Siapkan penyimpanan dan berbagi file Office 365

Kontributor: Tom Werner Diane Faigel

Salah satu cara terbaik untuk menyiapkan penyimpanan dan berbagi file untuk bisnis Anda adalah menggunakan situs tim OneDrive for Business dan Office 365 secara bersamaan, yang ideal jika Anda memiliki bisnis kecil dengan beberapa karyawan.

Office 365 menyertakan situs tim dasar untuk memulai. Anda dapat langsung mulai menyimpan file di OneDrive for Business dan berkolaborasi pada file di situs tim.

Tempat Anda menyimpan dokumen di Office 365

  • OneDrive for Business didesain untuk penggunaan individual, dengan berbagi file sesekali. OneDrive for Business cocok untuk menyimpan file yang Anda miliki.

  • Situs tim Office 365 didesain untuk berbagi dan berkolaborasi pada file secara teratur. Situs tim cocok untuk menyimpan file yang dimiliki bersama oleh beberapa orang atau seluruh tim, yang mungkin akan berkolaborasi pada file tersebut.

Baik OneDrive for Business maupun situs tim menyediakan akses di mana saja bagi Anda dan karyawan.

Diagram tentang ari bagaimana Anda bisa menggunakan dua tipe penyimpanan: OneDrive atau situs Tim

Berikut ini saran tentang apa yang dapat disimpan di setiap lokasi ketika menggunakan situs tim OneDrive for Business dan Office 365 bersamaan:

Lokasi penyimpanan

Apa kegunaannya

Apa yang disimpan di sini

OneDrive for Business

Menyimpan konten di OneDrive for Business seperti menyimpan file di komputer Anda; tidak ada orang lain yang dapat mengakses file tersebut dengan mudah.

Sangat ideal untuk menyimpan file bisnis yang sedang Anda kerjakan sendiri.

File bisnis yang tidak perlu dikolaborasikan atau diakses secara teratur oleh anggota tim lain.

Office 365 Situs tim

Situs tim Office 365 mirip dengan situs web, namun secara default tidak dapat diakses secara publik; situs ini hanya dapat diakses oleh orang-orang yang Anda beri izin.

Sangat ideal untuk berbagi dan berkolaborasi pada file.

Dokumen bersama yang dapat diakses dan dikolaborasikan oleh semua karyawan Anda. Sebagai contoh, berkolaborasi pada presentasi PowerPoint, menyimpan rencana tim yang diperbarui semua orang, atau menerbitkan agenda rapat.

Office 365 Subsitus tim

Subsitus tim Office 365 pada dasarnya seperti bagian terpisah dari situs tim Anda, dengan tampilan atau izin akses khusus.

Sangat ideal untuk berbagi dan berkolaborasi pada file dengan pelanggan atau mitra eksternal untuk bisnis Anda.

Situs ini juga ideal untuk menyimpan file yang ingin Anda simpan secara privat dari orang lain yang memiliki akses ke situs tim di perusahaan. Subsitus dapat disiapkan sehingga hanya Anda (dan jika diperlukan, satu atau dua orang lainnya) yang dapat mengaksesnya.

Pelajari cara membuat subsitus tim.

File yang ingin Anda bagikan dengan orang di luar perusahaan.

File yang tidak dapat diakses oleh orang di luar perusahaan. Misalnya, Anda mungkin ingin menyimpan informasi pegawai dan keuangan di sini.

Office 365 Kumpulan situs

Penyimpanan dan berbagi file, namun kumpulan situs benar-benar terpisah dari situs tim yang sudah ada.

Kumpulan situs Office 365 baru memiliki alamat dan izinnya sendiri. Situs ini dapat digunakan untuk kolaborasi internal maupun eksternal.

Bisnis yang lebih besar menggunakan kumpulan situs dengan cara yang sama seperti bisnis kecil. Bisnis kecil dengan kebutuhan dan keahlian teknis keamanan tingkat lanjut juga mungkin menginginkan untuk membuat kumpulan situs.

Simpan informasi bersama yang sama dalam kumpulan situs seperti yang Anda lakukan di situs tim dan subsitus.

Video: Memindahkan file Anda ke awan

Tonton video ini untuk melihat bagaimana Anda dapat mulai menyimpan dokumen dengan cepat di awan. Lompat ke langkah-langkah.

Browser Anda tidak mendukung video. Instal Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player, atau Internet Explorer 9.

Langkah-langkah: Mulai menggunakan OneDrive for Business dan situs tim Anda untuk penyimpanan file dan kolaborasi online

Perkiraan waktu penyelesaian: 5–10 menit

Setiap orang dalam bisnis Anda yang memiliki Office 365 mendapatkan penyimpanan awan OneDrive for Business. Beri tahu mereka untuk menyimpan file yang terkait bisnis di sini jika hanya mereka yang memerlukan file tersebut. Penyimpanan draf proposal, catatan rapat, atau skrip untuk demo yang akan mereka sampaikan, misalnya.

Penting juga untuk memberi tahu karyawan agar membagikan folder OneDrive for Business mereka dengan Anda dan rekan kerja. Jika karyawan sakit atau meninggalkan perusahaan, akan sulit untuk mengakses file mereka yang disimpan di OneDrive for Business. Namun, jika folder OneDrive for Business dibagikan, file selalu dapat diakses jika diperlukan.

Berikut cara bagi setiap orang di tim Anda untuk mengakses OneDrive for Business mereka dan berbagi folder.

  1. Masuk ke http://portal.office.com untuk masuk.

  2. Ketik nama pengguna dan kata sandi Anda, lalu pilih Masuk.

  3. Pada halaman Beranda Office 365, pilih OneDrive.

    Dari peluncur aplikasi, pilih petak OneDrive.

  4. Di OneDrive for Business, jika sudah memiliki folder Dibagikan dengan Semua Orang, bukalah folder tersebut. Di folder ini, anggota tim dapat menyimpan dokumen terkait bisnis yang mereka miliki di OneDrive for Business. Pilih Bagikan dan lanjutkan ke langkah berikutnya.

    Atau, jika belum memiliki folder ini, pilih Baru untuk membuat folder baru. Beri nama Bagikan dengan Semua Orang, lalu pilih Undang Orang. Jika tidak melihat Undang Orang, klik Buat lalu klik kanan folder baru dan klik Berbagi.

    Pilih folder Berbagi dengan Setiap Orang di OneDrive

  5. Dalam kotak Undang orang, ketik nama atau alamat email anggota tim yang ingin Anda beri akses ke folder. Jika ingin mendapatkan salinan email yang dikirimkan ke orang tersebut, sertakan juga email Anda.

    Kotak dialog untuk mencantumkan alamat email orang yang ingin Anda bagikan folder OneDrive for Business.

  6. Pilih pengaturan izin untuk folder agar Dapat mengedit atau Dapat menampilkan.

  7. Ketik pesan yang akan disertakan dalam email untuk orang-orang yang Anda undang sehingga mereka tahu bahwa email tersebut menyertakan tautan ke file bisnis bersama. Pilih Buat. Email akan langsung dikirimkan ke orang-orang yang diundang.

    Berikut adalah tampilan email saat terkirim. Email tersebut menyertakan tautan ke folder Dibagikan dengan Semua Orang milik Anda di bagian bawah sehingga mereka dapat mengaksesnya.

    Buka email dan klik Buka situs web.

Perkiraan waktu penyelesaian: 5–10 menit

Office 365 menyertakan situs tim dasar dengan beberapa fitur untuk membantu Anda memulai. Hanya orang-orang dalam bisnis Anda yang dapat mengakses situs web internal ini.

Berikut adalah cara Anda masuk ke situs tim:

  1. Selagi masih masuk ke Office 365, di sudut kiri atas halaman, pilih peluncur aplikasi Ikon peluncur aplikasi Office 365 , kemudian pilih Situs.

    Di sudut kanan atas halaman, pilih peluncur aplikasi lalu pilih Situs.

  2. Di halaman Situs, pilih Situs Tim.

    Untuk mengakses situs tim Anda, klik Situs, lalu klik Situs Tim.

Laman situs web internal tim Anda akan terlihat dengan judul default Situs Tim <nama bisnis Anda>. Laman ini meliputi:

  • Ubin ke fitur untuk membantu Anda memulai kustomisasi situs tim.

  • Tautan sisi kiri untuk menavigasi ke area lain di situs tim Anda.

  • Pustaka dokumen, sehingga Anda bisa memulai menyimpan dan berbagi file dengan tim Anda.

Halaman awal situs tim menyertakan petak untuk fitur yang sering digunakan untuk mengkustomisasi situs Anda.

Perkiraan waktu penyelesaian: 20-30 menit untuk beberapa file pertama Anda

Untuk membantu memulai proses penyimpanan dan berbagi file dengan cepat, situs tim Anda disertai tempat untuk menyimpan file, yang disebut Pustaka dokumen, seperti dalam "perpustakaan dokumen."

Berikut langkah-langkahnya:

  1. Di Laman situs tim Anda, pilih Dokumen dari menu navigasi di sebelah kiri. Tindakan ini akan membawa Anda ke Pustaka dokumen yang dimiliki.

    Pilih pustaka Dokumen di menu sebelah kiri

  2. Saat Anda masih masuk di Office 365, buka File Explorer dari bilah Mulai atau lokasi lain.

    Buka File Explorer dari bilah Mulai, atau lokasi lain.

  3. Masuk ke file yang ingin diunggah ke situs tim Anda.

    Pilih Telusuri untuk menavigasi ke file di komputer yang akan Anda unggah ke situs tim Anda.

  4. Pilih file yang ingin Anda unggah ke situs tim Anda, dan seret file ke Pustaka dokumen.

    Contoh file yang diunggah ke pustaka Dokumen di situs web tim Anda.

    Bila sudah selesai, file akan disimpan di situs tim dan komputer Anda.

    Gambar seperti apa pustaka Dokumen terlihat setelah Anda mengunggah file ke dalamnya.

    Menghapus file dari komputer bisa dilakukan. Pada langkah berikutnya, Langkah 4: Sinkronkan file online dengan desktop, Anda akan membuat lokasi baru untuk file tersebut pada komputer.

    Jika Anda memiliki file dalam jumlah banyak dan ukuran besar untuk diunggah ke situs tim, baca tips berikut tentang mengunggah file berukuran besar atau berjumlah banyak ke pustaka.

    Jika membutuhkan lebih banyak ruang penyimpanan, lihat Mengubah ruang penyimpanan untuk langganan Anda.

Perkiraan waktu penyelesaian: 20–30 menit untuk beberapa file pertama Anda

Kini, setelah Anda memiliki file di situs tim, file dapat disiapkan untuk disinkronkan dengan PC atau Mac. Dengan demikian, file dapat dikerjakan dari PC atau Mac, bukan di Internet Explorer, Chrome, atau browser lain. Menyinkronkan file ke komputer juga akan memudahkan Anda ketika harus mengakses file namun sedang tidak tersambung ke Internet.

Setelah menyiapkan file untuk disinkronkan dengan komputer Anda, file tersebut akan disinkronkan secara otomatis tiap sekitar 10 menit saat tersambung dengan Internet.

Berikut cara menyinkronkan file di situs tim dengan desktop Anda:

  1. Di Laman situs tim, pilih Dokumen dari menu navigasi sisi kiri. Anda tidak dapat menyiapkan sinkronisasi dari Laman tersebut, pustaka harus dibuka dari menu navigasi.

    Tips: Saat menyinkronkan file di situs tim, yang Anda lakukan hanyalah menyinkronkan setiap pustaka dokumen di situs itu saja, bukan seluruh situs.

    Pilih pustaka Dokumen di menu sebelah kiri

  2. Dalam pustaka Dokumen, pilih Sinkronkan. Atau, pilih file tertentu yang ingin Anda sinkronkan.

    Pilih file lalu pilih sinkronkan.
  3. Di kotak OneDrive for Business, pilih Sinkronkan sekarang. (OneDrive for Business merupakan proses dalam menjalankan sinkronisasi.)

    Pilih tombol Sinkronkan sekarang untuk mulai menyinkronkan file dari situs tim Anda ke desktop Anda.
  4. Jika kemudian perintah keamanan muncul, pilihIzinkan. Jika mendapatkan perintah untuk memasukkan kredensial Office 365, masukkan ID pengguna dan kata sandi Office 365 Anda. Saat proses sinkronisasi dimulai, kotak dialog ini akan muncul:

    Gambar kotak dialog yang akan Anda lihat saat sinkronisasi dimulai.
  5. Pilih Tampilkan file saya untuk melihat dokumen Anda di Windows Explorer. File dapat ditemukan di komputer dalam folder SharePoint. Tanda centang hijau kecil di samping file menunjukkan bahwa file telah diperbarui dan tersinkron dengan versi yang ada di situs tim.

    Gunakan File Explorer untuk menavigasi ke file yang disinkronkan di desktop Anda. Ada di SharePoint folder.

    Catatan: 

    • Ketika menyinkronkan file di OneDrive for Business, file akan diletakkan di desktop Anda dalam folder OneDrive for Business.

    • Cuplikan layar seperti apa tampilannya di File Explorer setelah Anda menyinkronkan file OneDrive for Business dan desktop Anda

  6. Masuk ke folder SharePoint, lalu buka file. Buat perubahan, kemudian pilih Simpan. Jika tersambung ke Internet, tampilan Mengunggah ke SharePoint akan terlihat di bagian bawah layar, yang menunjukkan bahwa file sedang disimpan ke situs tim. File juga disimpan ke desktop di folder SharePoint pada saat yang sama. Jika pesan "Gagal mengunggah" muncul, silakan coba lagi. Terkadang, koneksi Internet yang tidak konsisten dapat mengganggu penyimpanan.

    Gambar pesan status yang Anda dapatkan ketika file disimpan ke situs tim Anda.

    Selamat! Anda telah selesai menyiapkan penyimpanan file dan kolaborasi online untuk organisasi Anda.

Praktik terbaik untuk penyimpanan dan berbagi file

  • Nirlaba kecil: Buat situs tim Office 365 untuk menyimpan dokumen bersama sehingga informasi disimpan dan diarsipkan secara terpusat. Dengan cara ini, informasi tidak akan hilang selama proses transisi pegawai, misalnya, ke direktur lain. Buat subsitus tim Office 365 pribadi untuk menyimpan file yang tidak boleh diakses anggota tim lain, seperti dokumen pegawai dan keuangan Anda.

  • Kepemilikan tunggal: Gunakan OneDrive for Business untuk menyimpan file Anda sendiri dan membagikannya ke pelanggan sesuai kebutuhan.

  • Kepemilikan bersama: Jika Anda memiliki bisnis bersama rekan, OneDrive for Business masih bisa digunakan, namun file harus dibagikan secara langsung dengan pemilik lain, dan sebaliknya.

  • Bisnis dengan klien atau mitra eksternal yang memerlukan akses ke file: Gunakan subsitus tim Office 365 untuk menyimpan dan berbagi dokumen yang ditujukan bagi pelanggan tertentu. Karena akses ke subsitus khusus untuk pelanggan tertentu dan terbatas pada subsitus, Anda tidak perlu khawatir akan ada pelanggan yang secara tidak sengaja mengakses informasi yang ditujukan bagi pelanggan lain.

Ketika menyimpan file dalam OneDrive for Business, file tersebut hanya dapat diakses oleh Anda, kecuali file tersebut dibagikan kepada orang lain. Ketika berbagi file, tiap individual untuk dibagikan file tersebut dapat dipilih, atau file tersebut dibagikan kepada semua orang. Anda juga dapat membuat folder yang terpisah di OneDrive untuk tujuan berbeda seperti proyek publik, personal, atau individual. Setiap folder dapat dibagikan kepada orang atau kelompok yang berbeda, atau tidak dibagikan sama sekali.

Untuk informasi selengkapnya tentang berbagi, lihat juga Berbagi file dan folder di OneDrive for Business

Untuk melihat berapa banyak ruang penyimpanan yang tersisa di OneDrive for Business, lihat Mengelola penyimpanan OneDrive for Business Anda.

Ketika Anda dapat mengunggah hampir semua format file, beberapa file mungkin tidak diperbolehkan karena dua alasan: keamanan dan karakter yang tidak valid dalam nama file. Kebijakan keamanan OneDrive for Business memblokir jenis file tertentu dan sekumpulan kecil karakter. Untuk informasi selengkapnya tentang format file dan karakter tidak valid mana yang tidak diperbolehkan, lihat Karakter file dan tipe file dalam OneDrive for Business.

Langkah berikutnya

Kami ada di sini untuk membantu!

Sebagai admin Office 365, Anda dapat menghubungi dukungan pelanggan secara gratis setiap saat.

Artikel ini terakhir diperbarui pada 22 Maret 2017 berkat umpan balik Anda.

Jika memiliki pertanyaan atau saran, silakan beri tahu kami dalam kotak komentar di bawah ini sehingga kami dapat mengatasinya dalam pembaruan artikel ini di masa mendatang.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×