Apa itu situs Pusat dokumen?

Catatan: Kami ingin secepatnya menyediakan konten bantuan terbaru dalam bahasa Anda. Halaman ini diterjemahkan menggunakan mesin dan mungkin terdapat kesalahan tata bahasa atau masalah keakuratan. Kami bertujuan menyediakan konten yang bermanfaat untuk Anda. Dapatkah Anda memberi tahu kami apakah informasi ini bermanfaat untuk Anda di bagian bawah halaman ini? Berikut artikel dalam bahasa Inggris untuk referensi.

SharePoint menawarkan terukur, fitur pengalaman yang kaya untuk mengelola konten. Jika Anda memiliki sejumlah besar file untuk mengelola, pertimbangkan menggunakan templat situs Pusat dokumen. Templat ini yang dioptimalkan untuk manajemen dokumen besar. Dapat menghemat waktu dan membantu Anda lebih efisien. Versi, ID dokumen, dokumen menyetel navigasi metadata, dan tipe konten disertakan dengan Templat.

Situs Pusat Dokumen dapat digunakan pada kedua skenario ini:

  • Lingkungan penulisan    Di lingkungan penulisan Pusat Dokumen, pengguna membuat dan mengedit ribuan dokumen atau aset media yang tersimpan di penyimpanan pusat.

  • Arsip konten    Dalam arsip konten, misalnya basis pengetahuan, pengguna menyimpan atau menampilkan dokumen.

Artikel ini memberi tahu Anda tentang fitur di Templat situs Pusat dokumen.

Untuk membuat pusat dokumen, lihat menggunakan templat untuk membuat berbagai jenis situs SharePoint

Apa yang dimaksud dengan situs Pusat Dokumen?

Templat situs Pusat dokumen berisi fitur yang membuatnya lebih mudah dan lebih efisien untuk membuat dan mengelola besar kumpulan dokumen. Dalam banyak kasus, pemilik situs bisa menambahkan masing-masing fitur ini secara terpisah. Templat situs Pusat dokumen secara otomatis mengaktifkan fitur manajemen dokumen yang direkomendasikan. Bagian berikut menjelaskan secara singkat fitur ini.

Anda bisa menggunakan situs Pusat dokumen sebagai lingkungan penulisan atau arsip konten. Di lingkungan penulisan, pengguna sering memeriksa file masuk dan keluar dan membuat struktur folder untuk file tersebut. Pembuatan versi diaktifkan, dan versi yang lebih lama dari setiap dokumen yang disimpan. Selain itu, alur kerja bisa mengontrol siklus hidup dokumen.

Sebaliknya, sedikit penulisan terjadi di Arsip konten. Pengguna hanya tampilan atau Unggah dokumen. Templat situs Pusat dokumen mendukung membuat tipe Arsip konten yang disebut basis pengetahuan Arsip. Biasanya, basis pengetahuan berisi satu versi dokumen, dan situs bisa skala jutaan file. Dalam skenario umum, seperti pusat dukungan teknis organisasi besar, ribuan orang mungkin mengakses konten, terutama untuk membacanya. Hanya beberapa akan mengunggah konten baru ke situs.

Item berikut ini menjelaskan beberapa fitur SharePoint yang bisa Anda sertakan di situs Pusat dokumen. Selain kapabilitas ini, beberapa organisasi mengkustomisasi tampilan dan navigasi pusat dokumen. Beberapa Tambahkan komponen Web kustom.

Metadata terkelola adalah sistem yang menetapkan istilah tertentu pada dokumen di SharePoint. Kemudian, Anda dapat menggunakan istilah tersebut untuk mengklasifikasikan dokumen. Anda juga dapat menggunakan metadata untuk membuat alat navigasi yang berguna bagi pengguna dan dapat membantu mereka menemukan apa yang diinginkan dengan cepat.

Misalnya, anggap bahwa perusahaan Anda memiliki basis pengetahuan yang berisi artikel yang membantu orang-orang yang memecahkan masalah dengan produk. Anda dapat membuat istilah metadata yang memungkinkan pengguna untuk memfilter informasi menurut produk, menurut tipe masalah, atau properti lainnya.

Di situs Pusat dokumen, di setiap bagian dari konten mendapatkan ID unik yang tidak terkait dengan lokasi dokumen, seperti URL link. Ini berarti bahwa jika Anda memindahkan atau mengganti nama dokumen, ID tetap sama. Anda bisa menggunakan ID untuk membuat link permanen untuk dokumen dan meminimalkan link rusak.

Versi secara otomatis diaktifkan di situs Pusat dokumen. Ini berarti bahwa Anda secara otomatis memiliki riwayat semua versi berbeda dari sebuah file. Dalam proses peninjauan dokumen, misalnya, ini berarti bahwa Anda memiliki catatan semua pembaruan yang masuk selama siklus peninjauan. Anda bisa melacak pembaruan, hubungi responden, dan seterusnya. Selain itu, jika masalah muncul dengan versi saat ini dari artikel, Anda bisa kembali dengan cepat ke versi terakhir-dikenal-baik.

Tipe konten adalah jenis konten bersama-sama dengan grup dari pengaturan untuk konten tertentu. Ketika seseorang akan membuat dokumen dari tipe konten yang ditentukan, secara otomatis menerima semua pengaturan yang sesuai untuk tipe konten tersebut. Pusat dokumen mungkin memiliki kumpulan tipe konten – berbagai jenis dokumen, video, Templat, dan seterusnya.

Pengatur konten tidak disertakan secara otomatis di situs Pusat dokumen, namun, banyak pengguna menambahkannya. Pengatur konten adalah fitur SharePoint yang memungkinkan Anda mengelola keseluruhan organisasi dan struktur item. Dengan menggunakan metadata atau tipe konten, penyelenggara konten bisa secara otomatis merutekan dokumen dan item lainnya ke lokasi tertentu. Misalnya, di basis pengetahuan, Anda mungkin memiliki pengatur konten secara otomatis merutekan semua pengiriman baru ke pustaka khusus yang mengumpulkan artikel untuk produk tertentu.

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×