Gambaran umum: praktik terbaik untuk mengelola cara orang-orang menggunakan situs tim Anda

Gambaran umum: praktik terbaik untuk mengelola cara orang-orang menggunakan situs tim Anda

Catatan: Kami ingin secepatnya menyediakan konten bantuan terbaru dalam bahasa Anda. Halaman ini diterjemahkan menggunakan mesin dan mungkin terdapat kesalahan tata bahasa atau masalah keakuratan. Kami bertujuan menyediakan konten yang bermanfaat untuk Anda. Dapatkah Anda memberi tahu kami apakah informasi ini bermanfaat untuk Anda di bagian bawah halaman ini? Berikut artikel dalam bahasa Inggris untuk referensi.

Jika Anda merupakan pemilik situs tim, itu baiknya membuat model tata kelola - yaitu, model untuk alamat situs Anda kebijakan, proses, peran dan tanggung jawab. Model seperti ini akan membantu Anda mengontrol bagaimana orang menggunakan situs Anda. Misalnya, Anda mungkin ingin mengharuskan check-out file agar beberapa orang tidak mencoba mengedit file secara bersamaan. Atau, Anda mungkin ingin memperbolehkan hanya orang-orang tertentu untuk membuat subsitus. Artikel ini memberikan gambaran umum ide dan praktik terbaik untuk dipertimbangkan saat membuat sebuah model.

Catatan: Jika Anda mencari langkah-langkah tentang cara membuat situs, lihat membuat situs SharePoint.

Dalam artikel ini

Apakah tata kelola itu?

Elemen model tata kelola

Pembuatan subsitus

Manajemen izin

Arsitektur informasi

Mengharuskan check-out file

Melacak versi

Memerlukan persetujuan dokumen

Tetap mengikuti informasi perubahan

Membuat alur kerja

Menentukan tipe konten

Mengaudit pelacakan

Siklus dan penarikan situs

Batas penyimpanan

Kustomisasi

Navigasi

Pencarian

Peran dan tanggung jawab untuk mendukung situs

Perlindungan data

Apakah tata kelola itu?

Bagian penting tetapi sering tidak terlihat setiap situs adalah model tata kelola— sekumpulan kebijakan, peran, tanggung jawab, dan proses yang Anda tetapkan guna menentukan cara orang-orang di grup Anda menggunakan SharePoint.

Banyak organisasi memiliki model tata kelola di tempat untuk situs di administrasi pusat atau situs koleksi tingkat, yang mungkin dibuat dan dikelola oleh Departemen teknologi informasi (TI) atau tim.

Jika Anda merupakan pemilik situs untuk subsitus dalam kumpulan situs, seperti situs tim, itu baiknya membuat model tata kelola tambahan Anda sendiri untuk mengatasi masalah tertentu Anda.

Model tata kelola mempermudah untuk:

  • Memungkinkan pengguna situs mengetahui kapan mereka harus membuat subsitus baru, dibandingkan dengan membuat daftar atau konten situs lainnya.

  • Pastikan subsitus dan konten ditarik ketika sudah tidak terpakai, daripada menghabiskan ruang penyimpanan Anda dan menipiskan hasil pencarian Anda.

  • Pastikan bahwa orang yang tepat mempunyai akses ke konten yang tepat.

  • Biarkan pemilik subsitus mengetahui Templat dan tema yang bisa mereka gunakan.

  • Transisi kepemilikan situs dari satu orang lain yang mulus.

Elemen model tata kelola

Model tata kelola Anda perlu menangani permasalahan berikut:

  • Pembuatan situs

  • Manajemen izin

  • Arsitektur informasi

  • Siklus dan penarikan situs

  • Batas penyimpanan

  • Klasifikasi informasi

  • Kustomisasi

  • Perlindungan data

  • Navigasi

  • Pencarian

  • Peran dan tanggung jawab untuk mendukung situs

Beberapa pertanyaan ini mungkin sudah dapat memutuskan untuk Anda oleh kumpulan situs atau model tata kelola tingkat organisasi, seperti berapa banyak ruang penyimpanan yang Anda miliki untuk situs Anda, dan apa mengurutkan kustomisasi yang bisa Anda lakukan untuk tampilan dan nuansa situs. Orang lain mungkin tidak relevan, bergantung pada seberapa kompleks situs tim Anda, dan berapa banyak orang Anda memiliki menggunakan itu. Namun bahkan jika Anda tidak perlu membuat keputusan tentang topik-topik ini, ada baiknya untuk mengetahui keputusan apa yang telah dibuat, sehingga Anda bisa beri tahu pengguna situs Anda dan menerapkan kebijakan dengan tepat.

Berikut adalah beberapa hal untuk dipertimbangkan ketika Anda sedang menyiapkan situs baru.

Pembuatan subsitus

Anda mungkin ingin anggota tim Anda dapat membuat subsitus di bawah situs tim untuk digunakan pada proyek tertentu.

Menjadi dapat secara spontan membuat subsitus baru bisa manfaat besar ke grup, tetapi pembuatan situs tidak terbatas bisa mendapatkan dari tangan. Saat subsitus meluas dengan bebas, masalah bisa muncul. Misalnya:

  • Itu pengguna sulit menemukan subsitus yang tepat, atau memastikan jika mereka memiliki.

  • Informasi bisa digandakan di beberapa sub-situs, menghabiskan ruang penyimpanan yang mahal, dan mengharuskan upaya berulang untuk mempertahankan.

  • Informasi yang kedaluwarsa dapat berada di subsitus, berpotensi untuk tahun, muncul di hasil pencarian. Akan sulit untuk memberi tahu versi apa yang informasi sudah benar.

  • Mengelola izin untuk banyak subsitus dapat menjadi tugas utama, dan pengguna secara tidak sengaja mungkin angin dengan akses ke informasi benar-benar tidak boleh mereka miliki.

  • Saat karyawan meninggalkan grup, subsitus yang mereka buat mungkin sudah terlantar, menimbulkan kebingungan dan memperkeruh hasil pencarian untuk pengguna situs lainnya.

Anda dapat menghemat waktu dan energi jika Anda menyetel kebijakan untuk pembuatan situs yang menangani area berikut:

  • Siapa yang diperbolehkan membuat subsitus?

  • Apakah subsitus baru perlu disetujui terlebih dahulu? Jika demikian, apa kriteria persetujuannya, dan siapa yang memberi persetujuan?

  • Haruskah subsitus baru menggunakan terbentuk Templat dan tema?

  • Berapa banyak informasi yang mungkin disimpan di situs? Yaitu, berapa banyak ruang disk server bisa butuh waktu hingga?

  • Apa saja aturan untuk menyertakan strategi navigasi di situs?

  • Bagaimana berapa lama informasi disimpan di subsitus sebelum dihapus atau Diarsipkan?

Lihat membuat situs atau subsitus untuk informasi selengkapnya.

Manajemen izin

Integritas, kerahasiaan, dan privasi informasi misi penting organisasi Anda bergantung pada seberapa aman Anda membuat situs Anda — khususnya, untuk siapa yang Anda pilih untuk mendapatkan akses ke situs Anda.

Memberi dan membatasi akses ke situs Anda disebut mengelola izin, dan salah satu tanggung jawab terpenting Anda sebagai pemilik situs.

Berikut adalah beberapa tips untuk diingat saat Anda sedang mengembangkan strategi izin.

  • Ikuti prinsip hak-istimewa minimal: memberi orang-orang tingkat izin minimal yang dibutuhkan untuk menjalankan tugas ditetapkan mereka.

  • Memberi orang akses dengan menambahkan mereka ke grup standar, default (misalnya anggota, pengunjung, dan pemilik). Buat sebagian besar orang sebagai anggota dari grup anggota atau pengunjung, dan membatasi jumlah orang-orang di grup pemilik.

  • Gunakan pewarisan izin untuk membuat hierarki bersih, mudah memvisualisasikan. Yaitu, menghindari memberi izin kepada individu, sebagai gantinya bekerja dengan grup. Jika memungkinkan, memiliki subsitus cukup mewarisi izin dari situs tim Anda, bukan memulainya mengalami izin unik.

  • Menata konten Anda untuk memanfaatkan pewarisan izin: Pertimbangkan mengelompokkan konten Anda dengan tingkat keamanan – membuat situs atau pustaka khusus untuk dokumen sensitif, daripada mereka tersebar di Pustaka yang lebih besar dan dilindungi oleh unik izin.

Lihat memahami tingkatan izin di SharePoint atau mengedit izin untuk daftar, pustaka, atau individual item untuk informasi tentang pengaturan izin.

Arsitektur informasi

Arsitektur informasi situs adalah seperti isi untuk buku: menentukan bagaimana informasi dalam situs tersebut — halaman web, dokumen, daftar, dan data — tertata dan disajikan untuk pengguna situs. Arsitektur informasi sering direkam sebagai daftar hierarki konten situs, kata kunci pencarian, tipe data, dan konsep lainnya.

Untuk membuat arsitektur informasi, Anda harus menganalisis informasi disajikan dalam situs tersebut. Berikut adalah beberapa pertanyaan yang bisa Anda gunakan untuk mengembangkan arsitektur informasi:

  • Jenis konten apa yang akan Anda miliki dalam situs? Bagaimana hal itu akan diterjemahkan ke dalam subsitus, daftar, pustaka, dan seterusnya?

  • Bagaimana cara informasi disajikan dalam situs?

  • Bagaimana situs pengguna menavigasi situs?

  • Bagaimana informasi ditargetkan pada audiens tertentu?

  • Bagaimana akan pencarian akan dikonfigurasikan dan dioptimalkan?

Bagian arsitektur informasi Anda mungkin menyertakan klasifikasi informasi.

Jika informasi yang Anda menangani memiliki tinggi nilai untuk perusahaan, memerlukan keamanan khusus, atau dicakup oleh kepatuhan terhadap peraturan aturan, Anda mungkin ingin menyiapkan skema klasifikasi untuk mengidentifikasi tertentu tipe konten yang harus dikelola dengan saksama.

Setelah Anda telah tertata informasi ke tertentu daftar dan pustaka, Anda bisa menggunakan fitur tata kelola untuk mengelola bagaimana konten dikelola. Misalnya:

Mengharuskan check-out file

Saat Anda mengharuskan check-out file, Anda memastikan bahwa hanya satu orang dapat mengedit file hingga dicentang. Mengharuskan dokumen dicheck-out mencegah beberapa orang yang membuat perubahan pada saat yang sama, yang dapat membuat konflik pengeditan dan mengakibatkan kebingungan. Memerlukan check out juga dapat membantu untuk mengingatkan anggota tim untuk menambahkan komentar saat mereka memeriksa file dalam, sehingga Anda dapat lebih mudah melacak apa yang berubah di setiap versi. Untuk informasi selengkapnya, lihat menyetel pustaka agar mengharuskan check-out file.

Melacak versi

Jika Anda perlu menyimpan versi sebelumnya dari file, pustaka bisa membantu Anda melacak, menyimpan dan memulihkan file. Anda bisa memilih untuk melacak versi semua cara yang sama. Atau Anda bisa memilih untuk menentukan beberapa versi sebagai utama, seperti menambahkan bab baru manual, dan beberapa versi sebagai kecil, seperti memperbaiki kesalahan ejaan. Untuk membantu mengelola ruang penyimpanan, Anda dapat memilih jumlah setiap jenis versi yang Anda inginkan untuk menyimpan. Untuk informasi selengkapnya tentang pembuatan versi, lihat cara kerja penerapan versi di daftar atau pustaka?.

Anda bisa menentukan bahwa persetujuan untuk dokumen diperlukan. Dokumen tetap berada dalam status tertunda hingga mereka disetujui atau ditolak oleh seseorang yang memiliki izin untuk melakukannya. Anda bisa mengontrol grup mana pengguna bisa menampilkan dokumen sebelum disetujui. Fitur ini dapat membantu jika Pustaka Anda berisi panduan penting atau prosedur yang perlu bersifat final sebelum orang lain melihat mereka. Untuk informasi selengkapnya tentang persetujuan dokumen, lihat meminta persetujuan item di daftar atau pustaka situs.

Pustaka dukungan teknologi RSS, sehingga anggota grup kerja Anda secara otomatis dapat menerima dan menampilkan pembaruan, atau umpan Berita dan informasi di lokasi konsolidasi. Anda dapat menggunakan teknologi RSS untuk mengingatkan Anda tentang perubahan apa pun ke pustaka, seperti ketika mengubah file yang disimpan di pustaka. Umpan RSS memungkinkan anggota grup kerja Anda untuk melihat daftar konsolidasi file yang telah berubah. Anda juga bisa membuat pemberitahuan email, sehingga Anda akan diberi tahu saat mengubah file. Untuk informasi selengkapnya tentang umpan RSS, lihat umpan mengelola RSS untuk situs atau kumpulan situs.

Tipe pustaka atau konten dokumen dapat menggunakan alur kerja yang organisasi Anda telah ditetapkan untuk proses bisnis seperti mengelola persetujuan dokumen atau tinjau. Grup Anda bisa menerapkan proses bisnis ke dokumennya, dikenal sebagai alur kerja, tentukan tindakan yang perlu diambil secara berurutan, seperti menyetujui atau menerjemahkan dokumen. Alur kerja adalah cara otomatis memindahkan dokumen atau item melalui urutan tindakan atau tugas. Tiga alur kerja tersedia untuk pustaka secara default: persetujuan, yang merutekan dokumen ke sekelompok orang untuk persetujuan; Kumpulkan umpan balik, yang merutekan dokumen ke sekelompok orang untuk umpan balik dan mengembalikan dokumen untuk orang yang memulai alur kerja sebagai kompilasi; dan kumpulkan tanda tangan, yang merutekan dokumen ke sekelompok orang untuk kumpulkan tanda tangan digital mereka. Untuk informasi selengkapnya tentang alur kerja, lihat gambaran umum alur kerja yang disertakan dengan SharePoint

Jika grup Anda bekerja dengan beberapa tipe file, seperti lembar kerja, presentasi, dan dokumen, Anda dapat memperpanjang fungsionalitas Pustaka Anda dengan mengaktifkan dan menetapkan beberapa tipe konten. Tipe konten Tambahkan fleksibilitas dan konsistensi di beberapa pustaka. Setiap tipe konten dapat menentukan Templat dan bahkan proses alur kerja. Templat bertindak sebagai titik awal, pemformatan dan teks boilerplate apa pun dan untuk properti yang diterapkan ke dokumen tipe tersebut, seperti nama Departemen atau kontrak nomor. Untuk informasi selengkapnya tentang tipe konten, lihat pengenalan tipe konten dan penerbitan tipe konten

Jika Anda memiliki grup sensitif file, dan akan berguna untuk mengetahui bagaimana dokumen yang sedang digunakan, Anda bisa menentukan kebijakan yang memungkinkan Anda untuk mengaktifkan pelacakan 'Audit' kejadian, seperti perubahan file, salinan atau penghapusan. Untuk informasi tentang menyiapkan pengauditan, lihat mengonfigurasi pengaturan audit untuk kumpulan situs

Siklus dan penarikan situs

Situs seperti lokasi pekerjaan dokumen dan situs diskusi cenderung berhenti merespons di sekitar setelah mereka tidak lagi berguna, menghabiskan ruang penyimpanan yang berharga dan memperkeruh hasil pencarian. Sangat ide bagus untuk mengatur jadwal untuk meninjau situs dan kontennya (setidaknya sekali tahun) untuk melihat jika mereka adalah senilai mempertahankan.

Ada baiknya diingat, juga, bahwa model tata kelola lebih besar di organisasi Anda mungkin juga akan mencari situs sudah tidak terpakai lagi. Misalnya, administrator mungkin secara otomatis menghapus situs yang telah tersentuh selama 90 hari. Sebagai pemilik situs, Anda akan menerima sebuah email peringatan ini akan terjadi. Untuk informasi selengkapnya tentang kebijakan siklus dan penarikan, lihat kebijakan penutupan situs.

Batas penyimpanan

Administrator mungkin telah mengatur batasan pada jumlah penyimpanan disk grup Anda bisa menggunakan. Anda perlu mencari tahu jika ada batas dan, jika demikian, tentukan bagaimana Anda akan membagi antara situs, halaman, dan pustaka.

Secara default, SharePoint Server memaksakan batasan 50 MB ukuran dokumen tunggal yang dapat diunggah ke pustaka dokumen. Juga, secara default, pemilik situs tim menerima pemberitahuan ketika penyimpanan yang berada di 90% dari kuota.

Setelah Anda mengetahui batas Anda, Anda bisa menggunakan fitur seperti versi atau Pelacakan audit guna memastikan situs Anda berada dalam mereka. Untuk informasi selengkapnya, lihat mengelola batas penyimpanan kumpulan situs.

Kustomisasi

Kemungkinan yang organisasi Anda akan memiliki beberapa pencitraan standar, Templat situs, atau tata letak situs yang lebih disukai atau diperlukan. Seberapa jauh pengguna bisa masuk dalam mengustomisasi tampilan situs dan halaman?

Untuk mengontrol kustomisasi, Anda mungkin memutuskan untuk mengunci bawah yang di tim Anda memiliki izin untuk mengkustomisasi, atau Anda mungkin memilih menggunakan tata letak halaman standar untuk memastikan bahwa persyaratan tertentu terpenuhi, seperti membuat pemilik situs yang ditampilkan di sudut kiri atas semua situs.

Anda mungkin juga ingin mengatur panduan tentang fungsionalitas yang bisa digunakan orang di subsitus mereka. Misalnya, Anda mungkin ingin meminta agar orang-orang tidak menggunakan komponen Web yang akan memerlukan pengodean kustom apa pun.

Di pihak spektrum, Anda mungkin menyediakan semua orang di tim Anda dengan SharePoint Designer, sehingga mereka dapat melakukan semua perubahan yang mereka inginkan.

Untuk informasi selengkapnya tentang kustomisasi situs, lihat Mengustomisasi situs tim Anda atau pengenalan ke mengkustomisasi situs dan halaman.

Navigasi

Elemen navigasi membantu orang-orang untuk menelusuri konten yang mereka butuhkan. Dua item navigasi yang bisa Anda kustomisasi adalah bilah link atas dan luncur cepat.

Dengan menggunakan pengaturan halaman untuk setiap daftar atau pustaka, Anda bisa memilih yang daftar dan pustaka muncul di luncur cepat. Anda bisa juga mengubah urutan link, menambahkan atau menghapus link, dan menambahkan atau menghapus bagian yang menjadi tempat link ditata. Misalnya, jika Anda memiliki terlalu banyak daftar di bagian daftar, Anda bisa menambahkan bagian baru untuk daftar tugas tempat Anda bisa menyertakan link ke daftar tugas Anda.

Bilah link atas menyediakan cara untuk pengguna situs Anda untuk masuk ke situs lainnya di kumpulan situs dengan menampilkan baris tab di bagian atas setiap halaman di situs. Saat Anda membuat situs baru, Anda bisa memilih apakah akan menyertakan situs ini di bilah link atas dari situs induk dan apakah akan menggunakan bilah link atas dari situs induk.

Untuk informasi selengkapnya tentang navigasi situs, lihat pengenalan ke navigasi situs atau Mengustomisasi navigasi pada situs tim Anda

Pencarian

Konten akan muncul di banyak tempat, termasuk situs, daftar, pustaka, komponen Web, dan kolom. Secara default, saat seseorang mencari situs Anda, Semua konten di situs salah satu subsitus yang muncul di hasil pencarian.

Sebagai pemilik situs, Anda bisa memilih apakah konten di situs Anda muncul di hasil pencarian. Saat Anda mencegah konten situs muncul di hasil pencarian, konten semua subsitus di bawahnya juga diblokir dari muncul di hasil pencarian.

Secara default, konten dengan izin terbatas tidak muncul di hasil pencarian untuk pengguna yang tidak memiliki izin untuk membacanya. Anda bisa mengubah yang sehingga dibatasi konten ditampilkan dalam hasil pencarian, tapi pengguna tidak akan bisa membuka konten yang mereka tidak memiliki izin untuk.

Lihat gambaran umum Administrasi pencarian SharePoint Online atau mengonfigurasi komponen Web pencarian konten di SharePoint untuk informasi selengkapnya tentang pencarian.

Peran dan tanggung jawab untuk mendukung situs

Sangat ide bagus untuk menetapkan peran dan tanggung jawab untuk mengurangi kekacauan yang dapat terjadi di situs ketika anggota staf memutar atau memperkecil tim. Berikut adalah beberapa hal yang baik untuk memiliki dieja tentang siapa yang melakukan apa pada situs Anda:

  • Pelatihan: Navigasi dasar, pencarian, dan pelatihan manajemen dokumen bisa sangat berguna untuk orang baru untuk produk.

  • Dukungan: Anda mungkin menginginkan ahli yang ditunjuk di tim Anda untuk memecahkan masalah dan penghubung ke administrator.

  • Kepatuhan terhadap hukum atau panduan organisasi: terkadang ini hanyalah masalah memelihara link terbaru ke panduan yang tepat, namun sebaiknya ada orang yang bertanggung jawab.

Lihat merencanakan situs dan mengelola pengguna , atau mengelola administrator untuk kumpulan situs untuk selengkapnya tentang peran.

Perlindungan data

Fitur cadangan dan pemulihan memproteksi data Anda dari kehilangan tanpa sengaja. Frekuensi cadangan dan kecepatan dan tingkat pemulihan disetel oleh administrator ini. Lihat gambaran umum tentang pencadangan dan pemulihan di SharePointatau mengelola keranjang sampah kumpulan situs SharePoint Online

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×