Semua tentang alur kerja Kumpulkan Umpan Balik

Penting: Artikel ini adalah terjemahan mesin, lihat penafian. Temukan versi bahasa Inggris artikel di sini sebagai rujukan Anda.

Alur kerja yang disertakan dengan Microsoft SharePoint mengotomatisasi proses bisnis. Otomatisasi bisa membantu meningkatkan konsistensi proses dan efisiensi.

Menggunakan alur kerja kumpulkan umpan balik SharePoint untuk merutekan dokumen dan item lain yang disimpan di SharePoint ke satu atau beberapa orang untuk umpan balik mereka.

Catatan: Konten ini berlaku untuk SharePoint 2010 Platform alur kerja. SharePoint 2010 Platform alur kerja hanya tersedia di SharePoint Online, SharePoint 2010, SharePoint 2013dan SharePoint Server 2016. Untuk mempelajari selengkapnya tentang SharePoint platform alur kerja, lihat memahami alur kerja di SharePoint Server 2016.

Jika Anda hanya perlu lakukan adalah menyelesaikan tugas alur kerja kumpulkan umpan balik    Hanya gulir ke bawah ke segmen selesai dan memperluasnya. Anda mungkin tidak membutuhkan salah satu segmen lain untuk saat ini.

Perbandingan manual proses dengan alur kerja otomatis

alur kerja SharePoint adalah:

  • Efisien dan konsisten    Alur kerja kumpulkan umpan balik secara otomatis merutekan dokumen atau item, menetapkan tugas Tinjauan dan melacak kemajuan mereka, dan mengirim pengingat dan pemberitahuan saat diperlukan. Aktivitas alur bisa memantau dan disesuaikan dari halaman pusat status, dan Riwayat acara dalam proses alur kerja dipertahankan selama 60 hari setelah selesai.

  • Meringankan pekerjaan Anda    Alur kerja Kumpulkan Umpan Balik menghemat waktu Anda dan kolega Anda dan menjauhkan dari masalah sekaligus menyederhanakan dan menstandarisasi proses umpan balik Anda.

Berikut ini adalah diagram versi sangat sederhana dari alur kerja Kumpulkan Umpan Balik.

Diagram alur kerja kumpulkan umpan balik sederhana

Tips menggunakan artikel ini

Informasi dalam artikel ini disajikan dalam sepuluh segmen yang dapat diperluas.

Klik di sini untuk beberapa tips tentang mendapatkan manfaat maksimal dari artikel ini

Jika Anda hanya perlu lakukan adalah menyelesaikan tugas alur kerja kumpulkan umpan balik    Hanya gulir ke bawah ke segmen selesai dan memperluasnya. Anda mungkin tidak membutuhkan salah satu segmen lain untuk saat ini.

Jika Anda ingin menambahkan, memulai, memantau dan memelihara alur kerja   Jika Anda belum terbiasa dengan tugas ini, mungkin akan bermanfaat jika Anda membaca seluruh artikel ini, segmen demi segmen, saat pertama kali Anda mendesain dan menambahkan alur kerja. Setelah Anda terbiasa dengan informasi dan tata letak artikel, Anda akan dapat langsung menuju segmen yang Anda butuhkan pada setiap kunjungan kembali.

Catatan pada grafik    Gambar layar dan diagram konseptual dalam seri artikel alur kerja pada umumnya berdasarkan tipe alur kerja Persetujuan. Jika diperlukan kejelasan konseptual atau instruksional, gambar dan diagram dalam artikel ini telah dikustomisasi untuk alur kerja Kumpulkan Umpan Balik.

Penjelasan tentang mencetak artikel ini    Ini adalah artikel yang panjang. Jika Anda ingin mencetak hanya segmen terpilih, pastikan hanya segmen tersebut yang diperluas ketika Anda mencetak. (Selain itu, Jika Anda ingin menyertakan grafik secara lengkap di salinan cetak Anda, cetak pada orientasi lanskap, bukan pada orientasi potret.)

Dan penjelasan tentang pencarian    Sebelum Anda mencari teks atau istilah apa pun dalam artikel ini, pastikan semua segmen yang ingin Anda telusuri sudah diperluas.

Catatan: Mengumpulkan umpan balik alur kerja disertakan dengan SharePoint Server 2010 dan dengan SharePoint Online untuk Office 365 untuk perusahaan. (Mereka tidak disertakan dengan SharePoint Online untuk Office 365 untuk bisnis kecil dan profesional. Alur kerja SharePoint hanya disertakan dengan SharePoint Online untuk bisnis kecil adalah alur kerja tiga-status.). Untuk mempelajari tentang alur kerja ini, lihat menggunakan alur kerja tiga-status.

Apa yang ingin Anda lakukan?

Konseptual ikon untuk mempelajari selengkapnya bagian

PELAJARI selengkapnya tentang alur kerja Kumpulkan Umpan Balik

Klik teks ini untuk mempelajari fungsi alur kerja Kumpulkan Umpan Balik, dan cara menggunakannya agar dapat membantu Anda menjadi lebih efisien dengan lebih sedikit kerja. Klik disini lagi jika Anda siap untuk menutup segmen ini.

Pelajari selengkapnya tentang alur kerja Kumpulkan Umpan Balik

Alur kerja Kumpulkan Umpan Balik adalah fitur SharePoint yang merutekan dokumen atau item lain yang disimpan dalam daftar Sharepoint atau pustaka untuk satu atau beberapa orang untuk umpan balik mereka. Alur kerja mengotomatisasi, menyederhanakan dan menstandarisasi seluruh proses.

Alur kerja perutean item ke peserta

Dasar kumpulkan umpan balik alur kerja yang disertakan dengan fungsi SharePoint sebagai Templat. Menggunakan templat ini, Anda bisa menambahkan beberapa alur kerja kumpulkan umpan balik ke situs Anda. Setiap alur kerja yang Anda tambahkan unik versi alur kerja kumpulkan umpan balik dasar, masing-masing dengan cara kerja, masing-masing khusus berdasarkan pengaturan yang Anda tentukan saat Anda menambahkan.

Bagian di segmen ini

  1. Apa yang dapat dilakukan alur kerja kumpulkan umpan balik untuk saya?

  2. Apa yang tidak dapat dilakukan alur kerja kumpulkan umpan balik?

  3. Siapa yang bisa menggunakan tipe alur kerja ini?

  4. Bagaimana cara merencanakan, menambahkan, menjalankan, dan memelihara tipe alur kerja ini?

1. Apa yang dapat dilakukan alur kerja Kumpulkan Umpan Balik untuk saya?

  • Saat Anda pertama menambahkan alur kerja Kumpulkan Umpan Balik pada daftar, pustaka atau kumpulan situs Anda, Anda dapat menentukan seberapa banyak peserta yang disertakan, dan menunjukkan apakah tugas mereka telah ditetapkan satu demi satu (dalam serial) atau sekaligus (secara paralel). Anda bahkan dapat memutuskan apakah akan membagi tugas peserta ke dalam dua atau beberapa tahap terpisah, serta menentukan tanggal akhir jatuh tempo dan/atau waktu yang diperbolehkan untuk penyelesaian setiap tugas. Dan setiap saat Anda memulai alur kerja secara manual pada sebuah item, Anda dapat mengubah setiap pengaturan ini.

  • Alur kerja menetapkan tugas ke setiap peserta tertentu. Setiap peserta memilih di antara beberapa kemungkinan respons: untuk mengirim umpan balik tentang item, untuk meminta perubahan di dalam item, untuk menetapkan ulang tugas, atau untuk menghapus tugas.

  • Ketika alur kerja sedang berjalan, Anda dapat memantau kemajuan dan membuat penyesuaian (jika dibutuhkan) dari halaman tunggal pusat Status Alur Kerja.

  • Selama 60 hari setelah alur kerja selesai, daftar dari seluruh kejadian alur kerja yang terjadi dalam proses (atau contoh) dari alur kerja yang berjalan ini tetap tersedia di halaman Status Alur Kerja, untuk referensi informal.

Bagian atas segmen

2. Apa yang tidak dapat dilakukan alur kerja Kumpulkan Umpan Balik?

Alur kerja kumpulkan umpan balik tidak dirancang untuk mengumpulkan persetujuan dan penolakan untuk sebuah item, atau untuk mengontrol halaman Web penerbitan untuk situs web. Jika Anda ingin menambahkan alur kerja di mana peserta menyetujui atau menolak item yang mereka meninjau, lihat artikel semua tentang alur kerja persetujuan.

Juga, alur kerja kumpulkan umpan balik tidak dirancang untuk kumpulkan tanda tangan. Jika Anda ingin menggunakan alur kerja untuk kumpulkan tanda tangan di dokumen Microsoft Word, buku kerja Microsoft Excel, atau formulir Microsoft InfoPath, lihat artikel semua tentang alur kerja kumpulkan tanda tangan.

Untuk mempelajari tentang cara Anda bisa menggunakan SharePoint Designer untuk mengkustomisasi lebih lanjut apa pun dari alur kerja yang disertakan dengan SharePoint, lihat artikel pengenalan mendesain dan mengkustomisasi alur kerja.

Bagian atas segmen

3. Siapa yang dapat menggunakan tipe alur kerja ini?

Mengumpulkan umpan balik alur kerja disertakan dengan SharePoint Server 2010 dan hanya dengan SharePoint Online untuk Office 365 untuk perusahaan. (Mereka aren't sayancluded dengan SharePoint Online untuk Office 365 untuk bisnis kecil dan profesional. Alur kerja SharePoint hanya disertakan dengan SharePoint Online untuk bisnis kecil adalah alur kerja tiga-status.)

Izin

Untuk menambahkan alur kerja    secara default, Anda harus memiliki izin Mengelola Daftar untuk menambahkan alur kerja. (Pemilik grup memiliki izin Mengelola Daftar secara default; Anggota grup dan pengunjung tidak.)

Untuk memulai alur kerja    Juga secara default, Anda harus mempunyai izin Edit Item untuk memulai alur kerja yang telah ditambahkan. (Grup Anggota dan grup Pemilik keduanya mempunyai izin Edit Item secara default; grup Pengunjung tidak.)

Alternatifnya, Pemilik dapat memilih konfigurasi alur kerja khusus jadi mereka bisa dimulai hanya oleh anggota dari grup Pemilik. (Untuk melakukan ini, pilih kotak centang Perlu Izin Kelola Daftar untuk memulai alur kerja ini, pada halaman pertama formulir kaitan.

Bagian atas segmen

4. Bagaimana Anda merencanakan, menambahkan, menjalankan dan memelihara tipe alur kerja ini?

Berikut ini adalah tahapan dasarnya:

  • SEBELUM alur kerja berjalan (merencanakan, menambahkan, memulai)
       Sebelum Anda menambahkan alur kerja, Anda merencanakan dimana Anda ingin menambahkannya (untuk sebuah daftar atau pustaka, atau untuk seluruh kumpulan situs) dan detail cara kerjanya. Setelah Anda menambahkan dan mengkonfigurasi alur kerja, siapa pun dengan izin yang diperlukan dapat memulai alur kerja pada item tertentu. Alur kerja dapat juga diatur untuk berjalan secara otomatis. Berjalan otomatis dapat diaktifkan berdasar pada salah satu atau kedua kejadian pemicu: ketika item apa pun ditambahkan atau dibuat dalam daftar atau pustaka, atau ketika item apa pun dalam daftar atau pustaka diubah.

  • KETIKA alur kerja berjalan (menyelesaikan, memantau, menyesuaikan)
       Ketika alur kerja berjalan, peserta individu menyelesaikan tugas yang ditetapkan pada mereka. Pengingat otomatis dikirim ke peserta yang gagal memenuhi tenggat waktu tugas. Sementara itu, kemajuan alur kerja dapat dipantau dari halaman Status Alur Kerja pusat untuk contoh tertentu alur kerja. Penyesuaian alur kerja ketika berjalan dapat dibuat dari halaman yang sama; dan, jika diperlukan, alur kerja dapat dibatalkan atau dihentikan dari sana.

  • SETELAH alur kerja berjalan (meninjau, melaporkan, mengubah)
       Saat alur kerja selesai, seluruh riwayat proses (atau contoh) dapat ditinjau hingga 60 hari pada halaman Status Alur Kerja. Dari halaman yang sama, laporan statistik pada kinerja dari versi alur kerja ini dapat dibuat. Akhirnya, jika ada sesuatu yang ingin Anda ubah tentang fungsi alur kerja, Anda dapat membuka dan mengedit formulir kaitan yang Anda selesaikan ketika Anda pertama kali menambahkan alur kerja.

Diagram alur berikut mengilustrasikan tahapan ini dari perspektif orang yang menambahkan alur kerja baru.

Proses alur kerja

Lalu apa lagi?

Sebelum Anda merencanakan alur kerja kumpulkan umpan balik baru, pertama Tinjau segmen PERBOLEHKAN dari artikel ini, dan kemudian beralih ke segmen rencanakan .

Bagian atas segmen | Bagian atas artikel


Ikon Expando untuk Perbolehkan bagian

PERBOLEHKAN umpan balik hanya dalam formulir tugas, atau juga dalam item

Klik teks ini jika Anda sudah siap untuk mempelajari selengkapnya tentang memungkinkan komentar dan perubahan terlacak dalam item itu sendiri, dibandingkan dengan memperbolehkan umpan balik hanya dalam formulir tugas. Klik di sini lagi saat Anda sudah siap untuk menutup segmen ini.

Memperbolehkan umpan balik hanya dalam formulir tugas, atau juga dalam item

Dua pertanyaan berikut ini dapat membantu Anda mencapai satu keputusan mendasar tentang alur kerja Anda:

  • Apakah peserta diperbolehkan untuk menyerahkan alur kerja hanya dalam bidang Komentar pada formulir tugas, atau dapat jugakah mereka menyisipkan perubahan dan komentar yang terlacak dalam item itu sendiri?

  • Jika peserta dapat menyisipkan perubahan dan komentar yang terlacak dalam item itu sendiri, apakah mereka melakukan ini dalam lingkungan kolaboratif, di mana beberapa peserta dapat mengedit dokumen dalam waktu bersamaan, atau apakah setiap peserta menyimak dokumen dan memiliki hak tunggal mengedit durasi tinjau mereka sendiri?

Berikut ini adalah diagram yang mungkin membantu menjelaskan alternatif tersebut.

Mode berbeda memungkinkan dan memberikan umpan balik

Seiring Anda melanjutkan membaca, ingatlah poin-poin ini:

  • Tidak ada alur kerja yang dapat mulai pada item yang sedang di-check out.

  • Tipe alur kerja Kumpulkan Umpan Balik mencakup opsi untuk membatalkan alur kerja segera jika ada perubahan yang dilakukan pada item yang sedang ditinjau.

  • Anda dapat hanya menyisipkan perubahan dan komentar yang terlacak dalam item ketika dibuka dalam versi terinstal dari program tempat dulu item dibuat, bukan saat dibuka dalam versi aplikasi-web program tersebut.

Bagian di segmen ini

  1. Memperbolehkan umpan balik hanya dalam formulir tugas

  2. Memperbolehkan umpan balik dalam formulir tugas dan item (versi kolaboratif)

  3. Memperbolehkan umpan balik dalam formulir tugas dan item (versi akses terpisah)

1. Memperbolehkan umpan balik hanya dalam formulir tugas

Pengaturan ini unggul karena paling sederhana secara mekanis. Peserta hanya mempunyai dua cara menyarankan perubahan, keduanya melibatkan formulir tugas:

  • Mengirim komentar.

  • Meminta agar perubahan dilakukan pada item ketika alur kerja masih berjalan.

Kekurangan utama, tentu saja, adalah peserta tidak dapat menunjukkan perubahan khusus langsung di item. Semakin banyak jumlah perubahan yang disarankan, semakin banyak peserta Anda yang kemungkinan ingin dapat bekerja langsung di item.

Catatan tentang memproteksi item dari perubahan    Cara paling sederhana untuk memastikan peserta tidak membuat perubahan apapun dalam item itu sendiri adalah memeriksa item selama durasi proses. Tetapi seperti yang telah kami sampaikan baru saja, alur kerja tidak dapat mulai pada item apapun yang sedang di-check out.

Ada dua cara untuk mengatasinya:

  • Anda dapat menunggu hingga alur kerja dimulai, lalu check out item selama durasi proses. (Jika alur kerja mulai secara otomatis, pastikan Anda terdaftar dalam bidang CC pada halaman kedua formulir kaitan. Lalu, ketika Anda menerima pemberitahuan bahwa alur kerja telah dimulai pada item, check out item tersebut.) Satu batasan dari metode ini adalah tidak ada alur kerja lain yang bisa memulai pada item yang sama saat item tersebut di-check out.

  • Alternatifnya, Anda dapat membiarkan item di check in, tetapi pastikan peserta mengetahui bahwa penting bagi mereka untuk tidak check out item atau membuat perubahan di dalamnya. Ide bagus, tentu saja, untuk menyertakan tindakan ini di antara catatan yang Anda sertakan dalam pemberitahuan tugas. Jika peserta Anda adalah peserta baru untuk alur kerja Kumpulkan Umpan Balik, mungkin akan menjadi ide bagus untuk memperjelas — dengan mengirim email terpisah sebelum alur kerja dimulai atau berbicara dengan peserta Anda secara pribadi.

Bagian atas segmen

2. Memperbolehkan umpan balik dalam formulir tugas dan item (versi kolaboratif)

Perjanjian ini menyimpan item yang tersedia untuk semua peserta sepanjang waktu. Tidak ada yang harus menunggu orang lain untuk menyelesaikan Tinjauan mereka sebelum memulai sendiri. Fleksibilitas ini dimungkinkan oleh fitur kolaborasi di SharePoint.

Pastikan saja peserta Anda tahu bahwa mereka harus melakukan hal berikut:

  • Membiarkan item dicheck-in sementara mereka membuat perubahan.

  • Membuka item dalam versi program terinstal tempat item dibuat, dan bukan dalam versi aplikasi web program tersebut.

  • Mengaktifkan pelacakan perubahan sebelum mereka membuat perubahan apapun atau menyisipkan komentar.

  • Menyimpan perubahan mereka ke server.

Ingat bahwa tipe alur kerja Kumpulkan Umpan Balik mencakup opsi untuk membatalkan alur kerja segera jika ada perubahan yang dilakukan pada item yang sedang ditinjau. Jika opsi tersebut dipilih, lalu ketika pertama kali seorang peserta menyimpan perubahan pada item — bahkan perubahan terlacak dan/atau komentar  — alur kerja akan segera membatalkannya.

Selain itu, jika Anda berharap untuk memperbolehkan perubahan dalam item itu sendiri, pastikan dalam pengaturan Pembuatan Versi untuk daftar atau pustaka, Perlu dokumen untuk dicheck out sebelum dapat diedit diatur ke Tidak.

Untuk mempelajari selengkapnya tentang berkolaborasi dalam dokumen Microsoft Office, lihat artikel kolaborasi dan penulisan bersama. Anda mungkin juga berguna kursus online gratis interaktif berkolaborasi pada dokumen dan proyek lebih efektif . (Tiga video di kursus adalah tentang kolaborasi dan penulisan bersama.)

Bagian atas segmen

3. Memperbolehkan umpan balik dalam formulir tugas dan item (versi akses terpisah)

Dengan susunan ini, hanya satu peserta yang diperbolehkan untuk check out item dan membuat perubahan pada satu waktu:

  • Jika tugas di alur kerja ditetapkan satu persatu (dalam serial) ini mungkin tidak jadi masalah.

  • Jika tugas yang ditetapkan semua bersamaan (secara paralel) peserta kadang mungkin harus menunggu untuk mengakses ke item saat peserta lain menyelesaikan pekerjaannya.

Karena alur kerja tidak dapat mulai pada item ketika item sedang dicheck out, Anda harus memastikan item dicheck in sebelum menjalankan alur kerja ini pada item.

Biarkan peserta Anda tahu bahwa mereka harusnya melakukan hal berikut:

  • Check out item sebelum mereka membukanya.

  • Membuka item dalam versi program terinstal tempat item dibuat, dan bukan dalam versi aplikasi web program tersebut.

  • Mengaktifkan pelacakan perubahan sebelum mereka membuat perubahan apapun atau menyisipkan komentar.

  • Menyimpan perubahan mereka ke server dan heck in kembali item tersebut segera setelah mereka selesai mengerjakannya.

Sekali lagi, ingat bahwa tipe alur kerja Kumpulkan Umpan Balik mencakup opsi untuk membatalkan alur kerja segera jika ada perubahan yang dilakukan pada item yang sedang ditinjau. Jika opsi tersebut dipilih, lalu ketika pertama kali seorang peserta menyimpan perubahan pada item — bahkan perubahan terlacak dan/atau komentar  — alur kerja akan segera membatalkannya.

Lalu apa lagi?

Jika Anda sudah siap untuk merencanakan alur kerja kumpulkan umpan balik baru, berpindahlah pada segmen rencanakan di artikel ini.

Bagian atas segmen | Bagian atas artikel


Konseptual ikon untuk paket bagian

RENCANAKAN alur kerja Kumpulkan Umpan Balik baru

Klik teks ini jika Anda sudah siap untuk mengerjakan detail bagaimana alur kerja kumpulkan umpan balik Anda akan berfungsi, dan mengumpulkan informasi yang Anda harus menyetelnya. Klik di sini lagi saat Anda sudah siap untuk menutup segmen ini.

Merencanakan alur kerja Kumpulkan Umpan Balik baru

Dalam segmen ini, kita mengidentifikasi keputusan yang perlu Anda buat dan informasi yang perlu Anda kumpulkan sebelum Anda menambahkan versi alur kerja Kumpulkan Umpan Balik.

Jika Anda sudah terbiasa dengan cara menambahkan tipe alur kerja ini dan hanya membutuhkan pengingat tentang langkah khusus, Anda bisa langsung menuju segmen Tambahkan yang sesuai (Daftar/pustaka atau kumpulan situs) dari artikel ini.

Bagian di segmen ini

  1. Templat dan versi

  2. Pengantar formulir kaitan

  3. Dua belas pertanyaan untuk dijawab

1. Templat dan versi

Alur kerja yang disertakan dengan fungsi SharePoint sebagai master Templat yang spesifik, masing-masing alur kerja yang Anda tambahkan ke daftar, pustaka, dan kumpulan situs.

Contohnya, setiap kali Anda menambahkan alur kerja Kumpulkan Umpan Balik, Anda sebenarnya sedang menambahkan sebuah versi templat umum alur kerja Kumpulkan Umpan Balik. Anda memberi nama dan pengaturan sendiri pada setiap versi, yang Anda tentukan dalam formulir kaitan ketika Anda menambahkan versi tertentu. Dengan demikian, Anda dapat menambahkan beberapa alur kerja, semua versi berdasar pada templat master alur kerja Kumpulkan Umpan Balik, tapi setiap versi dinamakan dan disesuaikan untuk cara khusus yang Anda akan gunakan.

Dalam ilustrasi ini, tiga alur kerja berdasar pada templat alur kerja Persetujuan telah di tambahkan — satu untuk semua tipe konten dalam pustaka tunggal, satu untuk tipe konten tunggal dalam pustaka tunggal, dan satu untuk tipe konten tunggal dalam semua kumpulan situs.

Tiga alur kerja berdasarkan Templat alur kerja persetujuan

Bagian atas segmen

2. Pengantar formulir kaitan

Kapan pun Anda menambahkan versi alur kerja baru berdasar pada satu templat alur kerja yang disertakan, Anda mengisi formulir kaitan untuk menentukan cara Anda menginginkan versi baru Anda bekerja.

Dalam bagian berikut ini, Anda akan menemukan daftar pertanyaan yang akan menyiapkan Anda untuk menyelesaikan formulir kaitan. Pertama, luangkan waktu untuk melihat formulir dan bidangnya.

Halaman pertama formulir kaitan

Halaman pertama formulir inisiasi

Halaman kedua formulir kaitan

Halaman kedua formulir kaitan dengan bidang formulir inisiasi diidentifikasi

Bidang dalam kotak merah pada halaman kedua juga muncul pada formulir inisisasi, yang disajikan setiap kali alur kerja tersebut dimulai secara manual, dan dapat diedit di sana untuk proses tunggal.

Bagian atas segmen

3. Dua belas pertanyaan untuk dijawab

Segera setelah Anda mempunyai jawaban dari semua pertanyaan dalam bagian ini, Anda siap untuk menambahkan alur kerja Anda.

  1. Apakah ini tipe alur kerja yang tepat?

  2. Satu daftar atau pustaka, atau seluruh kumpulan situs? (dan) Satu tipe konten, atau semua tipe konten?

  3. Apa nama yang bagus?

  4. Daftar tugas atau daftar Riwayat: sudah ada atau baru?

  5. Bagaimana (dan oleh siapa) alur kerja ini dapat dimulai?

  6. Apakah tipe konten yang mewarisi juga mendapatkan alur kerja ini?

  7. Peserta: Orang yang mana, dengan urutan yang mana?

  8. Apa informasi tambahan yang peserta butuhkan?

  9. Umpan balik hanya dalam formulir tugas, atau juga dalam item?

  10. Kapan jatuh tempo tugas?

  11. Kapan alur kerja ini berakhir?

  12. Siapa yang perlu diberi tahu?

01. Apakah ini tipe alur kerja yang tepat?

Artikel ini mengenai Templat alur kerja yang muncul di menu sebagai Kumpulkan umpan balik – SharePoint 2010. Jika Anda tidak yakin tipe alur kerja ini adalah pilihan terbaik untuk Anda, rujuk kembali ke segmen Pelajari di artikel ini. Untuk informasi selengkapnya tentang Templat alur kerja lain yang tersedia, lihat artikel tentang alur kerja yang disertakan dengan SharePoint.

Bagian atas segmen

02. Satu daftar atau pustaka, atau seluruh kumpulan situs? (dan) Satu tipe konten, atau semua tipe konten?

Anda dapat membuat versi baru Anda dari alur kerja Kumpulkan Umpan Balik yang tersedia dalam satu daftar atau pustaka, atau Anda dapat membuatnya tersedia di seluruh kumpulan situs.

  • Jika Anda menambahkan alur kerja untuk daftar atau pustaka tunggal, Anda dapat menyetelnya untuk berjalan pada semua tipe konten atau pada tipe konten tunggal saja.

  • Meskipun demikian, jika Anda menambahkan alur kerja untuk seluruh kumpulan situs, Anda harus menyetelnya untuk berjalan pada tipe konten situs tunggal saja.

Peta kumpulan situs dengan 3 cara untuk menambahkan dijelaskan

Apa itu tipe konten?

Setiap dokumen atau item lain yang disimpan di daftar atau pustaka SharePoint milik satu lain atau tipe konten. Tipe konten bisa sebagai dasar dan generik sebagai dokumen atau Lembar bentang Excel, atau sebagai sangat khusus sebagai Kontrak hukum atau Spesifikasi desain produk. Beberapa tipe konten tersedia di SharePoint secara default, tapi Anda bisa mengkustomisasi ini dan menambahkan orang lain yang Anda buat diri Anda sendiri.

Untuk informasi selengkapnya tentang tipe konten, lihat artikel pengenalan terhadap tipe konten dan penerbitan tipe konten.

Bagian atas segmen

03. Apa nama yang bagus?

Beri versi alur kerja Anda sebuah nama yang:

  • Menunjukkan fungsinya secara jelas.

  • Membedakan dari alur kerja lain secara jelas.

Contoh

Bayangkan jika Anda adalah anggota dari grup editor. Grup Anda ingin menggunakan dua alur kerja Kumpulkan Umpan Balik yang berbeda:

  • Anda akan menjalankan alur kerja pertama pada setiap dokumen yang dikirim oleh anggota dari grup Anda sendiri. Alur kerja ini mengumpulkan umpan balik hanya darimanajer grup Anda.

  • Anda akan menjalankan alur kerja kedua pada setiap dokumen yang dikirimkan oleh orang di luar grup Anda sendiri. Alur kerja ini mengumpulkan umpan balik ssetiap anggota grup Anda.

Anda dapat menamai alur kerja pertama Di dalam umpan balik pengiriman dan yang kedua Umpan balik pengiriman luar.

Tips: Seperti biasa, ide bagus untuk menetapkan konvensi penamaan yang konsisten dan memastikan setiap orang yang terlibat dengan alur kerja Anda sudah akrab dengan konvensi tersebut.

Bagian atas segmen

04. Daftar tugas atau daftar riwayat: Sudah ada atau baru?

Anda dapat membuat alur kerja Anda menggunakan daftar Tugas dan daftar Riwayat default situs, menggunakan daftar lain yang ada, atau meminta daftar baru hanya untuk alur kerja ini.

  • Jika situs Anda akan mempunyai alur kerja yang banyak, atau jika beberapa alur kerja akan melibatkan tugas yang banyak, pertimbangkan meminta daftar baru untuk setiap alur kerja. (Mengelola daftar yang sangat panjang adalah satu hal yang dapat memperlambat kinerja. Akan lebih cepat dan lebih mudah memelihara sistem dengan beberapa dafar yang lebih pendek daripada satu daftar yang sangat panjang.)

  • Jika tugas dan riwayat untuk alur kerja ini akan berisi data yang sensitif atau rahasia yang ingin Anda simpan secara terpisah dari daftar yang umum, maka Anda harus menunjukkan bahwa Anda menginginkan daftar baru yang terpisah untuk alur kerja ini. (Setelah Anda menambahkan alur kerja, pastikan izin yang tepat diatur untuk daftar baru.)

Bagian atas segmen

05. Bagaimana (dan oleh siapa) alur kerja ini dimulai?

Alur kerja dapat disetel untuk memulai secara manual saja, otomatis saja, atau keduanya:

  • Saat Anda secara manual memulai alur kerja Kumpulkan Umpan Balik pada dokumen atau item khusus, formulir lain, yaitu formulir inisiasi, disajikan. Formulir inisisasi berisi sebagian besar pengaturan dari halaman kedua formulir kaitan. Dengan demikian jika orang yang memulai alur kerja ingin mengubah setiap pengaturannya (untuk contoh saat ini saja), mereka dapat melakukannya sebelum mengklik Mulai.

  • Dengan mulai otomatis, tentu saja, tidak ada kesempatan untuk menyajikan formulir inisiasi, jadi pengaturan default yang ditetapkan dalam formulir kaitan digunakan tanpa perubahan apapun.

Ilustrasi berikut ini memperlihatkan perbedaan antara mulai manual dan mulai otomatis.

Formulir untuk manual dan otomatis mulai dibandingkan dengan

Perubahan apa pun yang Anda buat dalam formulir inisiasi adalah diterapkan hanya selama contoh saat ini dari alur kerja. Untuk mengubah pengaturan defaultpermanen, alur kerja, Anda mengedit formulir kaitan yang asli, seperti yang dijelaskan di segmen Ubah di artikel ini.

Mulai manual

Jika Anda memperbolehkan mulai otomatis, setiap orang yang mempunyai izin yang diperlukan dapat memulai alur kerja pada item mana pun yang layak kapan saja.

Keunggulan mulai manual adalah Anda dan kolega dapat menjalankan alur kerja hanya ketika dan jika Anda memilihnya, dan setiap kali Anda menjalankan itu Anda akan mempunyai kesempatan untuk mengubah beberapa pengaturan dengan menggunakan formulir inisiasi.

Contoh sederhana    Jika Anda ingin menjalankan alur kerja Anda saja pada item yang ditulis oleh penulis dari luar tim, lalu memulainya hanya secara manual akan mencegah berjalan otomatis pada item yang ditulis oleh Anda dan rekan tim Anda. (Solusi alternatifnya: Pertahankan satu daftar atau pustaka untuk item dari penulis pada tim Anda, dan pisahkan daftar atau pustaka untuk item dari semua penulis lain. Dengan demikian, Anda dapat menjalankan alur kerja secara otomatis, tetapi hanya dalam daftar penulis luar.

Kelemahan utama mulai manual adalah seseorang harus mengingat untuk menjalankan alur kerja kapan pun perlu dilakukan.

Mulai otomatis

Anda dapat menyetel alur kerja untuk mulai secara otomatis dengan salah satu atau setiap kejadian berikut ini:

  • Item baru dibuat atau diunggah ke daftar atau pustaka.

  • Item yang sudah tersimpan dalam daftar atau pustaka diubah.

Keuntungan mulai otomatis adalah tidak seorang pun harus mengingat untuk memulai alur kerja. Alur kerja berjalan setiap kali kejadian pemicu terjadi.

Contoh sederhana    Bayangkan akuntan organisasi Anda perlu meninjau setiap anggaran yang diunggah atau dibuat di pustaka Anggaran Anda. Anda dapat menambahkan alur kerja Kumpulkan Umpan Balik ke pustaka tersebut, dan menentukan akuntan Anda sebagai peserta satu-satunya. Anda dapat menyetel alur kerja untuk mulai secara otomatis setiap kali item baru ditambahkan ke ("dibuat dalam") daftar. Dengan demikian, akuntan Anda akan selalu mendapatkan informasi terbaru.

Dua kelemahan mulai otomatis:

  • Anda tidak dapat menghentikan alur kerja yang berjalan saat terjadi kejadian pemicu.

  • Anda tidak dapat mengubah pengaturan apa pun pada permulaan contoh individual.

Bagian atas segmen

06. Apakah tipe konten yang mewarisi juga mendapatkan alur kerja ini?

Ketika Anda menambahkan alur kerja ke tipe konten untuk seluruh kumpulan situs, Anda diberi opsi untuk juga menambahkan alur kerja ke seluruh tipe konten lain di kumpulan situs yang mewarisi dari tipe konten yang Anda tambahkan ke alur kerja. (Jika Anda menambahkan alur kerja untuk daftar atau pustaka tunggal, opsi ini tidak akan terlihat dalam formulir kaitan.)

Catatan

  • Operasi yang mencapai semua penambahan lain dapat menghabiskan waktu lama untuk menyelesaikan.

  • Jika pewarisan sudah diputus untuk situs atau subsitus tempat Anda ingin alur kerja ini ditambahkan agar tidak mewarisi tipe konten, lalu pastikan Anda menjadi anggota grup Pemilik dalam setiap situs atau subsitus sebelum Anda menjalankan operasi ini.

Untuk informasi selengkapnya tentang tipe konten dan pewarisan, lihat artikel pengenalan terhadap tipe konten dan penerbitan tipe konten.

Bagian atas segmen

07. Peserta: Orang yang mana, dengan urutan yang mana?

Anda akan perlu memasukkan nama atau alamat email untuk setiap orang yang akan diberi tugas tinjauan.

Satu tahap atau beberapa tahap?    Anda dapat memilih untuk memiliki hanya satu tahap tugas tinjauan, atau memiliki beberapa tahap. Jika Anda mempunyai lebih dari satu tahap, tahapan tersebut akan dijalankan satu demi satu.

Tinjauan paralel atau tinjauan serial?    Untuk peserta di tahapan manapun, Anda dapat memilih untuk menetapkan tugas tinjauan semua pada waktu yang sama (secara paralel) atau menetapkan tugas tinjauan satu demi satu (dalam serial) dalam urutan yang Anda tunjukkan. Opsi serial dapat berguna jika, sebagai contoh, Anda menyetel alur kerja untuk berakhir setelah penolakan pertama  — atau jika Anda ingin peserta lebih jauh bisa melihat komentar dari peserta lama sebagai bagian dari konteks tinjauan mereka.

Contoh

Skenario sederhana ini mengilustrasikan beberapa manfaat beberapa tahapan dan tinjauan serial:

Bayangkan Frank sedang menambahkan alur kerja Kumpulkan Umpan Balik. Dia ingin rekan kerjanya Anna dan Sean meninjau setiap item terlebih dulu, sebelum ia sendiri meninjaunya. Dengan demikian ia dapat melihat komentar mereka sebelum ia mulai meninjau. Frank dapat menyetel ini dalam dua cara:

  • Dengan menggunakan Tinjauan serial    Frank menyetel tahapan-tunggal Tinjauan seial di mana Anna dan Sean adalah dua peserta pertama dan ia adalah ketiga.
    Dalam Perjanjian ini, Anna harus mengirimkan umpan baliknya sebelum tugas Sean ditetapkan; dan itu Sean harus mengirimkan umpan baliknya sebelum tugas Frank.
    Berikut ini bagaimana Frank menyetel tinjuan serial tahapan tunggalnya.
    Formulir dengan pengaturan untuk tahap serial disorot

  • Dengan menggunakan dua tahapan    Jika Frank ingin Anna dan Sean ditetapkan mereka Tinjauan pada saat yang sama, sehingga Sean tidak perlu menunggu Anna untuk menyelesaikan sebelum ia bisa mulai, dia bisa menyiapkan dua tahap dalam alur kerja: pertama tahap paralel untuk Anna dan Sean Tinjauan , dan yang kedua tahap terpisah sendiri Tinjau saja. Jika tahap pertama tidak menyelesaikan, tahap kedua tidak pernah dimulai.
    Berikut ini bagaimana Frank menyetel tinjuan paralel dua tahapan.
    Formulir dengan pengaturan untuk paralel tahap disorot

Berikut diagram dari kedua solusi.

Alur kerja serial dan dua tahap alur kerja secara berdampingan

Peserta luar    Ada proses khusus untuk menyertakan peserta yang bukan anggota dari organisasi SharePoint Anda. Dalam proses ini, anggota situs bertindak sebagai proksi untuk peserta luar.

Berikut ini diagram proses tersebut:

Bagan alur proses untuk menyertakan luar peserta

Tetapkan satu tugas untuk setiap seluruh grup, atau satu untuk setiap anggota grup?    Jika Anda menyertakan satu grup alamat atau daftar distribusi peserta alur kerja Anda, Anda bisa membuat alur kerja menetapkan satu tugas untuk masing-masing anggota grup, atau menetapkan hanya satu tugas untuk seluruh grup (tapi masih kirim pemberitahuan satu tugas untuk setiap anggota). Saat hanya satu tugas ditetapkan ke seluruh grup, lalu setiap anggota grup bisa mengklaim dan menyelesaikan tugas tunggal. (Anda akan menemukan instruksi untuk mengklaim tugas grup di segmen selesai di artikel ini.)

Bagian atas segmen

08. Apa informasi tambahan yang peserta butuhkan?

Ada bidang teks dalam formulir kaitan di mana Anda dapat menyediakan petunjuk, detail tentang persyaratan, sumber daya dan sebagainya.

Pertanyaan yang mungkin Anda ajukan di bidang teks ini:

  • Jika peserta mempunyai kesulitan atau pertanyaan, siapa yang harus mereka hubungi?

  • Dapatkah peninjau menyerahkan umpan balik hanya dalam formulir tugas, atau bisakah mereka menyisipkan perubahan dan komentar terlacak dalam item itu sendiri?

  • Jika peninjau dapat menyisipkan perubahan dan komentar terlacak dalam item itu sendiri, haruskah mereka check out item tersebut sebelum membuat perubahan, atau haruskah mereka membiarkannya dicheck in agar beberapa peninjau dapat bekerja secara bersamaan?

  • Jika alur kerja Anda akan menetapkan satu tugas untuk setiap grup atau daftar distribusi, disebutkan di sini anggota tunggal setiap grup tersebut harus mengklaim tugas sebelum menyelesaikannya. Begitu, anggota grup tidak membuang waktu dengan awal tugas yang sama. (Anda akan menemukan instruksi untuk mengklaim tugas grup di segmen selesai di artikel ini.)

Bagian atas segmen

09. Umpan Balik dalam formulir tugas saja, atau juga di dalam item?

Ada beberapa pertimbangan yang terkait dengan pertanyaan. Jika Anda belum melakukannya melakukannya, buka dan baca segmen PERBOLEHKAN dari artikel ini untuk informasi selengkapnya.

Bagian atas segmen

10. Kapan jatuh tempo tugas?

Anda dapat menunjukkan kapan tugas alur kerja tersebut jatuh tempo melalui dua cara:

Menurut tanggal kalender    Anda dapat menentukan tanggal kalender tunggal di mana semua tugas jatuh tempo.

  • Jika Anda menyetel alur kerja Anda untuk memulai secara otomatis, Anda biasanya berbagai jenisnya 't gunakan opsi ini. Ini adalah karena tanggal nilai yang Anda tentukan tidak secara otomatis menyesuaikan diri hubungannya tanggal sekarang setiap kali alur kerja mulai secara otomatis.

Menurut durasi tugas    Anda dapat menentukan berapa hari, minggu atau bulan yang Anda perbolehkan untuk menyelesaikan setiap tugas, dimulai ketika tugas tersebut ditetapkan.

  • Tanggal jatuh tempo kalender menimpa durasi tugas yang ditentukan. Yaitu: Jika hari ini adalah tanggal 10 Juni, dan hari ini saya menetapkan tugas yang mempunyai durasi tiga-hari, tetapi yang juga mempunyai tanggal jatuh tempo 11 Juni, maka tugas akan jatuh tempo pada tanggal 11 Juni (tanggal jatuh tempo kalender) dan bukan pada tanggal 13 Juni (hari terakhir dari durasi tiga hari).

Bagian atas segmen

11. Kapan alur kerja ini berakhir?

Untuk menghindari membuang waktu pada tinjauan yang tidak diperlukan, Anda dapat memilih untuk segera membatalkan alur kerja jika perubahan dilakukan pada item.

Jika Anda memilih opsi ini, maka peserta dapat memberikan umpan balik hanya di formulir tugas mereka. Artinya, mereka tidak dapat menyisipkan perubahan dan komentar terlacak dalam item itu sendiri, karena akan mengubah item, yang pada gilirannya akan membatalkan alur kerja. Jika Anda memilih opsi ini, pastikan untuk menyertakan catatan dalam bidang Permintaan, yang meminta peserta tidakmembuat perubahan apa pun secara langsung dalam item untuk ditinjau.

Catatan:  Tidak ada alur kerja yang dapat mulai pada item yang sedang di-check out. Setelah alur kerja dimulai, item untuk ditinjau dapat dicheck out, untuk memproteksinya dari perubahan. (Saat item dicheck out, tidak ada alur kerja lain yang dapat dimulai pada item tersebut.)

Bagian atas segmen

12. Siapa yang perlu diberi tahu?

Di bidang CC, pada halaman kedua dari formulir terkait, Anda dapat memasukkan nama atau alamat untuk siapa saja yang harus diberitahu setiap kali alur kerja ini mulai atau berakhir.

  • Memasukkan nama di sini tidak mengakibatkan penetapan tugas dari tugas alur kerja ke orang tersebut.

  • Ketika alur kerja mulai secara manual, orang yang memulai menerima peringatan mulai dan berakhir tanpa perlu ditentukan dalam bidang ini.

  • Ketika alur kerja mulai secara otomatis, orang yang pertama menambahkannya menerima pemberitahuan mulai dan berakhir tanpa perlu ditentukan dalam bidang ini.

Lalu apa lagi?

Jika Anda sudah siap untuk menambahkan alur kerja kumpulkan umpan balik baru ke daftar, pustaka atau kumpulan situs, masuk ke segmen Tambahkan yang sesuai (Daftar/pustaka atau kumpulan situs) dari artikel ini.

Bagian atas segmen | Bagian atas artikel

Konseptual ikon Tambahkan bagian

TAMBAHKAN alur kerja Kumpulkan Umpan Balik (untuk satu daftar atau pustaka)

Klik teks ini jika Anda sudah siap untuk menambahkan alur kerja kumpulkan umpan balik untuk satu atau semua tipe konten dalam satu daftar atau pustaka. Klik di sini lagi saat Anda sudah siap untuk menutup segmen ini.

Tambahkan alur kerja Kumpulkan Umpan Balik
(untuk satu daftar atau pustaka saja)

Jika Anda belum akrab dengan menambahkan alur kerja, Anda mungkin menemukan berguna untuk meninjau segmen Pelajari, PERBOLEHKANdan rencanakan sebelumnya di artikel ini sebelum melanjutkan dengan langkah-langkah di segmen ini.

Bagian di segmen ini

  1. Sebelum Anda mulai

  2. Menambahkan alur kerja

1. Sebelum Anda mulai

Dua hal perlu dipastikan sebelum Anda menambahkan alur kerja:

Email    Agar alur kerja dapat mengirim email pemberitahuan dan pengingat, email harus diaktifkan untuk situs SharePoint Anda. Jika Anda tidak yakin apakah ini sudah dilakukan, tanyakan pada administrator SharePoint Anda.

Izin    Pengaturan default SharePoint mengharuskan Anda memiliki izin Kelola daftar untuk menambahkan alur kerja untuk daftar, pustaka, atau kumpulan situs. (Grup pemilik memiliki izin Kelola daftar secara default; anggota grup dan grup pengunjung tidak. Untuk informasi selengkapnya tentang izin, lihat segmen Pelajari di artikel ini.)

Bagian atas segmen

2. Menambahkan alur kerja

Ikuti langkah-langkah ini:

  1. Buka daftar atau pustaka yang ingin Anda tambahi alur kerja.

  2. Pada pita, klik tab Daftar atau Pustaka.

    Nama tab dapat bervariasi dengan tipe daftar atau pustaka. Sebagai contoh, dalam daftar kalender, tab ini dinamai Kalender.

    Pita dengan tab Pustaka dimunculkan

    1. Di grup pengaturan , klik Pengaturan alur kerja.
      Pita dengan tombol Pengaturan Alur Kerja dimunculkan

    2. Pada halaman Pengaturan Alur Kerja, tentukan tipe konten tunggal untuk menjalankan alur kerjaatau Semua (untuk semua tipe konten), lalu klik Tambahkan alur kerja.
      Menambahkan halaman alur kerja dengan semua tipe konten dan menambahkan alur kerja dimunculkan

    3. Selesaikan halaman pertama formulir kaitan.
      (Instruksi mengikuti ilustrasi.)

Halaman pertama formulir kaitan dengan callout bernomor

Callout nomor satu

Tipe konten

Perhatikan bahwa Anda hanya akan melihat bagian pertama ini jika Anda bekerja di SharePoint Online. Di SharePoint Server, Anda harus memilih tipe konten atau tipe pada halaman pengaturan alur kerja sebelumnya.

Nomor Callouot dua

Templat

Pilih Templat Kumpulkan umpan balik – SharePoint 2010 .

Catatan: Jika Templat Kumpulkan umpan balik – SharePoint 2010 tidak muncul dalam daftar, hubungi administrator SharePoint Anda untuk mencari tahu tentang aktivasinya untuk kumpulan situs atau ruang kerja.

Callout nomor tiga

Nama

Ketikkan nama untuk alur kerja ini. Nama tersebut akan mengidentifikasi alur kerja ini bagi pengguna daftar atau pustaka ini.

Untuk saran tentang penamaan alur kerja Anda, lihat segmen rencanakan di artikel ini.

Callout angka empat

Daftar tugas

Pilih daftar tugas untuk digunakan dengan alur kerja ini. Anda dapat memilih daftar tugas yang ada atau klik Daftar tugas baru untuk membuat daftar baru.

Untuk informasi tentang alasan membuat daftar tugas baru (dibandingkan memilih yang sudah ada), lihat segmen rencanakan di artikel ini.

Callout angka 5

Daftar Riwayat

Pilih daftar riwayat untuk digunakan dengan alur kerja ini. Anda dapat memilih daftar riwayat yang ada atau klik Daftar riwayat baru untuk membuat daftar baru.

Untuk informasi tentang alasan membuat daftar Riwayat baru (dibandingkan memilih yang sudah ada), lihat segmen rencanakan di artikel ini.

Callout angka enam

Opsi mulai

Tentukan cara memulai alur kerja ini.

Untuk informasi tentang berbagai opsi, lihat segmen rencanakan di artikel ini.

  1. Jika semua pengaturan dalam formulir ini sesuai keinginan Anda, klik Berikutnya.

  2. Selesaikan halaman kedua formulir kaitan.
    (Instruksi mengikuti ilustrasi.)

    SharePoint menyajikan Anda dengan beberapa opsi pertama di Halaman kedua formulir kaitan — nomor satu melalui tujuh dalam ilustrasi berikut, dari menetapkan untuk melalui CC — setiap kali Anda mulai alur kerja secara manual, sehingga Anda bisa membuat perubahan pada opsi untuk hanya satu contoh.

Halaman kedua formulir kaitan dengan callout bernomor

Callout nomor satu

Tetapkan ke

Masukkan nama atau alamat untuk orang yang ingin Anda beri tugas alur kerja.

  • Jika tugas ingin ditetapkan satu per satu (dalam serial)
       Masukkan nama atau alamat dalam urutan penetapan tugas yang Anda inginkan.

  • Jika semua tugas ditetapkan sekaligus (secara paralel)   
    Urutan nama atau alamat tidak jadi masalah.

  • Jika Anda menetapkan tugas ke seseorang di luar organisasi SharePoint Anda   
    untuk informasi selengkapnya tentang menyertakan peserta luar, lihat segmen selesai di artikel ini.

Nomor Callouot dua

Order

Tentukan apakah tugas harus ditetapkan satu per satu (dalam serial) atau sekaligus (secara paralel).

Untuk informasi selengkapnya tentang menggunakan tahap serial dan paralel, lihat segmen rencanakan di artikel ini.

Callout nomor tiga

Tambahkan tahap baru

Tambahkan tahap apa pun yang Anda inginkan di luar yang pertama yang telah Anda konfigurasi.

  • Untuk menghapus keseluruhan tahap, klik bidang Tetapkan ke untuk tahap tersebut, lalu tekan CTRL+DELETE.

Untuk informasi selengkapnya tentang menggunakan beberapa tahapan, lihat segmen rencanakan di artikel ini.

Callout angka empat

Perluas grup

  • Untuk menetapkan satu tugas ke setiap anggota setiap grup yang Anda masukkan di bidang Tetapkan ke, pilih kotak centang ini. (Setiap anggota grup akan menerima pemberitahuan tugas, dan setiap anggota akan memiliki tugas masing-masing untuk diselesaikan.)

  • Agar hanya satutugas yang ditetapkan untuk setiap seluruh grup yang Anda masukkan di menetapkan untuk bidang, Kosongkan kotak centang ini. (Setiap anggota grup akan menerima pemberitahuan tugas, tapi salah satu anggota bisa mengklaim dan menyelesaikan tugas tunggal atas nama seluruh grup. Anda akan menemukan instruksi untuk mengklaim tugas grup di segmen selesai di artikel ini.)

Callout angka 5

Permintaan

Teks apa pun yang Anda cantumkan di sini akan disertakan di setiap pemberitahuan tugas yang dikirim alur kerja. Jangan lupa untuk menyertakan instruksi tambahan atau sumber daya yang mungkin diperlukan peserta, termasuk:

  • Hubungi untuk pertanyaan dan prioblems

  • Apakah umpan balik bisa dikirim hanya dalam formulir tugas, atau juga dalam item itu sendiri. (Dan jika dalam item, Apakah Peninjau bisa check out dokumen atau harus membiarkannya di-Check in.)
    Untuk informasi selengkapnya, lihat segmen PERBOLEHKAN dari artikel ini.

  • Jika ada, sebuah catatan tentang mengklaim tugas tunggal yang ditetapkan ke seluruh Grup atau distribusi daftar.
    Anda akan menemukan instruksi untuk mengklaim tugas grup di segmen selesai di artikel ini.

Callout angka enam

Tanggal jatuh tempo dan durasi tugas

Tentukan tanggal jatuh tempo akhir untuk keseluruhan alur kerja, dan/atau tentukan jumlah hari, minggu, atau bulan yang diperbolehkan untuk penyelesaian setiap tugas mulai dari waktu tugas ditetapkan.

  • Jika alur kerja ini akan dimulai secara otomatis, lebih baik membiarkan bidang Tanggal Jatuh Tempo untuk Semua Tugas kosong dan menggunakan hanya dua bidang durasi untuk mengontrol tanggal jatuh tempo. Anda bisa selalu menyediakan tanggal jatuh tempo yang akurat dalam formulir inisiasi jika dan saat Anda memulai alur kerja secara manual.

Untuk informasi selengkapnya tentang kapan menggunakan jatuh tempo tanggal dan kapan menggunakan durasi tugas, lihat segmen rencanakan di artikel ini.

Callout Bilangan tujuh

CC

Masukkan nama atau alamat email setiap orang yang harus diberi tahu setiap kali alur kerja dimulai atau berakhir.

  • Memasukkan nama di sini tidak 't mengakibatkan penetapan tugas dari tugas alur kerja.

  • Ketika alur kerja mulai secara manual, orang yang memulai menerima peringatan mulai dan berakhir tanpa perlu ditentukan dalam bidang ini.

  • Ketika alur kerja mulai secara otomatis, orang yang pertama menambahkannya menerima pemberitahuan mulai dan berakhir tanpa perlu ditentukan dalam bidang ini.

Callout nomor delapan

Mengakhiri alur kerja

Untuk menghentikan dan membatalkan alur kerja segera setelah perubahan dibuat ke item yang sedang ditinjau, pilih opsi ini.

Ingat bahwa jika Anda memilih opsi ini, peninjau tidak dapat menambahkan perubahan dan komentar dalam item tanpa mengakhiri alur kerja.

  1. Jika semua pengaturan di halaman ini sesuai keinginan Anda, klik Simpan untuk membuat alur kerja.

SharePoint membuat versi alur kerja baru Anda.

Lalu apa lagi?

Jika Anda sudah siap, buka segmen mulai di artikel ini dan mulai contoh pertama untuk menguji alur kerja baru Anda.

Bagian atas segmen | Bagian atas artikel

Konseptual ikon Tambahkan bagian

TAMBAHKAN alur kerja Kumpulkan Umpan Balik (untuk keseluruhan kumpulan situs)

Klik teks ini jika Anda sudah siap untuk menambahkan alur kerja kumpulkan umpan balik untuk tipe konten tunggal ke semua daftar dan pustaka di kumpulan situs. Klik di sini lagi saat Anda sudah siap untuk menutup segmen ini.

Tambahkan alur kerja Kumpulkan Umpan Balik
(untuk keseluruhan kumpulan situs)

Jika Anda belum akrab dengan menambahkan alur kerja, Anda mungkin menemukan berguna untuk meninjau segmen Pelajari, PERBOLEHKANdan rencanakan sebelumnya di artikel ini sebelum melanjutkan dengan langkah-langkah di segmen ini.

Bagian di segmen ini

  1. Sebelum Anda mulai

  2. Menambahkan alur kerja

1. Sebelum Anda mulai

Dua hal perlu dipastikan sebelum Anda menambahkan alur kerja:

Email    Urutan untuk alur kerja untuk mengirim pemberitahuan email dan pengingat email harus diaktifkan untuk situs Anda. Jika Anda tidak yakin bahwa ini telah dilakukan, tanyakan kepada administrator SharePoint Anda.

Izin    Pengaturan default SharePoint mengharuskan Anda memiliki izin Kelola daftar untuk menambahkan alur kerja untuk daftar, pustaka, atau kumpulan situs. (Grup pemilik memiliki izin Kelola daftar secara default; anggota grup dan grup pengunjung tidak. Untuk informasi selengkapnya tentang izin, lihat segmen Pelajari di artikel ini.)

Bagian atas segmen

2. Menambahkan alur kerja

Ikuti langkah-langkah ini:

  1. Buka halaman beranda untuk kumpulan situs (bukan halaman beranda untuk situs atau subsitus dalam kumpulan).

  2. Pada menu Tindakan situs , klik Pengaturan situs.
    Perintah Pengaturan Situs pada menu Tindakan Situs

  3. Pada halaman pengaturan situs, di bawah Galeri, klik Tipe konten situs.
    Tipe konten situs link di bawah Galeri

  4. Pada halaman Tipe Konten Situs, klik nama tipe konten situs yang ingin Anda tambahi alur kerja.

    Catatan:  Alur kerja yang ditambahkan ke keseluruhan kumpulan situs harus ditambahkan untuk item dari tipe konten tunggal saja.

    Tipe konten dokumen dengan tipe disorot

    1. Pada halaman untuk tipe konten yang dipilih, di bawah pengaturan, klik Pengaturan alur kerja.
      Link pengaturan alur kerja di bagian pengaturan

    2. Pada halaman pengaturan alur kerja, klik link Tambahkan alur kerja .
      Menambahkan link alur kerja

    3. Selesaikan halaman pertama formulir kaitan.
      (Instruksi mengikuti ilustrasi.)

Halaman pertama formulir kaitan dengan callout bernomor

Callout nomor satu

Templat

Pilih Templat persetujuan – SharePoint 2010 .

Catatan: Jika Templat persetujuan – SharePoint 2010 tidak muncul dalam daftar, hubungi administrator SharePoint Anda untuk mencari tahu tentang aktivasinya untuk kumpulan situs atau ruang kerja.

Nomor Callouot dua

Nama

Ketikkan nama untuk alur kerja ini. Nama tersebut akan mengidentifikasi alur kerja ini bagi pengguna kumpulan situs ini.

Untuk saran tentang penamaan alur kerja Anda, lihat segmen rencanakan di artikel ini.

Callout nomor tiga

Daftar tugas

Pilih daftar tugas untuk digunakan dengan alur kerja ini. Anda dapat memilih daftar tugas yang ada atau klik Daftar tugas baru untuk membuat daftar baru.

Untuk informasi tentang alasan membuat daftar tugas baru (dibandingkan memilih yang sudah ada), lihat segmen rencanakan di artikel ini.

Callout angka empat

Daftar Riwayat

Pilih daftar riwayat untuk digunakan dengan alur kerja ini. Anda dapat memilih daftar riwayat yang ada atau klik Daftar riwayat baru untuk membuat daftar baru.

Untuk informasi tentang alasan membuat daftar Riwayat baru (dibandingkan memilih yang sudah ada), lihat segmen rencanakan di artikel ini.

Callout angka 5

Opsi mulai

Tentukan cara memulai alur kerja ini.

Untuk informasi tentang berbagai opsi, lihat segmen rencanakan di artikel ini.

Callout angka enam

Menambahkan alur kerja ini ke tipe konten turunan?

Tentukan apakah alur kerja ini harus ditambahkan ke (dikaitkan dengan) semua tipe konten situs dan daftar yang mewarisi dari tipe konten ini.

  • Operasi yang mencapai semua penambahan lain dapat menghabiskan waktu lama untuk menyelesaikan.

  • Jika pewarisan sudah diputus untuk situs atau subsitus tempat Anda ingin alur kerja ini ditambahkan agar tidak mewarisi tipe konten, lalu pastikan Anda menjadi anggota grup Pemilik dalam setiap situs atau subsitus sebelum Anda menjalankan operasi ini.

  1. Jika semua pengaturan dalam halaman ini sesuai keinginan Anda, klik Berikutnya.

  2. Selesaikan halaman kedua formulir kaitan.
    (Instruksi mengikuti ilustrasi.)

    Catatan: SharePoint menyajikan Anda dengan beberapa opsi pertama di Halaman kedua formulir kaitan — nomor satu melalui tujuh dalam ilustrasi berikut, dari Penyetuju melalui CC — setiap kali Anda mulai alur kerja secara manual, jadi Anda dapat membuat perubahan ke pilihan untuk hanya satu contoh.

Halaman kedua formulir kaitan dengan callout bernomor

Callout nomor satu

Tetapkan ke

Masukkan nama atau alamat untuk orang yang ingin Anda beri tugas alur kerja.

  • Jika tugas ingin ditetapkan satu per satu (dalam serial)
       Masukkan nama atau alamat dalam urutan penetapan tugas yang Anda inginkan.

  • Jika semua tugas ditetapkan sekaligus (secara paralel)   
    Urutan nama atau alamat tidak jadi masalah.

  • Jika Anda menetapkan tugas ke seseorang di luar organisasi SharePoint Anda   
    untuk informasi selengkapnya tentang menyertakan peserta luar, lihat segmen selesai di artikel ini.

Nomor Callouot dua

Order

Tentukan apakah tugas harus ditetapkan satu per satu (dalam serial) atau sekaligus (secara paralel).

Untuk informasi selengkapnya tentang menggunakan tahap serial dan paralel, lihat segmen rencanakan di artikel ini.

Callout nomor tiga

Tambahkan tahap baru

Tambahkan tahap apa pun yang Anda inginkan di luar yang pertama yang telah Anda konfigurasi.

  • Untuk menghapus keseluruhan tahap, klik bidang Tetapkan ke untuk tahap tersebut, lalu tekan CTRL+DELETE.

Untuk informasi selengkapnya tentang menggunakan beberapa tahapan, lihat segmen rencanakan di artikel ini.

Callout angka empat

Perluas grup

  • Untuk menetapkan satu tugas ke setiap anggota setiap grup yang Anda masukkan di bidang Tetapkan ke, pilih kotak centang ini. (Setiap anggota grup akan menerima pemberitahuan tugas, dan setiap anggota akan memiliki tugas masing-masing untuk diselesaikan.)

  • Agar hanya satu tugas yang ditetapkan untuk setiapseluruh grup yang Anda masukkan di bidang tetapkan ke , Kosongkan kotak centang ini. (Setiap anggota grup akan menerima pemberitahuan tugas, tapi salah satu anggota bisa mengklaim dan menyelesaikan tugas tunggal atas nama seluruh grup. Anda akan menemukan instruksi untuk mengklaim tugas grup di segmen selesai di artikel ini.)

Callout angka 5

Permintaan

Teks apa pun yang Anda cantumkan di sini akan disertakan di setiap pemberitahuan tugas yang dikirim alur kerja. Jangan lupa untuk menyertakan instruksi tambahan atau sumber daya yang mungkin diperlukan peserta, termasuk:

  • Orang yang dapat dihubungi jika ada pertanyaan dan masalah

  • Apakah umpan balik bisa dikirim hanya dalam formulir tugas, atau juga dalam item itu sendiri. (Dan jika dalam item, Apakah Peninjau bisa check out dokumen atau harus membiarkannya di-Check in.)
    Untuk informasi selengkapnya, lihat segmen PERBOLEHKAN dari artikel ini.

  • Jika ada, sebuah catatan tentang mengklaim tugas tunggal yang ditetapkan ke seluruh Grup atau distribusi daftar.
    Anda akan menemukan instruksi untuk mengklaim tugas grup di segmen selesai di artikel ini.

Callout angka enam

Tanggal jatuh tempo dan durasi tugas

Tentukan tanggal jatuh tempo akhir untuk keseluruhan alur kerja, dan/atau tentukan jumlah hari, minggu, atau bulan yang diperbolehkan untuk penyelesaian setiap tugas mulai dari waktu tugas ditetapkan.

  • Jika alur kerja ini akan dimulai secara otomatis, lebih baik membiarkan bidang Tanggal Jatuh Tempo untuk Semua Tugas kosong dan menggunakan hanya dua bidang durasi untuk mengontrol tanggal jatuh tempo. Anda bisa selalu menyediakan tanggal jatuh tempo yang akurat dalam formulir inisiasi jika dan saat Anda memulai alur kerja secara manual.

Untuk informasi selengkapnya tentang kapan menggunakan jatuh tempo tanggal dan kapan menggunakan durasi tugas, lihat segmen rencanakan di artikel ini.

Callout Bilangan tujuh

CC

Masukkan nama atau alamat email setiap orang yang harus diberi tahu setiap kali alur kerja dimulai atau berakhir.

  • Memasukkan nama di sini tidak 't mengakibatkan penetapan tugas dari tugas alur kerja.

  • Ketika alur kerja mulai secara manual, orang yang memulai menerima peringatan mulai dan berhenti tanpa perlu ditentukan dalam bidang ini.

  • Ketika alur kerja mulai secara otomatis, orang yang pertama menambahkannya menerima pemberitahuan mulai dan berhenti tanpa perlu ditentukan dalam bidang ini.

Callout nomor delapan

Mengakhiri alur kerja

Untuk menghentikan dan membatalkan alur kerja segera setelah perubahan dibuat ke item yang sedang ditinjau, pilih opsi ini.

Ingat bahwa jika Anda memilih opsi ini, peninjau tidak dapat menambahkan perubahan dan komentar dalam item tanpa mengakhiri alur kerja.

  1. Jika semua pengaturan di halaman ini sesuai keinginan Anda, klik Simpan untuk membuat alur kerja.

SharePoint membuat versi alur kerja baru Anda.

Lalu apa lagi?

Jika Anda sudah siap, buka segmen mulai di artikel ini dan mulai contoh pertama untuk menguji alur kerja baru Anda.

Bagian atas segmen | Bagian atas artikel

Konseptual ikon untuk mulai bagian

MULAI alur kerja Kumpulkan Umpan Balik

Klik teks ini jika Anda siap memulai alur kerja Anda, secara manual maupun otomatis. Klik disini lagi jika Anda siap untuk menutup segmen ini.

Mulai alur kerja Kumpulkan Umpan Balik

Alur kerja dapat disetel untuk memulai secara manual saja, otomatis saja, atau keduanya:

  • Secara manual setiap saat, oleh siapa pun yang memiliki izin yang diperlukan.

  • Secara otomatis saat terjadi kejadian pemicu ditentukan — yaitu, setiap kali item ditambahkan ke daftar atau pustaka dan/atau bila item sudah ada di daftar diubah dengan cara apa pun.
    (Kejadian pemicu atau acara ditentukan di halaman pertama formulir kaitan, selama asli menambahkan dan mengonfigurasi alur kerja. Untuk informasi selengkapnya, lihat segmen rencanakan di artikel ini.)

Catatan: Tidak ada alur kerja yang dapat mulai pada item yang sedang di-check out. (Item dapat dicheck out setelah alur kerja dimulai pada item tersebut, tetapi setelah itu, tidak ada alur kerja yang dapat dimulai pada item tersebut hingga item dicheck in kembali.)

Bagian di segmen ini

  1. Memulai alur kerja secara otomatis

  2. Memulai alur kerja secara manual

  3. Memulai secara manual dari daftar atau pustaka

  4. Memulai secara manual dari dalam program Microsoft Office

1. Memulai alur kerja secara otomatis

Jika alur kerja dikonfigurasi untuk mulai otomatis, maka setiap kali kejadian pemicu terjadi, alur kerja berjalan pada item yang memicunya.

Saat dimulai, alur kerja menetapkan tugas pertama dan mengirim pemberitahuan tugas ke setiap penerima tugas. Sementara itu, alur kerja juga mengirim pemberitahuan mulai (berbeda dari pemberitahuan tugas) ke orang yang pertama menambahkan alur kerja dan ke semua orang yang dicantumkan dalam bidang CC pada halaman kedua formulir kaitan.

Catatan: Ketika alur kerja baru yang akan mulai secara otomatis pertama ditambahkan, bidang Tanggal jatuh tempo untuk semua tugas (di Halaman kedua formulir kaitan) harus biasanya dibiarkan kosong, karena nilai tanggal berapa pun eksplisit ditentukan ada tidak secara otomatis menyesuaikan diri hubungannya tanggal di mana alur kerja dimulai setiap kali. Untuk informasi selengkapnya, lihat segmen rencanakan di artikel ini.

Bagian atas segmen

2. Memulai alur kerja secara manual

Catatan tentang izin    Biasanya, Anda harus memiliki izin Edit item untuk memulai alur kerja. (Secara default, grup anggota dan pemilik grup keduanya memiliki izin ini, tapi tidak dalam grup pengunjung. Namun, pemilik juga bisa memilih, secara alur kerja dengan alur kerja, untuk memerlukan izin Kelola daftar untuk orang-orang yang memulai alur kerja. Dengan memilih opsi ini, pemilik pada dasarnya bisa menentukan bahwa hanya mereka dan pemilik lain bisa mulai alur kerja tertentu. Untuk detail selengkapnya, lihat segmen Pelajari di artikel ini.)

Dua tempat untuk memulai

Anda dapat memulai alur kerja secara manual dari dua tempat:

  • Dari daftar atau pustaka tempat item disimpan

  • Dari dalam item itu sendiri, dibuka di program Microsoft Office tempat item dibuat. (Perhatikan bahwa program ini harus terinstal penuh, bukan versi aplikasi web.)

Dua bagian lain dalam segmen ini menyediakan instruksi untuk kedua metode.

Bagian atas segmen

3. Memulai secara manual dari daftar atau pustaka

  1. Buka daftar atau pustaka di mana item tempat menjalankan alur kerja disimpan.

  2. Arahkan ke nama item, klik panah yang muncul, dan lalu klik alur kerja pada menu turun bawah.

    Mengklik Alur Kerja pada menu tarik bawah

  3. Pada Alur Kerja: halaman Nama Item, di bawah Mulai Alur Kerja Baru, masukkan alur kerja yang ingin Anda jalankan.
    Link ke memulai alur kerja

  4. Pada halaman Ubah Alur Kerja, di formulir inisiasi, buat perubahan yang ingin Anda terapkan ke contoh spesifik alur kerja.

    Catatan: Perubahan yang dibuat di sini, di formulir inisiasi, yang digunakan hanya selama contoh saat ini dari alur kerja. Jika Anda ingin membuat perubahan apa pun yang akan menerapkan setiap kali alur kerja berjalan, atau jika Anda ingin mengubah pengaturan alur kerja yang tidak muncul dalam formulir ini, lihat segmen Ubah di artikel ini.

Formulir inisiasi dengan callout bernomor

Callout nomor satu

Tetapkan ke

Buat perubahan pada daftar orang yang ingin Anda beri tugas alur kerja.

  • Jika tugas akan ditetapkan satu per satu
       Masukkan nama atau alamat dalam urutan penetapan tugas.

  • Jika semua tugas ditetapkan sekaligus   
    Urutan nama atau alamat tidak jadi masalah.

  • Jika Anda menetapkan tugas ke seseorang di luar organisasi SharePoint Anda   
    untuk informasi selengkapnya tentang menyertakan peserta luar, lihat segmen selesai di artikel ini.

Nomor Callouot dua

Order

Pastikan bahwa spesifikasi terkait penetapan tugas di setiap segmen satu per satu (dalam serial) atau sekaligus (secara paralel) sesuai keinginan Anda.

Untuk informasi selengkapnya tentang menggunakan tahap serial dan paralel, lihat segmen rencanakan di artikel ini.

Callout nomor tiga

Tambahkan tahap baru

Tambahkan tahap yang Anda inginkan di luar tahap yang saat ini dikonfigurasi.

  • Untuk menghapus keseluruhan tahap, klik bidang Tetapkan ke untuk tahap tersebut, lalu tekan CTRL+DELETE.

Untuk informasi selengkapnya tentang menggunakan beberapa tahapan, lihat segmen rencanakan di artikel ini.

Callout angka empat

Perluas grup

  • Untuk menetapkan satu tugas ke setiap anggota setiap grup yang Anda masukkan di bidang Tetapkan ke, pilih kotak centang ini. (Setiap anggota grup akan menerima pemberitahuan tugas, dan setiap anggota akan memiliki tugas masing-masing untuk diselesaikan.)

  • Untuk memiliki hanya satu tugas yang ditetapkan untuk setiap kotak centang seluruh grup yang Anda masukkan di bidang tetapkan ke , Kosongkan ini. (Setiap anggota grup akan menerima pemberitahuan tugas, tapi salah satu anggota bisa mengklaim dan menyelesaikan tugas tunggal atas nama seluruh grup. Anda akan menemukan instruksi untuk mengklaim tugas grup di segmen selesai di artikel ini.)

Callout angka 5

Permintaan

Teks apa pun yang Anda cantumkan di sini akan disertakan di setiap pemberitahuan tugas yang dikirim alur kerja. Jangan lupa untuk menyertakan instruksi tambahan atau sumber daya yang mungkin diperlukan peserta, termasuk:

  • Orang yang dapat dihubungi jika ada pertanyaan dan masalah

  • Apakah umpan balik bisa dikirim hanya dalam formulir tugas, atau juga dalam item itu sendiri. (Dan jika dalam item, Apakah Peninjau bisa check out dokumen atau harus membiarkannya di-Check in.)
    Untuk informasi selengkapnya, lihat segmen PERBOLEHKAN dari artikel ini.

  • Jika ada, sebuah catatan tentang mengklaim tugas tunggal yang ditetapkan ke seluruh Grup atau distribusi daftar.
    Anda akan menemukan instruksi untuk mengklaim tugas grup di segmen selesai di artikel ini.

Callout angka enam

Tanggal jatuh tempo dan durasi tugas

Tentukan tanggal jatuh tempo akhir untuk keseluruhan alur kerja, dan/atau tentukan jumlah hari, minggu, atau bulan yang diperbolehkan untuk penyelesaian setiap tugas mulai dari waktu tugas ditetapkan.

Untuk informasi selengkapnya tentang kapan menggunakan jatuh tempo tanggal dan kapan menggunakan durasi tugas, lihat segmen rencanakan di artikel ini.

Callout Bilangan tujuh

CC

Lakukan penambahan atau penghapusan yang Anda inginkan. Ingat bahwa:

  • Memasukkan nama di sini tidak 't mengakibatkan penetapan tugas dari tugas alur kerja.

  • Ketika alur kerja mulai secara manual, orang yang memulai menerima peringatan mulai dan berhenti tanpa perlu ditentukan dalam bidang ini.

  • Ketika alur kerja mulai secara otomatis, orang yang pertama menambahkannya menerima pemberitahuan mulai dan berhenti tanpa perlu ditentukan dalam bidang ini.

  1. Saat semua pengaturan dalam formulir inisiasi sesuai keinginan Anda, klik Mulai untuk memulai alur kerja.

Alur kerja menetapkan tugas pertama, dan sementara itu mengirim pemberitahuan mulai kepada Anda dan setiap orang yang tercantum dalam bidang CC formulir inisiasi.

Bagian atas segmen

4. Memulai secara manual dari dalam program Microsoft Office

  1. Membuka item dalam program Office yang diinstal di komputer Anda.

    Catatan: Metode ini tidak bisa digunakan saat item yang dibuka di aplikasi web versi program Microsoft Office. Harus terbuka dalam menginstal versi penuh, program di komputer Anda.

  2. Di item yang terbuka, klik File tab, klik Simpan & Kirim, dan lalu klik alur kerja yang ingin Anda jalankan pada item.
    Tampilan Backstage dengan area untuk diklik disorot

  3. Jika Anda melihat pesan berikut, memberitahu Anda bahwa alur kerja memerlukan file dicheck in, klik tombol Check In .
    (Jika Anda tidak melihat pesan ini, lanjutkan ke langkah 4.)
    Pesan tentang check in item dengan tombol Check In disorot

  4. Klik tombol besar Mulai alur kerja .
    Tampilan Backstage dengan tombol Mulai Alur Kerja disorot

  5. Pada halaman Ubah Alur Kerja, di formulir inisiasi, buat perubahan yang ingin Anda terapkan ke contoh spesifik alur kerja.

    Catatan: Perubahan yang dibuat di sini, di formulir inisiasi, yang digunakan hanya selama contoh saat ini dari alur kerja. Jika Anda ingin membuat perubahan apa pun yang akan menerapkan setiap kali alur kerja berjalan, atau jika Anda ingin mengubah pengaturan alur kerja yang tidak muncul dalam formulir ini, lihat segmen Ubah di artikel ini.

Formulir inisiasi dengan callout bernomor

Callout nomor satu

Tetapkan ke

Buat perubahan pada daftar orang yang ingin Anda beri tugas alur kerja.

  • Jika tugas akan ditetapkan satu per satu
       Masukkan nama atau alamat dalam urutan penetapan tugas.

  • Jika semua tugas ditetapkan sekaligus   
    Urutan nama atau alamat tidak jadi masalah.

  • Jika Anda menetapkan tugas ke seseorang di luar organisasi SharePoint Anda   
    untuk informasi selengkapnya tentang menyertakan peserta luar, lihat segmen selesai di artikel ini.

Nomor Callouot dua

Order

Pastikan bahwa spesifikasi terkait penetapan tugas di setiap segmen satu per satu (dalam serial) atau sekaligus (secara paralel) sesuai keinginan Anda.

Untuk informasi selengkapnya tentang menggunakan tahap serial dan paralel, lihat segmen rencanakan di artikel ini.

Callout nomor tiga

Tambahkan tahap baru

Tambahkan tahap yang Anda inginkan di luar tahap yang saat ini dikonfigurasi.

  • Untuk menghapus keseluruhan tahap, klik bidang Tetapkan ke untuk tahap tersebut, lalu tekan CTRL+DELETE.

Untuk informasi selengkapnya tentang menggunakan beberapa tahapan, lihat segmen rencanakan di artikel ini.

Callout angka empat

Perluas grup

  • Untuk menetapkan satu tugas ke setiap anggota setiap grup yang Anda masukkan di bidang Tetapkan ke, pilih kotak centang ini. (Setiap anggota grup akan menerima pemberitahuan tugas, dan setiap anggota akan memiliki tugas masing-masing untuk diselesaikan.)

  • Untuk memiliki hanya satu tugas yang ditetapkan untuk setiap kotak centang seluruh grup yang Anda masukkan di bidang tetapkan ke , Kosongkan ini. (Setiap anggota grup akan menerima pemberitahuan tugas, tapi salah satu anggota bisa mengklaim dan menyelesaikan tugas tunggal atas nama seluruh grup. Anda akan menemukan instruksi untuk mengklaim tugas grup di segmen selesai di artikel ini.)

Callout angka 5

Permintaan

Teks apa pun yang Anda cantumkan di sini akan disertakan di setiap pemberitahuan tugas yang dikirim alur kerja. Jangan lupa untuk menyertakan instruksi tambahan atau sumber daya yang mungkin diperlukan peserta, termasuk:

  • Orang yang dapat dihubungi jika ada pertanyaan dan masalah

  • Apakah umpan balik bisa dikirim hanya dalam formulir tugas, atau juga dalam item itu sendiri. (Dan jika dalam item, Apakah Peninjau bisa check out dokumen atau harus membiarkannya di-Check in.)
    Untuk informasi selengkapnya, lihat segmen PERBOLEHKAN dari artikel ini.

Jika ada, sebuah catatan tentang mengklaim tugas tunggal yang ditetapkan ke seluruh Grup atau distribusi daftar.
Anda akan menemukan instruksi untuk mengklaim tugas grup di segmen selesai di artikel ini.

Callout angka enam

Tanggal jatuh tempo dan durasi tugas

Tentukan tanggal jatuh tempo akhir untuk keseluruhan alur kerja, dan/atau tentukan jumlah hari, minggu, atau bulan yang diperbolehkan untuk penyelesaian setiap tugas mulai dari waktu tugas ditetapkan.

Untuk informasi selengkapnya tentang kapan menggunakan jatuh tempo tanggal dan kapan menggunakan durasi tugas, lihat segmen rencanakan di artikel ini.

Callout Bilangan tujuh

CC

Lakukan penambahan atau penghapusan yang Anda inginkan. Ingat bahwa:

  • Memasukkan nama di sini tidak 't mengakibatkan penetapan tugas dari tugas alur kerja.

  • Ketika alur kerja mulai secara manual, orang yang memulai menerima peringatan mulai dan berhenti tanpa perlu ditentukan dalam bidang ini.

  • Ketika alur kerja mulai secara otomatis, orang yang pertama menambahkannya menerima pemberitahuan mulai dan berhenti tanpa perlu ditentukan dalam bidang ini.

  1. Saat semua pengaturan dalam formulir inisiasi sesuai keinginan Anda, klik Mulai untuk memulai alur kerja.

Alur kerja menetapkan tugas pertama, dan sementara itu mengirim pemberitahuan mulai kepada Anda dan setiap orang yang tercantum dalam bidang CC formulir inisiasi.

Lalu apa lagi?

  • Jika ini pertama kalinya alur kerja ini telah dijalankan, akan peserta lain memerlukan informasi dan bantuan guna menyelesaikan tugas yang ditetapkan? (Mereka mungkin berguna segmen selesai di artikel ini.)

  • Ide yang bagus juga untuk memeriksa apakah peserta menerima pemberitahuan email, dan terutama bahwa pemberitahuan tidak salah ditangani oleh filter email sampah mereka.

  • Dan tentu saja, Anda mungkin memiliki satu atau beberapa tugas alur kerja untuk menyelesaikan diri Anda sendiri. Masuk ke segmen artikel ini untuk detail lengkap .

  • Sementara itu, untuk mencari tahu cara Anda bisa melacak kemajuan contoh saat ini dari alur kerja, buka segmen Pantau di artikel ini.

Bagian atas segmen | Bagian atas artikel

Konseptual ikon untuk bagian yang selesai

SELESAIKAN tugas alur kerja Kumpulkan Umpan Balik

Klik teks ini jika Anda telah diberi tugas alur kerja kumpulkan umpan balik. Klik di sini lagi saat Anda sudah siap untuk menutup segmen ini.

Selesaikan tugas alur kerja Kumpulkan Umpan Balik

Jika ini pertama kalinya Anda diberi tugas di alur kerja Kumpulkan Umpan Balik, ada baiknya Anda meninjau segmen artikel ini secara lengkap sebelum Anda menyelesaikan tugas Anda. Dengan demikian, Anda akan mengenali semua opsi yang tersedia bagi Anda.

Catatan: Jika Anda tahu bahwa tugas alur kerja telah ditetapkan untuk Anda, tetapi pesan pemberitahuan belum muncul di Kotak Masuk email Anda, pastikan pemberitahuan tidak dirutekan secara salah oleh filter email sampah Anda. Jika terjadi demikian, sesuaikan pengaturan filter Anda.

Pertama, pastikan Anda mendapatkan artikel yang benar

Tipe alur kerja yang berbeda memerlukan tindakan tugas yang berbeda.

Jadi sebelum Anda mulai, pastikan tugas yang telah ditetapkan untuk Anda adalah tugas alur kerja Kumpulkan Umpan Balik, dan bukan tugas untuk tipe alur kerja lain.

Cari teks silakan Tinjau di salah satu lokasi berikut:

  • Di baris subjek pemberitahuan tugas
    Silakan Tinjau teks di baris subjek pemberitahuan tugas

  • Pada bilah pesan dalam item untuk ditinjau
    Silakan Tinjau teks pada bilah pesan dalam item

  • Dalam judul tugas pada halaman Status alur kerja
    Silakan Tinjau teks dalam nama tugas pada halaman Status

Jika Anda tidak melihat teks silakan Tinjau di lokasi ini, tanyakan kepada orang yang dimulai atau pertama kali menambahkan alur kerja untuk mencari tahu di mana Templat alur kerja yang didasarkan pada — atau apakah alur kerja kustom.

Jika tugas Anda adalah tugas Kumpulkan Umpan Balik, lanjutkan membaca!

Bagian di segmen ini

  1. Gambaran umum proses

  2. Masuk ke item dan formulir tugas dari pesan pemberitahuan tugas

  3. Masuk ke item dan formulir tugas dari daftar atau pustaka

  4. Meninjau item

  5. Menyelesaikan dan mengirimkan formulir tugas

  6. Pemberitahuan jatuh tempo

  7. Mengklaim tugas grup sebelum Anda menyelesaikannya (opsional)

  8. Meminta perubahan pada item (opsional)

  9. Menetapkan ulang tugas ke orang lain (opsional)

  10. Menyelesaikan tugas atas nama peserta dari luar (opsional)

1. Gambaran umum proses

Saat Anda diberi tugas dalam alur kerja, Anda biasanya mengetahui tentang tugas melalui salah satu dari tiga cara:

  • Anda menerima pemberitahuan tugas email.

  • Anda membuka dokumen Microsoft Office dan melihat bilah pesan yang memberi tahu Anda bahwa Anda telah diberi tugas terkait.

  • Anda memeriksa situs SharePoint dan mendapati bahwa satu atau beberapa tugas saat ini ditetapkan untuk Anda.

Saat Anda mengetahui bahwa ada tugas Kumpulkan Umpan Balik yang ditetapkan untuk Anda, Anda biasanya melakukan dua hal:

  • Meninjau item    Anda membuka dan meninjau item.

  • Menyelesaikan tugas    Anda menggunakan formulir tugas untuk mengirimkan hasil tinjauan Anda.

Oleh karena itu, ketiga item berikut ini sering dilibatkan dalam penyelesaian tugas:

  • Pesan pemberitahuan (yang Anda terima sebagai email)

  • Item yang dikirim untuk tinjauan Anda (yang Anda buka dan tinjau)

  • Formulir tugas (yang Anda buka, selesaikan, dan kirimkan)

Seperti inilah tampilan ketiga item tersebut.

Tugas pesan pemberitahuan, item untuk ditinjau, dan formulir tugas

Catatan: Tombol Buka Tugas ini pada Pita di pesan pemberitahuan tugas muncul hanya saat pesan dibuka dalam versi Outlook penuh yang terinstal, dan bukan saat dibuka di aplikasi web Outlook Web Access.

Bagian atas segmen

2. Masuk ke item dan formulir tugas dari pesan pemberitahuan tugas

Ikuti langkah-langkah ini:

  1. Di pesan pemberitahuan tugas, di instruksi Untuk menyelesaikan tugas ini, klik link ke item.

  2. Di item yang terbuka, klik tombol Buka tugas ini di bilah pesan.

Mengakses formulir item dan tugas dari pesan pemberitahuan email

Catatan: Tombol Buka Tugas ini pada Pita di pesan pemberitahuan tugas muncul hanya saat pesan dibuka dalam versi Outlook penuh yang terinstal, dan bukan saat dibuka di aplikasi web Outlook Web Access.

Bagian atas segmen

3. Masuk ke item dan formulir tugas dari daftar atau pustaka

Ikuti langkah-langkah ini:

  1. Dalam daftar atau pustaka di mana item yang akan ditinjau disimpan, klik link Sedang Berlangsung yang terkait dengan item dan alur kerja.

  2. Pada halaman Status Alur Kerja, klik judul tugas Anda.

  3. Dalam formulir tugas, di bilah pesan Tugas alur kerja ini berlaku ke, klik link ke item.

Mengakses formulir item dan tugas dari daftar atau pustaka

Bagian atas segmen

4. Meninjau item

Dalam contoh ini, itemnya adalah dokumen Microsoft Word.

Tips: Jika ini adalah tugas grup — yaitu, tugas tunggal yang ditetapkan ke seluruh Grup atau daftar distribusi sehingga anggota grup tunggal bisa menyelesaikan tugas untuk keseluruhan grup — lalu adalah ide bagus untuk mengklaim tugas sebelum Anda meninjau item. Cara itu, Anda mengurangi kesempatan lain anggota grup Anda juga akan Tinjau artikel. Untuk instruksi, lihat bagian 7 di segmen ini, klaim tugas grup sebelum Anda menyelesaikannya.

Item untuk meninjau dengan dua bilah pesan kuning

Perhatikan dua bilah pesan kuning di bagian atas dokumen:

Baca-saja server    Dokumen ini terbuka dalam mode baca-saja — yaitu, Anda dapat membaca dokumen, tetapi Anda tidak dapat membuat perubahan apa pun di dalamnya.

Orang yang menjalankan alur kerja memiliki pilihan untuk memperbolehkan umpan balik hanya di formulir tugas, atau juga memperbolehkan perubahan terlacak dan komentar dalam item itu sendiri. Jika Anda tidak yakin apakah Anda harus bekerja dalam item itu sendiri, tanyakan pada orang yang memulai alur kerja, atau orang yang pertama kali menambahkannya. Jika Anda diminta menyisipkan perubahan terlacak dan komentar, klik tombol Edit Dokumen.

Beberapa hal yang perlu dipastikan:

  • Pastikan bahwa Anda mengetahui apakah Anda harus memeriksa dokumen sebelum Anda menyisipkan perubahan terlacak dan komentar, atau apakah Anda harus membiarkannya di-Check in sehingga beberapa Peninjau bisa mengerjakannya secara bersamaan.
    Untuk mempelajari selengkapnya tentang berkolaborasi dalam dokumen Microsoft Office, lihat artikel kolaborasi dan penulisan bersama. Anda mungkin juga berguna kursus online gratis interaktif berkolaborasi pada dokumen dan proyek lebih efektif . (Tiga video di kursus adalah tentang kolaborasi dan penulisan bersama.)

  • Pastikan bahwa Anda mengaktifkan pelacakan perubahan sebelum Anda menyisipkan perubahan atau komentar. Untuk informasi selengkapnya, lihat segmen PERBOLEHKAN di artikel ini.

  • Pastikan Anda menyimpan perubahan ke server saat Anda selesai mengerjakannya dalam item. Jika Anda check out item, maka check in item kembali.

Tugas alur kerja    Saat Anda siap menyelesaikan dan mengirimkan formulir tugas, klik tombol buka tugas ini .

Bagian atas segmen

5. Menyelesaikan dan mengirimkan formulir tugas

Formulir tugas untuk alur kerja Kumpulkan Umpan Balik terlihat seperti ini.

Kumpulkan umpan balik formulir tugas dengan bidang yang dimunculkan

Perhatikan bahwa dua kontrol pertama (Hapus Item dan Alur kerja ini berlaku ke Judul Item) tidak muncul dalam formulir tugas saat dibuka dari dalam item untuk tinjauan.

Callout nomor satu

Hapus Item

Untuk menghapus tugas ini dari contoh alur kerja saat ini, klik tombol ini.

  • Menghapus tugas tidak menghapus item untuk ditinjau.

  • Tugas yang telah dihapus tidak lagi muncul dalam area Tugas pada halaman Status Alur Kerja. (Meskipun demikian, penghapusan masih direkam dalam area Riwayat pada halaman.)

Catatan:  Jika bukan Anda yang memulai contoh alur kerja ini, Anda mungkin ingin menanyakan pada orang yang memulainya sebelum Anda menghapus tugas.

Nomor Callouot dua

Tugas alur kerja ini berlaku ke judul Item

Untuk membuka item yang akan ditinjau, klik link di sini.

Callout nomor tiga

Status, diminta oleh, komentar konsolidasi, jatuh tempo tanggal

Anda tidak dapat mengedit atau mengubah entri di empat bidang ini, tetapi informasi di dalamnya mungkin bermanfaat bagi Anda.

Perhatikan bahwa kotak Komentar Konsolidasi tidak hanya berisi instruksi tambahan mengenai cara menyelesaikan tugas Anda, tetapi juga semua komentar yang dikirim dalam formulir oleh para peserta yang telah menyelesaikan tugas mereka dalam contoh alur kerja yang sama.

Dengan cara yang sama, setelah Anda mengirim formulir Anda sendiri, teks apa pun yang Anda sertakan dalam kotak Komentar (4) juga akan muncul dalam kotak Komentar Konsolidasi untuk peserta berikutnya.

Callout angka empat

Komentar

Ketik atau tempel umpan balik Anda di sini.

Teks apa pun yang Anda masukkan di sini akan direkam dalam Riwayat Alur Kerja dan juga akan muncul di bidang Komentar Konsolidasi (3) untuk peserta berikutnya.

Callout angka 5

Kirim Umpan Balik

Saat Anda mengetik umpan balik yang ingin Anda kontribusikan dalam bidang Komentar (4) dan/atau perubahan terlacak dan komentar yang disisipkan dalam item itu sendiri, klik tombol ini untuk mengirimkan umpan balik dan menyelesaikan tugas Anda.

Catatan: Sebelum Anda membuat perubahan di isementara itu sendiri, pastikan bahwa Anda 'kembali harus melakukannya. Untuk informasi selengkapnya, lihat Bagian 4di segmen ini, Tinjau item.

Callout angka enam

Batal

Untuk menutup formulir tugas tanpa menyimpan perubahan atau respons, klik tombol ini. Tugas akan tetap tidak selesai dan ditetapkan untuk Anda.

Callout Bilangan tujuh

Minta perubahan

Untuk meminta perubahan pada item yang Anda tinjau, klik tombol ini.

Untuk ilustrasi formulir tempat Anda akan memasukkan detail permintaan, dan untuk instruksi selanjutnya, baca Bagian 8 di segmen ini, permintaan perubahan pada item.

Opsi ini mungkin dinonaktifkan untuk beberapa tugas alur kerja.

Callout nomor delapan

Menetapkan ulang tugas

Untuk menetapkan ulang tugas ini ke orang lain, klik tombol ini.

Untuk ilustrasi halaman tempat Anda akan memasukkan detail penetapan ulang, dan untuk instruksi selanjutnya, buka bagian 9 di segmen ini, menetapkan ulang tugas ke orang lain.

Opsi ini mungkin dinonaktifkan untuk beberapa tugas alur kerja.

Bagian atas segmen

6. Pemberitahuan jatuh tempo

Jika tugas atau keseluruhan contoh alur kerja telah jatuh tempo penyelesaian, pemberitahuan dikirim secara otomatis ke:

  • Orang yang diberi tugas.

  • Orang yang memulai alur kerja (atau, jika dimulai otomatis, ke orang yang pertama kali menambahkan alur kerja).

Bagian atas segmen

7. Mengklaim tugas grup sebelum Anda menyelesaikannya (opsional)

Jika hanya tugas tunggal ditetapkan ke keseluruhan gurp yang Anda ikuti, maka setiap anggota grup dapat mengklain dan menyelesaikan tugas tunggal atas nama keseluruhan grup.

Klaim tugas sebelum Anda meninjau item. Setelah Anda mengklaim tugas, maka tugas ditetapkan untuk Anda, dan tidak ada anggota lain di grup yang dapat menyelesaikannya. (Dengan cara ini, hanya satu orang yang melakukan pekerjaan yang diperlukan.)

  1. Pada halaman Status Alur Kerja, arahkan ke nama tugas yang ditetapkan ke grup Anda hingga muncul panah.

  2. Klik panah, klik Edit Item lalu, di formulir tugas, klik tombol Klaim Tugas.
    Bagaimana cara mengklaim tugas grup

Saat halaman Status Alur Kerja direfresh, Anda dapat melihat bahwa tugas tidak lagi ditetapkan ke grup, tetapi kini khusus untuk Anda.

Nantinya, jika Anda ingin melepaskan tugas ke grup kembali tanpa menyelesaikannya, gunakan langkah yang sama untuk mengembalikan formulir tugas, tetapi kini klik tombol Lepaskan Tugas.

Lepaskan tombol tugas di formulir tugas

Kembali untuk Tinjau item

8. Meminta perubahan pada item (opsional)

Sebelum Anda memulai proses ini, perhatikan bahwa alur kerja mungkin disetel ke langsung berakhir jika perubahan apa pun dibuat pada item. Sebaiknya Anda tanyakan terlebih dulu pada orang yang memulai atau pertama menambahkan alur kerja untuk memastikan bahwa perubahan dapat dilakukan dan alur kerja berhenti pada titik ini.

Kami akan menunjukkan opsi permintaan perubahan dengan memberi contoh dalam skenario:

Pertama, bayangkan nama Anda adalah Frank.

Lalu, bayangkan rekan kerja Anda yang bernama Anna telah memulai alur kerja Kumpulkan Umpan Balik pada dokumen yang ia buat.

Saat Anda meninjau dokumen baru Anda, Anda merasa bahwa Pengenalan terlalu panjang.

Anda mengklik tombol Minta Perubahan di bagian bawah formulir tugas alur kerja, lalu menyelesaikan formulir ini.

Formulir untuk meminta perubahan dalam item

Callout nomor satu

Formulir minta perubahan

Masukkan nama atau alamat email orang yang ingin Anda mintai perubahan.

(Untuk mengirim permintaan ke orang yang memulai proses alur kerja ini — atau jika alur kerja dimulai secara otomatis, ke orang yang pertama menambahkan alur kerja Kumpulkan Umpan Balik ini — Anda juga dapat membiarkan bidang ini kosong.)

Nomor Callouot dua

Permintaan baru

Deskripsikan perubahan yang ingin Anda lakukan, dan sediakan informasi yang diperlukan oleh orang yang akan melakukan perubahan.

(Komentar yang Anda masukkan di sini akan ditambahkan ke area Komentar Konsolidasi.)

Callout nomor tiga

Durasi baru

Lakukan salah satu dari tiga hal ini:

  • Untuk mempertahankan tanggal jatuh tempo    Biarkan bidang ini kosong.

  • Untuk menghapus tanggal jatuh tempo secara keseluruhan    Ketik angka 0.

  • Untuk menentukan tanggal jatuh tempo tanggal    Ketik angka di sini dan lalu Tentukan unit durasi dalam bidang berikut ini. Secara bersamaan, dua entri mengidentifikasi periode sebelum mengubah tugas jatuh tempo.

Callout angka empat

Unit durasi baru

Jika Anda menentukan durasi tugas baru, gunakan bidang ini bersama dengan bidang Durasi Baru untuk mengidentifikasi periode sebelum tugas ini jatuh tempo. (Sebagai contoh: 3 Hari atau 1 Bulan atau 2 minggu.)

Saat semua entri formulir sesuai dengan keinginan Anda, Anda dapat mengklik Kirim, dan tugas Anda saat ini ditandaiSelesai. (Tetapi Anda belum selesai. Anda akan diberi tugas tinjau lagi setelah Anna menyelesaikan tugas perubahan.)

Sementara itu, Anna menerima pemberitahuan email berikut:

Pemberitahuan dikirim saat diminta perubahan dalam item

Anna dapat mengetahui setelah melihat sekilas pada baris Subjek (nomor 1 dalam ilustrasi) bahwa ini bukan pemberitahuan Kumpulkan Umpan Balik biasa, tetapi permintaan untuk mengubah sesuatu tentang item. Anna menemukan informasi tentang perubahan spesifik yang telah Anda minta di teks Perubahan Diminta (nomor 2).

Anna melakukan check out item, melakukan perubahan yang diminta (atau tidak melakukan perubahan), lalu menyimpan perubahan (jika ada) dan check in item kembali. (Ingat bahwa jika alur kerja disetel untuk berakhir segera setelah perubahan dilakukan pada item, tindakan ini akan menyebabkan alur kerja berakhir.)

Lalu Anna masuk ke halaman Status Alur Kerja dan membuka tugas permintaan perubahan dari area Tugas di sana.


Formulir dikirimkan saat diminta perubahan selesai

Anna menambahkan informasi yang ia inginkan di bidang Komentar, lalu klik Kirim Respons. Alur kerja menjalankan dua tindakan:

  • Alur kerja menandai tugas permintaan perubahan Anna sebagai selesai.

  • Alur kerja menetapkan tugas tinjauan baru kepada Anda (dengan komentar Anna ditambahkan ke di area Komentar Konsolidasi) dan mengirimi Anda pemberitahuan tentang tugas tersebut.

Kini Anda dapat melanjutkan dan menyelesaikan tinjauan Anda pada item yang diubah tersebut.

Sementara itu, semua tindakan ini dilacak dan terlihat dalam bagian Riwayat Alur Kerja pada halaman Status Alur Kerja, seperti yang diperlihatkan dalam ilustrasi berikut.

Riwayat alur kerja memperlihatkan tindakan dari permintaan perubahan

Ini adalah diagram dari seluruh proses.

Bagan alur untuk permintaan perubahan

Bagian atas segmen

9. Menetapkan ulang tugas Anda ke orang lain (opsional)

Jika Anda ingin orang lain menyelesaikan tugas alur kerja yang telah ditetapkan bagi Anda, klik tombol Tetapkan Ulang Tugas di formulir tugas alur kerja.

Formulir ini ditampilkan.

Formulir penetapan ulang tugas

Callout nomor satu

Menetapkan ulang tugas ke

Masukkan nama atau alamat orang yang ingin Anda beri tugas ini.

Untuk menetapkan tugas ini ke orang yang memulai alur kerja — atau jika alur kerja dimulai secara otomatis, ke orang yang pertama menambahkan alur kerja ini — biarkan bidang ini kosong.

Nomor Callouot dua

Permintaan baru

Sediakan informasi yang diperlukan oleh orang yang Anda beri tugas agar dapat menyelesaikan tugas. (Komentar yang Anda masukkan di sini akan ditambahkan ke area Komentar Konsolidasi.)

Callout nomor tiga

Durasi baru

Lakukan salah satu dari tiga hal ini:

  • Untuk mempertahankan tanggal jatuh tempo    Biarkan bidang ini kosong.

  • Untuk menghapus tanggal jatuh tempo secara keseluruhan    Ketik angka 0.

  • Untuk menentukan tanggal jatuh tempo tanggal    Ketik angka di sini dan lalu Tentukan unit durasi dalam bidang berikut ini. Secara bersamaan, dua entri mengidentifikasi periode sebelum mengubah tugas jatuh tempo.

Callout angka empat

Unit durasi baru

Jika Anda menentukan durasi tugas baru, gunakan bidang ini bersama dengan bidang Durasi Baru untuk mengidentifikasi periode sebelum tugas ini jatuh tempo. (Sebagai contoh: 3 Hari atau 1 Bulan atau 2 minggu.)

Saat formulir selesai, klik Kirim. Tugas Anda ditandai Selesai, tugas baru ditetapkan ke orang yang kini bertanggung jawab atas tugas, dan pemberitahuan tugas dikirim.

Informasi baru yang Anda sediakan disertakan dalam teks Didelegasikan oleh di pemberitahuan tugas baru (nomor 1 di ilustrasi berikut).

Pemberitahuan tugas untuk tugas dipindahkan

Sementara itu, semua perubahan ini dilacak dan terlihat dalam bagian Tugas dan Riwayat pada halaman Status Alur Kerja, seperti diperlihatkan di sini.

Tugas dan Riwayat area pada halaman Status alur kerja untuk tugas dipindahkan

Bagian atas segmen

10. Menyelesaikan tugas atas nama peserta dari luar (opsional)

Ada proses khusus untuk menyertakan peserta yang bukan anggota dari organisasi SharePoint Anda. Dalam proses ini, anggota situs bertindak sebagai proksi untuk peserta luar:

  1. Sertakan alamat email peserta dari luar dalam tahap Tetapkan Ke yang sesuai pada halaman kedua formulir kaitan.

  2. Alur kerja sebenarnya menetapkan tugas peserta dari luar kepada anggota situs yang memulai alur kerja — atau jika alur kerja dimulai secara otomatis, kepada anggota yang pertama menambahkan alur kerja. Orang yang sebenarnya menerima penetapan tugas ini bertindak sebagai proksi untuk peserta dari luar.

  3. Anggota situs ini menerima pemberitahuan tugas, dengan instruksi untuk mengirim salinan item untuk tinjauan ke peserta dari luar. (Sementara itu, peserta dari luar menerima salinan pemberitahuan tugas, yang dapat berfungsi sebagai peringatan atau pendahuluan yang bermanfaat.)

  4. Anggota situs yang menerima penetapan tugas tersebut mengirim salinan item ke peserta dari luar.

  5. Peserta dari luar meninjau item dan mengirim kembali responsnya ke anggota situs.

  6. Saat sebagai tanggapan dari peserta luar tiba, anggota situs menyelesaikan tugas di SharePoint atas nama peserta dari luar.

Berikut ini diagram proses tersebut.

Bagan alur proses untuk menyertakan luar peserta

Bagian atas segmen | Bagian atas artikel

Ikon bagian monitor

PANTAU, sesuaikan, atau hentikan alur kerja Kumpulkan Umpan Balik yang sedang berjalan

Klik teks ini jika Anda ingin memonitor keseluruhan perkembangan alur kerja, membuat penyesuaian saat alur kerja berjalan, atau menghentikan alur kerja yang belum selesai. Klik disini lagi jika Anda siap untuk menutup segmen ini.

Pantau, sesuaikan, atau hentikan alur kerja Kumpulkan Umpan Balik yang sedang berjalan

Lokasi pusat dari mana Anda dapat memantau, menyesuaikan, atau menghentikan alur kerja yang sedang berjalan adalah halaman Status Alur Kerja untuk contoh alur kerja tersebut.

Pertama kami akan menunjukkan cara masuk ke halaman tersebut, lalu kami akan menunjukkan cara menggunakan opsi dan informasi yang Anda temukan di sana. Terakhir, kami akan menunjukkan dua halaman lain di mana Anda dapat memperoleh informasi pemantauan tambahan.

Bagian di segmen ini

  1. Masuk ke halaman Status alur kerja

  2. Menggunakan halaman Status alur kerja untuk memantau kemajuan alur kerja

  3. Mengubah tugas aktif (tugas telah ditetapkan)

  4. Mengubah tugas yang akan datang (tugas belum ditetapkan)

  5. Membatalkan atau mengakhiri proses alur kerja ini

  6. Mencari tahu alur kerja mana yang berjalan pada item

  7. Memantau alur kerja untuk seluruh kumpulan situs

1. Masuk ke halaman Status Alur Kerja

Dalam daftar atau pustaka tempat item berada, klik link Sedang Berlangsung untuk item dan alur kerja yang Anda inginkan.

Dalam contoh ini, item berupa dokumen yang dinamai Draf Keynote dan alur kerjanya adalah Persetujuan 3.

Mengklik link status alur kerja

Halaman Status Alur Kerja terbuka.

Catatan: 

  • Jika daftar atau Pustaka yang berisi sejumlah besar item, Anda bisa menggunakan pengurutan dan/atau pemfilteran untuk menemukan item yang Anda Cari lainnya dengan cepat. Jika Anda menemukan bahwa Anda sedang berulang kali pengurutan dan pemfilteran dengan cara yang sama, Anda mungkin menemukan berguna untuk membuat tampilan kustom yang mengotomatisasi bahwa pengaturan tertentu. Untuk mempelajari selengkapnya tentang membuat tampilan di SharePoint, lihat artikel membuat, mengubah, atau menghapus tampilan.

  • Untuk masuk ke halaman Status Alur Kerja, Anda juga dapat mengklik link Tampilkan status alur kerja ini di pemberitahuan email “telah dimulai” atau link Tampilkan riwayat alur kerja di pemberitahuan email “telah selesai” untuk contoh spesifik yang Anda minati.

Bagian atas segmen

2. Menggunakan halaman Status Alur Kerja untuk memantau kemajuan alur kerja

Di sini, di bawah ilustrasi setiap bagian halaman Status Alur Kerja, Anda akan menemukan pertanyaan pemantauan yang dijawab oleh bagian.

Bagian Informasi Alur Kerja

Bagian informasi alur kerja halaman Status alur kerja

Pertanyaan untuk dijawab:

  • Siapa yang memulai contoh alur kerja ini?

  • Kapan contoh ini dimulai?

  • Kapan tindakan terakhir dalam contoh ini terjadi?

  • Item mana dalam contoh ini yang sedang berjalan?

  • Apa status contoh ini saat ini?

Bagian visualisasi alur kerja

Bagian Visualisasi halaman Status Alur Kerja

Pertanyaan untuk dijawab:

  • Ada beberapa tahapan dalam alur kerja ini daripada yang saat ini divisualisasikan?

  • Di setiap tahap, untuk siapa adalah tugas yang ditetapkan?

  • Tugas di setiap tahap yang ditetapkan dalam seri atau secara paralel itu.

  • Mana tugas, dalam setiap tahap, sudah selesai, dan yang belum?

Catatan: Jika Anda tidak melihat visualisasi pada halaman Status alur kerja, tanyakan kepada administrator SharePoint Anda untuk mencari tahu apakah Visio services diaktifkan di kumpulan situs.

Saat Anda mengetahui cara membaca visualisasi, Anda bisa melihat status saat ini sekilas.

Jika alur kerja Anda memiliki lebih dari satu tingkat    Sangatlah penting untuk diketahui:

  • Visualisasi menampilkan tahap hanya satu per satu.

  • Jika ada lebih dari satu tingkat dalam alur kerja, segitiga hitam kecil muncul di atas dan/atau di bawah tugas.

  • Untuk menampilkan tahap sebelumnya, Anda mengklik segitiga di atas tugas; untuk menampilkan layar berikut ini, Anda mengklik segitiga di bawah tugas.

Ilustrasi berikut adalah tiga tahapan alur kerja saat akan muncul di visualisasi.

Tingkat satu

Visualisasi tahap alur kerja

Perhatikan bahwa:

  • Tahap pertama menyertakan hanya satu tugas yang telah ditetapkan untuk Frank.

  • Segitiga hitam kecil di bagian bawah (disorot di sini dengan lingkaran merah) menunjukkan bahwa tahap yang saat ini diikuti dengan setidaknya satu tahap tambahan.

  • Untuk melihat layar berikut ini, Anda mengklik segitiga.

Tahap kedua

Visualisasi tahap alur kerja

Perhatikan bahwa:

  • Tahap kedua ini menyertakan dua tugas.

  • Panah biru antara dua peserta (disorot di sini dengan lingkaran merah) menunjukkan bahwa tugas yang ditetapkan satu demi satu (dalam serial).

  • Anna telah ditetapkan tugas, tetapi ia tetapi belum menyelesaikannya. (Saat ia memiliki tanda centang hijau akan ditambahkan ke ikon yang mewakili menghubunginya.)

  • Karena tugas di tahap ini ditetapkan dalam seri, tugas Sean tidak ditetapkan hingga Anna telah menyelesaikan miliknya.

  • Dua segitiga hitam kecil, di atas salah satu tugas, di bawah ini memberi tahu Anda bahwa tidak ada tahapan lain sebelum maupun berikut ini.

Tingkat ketiga

Visualisasi tahap alur kerja

Perhatikan bahwa:

  • Tahap ini juga menyertakan dua tugas, namun kali ini mereka ditetapkan sekaligus (secara paralel).

  • Tugas paralel ditandai dengan lingkaran biru antara dua peserta, yang menggantikan panah biru yang muncul di sebelumnya, serial tahapan.

  • Anna sudah selesai tugas, dan jadi tanda centang hijau telah ditambahkan ke ikon mereka. (Perhatikan bahwa tanda centang hijau tidak berarti bahwa Anna memiliki disetujui item, hanya bahwa ia telah menyelesaikan tugas. Jika mereka telah menolak item, ikon itu akan ditandai dengan tanda centang hijau yang sama.)

  • Kehadiran hanya satu segitiga hitam kecil, terletak di atas tugas, mengindikasikan bahwa ada setidaknya satu tahap sebelum yang ini, tapi tidak ada tahapan mengikutinya.

Bagian Tugas

Area tugas halaman Status alur kerja

Pertanyaan untuk dijawab:

  • Tugas mana yang telah dibuat dan ditetapkan, dan apa statusnya saat ini?

  • Tugas mana yang telah diselesaikan, dan apa hasil untuk setiap tugas tersebut?

  • Kapan tanggal jatuh tempo untuk setiap tugas yang telah dibuat dan ditetapkan?

Tugas yang telah dihapus dan tugas yang belum ditetapkan tidak muncul di bagian ini. (Di Visualisasi alur kerja, namun, penetapan tugas yang akan datang yang muncul di setiap tahap; dan di bagian Riwayat alur kerja , semua tugas penghapusan direkam saat mereka muncul.)

Bagian Riwayat Alur Kerja

Bagian Riwayat alur kerja halaman Status alur kerja

Pertanyaan untuk dijawab:

  • Apa kejadian yang sudah terjadi dalam contoh alur kerja ini?

  • Perhatikan bahwa tugas yang jatuh tempo dan pemberitahuan tugas yang jatuh tempo tidak muncul di area ini.

Bagian atas segmen

3. Mengubah tugas aktif (tugas telah ditetapkan)

Ada dua cara untuk mengubah tugas yang sudah ditetapkan tetapi belum selesai:

  • Mengubah tugas aktif tunggal

  • Mengubah semua tugas aktif

Mengubah tugas aktif tunggal

Izin    Untuk membuat perubahan pada tugas tunggal yang ditetapkan ke orang selain diri Anda sendiri, Anda harus memiliki izin Kelola daftar. (Grup pemilik memiliki izin Kelola daftar secara default; anggota grup dan grup pengunjung tidak. Jadi dimungkinkan, misalnya, untuk memiliki izin yang memungkinkan Anda untuk memulai alur kerja tetapi tidak untuk membuat perubahan ke tugas peserta lain.)

Jika Anda mempunyai izin yang diperlukan:

  1. Pada halaman Status alur kerja, klik judul tugas di daftar tugas .
    Mengklik judul tugas dalam daftar

  2. Gunakan formulir tugas untuk menyelesaikan, menghapus, atau menetapkan ulang tugas tersebut, atau untuk meminta perubahan ke item.

Untuk petunjuk selengkapnya tentang cara menggunakan formulir tugas, lihat segmen selesai di artikel ini.

Mengubah semua tugas aktif

Izin    Keempat link perintah dalam ilustrasi berikut muncul pada halaman Status alur kerja setiap orang yang memiliki izin Kelola daftar. Tiga link muncul pada halaman orang yang memulai contoh alur kerja, tapilinkHentikan alur kerja ini sekarangtidak 't muncul kecuali orang itu juga memiliki izin Kelola daftar. (Sekali lagi, grup pemilik memiliki izin Kelola daftar secara default; anggota grup dan grup pengunjung jangan.)

  1. Pada halaman Status alur kerja, di area tepat di bawah visualisasi alur kerja, klik link Perbarui tugas aktif kumpulkan umpan balik .
    Link Perbarui tugas aktif Persetujuan pada Status Alur Kerja

  2. Buat perubahan dalam formulir yang dibuka, lalu klik OK.

    • Pesan yang memperlihatkan perubahan dikirim ke orang yang saat ini diberi tugas dalam proses ini.

    • Tugas yang sudah diselesaikan atau dihapus, dan tugas yang belum ditetapkan, tidak terpengaruh oleh perubahan yang Anda lakukan di formulir ini.

    • Jika Anda ingin membuat perubahan pada tugas yang belum ditetapkan, lihat bagian berikutnya dalam segmen ini, mengubah tugas yang akan datang.

Mengubah formulir untuk tugas aktif

Callout nomor satu

Durasi Per tugas, unit durasi

Untuk mempertahankan tanggal jatuh tempo    Biarkan Durasi Per tugas kosong dan jangan buat perubahan pada Unit durasi.

Untuk menghapus tanggal jatuh tempo menjadi tidak ada    Ketik angka 0 di Durasi Per tugas.

Untuk memindahkan tanggal jatuh tempo dengan memperpanjang durasi tugas    Gunakan kedua bidang durasi untuk menentukan jumlah dan tipe unit yang ingin digunakan untuk memperpanjang durasi.

Nomor Callouot dua

Permintaan

Untuk mengubah teks permintaan    Buat perubahan yang Anda inginkan dalam kotak teks.

  1. Jika semua bidang dalam formulir telah sesuai dengan keinginan Anda, klik OK.

Semua tugas aktif di contoh saat ini telah diperbarui.

Bagian atas segmen

4. Mengubah tugas yang akan datang (tugas belum ditetapkan)

Izin    Keempat link perintah dalam ilustrasi berikut muncul pada halaman Status alur kerja setiap orang yang memiliki izin Kelola daftar. Tiga link muncul pada halaman orang yang memulai contoh alur kerja, tapiHentikan alur kerja ini sekarang link tidak muncul kecuali orang itu juga memiliki izin Kelola daftar. (Sekali lagi, grup pemilik memiliki izin Kelola daftar secara default; anggota grup dan grup pengunjung jangan.)

  1. Pada halaman Status alur kerja, di area tepat di bawah visualisasi alur kerja, klik link Tambahkan atau Perbarui Peninjau kumpulkan umpan balik .
    Tambahkan atau perbarui peninjau link Kumpulkan Umpan Balik di halaman Status Alur Kerja

  2. Buat perubahan dalam formulir yang dibuka, lalu klik PERBARUI.

    Catatan:  Tugas yang sudah dibuat dan ditetapkan tidak terpengaruh oleh perubahan yang Anda buat dalam formulir ini.

Mengubah formulir untuk tugas yang akan datang

Callout nomor satu

Peserta, urutan, Perluas grup

  • Untuk menambahkan atau menghapus peserta, atau untuk mengubah urutan tugas    Menambahkan, menghapus, dan/atau susun ulang urutan nama atau alamat peserta dalambidangpeserta .

  • Untuk menghapus keseluruhan tahap Klik diTetapkan ke bidang untuk tahap tersebut, dan tekan CTRL + DELETE.

Catatan: Anda dapat menggunakan kotak centangPerluas Grup untuk menentukan apakah grup distribusi yang tercantum harus ditetapkan hanya satu tugas untuk keseluruhan grup atau satu tugas per anggota.

Untuk informasi selengkapnya tentang penggunaan bidang ini, lihat segmen rencanakan dan segmen Tambahkan yang sesuai (Daftar/pustaka atau kumpulan situs) dari artikel ini.

Nomor Callouot dua

Permintaan

  • Untuk mengubah teks permintaan    Buat perubahan yang Anda inginkan pada teks dalam kotak.

Callout nomor tiga

Tanggal jatuh tempo untuk semua tugas, durasi Per tugas, unit durasi

  • Untuk mengubah atau menghapus tanggal jatuh tempo    Menghapus tanggal yang sudah ada dan lalu salah memasukkan yang baru atau, untuk menghapus tertentu jatuh tempo secara bersamaan tanggal, biarkan bidang kosong. (Don't ketik angka nol di bidang ini. Bidang ini harus berisi nilai tanggal kalender atau kosong.)

  • Untuk mempertahankan durasi yang ada    Biarkan Durasi Per tugas kosong dan jangan buat perubahan pada Unit durasi.

  • Untuk menghapus durasi menjadi tidak ada    Ketik angka 0 di Durasi Per tugas.

  • Untuk memperpanjang durasi tugas    Gunakan kedua bidang durasi untuk menentukan jumlah dan tipe unit yang ingin digunakan untuk memperpanjang durasi. Untuk informasi selengkapnya tentang pengaturan tanggal jatuh tempo dan durasi, lihat segmen rencanakan di artikel ini.

  1. Jika semua bidang dalam formulir telah sesuai dengan keinginan Anda, klik OK.

Semua tugas yang akan datang dalam contoh saat ini akan memperlihatkan perubahan Anda.

Bagian atas segmen

5. Membatalkan atau mengakhiri proses alur kerja ini

Terdapat dua cara untuk menghentikan contoh alur kerja yang berjalan sebelum penyelesaian normalnya:

  • Batalkan alur kerja    Semua tugas dibatalkan, tetapi dipertahankan di area Tugas halaman Status Alur Kerja.

  • Hentikan alur kerja    Semua tugas dibatalkan dan akan dihapus dari area tugas halaman Status alur kerja. (Mereka, namun, masih terlihat di area Riwayat alur kerja.)

Berikut ini instruksi untuk kedua metode.

Batalkan (semua tugas dibatalkan tetapi dipertahankan di daftar Tugas dan Riwayat)

Izin    Keempat link perintah dalam ilustrasi berikut muncul pada halaman Status alur kerja setiap orang yang memiliki izin Kelola daftar. Tiga link muncul pada halaman orang yang memulai contoh alur kerja, tapilinkHentikan alur kerja ini sekarangtidak 't muncul kecuali orang itu juga memiliki izin Kelola daftar. (Sekali lagi, grup pemilik memiliki izin Kelola daftar secara default; anggota grup dan grup pengunjung jangan.)

Jika contoh saat ini dari alur kerja tidak lagi dibutuhkan, maka dapat dihentikan.

  • Pada halaman Status Alur Kerja, di area tepat di bawah Visualisasi Alur Kerja, klik link Batalkan semua tugas Kumpulkan Umpan Balik.

Batalkan semua link tugas Kumpulkan Umpan Balik pada halaman Status Alur Kerja

Semua tugas saat ini dibatalkan, dan alur kerja berakhir dengan status Dibatalkan. Tugas yang dibatalkan masih tercantum di area Tugas dan di area Riwayat Alur Kerja.

Hentikan (semua tugas dihapus dari daftar Tugas tetai dipertahankan dalam Riwayat)

Izin    Keempat link perintah dalam ilustrasi berikut muncul pada halaman Status alur kerja setiap orang yang memiliki izin Kelola daftar. Tiga link muncul pada halaman orang yang memulai contoh alur kerja, tapilinkHentikan alur kerja ini sekarangtidak 't muncul kecuali orang itu juga memiliki izin Kelola daftar. (Sekali lagi, grup pemilik memiliki izin Kelola daftar secara default; anggota grup dan grup pengunjung jangan.)

Jika terjadi kesalahan, atau jika alur kerja berhenti dan gagal merespons, maka dapat dihentikan.

  • Pada halaman Status alur kerja, di area tepat di bawah visualisasi alur kerja, klik link Akhiri alur kerja ini sekarang .

Link Hentikan alur kerja ini sekarang pada halaman Status Alur Kerja

Semua tugas yang dibuat oleh alur kerja dibatalkan dan dihapus dari area Tugas pada halaman Status Alur Kerja, tetapi masih tetap terlihat di area Riwayat Alur Kerja. Alur kerja berakhir dengan status Dibatalkan.

Bagian atas segmen

6. Mencari tahu alur kerja mana yang berjalan pada item

Pada halaman Alur Kerja untuk item apa pun, Anda akan menemukan daftar alur kerja yang saat ini berjalan pada item tersebut.

  1. Buka daftar atau pustaka tempat item disimpan.

  2. Arahkan ke nama item, klik panah yang muncul, dan lalu klik alur kerja di menu turun bawah.

    Mengklik Alur Kerja pada menu tarik bawah

  3. Pada Alur Kerja: halaman Nama Item, di bawah Alur Kerja yang Berjalan, Anda akan menemukan contoh yang saat ini berjalan pada item.

Catatan:  Perhatikan bawah beberapa contoh versi alur kerja tunggal tidak dapat berjalan pada item yang sama secara bersamaan. Sebagai contoh: Dua alur kerja, keduanya didasarkan pada templat Kumpulkan Umpan Balik, telah ditambahkan. Yang pertama dinamai Umpan Balik Rencana, dan yang kedua dinamai Umpan Balik Anggaran. Pada satu item pada satu waktu, satu contoh dari setiap Umpan Balik Rencana dan Umpan Anggaran, tetapi tidak dua contoh dari kedua alur kerja.

Bagian atas segmen

7. Memantau alur kerja untuk keseluruhan kumpulan situs

Administrator kumpulan situs dapat melihat sekilas:

  • Berapa banyak alur kerja berdasarkan setiap templat alur kerja yang saat ini ada di kumpulan situs.

  • Apakah setiap templat alur kerja itu sendiri saat ini aktif atau tidak aktif dalam kumpulan situs.

  • Berapa banyak contoh versi alur kerja berdasarkan setiap templat alur kerja yang saat ini berjalan di kumpulan situs.

Berikut caranya:

  1. Buka halaman beranda untuk kumpulan situs (bukan halaman beranda untuk situs atau subsitus dalam kumpulan).

  2. Pada menu Tindakan situs , klik Pengaturan situs.
    Perintah Pengaturan Situs pada menu Tindakan Situs

  3. Pada halaman pengaturan situs, di bawah Administrasi situs, klik alur kerja.
    Alur kerja link di bawah administrasi situs judul

Halaman Alur Kerja dibuka, menampilkan informasi.

Lalu apa lagi?

Jika ini pertama kalinya versi alur kerja berjalan, Anda mungkin ingin menggunakan instruksi di segmen TINJAU di artikel ini untuk menampilkan kejadian dalam contoh dan mencari tahu apakah fungsi alur kerja saat Anda menginginkannya.

Bagian atas segmen | Bagian atas artikel

Konseptual ikon untuk Tinjau bagian

TINJAU hasil alur kerja Kumpulkan Umpan Balik dan buat laporan

Klik teks ini jika Anda siap meninjau hasil contoh alur kerja tunggal atau membuat laporan tentang kinerja keseluruhan alur kerja di seluruh contoh. Klik disini lagi jika Anda siap untuk menutup segmen ini.

Tinjau hasil alur kerja Kumpulkan Umpan Balik dan buat laporan

Setelah contoh alur kerja Anda selesai, Anda dapat meninjau kejadian yang direkam dalam riwayat. (Anda dapat mengakses rekaman untuk contoh apa pun hingga 60 hari setelah contoh selesai.)

Penting: Perhatikan bahwa Riwayat alur kerja yang dikelola oleh SharePoint yang disediakan untuk hanya informal referensi. Ini tidak digunakan untuk resmi Audit atau untuk hukum, pembuktian tujuan lain.

Anda juga dapat menjalankan laporan tentang keseluruhan kinerja alur kerja di seluruh contoh.

Bagian di segmen ini

  1. Meninjau kejadian di contoh paling baru

  2. Mengakses Riwayat contoh hingga 60 hari

  3. Membuat laporan kinerja alur kerja

1. Meninjau kejadian di contoh paling baru

Selama item tetap di daftar atau pustaka yang sama, dan hingga alur kerja yang sama berjalan lagi pada item yang sama, riwayat contoh yang paling baru dapat diakses dari daftar atau pustaka.

Untuk menampilkan halaman Status Alur Kerja untuk contoh paling baru dari alur kerja yang berjalan pada item apa pun:

  • Dalam daftar atau pustaka tempat item berada, klik link status untuk item dan alur kerja yang Anda inginkan.

Dalam contoh ini, item berupa dokumen yang berjudul draf Keynote dan alur kerjanya adalah Persetujuan dokumen baru.

Klik link status alur kerja

Pada halaman Status Alur Kerja, bagian Riwayat Alur Kerja terletak di bagian bawah.

Bagian Riwayat alur kerja halaman Status alur kerja

Bagian atas segmen

2. Mengakses riwayat contoh hingga 60 hari

Bagaimana jika Anda ingin meninjau riwayat contoh setelah Anda menjalankan alur kerja yang sama lagi pada item yang sama?

Bahkan, Anda dapat melakukannya hingga selama 60 hari, dari salah satu poin entri: Daftar atau pustaka, atau pemberitahuan penyelesaian alur kerja. (60 hari adalah berapa lama SharePoint mempertahankan Riwayat tugas untuk alur kerja.)

Dari daftar atau pustaka

  1. Buka daftar atau pustaka tempat item disimpan.

  2. Arahkan ke nama item, klik panah yang muncul, dan lalu klik alur kerja di menu turun bawah.

    Mengklik Alur Kerja pada menu tarik bawah

  3. Pada Alur Kerja: halaman Nama Item, di bawah Alur Kerja yang Diselesaikan, klik nama atau status contoh alur kerja yang ingin Anda tinjau.
    Daftar lengkap alur kerja pada halaman alur kerja untuk item
    Halaman Status Alur Kerja untuk contoh dibuka.

Dari pemberitahuan penyelesaian alur kerja

  • Buka pemberitahuan penyelesaian alur kerja untuk contoh yang ingin Anda tinjau, lalu klik link Tampilkan riwayat alur kerja.

Pemberitahuan alur kerja selesai dengan riwayat link disorot
halaman Status alur kerja untuk contoh dibuka.

Untuk mempertahankan semua pemberitahuan penyelesaian Anda, Anda mungkin ingin membuat aturan Outlook. Menyiapkan aturan untuk menyalin semua pesan masuk yang memiliki teks yang telah selesai pada pada baris subjek ke folder terpisah sendiri. (Pastikan bahwa Anda aturan Outlook salinan pesan masuk dan tidak cukup memindahkan mereka, atau mereka tidak akan juga muncul di kotak masuk Anda.) Untuk mempelajari selengkapnya tentang cara membuat aturan Outlook, lihat artikel mengelola pesan email dengan aturan.

Bagian atas segmen

3. Membuat laporan kinerja alur kerja

Untuk mempelajari kinerja salah satu versi alur kerja Anda — selama beberapa waktu dan pada beberapa contoh — Anda dapat membuat salah satu dari dua laporan yang sudah ditentukan sebelumnya:

  • Laporan Durasi Aktivitas    Gunakan laporan ini untuk melihat waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap aktivitas di dalam sebuah alur kerja, sekaligus berapa lama yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap proses atau contoh alur kerja.

  • Pembatalan dan Laporan Kesalahan    Gunakan laporan ini untuk melihat apakah alur kerja sering dibatalkan atau menemui kesalahan sebelum penyelesaian.

Membuat laporan yang tersedia untuk alur kerja

  1. Dalam daftar atau pustaka, di kolom Status untuk alur kerja tersebut, klik link informasi status apa pun.
    Mengklik status alur kerja

  2. Pada halaman Status Alur Kerja, di bawah Riwayat Alur Kerja, klik Tampilkan laporan alur kerja.
    Mengklik alur kerja tampilan laporan link di bagian Riwayat alur kerja

  3. Temukan alur kerja yang ingin Anda tampilkan laporannya, lalu klik nama laporan yang ingin Anda tampilkan.
    Mengklik link untuk laporan Durasi aktivitas

  4. Pada halaman Kustomisasi, Anda dapat mempertahankan atau mengubah lokasi tempat file laporan dibuat, lalu klik OK.
    Klik OK pada lokasi penyimpanan file
    Laporan dibuat dan disimpan ke lokasi spesifik.

  5. Saat laporan selesai, Anda dapat mengklik link yang diperlihatkan di ilustrasi berikut untuk menampilkannya. Jika tidak, klik OK untuk menyelesaikan dan menutup kotak dialog. (Nanti, jika Anda siap menampilkan laporan, Anda akan menemukannya di lokasi yang Anda tentukan dalam langkah sebelumnya.)
    Mengklik link untuk menampilkan laporan

Lalu apa lagi?

Jika alur kerja berfungsi sesuai dengan keinginan Anda, Anda sudah siap untuk mulai menggunakannnya.

Jika ada apa pun yang ingin Anda ubah tentang cara kerjanya, lihat segmen Ubah di artikel ini.

Bagian atas segmen | Bagian atas artikel

Konseptual grafik untuk menyesuaikan bagian

UBAH, nonaktifkan, atau hapus alur kerja Kumpulkan Umpan Balik

Klik teks ini jika Anda ingin melakukan penyesuaian ke pengaturan default alur kerja Anda, atau jika Anda ingin menonaktifkan alur kerja Anda saat ini, atau untuk menghapus seluruhnya. Klik disini lagi jika Anda siap untuk menutup segmen ini.

Ubah, nonaktifkan, atau hapus alur kerja Kumpulkan Umpan Balik

Setelah Anda menjalankan contoh pertama .alur kerja Kumpulkan Umpan Balik baru dan tinjau hasilnya, Anda mungkin ingin membuat satu atau beberapa perubahan pada cara alur kerja dikonfigurasi.

Anda mungkin juga terkadang ingin membuat perubahan lebih lanjut pada konfigurasi nantinya.

Akhirnya, Anda pada titik ini mungkin ingin menonaktifkan alur kerja untuk periode yang lebih singkat atau lebih lama — atau Anda mungkin memilih untuk menghapus keseluruhan.

Bagian di segmen ini

  1. Mengubah pengaturan permanen alur kerja

  2. Menonaktifkan atau menghapus alur kerja

1. Mengubah pengaturan permanen alur kerja

Untuk membuat perubahan permanen pada pengaturan untuk alur kerja yang ada, Anda membuka dan mengedit formulir kaitan yang sebenarnya digunakan untuk menambahkannya.

Jika alur kerja berjalan dalam satu daftar atau pustaka saja

  1. Buka daftar atau pustaka tempat alur kerja dijalankan.

  2. Pada Pita, klik tab Daftar atau Pustaka.

    Nama tab dapat bervariasi dengan tipe daftar atau pustaka. Sebagai contoh, dalam daftar kalender, tab ini dinamai Kalender.

    Pita dengan tab Pustaka dimunculkan

    1. Di grup pengaturan , klik Pengaturan alur kerja.
      Pita dengan tombol Pengaturan Alur Kerja dimunculkan

    2. Pada halaman pengaturan alur kerja, di bawah Nama alur kerja (klik untuk mengubah pengaturan), klik nama alur kerja yang ingin Anda ubah pengaturannya.
      Link untuk mengubah pengaturan alur kerja

      Catatan: Jika alur kerja kumpulkan umpan balik yang Anda inginkan tidak muncul dalam daftar, mungkin akan dihubungkan dengan hanya satu tipe konten. Alur kerja mana muncul dalam daftar ini dikontrol oleh kontrol alur kerja ini dikonfigurasi untuk berjalan pada item tipe ini , terletak tepat di bawah daftar. (Lihat ilustrasi.) Klik menelusuri opsi tipe konten di menu turun bawah untuk menemukan salah satu yang menampilkan alur kerja yang Anda inginkan. Ketika alur kerja yang Anda inginkan muncul dalam daftar, klik namanya.

    3. Di formulir kaitan dua halaman yang sama yang aslinya digunakan untuk menambahkan alur kerja, buat dan simpan perubahan yang Anda inginkan.

      Untuk informasi selengkapnya tentang bidang dan kontrol dalam formulir kaitan, lihat segmen rencanakan dan segmen Tambahkan yang sesuai (Daftar/pustaka atau kumpulan situs) dari artikel ini.

Jika alur kerja berjalan di semua daftar dan pustaka di kumpulan situs

  1. Buka halaman beranda untuk kumpulan situs (bukan halaman beranda untuk situs atau subsitus dalam kumpulan).

  2. Pada menu Tindakan situs , klik Pengaturan situs.
    Perintah Pengaturan Situs pada menu Tindakan Situs

  3. Pada halaman pengaturan situs, di bawah Galeri, klik Tipe konten situs.
    Tipe konten situs link di bawah Galeri

  4. Pada halaman Tipe Konten Situs, klik nama tipe konten situs tempat alur kerja berjalan.
    Tipe konten dokumen dengan tipe disorot

  5. Pada halaman untuk tipe konten yang dipilih, di bawahpengaturan, klikPengaturan alur kerja.
    Link pengaturan alur kerja di bagian pengaturan

  6. Pada halaman Pengaturan Alur Kerja, di bawah Nama Alur Kerja (klik untuk mengubah pengaturan), klik nama alur kerja yang ingin Anda ubah pengaturannya.
    Link untuk mengubah pengaturan alur kerja

  7. Di formulir kaitan dua halaman yang sama yang aslinya digunakan untuk menambahkan alur kerja, buat dan simpan perubahan yang Anda inginkan.

    Untuk informasi selengkapnya tentang bidang dan kontrol dalam formulir kaitan, lihat segmen rencanakan dan segmen Tambahkan yang sesuai (Daftar/pustaka atau kumpulan situs) dari artikel ini.

Bagian atas segmen

2. Menonaktifkan atau menghapus alur kerja

Jika alur kerja berjalan dalam satu daftar atau pustaka saja

  1. Buka daftar atau pustaka tempat alur kerja dijalankan.

  2. Pada Pita, klik tab Daftar atau Pustaka.

    Nama tab dapat bervariasi dengan tipe daftar atau pustaka. Sebagai contoh, dalam daftar kalender, tab ini dinamai Kalender.

    Pita dengan tab Pustaka dimunculkan

    1. Di grup pengaturan , klik Pengaturan alur kerja.
      Pita dengan tombol Pengaturan Alur Kerja dimunculkan

    2. Pada halaman pengaturan alur kerja, klik link Hapus alur kerja .
      Halaman Pengaturan Alur Kerja dengan link Hapus alur kerja dimunculkan

    3. Gunakan formulir pada halaman Hapus alur kerja untuk menonaktifkan, mengaktifkan kembali, atau menghapus alur kerja.
      Formulir pada halaman Hapus alur kerja

Terdapat lima kolom dalam formulir:

  • Alur Kerja    Nama alur kerja.

  • Contoh    Jumlah contoh alur kerja yang saat ini berjalan pada item.

  • Perbolehkan    Opsi yang memungkinkan alur kerja untuk terus berjalan secara normal.

  • Tidak Ada Contoh Baru    Opsi yang memperbolehkan penyelesaian contoh alur kerja yang saat ini sedang berjalan, tetapi menonaktifkan alur kerja dengan membuatnya tidak tersedia untuk menjalankan contoh baru. (Tindakan ini dapat dibalikkan. Untuk mengaktifkan kembali alur kerja nanti, kembali ke halaman ini dan pilih Perbolehkan.)

  • Hapus    Opsi yang menghapus alur kerja dari daftar atau pustaka bersamaan. Semua contoh yang berjalan segera dihentikan, dan kolom untuk alur kerja tersebut tidak lagi muncul pada halaman untuk daftar atau pustaka. (Tindakan ini tidak dapat dibalikkan.)

Bagian atas segmen

Jika alur kerja berjalan di semua daftar dan pustaka di kumpulan situs

  1. Buka halaman beranda untuk kumpulan situs (bukan halaman beranda untuk situs atau subsitus dalam kumpulan).

  2. Pada menu Tindakan situs , klik Pengaturan situs.
    Perintah Pengaturan Situs pada menu Tindakan Situs

  3. Pada halaman pengaturan situs, di bawah Galeri, klik Tipe konten situs.
    Tipe konten situs link di bawah Galeri

  4. Pada halaman tipe konten situs, klik nama tipe konten situs tempat alur kerja berjalan.
    Tipe konten dokumen dengan tipe disorot

  5. Pada halaman untuk tipe konten yang dipilih, di bawahPengaturan, klik Pengaturan Alur Kerja.
    Link pengaturan alur kerja di bagian pengaturan

  6. Pada halaman pengaturan alur kerja, klik link Hapus alur kerja .
    Halaman Pengaturan Alur Kerja dengan link Hapus alur kerja dimunculkan

  7. Gunakan formulir pada halaman Hapus alur kerja untuk menonaktifkan, mengaktifkan kembali, atau menghapus alur kerja.
    Formulir pada halaman Hapus alur kerja

Terdapat lima kolom dalam formulir:

  • Alur Kerja    Nama alur kerja.

  • Contoh    Jumlah contoh alur kerja yang saat ini berjalan pada item.

  • Perbolehkan    Opsi yang memungkinkan alur kerja untuk terus berjalan secara normal.

  • Tidak Ada Contoh Baru    Opsi yang memperbolehkan penyelesaian contoh alur kerja yang saat ini sedang berjalan, tetapi menonaktifkan alur kerja dengan membuatnya tidak tersedia untuk menjalankan contoh baru. (Tindakan ini dapat dibalikkan. Untuk mengaktifkan kembali alur kerja nanti, kembali ke halaman ini dan pilih Perbolehkan.)

  • Hapus    Opsi yang menghapus alur kerja dari kumpulan situs sekaligus. Semua contoh yang berjalan segera dihentikan, dan kolom untuk alur kerja tersebut tidak lagi muncul pada halaman untuk daftar atau pustaka. (Tindakan ini tidak dapat dibalikkan.)

Lalu apa lagi?

Jika Anda membuat perubahan, jalankan contoh tes alur kerja untuk memeriksa kembali efek perubahan.

Bagian atas segmen

Kustomisasi lebih lanjut

Terdapat berbagai cara mengkustomisasi lebih lanjut alur kerja yang disertakan dengan SharePoint. Untuk mempelajari selengkapnya tentang alur kerja ini, lihat tentang alur kerja yang disertakan dengan SharePoint.

Anda bahkan bisa membuat alur kerja kustom dari awal.

Anda bisa menggunakan satu atau semua program berikut:

  • Microsoft SharePoint Designer    Mengkustomisasi alur kerja formulir, tindakan, dan perilaku.

  • Microsoft Visual Studio    Susun tindakan alur kerja kustom Anda.

  • Microsoft Visio    Membuat alur kerja baru di antarmuka visual

Untuk informasi selengkapnya, lihat artikel pengenalan mendesain dan mengkustomisasi alur kerja.

Bagian atas segmen | Bagian atas artikel

Bagian atas artikel

Catatan: Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×