Bagaimana cara kerja penerapan versi di daftar atau pustaka SharePoint

Bagaimana cara kerja penerapan versi di daftar atau pustaka SharePoint

Penting: Artikel ini adalah terjemahan mesin, lihat penafian. Temukan versi bahasa Inggris artikel di sini sebagai rujukan Anda.

Saat pembuatan versi diaktifkan di SharePoint daftar atau pustaka, Anda bisa menyimpan, melacak dan memulihkan item di dalam daftar dan file di pustaka setiap kali mereka mengubah. Pembuatan versi, digabungkan dengan pengaturan lain, seperti Check Out, memberi Anda banyak kontrol konten yang diposting pada situs Anda dan bisa memberikan nilai nyata jika Anda pernah perlu untuk melihat atau memulihkan versi lama dari item atau file.

Catatan: Penerapan versi secara default dalam SharePoint pustaka, dan nonaktif secara default dalam SharePoint daftar. Untuk informasi selengkapnya tentang pengaturan penerapan versi, lihat mengaktifkan dan mengonfigurasikan penerapan versi untuk daftar atau pustaka.

Diperbarui Oktober 2017 berkat pelanggan umpan balik.

Gambaran umum penerapan versi

Siapa pun dengan izin untuk mengelola daftar bisa mengaktifkan penerapan versi atau menonaktifkan untuk pustaka. Penerapan versi tersedia untuk item dalam daftar di semua tipe daftar default — termasuk kalender, daftar pelacakan masalah, dan daftar kustom. Juga tersedia untuk semua tipe file yang bisa disimpan di pustaka, termasuk halaman komponen Web. Untuk informasi selengkapnya tentang menyiapkan dan menggunakan penerapan versi, lihat mengaktifkan dan mengonfigurasikan penerapan versi untuk daftar atau pustaka.

Catatan: Jika Anda adalah pelanggan Office 365, pembuatan versi sekarang diaktifkan secara default ketika Anda membuat pustaka OneDrive for Business baru, dan akan secara otomatis menyimpan versi 500 dokumen. Ini akan membantu Anda mencegah hilangnya dokumen penting atau data. Jika Anda memiliki Pustaka yang sudah ada di situs OneDrive for Business atau di situs tim Anda tidak memiliki versi diaktifkan, Anda bisa mengaktifkan penerapan versi untuk mereka kapan saja.

Anda bisa gunakan penerapan versi untuk:

  • Melacak riwayat sebuah versi    Bila penerapan versi diaktifkan, Anda bisa lihat kapan sebuah item atau file berubah dan siapa yang mengubahnya. Anda juga bisa melihat kapan properti (informasi tentang file) berubah. Misalnya, jika seseorang mengubah tanggal jatuh tempo dari item daftar, informasi itu muncul di riwayat versi. Anda juga bisa melihat komentar yang dibuat orang-orang saat mereka cek masuk file ke pustaka.

  • Memulihkan versi sebelumnya    jika Anda membuat kesalahan dalam versi saat ini, jika versi saat ini korup, atau jika Anda memang lebih menyukai versi sebelumnya, Anda bisa mengganti versi saat ini dengan versi sebelumnya. Versi yang dipulihkan menjadi versi saat ini yang baru.

  • Menampilkan versi sebelumnya    Anda bisa menampilkan versi sebelumnya tanpa menimpa versi saat ini Anda. Jika Anda menampilkan riwayat versi di dalam dokumen Microsoft Office, seperti file Word atau Excel, Anda bisa membandingkan kedua versi untuk menentukan perbedaannya.

Saat penerapan versi diaktifkan, versi dibuat dalam situasi berikut:

  • Saat item atau file daftar pertama-tama yang dibuat atau saat file diunggah.

    Catatan: Jika Check Out file diharuskan, Anda harus check-in file untuk membuat versi pertamanya.

  • Saat file yang diunggah memiliki nama yang sama dengan file yang ada dan kotak centang Tambahkan sebagai versi baru ke file yang ada dipilih.

  • Saat properti sebuah item atau file daftar berubah.

  • Saat sebuah file dibuka, diedit, dan disimpan. Sebuah versi dibuat saat Anda pertama-tama mengklik Simpan. Itu mempertahankan nomor versi baru untuk durasi sesi pengeditan saat ini, meskipun Anda mungkin menyimpannya beberapa kali. Saat Anda menutupnya lalu membukanya kembali untuk sesi pengeditan lainnya, versi lain dibuat.

  • Selama penulisan bersama dokumen, saat pengguna yang berbeda mulai bekerja pada dokumen atau saat pengguna mengklik Simpan untuk mengunggah perubahan ke pustaka.

Kapan pun, bisa terdapat hingga tiga versi saat ini sebuah file : versi cek keluar, versi minor atau draf terbaru, dan versi diterbitkan atau utama terbaru. Semua versi lainnya dianggap versi historis. Beberapa versi saat ini hanya terlihat bagi pengguna yang memiliki izin untuk menampilkan versi tersebut.

Beberapa organisasi melacak versi utama maupun minor dari file-file di pustaka mereka. Organisasi lain hanya melacak versi utama. Versi utama diidentifikasi oleh angka bulat, seperti 5.0; versi minor diidentifikasi oleh angka desimal, seperti 5.1.

Sebagian besar organisasi menggunakan versi minor saat file sedang dalam pengembangan, dan versi utama saat tonggak tertentu tercapai atau saat file siap ditinjau oleh khalayak luas. Di banyak organisasi, keamanan draf diatur untuk memungkinkan hanya pemilik file dan orang-orang yang memiliki izin untuk menyetujui file. Itu artinya bahwa versi minor tidak bisa dilihat oleh siapa pun lainnya hingga versi utama diterbitkan.

Versi utama tersedia untuk daftar, tapi versi minor tidak tersedia. Tiap versi item daftar dinomori dengan angka bulat. Jika organisasi Anda mengharuskan persetujuan item dalam daftar, item tetap dalam status Tertunda hingga disetujui oleh seseorang yang memiliki izin untuk menyetujuinya. Saat dalam status Tertunda item tersebut dinomori dengan angka desimal dan dikenal sebagai draf.

Untuk informasi selengkapnya tentang mengaktifkan dan menyiapkan penerapan versi, termasuk versi utama dan minor, lihat mengaktifkan dan mengonfigurasikan penerapan versi untuk daftar atau pustaka.

Nomor versi secara otomatis ditambahkan tiap kali Anda membuat versi baru. Di daftar atau pustaka yang penerapan versi utama diaktifkan, versi memiliki angka bulat, seperti 1.0, 2.0, 3.0, dan sebagainya. Di pustaka, administrator Anda mungkin mengaktifkan penerapan versi untuk versi utama maupun minor. Saat versi minor sedang dilacak, versi tersebut memiliki angka desimal seperti 1.1, 1.2, 1.3, dan sebagainya. Saat salah satu versi tersebut diterbitkan sebagai versi utama, angkanya menjadi 2.0. Versi minor berikutnya dinomori 2.1, 2.2, 2.3, dan sebagainya.

Saat Anda membuang cek keluar, angka versi tidak berubah. Jika versi paling baru adalah versi 3.0, itu tetap di 3.0 setelah Anda membuang cek keluar.

Saat Anda menghapus sebuah versi, versi pergi ke keranjang sampah dan masuk dengan angka dengan itu. Riwayat Versi akan memperlihatkan nomor versi lainnya. Nomor versi lain tidak akan berubah. Misalnya, jika Anda memiliki dokumen yang memiliki versi minor 4.1 dan 4.2, dan Anda memutuskan untuk menghapus versi 4.1, Riwayat Versi hasil memperlihatkan versi 4.0 dan 4.2. Gambar berikut menunjukkan ini.

Untuk informasi selengkapnya tentang mengaktifkan dan menyiapkan penerapan versi, termasuk versi utama dan minor, lihat mengaktifkan dan mengonfigurasikan penerapan versi untuk daftar atau pustaka.

Riwayat Versi dengan satu versi minor dihapus

Beberapa organisasi memungkinkan versi tak terbatas dari file dan organisasi lainnya menerapkan pembatasan. Anda mungkin menemukan, setelah melakukan cek masuk versi terbaru sebuah file, bahwa versi lama hilang. Jika versi paling baru Anda adalah 26.0 dan Anda memperhatikan bahwa tidak ada versi 1.0 lagi, itu artinya administrator mengonfigurasi pustaka untuk memungkinkan hanya 25 versi utama dari sebuah file. Menambahkan versi ke-26 mengakibatkan versi pertama harus dihapus. Hanya versi 2.0 sampai 26.0 yang tetap ada. Demikian pula, jika versi ke-27 ditambahkan, hanya versi 3.0 sampai 27.0 yang tetap ada.

Administrator juga memutuskan untuk membatasi jumlah versi minor hanya orang-orang untuk mengatur jumlah versi terbaru. Misalnya, jika versi utama 25 diperbolehkan, administrator mungkin memutuskan untuk mempertahankan sedikit draf untuk hanya lima utama versi terbaru. Jumlah versi minor antara versi utama default adalah 511. Jika Anda mencoba untuk menyimpan versi minor lain, Anda akan melihat pesan kesalahan yang memberitahu Anda bahwa Anda harus terlebih dahulu menerbitkan dokumen. Administrator situs Anda bisa mengubah default agar lebih sedikit versi minor.

Jika daftar atau pustaka batas jumlah versi utama, versi awal akan dihapus saat batas tercapai. Misalnya, jika hanya versi 20 dipertahankan, dan tim Anda membuat versi 25, hanya versi 6 hingga 25 disimpan. Jika versi lain yang dibuat, hanya versi 7 sampai 26 disimpan. Jika daftar atau pustaka batasan versi, Anda harus memastikan bahwa kontributor dapat mengetahui bahwa versi yang lebih lama akan dihapus saat versi batas tercapai.

Di Pustaka yang batas jumlah versi utama yang menyimpan versi minor untuk, versi minor dihapus untuk versi utama sebelumnya saat versi batas tercapai. Misalnya, jika Anda menyimpan draf untuk hanya 10 versi utama, dan tim Anda membuat versi utama 15, hanya versi utama akan disimpan untuk versi awal. Versi minor yang terkait dengan lima terlama utama versi — seperti 1.2 atau 2.3 — dihapus, tapi versi utama-1, 2, dan seterusnya — disimpan, kecuali jika Pustaka Anda juga batasan versi utama.

Membatasi jumlah versi biasanya adalah praktik yang baik. Itu artinya Anda bisa menghemat ruang kosong di server dan mengurangi kesemrawutan bagi pengguna. Tapi, jika organisasi Anda diharuskan menyimpan semua versi karena alasan hukum atau lainnya, jangan terapkan batasan apa pun.

Penting: Jika organisasi Anda batas jumlah versi yang menyimpan, versi terlama dihapus secara permanen saat batas tercapai. Mereka tidak dikirim ke keranjang sampah.

Untuk informasi selengkapnya tentang mengaktifkan dan menyiapkan penerapan versi, termasuk batasan, lihat mengaktifkan dan mengonfigurasikan penerapan versi untuk daftar atau pustaka.

Anda dapat mengonfigurasi siapa yang bisa menampilkan draf daftar item dan file. Draf dibuat dalam dua situasi:

  • Saat versi minor file dibuat atau diperbarui dalam Pustaka yang melacak versi utama dan minor.

  • Saat sebuah daftar item atau file dibuat atau diperbarui tetapi belum disetujui dalam daftar atau pustaka di mana persetujuan konten diperlukan.

Saat melacak versi utama dan minor, Anda bisa menentukan apakah orang harus memiliki izin untuk mengedit file sebelum mereka bisa menampilkan dan membaca versi minor. Saat pengaturan ini diterapkan, orang yang memiliki izin untuk mengedit file tersebut bisa bekerja di file, namun orang yang memiliki izin hanya untuk membaca file tidak dapat melihat versi minor. Misalnya, Anda mungkin tidak ingin setiap orang yang mempunyai akses ke pustaka Anda untuk melihat komentar atau revisi saat file sedang diedit. Jika versi utama dan minor sedang dilacak dan belum ada yang menerbitkan versi utama, file tersebut tidak terlihat untuk orang yang tidak memiliki izin untuk melihat item draft.

Saat persetujuan konten diperlukan, Anda bisa menentukan jika file yang menunggu persetujuan bisa dilihat oleh orang-orang dengan izin untuk membaca, orang dengan izin untuk mengedit, atau hanya penulis dan orang dengan izin untuk menyetujui item. Jika versi utama dan minor sedang dilacak, penulis harus menerbitkan versi utama sebelum file bisa dikirim untuk tinjauan. Saat diperlukan persetujuan konten, orang-orang yang memiliki izin untuk membaca konten tetapi tidak memiliki izin untuk melihat item draf akan melihat file versi terakhir disetujui atau utama.

Terlepas dari apakah orang yang memiliki izin untuk mengedit file atau tidak, jika orang pencarian untuk file yang ada di versi minor, mereka tidak akan mendapatkan hasil untuknya.

Anda bisa membatasi berapa banyak versi item daftar atau file yang disimpan dalam daftar atau pustaka, yang bisa membantu untuk mempertahankan server ruang. Jika tim Anda membuat sejumlah besar versi, membatasi jumlah versi yang mungkin membantu tim Anda untuk lebih baik mengelola dan temukan versi sebelumnya. Misalnya, jika tim Anda menyimpan banyak versi beberapa bulan atau tahun.

s, mungkin sulit untuk anggota untuk menelusuri Riwayat Versi untuk menemukan versi yang mereka butuhkan. Jika tim Anda perlu menampilkan atau mempertahankan salah satu versi yang sebelumnya, baik tidak membatasi jumlah versi yang mempertahankan atau mengatur jumlah versi yang Anda simpan ke angka tinggi.

Jika Pustaka Anda melacak versi utama dan minor, Anda bisa memilih berapa banyak versi utama file untuk menyimpan, dan berapa banyak versi minor untuk masing-masing utama versi yang akan disimpan. Secara default, setiap versi utama bisa memiliki hingga 511 draf (versi minor).

Bergantung pada cara Anda bekerja tim, tim Anda mungkin lebih cenderung memerlukan versi minor yang paling baru, seperti versi yang diedit baru. Sepanjang waktu, tim Anda mungkin akan membutuhkan versi minor yang lebih lama. Biasanya, versi utama mewakili tonggak pencapaian, seperti file yang dikirim untuk tinjauan atau publikasi, sedangkan versi minor kantor sedang berlangsung yang tidak siap untuk semua situs peserta untuk membaca.

Jika daftar atau pustaka batas jumlah versi utama, versi awal akan dihapus saat batas tercapai. Misalnya, jika hanya versi 20 dipertahankan, dan tim Anda membuat versi 25, hanya versi 6 hingga 25 disimpan. Jika versi lain yang dibuat, hanya versi 7 sampai 26 disimpan. Jika daftar atau pustaka batasan versi, Anda harus memastikan bahwa kontributor dapat mengetahui bahwa versi yang lebih lama akan dihapus saat versi batas tercapai.

Di Pustaka yang batas jumlah versi utama yang menyimpan versi minor untuk, versi minor dihapus untuk versi utama sebelumnya saat versi batas tercapai. Misalnya, jika Anda menyimpan draf untuk hanya 10 versi utama, dan tim Anda membuat versi utama 15, hanya versi utama akan disimpan untuk versi awal. Versi minor yang terkait dengan lima terlama utama versi — seperti 1.2 atau 2.3 — dihapus, tapi versi utama-1, 2, dan seterusnya — disimpan, kecuali jika Pustaka Anda juga batasan versi utama.

Penerapan versi diaktifkan secara otomatis saat pustaka dibuat, dan tidak saat daftar dibuat. Siapa pun dengan izin untuk mengelola daftar bisa mengaktifkan atau menonaktifkan pembuatan versi. Pada banyak situs itu sama pengelola situs, karena daftar dan pustaka mewarisi izin dari situs. Selain mengaktifkan penerapan versi, pemilik situs (atau orang lain mengelola daftar atau pustaka) memutuskan apakah akan memerlukan persetujuan konten yang dapat melihat item draf, dan jika Check Out diperlukan. Setiap keputusan telah berdampak pada cara kerja penerapan versi. Misalnya, jika orang yang mengelola pustaka memutuskan untuk mengharuskan check-out, nomor versi hanya dibuat ketika file di-Check in. Jika persetujuan konten diperlukan, nomor versi utama tidak diterapkan hingga file disetujui oleh seseorang yang memiliki izin untuk melakukannya.

Penting:  Jika orang-orang yang bekerja di pustaka Anda berencana turut menulis dokumen, jangan konfigurasikan pustaka untuk mengharuskan cek keluar. Orang-orang tidak bisa bekerja sebagai penulis bersama bila dokumen yang mereka perlukan dicek keluar.

Untuk mempelajari cara mengaktifkan penerapan versi untuk daftar atau pustaka, lihat mengaktifkan dan mengonfigurasikan penerapan versi untuk daftar atau pustaka.

Jika penerapan versi diaktifkan di Pustaka Anda, orang yang menyetel ini menentukan apakah akan melacak versi utama dan minor dan juga menentukan siapa yang bisa melihat versi minor. Dalam banyak kasus, ketika konten persetujuan diharuskan, hanya pemilik file, dan orang-orang yang memiliki izin untuk menyetujui item, bisa melihat versi minor. Dalam pustaka lainnya, siapa yang bisa mengedit file di pustaka, atau setiap orang yang mempunyai izin untuk pustaka, baca bisa melihat semua versi. Setelah versi disetujui, setiap orang yang memiliki izin untuk daftar atau pustaka membaca bisa melihat versi.

Meskipun daftar tidak memiliki versi utama dan minor, item apa pun yang ada dalam status Terunda dianggap sebagai draf. Dalam sebagian besar kasus, hanya pembuat item dan orang-orang yang memiliki izin Kontrol Penuh atau Desain yang bisa melihat draf. Draf muncul di status Terunda untuk orang-orang tersebut, tapi orang lain hanya melihat versi Disetujui yang paling baru di riwayat versi. Jika file ditolak, file tetap berada dalam status Terunda hingga seseorang yang memiliki izin yang diperlukan menghapusnya.

Secara default, tertunda item atau file terlihat hanya untuk pembuat tersebut dan untuk orang-orang dengan izin untuk mengelola daftar, tetapi Anda bisa menentukan jika grup lainnya pengguna bisa menampilkan item atau file. Jika Pustaka Anda disetel untuk melacak versi utama dan minor, orang yang mengedit file terlebih dahulu harus menerbitkan versi utama file.

Untuk informasi selengkapnya tentang pengaturan persetujuan untuk dokumen, lihat meminta persetujuan item di daftar atau pustaka situs.

Catatan: Keamanan draf, di beberapa daftar dan pustaka, dikonfigurasikan untuk memungkinkan semua pengguna situs melihat versi tertunda dan disetujui .

Saat Anda melakukan cek keluar file dari pustaka yang memiliki penerapan versi diaktifkan, versi baru dibuat tiap kali Anda melakukan cek masuk lagi. Dan, jika versi utama dan minor diaktifkan, Anda bisa putuskan, saat cek masuk, tipe versi mana yang Anda daftarkan. Di pustaka di mana cek masuk diharuskan, versi hanya dibuat saat cek masuk.

Di pustaka tempat cek keluar tidak diharuskan, versi baru dibuat saat pertama kali Anda menyimpan setelah membuka file. Tiap penyimpanan berikutnya menimpa versi yang Anda buat dengan penyimpanan pertama. Jika Anda menutup aplikasi lalu membuka kembali dokumen itu, penyimpanan pertama akan, sekali lagi, menghasilkan sebuah versi. Ini bisa mengakibatkan jumlah versi berkembang sangat pesat.

Untuk informasi selengkapnya tentang centang dalam dan luar, lihat cek keluar, cek masuk, atau membuang perubahan pada file di pustaka.

Penting:  Jika Anda menulis bersama sebuah dokumen, jangan cek keluar dokumen tersebut kecuali Anda memiliki alasan bagus untuk mencegah orang lain bekerja pada dokumen itu.

Mengharuskan check out bisa membantu tim Anda manfaatkan penerapan versi, karena orang secara khusus menetapkan saat versi dibuat. Versi dibuat hanya ketika seseorang cek keluar file, perubahan tersebut, dan lalu memeriksanya kembali. Saat check out tidak diperlukan, versi dibuat ketika seseorang terlebih dahulu menyimpan file dan versi ini diperbarui ketika orang menutup itu. Jika orang atau orang lain membuka dan menyimpan file lagi, versi lain yang dibuat. Bergantung pada situasi, Anda mungkin tidak bermaksud untuk beberapa versi dibuat, misalnya, jika Anda harus menutup file untuk menghadiri Rapat sebelum Anda selesai membuat perubahan ke file.

Saat diharuskan check out, orang-orang tidak bisa menambahkan file, mengubah file, atau mengubah properti file tanpa pertama melakukan check out file. Saat orang check in file, pengguna akan diminta untuk memberikan komentar tentang perubahan yang mereka buat, yang membantu untuk membuat Riwayat Versi yang lebih bermakna.

Catatan: Jika pustaka akan menyimpan file Microsoft Project (.mpp) yang disinkronkan dengan daftar tugas di situs Anda, kotak mengharuskan check-out akan dikosongkan.

Untuk informasi selengkapnya tentang mengharuskan Check Out, lihat menyetel pustaka agar mengharuskan check-out file.

Daftar dan pustaka yang memiliki izin yang terkait dengan pembuatan versi dan check-out yang bervariasi bergantung pada tingkat izin yang diterapkan ke pengguna atau grup tertentu. Orang yang bisa mengedit tingkat izin bisa mengonfigurasi izin ini berbeda atau bisa membuat grup baru dengan tingkat izin yang dikustomisasi.

Izin ini memungkinkan fleksibilitas dalam cara Anda mengelola Pustaka Anda. Misalnya, Anda mungkin ingin seseorang dapat menghapus versi file tanpa izin untuk menghapus file itu sendiri. Izin untuk Menghapus versi ini tidak sama dengan izin untuk Menghapus item, sehingga Anda bisa memberikan tingkat dikustomisasi kontrol.

Tabel berikut ini memperlihatkan izin yang terkait dengan pembuatan versi dan check out dan yang default tingkat izin yang berlaku untuk.

Izin

Tingkat izin default

Menampilkan versi

Kontrol penuh, Desain, kontribusi, dan baca

Menghapus versi

Kontrol penuh, mendesain, dan berkontribusi

Mengesampingkan Check-Out

Kontrol penuh dan desain

Menyetujui item

Kontrol penuh dan desain

Untuk informasi selengkapnya tentang izin, lihat memahami tingkat izin di SharePoint.

Tinggalkan komentar untuk kami

Artikel ini sangat membantu? Jika demikian, beritahukan kepada kami di bagian bawah halaman ini. Jika itu tidak berguna, beri tahu kami apa yang membingungkan atau hilang. Harap cantumkan versi SharePoint, OS dan browser. Kita akan menggunakan umpan balik Anda periksa fakta-fakta, menambahkan info dan memperbarui artikel ini.

Catatan: Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×