Sumber data yang dapat Anda gunakan untuk gabungan surat

Penerima gabungan surat biasanya berasal dari daftar nama dan data dalam daftar yang sudah ada, seperti lembar bentang Excel, atau daftar kontak Outlook. Daftar yang sudah ada juga dapat berupa database yang dapat Anda sambungkan. Jika Anda belum memiliki daftar, Anda bisa mengetiknya di Word sebagai bagian dari proses penggabungan email.

Daftar atau database dikenal sebagai sumber data untuk gabungan surat Anda.

Pilih tipe daftar yang akan Anda gunakan sebagai sumber data:

Daftar baru

Jika Anda belum memiliki sumber data, pilih Ketik Daftar Baru, lalu gunakan formulir yang terbuka untuk membuat daftar Anda. Daftar tersebut disimpan sebagai file database (.mdb) yang dapat digunakan kembali.

Untuk detail tentang membuat daftar baru, lihat Menyiapkan daftar gabungan surat baru menggunakan Word.

Daftar yang sudah ada

Daftar yang sudah ada dapat berupa lembar bentang Excel, database Access, atau beberapa jenis database lainnya. Untuk menggunakannya sebagai sumber data, pilih Gunakan Daftar yang Ada.

Penting: Apa pun jenis file yang Anda gunakan sebagai sumber data, pastikan untuk menyimpannya pada komputer lokal atau berbagi file; menyimpannya di lokasi HTTP tidak didukung untuk gabungan surat.

  • Lembar bentang Excel    Lembar bentang Excel berfungsi baik sebagai sumber data untuk gabungan Surat jika semua data diformat dengan baik dan pada satu lembar sehingga dapat dibaca oleh Word. Untuk informasi selengkapnya, lihat Menyiapkan sumber data Excel untuk gabungan surat Word.

  • Database Access    Dengan Access, Anda dapat memilih data dari tabel atau kueri apa pun yang ditentukan dalam database. Untuk informasi selengkapnya, lihat Menggunakan gabungan surat untuk mengirim data Access ke Word.

  • File database lainnya    Untuk mengakses tipe sumber data lain, Anda akan menjalankan panduan koneksi data:

  1. Masuk ke surat menying > memilih Penerima > menggunakan daftar yang sudah ada, lalu pilih sumber baru untuk membuka panduan koneksi data.

    gabungan surat sumber daya

  2. Pilih tipe sumber data yang ingin Anda gunakan untuk gabungan surat, lalu pilih berikutnya.

    Panduan Koneksi Data

  3. Ikuti perintah dalam Panduan Koneksi Data guna menyelesaikan koneksi data untuk menggabungkan dokumen.

Daftar kontak Outlook

Anda dapat mengambil informasi kontak langsung dari daftar kontak Outlook di Word. Untuk menggunakannya sebagai sumber data, pilih Pilih dari Kontak Outlook. Untuk informasi selengkapnya, lihat Menggunakan kontak Outlook sebagai sumber data untuk gabungan surat.

Daftar baru

Jika belum memiliki sumber data, pilih buat daftar baru, lalu gunakan dialog yang terbuka untuk membuat daftar. Daftar disimpan sebagai file dokumen yang dapat digunakan kembali.

Untuk detail tentang membuat daftar baru, lihat Menyiapkan daftar gabungan surat baru menggunakan Word.

Sumber data yang sudah ada

Berikut beberapa contoh sumber data yang dapat digunakan untuk gabungan surat di Word.

  • Lembar bentang Excel

    Lembar bentang Excel berfungsi baik sebagai sumber data untuk gabungan surat. Data harus berada pada satu lembar dan diformat dengan baik sehingga bisa dibaca dengan Word. Untuk informasi selengkapnya, lihat menyiapkan sumber data Excel untuk gabungan Surat.

  • Daftar Kontak Outlook

    Anda dapat mengambil informasi kontak secara langsung dari daftar kontak Outlook ke Word. Lihat mengekspor item Outlook.

  • Daftar Kontak Apple

    Anda dapat mengekspor kontak Apple ke dalam lembar bentang Excel dan menggunakannya sebagai milis untuk gabungan surat.

  • File teks

    Anda dapat menggunakan file teks apa pun dengan bidang data yang dipisahkan (atau dibatasi) oleh karakter tab atau koma, dan rekaman data yang dipisahkan oleh tanda paragraf.

• Buat daftar baru

Dalam kotak dialog Edit Bidang Daftar, Word secara otomatis akan membuat bidang untuk beberapa informasi dasar, seperti nama depan, nama belakang, dan alamat. Jika ingin menambahkan bidang baru, misalnya bidang pesan, tambahkan sekarang agar dapat diisi saat entri diketikkan.

  1. Di bawah Nama bidang baru, ketikkan nama bidang yang ingin ditambahkan, lalu klik tanda + (tanda plus).

    Tips: Untuk mengubah urutan bidang, pilih bidang yang ingin dipindahkan, lalu gunakan panah atas atau bawah untuk memindahkan bidang.

  2. Jika semua bidang sudah sesuai keinginan Anda, pilih Buat untuk membuat daftar baru.

• Gunakan Daftar yang Sudah Ada

  1. Telusuri file yang ingin digunakan, lalu pilih Buka.

  2. Dalam kotak dialog Buka Buku Kerja, pilih lembar yang ingin digunakan, lalu lakukan salah satu tindakan berikut:

    • Kosongkan Rentang Sel untuk menggunakan seluruh lembar kerja.

      atau

    • Masukkan rentang sel untuk data yang ingin digunakan.

  3. Pilih OK.

• Pilih dari Kontak Outlook

  1. Pilih Filter Penerima untuk memilih penerima yang ingin disertakan.

  2. Dalam kotak dialog Opsi Kueri, di samping Urutkan penerima gabungan surat menurut, pilih Data lengkap.

  3. Dalam daftar kontak, pilih kontak yang ingin Anda sertakan dalam gabungan surat dan pilih OK.

• Kontak Apple

  1. Pilih Filter Penerima untuk memilih penerima yang ingin disertakan.

  2. Dalam kotak dialog Opsi Kueri, di bawah Kontak Grup Apple, pilih grup yang ingin disertakan dalam gabungan surat, kemudian pilih OK.

• File Maker Pro

  1. Telusuri file yang ingin digunakan, lalu pilih Buka.

  2. Dalam kotak dialog Pemisah Rekaman Header, pilih pemisah bidang untuk memisahkan setiap bidang data dan pemisah rekaman untuk memisahkan setiap rekaman data, lalu pilih OK.

Berikut beberapa contoh sumber data yang dapat digunakan untuk gabungan surat di Word.

  • Lembar bentang Excel

    Lembar bentang Excel dapat digunakan sebagai sumber data untuk gabungan surat jika semua data berada dalam satu lembar dan diformat dengan baik sehingga dapat dibaca oleh Word. Untuk informasi selengkapnya, lihat Menyiapkan sumber data Anda di Excel untuk gabungan surat

  • Daftar Kontak Outlook

    Anda dapat mengambil informasi kontak langsung dari Daftar Kontak Outlook untuk digunakan di Word. Lihat Mengekspor item Outlook.

  • Daftar Kontak Apple

    Anda dapat mengekspor kontak Apple ke dalam lembar bentang Excel dan menggunakannya sebagai milis untuk gabungan surat.

  • File teks

    Anda dapat menggunakan file teks apa pun dengan bidang data yang dipisahkan (atau dibatasi) oleh karakter tab atau koma, dan rekaman data yang dipisahkan oleh tanda paragraf.

Catatan:  Halaman ini diterjemahkan menggunakan mesin dan mungkin terdapat kesalahan tata bahasa atau masalah keakuratan. Kami bertujuan menyediakan konten yang bermanfaat untuk Anda. Dapatkah Anda memberi tahu kami apakah informasi ini bermanfaat untuk Anda? Berikut adalah artikel dalam bahasa Inggris untuk referensi.

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×