Gabungan surat dengan amplop

Gabungan surat dengan amplop

Penting: Artikel ini adalah terjemahan mesin, lihat penafian. Temukan versi bahasa Inggris artikel di sini sebagai rujukan Anda.

Bila Anda memiliki surat massal untuk mengirim ke orang-orang di daftar Kirim Anda, Anda bisa menggunakan gabungan surat untuk membuat kumpulan amplop alamat. Amplop setiap akan berisi alamat di daftar Kirim Anda. Anda juga bisa membuat dan mencetak amplop tanpa menggunakan gabungan surat.

Catatan: 

Tiga file dalam proses penggabungan surat, yang merupakan dokumen utama plus daftar kirim yang menghasilkan sekumpulan pesan email atau huruf, label atau amplop.

Ini adalah dokumen yang terlibat dalam membuat dan mencetak amplop dengan menggunakan proses penggabungan Surat:

  • Dokumen utama
    dokumen ini berisi teks dan grafik (logo atau gambar, misalnya) yang sama untuk setiap versi amplop yang digabungkan. Pengirim alamat pada amplop adalah contoh identik konten.

  • Daftar Kirim Anda
    dokumen ini berisi alamat yang akan dicetak pada amplop.

Saat Anda menggabungkan dua dokumen tersebut menggunakan langkah-langkah di bawah ini, Anda akan memiliki amplop alamat Anda.

Langkah 1: Menyiapkan daftar Kirim Anda

Daftar kirim adalah sumber data Anda. Bisa Excel lembar bentang, direktori Outlook kontak, Access database atau daftar alamat Office . Berisi catatan yang Word mengambil informasi dari untuk menyusun alamat yang akan dicetak pada amplop.

Tips

  • Jika Anda tidak memiliki daftar kirim, Anda bisa membuat selama gabungan surat. Sebelum Anda memulai proses penggabungan surat, mengumpulkan semua daftar alamat Anda, dan menambahkannya ke sumber data Anda.

  • Jika Anda menggunakan lembar bentang Excel , pastikan bahwa kolom untuk kode ZIP atau kode pos diformat sebagai teks sehingga Anda tidak kehilangan angka nol. Untuk informasi selengkapnya Lihat memformat angka gabungan surat, tanggal, dan nilai lain di Excel

  • Jika Anda ingin menggunakan kontak Outlook Anda, pastikan Outlook program email default Anda.

Langkah 2: Menguji tata letak amplop Anda

Langkah awal dalam proses penggabungan Surat adalah menyetel amplop untuk gabungan. Selalu merupakan praktik yang baik untuk menjalankan kumpulan amplop uji kecil sebelum Anda melakukan gabungan Surat riil.

Catatan: Jika Anda telah terbiasa dengan amplop pencetakan pada sistem Anda, Anda bisa meloncat ke langkah 3.

  1. Di Word, pilih File > baru > dokumen kosong.

  2. Pada tab surat-menyurat , di grup buat , pilih amplop.

    Mencetak amplop

  3. Dalam kotak alamat pengiriman , ketikkan Alamat sampel untuk menguji tampilan amplop saat dicetak.

    Kotak alamat pengiriman amplop

    Catatan: Alamat sampel tidak akan muncul di gabungan surat Anda.

  4. Dalam kotak alamat pengirim , ketikkan Alamat Anda.

    Kotak alamat pengirim

  5. Pilih opsi > Opsi amplop dan lakukan hal berikut ini:

    • Di daftar turun bawah ukuran amplop , Pilih ukuran yang sesuai dengan amplop Anda atau pilih ukuran kustom.

      Tab opsi amplop untuk mengatur font ukuran dan alamat amplop

      Catatan: Jika Anda memilih ukuran kustom, masukkan dimensi amplop di kotak lebar dan tinggi . Pilih OK bila selesai.

    • Di bawah alamat pengiriman dan alamat pengirim, pilih font dan posisi offset kiri dan atas setiap alamat.

      Catatan: Berdasarkan pratinjau tata letak amplop, membuat penyesuaian apa pun yang diperlukan untuk pilihan Anda.

  6. Pada tab Opsi pencetakan , konfirmasi benar umpan metode telah dipilih, muat amplop untuk mencocokkan ilustrasi, lalu pilih OK.

    Catatan: Printer Anda mengirim Word informasi tentang cara mana amplop harus dimuat di printer. Informasi ini muncul di bawah metode umpan.

    Umpan opsi diagram untuk makan amplop ke dalam printer

  7. Pilih cetak, dan lalu pilih ya untuk menyimpan alamat pengirim sebagai alamat default.

    Catatan: Jika amplop telah dicetak dengan benar, Selamat, Anda sudah siap untuk masuk ke langkah berikutnya dalam proses penggabungan surat. Jika amplop tidak tercetak seperti yang Anda harapkan, kembali ke langkah 5 dan menyesuaikan opsi tata letak amplop dan opsi Formulir umpan sebagaimana diperlukan.

Langkah 3: Memulai gabungan Surat

  1. Pada tab surat-menyurat , di grup mulai gabungan Surat , pilih mulai gabungan Surat > amplop.

    Menu Mulai Gabungan Surat

  2. Dalam kotak dialog Opsi amplop , menyetel amplop dengan memilih opsi sebagai di langkah 2: menguji tata letak amplop Anda, lalu pilih OK.

    Catatan: Word membuat dokumen yang seukuran dengan dimensi amplop dan memperlihatkan mana alamat pengirim muncul pada amplop.

  3. Jika Anda ingin menambahkan alamat pengirim, atau logo, amplop Anda sekarang adalah waktu yang baik untuk menambahkannya.

  4. Pilih File > Simpan, dan tambahkan nama file.

Langkah 4: Menautkan daftar Kirim Anda ke dokumen utama

Sekarang Anda siap untuk membuka sumber data untuk daftar Kirim Anda.

  1. Pada tab surat-menyurat , di grup mulai gabungan Surat , pilih Pilih Penerima, dan lalu pilih opsi.

    Ketikkan perintah daftar baru

  2. Lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Jika Anda tidak memiliki daftar kirim, pilih tipe daftar baru dan membuatnya.

      atau

    • Jika daftar Kirim Anda berada di lembar bentang Excel , Access database atau jenis lain dari data file, pilih gunakan daftar yang sudah ada. Lalu Telusuri ke daftar Anda dan pilih buka.

      atau

    • Jika Anda menggunakan kontak Outlook Anda, pilih pilih dari kontak Outlook.

  3. Pilih File > Simpan.

Mengedit daftar Kirim Anda

Jika Anda sedang mencetak amplop untuk semua orang di daftar Anda, masuk ke langkah 5: menambahkan blok alamat ke amplop. Jika Anda ingin mencetak amplop untuk orang-orang di daftar Anda yang live, misalnya, dalam 20 mil acara Anda hosting, lalu gunakan filter seperti kode ZIP atau kode pos untuk mempersempit daftar tersebut. Untuk informasi selengkapnya tentang memfilter data Anda melihat Urutkan dan filter data untuk gabungan Surat.

Tips: Anda mungkin menemukan itu berguna untuk menggunakan fitur filter untuk memfilter kontak yang Anda tidak memiliki alamat. Begitu Anda tidak membuang amplop bahwa Anda tidak akan bisa email.

Untuk memilih setiap orang di daftar Anda yang Anda ingin membuat amplop untuk, lakukan hal berikut:

  1. Pilih Edit Daftar Penerima.

    Cuplikan layar tab surat menyurat di Word, memperlihatkan perintah Edit Daftar Penerima sebagai disorot.

  2. Memeriksa nama orang-orang yang ingin Anda kirim Anda terima.

    Pilih baris dengan mencentang kotak centang

    Anda juga bisa mengurutkan atau memfilter daftar tersebut untuk membuatnya lebih mudah untuk menemukan nama dan alamat.

Langkah 5: Menambahkan blok alamat ke amplop

Blok alamat adalah bidang gabungan surat. Juga dikenal sebagai tempat penampung, Anda menggunakan bidang gabungan untuk menandai tempat Anda ingin alamat muncul pada amplop.

Catatan: Sering kali lebih mudah untuk meratakan blok alamat dengan benar jika Anda mengaktifkan menampilkan penanda paragraf (¶) terlebih dahulu. Untuk mengaktifkan mereka masuk ke tab Beranda dari pita dan klik tombol Perlihatkan /Hide ¶ atau tekan CTRL + SHIFT + 8.

  1. Tempat kursor Anda yang Anda inginkan blok alamat untuk masuk. Jika Anda memiliki tanda paragraf Perlihatkan diaktifkan, klik segera setelah tanda paragraf (¶) yang Word menempatkan tengah amplop.

  2. Pada tab surat-menyurat , di grup tulis & sisipkan bidang , pilih Blok alamat.

    Menyisipkan bidang gabungan blok alamat

  3. Di kotak dialog Sisipkan blok alamat , pilih format untuk nama Penerima seperti yang akan muncul pada amplop.

    Opsi blok alamat

    Catatan: Di bawah pratinjau, pilih berikutnya Tombol rekaman berikutnya untuk hasil pratinjau gabungan Surat atau sebelumnya Tombol rekaman sebelumnya untuk hasil pratinjau gabungan Surat tombol rekaman untuk menelusuri rekaman dalam sumber data dan menampilkan tampilan alamat pada amplop.

  4. Pilih OK.

  5. Pilih File > Simpan untuk menyimpan dokumen gabungan Anda sebelum melanjutkan.

Memverifikasi nama bidang gabungan

Pastikan bahwa Word menempatkan nama dan alamat dari daftar Kirim Anda di tempat yang tepat pada amplop Anda.

  1. Pada tab surat-menyurat , di grup tulis & sisipkan bidang , pilih Cocokkan bidang.

  2. Dalam kotak dialog Cocokkan bidang , kolom di sebelah kiri adalah nama bidang yang digunakan Word dalam blok alamat. Kolom di sebelah kanan memungkinkan Anda menyesuaikan bidang di sumber data Anda ke nama bidang tersebut. Verifikasi bahwa nama bidang yang muncul di sisi kiri sesuai dengan nama judul kolom untuk rekaman dalam daftar Kirim Anda sehingga Word dapat meletakkan data yang benar di tempat yang benar pada amplop Anda.

    Kotak dialog Cocokkan Bidang
  3. Lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Jika bidang nama diperlihatkan match judul kolom yang Anda gunakan untuk catatan di sumber data daftar Kirim Anda, jangan lakukan apapun.

      atau

    • Jika (tidak cocok) muncul dalam nama bidang yang Anda harapkan agar sesuai dengan judul kolom dalam sumber data Anda, pilih panah turun bawah, dan lalu pilih nama bidang di sumber data daftar Kirim Anda. Ulangi jika diperlukan.

  4. Pilih OK.

Langkah 6: Mempratinjau dan mencetak amplop

Melakukan cek final sebelum Anda mencetak amplop.

  1. Pilih Hasil pratinjau, dan lalu pilih berikutnya Tombol rekaman berikutnya untuk hasil pratinjau gabungan Surat atau tombol rekaman Tombol rekaman sebelumnya untuk hasil pratinjau gabungan Surat sebelumnyauntuk memastikan nama dan alamat pada amplop terlihat benar.

    Cuplikan layar tab surat menyurat di Word, memperlihatkan grup hasil pratinjau.

    Tips: Untuk masuk ke awal daftar, pilih tombol rekaman Tombol catatan pertama untuk hasil pratinjau gabungan Surat pertama, dan untuk masuk ke akhir daftar, pilih tombol rekaman Tombol rekaman terakhir untuk hasil pratinjau gabungan Surat terakhir.

  2. Pilih selesaikan & gabungkan > cetak dokumen.

    Cuplikan layar tab surat menyurat di Word, memperlihatkan perintah selesaikan & gabungkan dan opsi tersebut.

Langkah 7: Simpan dokumen amplop gabungan surat Anda

Ketika Anda menyimpan dokumen amplop gabungan surat, tetap terhubung ke daftar Kirim Anda sehingga Anda bisa menggunakannya untuk surat massal Anda berikutnya.

Untuk menggunakan kembali dokumen gabungan Surat amplop Anda

  • Buka dokumen gabungan surat untuk amplop dan pilih ya saat Word meminta Anda untuk mempertahankan koneksi.

Untuk mengubah alamat dalam dokumen gabungan Surat amplop

  • Buka dokumen gabungan surat untuk amplop dan pilih Edit Daftar Penerima untuk mengurutkan, memfilter, dan pilih alamat tertentu.

Lihat juga

Apakah Anda memiliki pertanyaan tentang gabungan Surat Word yang kami tidak menjawab di sini?

Posting pertanyaan di forum komunitas Word

Bantu kami meningkatkan Word

Apakah Anda memiliki saran tentang bagaimana kami bisa meningkatkan gabungan Surat (atau fitur lainnya) Word? Jika demikian, silakan kunjungi Word pengguna suara dan beri tahu kami!

Catatan: Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×