Gabungan surat dengan amplop

Gabungan surat dengan amplop

Jika memiliki email massal untuk dikirimkan ke orang-orang dalam milis, Anda dapat menggunakan gabungan surat untuk membuat kumpulan amplop yang diberi alamat. Setiap amplop akan berisi alamat dalam milis Anda. Anda juga dapat membuat dan mencetak amplop tanpa menggunakan gabungan surat.

Catatan: 

Tiga file dalam proses penggabungan surat, yang merupakan dokumen utama plus milis yang menghasilkan kumpulan pesan email atau surat, amplop, atau label.

Berikut dokumen yang diperlukan dalam membuat dan mencetak amplop menggunakan proses penggabungan surat:

  • Dokumen utama
    Dokumen ini berisi teks dan grafik (logo atau gambar, misalnya) yang identik untuk setiap versi amplop yang digabungkan. Alamat pengirim pada amplop adalah contoh konten yang identik.

  • Milis Anda
    Dokumen ini berisi alamat yang akan dicetak pada amplop.

Ketika menggabungkan dua dokumen tersebut menggunakan langkah-langkah di bawah ini, amplop yang berisi alamat pun akan dibuat.

Langkah 1: Siapkan milis Anda

Milis ini adalah sumber data Anda. Milis dapat berupa lembar bentang Excel, direktori kontak Outlook, database Access, atau daftar alamat Office. Milis berisi data yang digunakan oleh Word untuk mengambil informasi bagi alamat yang akan dicetak pada amplop.

Tips

  • Jika tidak memiliki milis, Anda dapat membuatnya saat menggabungkan surat. Sebelum memulai proses penggabungan surat, kumpulkan semua daftar alamat, lalu tambahkan daftar ke sumber data Anda.

  • Jika menggunakan lembar bentang Excel, pastikan kolom untuk kode pos diformat sebagai teks sehingga angka nol tetap dicantumkan. Untuk informasi selengkapnya, lihat Memformat angka, tanggal, dan nilai lain gabungan surat di Excel.

  • Jika ingin menggunakan kontak Outlook, pastikan Outlook ditetapkan sebagai program email default Anda.

Langkah 2: Uji tata letak amplop Anda

Langkah awal dalam proses penggabungan surat adalah menyiapkan amplop untuk penggabungan. Sebaiknya, selalu lakukan pengujian untuk amplop per kumpulan kecil sebelum benar-benar menggabungkan surat.

Catatan: Jika tidak ada masalah untuk mencetak amplop di sistem, silakan langsung menuju ke langkah 3.

  1. Di Word, pilih File > Baru > Dokumen kosong.

  2. Pada tab Surat, dalam grup Buat, pilih Amplop.

    Mencetak amplop

  3. Dalam kotak Alamat pengiriman, ketikkan sampel alamat untuk menguji tampilan amplop ketika dicetak nanti.

    Kotak alamat pengiriman amplop

    Catatan: Sampel alamat tidak akan muncul dalam gabungan surat.

  4. Dalam kotak Alamat pengirim, ketikkan alamat Anda.

    Kotak alamat pengembalian

  5. Pilih Opsi > Opsi Amplop dan lakukan hal berikut:

    • Dalam daftar menurun Ukuran amplop, pilih ukuran yang cocok dengan amplop Anda, atau pilih Ukuran kustom.

      Tab opsi amplop untuk mengatur ukuran amplop dan font alamat

      Catatan: Jika memilih Ukuran kustom, masukkan dimensi amplop dalam kotak Lebar dan Tinggi. Pilih OK jika sudah selesai.

    • Pada Alamat pengiriman dan Alamat pengirim, pilih font serta posisi offset kiri dan atas untuk setiap alamat.

      Catatan: Berdasarkan pratinjau tata letak amplop, lakukan penyesuaian yang diperlukan menurut pilihan Anda.

  6. Pada tab Opsi Pencetakan, pastikan bahwa Metode umpan yang benar telah dipilih, muat amplop untuk mencocokkan ilustrasi, lalu pilih OK.

    Catatan: Printer akan mengirimkan informasi ke Word tentang cara amplop dimuat ke dalam printer. Informasi ini muncul pada Metode umpan.

    Diagram opsi umpan untuk memasukkan amplop ke dalam printer

  7. Pilih Cetak, kemudian pilih Ya untuk menyimpan alamat pengirim sebagai alamat default.

    Catatan: Jika amplop telah tercetak dengan benar, selamat, Anda pun siap untuk masuk ke langkah penggabungan surat berikutnya. Jika amplop tidak tercetak sesuai harapan, kembali ke langkah 5 lalu sesuaikan kembali opsi tata letak amplop dan opsi Umpan Formulir sesuai kebutuhan.

Langkah 3: Mulai penggabungan surat

  1. Pada tab Surat, dalam grup Mulai Gabungan Surat, pilih Mulai Gabungan Surat > Amplop.

    Menu Mulai Gabungan Surat

  2. Dalam kotak dialog Opsi Amplop, siapkan amplop dengan memilih opsi seperti pada Langkah 2: Uji tata letak amplop Anda, kemudian pilih OK.

    Catatan: Word akan membuat dokumen yang disesuaikan dengan dimensi amplop dan memperlihatkan tempat alamat pengirim muncul pada amplop.

  3. Jika ingin menambahkan alamat pengirim atau logo ke amplop, sekarang adalah waktu yang tepat untuk melakukannya.

  4. Pilih File > Simpan, lalu tambahkan nama file.

Langkah 4: Tautkan milis Anda ke dokumen utama

Kini, Anda siap membuka sumber data untuk milis.

  1. Pada tab Surat, dalam grup Mulai Gabungan Surat, pilihPilih Penerima, kemudian klik sebuah opsi.

    Perintah Ketik Daftar Baru

  2. Lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Jika Anda tidak memiliki milis, pilih Ketik Daftar Baru lalu buat milis.

      atau

    • Jika milis Anda berada di lembar bentang Excel, database Access, atau tipe file data lainnya, pilih Gunakan Daftar Yang Ada, lalu telusuri daftar Anda dan pilih Buka.

      atau

    • Jika Anda menggunakan kontak Outlook, pilih Pilih dari Kontak Outlook.

  3. Pilih File > Simpan.

Mengedit milis Anda

Jika akan mencetak amplop untuk semua orang dalam daftar Anda, lanjutkan ke Langkah 5: Tambahkan blok alamat ke amplop. Jika ingin mencetak amplop bagi orang-orang dalam daftar, misalnya yang tinggal hingga 20 mil dari acara yang diselenggarakan, gunakan filter seperti kode pos untuk mempersempit daftar. Untuk informasi selengkapnya tentang pemfilteran data, lihat Mengurutkan dan memfilter data untuk gabungan surat.

Tips: Anda mungkin dapat memanfaatkan fitur filter untuk memfilter kontak yang tidak alamat posnya tidak Anda miliki. Dengan demikian, Anda tidak perlu membuang amplop yang memang tidak dapat dikirim.

Untuk memilih seseorang dalam daftar yang ingin dibuatkan amplop, lakukan hal berikut:

  1. Pilih Edit Daftar Penerima.

    Cuplikan layar tab Surat di Word, memperlihatkan perintah Edit Daftar Penerima yang disorot.

  2. Periksa nama orang-orang yang akan menerima surat Anda.

    Pilih baris dengan mencentang kotak

    Anda juga dapat mengurutkan atau memfilter daftar tersebut untuk memudahkan pencarian nama dan alamat.

Langkah 5: Tambahkan blok alamat ke amplop

Blok alamat adalah bidang gabungan surat. Dikenal juga sebagai penampung, bidang gabungan digunakan untuk menandai lokasi yang Anda inginkan untuk menempatkan alamat pada amplop.

Catatan: Biasanya, Anda dapat lebih mudah meratakan blok alamat dengan benar jika penanda paragraf (¶) ditampilkan terlebih dahulu. Untuk mengaktifkannya, masuk ke tab Beranda pada Pita dan klik tombol Perlihatkan /Sembunyikan ¶ atau tekan CTRL+SHIFT+8.

  1. Letakkan kursor di tempat yang diinginkan untuk blok alamat. Jika mengaktifkan pengaturan untuk menampilkan tanda paragraf, langsung klik area di samping tanda paragraf (¶) yang telah Word tempatkan di tengah amplop.

  2. Di tab Surat, dalam grup Tulis & Sisipkan Bidang, pilih Blok Alamat.

    Bidang gabungan Sisipkan Blok Alamat

  3. Dalam kotak dialog Sisipkan Blok Alamat, pilih format untuk nama penerima yang akan muncul di amplop.

    Opsi blok alamat

    Catatan: Pada Pratinjau, pilih tombol data Berikutnya Tombol Rekaman berikutnya untuk hasil pratinjau gabungan surat atau Sebelumnya Tombol catatan sebelumnya untuk hasil pratinjau gabungan surat untuk menelusuri data dalam sumber dan melihat tampilan alamat pada amplop nanti.

  4. Pilih OK.

  5. Pilih File > Simpan untuk menyimpan dokumen gabungan sebelum melanjutkan.

Memverifikasi nama bidang gabungan

Pastikan bahwa Word menempatkan nama dan alamat dari milis Anda pada tempat yang tepat di amplop.

  1. Pada tab Surat, dalam grup Tulis & Sisipkan Bidang, pilih Sesuaikan Bidang.

  2. Dalam kotak dialog Cocokkan Bidang, kolom di sebelah kiri adalah nama bidang yang digunakan Word dalam Blok Alamat. Kolom di sebelah kanan memungkinkan Anda mencocokkan bidang dalam sumber data dengan nama bidang tersebut. Pastikan bahwa nama bidang yang muncul di sisi kiri sesuai dengan nama judul kolom untuk data dalam milis sehingga Word dapat mencantumkan data yang benar di tempat yang tepat pada amplop.

    Kotak dialog Cocokkan Bidang
  3. Lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Jika bidang nama memperlihatkan judul kolom kustom yang digunakan untuk rekaman di sumber data milis Anda, jangan lakukan apa pun.

      atau

    • Jika (tidak sesuai) muncul di nama bidang yang ingin disesuaikan dengan judul kolom di sumber data, pilih panah menurun, kemudian pilih nama bidang di sumber data milis Anda. Ulangi jika diperlukan.

  4. Pilih OK.

Langkah 6: Lihat pratinjau dan cetak amplop

Lakukan pemeriksaan akhir sebelum mencetak amplop.

  1. Pilih Pratinjau Hasil, kemudian pilih tombol data Berikutnya Tombol Rekaman berikutnya untuk hasil pratinjau gabungan surat atau Sebelumnya Tombol catatan sebelumnya untuk hasil pratinjau gabungan surat untuk memastikan nama dan alamat pada semua amplop sudah benar.

    Cuplikan layar tab Surat di Word, memperlihatkan grup Pratinjau Hasil.

    Tips:  Untuk masuk ke awal daftar, pilih tombol rekam Pertama Tombol data pertama untuk hasil pratinjau gabungan surat , dan untuk masuk ke akhir daftar, pilih tombol rekam Terakhir Tombol Rekaman terakhir untuk hasil pratinjau gabungan surat .

  2. Pilih Selesai & Gabung > Cetak Dokumen.

    Cuplikan layar tab Surat di Word, memperlihatkan perintah Selesai & Gabungkan serta opsinya.

Langkah 7: Simpan dokumen amplop gabungan surat

Ketika disimpan, dokumen amplop gabungan surat akan tetap terhubung dengan milis sehingga Anda dapat menggunakannya untuk surat massal selanjutnya.

Untuk menggunakan kembali dokumen gabungan surat amplop Anda

  • Buka dokumen gabungan surat untuk amplop dan pilih Ya ketika Word meminta Anda untuk mempertahankan sambungan.

Untuk mengubah alamat dalam dokumen gabungan surat amplop

  • Buka dokumen gabungan surat untuk amplop dan pilih Edit Daftar Penerima untuk mengurutkan, memfilter, dan memilih alamat tertentu.

Lihat juga

Memiliki pertanyaan tentang gabungan surat Word yang belum kami jawab di sini?

Posting pertanyaan dalam forum komunitas Word

Bantu kami meningkatkan Word

Apakah Anda memiliki saran tentang bagaimana kami dapat menyempurnakan gabungan surat (atau fitur lain) Word? Jika ada, silakan kunjungi Suara Pengguna Word dan beri tahu kami!

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×