Manajemen Hak Informasi di Office

Jika mendapatkan kesalahan izin file ketika mencoba menampilkan dokumen atau email, artinya Anda memiliki masalah terkait Manajemen Hak Informasi (IRM). Anda dapat menggunakan IRM untuk membatasi izin untuk konten dalam dokumen, buku kerja, dan presentasi dengan Office. IRM memungkinkan pengaturan izin akses untuk membantu mencegah informasi sensitif dicetak, diteruskan, atau disalin oleh orang yang tidak berwenang. Ketika izin untuk file dibatasi menggunakan IRM, batasan penggunaan dan akses diberlakukan meskipun file sampai kepada penerima yang tidak diinginkan. Hal tersebut dapat terjadi karena izin akses disimpan dalam dokumen, buku kerja, presentasi, atau pesan email itu sendiri, dan harus diautentikasi terhadap server IRM.

IRM juga membantu orang-orang menerapkan preferensi pribadi untuk transmisi informasi personal atau pribadi. IRM memungkinkan organisasi memberlakukan kebijakan perusahaan yang mengatur kontrol dan penyebaran informasi rahasia atau hak milik.

Menggunakan IRM di Office

Pilih platform yang Anda gunakan dari tab pada halaman ini.

Menggunakan IRM di Office, Anda dapat mengelola hak atas file XML Paper Specification (.xps) dan tipe file berikut ini:

File Word

Tipe file

Ekstensi

Dokumen

.doc

Dokumen

.docx

Dokumen dengan makro aktif

.docm

Templat

.dot

Templat

.dotx

Templat dengan makro aktif

.dotm

File Excel

Tipe file

Ekstensi

Buku kerja

.xls

Buku kerja

.xlsx

Buku kerja dengan makro aktif

.xlsm

Templat

.xlt

Templat

.xltx

Templat dengan makro aktif

.xltm

Buku kerja biner non-XML

.xlsb

Add-in dengan makro aktif

.xla

Add-in dengan makro aktif

.xlam

File PowerPoint

Tipe file

Ekstensi

Presentasi

.ppt

Presentasi

.pptx

Presentasi dengan makro aktif

.pptm

Templat

.pot

Templat

.potx

Templat dengan makro aktif

.potm

Peragaan

.pps

Peragaan

.ppsx

Peragaan dengan makro aktif

.ppsm

Tema Office

.thmx

Catatan: 

  • Saat tipe file yang disebutkan di atas dilampirkan dalam pesan email yang dikelola hak di Outlook, file secara otomatis juga akan dikelola hak.

  • Jika melampirkan file pesan (.msg) di pesan email yang dikelola hak, pesan yang dilampirkan tidak akan dikelola hak. IRM tidak mengelola hak atas tipe file .msg.

Mengonfigurasikan komputer Anda untuk menggunakan IRM

Untuk menggunakan IRM di Office, perangkat lunak minimum yang diperlukan adalah Windows Rights Management Services (RMS) Client Service Pack 1 (SP1). Administrator RMS dapat mengonfigurasi kebijakan IRM khusus perusahaan yang menentukan siapa yang dapat mengakses informasi serta tingkat pengeditan yang diizinkan untuk pesan email. Misalnya, administrator perusahaan dapat menentukan templat hak bernama "Rahasia Perusahaan," yang menetapkan bahwa pesan email yang menggunakan kebijakan tersebut hanya dapat dibuka oleh pengguna di dalam perusahaan.

Mengunduh izin

Saat pertama kali mencoba membuka dokumen, buku kerja, atau presentasi dengan izin terbatas, Anda harus tersambung ke server pelisensi untuk memverifikasi kredensial dan mengunduh lisensi penggunaan. Lisensi penggunaan menentukan tingkat akses yang Anda miliki terhadap file. Proses ini diperlukan untuk setiap file yang memiliki izin terbatas. Dengan kata lain, konten dengan izin terbatas tidak dapat dibuka tanpa lisensi penggunaan. Mengunduh izin mengharuskan Office untuk mengirimkan kredensial, yang menyertakan alamat email serta informasi tentang hak izin Anda ke server pelisensi. Informasi yang terdapat dalam dokumen, buku kerja, atau presentasi tidak akan dikirim ke server pelisensi. Untuk informasi selengkapnya, silakan baca Hal-hal Penting Terkait Pernyataan Privasi untuk Microsoft Office 2010.

Membatasi izin untuk konten dalam file

Penulis dapat membatasi izin untuk dokumen, buku kerja, dan presentasi per pengguna, per file, atau per grup (izin berbasis grup memerlukan layanan direktori Direktori Aktif untuk perluasan grup). Penulis menggunakan kotak dialog Izin untuk memberikan akses Baca dan Ubah kepada pengguna serta mengatur tanggal kedaluwarsa konten. Misalnya, Randi, penulis dokumen, dapat memberikan izin kepada Heni untuk membaca dokumen Word, namun tidak mengubahnya. Randi dapat memberikan izin kepada Budi untuk mengubah serta menyimpan dokumen. Randi juga dapat memutuskan untuk membatasi akses Heni dan Budi ke dokumen ini selama lima hari sebelum izin atas dokumen kedaluwarsa. Untuk informasi tentang cara mengatur tanggal kedaluwarsa untuk dokumen, buku kerja, atau presentasi, lihat Menetapkan tanggal kedaluwarsa untuk file.

Izin

  1. Simpan dokumen, buku kerja, atau presentasi.

  2. Klik tab File.

  3. Lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Di Word, pada tab Info, klik Proteksi Dokumen, arahkan ke Batasi Izin menurut Orang, lalu klik Akses Terbatas.

    • Di Excel, pada tab Info, klik Proteksi Buku Kerja, arahkan ke Batasi Izin menurut Orang, lalu klik Akses Terbatas.

    • Di PowerPoint, pada tab Info, klik Proteksi Presentasi, arahkan ke Batasi Izin menurut Orang, lalu klik Akses Terbatas.

  4. Dalam kotak dialog Izin, lakukan salah satu hal berikut:

    • Di Word, pilih Batasi izin untuk dokumen ini, lalu tetapkan tingkat akses yang Anda inginkan untuk setiap pengguna.

    • Di Excel, pilih Batasi izin untuk buku kerja ini, lalu tetapkan tingkat akses yang Anda inginkan untuk setiap pengguna.

    • Di PowerPoint, pilih Batasi izin untuk presentasi ini, lalu tetapkan tingkat akses yang Anda inginkan untuk setiap pengguna.

      Pilihan Anda mungkin terbatas jika administrator telah mengatur kebijakan izin kustom yang tidak dapat diubah setiap orang.

      Tingkat izin

    • Baca    Pengguna dengan izin Baca dapat membaca dokumen, buku kerja, atau presentasi, tetapi tidak memiliki izin untuk mengedit, mencetak, atau menyalinnya.

    • Ubah    Pengguna dengan izin Ubah dapat membaca, mengedit, dan menyimpan perubahan pada dokumen, buku kerja, atau presentasi, tetapi tidak memiliki izin untuk mencetaknya.

    • Kontrol Penuh    Pengguna dengan izin Kontrol Penuh memiliki izin penulisan lengkap dan, sama seperti penulis, dapat melakukan apa pun dengan dokumen, buku kerja, atau presentasi, seperti menetapkan tanggal kedaluwarsa untuk konten, mencegah pencetakan, dan memberikan izin untuk pengguna. Setelah izin untuk pengguna yang berwenang atas dokumen, buku kerja, atau presentasi kedaluwarsa, dokumen, buku kerja, atau presentasi hanya dapat dibuka oleh penulis atau pengguna dengan izin Kontrol Penuh. Penulis selalu memiliki izin Kontrol Penuh.

  5. Untuk memberikan izin Kontrol Penuh kepada seseorang, dalam kotak dialog Izin, klik Opsi Lainnya, lalu di kolom Tingkat Akses, klik panah, dan klik Kontrol Penuh dalam daftar Tingkat Akses.

    Kotak dialog Izin

  6. Setelah menetapkan tingkat izin, klik OK.

    Bilah Pesan akan muncul, yang menunjukkan bahwa dokumen, buku kerja, atau presentasi dikelola hak. Jika Anda harus membuat perubahan izin akses untuk dokumen, buku kerja, atau presentasi, klik Ubah Izin.

    bilah pesan di word

    Jika dokumen, buku kerja, atau presentasi yang memiliki izin terbatas diteruskan kepada orang yang tidak berwenang, sebuah pesan akan muncul dengan alamat situs Web atau alamat email penulis sehingga orang tersebut dapat meminta izin untuk dokumen, buku kerja, atau presentasi.

    Kotak dialog yang memperlihatkan bahwa dokumen dengan izin terbatas dialihkan ke orang yang tidak diotorisasi

    Jika penulis memilih untuk tidak menyertakan alamat email, pengguna yang tidak berwenang akan mendapatkan pesan kesalahan.

Menetapkan tanggal kedaluwarsa untuk file
  1. Buka file.

  2. Klik tab File

  3. Lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Di Word, pada tab Info, klik Proteksi Dokumen, arahkan ke Batasi Izin menurut Orang, lalu klik Akses Terbatas.

    • Di Excel, pada tab Info, klik Proteksi Buku Kerja, arahkan ke Batasi Izin menurut Orang, lalu klik Akses Terbatas.

    • Di PowerPoint, pada tab Info, klik Proteksi Presentasi, arahkan ke Batasi Izin menurut Orang, lalu klik Akses Terbatas.

  4. Dalam kotak dialog Izin, lakukan salah satu hal berikut:

    • Di Word, centang kotak Batasi izin untuk dokumen ini, lalu klik Opsi Lainnya.

    • Di Excel, centang kotak Batasi izin untuk buku kerja ini, lalu klik Opsi Lainnya.

    • Di PowerPoint, centang kotak Batasi izin untuk presentasi ini, lalu klik Opsi Lainnya.

  5. Di bawah Izin tambahan untuk pengguna, lakukan salah satu hal berikut:

    • Di Word, centang kotak Dokumen ini kedaluwarsa pada, lalu masukkan tanggal.

    • Di Excel, centang kotak Buku kerja ini kedaluwarsa pada, lalu masukkan tanggal.

    • Di PowerPoint, centang kotak Presentasi ini kedaluwarsa pada, lalu masukkan tanggal.

  6. Klik OK dua kali.

Menggunakan akun pengguna Windows yang berbeda untuk mengelola hak file

  1. Buka dokumen, lembar kerja, atau presentasi.

  2. Klik tab File.

  3. Lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Di Word, pada tab Info, klik Proteksi Dokumen, arahkan ke Batasi Izin menurut Orang, lalu klik Kelola Kredensial.

    • Di Excel, pada tab Info, klik Proteksi Buku Kerja, arahkan ke Batasi Izin menurut Orang, lalu klik Kelola Kredensial.

    • Di PowerPoint, pada tab Info, klik Proteksi Presentasi, arahkan ke Batasi Izin menurut Orang, lalu klik Kelola Kredensial.

  4. Lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Dalam kotak dialog Pilih Pengguna, pilih alamat email akun yang ingin Anda gunakan, lalu klik OK.

    • Dalam kotak dialog Pilih Pengguna, klik Tambahkan, ketikkan kredensial untuk akun baru, lalu klik OK dua kali.

      Kotak dialog Pilih Pengguna

Menampilkan konten dengan izin terbatas

Untuk menampilkan konten yang dikelola hak dan izinnya Anda miliki dengan menggunakan Office, cukup buka dokumen, buku kerja, atau presentasi tersebut.

Jika ingin menampilkan izin yang Anda miliki, klik Tampilkan Izin di Bilah Pesan atau klik salah satu hal berikut pada bilah status di bagian bawah layar:

  • Dokumen ini berisi kebijakan izin Tombol menunjukkan bahwa dokumen ini berisi kebijakan izin

  • Buku kerja ini berisi kebijakan izin Tombol menunjukkan bahwa dokumen ini berisi kebijakan izin

  • Presentasi ini berisi kebijakan izin Tombol menunjukkan bahwa dokumen ini berisi kebijakan izin

Catatan: Untuk membatasi izin atas konten dalam file, Anda harus memiliki Office untuk Mac Standard 2011.

IRM di Office untuk Mac 2011 dan Office untuk Mac 2016 menyediakan tiga tingkat izin.

Tingkat Izin

Memperbolehkan

Membaca

Membaca

Mengubah

Membaca, mengedit, menyalin, menyimpan perubahan

Kontrol Penuh

Membaca, mengedit, menyalin, menyimpan perubahan, mencetak, memberikan izin kepada pengguna, menyetel tanggal kedaluwarsa konten, mengakses konten secara terprogram

Lakukan salah satu hal berikut ini:

Menyetel tingkat izin secara manual

  1. Pada tab Tinjauan, di bawah Proteksi, klik Izin, lalu klik Akses Terbatas.

    Tab Peninjauan Word, grup Proteksi

  2. Jika ini pertama kalinya Anda mengakses server lisensi, masukkan nama pengguna dan kata sandi Anda untuk server lisensi, lalu pilih kotak centang Simpan kata sandi di keychain Mac OS.

    Catatan:  Jika Anda tidak memilih kotak centang Simpan kata sandi di keychain Mac OS, Anda mungkin harus memasukkan nama pengguna dan kata sandi Anda beberapa kali.

  3. Dalam kotak Membaca, Mengubah, atau Kontrol Penuh, masukkan alamat email atau nama orang atau grup yang Anda ingin tetapkan tingkat aksesnya.

  4. Jika Anda ingin mencari alamat email atau nama di buku alamat, klik Tombol Kontak .

  5. Jika Anda ingin menetapkan tingkat akses untuk semua orang di buku alamat, klik Tambahkan Semua Orang Tambahkan semua orang .

  6. Setelah menetapkan tingkat izin, klik OK.

    Bar Pesan muncul dan menampilkan pesan bahwa dokumen memiliki hak terkelola.

Menggunakan template untuk membatasi izin

Administrator bisa mengonfigurasi kebijakan IRM tertentu yang menentukan siapa yang bisa mengakses tingkat izin informasi untuk orang-orang. Aspek manajemen hak ini ditentukan menggunakan template server Layanan Manajemen Hak Direktori Aktif (Active Directory Rights Management Services, ADRMS). Misalnya, administrator perusahaan dapat menetapkan template hak yang bernama "Rahasia Perusahaan," yang menetapkan bahwa dokumen tersebut menggunakan kebijakan yang hanya bisa dibuka oleh pengguna dalam domain perusahaan.

  • Pada tab Tinjauan, di bawah Proteksi, klik Izin, lalu klik template hak yang Anda inginkan.

    Tab Peninjauan Word, grup Proteksi

Mengubah atau menghapus tingkat izin yang telah Anda tetapkan

Jika Anda menerapkan template untuk membatasi izin, Anda tidak bisa mengubah atau menghapus tingkat izin; langkah ini hanya berfungsi jika Anda telah menetapkan tingkat izin secara manual.

  1. Pada Bar Pesan, klik Ubah Izin.

  2. Dalam kotak Membaca, Mengubah, dan Kontrol Penuh, masukkan alamat email baru atau nama orang atau grup yang Anda ingin tetapkan tingkat aksesnya.

  3. Untuk menghapus orang atau sekelompok orang dari tingkat akses, klik alamat email, lalu tekan DELETE .

  4. Untuk menghapus Semua Orang dari tingkat izin, klik Tambahkan Semua Orang Tambahkan semua orang .

Menyetel tanggal kedaluwarsa untuk file yang dibatasi

Penulis bisa menggunakan kotak dialog Setel Izin untuk menetapkan tanggal kedaluwarsa konten. Misalnya, Ranjit juga mungkin memutuskan untuk membatasi akses Helena dan Bobby ke dokumen hingga 25 Mei, setelah itu izin ke dokumen kedaluwarsa.

  1. Pada tab Tinjauan, di bawah Proteksi, klik Izin, lalu klik Akses Terbatas.

    Tab Peninjauan Word, grup Proteksi

  2. Klik Opsi Lainnya, lalu pilih kotak centang Dokumen ini kedaluwarsa pada, lalu masukkan tanggal.

    Setelah izin untuk dokumen kedaluwarsa untuk orang yang sah, dokumen hanya dapat dibuka oleh penulis atau orang-orang dengan izin Kontrol Penuh.

Memperbolehkan orang-orang dengan izin Membaca atau Mengubah untuk mencetak konten

Secara default, orang-orang yang memiliki izin Membaca dan Mengubah tidak bisa mencetak.

  1. Pada tab Tinjauan, di bawah Proteksi, klik Izin, lalu klik Akses Terbatas.

    Tab Peninjauan Word, grup Proteksi

  2. Klik Opsi Lainnya, lalu pilih kotak centang Perbolehkan orang dengan izin Membaca atau Mengubah untuk mencetak konten.

Memperbolehkan orang dengan izin Membaca untuk menyalin konten

Secara default, orang dengan izin Membaca tidak bisa menyalin konten.

  1. Pada tab Tinjauan, di bawah Proteksi, klik Izin, lalu klik Akses Terbatas.

    Tab Peninjauan Word, grup Proteksi

  2. Klik Opsi Lainnya, lalu pilih kotak centang Perbolehkan orang dengan izin Membaca untuk mencetak konten.

Memperbolehkan skrip dijalankan dalam file yang dibatasi

Penulis bisa mengubah pengaturan agar memperbolehkan makro Visual Basic berjalan saat dokumen dibuka dan memperbolehkan skrip AppleScript untuk mengakses informasi dalam dokumen yang dibatasi.

  1. Pada tab Tinjauan, di bawah Proteksi, klik Izin, lalu klik Akses Terbatas.

    Tab Peninjauan Word, grup Proteksi

  2. Klik Opsi Lainnya, lalu pilih kotak centang Akses konten secara terprogram.

Memerlukan koneksi untuk memverifikasi izin

Secara default, orang diautentikasi dengan terhubung ke server AD RMS saat pertama kali mereka membuka dokumen yang dibatasi. Namun, Anda bisa mengubah ini dengan meminta mereka mengautentikasi setiap kali mereka membuka dokumen yang dibatasi.

  1. Pada tab Tinjauan, di bawah Proteksi, klik Izin, lalu klik Akses Terbatas.

    Tab Peninjauan Word, grup Proteksi

  2. Klik Opsi Lainnya, lalu pilih kotak centang Memerlukan koneksi untuk memverifikasi izin.

Menghapus pembatasan

  1. Pada tab Tinjauan, di bawah Proteksi, klik Izin, lalu klik Tidak Ada Batasan.

    Tab Peninjauan Word, grup Proteksi

  2. Dalam kotak dialog, klik Hapus Batasan.

Topik Terkait

Membatasi izin atas konten dalam file
Membuka file dengan izin terbatas
Menambahkan kredensial untuk membuka file atau pesan yang dikelola hak
Format file yang dapat digunakan dengan IRM

Di Office versi iOS, semua file yang diproteksi IRM yang diterima akan terbuka jika Anda masuk menggunakan akun yang memiliki izin atas file tersebut. Ketika membuka file yang diproteksi IRM, bilah informasi akan muncul di bagian atas yang memungkinkan Anda menampilkan izin yang telah ditetapkan untuk file ini.

Jika Anda adalah Pelanggan Office 365 dengan Azure Rights Management dan departemen TI Anda telah menentukan templat IRM yang akan digunakan, Anda dapat menetapkan templat tersebut pada file Office di iOS.

Untuk melindungi file, ketuk tombol edit Ikon Edit dalam aplikasi Anda, buka tab Peninjauan, lalu ketuk tombol Batasi Izin. Anda akan melihat daftar kebijakan IRM yang tersedia; pilih salah satu yang diinginkan, lalu ketuk Selesai untuk menerapkannya.

Catatan: Jika tombol Batasi Izin tidak aktif di aplikasi Anda, buka dokumen yang diproteksi IRM yang sudah ada untuk memulainya.

Meskipun saat ini Anda tidak dapat menetapkan izin IRM di Office versi Android, semua file yang diproteksi IRM yang diterima akan terbuka jika Anda masuk menggunakan akun yang memiliki izin atas file tersebut. Ketika membuka file yang diproteksi IRM, bilah informasi akan muncul di bagian atas yang memungkinkan Anda menampilkan izin yang telah ditetapkan untuk file ini.

Ketika membuka file yang diproteksi IRM di Office untuk Android, izin yang telah ditetapkan untuk Anda dapat ditampilkan.

Manajemen Hak Informasi (IRM) melakukan hal berikut:

  • Mencegah penerima sah konten yang dibatasi meneruskan, menyalin, mengubah, mencetak, mengirim melalui faks, atau menempelkan konten untuk penggunaan tidak sah

  • Membatasi konten ke mana pun konten dikirim

  • Menetapkan kedaluwarsa file sehingga konten dalam dokumen tidak bisa lagi ditampilkan setelah waktu yang ditentukan

  • Menerapkan kebijakan perusahaan yang mengatur penggunaan dan penyebaran konten dalam perusahaan

IRM tidak bisa mencegah konten terbatas:

  • Dihapus, dicuri, atau direkam dan ditransmisikan dengan program jahat seperti Trojan horses, keystroke loggers, dan jenis spyware lainnya

  • Hilang atau rusak karena tindakan virus komputer

  • Disalin secara manual atau diketik ulang dari tampilan pada layar penerima

  • Difoto secara digital (saat ditampilkan di layar) oleh penerima

  • Disalin menggunakan program pemotret layar pihak ketiga

Catatan: Untuk informasi tentang cara membatasi izin atas konten dalam pesan email, lihat Membuat pesan dengan izin terbatas.

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×