Cara bekerja dengan SharePoint

SharePointmemungkinkan organisasi menemukan solusi untuk masalah bisnis umum menggunakan komponen Web dan aplikasi siap pakai. Skenario bisnis unik Anda akan menentukan tipe situs dan komponen web yang akan digunakan. Ada beberapa sumber daya untuk menginspirasi situs SharePoint Anda berikutnya-seperti buku tampilan SharePoint dan Walkthrough berpemandu

Gunakan artikel ini untuk melihat bagaimana berbagai tipe peran dan Departemen dalam organisasi mana pun bisa bekerja sama untuk memenuhi kebutuhan pengguna dan tujuan bisnisnya.

Contoh pembuatan situs:

  • Lihat bagaimana manajer HR membuat situs untuk karyawan baru untuk meningkatkan retensi karyawan baru

  • Pelajari cara karyawan yang bersemangat membuat grup komunitas korporat baru untuk memberdayakan orang lain

  • Lihat bagaimana Product Manager membuat situs tim proyek tertentu untuk mempercepat peluncuran produk baru

  • Pelajari cara tim pemasaran produk membuat situs untuk unit bisnis baru untuk meningkatkan kesadaran

Membuat situs boarding untuk karyawan baru

Tom adalah manajer sumber daya manusia Departemen (SDM) yang melihat kesempatan untuk meningkatkan pengalaman boarding untuk karyawan baru. Saat ini organisasi berbagi lembar bentang Excel dengan beberapa link ke sumber daya umum, dan manajer perekrutan bertanggung jawab atas Penyewaan baru di tempat keberangkatan. Kedua karyawan baru dan manajer perekrutan baru telah menyatakan ketidakpuasan dengan proses boarding saat ini. 

Tujuan situs baru:

  • Membantu karyawan baru di papan dengan sukses ke Departemen

  • Meningkatkan kinerja dan waktu kerja karyawan baru

  • Meningkatkan retensi karyawan baru

  • Meningkatkan keterlibatan dan kepuasan karyawan baru

Langkah-langkah untuk membuat situs:

Merencanakan situs-1 hari

Tom bertemu dengan manajer perekrutan untuk memastikan pengalaman Penyewaan yang baru sejajar dengan tujuan organisasi dan Departemen yang baru akan bergabung.

Ini memutuskan bahwa Tom akan membuat situs, dan manajer perekrutan akan berkontribusi pada strategi konten dan pemeliharaan situs. Satu manajer perekrutan mengidentifikasi baru baru-baru ini untuk bertindak sebagai juara untuk situs baru. Manajer perekrutan dan anggota SDM lainnya membuat rencana untuk berkontribusi ke situs Penyewaan baru secara teratur. 

Tom mulai mengumpulkan semua konten yang perlu diketahui karyawan baru tentang perusahaan, budaya, sistem Departemen, proses, kebijakan, dan manfaat.

Menyusun situs-2 hari

Tom memutuskan untuk menggunakan situs komunikasi SharePoint untuk mengelola dokumen di dalam pesawat, materi pelatihan, dan gerai sosial yang mudah diakses dan semua di satu tempat. 

  • Menggunakan komponen Web pustaka dokumen, Tom membuat file dan folder yang ditata berdasarkan kawasan, peran, dan tipe manfaat

  • Menggunakan komponen Web daftar, Tom membuat daftar periksa upah baru untuk manajer perekrutan dan karyawan baru

  • Situs ini menyertakan komponen Web percakapan Yammer yang memungkinkan karyawan di Departemen berbagi pengalaman, mengembangkan jaringan mereka, mengajukan pertanyaan, dan memberikan umpan balik tentang proses di tempat keberangkatan karyawan yang baru

  • Video Selamat datang yang baru dibuat oleh tim kepemimpinan dan diposting menggunakan komponen web Microsoft Stream

Mengelola situs-berkelanjutan

  • Tom merencanakan acara peluncuran yang merayakan situs baru dan menjadwalkan sesi pelatihan untuk pemangku kepentingan dan juara selama beberapa bulan baru 

  • Untuk mendapatkan umpan balik dan mengukur dampak proses di tempat keberangkatan karyawan baru, Tom membuat survei menggunakan komponen web Microsoft forms

  • Bulanan, Tom meninjau dan berbagi penggunaan dan analitik situs dengan tim kepemimpinan dan manajer perekrutan

Akibat

  • Peningkatan retensi karyawan baru di dalam Departemen dari 75% ke 90% dalam satu tahun

  • Peningkatan keterlibatan karyawan baru sebesar 10% dalam satu tahun

  • Peningkatan kepuasan dan keyakinan manajer perekrutan dalam proses Penyewaan baru di tempat keberangkatan

  • Mengurangi jumlah waktu dan sumber daya yang dihabiskan untuk merekrut, mempekerjakan, dan melatih karyawan baru

Membuat grup komunitas korporat

Maria bekerja dalam sebuah organisasi yang telah merekrut lebih banyak karyawan dari yang sebelumnya. Selama tahun lalu ia mendengar lebih banyak tentang bagaimana wanita di tempat kerjanya mencari rasa masyarakat yang lebih besar. Maria menemukan ini perlu tidak terpenuhi lebih dari sekedar membangun komunitas-perempuan sedang mencari mentor, pelatihan karir, akses ke kepemimpinan, dan berita tentang wanita di tempat kerja. 

Tujuan situs baru: 

  • Menyatukan wanita di seluruh kawasan dan Departemen dalam organisasi

  • Membuat tempat Rapat aman untuk tersambung, berbagi, dan membuat

  • Melibatkan wanita yang ingin membangun jaringan, komunitas, dan kapal sekutu di tempat kerja

  • Memberdayakan juara untuk memungkinkan lebih banyak wanita untuk menemukan keberhasilan di tempat kerja

Langkah-langkah untuk membuat situs:

Merencanakan situs-3 hari

Maria menemukan orang yang dia sudah tahu sangat antusias membuat dan mengelola situs komunitas baru. Bersama-sama, mereka menentukan tujuan situs dan membahas cara memprioritaskan kebutuhan komunitas mereka. Lalu, mereka bertemu dengan komunitas lain di dalam organisasi mereka untuk mempelajari praktik terbaik tentang cara memperkuat dan merekrut karena penyebabnya.

Setelah menetapkan tujuan, Maria dan timnya mulai menyusun gambar, file, artikel berita, video, dan konten lain untuk situs tersebut. Bekerja bersama, konten dikelompokkan dan ditata menjadi halaman yang akan membuat struktur situs. Lalu, Maria mengidentifikasi pemilik yang bertanggung jawab untuk membuat dan mengelola konten pada setiap halaman di dalam situs.

Build situs-1 hari

Maria membangun situs komunikasi SharePoint dan memungkinkan pemilik halaman mengedit, menambahkan, dan menghapus konten. Saat membuat halaman situs, tim Maria berfokus pada penggunaan komponen web yang akan memerlukan sedikit pemeliharaan seiring berjalannya waktu.

  • Menggunakan komponen web BeritaSharePoint, Maria dan timnya menulis dan mengkurasi berita yang berpusat pada komunitas

  • Acara bulanan diselenggarakan dan diiklankan menggunakan komponen web acara

  • Satu halaman menampilkan komponen Web orang yang dengan mudah menghubungkan masyarakat dengan sekutu lain dalam organisasi

  • Menggunakan komponen Web Yammer, anggota komunitas ini bisa memulai percakapan dengan para pemimpin dan menghubungkan orang lain dengan sumber daya

  • Komponen Web Sematkan digunakan di seluruh situs untuk menyematkan video (dari YouTube misalnya) yang menyoroti diskusi dan konten dari tokoh masyarakat

Mengelola situs-berkelanjutan

  • Maria secara teratur memantau dan berbagi wawasan dari penggunaan situs dan analitik

  • Rapat strategi konten bulanan dijadwalkan untuk menata kalender editorial, merencanakan acara komunitas, dan merekrut kontributor konten baru

  • Semi-tahunan, Maria dan timnya mengevaluasi kembali halaman dan navigasi situs untuk membuat perubahan seiring berkembangnya komunitas

Akibat

  • Meningkatnya keterlibatan dan kepuasan di kalangan wanita di tempat kerja

  • Peningkatan retensi karyawan untuk anggota masyarakat dibandingkan dengan non-anggota

  • Peningkatan jaringan dan kolaborasi di seluruh tim yang berpartisipasi dalam acara komunitas dan diskusi Yammer

Membuat situs tim proyek tertentu

Megan adalah manajer proyek yang bertanggung jawab untuk memimpin tim yang sedang mengupayakan pelepasan produk baru dalam 6 bulan mendatang. Dia tahu dia membutuhkan tempat untuk menyimpan dokumen tim, berkolaborasi pada konten, berbagi pembaruan pada berita proyek, dan berkomunikasi dengan tim. Saat ini, tim Megan menggunakan email sebagai bentuk komunikasi utama dan beberapa dokumen proyek disimpan di tempat bersama tapi tidak bisa diakses dengan aman di luar kantor atau di perangkat seluler.

Tujuan situs baru:

  • Menetapkan satu tempat terpadu untuk berita proyek, kolaborasi tim, dan komunikasi proyek

  • Mengaktifkan cara berkomunikasi yang lebih efisien dengan menggunakan obrolan real-time dan konferensi video

  • Menyatukan sumber daya tim seperti kalender tim, alamat email, OneNote, dan alat manajemen tugas

  • Menyimpan file dan folder dengan aman di satu tempat yang dapat diakses dari jarak jauh pada perangkat apa pun

Langkah-langkah untuk membuat situs:

Merencanakan situs-2 hari

Megan dimulai dengan brainstorming ide dengan manajer proyek lain yang telah membuat situs serupa di masa lalu. Dia mengetahui cara terbaik untuk memulai situs proyeknya adalah dengan meminta timnya untuk umpan balik tentang cara mereka memilih untuk berkomunikasi, berkolaborasi, dan tipe fitur yang akan menjadi yang paling berharga untuk situs proyek yang baru. Megan mengidentifikasi prioritas utama timnya dan mulai mengumpulkan dokumen, Gambar, dan konten lainnya.

Megan menentukan bahwa situs tim SharePoint akan paling sesuai dengan kebutuhan timnya dan proyeknya. Namun, situs tim SharePoint tidak memperbolehkan untuk obrolan real-time kecuali jika Anda mengintegrasikan Microsoft teams. Megan bekerja bersama administrator penyewa SharePoint untuk memastikan Microsoft teams tersedia. Ia mengetahui bahwa organisasinya sudah memiliki izin untuk menggunakan Microsoft teams dan semua yang perlu dilakukannya memastikan bahwa situs timnya tersambung ke grup Office 365.  

Sekarang, Megan siap untuk mulai membangun situs tim yang tersambung dengan Office 365.

Build situs-1 hari

Megan Build situs tim SharePoint dan Sambungkan situs ke grup Office 365. Dengan menyambungkan ke grup, ia otomatis memberi timnya akses ke sumber daya bersama seperti kalender grup, OneNote, dan alamat email.

Mengelola situs-berkelanjutan

  • Megan meninjau situs tim semi bulanan untuk memastikan tenggat waktu dan berita proyek Diperbarui

  • Saat proyek diluncurkan, Megan berencana untuk merevisi bagian dari konten situs dan komponen Web untuk menyesuaikan dengan irama baru bisnis yang mendukung produk

Akibat

  • Meningkatnya produktivitas tim dengan menyederhanakan komunikasi dan kolaborasi di satu tempat

  • Mengurangi volume Rapat dan email sebelum peluncuran situs tim

  • Mengaktifkan anggota tim jarak jauh untuk bekerja dengan lebih efektif

Membuat situs untuk proyek baru

Mike adalah manajer pemasaran yang sedang bersiap untuk peluncuran proyek baru. Beliau sudah bekerja dengan beberapa pemangku kepentingan internal seperti teknik produk dan dukungan pelanggan. Mereka setuju bahwa ruang bersama untuk menyiapkan seluruh organisasi untuk peluncuran proyek adalah solusi yang tepat.

Tujuan situs baru:

  • Menetapkan satu sumber kebenaran informasi untuk memastikan karyawan memahami detail proyek dan dapat mengadopsi nilai proyek dan misi

  • Memungkinkan karyawan mengevangelisasi proyek dan berbicara dengan yakin tentang proyek secara internal dan eksternal

  • Membekali karyawan dengan aset visual yang disetujui pemasaran yang bisa dibagikan secara eksternal

  • Menyediakan akses ke sumber daya proyek, pelatihan, acara, dan menjawab pertanyaan proyek

Langkah-langkah untuk membuat situs:

Merencanakan situs-2 hari

Mike tahu dia perlu mendapatkan seluruh organisasi bersemangat dan siap untuk mendukung proyek baru ini. Dia bertemu dengan para ahli subjek-seperti tim teknik, tim produk, dan tim dukungan-untuk memvalidasi konten yang perlu ada di situs. Lalu, ia bekerja untuk mengumpulkan aset situs seperti gambar proyek, logo, materi pemasaran, dan panduan pelatihan yang disetujui.

Mike memutuskan untuk membuat situs komunikasi SharePoint yang memungkinkan dia untuk menjangkau lusinan, atau ratusan orang dalam satu waktu. 

Build situs-3 hari

Mike membuat situs komunikasi SharePoint menggunakan komponen web yang akan melibatkan dan memberi tahu audiens. Ia berfokus pada mendesain situs dengan cara yang menyenangkan, interaktif, dan mudah digunakan. Mike mengetahui bahwa audiens mungkin akan mengakses situs proyek pada perangkat seluler, sehingga saat membuat situs miliknya ia juga mengoptimalkan desain untuk telepon. 

Mengelola situs-berkelanjutan

  • Mike menampilkan penggunaan situs secara teratur untuk memahami orang yang mengunjungi halaman tersebut dan konten apa yang populer

  • Menggunakan komponen Web formulir, sebuah survei disematkan ke halaman situs untuk mengumpulkan umpan balik tentang efektivitas pelatihan proyek

  • Seiring berjalannya waktu, Mike terus menggunakan situs untuk memberi tahu karyawan tentang pembaruan dan tonggak proyek

Akibat

  • Mempercepat kecepatan adopsi proyek dibandingkan dengan pengumuman peluncuran proyek sebelumnya 

  • Meningkatkan keefektifan dan kemampuan tim dukungan untuk mengukur sumber daya dalam siklus hidup proyek

  • Mengurangi jumlah rapat dan email setelah peluncuran situs sambil meningkatkan produktivitas

Inspirasi pembuatan situs lainnya:

SharePoint Lihat buku

Walkthrough berpemandu: membuat situs

pustaka produktivitas Microsoft 365

pelatihan tempat kerja modern 

penerapan komunitas teknologi Microsoft

Rencanakan situs SharePoint anda

Video: membuat situs tim atau komunikasi

Catatan:  Halaman ini diterjemahkan menggunakan mesin dan mungkin terdapat kesalahan tata bahasa atau masalah keakuratan. Kami bertujuan menyediakan konten yang bermanfaat untuk Anda. Dapatkah Anda memberi tahu kami apakah informasi ini bermanfaat untuk Anda? Berikut adalah artikel dalam bahasa Inggris untuk referensi.

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×