Siapkan sumber data Excel untuk gabungan Surat Word

Penting: Artikel ini adalah terjemahan mesin, lihat penafian. Temukan versi bahasa Inggris artikel di sini sebagai rujukan Anda.

Langkah penting dalam proses penggabungan Surat Word menyiapkan dan mempersiapkan sumber data. Anda bisa menggunakan sumber data Excel yang sudah ada, atau membuat yang baru dengan mengimpor dibatasi tab (.txt) atau file nilai dipisahkan koma (.csv). Setelah Anda menyetel dan mempersiapkannya sumber data Anda, Anda bisa melakukan gabungan Surat dengan menggunakan Dynamic Data Exchange (DDE) dengan panduan gabungan Surat Step-by-Step atau dengan menggunakan metode manual gabungan surat.

Jika Anda tidak menggunakan sumber data Excel yang sudah ada untuk gabungan surat Anda, Anda bisa menggunakan daftar kontak atau buku alamat di .csv fileatau .txt. Panduan impor teks memandu Anda melalui langkah-langkah untuk mendapatkan data yang ada di .txt atau file .csv ke Excel.

  1. Buka Excel.

  2. Pada Data tab, pilih Dapatkan Data eksternal > Dari teks.

    Opsi Dari Teks disorot pada tab Data.

  3. Pilih file .csv atau .txt Anda inginkan, dan lalu pilih impor.

  4. Di Panduan impor teks, di panel asli tipe data , pilih dibatasi.

    Excel Dapatkan Data eksternal dari teks, panduan impor teks langkah 1 dari 3

  5. Pilih kotak centang data saya memiliki header di atas panel pratinjau jika file yang sedang Anda impor memiliki header, dan pilih berikutnya.

  6. Di panel pembatas , pilih kotak centang yang sesuai dengan pembatas (seperti Tab atau koma) menggunakan data Anda, dan pilih berikutnya.

    Opsi untuk Pemisah disorot dalam Panduan Impor Teks.

    Tips: Panel pratinjau Data memperlihatkan bagaimana hasil akan terlihat dalam format tabel.

  7. Di bawah pratinjau Data, pilih kolom yang berisi kode ZIP atau kode pos, dan di bawah format data kolom, pilih teks.

    Opsi Teks untuk format data Kolom disorot dalam Panduan Impor Teks.

    Catatan: 

    • Format yang tersedia yang umum, teksdan tanggal. Setiap kali Anda menerapkan data format kolom, nama format muncul di header tabel untuk kolom tersebut.

    • Kolom yang berisi data numerik seperti persentase atau nilai mata uang, misalnya, hanya dapat diformat setelah file diimpor. Lihat "Format data numerik di Excel"sub-bagian yang mengikuti untuk informasi selengkapnya.

  8. Ulangi langkah 7 sebagaimana diperlukan, memilih kolom yang ingin Anda ubah dan format data yang ingin Anda Terapkan.

  9. Pilih Selesai.

  10. Dalam kotak dialog Impor Data , terima pengaturan default lembar kerja yang ada dan alamat sel, dan lalu pilih OK.

    Di kotak dialog impor Data, pilih untuk meletakkan data di lembar kerja yang sudah ada, pengaturan, default atau di lembar kerja baru

    Perhatian: Alamat sel dalam kotak dialog Impor Data memperlihatkan sel yang baru dipilih. Data yang diimpor dimulai dengan alamat sel bernama.

  11. Ketika selesai, Simpan sumber data Anda dengan nama file baru.

Format data numerik dalam Excel

Memformat data numerik seperti persentase atau nilai mata uang dalam setiap sumber data baru atau yang sudah ada di Excel yang ingin Anda gunakan dalam gabungan Surat Word . Untuk mempertahankan data numerik Anda telah diformat sebagai persentase atau mata uang selama gabungan surat, ikuti instruksi dalam "langkah 2: Gunakan Dynamic Data Exchange (DDE) untuk gabungan Surat" bagian.

Di Excel sumber data Anda yang akan Anda gunakan untuk daftar Kirim di gabungan Surat Word , pastikan Anda memformat kolom data numerik dengan benar. Memformat kolom dengan angka, misalnya, untuk mencocokkan kategori tertentu seperti mata uang.

  1. Buka sumber data Excel Anda.

  2. Pilih kolom yang ingin Anda format.

  3. Pada tab Beranda , dalam grup angka , pilih kotak Format angka (umum) panah bawah, dan lalu pilih opsi dalam daftar.

    Di Excel, pada tab Beranda, di grup angka, pilih panah bawah dalam kotak umum untuk memilih format angka untuk menggunakan.

  4. Ulangi langkah 2 dan 3 seperlunya.

  5. Ketika selesai, pilih Simpan.

Bila Anda memiliki sumber data Excel yang berisi angka yang diformat seperti persentase dan nilai mata uang, beberapa data numerik mungkin tidak mempertahankan pemformatan selama gabungan surat. Anda akan mendapatkan hasil gabungan surat yang Anda inginkan dan bisa mempertahankan format data numerik dalam Excel dengan menggunakan DDE.

Format data Excel dibandingkan dengan bidang gabungan bekerja dengan menggunakan atau tidak menggunakan Dynamic Data Exchange

Catatan: Jika Anda memutuskan untuk tidak menggunakan DDE, ikuti panduan di menggunakan gabungan surat untuk mengirim pesan email secara massal.

  1. Buka Word, pilih File > opsi > tingkat lanjut.

  2. Di bawah umum, dan pilih konfirmasi konversi format file saat buka kotak centang.

    Opsi konfirmasi konversi format file saat buka

  3. Pilih OK.

  4. Pada tab surat-menyurat , pilih mulai gabungan Surat > panduan langkah demi langkah gabungan Surat.

    Di Word, pada tab surat-menyurat, pilih mulai gabungan surat, dan lalu pilih langkah demi langkah panduan gabungan Surat

  5. Di panel gabungan Surat , di bawah pilih Penerima, pilih gunakan daftar yang sudah ada.

    Di Word, panel tugas gabungan surat yang terbuka saat Anda memilih panduan langkah demi langkah gabungan Surat di grup gabungan Surat

  6. Di bawah gunakan daftar yang sudah ada, pilih Telusuri, dan lalu buka lembar bentang Anda diformat.

  7. Dalam kotak dialog Konfirmasi Data sumber , pilih kotak centang Perlihatkan semua , pilih Lembar kerja MS Excel via DDE (*.xls) > OK.

    Kotak dialog Konfirmasi Sumber Data

  8. Di kotak dialog Microsoft Excel , pilih Seluruh lembar bentang > OK.

    Kotak dialog Microsoft Excel di Word

  9. Saat kotak dialog Penerima gabungan Surat terbuka, pilih OK.

    Kotak dialog Penerima gabungan surat yang memperlihatkan konten dari lembar bentang Excel yang digunakan sebagai sumber data untuk daftar kirim

  10. Lanjutkan dengan gabungan surat, pesan email, labelatau amplop Anda.

Tips: Anda bisa mencegah diminta oleh Word setiap kali Anda membuka data file. Setelah Anda tersambung ke daftar Kirim Anda, masuk ke File > opsi > tingkat lanjut. Di bawah umum, kosongkan kotak centang konfirmasi konversi format file saat buka .

Catatan: Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×