konten dalam folder. Pelajari cara mengubah izin untuk folder publik.

Mulai menggunakan folder publik

Berikut ini beberapa cara yang umum menggunakan folder publik di perusahaan:

Diskusi online

Simpan setiap topik diskusi di subfoldernya sendiri. Ketika diperlukan, setel izin untuk setiap subfolder (mungkin Anda ingin membatasi akses ke folder yang memuat informasi rahasia atau sensitif). Sebuah topik mempunyai moderatornya sendiri untuk mengontrol kapan pun item diposting, dan untuk menghapus postingan yang tidak memenuhi standar perusahaan atau melanggar kebijakan.

Berbagi kalender, daftar kontak dan daftar tugas

Lampirkan kalender, kontak, dan tugas atau daftar tugas ke postingan untuk berbagi informasi dengan orang yang mempunyai akses ke folder. Tipe lokasi terpusat ini memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi pada proyek tim.

Perbedaan antara folder email dan folder publik

  • Ketika Anda beralih dari folder email ke folder publik, tombol Postingan Baru di atas Panel Folder berubah menjadi Email Baru – karena biasanya Anda memposting item bukan mengirim pesan email di folder publik.

  • Ketika Anda membalas postingan di folder publik, tidak ada tombol Balas Semua. Siapa pun yang melihat konten folder dapat melihat postingan Anda.

Selengkapnya tentang folder Outlook

Beralih antar folder Outlook

Mengubah izin untuk folder publik

Membuat folder publik dan menentukan izin, tampilan, formulir, dan aturan

Untuk membuat folder publik, Anda harus memiliki izin untuk membuat folder di folder publik yang sudah ada. Untuk informasi tentang cara mendapatkan izin, lihat administrator Anda.

  1. Pada File menu, tunjuk ke baru, dan lalu klik Folder.

  2. Dalam kotak Nama, masukkan nama untuk folder tersebut.

  3. Dalam kotak Folder berisi , klik tipe folder yang ingin Anda buat.

  4. Di daftar Pilih tempat meletakkan folder , klik lokasi untuk folder.

    Untuk dengan cepat memulai folder publik dengan item yang sudah ada:

    1. Di daftar Folder, di panel navigasi, klik folder yang ingin Anda salin.

    2. Pada File menu, arahkan ke Folder, dan lalu klik nama Folder Salin.

    3. Di daftar, klik lokasi yang Anda inginkan disalin ke folder.

  1. Di Daftar Folder, di Panel Navigasi, klik kanan folder publik yang ingin Anda bagikan, dan lalu klik properti pada menu pintasan.

    Anda harus memiliki izin pemilik untuk folder publik untuk mengatur izin untuk folder berbagi. Anda bisa mengatur izin untuk folder hanya satu per satu.

  2. Klik tab izin .

  3. Klik Tambahkan.

  4. Dalam kotak pencarian , masukkan nama orang yang ingin Anda beri izin berbagi untuk.

  5. Klik Tambahkan, lalu klik OK.

  6. Di daftar nama , klik nama orang yang baru saja Anda tambahkan.

  7. Di bawah izin, pilih pengaturan yang Anda inginkan.

    Catatan: Anda dapat menetapkan setiap orang yang memiliki akses ke folder izin yang sama dengan mengklik Default dalam daftar nama .

Lakukan salah satu hal berikut ini:

  • Membuat tampilan dari awal

    1. Di menu Tampilan, arahkan ke Tampilan Saat Ini, lalu klik Tentukan Tampilan.

    2. Klik Baru.

    3. Dalam kotak Nama tampilan baru, ketikkan nama.

    4. Dalam kotak tipe tampilan , pilih tipe tampilan yang Anda inginkan.

    5. Untuk mengubah tempat tampilan akan tersedia, klik opsi di bawah dapat digunakan pada.

    6. Klik OK.

    7. Untuk mengkustomisasi lebih lanjut tampilan, di bawah Deskripsi, klik tombol, dan lalu pilih opsi yang ingin Anda gunakan.

    8. Setelah Anda selesai memilih opsi, klik OK.

    9. Untuk langsung menggunakan tampilan tersebut, klik Terapkan Tampilan.

  • Membuat tampilan berdasarkan tampilan standar

    1. Beralih ke tampilan Anda ingin mendasarkan tampilan baru.

    2. Pada menu tampilan , arahkan ke Tampilan saat ini, dan lalu klik Kustomisasi tampilan saat ini.

    3. Untuk setiap tipe perubahan yang ingin Anda buat, di bawah Deskripsi, klik tombol, dan lalu pilih opsi yang Anda inginkan.

    4. Bila Anda sudah selesai membuat perubahan, tutup kotak dialog Kustomisasi tampilan .

    5. Di menu Tampilan, arahkan ke Tampilan Saat Ini, lalu klik Tentukan Tampilan.

    6. Dalam kotak tampilan untuk folder nama folder , klik pengaturan tampilan saat ini.

    7. Klik Salin.

    8. Dalam kotak Nama tampilan baru, ketikkan nama.

    9. Untuk mengubah tempat tampilan akan tersedia, klik salah satu opsi di bawah Dapat digunakan di.

      Catatan: Tampilan baru ditambahkan ke Tampilan saat ini  submenu (pada menu tampilan , arahkan ke Susun menurut).

Untuk mengubah tampilan default untuk folder publik, Anda harus memiliki izin pemilik untuk folder, dan harus ada setidaknya satu ditetapkan tampilan kustom untuk folder yang terlihat bagi semua orang.

  1. Di Daftar Folder, di Panel Navigasi, klik kanan folder publik, dan lalu klik properti pada menu pintasan.

  2. Klik tab administrasi .

    Jika tab administrasi tidak muncul, Anda tidak memiliki izin pemilik.

  3. Di daftar tampilan awal pada folder , klik tampilan yang Anda inginkan muncul setiap kali folder dibuka.

    Tampilan Normal menampilkan tampilan default Microsoft Outlook untuk tipe item di folder.

Anda harus memiliki izin Editor, Editor penerbitan atau pemilik untuk menambahkan bentuk ke folder privat bersama atau ke folder publik. Jika folder folder publik, dan Anda memiliki izin pemilik, Anda bisa membatasi formulir yang tersedia untuk orang lain yang menggunakan folder.

  1. Di Daftar Folder, di Panel Navigasi, klik kanan folder, dan lalu klik properti pada menu pintasan.

  2. Klik tab formulir .

  3. Untuk menambahkan formulir ke formulir yang terkait dengan folder ini daftar, klik Kelola, lalu menunjukkan formulir.

  4. Klik Tutup.

  5. Untuk membatasi formulir yang Anda inginkan agar tersedia untuk orang lain yang menggunakan folder, klik opsi di bawah Perbolehkan ini formulir di folder ini.

Anda harus memiliki izin pemilik untuk folder publik untuk membuat atau mengubah aturan untuk itu.

  1. Di Daftar Folder, di Panel Navigasi, klik kanan folder publik yang Anda inginkan untuk membuat atau mengubah aturan untuk, dan lalu klik properti pada menu pintasan.

  2. Klik tab administrasi .

  3. Klik Folder asisten.

  4. Lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Untuk membuat aturan, klik Tambahkan aturan.

    • Untuk mengubah aturan yang sudah ada, klik aturan dalam daftar, dan lalu klik Edit aturan.

  5. Masukkan kondisi yang item yang harus dipenuhi terjadinya tindakan. Untuk kondisi lainnya, klik tingkat lanjut.

  6. Melakukan tindakan ini, pilih opsi yang Anda inginkan.

    Catatan: Saat Anda membuat aturan, hal ini aktif secara default.

Lakukan salah satu hal berikut ini:

  • Berbagi kalender

    1. Membuat folder baru, dan pilih item kalender di daftar Folder berisi .

    2. Dalam daftar Pilih lokasi untuk meletakkan folder, klik Kalender, lalu klik OK.

    3. Tambahkan Rapat dan acara ke folder.

  • Berbagi daftar kontak

    1. Membuat folder baru, dan pilih kontak item di daftar Folder berisi .

    2. Di daftar Pilih tempat meletakkan folder , klik kontak, dan lalu klik OK.

    3. Menambahkan kontak ke folder.

      Catatan: Daftar kontak bersama muncul di Outlook buku alamat/kontak.

  • Berbagi daftar tugas

    1. Membuat folder baru, dan pilih tugas item di daftar Folder berisi .

    2. Di daftar Pilih tempat meletakkan folder , klik tugas, dan lalu klik OK.

    3. Menambahkan tugas ke folder.

      Catatan: Saat Anda bisa menyalin daftar tugas ke folder publik, Anda tidak bisa menyalin permintaan tugas ke folder publik atau membuat permintaan tugas dari folder publik.

  • Mengirim informasi di folder publik

    1. Buka folder publik yang Anda ingin memposting informasi di.

    2. Untuk menggunakan formulir default untuk memposting informasi, klik File menu, tunjuk ke baru, dan lalu klik posting di Folder ini.

    3. Dalam formulir, masukkan informasi yang Anda inginkan untuk memposting.

    4. Klik Posting.

Membuat folder publik yang dimoderasi

Anda harus memiliki izin pemilik untuk folder publik untuk menunjuk sebagai folder dimoderasi.

  1. Di Daftar Folder, di Panel Navigasi, klik kanan folder publik, dan lalu klik properti pada menu pintasan.

  2. Pada tab administrasi , klik Folder dikelola.

  3. Pilih kotak centang menyiapkan folder sebagai folder dimoderasi .

  4. Dalam kotak meneruskan item baru , masukkan nama orang yang menerima pesan masuk atau nama folder publik alternatif pesan yang menyimpan untuk ditinjau. Moderator yang meninjau Tentukan di langkah 6.

  5. Opsional: Untuk secara otomatis mengirim respons saat pesan baru yang diterima oleh moderator, pilih opsi di bawah balas ke item baru dengan.

    Pilih salah satu opsi berikut ini:

    • Respons standar   

      "Terima kasih atas kiriman Anda. Harap diperhatikan bahwa pengiriman untuk beberapa folder atau grup diskusi ditinjau untuk menentukan apakah mereka harus membuat tersedia untuk publik. Dalam kasus ini, akan ada penundaan sebelum pengiriman disetujui bisa dilihat oleh orang lain."

    • Respons kustom   

      Klik respons kustom, dan lalu klik Templat. Ketikkan teks respons kustom Anda.

    Moderator tidak akan menerima salah satu respons ini saat mereka mengirim pesan.

  6. Untuk menambahkan atau menghapus nama-nama orang-orang yang moderator, klik Tambahkan atau Hapus.

  7. Opsional: Untuk menampilkan properti moderator dipilih, klik properti.

Atas halaman

Catatan: Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×