Arsip di Outlook untuk Windows

Arsip di Outlook untuk Windows

Terdapat beberapa cara untuk mengarsipkan pesan di Outlook 2016. Metode yang dapat digunakan tergantung pada apakah Anda menggunakan Outlook 2016 dengan akun Office 365 untuk bisnis, akun Exchange, atau jenis akun lain seperti akun Outlook.com, Gmail, POP, atau IMAP.

Semua akun di Outlook 2016 memiliki akses ke folder Arsip. Folder Arsip adalah salah satu folder default Outlook, seperti folder Kotak Masuk, Item Terkirim, dan Item Dihapus. Anda tidak dapat menghapus folder Arsip. Jika menggunakan Outlook dengan akun Exchange atau Exchange Online, kebijakan folder seperti kebijakan penyimpanan akan berlaku untuk folder Arsip.

Menggunakan tombol Arsipkan untuk memindahkan pesan ke folder Arsip tidak memperkecil ukuran kotak surat Anda. Jika ingin memperkecil ukuran kotak surat, Anda dapat menggunakan Arsip Online di Office 365 untuk Perusahaan atau fitur Arsip Otomatis.

Mengarsipkan pesan dengan satu tindakan di Outlook 2016

Anda dapat menggunakan tombol Arsipkan dalam grup Hapus di pita untuk memindahkan satu atau beberapa pesan ke folder Arsip tanpa perlu menghapusnya. Menggunakan Arsip memiliki beberapa keuntungan.

  • Item yang telah diarsipkan dapat ditemukan dengan mudah melalui kotak pencarian atau dengan menavigasi ke folder Arsip Anda. Ketika mengetikkan istilah dalam kotak Pencarian, Outlook 2016 secara default akan mencari di semua folder dalam kotak surat Anda.

  • Item akan tetap tersedia di ponsel atau perangkat lain melalui folder Arsip

Mengarsipkan item di Outlook 2016

  1. Pilih satu atau beberapa pesan dalam Kotak Masuk atau folder lain yang ingin diarsipkan.

  2. Dalam grup Hapus, pilih Arsipkan. Anda juga dapat menggunakan tombol Backspace untuk langsung mengarsipkan satu atau beberapa pesan yang dipilih. 

    Pengarsipan Satu Klik

    Catatan: Folder Arsip Anda sudah ada, meskipun fitur tersebut belum pernah digunakan sebelumnya. Anda akan menemukannya dalam daftar folder Outlook. Jika tidak melihat folder dan Anda menggunakan Outlook 2016, masuk ke File > Akun Office > Opsi Pembaruan > Perbarui Sekarang.

  3. Pesan akan dipindahkan ke folder Arsip. Jika Anda mengarsipkan pesan secara tidak sengaja, masuk ke folder Arsip, lalu pindahkan pesan kembali ke Kotak Masuk.

Catatan: Tombol Arsipkan hanya terlihat di Outlook 2016. Versi Outlook yang lebih lama tidak memiliki tombol Arsipkan di pita.

Mengarsipkan pesan menggunakan keyboard

Anda dapat mengarsipkan satu atau beberapa pesan yang dipilih dengan mengklik tombol Backspace. Jika mengklik tombol Delete, pesan akan dipindahkan ke folder Item Dihapus. Anda tidak dapat mengubah perilaku tombol Backspace.

Bagaimana cara menemukan folder Arsip?

Folder Arsip Anda tersedia dalam daftar folder. Untuk menampilkan daftar folder, pilih Tampilan > Panel Folder, lalu pilih Normal.

Pada menu Panel Folder, Normal dipilih.

Bagaimana cara mencari Folder Arsip?

Secara default, jika mencari item Outlook menggunakan fitur Cari Kotak Surat Saat Ini di bagian atas daftar folder, Outlook akan mencari di seluruh kotak surat Anda.

Mencari kotak surat Anda

Untuk membatasi lingkup pencarian di folder Arsip saja, pilih folder Arsip dalam daftar folder terlebih dahulu. Kotak pencarian kini akan mencari di folder Arsip saja.

Mencari folder Arsip

Apa perbedaan folder Arsip dengan Arsip Online?

Arsip Online merupakan fitur untuk pelanggan Office 365 perusahaan yang memiliki kotak surat dengan ukuran sangat besar. Pelanggan tersebut dapat menggunakan Arsip Online agar terhindar dari menghapus pesan lama. Arsip Online bertindak hampir serupa dengan akun kedua dalam Outlook dengan struktur foldernya sendiri. Sebagai hasilnya, Arsip Online tidak disertakan dalam pencarian pada kotak masuk.

Jika Arsip Online diaktifkan, pengguna dan administrator dapat menyiapkan kotak surat untuk memindahkan pesan lama secara otomatis ke Arsip Online menggunakan Kebijakan Arsip.

Kapan saya harus menggunakan Arsip dan Arsip Online?

Kami menyarankan untuk menggunakan fitur Arsip agar kotak masuk Anda bebas dari pesan yang telah dibalas atau ditindaklanjuti. Anggap Arsip seperti folder file. Anda dapat menyimpan item dalam folder Arsip dan tetap dapat mengakses item dengan mudah. Anda juga dapat menghapus pesan atau memindahkannya ke folder tertentu jika ingin.

Bagi pengguna yang memiliki kotak surat berukuran besar di organisasi Office 365 Enterprise, sebaiknya administrator menetapkan Kebijakan Arsip yang akan memindahkan item ke Arsip Online setelah satu tahun atau kurang jika pengguna mencapai batas kotak surat lebih cepat. Hal ini memastikan agar pengguna tidak perlu menghapus email lama untuk mengosongkan ruang bagi email baru. Email yang tersimpan lebih lama dari waktu yang ditentukan dapat dipindahkan dari folder Kotak Masuk dan folder Arsip lokal.

Tanya jawab umum tentang pengarsipan

Tidak. Folder Arsip adalah salah satu folder sistem default Outlook yang tidak dapat diganti namanya, dipindahkan, atau dihapus.

Arsip adalah fitur yang mudah dipahami dan telah tersedia di Outlook Mobile, Outlook Web App, dan Outlook.com, serta penyedia email lainnya seperti Gmail. Karena Arsip adalah nama yang telah mapan, dan Arsip Online adalah fitur yang sudah ada, kami memutuskan untuk menyimpan nama keduanya tetap sama.

Arsip Otomatis adalah fitur Outlook lama yang memungkinkan untuk memindahkan email lama secara otomatis ke file .pst. Hal ini berarti email dihapus dari server dan menjadi lebih sulit untuk ditemukan melalui pencarian. Jika hard drive yang berisi AutoArchive.pst tidak dapat digunakan, email ini akan hilang. Arsip Online adalah pengganti Arsip Otomatis berkelas perusahaan.

Arsip Otomatis tetap dapat digunakan jika Anda tidak memiliki Arsip Online, dan jika departemen TI tidak menonaktifkan fungsionalitas. Informasi selengkapnya tentang Arsip Otomatis pada Outlook 2016, lihat Mengarsipkan item yang lebih lama secara manual di Outlook untuk Windows.

Arsip tersedia secara luas pada Outlook untuk Windows, Outlook Mobile, Outlook di web, dan Outlook.com. Fitur Arsip tidak bisa dinonaktifkan dengan menggunakan Kebijakan Grup.

Perlu bantuan tambahan?

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×