Kotak surat perlengkapan dan ruang

Jika memiliki ruang konferensi, mobil perusahaan, atau perlengkapan yang perlu digunakan orang lain, Anda perlu sebuah cara agar sumber daya tersebut dapat dipesan oleh semua orang. Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan membuat kotak surat perlengkapan atau ruang di Office 365 bagi setiap sumber daya. Anda dapat membuatnya untuk ruang konferensi lantai pertama, perlengkapan media, atau truk pindahan.

Setelah membuat kotak surat perlengkapan atau ruang, setiap orang dalam perusahaan dapat memesannya untuk rapat atau acara menggunakan Outlook. Pelajari cara menggunakannya dan cara menyiapkannya di dua tab berikutnya. Berikut adalah beberapa pertanyaan umum lain tentang kotak surat perlengkapan dan ruang.

Buka Outlook dan buat rapat baru. Tambahkan perlengkapan atau ruang ke rapat seperti menambahkan pengguna, lalu pilih Pengatur Jadwal untuk melihat tampilan kalender dinamis dari ketersediaan perlengkapan atau ruang. Jika slot jam kosong, berarti tersedia; jika berwarna biru, berarti sudah dipesan.

Buka rapat yang sudah Anda jadwalkan di Outlook, lalu hapus perlengkapan atau ruang dari rapat seperti saat menghapus peserta. Tindakan ini akan mengosongkan ruang agar dapat dipesan orang lain.

Tidak, Anda tidak memerlukan seseorang untuk menerima atau menolak permintaan. Anda dapat memutuskan apakah ruang atau perlengkapan dapat dipesan secara otomatis atau dikelola oleh seseorang di perusahaan Anda.

Tidak. Saat sebagian besar orang di organisasi Anda memerlukan lisensi untuk menggunakan Office 365, Anda tidak perlu menetapkan lisensi ke kotak surat perlengkapan atau kotak surat ruang.

Tidak, Anda tidak memerlukan seseorang yang bertanggung jawab atas kotak surat perlengkapan atau kotak surat ruang tersebut.

Untuk menggunakan kotak surat perlengkapan atau ruang, buka Outlook dari komputer atau masuk ke Outlook di web. Jadwalkan rapat baru dan tambahkan ruang atau perlengkapan ke rapat seperti saat mengundang karyawan atau pelanggan lain. Kini Anda sudah memesannya.

  1. Buka Outlook di komputer.

  2. Di tab Beranda, pilih Item Baru > Rapat.

    Untuk menjadwalkan rapat, di tab Beranda, dalam grup Baru, pilih Item Baru, lalu Rapat.

    Atau, dari Kalender Anda, cukup pilih Rapat Baru.

  3. Di bidang Kepada, ketikkan nama perlengkapan atau ruang konferensi yang ingin dipesan, juga peserta yang ingin Anda undang.

    Atau, klik Kepada, lalu klik dua kali pada perlengkapan atau ruang konferensi dari daftar. Kemudian klik OK.

    Memesan kotak surat ruang di Outlook
  4. Di baris Subjek, ketikkan tujuan pemesanan atau rapat.

  5. Ubah nilai Lokasi atau biarkan apa adanya.

  6. Ubah Waktu mulai dan Waktu selesai. Atau, pilih Acara sepanjang hari. Untuk mengulang pemesanan atau rapat, pilih Pengulangan di bagian atas.

    Memesan waktu rapat

  7. Ketikkan pesan yang menjelaskan tujuan dan lampirkan file jika diperlukan.

  8. Untuk memperbolehkan orang lain bergabung secara online atau menelepon ke rapat, klik Rapat Skype.

  9. Untuk memastikan bahwa ruang, perlengkapan, dan orang-orang yang Anda undang tersedia, klik Pengatur Jadwal di bagian atas. Lalu pilih waktu yang tersedia dalam kalender.

    Memeriksa apakah perlengkapan ruang tersedia

    Tips: Dalam kalender penjadwalan, biru berarti ruang atau perlengkapan sudah dipesan, atau sibuk. Pilih area putih atau yang kosong di kalender.

  10. Setelah selesai, pilih Kirim.

Untuk menyiapkan kotak surat perlengkapan atau ruang, masuk ke pusat admin Office 365. (Anda harus memiliki izin admin untuk melakukan hal ini.) Buat kotak surat dan beri tahu semua orang bahwa mereka dapat mulai memesannya untuk rapat dan acara.

  1. Masuk ke Office 365 dengan akun kerja atau sekolah Anda.

  2. Masuk ke pusat admin Office 365.

  3. Cari ruang atau perlengkapan, atau navigasikan ke Sumber Daya > Ruang & perlengkapan.

    Masuk ke sumber daya Office 365 lalu pilih Ruang dan perlengkapan
  4. Klik Tambahkan.

  5. Isi bidang perlengkapan atau ruang:

    Menambahkan kotak surat ruang di Office 365
    • Ruang atau Perlengkapan: tipe kotak surat yang akan Anda buat.

    • Nama: nama yang mudah dikenali atau deskripsi singkat.

    • Email: alias email untuk ruang atau peralatan. Hal ini diperlukan untuk mengirim permintaan rapat ke ruang atau perlengkapan.

    • Kapasitas: jumlah orang yang dapat dimuat dalam ruang atau menggunakan peralatan bersama-sama.

    • Lokasi: nomor ruang atau lokasi ruang di suatu gedung atau kawasan.

    • Nomor telepon: nomor ruang itu sendiri. Nomor ini berbeda dari nomor telepon rapat yang dihasilkan saat menggunakan Skype for Business.

  6. Pilih Tambahkan.

  7. Pilih Tampilkan detail untuk melihat kotak surat perlengkapan atau ruang yang telah Anda buat.

    Atau, pilih Atur opsi penjadwalan untuk mengubah waktu rapat yang diperbolehkan, jendela pemesanan, dan seterusnya.

    Mengedit opsi pemesanan perlengkapan dan ruang

  8. Kemudian Simpan dan Tutup.

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×