Gambaran umum: Tata kelola situs, izin, dan berbagi untuk pemilik situs

Pembuatan subsitus

Anda mungkin ingin anggota tim dapat membuat subsitus di bawah situs tim untuk digunakan pada proyek tertentu.

Dapat membuat subsitus baru secara spontan dapat sangat bermanfaat bagi grup, tetapi pembuatan situs yang tidak terbatas dapat langsung dilakukan. Ketika subsitus berkembang secara bebas, masalah bisa timbul. Misalnya:

• Sulit bagi pengguna untuk menemukan subsitus yang tepat, atau memastikan apakah mereka memilikinya.

• Informasi dapat diduplikasi dalam beberapa subsitus, menggunakan ruang penyimpanan yang mahal, dan mensyaratkan upaya duplikat untuk dipertahankan.

• Informasi kedaluwarsa dapat berada di subsitus, berpotensi untuk tahun, yang muncul dalam hasil pencarian. Sulit untuk mengetahui versi informasi yang benar.

• Mengelola izin untuk sejumlah besar subsitus dapat menjadi tugas utama, dan pengguna mungkin tanpa sengaja dapat memberikan akses ke informasi yang seharusnya tidak mereka miliki.

• Ketika karyawan meninggalkan grup, subsitus yang mereka buat mungkin ditinggalkan, menciptakan kebingungan dan hasil pencarian bagi pengguna situs lainnya.

Anda bisa menghemat waktu dan energi jika Anda menyetel beberapa kebijakan untuk pembuatan situs yang membahas area berikut ini:

• Siapa diperbolehkan untuk membuat subsitus?

• Apakah subsitus baru perlu disetujui sebelumnya? Jika demikian, apa itu kriteria untuk persetujuan, dan siapa yang memberikan persetujuan?

• Haruskah subsitus baru menggunakan templat dan tema yang ditetapkan?

• Berapa banyak informasi yang mungkin disimpan di sebuah situs? Berapa banyak ruang disk server yang bisa memakannya?

• Apa saja aturan untuk menyertakan strategi navigasi di situs?

• Berapa lama informasi harus disimpan di subsitus sebelum dihapus atau diarsipkan?

Lihat Membuat situs atau subsitus untuk informasi selengkapnya.

Manajemen izin

Integritas, kerahasiaan, dan privasi informasi penting organisasi Anda berada pada seberapa aman Anda membuat situs Anda — khususnya, kepada siapa Anda memilih untuk memberikan akses ke situs Anda.

Memberi dan membatasi akses ke situs Anda disebut mengelola izin, dan salah satu tanggung jawab Anda yang paling penting sebagai pemilik situs.

Berikut adalah beberapa tips untuk diingat ketika Anda mengembangkan strategi izin.

• Ikuti Prinsip Paling Sedikit Hak Istimewa: Beri orang tingkat izin terendah yang mereka perlukan untuk melakukan tugas yang ditetapkan.

• Beri orang akses dengan menambahkannya ke grup standar dan default (seperti Anggota, Pengunjung, dan Pemilik). Buat sebagian besar orang menjadi anggota grup Anggota atau Pengunjung, dan batasi jumlah orang dalam grup Pemilik.

• Gunakan pewarisan izin untuk membuat hierarki yang rapi dan mudah divisualisasikan. Artinya, hindari memberikan izin kepada individu, sebagai gantinya bekerja dengan grup. Jika memungkinkan, memiliki subsitus hanya mewarisi izin dari situs tim Anda, daripada memiliki izin unik.

• Atur konten Anda untuk memanfaatkan pewarisan izin: Pertimbangkan untuk menyegmentasikan konten Anda menurut tingkat keamanan - buat situs atau pustaka khusus untuk dokumen sensitif, daripada menyebarkannya ke pustaka yang lebih besar dan diproteksi oleh izin unik.

Lihat Memahami tingkat izin SharePoint atau Izin edit untuk daftar, pustaka, atau item individual untuk informasi tentang izin pengaturan.

Arsitektur informasi

Arsitektur informasi situs seperti daftar isi untuk buku: Ini menentukan bagaimana informasi di situs itu - halaman web, dokumen, daftar, dan data - ditata dan disajikan kepada pengguna situs. Arsitektur informasi sering direkam sebagai daftar hierarki konten situs, kata kunci pencarian, tipe data, dan konsep lain.

Untuk membuat arsitektur informasi, Anda harus menganalisis informasi untuk disajikan di situs. Berikut adalah beberapa pertanyaan yang bisa Anda gunakan untuk mengembangkan arsitektur informasi:

• Jenis konten apa yang akan Anda miliki di situs tersebut? Bagaimana cara menerjemahkannya ke dalam subsitus, daftar, pustaka, dan sebagainya?

• Bagaimana informasi akan disajikan di situs?

• Bagaimana pengguna situs dapat menavigasi situs?

• Bagaimana informasi akan ditargetkan pada audiens tertentu?

• Bagaimana pencarian akan dikonfigurasi dan dioptimalkan?

Bagian dari arsitektur informasi Anda mungkin mencakup klasifikasi informasi.

Jika informasi yang Anda urusan memiliki nilai tinggi ke perusahaan, memerlukan keamanan khusus, atau tercakup oleh aturan kepatuhan peraturan, Anda mungkin ingin menyiapkan skema klasifikasi untuk mengidentifikasi tipe konten tertentu yang perlu dikelola dengan cermat.

Setelah Anda menata informasi ke dalam daftar dan pustaka tertentu, Anda bisa menggunakan fitur tata kelola untuk mengelola bagaimana konten dikelola. Misalnya:

Siklus hidup dan pensiun situs

Situs seperti situs kerja dokumen dan situs diskusi cenderung tutup setelah tidak lagi berguna, menggunakan ruang penyimpanan berharga dan hasil pencarian mukad. Ada baiknya Anda mengatur jadwal untuk meninjau situs dan kontennya (setidaknya sekali dalam setahun) untuk melihat apakah situs-situs itu layak disimpan.

It's good to mind too, that your organization's larger governance model might also be on the lookout for stale sites. Misalnya, administrator mungkin menghapus secara otomatis situs yang telah tak tersentuh selama 90 hari. Sebagai pemilik situs, Anda akan menerima peringatan melalui email bahwa ini akan terjadi. Untuk informasi selengkapnya tentang kebijakan siklus hidup dan pensiun, lihat Kebijakan penutupan situs.