Buka lembar data kosong

Penting: Artikel ini adalah terjemahan mesin, lihat penafian. Temukan versi bahasa Inggris artikel di sini sebagai rujukan Anda.

Artikel ini menjelaskan cara membuka lembar data baru yang kosong di Microsoft Office Access 2007. Artikel ini juga menjelaskan cara menggunakan desain-di-Telusuri, fitur baru yang memungkinkan Anda untuk mendesain sebagian besar lembar data secara visual tanpa harus menggunakan desainer tabel.

Dalam artikel ini

Tentang membuka lembar data kosong

Membuat lembar data kosong dalam database baru

Menambahkan lembar data kosong ke database yang sudah ada

Menambahkan kerangka lembar data ke database yang sudah ada

Mengatur tipe data lampiran atau objek OLE

Menambahkan bidang pencarian ke lembar data

Menghubungkan lembar data baru Anda di seluruh database Anda

Mengubah tipe data bidang

Mengelola bidang dalam lembar data

Bagaimana Access menetapkan tipe data saat Anda memasukkan informasi secara manual

Bagaimana Access menetapkan tipe data bila Anda menempelkan informasi

Tentang membuka lembar data kosong

Lembar data adalah representasi visual data dalam tabel, atau hasil yang dihasilkan oleh kueri. Lembar data menyerupai Microsoft Office Excel 2007 lembar kerja, tapi dengan fungsionalitas lain dalam beberapa kasus. Misalnya, Anda biasanya bisa menambahkan catatan hanya satu untuk setiap bidang dalam lembar data, dan Anda harus biasanya memasukkan tipe data tertentu dalam bidang tertentu, seperti tanggal dan waktu atau ya/tidak nilai. Bidang juga bisa menerapkan batasan ukuran atau panjang data Anda, ada Office Excel 2007 tidak secara default. Misalnya, Anda bisa memasukkan maksimal 256 karakter dalam beberapa bidang teks.

Fitur lembar data baru

Office Access 2007 menyederhanakan proses membuat tabel. Anda sekarang bisa membuka lembar data kosong (tabel) dan melakukan sebagian besar tugas desain yang sebelumnya dapat Anda lakukan hanya dengan menggunakan desainer tabel. Misalnya, setelah Anda membuat lembar data baru, Anda bisa mengatur tipe data untuk sebagian besar bidang dalam tabel baru dengan memasukkan data secara manual atau menempelkan data ke dalam bidang. Sebagai contoh, jika Anda memasukkan tanggal dalam bidang kosong, akses kumpulan data tanggal/waktu ketik untuk bidang itu. Jika Anda memasukkan teks seperti nama, Access berlaku tipe data teks pada bidang, dan seterusnya.

Anda juga bisa mengatur atau mengubah nama bidang tanpa harus menggunakan desainer tabel, dan Anda bisa menambahkan bidang baru dengan memasukkan teks di dalam kolom yang kosong di sebelah kanan atau kiri dari kisi, bergantung pada pengaturan bahasa Anda. Selain itu, Anda bisa menggunakan perintah pemformatan seperti tebal dan miring untuk menambahkan tampilan format ke bidang, tugas yang Anda lakukan sebelumnya dalam desainer tabel.

Catatan: Akhirnya, meskipun akses membuatnya lebih cepat dan mudah untuk membuat tabel, tabel Anda harus masih sesuai dengan aturan desain database.

Untuk informasi selengkapnya tentang aturan tersebut, lihat artikel dasar-dasar desain Database.

Proses membuka lembar data kosong

Ketika Anda membuka lembar data kosong, Anda menambahkan tabel kosong baru ke database Anda. Anda tidak bisa membuka lembar data kosong tanpa membuat tabel baru. Setelah akses memuat lembar data baru, Anda mengikuti langkah rinci berikut:

  • Anda bisa memasukkan nama untuk setiap bidang, atau Anda dapat menerima nama default yang menyediakan akses.

  • Anda bisa memasukkan data ke dalam bidang secara manual, atau Anda bisa menempelkan data. Anda tidak lagi harus menetapkan tipe data untuk setiap bidang pertama, karena saat Anda mengetik, Access menyimpulkan tipe data yang berdasarkan pada jenis data yang Anda masukkan. Misalnya, jika Anda memasukkan nama di bidang pertama di tabel baru Anda, Access mengatur bidang itu menjadi tipe data teks. Jika Anda memasukkan tanggal dalam bidang berikutnya, akses kumpulan data tanggal/waktu tipe, dan seterusnya. Untuk informasi selengkapnya tentang tipe data yang akses kumpulan saat Anda memasukkan data, lihat cara Access menetapkan tipe data saat Anda memasukkan informasi secara manual dan cara Access menetapkan tipe data bila Anda menempelkan informasi, selanjutnya di artikel ini.

    Catatan: Beberapa tipe data tidak bisa disetel untuk bidang dengan hanya menempelkan data. Misalnya, Anda bisa mengatur tipe data Objek OLE atau lampiran dengan menyisipkan file ke bidang kosong. Selain itu, Anda tidak bisa membuat bidang pencarian dengan menyisipkan daftar data ke dalam bidang. Untuk informasi selengkapnya tentang menggunakan tipe data tersebut, lihat bagian mengatur tipe data lampiran atau objek OLE dan tambahkan bidang pencarian ke lembar data, selanjutnya di artikel ini.

  • Jika Anda kemudian perlu mengubah tipe data diatur untuk bidang, Anda bisa menggunakan alat yang menyediakan akses.

Bagaimana aturan desain mempengaruhi lembar data

Saat Anda membuka dan mulai untuk mengisi lembar data, ingatlah bahwa database relasional mematuhi sekumpulan aturan Desain, dan Anda harus mengikuti aturan desain tersebut saat Anda membuat lembar data Anda. Aturan mengaktifkan database untuk berfungsi dengan benar, dan mereka membantu memastikan bahwa Anda bisa mengambil data yang benar dari database. Diskusi aturan desain berada di luar cakupan artikel ini. .

Jika Anda tidak terbiasa dengan aturan desain database, lihat artikel dasar-dasar desain Database.

Bagaimana Access menambahkan kunci utama untuk lembar data baru

Secara default, Access membuat bidang kunci utama yang bernama "ID" untuk semua lembar data baru, dan menetapkan tipe data untuk bidang untuk AutoNumber. Juga secara default, Access menyembunyikan bidang dari tampilan lembar data, tapi Anda bisa memperlihatkan bidang ID setiap saat dengan mengklik kanan header kolom apa pun, mengklik Munculkan kolom, lalu menggunakan kotak dialog Munculkan kolom untuk memperlihatkan bidang yang tersembunyi. Gambar ini memperlihatkan kotak dialog Munculkan kolom untuk tabel baru:

Kotak dialog Munculkan Kolom

Anda juga bisa menampilkan bidang ID dan bidang tersembunyi lainnya dengan membuka tabel dalam tampilan desain — dan juga saat Anda menampilkan daftar bidang tabel dalam panel Daftar bidang . Untuk informasi selengkapnya tentang menggunakan panel tugas, lihat bagian berhubungan lembar data baru Anda di seluruh database Anda, selanjutnya di artikel ini.

Atas halaman

Membuat lembar data kosong dalam database baru

Saat Anda perlu membuat database sederhana, seperti daftar kontak, Anda bisa membuat database baru dengan lembar data kosong. Office Access 2007 membuat proses lebih cepat dan lebih mudah daripada versi yang lebih lama, karena Anda tidak harus menggunakan tampilan desain untuk membuat tabel baru. Ingatlah bahwa Anda bisa menggunakan tampilan lembar data untuk menjalankan semua tugas desain tabel kecuali pembuatan bidang pencarian. Untuk informasi selengkapnya tentang menambahkan bidang pencarian ke tabel, lihat bagian menambahkan bidang pencarian ke lembar data, selanjutnya di artikel ini.

Membuat tabel baru dalam database baru

  1. Mulai Access, dan pada halaman Memulai Microsoft Access , di bawah Database kosong baru, klik Database kosong.

  2. Di bawah Database kosong, dalam kotak Nama File , masukkan nama untuk database baru. Untuk mengubah lokasi database baru, klik ikon folder. Saat Anda selesai, klik buat.

    Access membuat database baru dan membuka tabel bernama Table1 dalam tampilan lembar data, seperti:

    Tabel kosong baru dalam database baru

  3. Di lembar data, klik ganda header kolom pertama (sel berwarna yang membaca Tambahkan bidang baru) dan masukkan nama untuk bidang.

  4. Klik header kolom berikutnya, atau gunakan tombol panah untuk meletakkan fokus pada header berikutnya, dan lalu masukkan nama untuk bidang itu. Ulangi proses ini hingga Anda selesai penamaan bidang tabel Anda.

  5. Di sel kosong pertama di bawah nama bidang, memasukkan data yang sesuai.

    Access menggunakan data yang Anda masukkan untuk mengatur tipe data untuk bidang. Misalnya, jika Anda memasukkan tanggal, akses kumpulan bidang untuk data tanggal/waktu tipe.

    Penting: Ingatlah bahwa bidang harus berisi hanya satu tipe data. Misalnya, bidang tanggal tidak boleh mengandung nama pelanggan, dan bidang harga tidak boleh mengandung nomor telepon.

    Untuk informasi selengkapnya tentang tipe data yang akses kumpulan saat Anda memasukkan data, lihat cara Access menetapkan tipe data saat Anda memasukkan informasi secara manual dan cara Access menetapkan tipe data bila Anda menempelkan informasi, selanjutnya di artikel ini.

  6. Klik Simpan.

    Pintasan keyboard tekan CTRL + S.

    Kotak dialog Simpan Sebagai muncul.

  7. Di bidang Nama tabel , masukkan nama untuk tabel baru dan klik OK.

    Catatan: 

    • Saat Access membuat tabel, menambahkan bidang kunci utama yang dinamai ID, dan menetapkan tipe data untuk bidang untuk AutoNumber. Akses juga menyembunyikan bidang secara default. Untuk melihat bidang, klik kanan header kolom apa pun, klik Munculkan kolom, lalu gunakan kotak dialog Munculkan kolom untuk memperlihatkan kolom.

      -atau-

      Klik kanan tab dokumen untuk tabel dan klik Tampilan desain.

    • Anda bisa mengubah atau menghapus kunci utama hanya dengan membuka tabel dalam tampilan desain. Untuk informasi tentang melakukannya, lihat artikel menambahkan, mengatur, mengubah atau menghapus kunci utama.

    • Jika Anda baru menggunakan Access dan terbiasa dengan desain database dan mengapa Anda perlu kunci utama, lihat artikel dasar-dasar desain Database.

Atas halaman

Menambahkan lembar data kosong ke database yang sudah ada

Saat Anda menambahkan lembar data baru (tabel) ke database yang sudah ada, tabel baru yang berdiri sendiri hingga Anda menghubungkan ke tabel Anda yang sudah ada. Misalnya, Anda perlu melacak pesanan yang ditempatkan oleh lembaga pemerintah. Untuk melakukan itu, Anda menambahkan tabel bernama pemerintah kontak ke database penjualan. Untuk memanfaatkan power yang database relasional bisa memberikan — untuk mencari pesanan ditempatkan dengan kontak tertentu, misalnya — Anda harus membuat hubungan antara baru tabel dan tabel (atau tabel) yang berisi data pesanan.

Untuk informasi selengkapnya tentang hubungan database desain dan tabel, lihat artikel dasar-dasar desain Database dan membuat, mengedit atau menghapus hubungan.

Juga, ingatlah bahwa Anda harus menambahkan bidang lampiran atau OLE objek ke tabel baru secara manual dengan menggunakan salah satu daftar Tipe Data (pada tab lembar data , di grup tipe & pemformatan Data ) atau dengan menggunakan desainer tabel. Langkah-langkah di bagian mengatur tipe data lampiran atau objek OLE, selanjutnya di artikel ini menjelaskan cara untuk menambahkan tipe bidang tersebut.

Menambahkan lembar data ke database

  1. Buka database yang ingin Anda ubah.

  2. Pada tab Buat, di grup Tabel,klik Tabel.

    Gambar Pita Access

    Access menambahkan tabel kosong baru dan membukanya dalam tampilan lembar data.

    Lembar data baru ditambahkan ke database yang sudah ada

  3. Di lembar data, klik ganda header kolom pertama (sel berwarna yang membaca Tambahkan bidang baru) dan masukkan nama untuk bidang.

  4. Klik bidang berikutnya atau gunakan tombol panah untuk meletakkan fokus pada bidang berikutnya dan masukkan nama untuk bidang itu. Ulangi proses ini hingga Anda selesai penamaan bidang tabel Anda.

  5. Di sel kosong pertama di bawah nama bidang, memasukkan data yang sesuai.

    Access menggunakan data yang Anda masukkan untuk mengatur tipe data untuk bidang. Misalnya, jika Anda memasukkan tanggal, akses kumpulan bidang untuk data tanggal/waktu tipe.

    Untuk informasi selengkapnya tentang tipe data yang akses kumpulan saat Anda memasukkan data, lihat cara Access menetapkan tipe data saat Anda memasukkan informasi secara manual, selanjutnya di artikel ini.

  6. Klik Simpan.

    Pintasan keyboard tekan CTRL + S.

    Kotak dialog Simpan Sebagai muncul.

  7. Di bidang Nama tabel , masukkan nama untuk tabel baru dan klik OK.

Atas halaman

Menambahkan kerangka lembar data ke database yang sudah ada

Selain tabel kosong, Office Access 2007 juga menyediakan sekumpulan kerangka tabel. Setiap tabel kerangka yang berhubungan dengan Templat database tersebut Office Access 2007 menyediakan. Misalnya, Anda bisa menambahkan tabel didesain untuk menerima data aset, kontak, atau masalah. Tabel kerangka menyediakan cara untuk membuat database kecil dalam waktu kurang karena Anda tidak memiliki nama bidang dan tipe data.

Saat Anda melanjutkan, ingatlah bahwa Anda bisa menambahkan tabel kerangka hanya ke database yang sudah ada.

Menambahkan tabel kerangka ke database

  1. Buka database yang ingin Anda ubah.

  2. Pada tab Buat, dalam grup Tabel, klik Templat Tabel lalu pilih templat yang tersedia dari daftar.

    Gambar Pita Access

    Access membuka tabel baru dalam tampilan lembar data. Setiap bidang di tabel baru berisi nama dan tipe data, dan Anda bisa memasukkan data tanpa melakukan pekerjaan tambahan.

  3. Masukkan data Anda.

  4. Klik Simpan.

    Pintasan keyboard tekan CTRL + S.

    Kotak dialog Simpan Sebagai muncul.

  5. Di bidang Nama tabel , masukkan nama untuk tabel baru dan klik OK.

Atas halaman

Mengatur tipe data lampiran atau objek OLE

Saat Anda menggunakan tampilan lembar data untuk membuat tabel baru, Anda bisa mengatur sebagian besar tipe data dengan memasukkan beberapa data dalam baris pertama dari bidang. Namun, Anda tidak bisa menggunakan metode untuk menetapkan tipe data lampiran dan objek OLE; Anda harus mengatur tipe data tersebut secara manual dengan menggunakan daftar Mengatur Tipe Data pada tab lembar data , atau dengan menggunakan desainer tabel. Langkah-langkah di bagian ini menjelaskan cara menggunakan metode kedua untuk mengatur tipe data.

Gunakan daftar mengatur Tipe Data

  1. Di Panel Navigasi, klik ganda tabel yang ingin Anda ubah.

    Ini membuka tabel dalam tampilan lembar data.

  2. Pilih bidang baru.

    Secara default, bidang baru berada di salah satu sisi kanan atau kiri dari lembar data (bergantung pada pengaturan bahasa dan kawasan Windows), dan header membaca Tambahkan bidang baru.

    Bidang baru di lembar data

    Catatan: Anda harus memilih bidang baru. Anda tidak bisa mengubah tipe data bidang yang sudah ada ke tipe lampiran atau objek OLE.

  3. Jika Anda menambahkan bidang Objek OLE, klik ganda baris header dan masukkan nama untuk bidang. Jika tidak, Loncat ke langkah berikutnya karena saat Anda menambahkan bidang lampiran, Access berubah baris header ikon penjepit kertas.

  4. Klik baris data kosong pertama di bawah header.

  5. Pada tab lembar data , di grup tipe & pemformatan Data , klik panah bawah di samping Tipe Data (daftar di bagian atas grup), dan pilih Objek OLE atau lampiran.

    Daftar tipe data

    Jika Anda memilih tipe data lampiran, akses kumpulan header baris untuk memperlihatkan ikon penjepit kertas, seperti: Bidang tabel baru diatur ke tipe data Lampiran

  6. Simpan perubahan yang Anda buat.

  7. Untuk menambahkan bagian data ke bidang baru, klik ganda baris kosong pertama dan gunakan kotak dialog lampiran untuk menemukan data.

    Untuk informasi selengkapnya tentang melampirkan file ke database Anda, lihat artikel melampirkan file dan grafik ke rekaman dalam database Anda.

Menggunakan tampilan desain tabel

  1. Dalam Panel Navigasi, klik kanan tabel yang ingin Anda ubah, lalu klik Tampilan Desain pada menu pintasan.

  2. Di kolom Nama bidang , pilih baris kosong dan masukkan nama untuk bidang baru.

    Catatan: Anda harus memilih bidang baru. Anda tidak bisa mengubah tipe data bidang yang sudah ada ke tipe lampiran atau objek OLE.

  3. Di kolom Tipe Data , klik panah bawah di samping nama bidang yang baru Anda dan pilih Objek OLE atau lampiran dari daftar.

  4. Simpan perubahan yang Anda buat.

Untuk informasi tentang melampirkan file ke rekaman dalam lembar data Anda, lihat artikel melampirkan file dan grafik ke rekaman dalam database Anda.

Atas halaman

Menambahkan bidang pencarian ke lembar data

Bidang pencarian merupakan fitur lain yang harus mengatur secara manual untuk lembar data baru. Bidang pencarian menampilkan rangkaian nilai dalam formulir daftar. Sebagai aturan, setiap kali Anda memilih item dari daftar turun bawah di Access database, Anda menggunakan daftar pencarian. Anda bisa membuat dua tipe daftar pencarian.

  • Daftar berdasarkan tabel    menggunakan kueri untuk mengambil nilai dari tabel lain. Kueri berada dalam tabel yang mendasari lembar data baru Anda. Anda membuat daftar berdasarkan tabel saat Anda perlu menggunakan nilai yang berada di tempat lain di database Anda. Sebagai contoh, katakanlah Anda mempertahankan database masalah dukungan. Masalah informasi yang terdapat dalam satu tabel, tetapi daftar orang-orang yang menangani masalah berada dalam tabel lain, dan data dalam tabel yang berubah sering. Menggunakan daftar berdasarkan tabel menghemat dari harus memasukkan daftar nama secara manual, dan menyediakan Anda dengan data paling baru. Anda bisa menggunakan data dalam tabel untuk mengumpulkan daftar berdasarkan tabel, atau Anda bisa menggunakan data yang dihasilkan oleh kueri yang lain untuk mengumpulkan daftar berdasarkan tabel.

  • Daftar berdasarkan nilai    adalah relatif singkat daftar item yang Anda hanya menggunakan di satu tempat dalam database. Misalnya, Anda menggunakan Access untuk menyimpan dan mengelola informasi tentang perusahaan aset. Anda bisa membuat bidang pencarian yang disebut kondisi (atau sesuatu yang serupa) dan memungkinkan pengguna untuk memilih nilai dari daftar tersebut seperti baik, adil, miskin, dan seterusnya. Anda membuat daftar nilai dengan memasukkan daftar item secara langsung dalam tabel yang mendasari lembar data baru Anda.

Saat Anda menambahkan daftar pencarian berdasarkan tabel ke lembar data baru Anda, Access membuat hubungan antara tabel yang mendasari lembar data baru Anda dan tabel dari mana bidang pencarian mengambil data tersebut. Bidang pencarian yang dihasilkan juga menjadi kunci asing — kolom nilai yang cocok dengan nilai kunci utama di tabel lainnya. Jika Anda baru menggunakan Access dan memerlukan informasi selengkapnya tentang hubungan, kunci utama dan kunci asing, lihat artikel dasar-dasar desain Database.

Akhirnya, Anda bisa menambahkan daftar pencarian berdasarkan nilai atau berdasarkan tabel dengan menggunakan panduan atau membuat mereka secara manual dalam desainer tabel. Panduan menyediakan metode termudah dan tercepat untuk membuat bidang pencarian, sehingga langkah-langkah di bagian ini menjelaskan cara menggunakan metode tersebut.

Menambahkan bidang pencarian dalam tampilan lembar data

  1. Di Panel Navigasi, klik ganda tabel yang ingin Anda ubah.

    Access membuka tabel di tampilan Lembar Data.

  2. Pada tab lembar data , di grup bidang & kolom , klik Kolom pencarian.

    Panduan Pencarian dimulai.

  3. Lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Membuat daftar berdasarkan tabel   

      1. Pilih saya ingin kolom pencarian mencari nilai dalam tabel atau kueri dan lalu klik berikutnya.

      2. Di bawah tampilan, pilih opsi, pilih tabel atau kueri dari daftar hasil, dan lalu klik berikutnya.

        Misalnya, jika Anda ingin menggunakan nilai dari tabel di bidang pencarian Anda, klik tabel. Jika Anda ingin menggunakan kueri, klik kueri. Untuk melihat daftar semua tabel dan kueri di database, klik kedua.

      3. Memindahkan bidang yang Anda inginkan muncul di daftar pencarian Anda dari panel Bidang yang tersedia untuk panel Bidang dipilih , dan lalu klik berikutnya.

      4. Secara opsional, pilih satu atau beberapa pilihan pengurutan untuk bidang yang Anda pilih di langkah sebelumnya, dan lalu klik berikutnya.

      5. Secara opsional, Sesuaikan lebar setiap kolom di daftar pencarian Anda, dan lalu klik berikutnya.

      6. Secara opsional, di bawah label apa yang Anda inginkan untuk kolom pencarian, masukkan nama dalam kotak teks.

      7. Secara opsional, pilih kotak centang Perbolehkan beberapa nilai .

        Memilih opsi ini memungkinkan Anda untuk memilih dan menyimpan lebih dari satu item dari daftar.

      8. Klik selesai. Jika Access meminta Anda untuk menyimpan tabel, klik ya.

        Access menambahkan kueri pencarian untuk tabel baru Anda. Secara default, kueri mengambil bidang yang Anda tentukan, ditambah nilai kunci utama untuk tabel sumber. Akses lalu mengatur tipe data untuk bidang pencarian agar sesuai dengan tipe data diatur untuk bidang kunci utama di tabel sumber. Misalnya, jika bidang kunci utama di tabel sumber menggunakan tipe data AutoNumber, Access mengatur tipe data untuk bidang pencarian Anda untuk tipe data angka.

      9. Kembali ke tampilan lembar data, masuk ke bidang pencarian Anda, dan pilih sebuah item dari daftar.

    • Membuat daftar berdasarkan nilai   

      1. Klik saya akan mengetik nilai yang saya inginkan, dan lalu klik berikutnya.

      2. Dalam kotak jumlah kolom , masukkan jumlah kolom yang Anda inginkan untuk muncul di daftar Anda, lalu masuk ke sel pertama yang kosong dan masukkan nilai.

        Ketika Anda memasukkan nilai pertama Anda, sel kosong lain muncul di bawah sel saat ini.

      3. Saat Anda selesai memasukkan nilai pertama Anda, gunakan tombol panah bawah atau TAB untuk memindahkan fokus ke sel berikutnya, dan lalu masukkan nilai kedua.

      4. Ulangi langkah 2 dan 3 sampai Anda selesai membuat daftar Anda, dan lalu klik berikutnya.

      5. Secara opsional, masukkan nama untuk bidang baru, dan lalu klik selesai.

Menambahkan bidang pencarian dalam tampilan desain

  1. Di panel navigasi, klik kanan tabel yang mendasari lembar data baru Anda dan klik Tampilan desain pada menu pintasan.

  2. Pilih bidang yang ingin Anda konversi.

    -atau-

    Pilih baris kosong, dan di kolom Nama bidang , masukkan nama untuk bidang yang baru.

  3. Di kolom Tipe Data , klik panah bawah dan pilih Panduan pencarian.

    Panduan pencarian muncul.

  4. Ikuti langkah-langkah di bagian sebelumnya untuk menggunakan panduan.

Saat Anda membuat bidang pencarian, Anda bisa menggunakan fitur baru yang disebut daftar multinilai. Untuk informasi selengkapnya tentang daftar multinilai dan teknologi belakangnya (fitur yang disebut bidang multinilai), lihat artikel menambahkan atau mengubah bidang pencarian yang memungkinkan Anda menyimpan beberapa nilai, panduan untuk bidang multinilaidan menggunakan daftar yang menyimpan beberapa nilai.

Atas halaman

Menghubungkan lembar data baru Anda di seluruh database Anda

Secara default, informasi di lembar data baru tetap diisolasi dari informasi lain dalam database hingga Anda membuat setidaknya satu hubungan antara tabel yang mendasari lembar data Anda dan tabel lain di database Anda. Office Access 2007 menyederhanakan proses membuat hubungan, karena sekarang Anda bisa menyeret dan meletakkan bidang dari panel tugas ke lembar data terbuka.

Anda bisa membuat dua tipe hubungan menggunakan teknik baru.

  • Menambahkan bidang kunci asing ke tabel yang mendasari lembar data baru Anda. Ini menempatkan lembar data baru Anda di sisi banyak hubungan satu ke banyak.

  • Berbagi nilai kunci utama dari lembar data baru Anda dengan tabel lain. Ini menempatkan lembar data baru Anda di sisi "satu" dari hubungan satu ke banyak.

Saat Anda membuat salah satu tipe hubungan, Anda menggunakan panduan pencarian untuk membuat bidang pencarian yang berdasarkan tabel. Langkah-langkah berikut ini menjelaskan cara membuat kedua tipe hubungan.

Penting    Anda harus terbiasa dengan desain database untuk berhasil membuat hubungan antara tabel.

Untuk informasi selengkapnya tentang desain database dan hubungan, lihat artikel dasar-dasar desain Database, menambahkan, mengatur, mengubah atau menghapus kunci utama, panduan untuk hubungan tabel dan membuat, mengedit atau menghapus hubungan.

Menambahkan bidang kunci asing ke lembar data baru Anda

  1. Jika belum, buka lembar data Anda yang baru dalam tampilan lembar data. Untuk melakukannya, di panel navigasi, klik ganda tabel.

  2. Pada tab Lembardata, dalam grup Bidang & Kolom, klik Tambahkan Bidang yang Sudah Ada.

    Panel tugas Daftar bidang muncul dan daftar tabel dalam database.

  3. Memperluas entri untuk tabel yang ingin Anda gunakan.

  4. Seret bidang kunci utama dari Daftar bidang ke lembar data Anda buka, dan letakkan bidang antara dua bidang yang ada di lembar data Anda. Perubahan kursor mouse I-beam saat Anda memilih valid meletakkan titik.

    Menyeret bidang dari Daftar Bidang dan meletakkannya di antara dua kolom

    Saat Anda selesai meletakkan bidang baru, panduan pencarian dimulai.

  5. Masuk ke serangkaian langkah-langkah untuk menyelesaikan proses berikutnya.

Menggunakan panduan pencarian untuk membuat hubungan

  1. Memindahkan bidang yang Anda inginkan muncul di daftar pencarian Anda dari panel Bidang yang tersedia untuk panel Bidang dipilih , dan lalu klik berikutnya.

  2. Secara opsional, pilih satu atau beberapa pilihan pengurutan untuk bidang yang Anda pilih di langkah sebelumnya, dan lalu klik berikutnya.

  3. Secara opsional, Sesuaikan lebar setiap kolom di daftar pencarian Anda, dan lalu klik berikutnya.

  4. Secara opsional, di bawah label apa yang Anda inginkan untuk kolom pencarian, masukkan nama dalam kotak teks.

  5. Secara opsional, pilih kotak centang Perbolehkan beberapa nilai .

    Memilih opsi ini memungkinkan Anda untuk memilih dan menyimpan lebih dari satu item dari daftar.

  6. Klik selesai. Jika Access meminta Anda untuk menyimpan tabel, klik ya.

    Access menambahkan kueri pencarian untuk tabel baru Anda. Secara default, kueri mengambil bidang yang Anda tentukan, ditambah nilai kunci utama untuk tabel sumber. Akses lalu mengatur tipe data untuk bidang pencarian agar sesuai dengan tipe data diatur untuk bidang kunci utama di tabel sumber. Misalnya, jika bidang kunci utama di tabel sumber menggunakan tipe data AutoNumber, Access mengatur tipe data untuk bidang pencarian Anda untuk tipe data angka.

Menambahkan kunci utama dari lembar data baru Anda ke tabel lain

  1. Jika Anda memiliki lembar data baru Anda buka, tutup.

  2. Di panel navigasi, klik ganda tabel yang ingin Anda tambahkan kunci asing baru.

  3. Pada tab Lembardata, dalam grup Bidang & Kolom, klik Tambahkan Bidang yang Sudah Ada.

    Panel tugas Daftar bidang muncul dan daftar tabel di database, termasuk lembar data baru Anda.

  4. Di panel tugas, klik tanda plus di samping entri untuk lembar data baru Anda, seret bidang kunci utama (nama default untuk bidang adalah ID) dari panel tugas untuk membuka lembar data, dan letakkan di lokasi.

    Secara default, Anda harus menghapus bidang baru antara dua bidang yang ada di lembar data Anda. Perubahan kursor mouse I-beam saat Anda memilih valid meletakkan titik.

    Menyeret bidang dari Daftar Bidang dan meletakkannya di antara dua kolom

    Saat Anda selesai meletakkan bidang baru, panduan pencarian dimulai.

  5. Ikuti sebelumnya serangkaian langkah-langkah untuk menyelesaikan panduan pencarian.

Atas halaman

Mengubah tipe data bidang

Saat Anda membuat tabel dalam tampilan lembar data, Anda mungkin menemukan bahwa Anda memasukkan data yang dihasilkan di Access memilih tipe data yang salah. Misalnya, jika Anda hanya memasukkan terlebih dahulu lima digit AS gaya kode pos, Access berlaku tipe data angka untuk bidang, pilihan yang mencegah Anda memasukkan kode pos dari bagian lain di seluruh dunia. Untuk memperbaiki jenis masalah, Anda bisa mengubah tipe data untuk bidang.

Access menyediakan dua cara untuk mengubah tipe data. Anda bisa menggunakan perintah di tab lembar data atau Anda bisa menggunakan desainer tabel. Langkah-langkah berikut ini menjelaskan cara menggunakan teknik kedua.

Penting    Mengubah tipe data bisa menyebabkan akses untuk menghapus data yang sudah ada. Misalnya, jika Anda mengubah bidang teks untuk tipe data angka, dan bidang yang berisi huruf serta nomor, Access menghapus data yang sudah ada karena itu tidak bisa melakukan perhitungan pada karakter teks.

Gunakan perintah pita untuk mengubah tipe data

  1. Di Panel Navigasi, klik ganda tabel yang ingin Anda ubah.

    Ini membuka tabel dalam tampilan lembar data.

  2. Pilih bidang yang ingin Anda ubah.

  3. Pada tab lembar data , di grup tipe & pemformatan Data , pilih opsi dari daftar Mengatur Tipe Data , yang terletak di bagian atas grup.

    Pita adalah komponen dari Antarmuka pengguna Microsoft Office Fluent.

  4. Jika Access meminta Anda untuk mengonfirmasi perubahan, klik ya hanya jika Anda yakin ingin melanjutkan.

  5. Simpan perubahan yang Anda buat.

Menggunakan desainer tabel untuk mengubah tipe data

  1. Dalam Panel Navigasi, klik kanan tabel yang ingin Anda ubah, lalu klik Tampilan Desain pada menu pintasan.

  2. Klik kolom Tipe Data dan pilih tipe data baru.

  3. Jika Access meminta Anda untuk mengonfirmasi perubahan, klik ya hanya jika Anda yakin ingin melanjutkan.

  4. Simpan perubahan yang Anda buat.

Atas halaman

Mengelola bidang dalam lembar data

Anda bisa melakukan beberapa tugas manajemen tabel dengan mengklik kanan baris header dan memilih perintah dari menu pintasan yang dihasilkan. Misalnya, Anda bisa menyisipkan bidang dalam lokasi tertentu, menghapus atau mengganti nama bidang, memperlihatkan atau menyembunyikan kolom, dan memulai panduan pencarian dan konversi kolom bidang pencarian.

Menggunakan perintah pada menu pintasan

  • Klik kanan header kolom dan pilih perintah dari menu pintasan.

    Gambar ini memperlihatkan menu pintasan:

    Menu pop-up bidang tabel

Atas halaman

Bagaimana Access menetapkan tipe data saat Anda memasukkan informasi secara manual

Saat Anda membuat lembar data kosong, Access menetapkan tipe data untuk setiap bidang ketika Anda memasukkan data di bidang itu. Tabel berikut mencantumkan berbagai jenis data yang Anda bisa memasukkan dan tipe data yang berlaku akses untuk masing-masing.

Catatan: Anda tidak bisa mengatur tipe data Objek OLE atau lampiran dengan memasukkan data dalam bidang kosong. Untuk informasi tentang cara mengatur tipe data tersebut, lihat mengatur tipe data lampiran atau objek OLE sebelumnya dalam dokumen ini.

Jika Anda mengetikkan:

Office Access 2007membuatbidang dengan tipe data:

John

Teks

Blok teks atau teks dan angka lebih dari 256 karakter.

Memo.

Catatan: Anda tidak bisa menggunakan desain di Telusuri untuk mengaktifkan pemformatan kaya teks. Untuk informasi tentang pemformatan kaya teks memungkinkan, lihat artikel memasukkan atau mengedit data dalam kontrol atau kolom yang mendukung teks kaya.

http://www.contoso.com

Akses mengenali protokol Internet berikut ini: http, ftp, gopher, wais, file, https, mhtml, mailto, msn, Berita, nntp, midi, cid, prospero, telnet, rlogin, tn3270, pnm, mms, outlook.

Catatan: Untuk akses untuk mengenali protokol dan mengatur tipe data Hyperlink, Anda harus mengikuti protokol dengan karakter non-spasi.

Hyperlink

50000

Angka, Bilangan Bulat Panjang

50.000

Angka, Bilangan Bulat Panjang

50.000,99

Angka, Ganda

50000,389

Angka, Ganda

31/12/2006

Format tanggal dan waktu yang ditentukan dalam Windows kawasan dan bahasa pengaturan Anda mengontrol bagaimana Access format data tanggal/waktu.

Perlihatkan saya cara mengatur atau mengubah pengaturan tersebut

Di Windows Vista   

  1. Klik mulai tombol Gambar tombol , dan lalu klik Panel kontrol.

  2. Jika Anda menggunakan tampilan default di Panel kontrol, klik ganda jam, bahasa, dan kawasan.

    -atau-

    Jika Anda menggunakan tampilan klasik, klik ganda

    Opsi kawasan dan bahasa.

    Kotak dialog opsi kawasan dan bahasa muncul.

  3. Di bawah standar dan format, klik kustomisasi.

    Kotak dialog Opsi kawasan mengkustomisasi muncul.

  4. Klik tab yang berisi pengaturan yang ingin Anda ubah, dan buat perubahan Anda. Misalnya, untuk mengubah sebagian atau semua format angka, klik tab angka dan ubah pengaturan yang Anda inginkan. Untuk mendapatkan bantuan dengan opsi, klik tombol bantuan (?), dan lalu klik opsi.

Di Microsoft Windows XP (tampilan klasik)   

  1. Pada bilah tugas Windows, klik mulai, dan lalu klik Panel kontrol.

  2. Di Panel kontrol, klik ganda opsi kawasan dan bahasa.

    Kotak dialog opsi kawasan dan bahasa muncul.

  3. Di bawah standar dan format, klik kustomisasi.

    Kotak dialog Opsi kawasan mengkustomisasi muncul.

  4. Klik tab yang berisi pengaturan yang ingin Anda ubah, dan buat perubahan Anda. Misalnya, untuk mengubah sebagian atau semua format angka, klik tab angka dan ubah pengaturan yang Anda inginkan. Untuk mendapatkan bantuan dengan opsi, klik tombol bantuan (?), dan lalu klik opsi.

Di Microsoft Windows XP (tampilan kategori)

  1. Pada bilah tugas Windows, klik mulai, dan lalu klik Panel kontrol.

    Muncul Panel kontrol.

  2. Klik tanggal, waktu, bahasa, dan opsi kawasan.

    Kotak dialog tanggal, waktu, bahasa, dan opsi kawasan muncul.

  3. Klik Ubah format angka, tanggal, dan waktu.

    Kotak dialog opsi kawasan dan bahasa muncul.

  4. Di bawah standar dan format, klik kustomisasi.

    Kotak dialog Opsi kawasan mengkustomisasi muncul.

  5. Klik tab yang berisi pengaturan yang ingin Anda ubah, dan buat perubahan Anda. Misalnya, untuk mengubah sebagian atau semua format angka, klik tab angka dan ubah pengaturan yang Anda inginkan. Untuk mendapatkan bantuan dengan opsi, klik tombol bantuan (?), dan lalu klik opsi.

Tanggal/Waktu

31 Desember 2006

Catatan: Access tidak mengenali nama hari (Senin, Selasa, dan sebagainya) sebagai input yang valid untuk memilih data tanggal/waktu tipe. Anda harus memasukkan nama bulan.

Tanggal/Waktu

10.50.23

Tanggal/Waktu

10.50

Tanggal/Waktu

17.50

Tanggal/Waktu

$12,50

Akses mengenali simbol mata uang yang ditentukan di pengaturan Windows Regional dan bahasa.

Perlihatkan saya cara mengatur atau mengubah pengaturan tersebut

Di Windows Vista   

  1. Klik mulai tombol Gambar tombol , dan lalu klik Panel kontrol.

  2. Jika Anda menggunakan tampilan default di Panel kontrol, klik ganda jam, bahasa, dan kawasan.

    -atau-

    Jika Anda menggunakan tampilan klasik, klik ganda

    Opsi kawasan dan bahasa.

    Kotak dialog opsi kawasan dan bahasa muncul.

  3. Pada tab format , di bawah format saat ini, klik kustomisasi format ini.

    Kotak dialog Opsi kawasan mengkustomisasi muncul.

  4. Klik tab mata uang , dan di daftar simbol mata uang , pilih simbol yang ingin Anda gunakan. Untuk mendapatkan bantuan dengan opsi, klik tombol bantuan (?), dan lalu klik opsi.

Di Microsoft Windows XP (tampilan klasik)   

  1. Pada bilah tugas Windows, klik mulai, dan lalu klik Panel kontrol.

    Muncul Panel kontrol.

  2. Di Panel kontrol, klik ganda opsi kawasan dan bahasa.

    Kotak dialog opsi kawasan dan bahasa muncul.

  3. Di bawah standar dan format, klik kustomisasi.

    Kotak dialog Opsi kawasan mengkustomisasi muncul.

  4. Klik tab mata uang , dan di daftar simbol mata uang , pilih simbol yang ingin Anda gunakan. Untuk mendapatkan bantuan dengan opsi, klik tombol bantuan (?), dan lalu klik opsi.

Di Microsoft Windows XP (tampilan kategori)   

  1. Pada bilah tugas Windows, klik mulai, dan lalu klik Panel kontrol.

    Muncul Panel kontrol.

  2. Klik tanggal, waktu, bahasa, dan opsi kawasan.

    Kotak dialog tanggal, waktu, bahasa, dan opsi kawasan muncul.

  3. Klik Ubah format angka, tanggal, dan waktu.

    Kotak dialog opsi kawasan dan bahasa muncul.

  4. Di bawah standar dan format, klik kustomisasi.

    Kotak dialog Opsi kawasan mengkustomisasi muncul.

  5. Klik tab mata uang , dan di daftar simbol mata uang , pilih simbol yang ingin Anda gunakan. Untuk mendapatkan bantuan dengan opsi, klik tombol bantuan (?), dan lalu klik opsi.

Mata Uang

21,75

Angka, Ganda

123,00%

Angka, Ganda

3,46E+03

Angka, Ganda

Atas halaman

Bagaimana Access menetapkan tipe data bila Anda menempelkan informasi

Bila Anda menempelkan data ke lembar kerja baru, Anda bisa menempelkan campuran atau tidak konsisten tipe data ke satu atau beberapa bidang. Sebagai contoh, katakanlah Anda menempelkan beberapa kolom data kontak, dan data yang menyertakan kode pos dari di seluruh dunia — campuran catatan dan angka.

Bila Anda menempelkan data, Access memproses setiap catatan (masing-masing baris dalam kolom) dan menentukan tipe data untuk setiap catatan. Akses lalu mencoba pilih tipe data yang menyimpan semua informasi Anda tanpa kehilangan atau membatasi catatan. Sebagai bagian dari yang, Access terkadang berlaku tipe luas data untuk bidang.

Daftar ini menyediakan beberapa contoh bagaimana Access memilih tipe data.

  • Saat Access menemukan tipe data campuran, ini biasanya menetapkan bidang ke tipe data teks karena bidang teks menyediakan fleksibilitas terbesar.

  • Saat Access menemukan nomor campuran dengan simbol mata uang, Access menetapkan tipe data angka dan strip out simbol mata uang. Melakukan jadi menyediakan lebih besar pengurutan dan pemfilteran kapabilitas, dan lebih banyak fungsi agregat. Jika Anda menginginkan simbol mata uang, Anda bisa menerapkan format mata uang ke bidang angka atau mengonversi bidang ke tipe data mata uang.

  • Jika Anda menempelkan data dengan campuran simbol mata uang, Access berlaku tipe data teks ke bidang dan mempertahankan simbol.

  • Jika Anda menyisipkan tanggal dan waktu dengan campuran format tampilan (seperti 12/14/2005 dan 14.12.2005), Access berlaku data tanggal/waktu tipe dan format tanggal umum.

Atas halaman

Catatan: Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×