Gambaran umum berbagi eksternal

Jika organisasi Anda melakukan pekerjaan yang melibatkan berbagi dokumen atau bekerja sama secara langsung dengan vendor, klien, atau pelanggan, Anda dapat menggunakan fitur berbagi eksternal dari SharePoint Online untuk berbagi konten dengan orang-orang di luar organisasi. Atau, jika bukan itu masalahnya, Anda mungkin ingin membatasi penggunaan berbagi eksternal dalam organisasi. Dalam artikel ini, kita akan melihat opsi berbagi SharePoint Online dan cara merencanakannya.

(Jika ingin langsung menyiapkan berbagi, lihat Mengaktifkan atau menonaktifkan berbagi eksternal untuk SharePoint Online. Jika Anda mencoba berbagi file atau folder, lihat Berbagi file dan folder OneDrive atau Berbagi file atau folder SharePoint di Office 365.)

Perencanaan berbagi eksternal seharusnya termasuk dalam proses perencanaan izin keseluruhan untuk SharePoint Online.

Perlu diketahui bahwa berbagi eksternal diaktifkan secara default untuk seluruh lingkungan SharePoint Online dan kumpulan situs di dalamnya. Anda mungkin ingin menonaktifkannya secara global sebelum orang-orang mulai menggunakan situs atau sampai Anda tahu persis tujuan penggunaan yang diinginkan dari fitur ini.

Apa saja fitur berbagi eksternal SharePoint Online?

SharePoint Online memiliki pengaturan kumpulan situs dan global (skala penyewa) untuk berbagi eksternal. Pengaturan tingkat penyewa menjadi prioritas pada tingkat kumpulan situs, juga berpengaruh pada OneDrive.

Untuk penyewa SharePoint Online Anda dan untuk setiap kumpulan situs individu, pilih dari opsi berbagi dasar berikut:

  • Tidak ada berbagi eksternal. Situs dan dokumen hanya dapat dibagikan dengan pengguna internal dalam langganan Office 365.

  • Berbagi hanya dengan pengguna eksternal dalam direktori. Situs, folder, dan dokumen hanya dapat dibagikan dengan pengguna eksternal yang sudah berada dalam direktori pengguna Office 365 Anda. Sebagai contoh, pengguna yang sebelumnya sudah menerima undangan berbagi atau pengguna yang Anda impor dari penyewa Office 365 atau Azure Active Directory lain.

  • Berbagi dengan pengguna eksternal yang diautentikasi. Situs dapat dibagikan dengan pengguna eksternal yang memiliki akun Microsoft maupun akun kerja atau sekolah dari langganan Office 365 lain atau langganan Azure Active Directory. Ketika folder atau dokumen dibagikan, pengguna yang diundang untuk berbagi tidak perlu masuk dengan Akun Microsoft Kerja atau Sekolah, mereka akan mendapatkan kode sekali pakai yang dapat digunakan untuk memverifikasi identitas.

  • Berbagi dengan pengguna anonim. Dokumen dan folder (tidak untuk situs) dapat dibagikan melalui tautan anonim yang memungkinkan semua orang dengan tautan tersebut untuk menampilkan atau mengedit dokumen, atau mengunggah ke folder.

Daftar di atas diurutkan dari yang paling membatasi hingga yang paling bebas. Opsi apa pun yang Anda pilih, fungsi yang lebih terbatas tetap tersedia. Misalnya, jika memilih untuk memperbolehkan berbagi dengan pengguna anonim, Anda masih dapat berbagi dengan pengguna eksternal yang diautentikasi dan pengguna yang sudah berada dalam direktori, termasuk pengguna internal.

Berbagi dan keamanan   

Jika memiliki informasi rahasia yang tidak boleh dibagikan dengan pengguna eksternal, pertimbangkan untuk membuat satu atau beberapa kumpulan situs untuk menyimpan informasi rahasia Anda, dengan berbagi eksternal yang dinonaktifkan. Buat kumpulan situs tambahan sesuai kebutuhan untuk menggunakan berbagi eksternal. Tindakan ini membantu Anda mengelola risiko keamanan dengan mencegah akses eksternal ke informasi sensitif.

Apakah pengguna eksternal itu?

Pengguna eksternal adalah seseorang di luar langganan Office 365 Anda yang telah diberi akses ke satu atau beberapa situs, file, atau folder. Ada dua tipe pengguna eksternal:

Pengguna yang diautentikasi   

Pengguna yang diautentikasi adalah pengguna yang memiliki akun Microsoft, akun kerja atau akun sekolah dari langganan Office 365 lain. Anda dapat berbagi situs dan dokumen dengan pengguna ini dengan cara yang sama seperti berbagi situs dan dokumen dengan pengguna internal. Izin dan grup berfungsi sama bagi pengguna eksternal yang diautentikasi dan bagi pengguna internal.

Karena pengguna eksternal tidak memiliki lisensi untuk langganan Office 365 Anda, mereka hanya terbatas pada tugas kolaborasi dasar:

  • Pengguna eksternal yang diautentikasi dapat melakukan tugas di situs konsisten dengan tingkat izin yang ditetapkan untuk mereka. Misalnya, jika Anda menambahkan pengguna eksternal ke grup Anggota, mereka akan memiliki izin Edit dan dapat menambahkan, mengedit, serta menghapus daftar; pengguna juga dapat menampilkan, menambahkan, memperbarui, serta menghapus item dan dokumen.

  • Pengguna eksternal yang diautentikasi dapat menggunakan Office Online untuk menampilkan dan mengedit dokumen. Jika paket Anda menyertakan Office Professional Plus, pengguna tidak dapat menginstal versi desktop dari Office di komputer mereka sendiri kecuali jika lisensi ditetapkan untuk mereka.

  • Pengguna eksternal yang diautentikasi dapat melihat tipe lain dari konten di situs, tergantung pada izin yang Anda berikan. Misalnya, mereka dapat menavigasi ke subsitus berbeda dalam kumpulan situs tempat mereka diundang. Pengguna juga dapat melakukan hal seperti menampilkan umpan situs.

Jika pengguna eksternal Anda yang diautentikasi membutuhkan kemampuan yang lebih besar, lisensi Office 365 yang sesuai harus ditetapkan untuk mereka. Lakukan hal ini menggunakan cara yang sama dengan yang Anda lakukan untuk menetapkan lisensi ke pengguna internal.

Pengguna anonim   

Pengguna anonim adalah pengguna yang memiliki tautan ke folder atau dokumen yang dapat dibagikan, serta dapat menampilkan, mengedit dokumen, atau mengunggah ke folder (tergantung pada tipe tautan) tanpa harus masuk dengan nama pengguna atau kata sandi. Tautan anonim dapat dibagikan dengan bebas antar pengguna, dan valid hingga Anda menonaktifkannya atau telah kedaluwarsa (jika tanggal kedaluwarsa telah ditetapkan).

Pengguna anonim tidak dapat mengakses situs, dan Anda tidak dapat menetapkan lisensi kepada mereka. Mereka hanya dapat menampilkan atau mengedit dokumen atau folder tertentu untuk tautan akses anonim yang dimiliki.

Apa yang terjadi saat saya membagikan situs atau dokumen?

Saat Anda berbagi situs, folder, atau dokumen, yang terjadi di balik layar akan tergantung pada pilihan untuk berbagi, apakah dengan pengguna eksternal yang diautentikasi atau dengan pengguna anonim.

Berbagi situs dengan pengguna eksternal yang diautentikasi   

Ketika berbagi situs dengan pengguna eksternal yang diautentikasi, undangan akan dikirimkan kepada mereka melalui email yang berisi tautan ke situs atau dokumen tersebut. Ketika mengklik tautan, mereka akan diminta masuk menggunakan nama pengguna dan kata sandi akun Microsoft, akun kerja, atau akun sekolah. Mereka akan ditambahkan ke daftar pengguna dalam langganan Office 365 ketika mereka masuk (Anda akan melihat #EXT# pada nama pengguna mereka) dan mendapatkan akses ke situs atau dokumen tersebut.

Setelah mereka masuk ke daftar pengguna dalam langganan Office 365, Anda dapat memberi mereka akses ke situs atau dokumen lain tanpa harus mengirim undangan tambahan. (Anda mungkin perlu mengirim tautan ke situs atau dokumen tersebut agar mereka dapat menemukannya.) Anda juga dapat menetapkan lisensi Office 365 kepada mereka jika diinginkan.

Anda dapat berhenti berbagi dengan pengguna eksternal yang diautentikasi dengan menghapus izin mereka dari situs, atau menghapus mereka dari daftar pengguna di Office 365.

Berbagi file dan folder dengan pengguna eksternal yang diautentikasi   

Ketika berbagi file atau folder dengan pengguna eksternal yang diautentikasi, email yang berisi tautan ke situs atau dokumen tersebut akan dikirimkan kepada mereka. Setiap kali mengakses file atau folder menggunakan tautan tersebut, pengguna akan menerima kode penggunaan sementara melalui email yang dapat digunakan untuk memverifikasi identitas mereka. Pengguna harus memasukkan kode tersebut agar dapat mengakses file atau folder.

Anda dapat berhenti berbagi dengan pengguna eksternal yang diautentikasi dengan menghapus tautan berbagi yang telah dikirimkan kepada mereka.

Berbagi dengan pengguna anonim   

Ketika berbagi dengan pengguna anonim, Anda dapat memperbolehkan mereka mengedit atau menampilkan dokumen, atau mengunggah ke folder. Tautan untuk menampilkan dan mengedit dibuat secara terpisah dan dapat diatur untuk kedaluwarsa pada waktu tertentu. Setelah dibuat, tautan ini dapat digunakan kembali dan dibagikan dengan bebas. Semua orang yang memiliki tautan dapat mengakses dokumen.

Pengguna anonim tidak ditambahkan ke daftar pengguna di Office 365. Anda dapat berhenti berbagi dengan mereka, dengan membuka dokumen atau folder yang telah dibagikan lalu menghapus tautan anonimnya.

Bekerja sama dengan mitra bisnis eksternal

Jika memiliki mitra bisnis atau vendor yang mengharuskan Anda bekerja sama atau berbagi dokumen, pertimbangkan untuk menyiapkan situs ekstranet SharePoint Online. Situs ekstranet adalah kumpulan situs khusus untuk digunakan dalam kerja sama bisnis ke bisnis dengan mitra atau vendor tertentu. Anda dapat mengunci situs ini sehingga hanya pemilik situs yang dapat mengundang pengguna eksternal, dan hanya pengguna eksternal dari domain khusus yang dapat diundang.

Penyiapan situs ekstranet SharePoint Online sangatlah mudah, dan pengelolaannya lebih mudah dan murah daripada situs ekstranet lokal. Untuk detailnya, lihat Menggunakan Office 365 SharePoint Online sebagai solusi ekstranet bisnis ke bisnis (B2B).

Lihat Juga

Melatih pengguna tamu melalui Pengalaman Berbagi Eksternal

Mengatur dan mengelola permintaan akses

Mencari konten situs yang dibagikan dengan pengguna eksternal

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×