Studi kasus pelanggan: berpindah dari Excel ke Access

Penting: Artikel ini adalah terjemahan mesin, lihat penafian. Temukan versi bahasa Inggris artikel di sini sebagai rujukan Anda.

Kadang-kadang solusi bisnis dibuat dengan menggunakan Excel saat Access lebih tepat. Atau, mungkin Excel awalnya ide yang baik, tapi data terlalu besar solusi Excel dan kini waktunya untuk menggunakan database program. Untungnya, Anda bisa memindahkan data bisnis Anda dari Excel ke Access.

Garis hidup kanker, organisasi nirlaba berbasis di Seattle, semula sistem memberikan pelacakan dengan menggunakan Excel. Setelah mengalami masalah dengan redundansi data, mereka memutuskan waktunya untuk memberi akses coba.

Dr Kerry Fowler menyediakan dukungan TI sukarelawan untuk garis hidup kanker. Dia setuju untuk wawancara yang kita bahas kanker garis hidup yang dibutuhkan, peran dan teknis latar belakang, bagaimana mereka menggunakan Excel, dan apa yang mereka lakukan dengan akses.

Wawancara, Bagian 1

ST: Oke, baik, saya Steven Thomas dan saya menulis untuk Office Online, dan saya di sini hari ini dengan Dr Kerry Fowler di garis hidup kanker. Garis hidup kanker adalah organisasi nirlaba yang membantu orang-orang langsung dengan kanker.

ST: Fowler Dr, yang bisa Anda uraikan sedikit tentang jenis dukungan garis hidup kanker menawarkan kepada orang-orang?

KF: Baik Steven, garis hidup kanker menawarkan non-medis dukungan untuk orang dengan kanker yang menyertakan pasien, Keluarga, teman dan rekan kerja sehingga spektrum cukup luas.

ST: Jadi ketika Anda mengatakan non-medis apa maksud Anda?

KF: Orang-orang tidak masuk ke garis hidup kanker untuk mendapatkan saran medis, tapi mereka datang untuk kelas, ada kelas latihan yoga kelas menulis, merangkai bunga, beberapa hal untuk menyusun komunitas antara pasien kanker, dan berinteraksi dengan orang lain dengan kanker.

ST: Baik kedengarannya berbagai layanan sangat penting, terima kasih atas informasi tersebut. Jadi, Anda memiliki gelar, dalam bio-Informatika, benar?

KF: Benar-benar itu kimia.

ST: Kimia, oke Maaf.

KF: Tidak untuk mohon maaf karena.

ST: Jadi bagaimana yang membantu Anda di sini di garis hidup kanker?

KF: Baik saya berada di farmasi dan penemuan obat untuk beberapa tahun, dan ketika pekerjaan sebagai bagian dari penggabungan perusahaan saya butuh beberapa waktu untuk sukarelawan berikut di garis hidup kanker mana istriku CEO, dan telah saya lakukan beberapa Informatika kimia 10 tahun sebelumnya, jadi saya sangat terbiasa menangani informasi , terutama besar file datar, dan saya harus beberapa perintah UNIX dan bahwa urutan sesuatu, tapi saya tidak memiliki pengalaman dengan database relasional.

ST: OK, baik Anda bisa mengetahui saya sedikit tentang pengurutan manajemen informasi tugas yang Anda lakukan di sini sebagai bagian dari sukarelawan Anda?

KF: Tentu saja, saat pertama kali datang saya adalah melakukan hal ini hanya sehari-hari, Anda mengetahui, adalah printer bekerja, mouse saya tidak berfungsi. Tapi akhirnya saya melihat bahwa ada beberapa fungsi terjadi, misalnya pasien bantuan dana, tempat orang menggunakan lembar bentang Excel untuk menyimpan informasi beberapa tahun tentang pemeriksaan yang telah mengirimkan kepada orang-orang untuk membantu mereka membayar untuk hipotek, atau untuk tagihan medis atau untuk angkutan.

ST: Sehingga banyak dari file yang berbeda?

KF: Baik ada banyak entri dalam lembar bentang.

ST: Jadi satu lembar bentang besar?

KF: Ya satu lembar bentang besar dengan banyak tab, tapi sangat sulit untuk memberi tahu berapa banyak uang memiliki orang mendapatkan tahun ini, berapa banyak mereka mendapatkan 4 tahun terakhir, berapa banyak orang mendapatkan bantuan dengan hipotek mereka?

ST: Yakin kedengarannya klasik masalah Anda bisa memiliki, menerapkan banyak data di Excel dan mencoba untuk menelusuri paling detail ke dalamnya, ke lembar bentang satu seperti itu.

KF: Agar tampak seperti bencana menunggu untuk terjadi, hanya satu buruk Urutkan menjauhi bencana lengkap, jadi saya memutuskan untuk terjun ke pembelajaran Microsoft Access untuk mengatasi masalah ini. Hal lain yang terjadi pada data sedang kembali masuk beberapa kali.

ST: Jenis data?

KF: Hanya nama nama orang, kode pos, nama pekerja sosial, sejumlah hal.

ST: Jadi orang yang sama akan berakhir dengan beberapa catatan yang berbeda mungkin?

KF: Persis, Anda mendapatkan sangat kreatif ejaan Seattle misalnya.

ST: Tentu saja, jadi mengapa mengakses? Apakah Anda hanya memiliki berikut atau apakah Anda peroleh untuk tujuan ini, atau apa yang membuat Anda masuk ke Access?

KF: Baik mengakses ada banyak tersedia di sini karena garis hidup kanker menggunakan Microsoft Office dan mereka gunakan Small Business Server 2003, sehingga setiap komputer di tempat yang memiliki akses, dan saya telah melihat ke mengakses hanya pada saya sendiri tentang tahun lalu tapi saya benar-benar tidak melakukan apa pun pengembangan, jadi saya pikir ini pembelajaran kesempatan untuk saya dan cara untuk mungkin membantu kanker garis hidup memenuhi tujuan.

ST: Keren, baik saya pikir Anda telah membuat keputusan yang baik. Saya memiliki sedikit pengalaman bekerja dengan akses, dan tidak cukup banyak bekerja dengan Excel, namun cara mengetahui apa akses untuk dan jelas lebih sesuai untuk jenis tugas manajemen Anda sedang berbicara tentang.

ST: Mari kita sedikit Hentian dan lalu kembali untuk pertengahan interview ini.

Interview, Bagian 2

ST: Oke, baik, ini adalah Steven Thomas lagi, kembali dengan bagian kedua saya interview Dr Kerry Fowler di garis hidup kanker.

ST: Mari kita berbicara tentang proses bergerak dari Excel ke Access. Berapa banyak pekerjaan Anda mengatakan terlibat? Apakah Anda selesai bekerja dengan?

KF: Saya pikir Anda tidak pernah cukup selesai dengan kantor, khususnya saat Anda hadapi warisan data yang ada di lembar bentang mana mungkin aneh tanda baca yang tidak Anda inginkan. Secara keseluruhan saya pikir hal yang saya menemukan sebagian besar tantangan hanya cocok, baik saya akan membalikkan di sini untuk sementara waktu. Saya pikir membuat data yang cocok dengan tipe penting, yang merupakan bodoh yang mengatakan.

ST: Tidaklah bodoh yang mengatakan, sangatlah penting dan menantang untuk mendapatkannya kanan, karena Excel lebih pemaaf tentang apa data akan dan tidak akan menerima.

KF: Kanan ya, membersihkan data, apa yang saya menemukan telah sebagian besar tantangan mengambil data lama, menghapus duplikat, menemukan kesalahan ejaan, menemukan tanda baca aneh dan bersiap-merapikan sehingga lebih mudah untuk mengimpor ke Access dan tidak menyebabkan kesalahan. Jadi terdapat benar-benar banyak pekerjaan yang harus masuk ke lembar bentang Excel atau file teks yang Anda impor. Setelah semuanya cocok ke atas impor sangat mudah.

ST: Jadi memiliki ini menangguhkan proses bisnis sementara?

KF: Tidak, orang-orang telah bekerja di sekitar, salah satu dari hal yang saya lakukan selain untuk bekerja di database pasien bantuan membutuhkan lebih lama database Access yang mereka yang dasarnya besar daftar kirim, dan itu cukup besar file datar. Jadi saya mengambil beberapa langkah untuk membersihkan yang dan membuatnya lebih mudah untuk mencari duplikat.

ST: Tapi mereka menggunakan pasien bantuan dana database sekarang?

KF: Ya.

ST: Tapi masih ada data di Excel yang belum Anda diimpor ke yang belum warisan data yang Anda masih akan mengimpor.

KF: Itu true. Saya memiliki informasi 2008 yang diimpor, tapi saya masih memiliki data 2004 ke 2007 untuk membersihkan dan mengimpor.

ST: Oke, sehingga orang-orang tidak harus menunggu atau apa pun?

KF: Tidak. Baik untuk digunakan saat ini.

ST: Jadi apa tantangan lainnya Anda hadapi, atau Anda hadapi menyusun sistem baru, termasuk ini lain yang Anda berbicara tentang.

KF: Juga ada beberapa hal yang khusus untuk Access, saya memiliki beberapa tantangan dengan beberapa hal Visual Basic dan juga melakukan Dlookup() dan membuat yang berfungsi dengan benar, dan dalam beberapa kasus, Anda harus mendapatkan tanda kutip dan kurung siku di tempat yang tepat atau tersebut tidak berfungsi. Tapi secara keseluruhan telah jauh lebih mudah daripada yang saya pikir akan dan sangat bermanfaat agar dapat melakukan sesuatu yang sesuai.

ST: Jadi Anda melakukan apa pun dengan akses yang tidak Anda lakukan dengan Excel karena tidak praktis? Apa pun yang baru selain jelas, Anda tahu meletakkan data dalam tabel yang berbeda dan hal seperti?

KF: Baik salah satu hal-hal yang saya tahu cara melakukan yang saya tahu akan jelas untuk pengguna yang berpengalaman tetapi, misalnya, kode pos adalah berlebihan informasi kota dan negara bagian dan negara, jadi saya telah disederhanakan input data untuk daftar kirim sehingga hanya kode pos harus diimpor, dan lalu saya memiliki tabel semua kode pos AS dengan status mereka , kota dan negara. Jadi yang sederhana hal banyak dan mengurangi kesalahan ejaan.

ST: Yang sangat bagus. Bagaimana pelaporan? Apakah Anda melihat keuntungan apa pun di kemampuan Anda untuk menghasilkan laporan sekarang karena Anda telah dipindahkan ke Access?

KF: Ya saya sebutkan itu sulit saat menggunakan lembar bentang Excel untuk menentukan berapa banyak uang telah diberikan kepada orang tertentu dalam periode waktu tertentu, tapi sekarang dengan akses sistem saya sudah bisa membuat beberapa laporan yang secara otomatis menghasilkan centang permintaan, kode mereka untuk tipe sesuai kanker bahwa mereka miliki, dan juga menghasilkan lembar ringkasan untuk departemen keuangan dari semua berbeda pemeriksaan yang telah ditulis yang minggu untuk setiap akun dan subtotal.

ST: Wow kedengarannya gain bagus. Jadi akhirnya, apa yang telah kolega Anda di sini mengatakan? Setiap orang telah memberi Anda umpan balik produk yang Anda bagi mereka dan proses?

KF: Baik mereka benar-benar menyukainya. Untuk bantuan pasien dana benar-benar memiliki merampingkan proses. Karena ada lebih sedikit kesalahan, itu berarti bahwa pemeriksaan mendapatkan ditulis lebih cepat, dan benar-benar masalah sebelum informasi akan dikirim kembali dari keuangan untuk koreksi, dan yang tidak terjadi saat sering sekarang, jadi klien yang benar-benar diuntungkan langsung mana sangat bagus.

ST: Yang mengagumkan, yang sangat bagus. Ok baik terima kasih untuk wawancara dan kami akan menghubungi lagi saya yakin, untuk melakukan check in kemajuan Anda dengan bantuan pasien, atau, apa yang baru yang sedang Anda kerjakan lagi?

KF: Yang baru adalah daftar kirim yang besar.

ST: Database daftar kirim. Ok baik saya akan tertarik untuk memeriksa kembali dan melihat cara yang akan, terima kasih lagi.

KF: Kesenangan saya.

Catatan: Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×