Skenario untuk menggunakan InfoPath dan InfoPath Forms Services

Penting: Artikel ini adalah terjemahan mesin, lihat penafian. Temukan versi bahasa Inggris artikel di sini sebagai rujukan Anda.

Artikel ini membahas skenario di mana organisasi mungkin menggunakan Microsoft Office InfoPath dan Layanan Formulir InfoPath untuk meningkatkan proses bisnis, seperti pengeluaran penggantian atau klaim asuransi pelaporan.

Skenario dan perusahaan yang dibahas dalam artikel ini fiktif dan tersedia hanya untuk tujuan ilustrasi. Untuk mempelajari bagaimana InfoPath dan Layanan Formulir InfoPath telah digunakan dalam lingkungan riil bisnis, Anda bisa merujuk ke studi kasus aktual. Temukan link untuk informasi selengkapnya tentang studi kasus di bagian Lihat juga .

Di artikel ini

Skenario 1: Laporan pengeluaran

Skenario 2: Klaim asuransi

Skenario 3: Izin aplikasi

Skenario 4: Manajemen persediaan

Skenario 5: riset pasar

Skenario 1: Laporan pengeluaran

bagian dari formulir laporan pengeluaran A. date Corporation, peralatan komputer nasional dan penyedia layanan, menjual komputer, Jaringan perangkat keras, dan layanan kontrak.

Banyak grup dalam A. date Corporation — termasuk pemasaran, penjualan dan dukungan konsultan — dikenakan dan laporan pengeluaran terkait dengan pekerjaan.

Profesional TI di A. date Corporation ingin menggunakan InfoPath dan Layanan Formulir InfoPath untuk menyederhanakan pengeluaran pelaporan proses dalam perusahaan. Secara khusus, mereka ingin mencegah entri data kesalahan dan bergantung pada administratif staf untuk memasukkan data dari laporan pengeluaran kembali ke database lain, terpisah. A. date Corporation juga ingin menyediakan karyawan dengan cara yang untuk menampilkan status laporan pengeluaran mereka secara online.

Sebelum InfoPath

Meskipun A. date Corporation digunakan buku kerja Microsoft Office Excel untuk menghasilkan laporan pengeluaran, karyawan masih digunakan proses manual untuk mengirimkan laporan pengeluaran. Sebagai contoh, karyawan memasukkan pengeluaran mereka di buku kerja Excel, dan kemudian dicetak buku kerja. Ia dilampirkan slip perutean kertas cetak laporan, dan kemudian mengirimkan laporan melalui email i ke manajer mereka.

Setelah menyetujui laporan, manajer memeriksa namanya pada slip perutean, dan kemudian mengirim laporan untuk akuntansi melalui email i. Jika Manajer akuntansi disetujui laporan, lalu penggantian pemeriksaan diterbitkan. Untuk kantor, minggu bisa melewati antara waktu yang awal laporan dikirim dan ketika karyawan menerima centang penggantian mereka.

Setelah InfoPath

Sebagai akibat dari beralih dari proses berbasis kertas ke proses otomatis yang menggunakan InfoPath dan Layanan Formulir InfoPath, A. date Corporation memiliki mengurangi waktu dan uang menghabiskan pemrosesan karyawan pengeluaran laporan. Karyawan sekarang bisa mengisi formulir mereka online dan mengirimkannya secara elektronik ke manajer mereka. Setelah manajer menyetujui laporan, mereka bisa merutekan mereka secara elektronik ke akuntansi untuk penggantian dan persetujuan final.

Manfaat beralih ke sistem berbasis InfoPath termasuk:

  • Kenyamanan online    Karyawan yang memiliki InfoPath yang terinstal pada komputer mereka bisa menggunakan InfoPath untuk isi dan kirimkan formulir laporan pengeluaran. Karyawan yang tidak memiliki InfoPath yang terinstal pada komputer mereka bisa mengisi dan mengirimkan laporan pengeluaran mereka dengan menggunakan Web browser.

  • Dukungan offline    Jika karyawan mengisi formulir laporan pengeluaran di InfoPath, mereka bisa Simpan bentuk setengah selesai ke komputer mereka, bekerja di formulir secara offline, dan kemudian mengirimkan formulir yang diselesaikan ke jaringan perusahaan saat mereka sambungkan kembali. Ini sangat bermanfaat untuk karyawan yang memiliki akses terjadi sebentar-sebentar atau terbatas ke sumber daya jaringan atau ke Internet, seperti karyawan yang sering melakukan perjalanan.

  • Meningkatkan akurasi    Karena Templat formulir dirancang untuk membantu memastikan integritas data, terjadi lebih sedikit entri yang tidak valid. Sebagai contoh, karyawan menggunakan kotak Daftar turun bawah untuk memilih dari daftar kategori pengeluaran, standar ketimbang harus mengingat dan memasukkan kategori pengeluaran dalam formulir.

  • Efisiensi     Karyawan dapat melihat status proses persetujuan dengan menampilkan halaman di situs Microsoft Windows SharePoint Services.

Atas Halaman

Skenario 2: Klaim asuransi

Bagian dari formulir klaim asuransi Humongous asuransi adalah sebuah perusahaan besar, multinasional yang menjual asuransi produk untuk kapal, mobil dan pemilik rumah. Produk ini dijual untuk pelanggan dan klien perusahaan.

Humongous asuransi memiliki besar, seluler kerja lebih dari 10.000 orang, yang menyertakan penjualan orang, klaim adjusters, pengacara, staf, HR staf, dan keuangan staf.

Humongous asuransi ingin menggunakan InfoPath dan Layanan Formulir InfoPath untuk memungkinkan pelanggan, agen asuransi, dan bisnis untuk menggunakan formulir online untuk memproses klaim asuransi mereka.

Sebelum InfoPath

Sebelum menggunakan InfoPath dan Layanan Formulir InfoPath, karyawan di Humongous asuransi digunakan klaim manual, berbasis kertas. Setelah wawancara pelanggan, agen akan mengisi formulir klaim secara manual, dan lalu Faks formulir klaim untuk adjuster. Saat adjuster meninjau informasi, ia sering perlu menghubungi agen untuk penjelasan, bergantung pada kualitas cetak Faks.

Setelah InfoPath

Beralih dari klaim berbasis kertas untuk InfoPath dan Layanan Formulir InfoPath diperbolehkan Humongous asuransi untuk menyambungkan pelanggan, agen dan adjusters online.

Sebagai contoh, dimungkinkan sekarang untuk pelanggan Humongous asuransi untuk mengajukan klaim melalui Internet dengan mengisi formulir yang didukung browser. Pelanggan bisa masuk ke situs Web asuransi Humongous, menetapkan akun mereka, masuk, dan file klaim. Setelah pelanggan mengirimkan formulir, pesan dikirim ke adjuster dalam pesan email, dan salinan pesan email dikirim ke agen. Adjuster mengembalikan formulir ke agen jika informasi tambahan yang diperlukan. Sistem otomatis memiliki dikurangi biaya pemrosesan, dipersingkat waktu yang dibutuhkan untuk memproses klaim, dan meningkatkan kepuasan pelanggan keseluruhan.

Manfaat beralih ke sistem berbasis InfoPath termasuk:

  • Kenyamanan    Selain mengirimkan klaim melalui telepon, pelanggan bisa mengirimkan klaim dengan mengisi formulir di Web. Ini memungkinkan pelanggan untuk mengirimkan formulir kenyamanan mereka, bukan hanya selama jam kerja standar.

  • Meningkatkan akurasi    Karena Templat formulir dirancang untuk membantu memastikan integritas data, terjadi lebih sedikit entri yang tidak valid. Misalnya, pelanggan atau agen menggunakan kotak Daftar turun bawah untuk memilih dari daftar standar tipe klaim, ketimbang harus mencari dan memasukkan tipe klaim dalam formulir.

  • Efisiensi    Selain itu, menggunakan alur kerja persetujuan terintegrasi memungkinkan agen atau adjuster untuk dengan cepat melihat status dari pihak lain yang bekerja pada klaim. Walaupun staf di Humongous asuransi sebelumnya menggunakan alur kerja jelas, proses mereka yang berbasis kertas. Oleh karena itu, agen dan adjusters tidak dapat dengan cepat menentukan status klaim tanpa melakukan panggilan telepon. Sekarang, agen, misalnya, bisa memeriksa halaman status alur kerja di situs SharePoint yang menyimpan formulir untuk melihat apakah adjuster telah menyelesaikan proses persetujuan.

Atas Halaman

Skenario 3: Izin aplikasi

Bagian dari formulir aplikasi izin Departemen penyusun inspeksi adalah 100 orang lembaga pemerintah kota untuk kota Springfield.

Lembaga ini bertanggung jawab untuk meninjau permintaan izin yang telah dikirim oleh kontraktor listrik, lalu untuk menyetujui atau menolak permintaan tersebut.

Departemen penyusun inspeksi ingin kontraktor dapat isi aplikasi pengajuan izin di Web browser, sehingga proses perizinan lebih mudah dan lebih nyaman.

Sebelum InfoPath

Sebelum menggunakan InfoPath dan Layanan Formulir InfoPath, Departemen penyusun inspeksi digunakan proses aplikasi berbasis kertas yang manual, yang mengakibatkan entri data yang berlebihan. Kontraktor mengisi formulir kertas di kantor pemerintah. Petugas lalu dikirim tulisan tangan formulir ke resepsionis yang dimasukkan data ke dalam sistem database. Setelah data dimasukkan, entri dihasilkan dibandingkan dengan formulir kertas akurasi. Jika data tidak valid atau dimengerti yang muncul, formulir dikembalikan ke kontraktor dengan email, bersama dengan bentuk kedua yang berisi petunjuk untuk mengoreksi entri yang tidak valid.

Setelah kontraktor dikirim formulir telah direvisi, pembaruan lalu masuk ke database, dan entri baru diperiksa untuk akurasi asli dan kedua bentuk. Setelah data dianggap valid, mulai proses persetujuan. Selama fase persetujuan, pemeriksa disetujui atau ditolak permintaan izin yang berdasarkan pada kriteria. Setelah alur kerja persetujuan selesai, kontraktor diberitahu keputusan melalui email.

Setelah InfoPath

Dengan memindahkan dari proses perizinan berbasis kertas ke proses otomatis yang menggunakan InfoPath dan Layanan Formulir InfoPath, Departemen penyusun inspeksi bisa menyambungkan kontraktor, petugas dan pemeriksa online.

Misalnya, saat kontraktor mengajukan izin aplikasi di situs Departemen penyusun inspeksi Web, data formulir dikirimkan ke database yang berada di jaringan Departemen dari penyusun inspeksi '. Setelah aplikasi dikirim, permintaan izin baru secara otomatis muncul di situs SharePoint, di mana agen menerima memeriksa informasi untuk kelengkapan dan menandatangani formulir untuk mengonfirmasi tanda terima.

Manfaat beralih ke sistem berbasis InfoPath termasuk:

  • Kenyamanan online    Kontraktor tidak lagi harus melakukan perjalanan ke kantor pemerintah untuk mengajukan izin. Kontraktor sekarang bisa mengirimkan permintaan izin mereka melalui Web, dengan mengisi formulir yang didukung browser di browser, seperti Firefox, Safari, atau Internet Explorer.

  • Meningkatkan akurasi    Karena Templat formulir izin dirancang untuk membantu memastikan integritas data, terjadi lebih sedikit entri yang tidak valid. Sebagai contoh, kontraktor menggunakan kotak Daftar turun bawah untuk memilih dari daftar kategori standar saat mereka pilih tipe izin yang dicari, ketimbang harus mencari dan memasukkan tipe izin dalam formulir.

  • Pengalaman pengguna lebih baik    Setelah data dikirim, formulir permintaan izin baru secara otomatis muncul di situs intranet Departemen penyusun inspeksi. Saat petugas terbuka formulir, dia melihat data perusahaan kontraktor dan izin aplikasi data di formulir.

Atas Halaman

Skenario 4: Manajemen persediaan

bagian dari formulir inventaris Lebar dunia importir adalah perusahaan internasional berdasarkan di Baltimore, MD. Perusahaan mengimpor tekstil, kerajinan tangan dan perlengkapan dengan penekanan khusus pada barang dari Afrika Utara.

Lebar dunia importir membeli dari 70 vendor yang terletak di negara/kawasan 12. Karena inventaris diselenggarakan oleh vendor ini cukup dinamis dan musiman, lebar dunia importir ingin mendesain Templat formulir InfoPath yang akan memperbolehkan mereka dengan mudah dan efektif kueri mereka pemasok tentang persediaan.

Sebelum InfoPath

Sebelum menggunakan InfoPath dan Layanan Formulir InfoPath, lebar dunia importir digunakan proses survei manual yang berbasis kertas, yang mengakibatkan entri data yang berlebihan. Pembeli dikirim survei melalui Surat Global Express jaminan ke luar negeri vendor. Vendor akan email kembali selesai survei formulir atau Faks mereka. Kadang-kadang, mereka akan telepon lebar dunia importir dengan respons mereka. Terkadang, penjualan personil dikumpulkan hasil survei dari vendor dengan orang. Secara umum, bulan bisa melewati sebelum lebar dunia importir menerima hasil akhir survei.

Survei hampir setiap mengakibatkan entri data yang berlebihan. Survei kertas dimasukkan ke dalam database dengan Sekretaris di lebar importir dunia. Catatan database yang dihasilkan dibandingkan dengan formulir kertas akurasi. Jika informasi yang tidak valid atau dimengerti, wawancara tindak lanjut dilakukan dengan vendor melalui telepon. Jika itu tidak tersedia, permintaan untuk penjelasan dikirim dengan email atau faks. Setelah lebar dunia importir diterima diperbaiki informasi, data yang diselesaikan.

Setelah InfoPath

Sebagai ganti mengirimkan survei kepada dunia lebar importir dengan email, vendor sekarang mengirimkan survei dengan mengisi formulir berkemampuan browser di Web. Data yang vendor masukkan dalam formulir segera diisi dalam database inventaris. Sebagai akibat dari beralih ke InfoPath dan Layanan Formulir InfoPath, lebar dunia importir sekarang memiliki manfaat berikut ini:

  • Kenyamanan online    Dengan sistem berbasis InfoPath, vendor bisa menyelesaikan survei dengan menggunakan browser. Vendor tidak lagi harus email atau Faks survei kembali ke lebar importir dunia.

  • Ketepatan waktu    Dalam sistem sebelumnya, berbasis kertas, sering kali ada penundaan signifikan dari waktu vendor diisi survei untuk waktu yang respons mereka telah dimasukkan dalam database lebar importir Word. Hasilnya, estimasi persediaan yang sering kedaluwarsa. Dengan Templat formulir yang didukung browser InfoPath, data yang vendor masukkan dalam formulir segera diisi ke inventaris database.

  • Meningkatkan akurasi    Karena Templat formulir dirancang untuk membantu memastikan integritas data, terjadi lebih sedikit entri yang tidak valid. Misalnya, vendor menggunakan kotak Daftar turun bawah untuk memilih dari daftar kategori standar saat mereka pilih tipe produk, maka bukan harus mencari dan memasukkan tipe produk dalam formulir.

Atas Halaman

Skenario 5: riset pasar

bagian dari formulir riset pasar Proseware, Inc adalah sebuah perusahaan perangkat lunak di Kanada yang mengembangkan produk untuk industri penerbitan cetak.

Proseware, Inc. mulai siklus pengembangan untuk rilis berikutnya produk unggulan mereka. Tim pengembangan memutuskan untuk menggunakan InfoPath dan Layanan Formulir InfoPath untuk membantu aktivitas riset pasar. Selama Rapat dengan pelanggan, tim pengembangan paket untuk menggunakan templat formulir untuk mengumpulkan dan mencatat umpan balik pelanggan. Tujuan formulir adalah untuk menyimpan semua interaksi dengan pelanggan untuk lebih memahami kebutuhan pelanggan dan untuk membantu memastikan bahwa data yang dikumpulkan dapat ditemukan dan dapat digunakan kembali dengan mudah.

Templat formulir yang akan mengirimkan data secara langsung ke database, yang akan memungkinkan karyawan untuk mengambil dan menganalisis data yang dikumpulkan dari banyak Rapat yang berbeda. Proseware, Inc. ingin penyimpanan selesai formulir di pustaka di situs SharePoint.

Sebelum InfoPath

Meskipun anggota tim pengembangan digunakan untuk menggunakan Microsoft Office Word atau Microsoft Office Excel untuk membuat catatan saat mereka mengumpulkan umpan balik dari pelanggan dan mitra, menganalisis dan menyebarluaskan data sering mengakibatkan entri data yang berlebihan. Anggota tim akan menulis catatan di informasi bebas, dan terkait cenderung mendapatkan tersebar dalam dan di antara dokumen. Ketika anggota tim ingin memasukkan informasi yang mereka dikumpulkan ke spesifikasi, mereka menghabiskan banyak waktu Anda menelusuri nonstandar dokumen untuk menemukan apa yang mereka butuhkan.

Setelah InfoPath

Beralih ke proses pengumpulan data standar yang menggunakan InfoPath dan Layanan Formulir InfoPath memungkinkan tim pengembangan Proseware, Inc. untuk mengurangi waktu dan perincian mengumpulkan, menganalisis dan menyebarkan data secara internal.

Saat rapat dengan yang ada dan pelanggan, anggota tim pengembangan sekarang menggunakan formulir InfoPath untuk mengumpulkan data tentang kebutuhan pelanggan dan ide. Tim menggunakan pustaka di situs SharePoint untuk menyimpan dan berbagi formulir. Dari Pustaka ini, anggota tim bisa mengisi formulir data pelanggan baru, Tinjau data dalam formulir yang ada, mengekspor data dari formulir yang diselesaikan untuk Microsoft Office Excel 2003 atau Microsoft Office Excel 2007atau menggabungkan data dari beberapa bentuk ke dalam satu formulir.

Manfaat beralih ke sistem berbasis InfoPath termasuk:

  • Informasi yang konsisten    Templat formulir dirancang untuk membantu memastikan penyusunan dan Formalisasi informasi yang konsisten. Data yang muncul di daftar di formulir berasal dari daftar SharePoint standar dan file .xml. Sebagai contoh, entri dalam daftar tipe bisnis datang langsung dari skema XML yang sudah ditentukan sebelumnya yang digunakan di seluruh Proseware, Inc. untuk standardize exchange data bisnis antara berbagai sistem.

  • Integrasi dengan sistem yang sudah ada    Ketika formulir dikirim, secara otomatis disimpan di pustaka di situs SharePoint. Data di dalam tiap formulir muncul luar formulir, di kolom di pustaka. Ini memudahkan untuk anggota tim untuk menemukan dan mengurutkan data formulir di pustaka, tanpa harus membuka setiap bentuk secara individual.

  • Beberapa tampilan    Formulir data pelanggan menyertakan tampilan yang memenuhi kebutuhan berbeda, termasuk tampilan terpisah untuk merekam informasi pelanggan, temuan tim, metode riset dan sumber daya tambahan. Formulir juga menyertakan tampilan cetak khusus yang merangkum data dari tampilan lainnya dalam format satu mudah ramah cetak.

Atas Halaman

Catatan: Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×