Sepuluh cara untuk membersihkan data Anda

Kata yang salah eja, spasi yang membandel, prefiks yang tidak diinginkan, kasus yang tidak tepat, dan karakter noncetak membuat kesan pertama yang buruk. Dan itu bukan daftar lengkap cara data Anda bisa kotor. Menggulung lengan Anda. Ini adalah waktu untuk beberapa pembersih pegas utama lembar kerja Anda dengan Microsoft Excel.

Anda tidak selalu memiliki kontrol atas format dan tipe data yang Anda impor dari sumber data eksternal, seperti database, file teks, atau halaman web. Sebelum Anda bisa menganalisis data, Anda sering perlu menghapusnya. Untungnya, Excel memiliki banyak fitur untuk membantu Anda mendapatkan data dalam format yang tepat yang Anda inginkan. Terkadang, tugas mudah dan ada fitur tertentu yang melakukan pekerjaan untuk Anda. Misalnya, Anda bisa menggunakan pemeriksa ejaan dengan mudah untuk membersihkan kata yang salah eja dalam kolom yang berisi komentar atau deskripsi. Atau, jika Anda ingin menghapus baris duplikat, Anda bisa dengan cepat melakukan hal ini dengan menggunakan kotak dialog Hapus duplikat .

Di lain waktu, Anda mungkin perlu memanipulasi satu atau beberapa kolom menggunakan rumus untuk mengonversi nilai yang diimpor menjadi nilai baru. Misalnya, jika Anda ingin menghapus spasi trailing, Anda bisa membuat kolom baru untuk membersihkan data dengan menggunakan rumus, mengisi bawah kolom baru, mengonversi rumus kolom baru tersebut ke nilai, lalu menghapus kolom asli.

Langkah-langkah dasar untuk membersihkan data adalah sebagai berikut:

  1. Mengimpor data dari sumber data eksternal.

  2. Buat salinan cadangan data asli dalam buku kerja terpisah.

  3. Pastikan data berada dalam format tabular dari baris dan kolom dengan: data yang sama di setiap kolom, Semua kolom dan baris terlihat, dan tidak ada baris kosong di dalam rentang. Untuk hasil terbaik, gunakan tabel Excel.

  4. Lakukan tugas yang tidak memerlukan manipulasi kolom terlebih dahulu, seperti Pemeriksaan ejaan atau menggunakan kotak dialog Temukan dan ganti .

  5. Berikutnya, lakukan tugas yang memerlukan manipulasi kolom. Langkah-langkah umum untuk memanipulasi kolom adalah:

    1. Sisipkan kolom baru (B) di samping kolom asli (A) yang memerlukan pembersihan.

    2. Menambahkan rumus yang akan mengubah data di bagian atas kolom baru (B).

    3. Mengisi rumus di kolom baru (B). Dalam tabel Excel, kolom terhitung secara otomatis dibuat dengan nilai yang terisi.

    4. Pilih kolom baru (B), salin, lalu tempelkan sebagai nilai ke dalam kolom baru (B).

    5. Hapus kolom asli (A), yang mengubah kolom baru dari B menjadi A.

Untuk membersihkan sumber data yang sama secara berkala, pertimbangkan untuk merekam kode makro atau penulisan untuk mengotomatisasi keseluruhan proses. Ada juga sejumlah Add-in eksternal yang ditulis oleh vendor pihak ketiga, yang tercantum di bagian penyedia pihak ketiga , yang bisa Anda Pertimbangkan menggunakan jika Anda tidak memiliki waktu atau sumber daya untuk mengotomatisasi proses Anda sendiri.

Informasi selengkapnya

Deskripsi

Gambaran umum menyambungkan ke (mengimpor) data

Menjelaskan semua cara untuk mengimpor data eksternal ke Office Excel.

Mengisi data secara otomatis dalam sel lembar kerja

Memperlihatkan cara menggunakan perintah isian .

Membuat dan memformat tabel

mengubah ukuran tabel dengan menambahkan atau menghapus baris dan kolom

menggunakan kolom terhitung dalam tabel Excel

Memperlihatkan cara membuat tabel Excel dan menambahkan atau menghapus kolom atau kolom terhitung.

Membuat makro

Memperlihatkan beberapa cara untuk mengotomatisasi tugas berulang dengan menggunakan makro.

Anda bisa menggunakan pemeriksa ejaan agar tidak hanya menemukan kata yang salah eja, tapi untuk menemukan nilai yang tidak digunakan secara konsisten, seperti nama produk atau perusahaan, dengan menambahkan nilai tersebut ke kamus kustom.

Informasi selengkapnya

Deskripsi

Memeriksa ejaan dan tata bahasa

Memperlihatkan cara mengoreksi kata yang salah eja pada lembar kerja.

Menggunakan Kamus kustom untuk menambahkan kata ke pemeriksa ejaan

Menjelaskan cara menggunakan Kamus kustom.

Baris duplikat adalah masalah umum saat Anda mengimpor data. Sebaiknya filter untuk nilai unik terlebih dahulu untuk mengonfirmasi bahwa hasil yang Anda inginkan sebelum menghapus nilai duplikat.

Informasi selengkapnya

Deskripsi

Memfilter untuk mendapatkan nilai unik atau menghapus nilai duplikat

Memperlihatkan dua prosedur terkait terkait: cara memfilter baris yang unik dan cara menghapus baris duplikat.

Anda mungkin ingin menghapus string utama umum, seperti label yang diikuti dengan tanda titik dua dan spasi, atau akhiran, seperti frasa kurung di akhir string yang usang atau tidak diperlukan. Anda bisa melakukan ini dengan menemukan contoh teks tersebut lalu menggantinya tanpa teks atau teks lain.

Informasi selengkapnya

Deskripsi

Memeriksa apakah sebuah sel berisi teks (peka huruf besar kecil)

Periksa apakah sebuah sel berisi teks (peka huruf besar-kecil)

Memperlihatkan cara menggunakan perintah temukan dan beberapa fungsi untuk menemukan teks.

Menghapus karakter dari teks

Memperlihatkan cara menggunakan perintah ganti dan beberapa fungsi untuk menghapus teks.

Menemukan atau mengganti teks dan angka di lembar kerja

Memperlihatkan cara menggunakan kotak dialog temukan dan ganti .

menemukan, pencarian findb

, mengganti searchb

, mengganti replaceb



ke kiri, kanan leftb

, rightb

Len, lenb Mid, midb

Ini adalah fungsi yang bisa Anda gunakan untuk melakukan berbagai tugas manipulasi string, seperti menemukan dan mengganti substring dalam string, mengekstrak bagian dari string, atau menentukan panjang string.

Terkadang teks disertakan dalam kantong campuran, terutama ketika teks berkaitan. Menggunakan satu atau beberapa fungsi tiga huruf, Anda bisa mengonversi teks menjadi huruf kecil, seperti alamat email, huruf besar, seperti kode produk, atau kasus yang tepat, seperti nama atau judul buku.

Informasi selengkapnya

Deskripsi

Mengubah kapitalisasi huruf teks

Memperlihatkan cara menggunakan tiga fungsi huruf.

LOWER

Mengonversi semua huruf besar dalam string teks menjadi huruf kecil.

PEMBUANGAN

Menjadikan huruf besar untuk huruf pertama dalam string teks dan huruf-huruf lain dalam teks yang mengikuti karakter selain huruf. Mengonversi semua huruf lain menjadi huruf kecil.

UPPER

Mengonversi teks menjadi huruf besar.

Terkadang nilai teks berisi karakter Leading, trailing, atau spasi yang disematkan (Unicode karakter mengatur nilai 32 dan 160), atau noncetak karakter (karakter Unicode yang mengatur nilai 0 hingga 31, 127, 129, 141, 143, 144, dan 157). Karakter ini kadang bisa menyebabkan hasil yang tidak diharapkan saat Anda mengurutkan, memfilter, atau mencari. Misalnya, di sumber data eksternal, pengguna dapat membuat kesalahan tipografi dengan secara tidak sengaja menambahkan karakter spasi tambahan, atau data teks yang diimpor dari sumber eksternal mungkin berisi karakter noncetak yang disematkan dalam teks. Karena karakter ini tidak mudah dikenali, hasil yang tidak diharapkan mungkin sulit dipahami. Untuk menghapus karakter yang tidak diinginkan ini, Anda bisa menggunakan kombinasi fungsi TRIM, CLEAN, dan SUBSTITUTE.

Informasi selengkapnya

Deskripsi

Memperlihatkan cara menghapus semua spasi dan noncetak karakter dari kumpulan karakter Unicode.

Kode

Mengembalikan kode numerik untuk karakter pertama dalam string teks.

HANNYA

Menghapus karakter 32 noncetak pertama dalam kode ASCII 7-bit (nilai 0 sampai 31) dari teks.

TRIM

Menghapus karakter ruang ASCII 7-bit (nilai 32) dari teks.

PENG

Anda dapat menggunakan fungsi SUBSTITUTE untuk mengganti nilai yang lebih tinggi Unicode karakter (nilai 127, 129, 141, 143, 144, 157, dan 160) dengan karakter ASCII 7-bit yang dirancang TRIM dan CLEAN.

Ada dua masalah utama dengan angka yang mungkin mengharuskan Anda untuk membersihkan data: angka tersebut secara tidak sengaja diimpor sebagai teks, dan tanda negatif perlu diubah ke standar untuk organisasi Anda.

Informasi selengkapnya

Deskripsi

Mengonversi angka yang disimpan sebagai teks menjadi angka

Memperlihatkan cara mengonversi angka yang diformat dan disimpan dalam sel sebagai teks, yang bisa menyebabkan masalah perhitungan atau menghasilkan pengurutan urutan yang membingungkan, ke format angka.

UANG

Mengonversi angka menjadi format teks dan menerapkan simbol mata uang.

TEXT

Mengonversi nilai menjadi teks dalam format angka tertentu.

DIPERBAIKI

Membulatkan angka ke jumlah desimal yang ditentukan, memformat angka dalam format desimal dengan menggunakan tanda titik dan koma, dan mengembalikan hasil sebagai teks.

VALUE

Mengonversi string teks yang menyatakan angka menjadi angka.

Karena ada banyak format tanggal yang berbeda, dan karena format ini mungkin bingung dengan kode Bagian bernomor atau string lainnya yang berisi tanda garis miring atau tanda hubung, tanggal dan waktu sering perlu dikonversi dan diformat ulang.

Informasi selengkapnya

Deskripsi

Mengubah interpretasi sistem tanggal, format, atau dua digit tahun

Menjelaskan cara kerja sistem tanggal di Office Excel.

Mengonversi waktu

Memperlihatkan cara mengonversi antara satuan waktu yang berbeda.

Mengonversi tanggal yang disimpan sebagai teks menjadi tanggal

Memperlihatkan cara mengonversi tanggal yang diformat dan disimpan dalam sel sebagai teks, yang bisa menyebabkan masalah perhitungan atau menghasilkan pengurutan urutan yang membingungkan, hingga format tanggal.

DATE

Mengembalikan nomor seri berurutan yang mewakili tanggal tertentu. Jika format sel adalah Umum sebelum fungsi dimasukkan, hasil diformat sebagai tanggal.

DATEVALUE

Mengonversi tanggal yang diwakili oleh teks ke nomor seri.

TIME

Mengembalikan angka desimal untuk waktu tertentu. Jika format sel adalah Umum sebelum fungsi dimasukkan, hasil diformat sebagai tanggal.

TIMEVALUE

Mengembalikan angka desimal dari waktu yang dinyatakan oleh string teks. Angka desimal adalah nilai mulai dari 0 (nol) sampai 0,99999999, yang menunjukkan waktu dari 0:00:00 (12:00:00 AM) ke 23:59:59 (11:59:59 P.M.).

Tugas umum setelah mengimpor data dari sumber data eksternal adalah menggabungkan dua kolom atau lebih menjadi satu, atau memisahkan satu kolom ke dalam dua kolom atau lebih. Misalnya, Anda mungkin ingin memisahkan kolom yang berisi nama lengkap menjadi nama depan dan belakang. Atau, Anda mungkin ingin memisahkan kolom yang berisi bidang alamat ke dalam kolom terpisah jalan, kota, kawasan, dan kode pos. Sebaliknya mungkin juga benar. Anda mungkin ingin menggabungkan kolom nama depan dan belakang ke dalam kolom nama lengkap, atau menggabungkan kolom alamat terpisah ke dalam satu kolom. Nilai umum tambahan yang mungkin memerlukan penggabungan ke dalam satu kolom atau dibagi menjadi beberapa kolom meliputi kode produk, jalur file, dan alamat protokol internet (IP).

Informasi selengkapnya

Deskripsi

Menggabungkan nama

depan dan belakangmenggabungkan teks dan angka

menggabungkan teks dengan tanggal atau waktu

menggabungkandua atau beberapa kolom menggunakan fungsi

Memperlihatkan contoh umum penggabungan nilai dari dua kolom atau lebih.

Membagi teks ke dalam kolom yang berbeda dengan Panduan Konversi Teks ke Kolom

Memperlihatkan cara menggunakan panduan ini untuk memisahkan kolom berdasarkan pada berbagai pembatas umum.

Membagi teks ke dalam kolom yang berbeda dengan fungsi

Memperlihatkan cara menggunakan fungsi LEFT, MID, RIGHT, SEARCH, dan LEN untuk memisahkan kolom nama menjadi dua kolom atau lebih.

Menggabungkan atau memisahkan konten sel

Memperlihatkan cara menggunakan fungsi CONCATENATE, & (operator), dan mengonversi teks menjadi panduan kolom.

Menggabungkan sel atau memisahkan sel yang digabungkan

Memperlihatkan cara menggunakan gabungkan sel, gabungkan, dan gabungkan serta perintah tengah .

CONCATENATE

Menggabungkan dua atau beberapa string teks menjadi satu string teks.

Sebagian besar fitur analisis dan pemformatan di Office Excel menganggap data tersebut ada dalam tabel dua dimensi rata tunggal. Terkadang Anda mungkin ingin membuat baris menjadi kolom, dan kolom menjadi baris. Di lain waktu, data bahkan tidak terstruktur dalam format tabular, dan Anda memerlukan cara untuk mentransformasi data dari format non-tabular ke tabular.

Informasi selengkapnya

Deskripsi

TRANSPOSE

Mengembalikan rentang sel vertikal sebagai rentang horizontal, atau sebaliknya.

Terkadang, administrator database menggunakan Office Excel untuk menemukan dan mengoreksi kesalahan yang cocok ketika dua atau beberapa tabel digabungkan. Ini mungkin melibatkan rekonsiliasi dua tabel dari lembar kerja yang berbeda, misalnya, untuk melihat semua catatan di kedua tabel atau untuk membandingkan tabel dan menemukan baris yang tidak cocok.

Informasi selengkapnya

Deskripsi

Mencari nilai dalam daftar data

Memperlihatkan cara umum untuk mencari data dengan menggunakan fungsi lookup.

Cari

Mengembalikan nilai dari rentang satu baris atau satu kolom atau dari array. Fungsi LOOKUP memiliki dua bentuk sintaks: bentuk vektor dan bentuk array.

HLOOKUP

Mencari nilai di baris atas tabel atau array nilai, lalu mengembalikan nilai dalam kolom yang sama dari baris yang Anda tentukan dalam tabel atau array.

VLOOKUP

Mencari nilai dalam kolom pertama dari array tabel dan mengembalikan nilai dalam baris yang sama dari kolom lain dalam array tabel.

INDEX

Mengembalikan nilai atau referensi ke sebuah nilai dari dalam tabel atau rentang. Terdapat dua bentuk fungsi INDEX: bentuk array dan bentuk referensi.

MATCH

Mengembalikan posisi relatif dari sebuah item dalam array yang sesuai dengan nilai yang ditentukan dalam urutan tertentu. Gunakan MATCH ketimbang salah satu dari fungsi LOOKUP ketika Anda membutuhkan posisi sebuah item dalam rentang dan bukannya item itu sendiri.

KOMPENSASI

Mengembalikan referensi ke rentang yang merupakan jumlah baris dan kolom tertentu dari sel atau rentang sel. Referensi yang dikembalikan dapat berupa sel tunggal atau rentang sel. Anda dapat menentukan jumlah baris dan jumlah kolom yang dikembalikan.

Catatan:  Halaman ini diterjemahkan menggunakan mesin dan mungkin terdapat kesalahan tata bahasa atau masalah keakuratan. Kami bertujuan menyediakan konten yang bermanfaat untuk Anda. Dapatkah Anda memberi tahu kami apakah informasi ini bermanfaat untuk Anda? Berikut adalah artikel dalam bahasa Inggris untuk referensi.

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×