Tentang alur kerja yang disertakan dengan SharePoint

Tentang alur kerja yang disertakan dengan SharePoint

Penting: Artikel ini adalah terjemahan mesin, lihat penafian. Temukan versi bahasa Inggris artikel di sini sebagai rujukan Anda.

Alur kerja SharePoint yang telah diprogram mini-aplikasi yang menyederhanakan dan mengotomatisasi berbagai proses bisnis. Alur kerja bisa rentang dari mengumpulkan tanda tangan, umpan balik, atau persetujuan untuk paket atau dokumen, untuk melacak status saat ini prosedur rutin. Alur kerja SharePoint dirancang untuk menghemat waktu dan usaha, dan untuk membawa konsistensi dan efisiensi untuk tugas yang Anda lakukan di secara berkala.

Apa itu alur kerja SharePoint?

Anda mungkin sudah mengetahui apa itu bagan alur. Bagan alur merupakan peta grafik dari proses, dengan instruksi apa yang terjadi dalam setiap tahap.

Proses alur kerja

Alur kerja SharePoint itu seperti Bagan alur otomatis yang membutuhkan banyak tenaga, menduga-duga, dan ketidakteraturan dari proses kerja standar.

Misalnya, lihat dokumen proses-persetujuan di dalam ilustrasi. Menjalankan proses ini secara manual bisa berarti memerlukan banyak pengujian dan pelacakan, meneruskan dokumen dan mengirim pengingat — dan setiap tugas tersebut harus dilakukan oleh Anda atau satu atau beberapa kolega Anda. Itu berarti melakukan banyak pekerjaan tambahan dan gangguan yang terus menerus (mungkin bahkan lebih buruk).

Namun ketika Anda menggunakan alur kerja persetujuan dokumen SharePoint untuk menjalankan proses, Semua pemeriksaan yang dan pelacakan dan mengingatkan dan pengalihan selesai dengan alur kerja, secara otomatis. Jika seseorang terlambat menyelesaikan tugas, atau jika beberapa hambatan lain muncul, sebagian besar alur kerja yang disertakan menghasilkan pemberitahuan untuk memungkinkan Anda mengetahui tentang hal itu. Tidak ada di grup memiliki proaktif memantau proses karena dengan alur kerja SharePoint, proses selalu proaktif adalah pemantauan itu sendiri.

Dan menjalankan alur kerja SharePoint sangat mudah. Anda cukup memilih tipe alur kerja yang Anda inginkan, tentukan opsi yang paling cocok dengan situasi Anda, lalu biarkan alur kerja mengambil alih. Dan tentu saja, Anda bisa membatalkan atau mengakhiri alur kerja kapan pun Anda mau.

Setiap tipe alur kerja yang disertakan bertindak seperti Templat. Anda menambahkan versi alur kerja untuk satu daftar atau pustaka, atau untuk keseluruhan kumpulan situs menggunakan formulir inisiasi untuk menentukan opsi dan pilihan yang Anda inginkan untuk versi ini. Opsi ini dan pilihan menyertakan siapa alur kerja menetapkan tugas untuk tugas tenggat waktu, bagaimana alur kerja dapat dimulai dan oleh siapa, instruksi untuk disertakan dalam pemberitahuan tugas, dan sebagainya.

Penting:  Secara default, alur kerja Persetujuan, Kumpulkan Umpan Balik, dan Kumpulkan Tanda Tangan tidak diaktifkan dan tidak tercantum di daftar kotak Pilih templat alur kerja formulir keterkaitan. Untuk membuat alur kerja tersebut tersedia untuk digunakan, administrator situs harus mengaktifkannya ke tingkat kumpulan situs.

Ada lima tipe alur kerja yang telah diprogram sebelumnya.

Tanda centang Alur kerja persetujuan merutekan dokumen atau item lainnya ke ditetapkan oleh orang-orang untuk disetujui atau ditolak. Anda juga bisa menggunakan alur kerja persetujuan untuk mengontrol persetujuan konten dalam daftar atau pustaka. Untuk mempelajari selengkapnya, dan untuk instruksi langkah demi langkah, lihat semua tentang alur kerja persetujuan.

Kumpulkan umpan balik alur kerja Alur kerja kumpulkan umpan balik merutekan dokumen atau item lain ke orang-orang yang ditetapkan untuk umpan balik mereka. Alur kerja kumpulkan umpan balik mengkonsolidasikan semua umpan balik dari peserta pemilik alur kerja dan menyediakan rekaman proses tinjau. Untuk mempelajari selengkapnya, dan untuk instruksi langkah demi langkah, lihat semua tentang alur kerja kumpulkan umpan balik.

Kumpulkan tanda tangan alur kerja Alur kerja kumpulkan tanda tangan merutekan dokumen Microsoft Office untuk orang-orang yang ditetapkan untuk mereka tanda tangan digital. Perhatikan bahwa fungsi alur kerja kumpulkan tanda tangan hanya dengan dokumen Word, buku kerja Excel, dan formulir InfoPath. Untuk mempelajari selengkapnya, dan untuk instruksi langkah demi langkah, lihat semua tentang alur kerja kumpulkan tanda tangan.

Alur kerja tiga-status Alur kerja tiga-status dirancang untuk melacak status dalam item daftar melalui tiga status (fase). Bisa digunakan untuk mengelola proses bisnis yang mengharuskan organisasi untuk melacak masalah atau item dalam jumlah besar — dukungan pelanggan masalah, calon prospek atau tugas-tugas proyek, misalnya.

Melalui transisi antara status, alur kerja menugaskan tugas tertentu kepada seseorang dan mengirim email pemberitahuan tentang tugas kepada orang tersebut. Ketika tugas ini selesai, alur kerja akan memperbarui status item dan melanjutkannya ke status selanjutnya. Alur kerja Tiga-status didesain untuk menyelesaikan Penelusuran Masalah daftar templat, tapi bisa juga digunakan dengan daftar apa pun yang berisi kolom Pilihan yang memiliki tiga nilai atau lebih.

Untuk mempelajari selengkapnya, dan untuk instruksi langkah demi langkah, lihat menggunakan alur kerja tiga-status.

Alur kerja persetujuan Disposiiton Alur kerja persetujuan penerbitan mirip dengan alur kerja SharePoint lain yang mengotomatisasi perutean konten untuk ahli subjek dan stakeholder untuk ditinjau dan disetujui. Alur kerja persetujuan penerbitan unik adalah dirancang khusus untuk penerbitan mana penerbitan halaman web baru dan diperbarui ketat dikontrol. Dalam jenis situs, tidak ada konten baru bisa diterbitkan hingga telah disetujui oleh pemberi persetujuan setiap dalam alur kerja. Untuk mempelajari selengkapnya, dan untuk instruksi langkah demi langkah, lihat bekerja dengan alur kerja persetujuan penerbitan.

Untuk menambahkan atau memulai alur kerja, Anda harus memiliki izin yang tepat untuk daftar, pustaka, atau kumpulan situs di mana alur kerja berjalan:

  • Untuk menambahkan alur kerja    Secara default, Anda harus memiliki izin Kelola daftar untuk menambahkan alur kerja. (Grup pemilik memiliki izin Kelola daftar secara default; anggota grup dan grup pengunjung jangan.)

  • Untuk memulai alur kerja    Juga secara default, Anda harus memiliki izin Edit item untuk memulai alur kerja yang sudah ditambahkan. (Grup anggota dan pemilik grup kedua mempunyai izin Edit item secara default; tidak grup pengunjung.)
    Alternatifnya, pemilik bisa memilih untuk konfigurasi alur kerja tertentu sehingga mereka bisa dimulai hanya oleh anggota grup pemilik.

Diagram berikut ini memuat tampilan tingkat atas dari tahapan dasar untuk merencanakan, menambahkan, menjalankan dan mengubah alur kerja SharePoint. Bagian individual pada setiap langkah yang diikuti.

Proses alur kerja

  • Rencanakan    Pastikan Anda mengetahui mana opsi yang Anda inginkan dan informasi apa yang akan Anda butuhkan yang harus Anda sediakan ketika Anda menggunakan formulir inisiasi guna menambahkan versi alur kerja Anda.

  • Tambahkan    Isi formulir inisiasi untuk menambahkan versi alur kerja Anda ke daftar, pustaka, atau kumpulan situs.

  • Mulai    Mulai alur kerja baru Anda baik secara manual atau otomatis, pada dokumen atau item lainnya di dalam daftar atau pustaka. (Jika Anda memulainya secara manual, Anda akan memiliki kesempatan untuk mengubah sebagian pengaturan alur kerja formulir keterkaitan pada formulir inisiasi yang lebih singkat.) Ketika alur kerja dimulai, alur kerja akan membuat tugas, mengirim pesan pemberitahuan, dan mulai melacak tindakan dan peristiwa.

  • Pantau    Saat alur kerja berjalan, Anda bisa menampilkan halaman Status Alur Kerja untuk melihat tugas apa yang sudah selesai dan tindakan lainnya yang sudah terjadi. Jika diperlukan, Anda bisa menyesuaikan tugas saat ini dan tugas di masa depan dari sini, dan bahkan membatalkan atau mengakhiri alur kerja yang berjalan ini.

  • Tinjau    Ketika proses telah selesai, seluruh riwayatnya bisa ditinjau di halaman Status Alur Kerja. Juga dari halaman status, laporan statistik mengenai kinerja alur kerja ini secara umum bisa dibuat.

  • Ubah    Jika alur kerja tidak bekerja seperti yang Anda inginkan, Anda bisa membuka formulir keterkaitan asli yang Anda gunakan untuk menambahkannya dan buat perubahan yang Anda inginkan di sana.

Jika Anda membutuhkan lebih banyak fleksibilitas dengan alur kerja bawaan, Anda bisa mengkustomisasinya lebih jauh dengan alat seperti SharePoint Designer 2013. Anda juga bisa membuat alur kerja asli buatan Anda sendiri dari awal.

Menggunakan Desainer Alur Kerja, Anda bisa membuat aturan yang mengaitkan kondisi dan tindakan dengan item di dalam daftar atau pustaka SharePoint. Mengubah item di dalam daftar atau pustaka memicu tindakan di dalam alur kerja.

Sebagai contoh, Anda bisa merancang alur kerja yang meluncurkan persetujuan alur kerja tambahan, jika harga item melebihi jumlah yang telah ditetapkan.

Anda juga bisa menentukan alur kerja untuk kumpulan dokumen yang berkaitan. Sebagai contoh, jika alur kerja Anda dikaitkan ke pustaka dokumen atau alur kerja yang filter ke Dokumen tipe konten, sekelompok Kumpulan Dokumen kontekstual maka tindakan akan muncul. Kumpulan Dokumen memungkinkan sekelompok dokumen diperlakukan sebagai unit tunggal, sehingga tindakan alur kerja untuk Kumpulan Dokumen akan bekerja pada setiap item di dalam Kumpulan Dokumen tersebut.

Atas halaman

Catatan: Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×