Membuat dokumen Office yang mudah diakses

Penggunaan warna

Jangan pernah mengandalkan warna saja untuk mengirimkan informasi, seandainya audiens Anda tidak bisa melihatnya dengan benar. Jika warna yang tepat penting untuk diketahui, sebutkan warna, misalnya, dalam label gambar.

Hindari menggunakan warna biru pucat, karena ini adalah warna pertama yang menyebabkan masalah sebagai usia mata dan kehilangan sensitivitasnya.

Penggunaan suara

Jika Anda menggunakan suara dalam dokumen, pastikan bahwa informasi tersebut mudah diakses meskipun Anda tidak bisa mendengarnya.

Agar file video dan audio mudah diakses, Anda dapat menambahkan teks tertutup atau subjudul ke dokumen Anda. Mereka membuat dokumen Anda cocok untuk audiens yang lebih besar, termasuk pengguna difabel pendengaran dan orang-orang yang berbicara bahasa selain yang ada di klip media Anda.

Teks alternatif yang hilang dalam visual

Jika Anda menggunakan pembaca layar, teks alternatif (Alt) menjelaskan elemen visual bagi mereka yang tidak dapat melihatnya. Selalu terapkan teks Alt yang efektif ke semua bentuk, gambar, bagan, tabel, dan grafik SmartArt agar dokumen Anda lebih mudah diakses. Untuk informasi selengkapnya tentang penggunaan teks Alt yang sesuai, lihat Teks Alternatif.

Gaya penulisan kompleks

Jika audiens tidak dapat memahami Anda, dokumen Anda secara otomatis akan gagal tujuannya.

Gunakan kalimat pendek dan tata bahasa sederhana. Jika konten meminjamkan dirinya ke daftar berpoin, sajikan seperti itu. Daftar berpoin adalah cara yang sangat sederhana untuk memberlakukan kalimat pendek.

Ketika dihadapkan dengan opsi, selalu pilih kata paling sederhana yang tersedia, daripada mengesankan audiens Anda dengan kosakata Anda.

Tabel dalam dokumen

Hindari menggunakan tabel dalam dokumen Anda, jika memungkinkan, karena mengikuti konten tabel melalui pembaca layar bisa menyulitkan. Jika Anda harus menggunakan tabel, desain tabel dengan hati-hati agar sesederhana mungkin. Selalu gunakan judul untuk memperkenalkan tabel.

Jika Anda membuat tabel dengan HTML untuk halaman Web, gunakan penandaan yang sesuai untuk memungkinkan pembaca layar atau tampilan Braille untuk menyediakan informasi header tabel dan data dalam konteks. Gunakan tag> TH <untuk header dan tag <TD> untuk sel data. Dan jangan lupa untuk menyertakan ringkasan tabel dalam tabel <> tag untuk menjelaskan tujuan tabel.

Tata letak dokumen berbasis tabel

Tata letak berbasis tabel populer terutama dalam buletin yang dibuat dengan Word dan Outlook. Dengan membuat tabel dengan batas yang tidak terlihat, dan menempatkan artikel buletin yang berbeda dalam sel individual, Anda bisa dengan mudah membuat dokumen yang terlihat mengesankan. Namun, pembaca Anda dengan masalah aksesibilitas tidak akan berterima kasih. Jangan pernah menggunakan tabel sebagai alat tata letak.

Saat menavigasi dokumen dengan tata letak tabel, pembaca layar dan Braille menampilkan tabel yang dibaca berturut-turut di seluruh kolom: jika buletin Anda telah didesain untuk dibaca dari kolom demi kolom atas ke bawah, pembaca Anda akan hilang.

Bertujuan untuk menata letak dokumen Anda tanpa menggunakan tabel. Untuk ide dan kumpulan templat yang mudah diakses yang bisa Anda gunakan dengan aplikasi Office yang berbeda, lihat Menjadikan templat Anda lebih mudah diakses dan Mendapatkan templat yang mudah diakses untuk Office. Jika Anda harus menggunakan tata letak tabel, pastikan tabel didesain untuk dibaca baris demi baris di seluruh kolom dan cobalah untuk meminimalkan jumlah penekanan tombol Tab atau usapan yang diperlukan untuk mencapai akhir.

Urutan navigasi dan fokus

Pengguna pembaca layar mengandalkan tombol Tab atau usapan untuk menavigasi dokumen Anda. Setiap tombol Tab menekan atau menggeser memindahkan fokus dalam dokumen ke bagian berikutnya, dan memungkinkan pembaca layar membacakan konten di bagian tersebut.

Untuk menerapkan navigasi yang mudah diakses, pastikan bahwa bagian-bagian dalam konten dokumen telah diurutkan secara logis. Hal ini sangat penting terutama jika konten dokumen terdiri dari bagian teks dan gambar terpisah yang diletakkan di samping atau di atas satu sama lain, seperti di slide PowerPoint. Jika komponen tidak tertata secara logis, pembaca layar akan membacanya dalam urutan yang salah, memberi pengguna sedikit kesempatan untuk memahami konten. Untuk menguji navigasi, aktifkan pembaca layar dan pindahkan dokumen dengan menekan tombol Tab atau geser ke kiri atau kanan pada layar. Pastikan bahwa fokus berpindah di antara dokumen seperti yang diharapkan.