Cara berbagi database desktop Access

Cara berbagi database desktop Access

Ada beberapa cara yang Anda bisa berbagi database Access bergantung pada kebutuhan dan ketersediaan sumber daya Anda. Di artikel ini, kita akan melihat opsi yang tersedia dan keuntungan tiap opsi, dan memberi Anda sumber daya untuk informasi selengkapnya tentang metode yang berfungsi untuk Anda.

Untuk membuat perubahan desain untuk database Anda, Anda akan membutuhkan Access terinstal di komputer Anda.

Di artikel ini

Berbagi data menggunakan folder jaringan

Berbagi database terpisah

Berbagi database di situs SharePoint

Berbagi database dengan menautkan ke situs SharePoint

Berbagi database dengan menggunakan server

Hal-hal yang perlu dipertimbangkan ketika memutuskan sebuah metode

Berbagi data dengan menggunakan folder jaringan

Opsi ini merupakan opsi yang paling sederhana dengan persyaratan paling sedikit, tetapi juga menyediakan fungsi yang paling minimum. Dalam metode ini, file database disimpan di drive jaringan bersama, dan semua pengguna berbagi file database secara bersamaan. Beberapa keterbatasannya meliputi keandalan dan ketersediaan jika ada beberapa pengguna yang mengubah data secara bersamaan, karena semua objek database akan dibagi. Teknik ini juga akan mengurangi kinerja karena semua objek database dikirim melalui jaringan.

Opsi ini mungkin berfungsi untuk Anda jika hanya beberapa orang yang diharapkan menggunakan database dalam waktu bersamaan dan para pengguna tidak harus mengkustomisasi desain database.

Catatan: Metode ini kurang aman daripada metode berbagi database lainnya, karena tiap pengguna memiliki salinan lengkap file database, yang meningkatkan risiko akses tidak sah.

Untuk berbagi database dengan menggunakan folder jaringan:

  1. Jika belum tersedia, siapkan sebuah folder jaringan bersama.

    Untuk bantuan dengan langkah ini, baca sistem bantuan untuk sistem operasi komputer yang ingin Anda gunakan untuk berbagi database Anda. Jika folder bersama berada di server jaringan, Anda mungkin membutuhkan bantuan dari administrator jaringan.

  2. Pastikan bahwa Access diatur terbuka dalam mode berbagi di semua komputer pengguna. Ini adalah pengaturan default, tapi Anda sebaiknya memeriksa untuk memastikan — jika seorang pengguna membuka database dalam mode eksklusif, itu akan mengganggu ketersediaan data. Selesaikan prosedur berikut ini di tiap komputer:

    1. Mulai Access, dan di bawah File, klik Opsi. Ingat, jika menggunakan Access 2007, klik Tombol Microsoft Office, kemudian klik Opsi Access.

    2. Dalam kotak Opsi Access, klik Pengaturan Klien. Ingat, jika menggunakan Access 2007, klik tab Tingkat Lanjut.

    3. Dalam bagian Tingkat Lanjut , di bawah Mode terbuka default, pilih Berbagi, klik OK, dan keluar dari Access.

  3. Salin file database ke folder bersama. Setelah Anda menyalin file tersebut, pastikan bahwa atribut file diatur untuk membolehkan akses baca/tulis ke file database. Para pengguna harus memiliki akses baca/tulis untuk menggunakan database.

  4. Di komputer tiap pengguna, buat pintasan ke file database. Dalam dialog Properti Pintasan, masukkan jalur ke file database dalam properti Target dengan menggunakan alamat UNC, bukan huruf drive yang dipetakan. Misalnya, bukannya F:\sample.accdb, gunakan\\namakomputer\shared.accdb.

    Catatan: Langkah ini juga bisa dilakukan oleh para pengguna itu sendiri.

Atas Halaman

Berbagi database terpisah

Ini adalah pilihan yang bagus jika Anda tidak memiliki situs SharePoint atau server database. Anda bisa menggunakan database terpisah melalui jaringan atau situs SharePoint. Ketika Anda memisahkan database, Anda mengatur kembali database menjadi dua file - database ujung-belakang yang berisi tabel data, dan database ujung-depan yang berisi semua objek database lain seperti kueri, formulir, dan laporan. Setiap pengguna berinteraksi dengan data menggunakan salinan lokal database front-end.

Keuntungan memisahkan database

  • Kinerja yang disempurnakan   Yang dibagikan melalui jaringan hanyalah data, bukan tabel, kueri, formulir, laporan, makro dan modul.

  • Ketersediaan yang lebih luas    Transaksi database seperti pengeditan rekaman dapat diselesaikan lebih cepat.

  • Peningkatan keamanan    Pengguna mengakses database ujung belakang melalui tabel tertaut; kecil kemungkinan penyusup dapat memperoleh akses yang tidak sah ke data melalui database ujung depan.

  • Peningkatan keandalan    Jika pengguna menghadapi masalah dan database tertutup tiba-tiba, kerusakan file database biasanya terbatas pada salinan database ujung depan yang telah dibuka oleh pengguna.

  • Lingkungan pengembangan fleksibel    Secara independen, setiap pengguna dapat mengembangkan kueri, formulir, laporan, dan objek database lainnya tanpa memengaruhi pengguna lain. Anda juga dapat mengembangkan dan mendistribusikan versi baru database ujung depan tanpa mengganggu akses ke data yang disimpan dalam database ujung belakang.

Jika opsi ini akan berguna untuk Anda, lanjutkan ke instruksi tentang Memisahkan database Access.

Atas Halaman

Berbagi database di situs SharePoint

Penting    Microsoft tidak lagi merekomendasikan pembuatan dan penggunaan aplikasi web Access di SharePoint. Sebagai alternatif, pertimbangkan menggunakan Microsoft PowerApps untuk menyusun solusi bisnis tanpa kode bagi perangkat seluler dan web.

Terdapat beberapa opsi tepat jika Anda memiliki server yang menjalankan SharePoint, terutama server yang menjalankan Layanan Access. Beberapa poin integrasi dengan SharePoint membantu akses database menjadi lebih mudah. Ketika menerbitkan database web, Layanan Access membuat situs SharePoint yang berisi database tersebut. Semua objek database dan data akan berpindah ke daftar SharePoint dalam situs tersebut.

Saat Anda menerbitkan database, Anda memindahkannya ke web. Anda bisa membuat formulir dan laporan web yang dijalankan di jendela browser, dan juga bisa membuat objek Access standar (terkadang disebut objek "klien" untuk membedakannya dari objek web). Anda akan membutuhkan Access terinstal di komputer Anda untuk menggunakan objek Access klien, tapi semua objek database di SharePoint dibagi.

Catatan: Saat Anda memiliki Access terinstal di komputer Anda, Anda bisa menggunakan objek klien dari database Web jika tidak Anda hanya bisa menggunakan objek database web.

Access Services menyediakan platform untuk Anda membuat database yang bisa Anda gunakan di web. Anda mendesain dan menerbitkan database web dengan menggunakan Access 2010 dan SharePoint, dan orang-orang yang menggunakan database web dalam browser web.

Catatan:  Anda akan memerlukan izin Desainer di situs SharePoint tempat Anda ingin menerbitkan database tersebut.

Makro UI, laporan, dan formulir berjalan dalam browser.

Data disimpan dalam daftar SharePoint jika Anda menggunakan database web: Semua tabel menjadi daftar SharePoint, lalu rekaman menjadi item daftar, dan Anda dapat menggunakan izin SharePoint untuk mengontrol akses ke database web.

Makro kueri dan data dijalankan di server: Semua pemrosesan SQL terjadi di server. Ini membantu meningkatkan kinerja jaringan dengan membatasi lalu lintas menjadi kumpulan hasil.

Menyimpan file ke pustaka dokumen

Anda bisa menyimpan database ke setiap pustaka dokumen SharePoint. Metode ini sama dengan menyimpan database ke folder jaringan dan menyediakan cara yang mudah untuk mengelola akses ke database. Saat Anda menautkan ke daftar SharePoint, data dibagikan, tapi objek database tidak. Tiap pengguna menggunakan salinan database mereka.

Misalnya, jika situs SharePoint berisi daftar yang mencatat masalah layanan pelanggan dan menyimpan informasi karyawan, Anda dapat membuat database di Access sebagai database ujung depan bagi daftar tersebut. Susun kueri Access untuk menganalisis masalah tersebut serta laporan Access untuk memformat dan menerbitkan laporan tertulis bagi rapat status tim. Jika orang-orang memiliki Access di komputer mereka, kueri dan laporan Access dapat disediakan di menu Tampilan untuk daftar SharePoint tersebut. Ketika menampilkan daftar di situs SharePoint, mereka dapat menemukan dan membuka kueri, laporan, dan objek Access lainnya dengan mengklik menu Tampilan. Jika tidak memiliki Access, mereka masih dapat menggunakan data dalam daftar dengan tampilan SharePoint.

  1. Buka database yang ingin Anda bagikan.

  2. Di bawah tab File, klik Simpan Sebagai.

  3. Klik Simpan Database Sebagai, di bagian Tingkat Lanjut, pilih SharePoint, lalu klik Simpan Sebagai.

    Catatan: 

    • Jika menggunakan Access 2007, klik Tombol Microsoft Office > Terbitkan > Server manajemen dokumen.

    • Jika menggunakan Access 2010, klik File > Simpan & Terbitkan > Simpan Database Sebagai > SharePoint.

  4. Dalam kotak dialog Simpan ke SharePoint, telusuri ke pustaka dokumen yang ingin Anda gunakan.

  5. Tinjau nama file database dan tipe file database, buat perubahan yang diperlukan, lalu klik Simpan.

Untuk informasi selengkapnya, lihat menerbitkan ke Access Services dan mengimpor dari atau menautkan data ke daftar SharePoint.

Atas Halaman

Berbagi database dengan menautkan ke situs SharePoint

Metode ini memiliki keuntungan yang sama dengan menggunakan database terpisah dan para pengguna bisa mengubah salinan database mereka sendiri, data dibagikan melalui situs SharePoint. Meskipun Anda tidak mendapatkan keuntungan yang sama seperti saat Anda menerbitkan database ke situs SharePoint, Anda mendapatkan kemudahan data yang terpusat. Karena data berada di daftar SharePoint, Anda bisa menjadikannya terpisah melalui jaringan dengan menggunakan fitur SharePoint.

Metode ini memiliki tiga langkah utama:

  1. Pindahkan data ke daftar SharePoint.

  2. Buat link ke daftar tersebut.

  3. Distribusikan file database.

Anda bisa menggunakan panduan Pindahkan ke Situs SharePoint untuk menyelesaikan dua langkah pertama, dan cara apa pun menurut Anda untuk menyelesaikan langkah terakhir.

Menggunakan Panduan Ekspor Tabel ke SharePoint

  1. Pada tab Alat Database, di grup Pindahkan Data, klik SharePoint.

    Catatan: 

    • Opsi ini tersedia hanya jika database Anda disimpan dalam format file .accdb.

    • Jika menggunakan Access 2007, di tab Data Eksternal, dalam grup Daftar SharePoint, klik Pindahkan ke SharePoint.

  2. Ikuti langkah-langkah dalam Panduan Ekspor Tabel ke SharePoint, termasuk menentukan lokasi situs SharePoint Anda. Untuk membatalkan proses, klik Batalkan.

  3. Pada halaman terakhir panduan tersebut, pilih kotak centang Perlihatkan Detail untuk melihat detail selengkapnya tentang migrasi.

    Halaman panduan ini menjelaskan tabel mana yang telah ditautkan ke daftar dan menyediakan informasi tentang lokasi cadangan dan URL untuk database Anda. Itu juga memberikan peringatan jika beberapa masalah migrasi ditemui dan menyediakan lokasi tabel log di mana Anda bisa melihat detail selengkapnya tentang masalah tersebut.

  4. Klik Selesai saat panduan menyelesaikan tindakannya.

    Jika panduan menampilkan peringatan, tinjau tabel log dan lakukan tindakan yang diperlukan. Misalnya, bidang tertentu mungkin tidak dipindah atau mungkin dikonversi menjadi tipe data lain yang kompatibel dengan daftar SharePoint.

Catatan: Untuk menampilkan daftar Anda di situs SharePoint, klik Daftar di Luncur Cepat, atau klik Tampilkan Semua Konten Situs. Anda mungkin harus menyegarkan halaman tersebut dalam browser Web Anda. Untuk membuat daftar Anda muncul di Luncur Cepat di situs SharePoint atau untuk mengubah pengaturan lainnya, seperti mengaktifkan versi agar bisa dilacak, Anda bisa mengubah pengaturan daftar di situs SharePoint. Untuk informasi selengkapnya, lihat Bantuan tentang situs SharePoint.

Atas Halaman

Berbagi database dengan menggunakan server

Anda bisa menggunakan Access dengan produk server database seperti SQL Server untuk berbagi database Anda. Metode ini menawarkan banyak keuntungan untuk Anda, tapi membutuhkan perangkat lunak tambahan — produk server database.

Metode ini sama dengan memisahkan database karena tabel disimpan di jaringan, dan tiap pengguna memiliki salinan lokal file database Access yang berisi link ke tabel, bersama dengan kueri, formulir, laporan, dan objek database lainnya. Gunakan opsi ini jika server database tersedia dan semua pengguna Anda memiliki Access yang terinstal. Keuntungan metode berbagi ini bergantung pada perangkat lunak server database yang Anda gunakan, tapi umumnya berisi akun pengguna dan akses selektif ke data, ketersediaan data yang luar biasa, dan alat manajemen data terpadu yang bagus. Lagipula, sebagian besar perangkat lunak server database berfungsi baik dengan versi Access lebih lama, sehingga tidak semua pengguna Anda harus menggunakan versi yang sama. Hanya tabel yang dibagikan.

Keuntungan berbagi database dengan menggunakan server database

  • Kinerja dan skalabilitas tinggi    Biasanya, server database menawarkan kinerja yang lebih baik daripada file database Access saja. Sebagian besar produk server database juga menyediakan dukungan untuk database berukuran terabyte yang sangat besar, kira-kira 500 kali lipat lebih besar daripada batas file database Access saat ini (dua gigabyte). Produk server database umumnya berfungsi sangat efisien dengan memproses kueri secara paralel (menggunakan beberapa utas asli di dalam sebuah proses untuk menangani permintaan pengguna), dan meminimalkan persyaratan memori tambahan ketika lebih banyak pengguna ditambahkan.

  • Ketersediaan yang meningkat    Sebagian besar produk server database memungkinkan untuk mencadangkan database saat sedang digunakan. Karena itu, Anda tidak harus memaksa pengguna keluar dari database untuk mencadangkan data. Terlebih lagi, produk server database biasanya menangani pengeditan beriring dan penguncian rekaman dengan sangat efisien.

  • Keamanan lebih baik    Tidak ada database yang dapat dibuat benar-benar aman. Namun, produk server database menawarkan keamanan canggih yang akan membantu melindungi data Anda dari penggunaan tidak sah. Sebagian besar produk server database menawarkan keamanan berbasis akun, yang memungkinkan Anda menentukan siapa yang dapat melihat tabel tertentu. Bahkan saat ujung depan Access tidak dapat diperoleh dengan benar, keamanan berbasis akun akan mencegah penggunaan data yang tidak sah.

  • Kemampuan pemulihan otomatis    Jika terjadi kegagalan sistem (seperti crash pada sistem operasi atau pemadaman listrik), beberapa produk server database memiliki mekanisme pemulihan otomatis yang memulihkan database ke keadaan konsistensi terakhir dalam hitungan menit, tanpa intervensi administrator database.

  • Pemrosesan berbasis server    Menggunakan Access dalam konfigurasi klien/server akan membantu mengurangi lalu lintas jaringan dengan memproses kueri database di server sebelum hasil dikirim ke klien. Biasanya, akan lebih efisien jika pemrosesan dilakukan oleh server, terutama ketika Anda bekerja dengan kumpulan data besar.

Langkah-langkah awal bagi penggunaan Access dengan server database

  1. Langkah-langkah tepat yang diperlukan untuk menggunakan Access dengan server database bergantung pada produk server database yang Anda gunakan, tapi langkah-langkah dasarnya sama.

  2. Pindahkan data dari tabel di database Access ke tabel di server database.

  3. Tautkan ke server database tabel dari dalam file database Access.

  4. Buat akun pengguna yang tepat di server database.

  5. Distribusikan file database Access.

  6. Instal driver database yang diperlukan di komputer pengguna.

  7. Untuk informasi spesifik tentang menggunakan Access dengan SQL Server, lihat Memindahkan data Access ke database SQL Server menggunakan Panduan Peningkatan Ukuran.

Lihat juga Menautkan ke atau mengimpor dari database SQL Server.

Atas Halaman

Hal-hal yang perlu dipertimbangkan saat memutuskan sebuah metode

Persyaratan metode

Database terpisah

Folder jaringan

Situs SharePoint

Server database

Apakah memerlukan perangkat lunak server database?

T

T

T

Y

Apakah memerlukan SharePoint

T

T

Y

T

Apakah memerlukan Layanan Access yang berjalan di SharePoint Server?

T

T

Bergantung pada skenario Anda:

Menautkan ke daftar dan menyimpan ke pustaka dokumen tidak memerlukan Access Services

Menerbitkan sebagai database Web atau aplikasi web membutuhkan Layanan Access

T

Ketersediaan data

Baik

Memadai untuk kelompok kecil dengan pengeditan data ringan

Terbaik. Perbolehkan skenario offline.

Terbaik

Keamanan

Bergantung pada ukuran tambahan

Metode paling kurang aman

Terbaik

Terbaik

Fleksibilitas

Fleksibel. Bisa dengan mudah mengembangkan fitur database baru tanpa mengganggu pekerjaan. Para pengguna bisa memodifikasi desain dalam salinan mereka sendiri.

Kurang fleksibel. Pengembangan bisa dilakukan dengan salinan offline database, yang lalu diganti. Tidak memungkinkan pengguna memodifikasi desain database secara individual.

Fleksibel. Menaikkan izin SharePoint untuk kontrol akses dan perubahan desain. Memperbolehkan penggunaan beberapa objek database berbasis browser, seperti formulir.

Fleksibel. Bisa dengan mudah mengembangkan fitur database baru tanpa mengganggu pekerjaan. Para pengguna bisa memodifikasi desain objek dalam salinan mereka.

Atas Halaman

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×