Praktik terbaik untuk Outlook 2010

Penting: Artikel ini adalah terjemahan mesin, lihat penafian. Temukan versi bahasa Inggris artikel di sini sebagai rujukan Anda.

Artikel ini ditulis oleh tim produk yang membuat Microsoft Outlook 2010 untuk alasan terbaik yang ada — permintaan pelanggan kami. Outlook 2010 dirancang untuk digunakan oleh audiens yang lebih luas dengan banyak kebutuhan kerja dan gaya. Meskipun tidak ada satu "cara yang tepat," ada beberapa cara bekerja di program yang kami ketahui lebih mudah daripada yang lain. Kami harap dengan mengetahui praktik terbaik, Anda akan mendapatkan pengalaman terbaik menggunakan Outlook.

Panduan ini merupakan saran kami tentang cara memanfaatkan Outlook 2010 secara maksimal. Namun, ini bukanlah panduan yang komprehensif. Beberapa skenario inti dibahas untuk membantu memanfaatkan Outlook untuk kebutuhan manajemen informasi Anda.

Panduan ini ditujukan untuk orang yang:

  • Bekerja untuk perusahaan besar dengan departemen TI.

  • Menerima lebih dari 30 pesan email sehari.

  • Menghabiskan banyak waktu setiap hari menggunakan Outlook 2010 untuk mengirim dan menerima pesan serta untuk menyiapkan atau menghadiri rapat.

  • Menggunakan Outlook 2010 dengan akun Microsoft Exchange Server.

Terlepas dari penyetelan server atau ukuran organisasi Anda, dokumen ini akan berguna untuk Anda.

Untuk administrator TI

Kalimat yang diawali dengan logo Office 2010 Logo Office 2010 adalah referensi untuk produk Microsoft Office 2010 lain, seperti Microsoft OneNote 2010, dan Microsoft SharePoint Server. Kalimat yang menyebutkan ArsipOtomatis dan File Data Outlook (.pst) ditandai dengan ikon lemari arsip Ikon Arsip . Jika organisasi Anda tidak menggunakan produk atau fitur ini, kalimat ini bisa diabaikan tanpa mempengaruhi keseluruhan dokumen dan alur kerja.

Di artikel ini

Prinsip dasar manajemen waktu yang baik

Menyiapkan Outlook 2010: Tata letak

Folder

Aturan

Bilah Harus Dilakukan

Pemberitahuan

Kategori

Langkah Cepat

Jinakkan Kotak Masuk Anda dengan empat M

Tinjauan harian: Mengelola waktu dan tugas Anda

Tugas: Melakukan pekerjaan Anda

Menemukan pesan: Mencari secara efektif

Cara menemukan pesan dari orang tertentu

Menulis pesan email yang hebat

Kalender dan rapat

Kontak

Tanya jawab umum

Referensi

Tentang penulis

Prinsip dasar manajemen waktu yang baik

Outlook 2010 adalah alat untuk membantu Anda mengelola pesan email, kalender, kontak, dan tugas Anda. Karenanya, Outlook bukan hanya komunikasi tapi juga manajemen waktu Anda. Untuk memanfaatkan Outlook 2010 secara maksimal, kami menyarankan beberapa prinsip dasar:

  • Kurangi jumlah tempat di mana Anda membaca pesan. Filter semua pesan yang perlu dibaca dalam satu tempat — kotak masuk Anda dengan menggunakan serangkaian aturan.

  • Biarkan beberapa pesan dilewatkan. Gunakan aturan untuk mengirim pesan yang perlu dibaca ke dalam Kotak Masuk Anda, dan biarkan alur lainnya yang belum tersentuh ke dalam Grup Kontak, atau daftar distribusi, folder (folder Grup Kontak). Anda tidak perlu — dan jika email dalam jumlah banyak mungkin tidak perlu — membaca setiap pesan yang dikirim kepada Anda. Hanya pesan penting yang harus masuk ke Kotak Masuk Anda. Pesan lainnya mungkin berguna untuk disimpan — sekiranya Anda mengalami masalah, misalnya.

  • Kurangi jumlah tempat di mana Anda mengarsipkan file pesan secara manual. Kurangi tekanan mental tentang pengarsipan dengan mengandalkan pencarian untuk menemukan pesan.

  • Proses pesan Anda dengan menggunakan Empat D. Saat membaca pesan Anda, putuskan apakah akan:

    • Menghapusnya.

    • Melakukannya (membalas atau mengarsipkan file untuk referensi).

    • Mendelegasikannya (meneruskan).

    • Menangguhkannya (menggunakan kategori dan bendera) untuk peninjauan kembali di daftar tugas Anda.

  • Kurangi daftar kerja Anda menjadi satu daftar. Gunakan satu daftar kerja tunggal dan kalender tunggal untuk mengelola apa yang harus dilakukan.

  • Bekerja secara bertahap. Gunakan kategori untuk membantu mengelompokkan tugas serupa bersama-sama.

  • Gunakan penilaian yang baik saat mengirim pesan. Ikuti aturan dan larangan dalam menulis pesan yang hebat.

  • Tinjau kalender dan tugas Anda secara rutin.

Meskipun Anda tidak menggunakan semua praktik terbaik yang diuraikan di sini, hanya mengikuti beberapa praktik terbaik ini akan meningkatkan pengalaman Anda dengan Outlook 2010.

Atas Halaman

Menyiapkan Outlook 2010: Tata letak

Langkah pertama dalam mengikuti praktik terbaik ini adalah dengan mengatur sistem untuk mengoptimalkan cara Anda menggunakan Outlook 2010. Ini dianggap praktik terbaik untuk menggunakan:

Untuk detail tentang cara menyiapkan tata letak yang direkomendasikan, lihat bagianTanya Jawab Umum.

Atas Halaman

Folder

Dianggap praktik terbaik untuk memiliki:

  • Kotak Masuk untuk pesan yang harus Anda proses (tangani). Kotak Masuk untuk pesan yang dikirim langsung kepada Anda atau mungkin penting untuk dibaca.

Jika Anda menerima banyak pesan yang keluar dan masuk di antara beberapa orang yang berbeda, ubah ke tampilan Percakapan. Jika tidak, gunakan pengaturan tanggal (pengaturan default). Gunakan aturan pemformatan otomatis untuk membuat semua pesan yang hanya dikirim kepada Anda berwarna biru.

  • Folder referensi tunggal, di bawah Kotak Masuk, untuk semua materi referensi yang mungkin ingin Anda rujuk kembali nantinya. Tidak ada yang secara otomatis diarsipkan (misalnya, dengan aturan) ke dalam folder ini. Namai folder ini 1-Referensi. (Menambahkan 1- akan mengakibatkan folder ini menjadi item pertama di bawah Kotak Masuk.) Folder ini dibuat di bawah Kotak Masuk agar Anda bisa menciutkan Kotak Masuk dan menghapusnya dari tampilan.

Ikon Arsip Atur folder ini ke arsip otomatis tahunan.

Catatan:  Jika folder ini menjadi terlalu besar (10.000 item atau lebih), Outlook 2010 mungkin menjadi lambat ketika beralih ke folder ini.

  • Folder untuk pesan yang berkaitan dengan karier, privat, dan pribadi. Menggunakan folder terpisah untuk informasi yang terkait dengan karier dan pribadi memberi Anda kebebasan untuk mencari pesan ketika seseorang berdiri di belakang Anda tanpa perlu khawatir pesan pribadi yang sensitif akan muncul. Namai folder ini 2-Pribadi. Manajer mungkin memiliki satu folder untuk umpan balik mengenai karyawan mereka yang dinamai 3-Manajemen.

Ikon Arsip Atur folder ini ke arsip otomatis tahunan.

  • Sekumpulan folder untuk pesan Grup Kontak. Semua pesan yang dikirim ke Grup Kontak (juga dikenal sebagai daftar server, atau daftar kirim, atau daftar distribusi) tidak perlu untuk dibaca. Kumpulan folder ini adalah tempat penyimpanan untuk semua pesan Grup Kontak yang tidak secara otomatis dikirimkan ke Kotak Masuk Anda. Buat satu, folder level teratas di bawah Kotak Masuk Anda yang dinamai Grup Kontak, lalu buat subfolder untuk setiap topik Grup Kontak. Biasanya, satu folder per Grup Kontak sudah cukup, tapi jika Anda berada dalam beberapa Grup Kontak yang berkaitan, pertimbangkan untuk mengirim semua pesan ke folder yang sama.

Ciutkan folder Grup Kontak tingkat teratas sehingga Anda tidak akan terganggu oleh pesan yang belum dibaca dalam folder di bawahnya.

Catatan:  Jika Anda perlu membaca setiap pesan di Grup Kontak, jangan buat folder untuk Grup Kontak. Pesan tersebut harus langsung masuk ke Kotak Masuk Anda.

Ikon Arsip Atur folder Grup Kontak Anda ke arsip otomatis setiap enam bulan atau lebih sering jika folder sensitif waktu — misalnya, Grup Kontak untuk menemukan klub mobil sebaiknya diarsipkan secara harian.

  • Sekumpulan folder untuk Umpan RSS. Hampir sama seperti kumpulan folder untuk Grup Kontak, RSS mewakili kumpulan data lainnya yang mungkin terkadang memiliki informasi menarik, tetapi tidak perlu bisa dibaca secara konsisten atau dengan arti kepentingannya seperti pesan yang dikirim langsung kepada Anda. Outlook 2010 membuat folder ini secara otomatis.

Folder Pencarian

Folder Pencarian berguna untuk mengumpulkan informasi dari seluruh folder email dan RSS berbeda. Folder Pencarian bisa sangat berguna saat Anda harus mengumpulkan informasi yang disimpan dalam folder berbeda — misalnya, saat mempersiapkan rapat triwulan.

Jika Anda menerima pesan bervolume besar (lebih dari 200 pesan sehari), folder pencarian mungkin cara yang baik untuk menguraikan email dari pengirim yang berbeda.

Bagian Favorit di Panel Navigasi

Favorit (opsional)

Favorit memberi visibilitas ke folder yang terkubur dalam daftar folder email.

Favorit, subkumpulan dari folder email Anda, muncul di bagian atas panel navigasi. Menggunakan Favorit bukanlah persyaratan agar sistem ini berfungsi, namun jika Anda mempunyai layar kecil, Anda bisa meminimalkan Panel Navigasi dan masih berhasil mengarsipkan pesan Anda dengan menyeret pesan ke bilah yang diminimalkan, melakukan pencarian umum, dan menavigasi ke Kalender, Kontak, dan Tugas.

Ini dianggap praktik terbaik untuk menggunakan folder berikut ini di Favorit: Kotak Masuk, 1-Referensi, Item Terkirim, dan Item Terhapus.

Atas Halaman

Aturan

Tujuan dari menata Outlook Anda adalah untuk mengurangi jumlah "gangguan" yang tidak diperlukan di Kotak Masuk Anda dan membuat item yang paling penting muncul di bagian atas. Aturan membantu proses ini dengan memindahkan pesan ke dalam folder berdasarkan kriteria yang Anda atur. Aturan memfilter pesan yang masuk ke Kotak Masuk Anda hanya untuk item yang harus dibaca.

Ini dianggap praktik terbaik untuk menggunakan aturan berikut ini (detail mengenai cara menyiapkan aturan ini ada di Tanya Jawab Umum di akhir artikel ini):

  • Balasan Otomatis    Memindahkan semua respons ke rapat yang tidak memiliki konten untuk Item Terhapus. Anda bisa melihat siapa yang menerima dengan memeriksa tab pelacakan di dalam jendela rapat.

  • Kepada: Saya    Setiap pesan yang dikirimkan secara langsung kepada Anda atau Anda ada pada baris Cc dikirim ke Kotak Masuk dan tidak diproses oleh aturan lain, meskipun pesan juga dikirim ke Grup Kontak.

  • Permintaan Rapat Dikirim ke Kotak Masuk    Semua permintaan rapat, meskipun dikirim ke Grup Kontak, sebaiknya dikirimkan ke Kotak Masuk.

  • Tangguhkan Item Terkirim    Aturan ini menunda pengiriman pesan selama satu menit atau lebih. Saat menggunakan aturan ini, pastikan bahwa pesan Anda telah dikirimkan sebelum Anda mematikan komputer.

Catatan:  Logo Office 2010 Ini adalah aturan pihak klien saja; tidak akan berfungsi di Outlook Web App (OWA).

  • Grup Kontak    Setiap pesan email yang dikirim ke Grup Kontak akan dikirimkan ke folder Grup Kontak — kecuali kata kunci menyatakan itu penting bagi Anda, jika demikian pesan email akan dikirim ke Kotak Masuk Anda. Beberapa Grup Kontak yang mirip harus menggunakan aturan yang sama dan diarsipkan dalam folder yang sama. Jika Anda anggota Grup Kontak yang harus membaca setiap pesan, jangan membuat aturan untuk Grup Kontak. Setiap pesan yang harus Anda baca seharusnya langsung masuk ke dalam Kotak Masuk Anda.

Kumpulan aturan Anda seharusnya terlihat seperti berikut ini saat Anda selesai menatanya.

Atas Halaman

Bilah Harus Dilakukan

Bilah Harus Dilakukan adalah panel di sisi kanan Outlook 2010. Bilah harus Dilakukan memperlihatkan pada Anda kalender, janji yang akan datang, dan daftar tugas terpadu, yang berisi:

  • Pesan yang perlu Anda respons (pesan yang dibenderai).

  • Kontak yang perlu Anda hubungi (kontak yang dibenderai).

  • Tugas yang muncul secara spontan.

Praktik terbaik untuk menyiapkan Bilah Harus Dilakukan adalah dengan:

  • Memperlihatkan Navigator Tanggal (diaktifkan secara default).

  • Memperlihatkan hanya tiga janji jika Anda mempunyai resolusi layar yang kecil atau Anda tidak memiliki banyak rapat pada hari tertentu (default).

  • Memperlihatkan lima janji jika Anda memiliki resolusi layar yang besar atau Anda memiliki banyak rapat setiap hari (lima atau lebih).

  • Memperlihatkan tugas (diaktifkan secara default).

  • Logo Office 2010 Memperlihatkan Kontak Cepat (tersedia dan diaktifkan secara default jika Anda memiliki Microsoft Office Communicator 2007 R2).

Pengaturan default untuk tugas adalah menurut Tanggal Jatuh Tempo, tetapi Anda mungkin mempertimbangkan mengubah pengaturan ke Tanggal Mulai, bergantung pada cara Anda menggunakan bendera. Jika Anda ingin melihat tugas-tugas yang telah Anda dorong keluar untuk minggu berikutnya pada hari Senin, susun menurut Tanggal Mulai. Jika Anda ingin melihat tugas pada hari jatuh temponya, susun menurut Tanggal Jatuh Tempo.

Bendera Default

Ini dianggap praktik terbaik untuk mengatur bendera klik cepat untuk Hari Ini (yang merupakan default).

Atas Halaman

Pemberitahuan

Jika Anda menerima banyak pesan atau mudah terganggu oleh suara pemberitahuan yang diputar untuk pesan masuk, kami merekomendasikan menonaktifkan opsi berikut:

Pemberitahuan Desktop Outlook

  • Ikon amplop yang muncul di ikon Outlook di bilah tugas Windows

Pemberitahuan email baru pada bilah tugas

  • Kursor secara cepat berubah menjadi amplop

  • Suara yang mengiringi semua pengaturan di atas

Untuk mengubah pengaturan ini, klik tombol File, klik Opsi, lalu klik Email.

Di bawah Kedatangan pesan, kosongkan semua kotak centang.

Pengaturan kedatangan pesan dalam tampilan Backstage

Atas Halaman

Kategori

Kategori di Outlook 2010 memungkinkan Anda untuk mengelola item dengan berbagai cara. Ada tiga tipe utama kategori yang kami rekomendasikan untuk dibuat:

  • Proyek (bisa berisi orang-orang)

  • Topik

  • Lokasi atau kegiatan

Kategori bukanlah aspek yang diperlukan dari sistem ini, tapi kategori akan membuat hidup Anda lebih mudah jika Anda rajin menggunakannya. Misalnya, kategori bisa membantu Anda mengidentifikasi dengan lebih mudah apa yang bisa Anda lakukan sekarang dan membantu Anda mengelompokkan tugas yang serupa sehingga Anda bisa melakukan semuanya sekaligus.

Untuk membuat kategori, lakukan hal berikut:

  • Dalam tampilan apa pun, pada tab Beranda, dalam grup Tag, klik Kategorikan, lalu klik Semua Kategori.

Ini dianggap praktek terbaik untuk menggunakan kategori untuk:

  • Semua bawahan dan manajer Anda untuk item yang ingin ditinjau saat berikutnya Anda bertemu (misalnya, kategori bernama 1:1 Manajer).

  • Setiap lokasi utama atau tipe aktivitas yang dilakukan, sehingga Anda bisa melakukan tindakan massal (bagian yang berguna dalam mengelola tugas Anda), misalnya:

    • @Perjalanan untuk tugas yang bisa Anda lakukan dalam perjalanan pulang ke rumah dari kantor.

    • @Email untuk tugas yang melibatkan pesan email, rapat, atau aspek lain dari Outlook 2010.

    • @Rumah untuk tugas yang hanya bisa dilakukan di rumah.

    • @Rapat untuk item yang diperlukan untuk mempersiapkan rapat.

    • @Offline untuk tugas yang bisa dilakukan tanpa komputer, seperti membuat salinan dokumen.

    • @Online untuk tugas yang hanya bisa Anda selesaikan secara online atau melalui browser Web.

    • @Telepon untuk panggilan yang harus dilakukan atau diterima.

    • @Baca untuk tugas yang hanya melibatkan membaca — bukan merespons. Kategori ini berguna untuk pesan atau lampiran yang panjang yang perlu dibaca tapi tidak bisa langsung direspon.

    • @Menunggu untuk pesan atau tugas yang Anda tunggu responsnya, tetapi tidak ada tindakan eksplisit berikutnya untuk Anda.

Kotak dialog Kategori Warna

Catatan:  Menggunakan simbol @ membuat kategori Anda menonjol dalam daftar kategori. Menandai @ sebelum kategori tertentu membuat kategori ini di bagian atas daftar kategori dan mengingatkan tempat seharusnya Anda menjalankan tugas ini (misalnya, @Telepon adalah "di telepon").

  • Setiap topik atau proyek penting sehingga Anda bisa dengan mudah menemukan pesan mengenai topik tertentu — khususnya jika tidak ada kata dalam isi atau subjek pesan yang akan membuatnya muncul dalam pencarian.

  • Item penting yang harus dilakukan hari ini dan tidak bisa dilakukan di hari lain.

Anda dapat menerapkan beberapa kategori pada satu item — yang berbeda dengan pengarsipan, di mana item hanya bisa aktif pada satu folder dalam satu waktu. Misalnya, pesan penting yang ingin didiskusikan dengan manajer Anda sebelum direspons dapat dikategorikan dengan kategori @Email dan kategori 1:1 Manajer.

Tugas dengan beberapa kategori

Kategori Klik Cepat harus menjadi kategori yang paling sering Anda terapkan.

Untuk mengatur kategori Klik Cepat, lakukan hal berikut ini:

  • Dalam tampilan apa pun, pada tab Beranda, dalam grup Tag, klik Kategorikan, lalu klik Setel Klik Cepat.

Seperti yang akan Anda lihat, kategori membantu pesan dan tugas Anda tampak menonjol pada Bilah Harus Dilakukan, membuat pencarian lebih efisien, dan membantu Anda siap untuk rapat.

Catatan:  Berhati-hatilah dalam membuat kategori pesan keluar Anda — penerima mungkin dapat melihat kategori Anda. Jika penerima Anda tidak menggunakan Outlook 2010 atau Exchange Server 2010, mereka akan bisa melihat kategori yang Anda atur.

Atas Halaman

Langkah Cepat

Galeri Langkah Cepat Baru menggunakan Outlook 2010, Langkah Cepat memberi Anda kemampuan untuk melakukan beberapa tindakan dalam satu klik. Ada beberapa alat yang bermanfaat untuk membantu Anda menjaga kotak masuk tetap rapi dan biasanya menjadi lebih efisien saat menggunakan Outlook. Kapan saja Anda menemukan diri Anda melakukan langkah-langkah yang sama berulang kali di Outlook, cobalah membuat sebuah Langkah Cepat.

Catatan:  Langkah Cepat hanya diterapkan pada pesan.

Ini dianggap praktik terbaik untuk menggunakan Langkah Cepat berikut ini. Untuk informasi selengkapnya, lihat Mengotomatisasi tugas umum atau berulang dengan Langkah Cepat:

Langkah Cepat

Apa fungsinya

Kapan menggunakannya

Referensi

Menandai pesan sebagai sudah dibaca.

Memindahkan pesan ke folder 1-Referensi.

Ini adalah tombol pengarsipan sekali klik Anda.

Pribadi

Menandai pesan sebagai sudah dibaca.

Memindahkan pesan ke folder 2-Pribadi.

Untuk pengarsipan pesan pribadi.

Selesai

Menandai pesan sebagai sudah dibaca.

Menandai pesan sebagai selesai.

Memindahkan pesan ke folder 1-Referensi.

Untuk pesan referensi yang telah Anda respons atau tangani.

Menangguhkan*

Menandai pesan sebagai sudah dibaca.

Menandai pesan sebagai tugas untuk Hari Ini

Memindahkan pesan ke folder 1-Referensi.

Untuk pesan yang ingin Anda tangani nanti.

*Pribadi dan Tangguhkan Langkah Cepat bukanlah Langkah Cepat default.

Langkah Cepat Opsional

Selain Langkah Cepat yang tercantum di atas, bergantung pada pekerjaan dan aktivitas harian yang umum, Anda mungkin ingin membuat tipe Langkah Cepat berikut:

Langkah Cepat

Apa fungsinya

Kapan menggunakannya

Kategorikan & Pindahkan

Menandai pesan sebagai sudah dibaca.

Mengkategorikan pesan.

Memindahkan pesan ke folder 1-Referensi.

Anda mengkategorikan banyak pesan sebelum mengarsipnya untuk membantu Anda menemukannya nanti. Buat satu per kategori yang sering Anda gunakan.

Benderai & Pindahkan

Menandai pesan sebagai sudah dibaca.

Membenderai pesan.

Memindahkan pesan ke folder 1-Referensi.

Anda menandai berbagai hal dengan bendera untuk tanggal berbeda, seperti Besok, Minggu Ini, dsb. Buat satu per bendera yang sering Anda gunakan.

Benderai, Kategorikan & Pindahkan

Menandai pesan sebagai sudah dibaca.

Membenderai pesan.

Mengkategorikan pesan.

Memindahkan pesan ke folder 1-Referensi.

Anda menggunakan beberapa kategori untuk membantu memahami apa konteks tugas Anda. Contoh: @Baca: Benderai untuk besok, kategorikan dengan kategori @Baca.

FYI & Pindahkan

Menandai pesan sebagai sudah dibaca.

Membuat penerusan sebagai pesan FYI

Memindahkan pesan ke folder 1-Referensi.

Anda sering meneruskan email ke orang lain (artikel, dsb.)

Delegasi

Menandai pesan sebagai sudah dibaca.

Membuat penerusan ke orang tertentu

Memindahkan pesan ke folder 1-Referensi.

Anda menerima pesan yang sekarang dimaksudkan untuk orang lain.

Tugas

Membuat tugas dengan lampiran

Menghapus pesan

Anda membutuhkan lebih banyak konteks untuk pesan yang dibenderai.

Grup Kontak

Menandai pesan sebagai sudah dibaca.

Memindahkan pesan ke folder Grup Kontak Anda (atau ke folder Grup Kontak tertentu).

Anda menerima beberapa pesan dari Grup Kontak di Kotak Masuk Anda karena penggunaan aturan, tanpa sengaja. Contoh: Anda mempunyai aturan untuk mengarsipkan semua pesan dari Grup Kontak foo ke dalam sebuah folder, kecuali jika pesan itu memiliki kata bilah di mana saja di dalam isinya. Kadang-kadang, seseorang akan mengirim pesan ke Grup Kontak foo dengan kata bilah, tetapi bukan sesuatu yang berhubungan dengan Anda.

Balas & Hapus

Membuka jendela balasan.

Menghapus pesan asli

Anda sering menerima pesan cepat yang perlu direspons, tapi setelah itu, Anda tidak memerlukan pesan aslinya. Misalnya: "Hai, Anda ingin pergi makan siang?" Respons Anda: "Tentu!"

Setelah mulai membuat Langkah Cepat, Anda akan menemukan bahwa mungkin ada cara lain yang bisa mengoptimalkan jumlah klik yang diperlukan untuk menyelesaikan sesuatu. Setiap kali Anda menemukan diri Anda melakukan hal yang sama berulang kali, cobalah membuat sebuah Langkah Cepat. Dan karena proyek berubah, perbarui Langkah Cepat agar hanya berupa hal-hal yang benar-benar Anda lakukan.

Atas Halaman

Jinakkan Kotak Masuk Anda dengan empat M

Setelah Anda mengatur sistem, Anda siap untuk mulai mengelola pesan masuk. Dengan menjadikan Kotak Masuk Anda sebagai pusat tempat untuk menerima pesan penting, Anda bisa masuk dengan keyakinan bahwa setiap item adalah sesuatu yang perlu Anda tangani.

Untuk setiap pesan dalam Kotak Masuk Anda:

  • Jika tidak penting, hapus segera.

  • Jika tidak bisa diselesaikan dalam dua menit atau kurang, lakukan (balas, arsipkan, panggil, dll.).

  • Jika bukan untuk Anda atau jika Anda bisa, delegasikan (teruskan) pesan.

  • Jika Anda harus melakukannya, tapi memakan waktu lebih dari dua menit (termasuk membaca), tangguhkan (tunda) pesan.

Jika Anda memerlukannya sebagai referensi (meski pun Anda memutuskan untuk menundanya), pindahkan pesan ke folder referensi Anda. Tujuannya untuk mengurangi jumlah waktu yang dihabiskan untuk setiap pesan.

Menghapusnya

Hapus pesan yang tidak perlu dibaca. Jika pesan itu adalah sampah, hapus saja.

Jika Anda tidak pernah ingin menerima pesan lain sebagai bagian dari percakapan ini, abaikan saja.

Perintah Abaikan Percakapan

Melakukannya: Selesai dalam 2 menit

Luar biasa apa yang bisa kita lakukan dalam dua menit. Misalnya, banyak pesan bisa dibalas dalam 2 menit atau kurang. Tapi jika pesan memakan waktu lebih dari dua menit untuk menanganinya, tangguhkan pesan. Untuk merasakan seperti apa dua menit itu, coba ukur sendiri waktunya.

Setelah menangani pesan, lakukan salah satu hal berikut:

  • Hapus pesan jika pesan itu adalah sesuatu yang kurang penting.

  • Arsipkan pesan dalam salah satu folder referensi Anda (misalnya, 1-Referensi) menggunakan Langkah Cepat.

Untuk menyimpan catatan dari berbagai hal yang telah Anda lakukan, terutama untuk tujuan refleksi pada saat tinjauan tahunan, dsb., gunakan Langkah Cepat Selesai, yang juga menandai pesan sebagai selesai.

Mendelegasikannya

Kadang-kadang Anda menerima pesan yang sebenarnya dimaksudkan untuk ditangani orang lain. Jika demikian, balas dan sertakan orang yang kepadanya pesan didelegasikan di baris Kepada. Jika Anda menemukan bahwa Anda sering melakukan hal ini, pertimbangkan membuat Langkah Cepat yang membalas dan menambahkan seseorang yang didelegasikan ke baris Kepada.

Jika Anda ingin ditindaklanjuti kemudian, benderai pesan untuk diri Anda sebelum mengirim. Di bilah harus dilakukan, tandai tugas dengan kategori @Waiting .

Menangguhkannya

Kapan menangguhkan pesan

Menangguhkan pesan berarti Anda akan menindaklanjutinya nanti, jika Anda punya waktu.

Alasan menangguhkan pesan:

  • Pesan tidak bisa ditangani dalam waktu kurang dari dua menit.

  • Pesan akan memakan waktu untuk dibaca.

  • Pesan memerlukan balasan yang teliti.

  • Pesan memerlukan tindakan tambahan di program lain (misalnya, "Perlu ditambahkan ke <nama> dokumen").

Cara menangguhkan pesan: Membenderainya

Saat memutuskan Anda tidak memiliki waktu untuk menangani pesan dengan segera, Anda bisa membenderainya:

  • Jika Anda harus melakukannya hari ini, benderai pesan untuk Hari Ini (cukup klik kiri bendera).

  • Jika Anda bisa menundanya lebih lama, klik kanan pesan dan benderai untuk tanggal kemudian hari.

  • Jika Anda mungkin perlu merujuk ke pesan lebih dari sekali dan Anda menginginkan akses yang mudah ke pesan, seret ke grup Nanti di Bilah Harus Dilakukan. Jika Anda tidak memiliki grup Nanti, atur bendera Tanggal Mulai pada tugas ke 100 tahun di masa mendatang. (Jangan terlalu sering menggunakan bendera ini agar pesan tidak terlalu menumpuk.)

  • Jika pesan adalah sesuatu yang akan Anda butuhkan dalam waktu singkat, benderai pesan Tanpa Tanggal sehingga pesan muncul di bagian atas Bilah Harus Dilakukan. Gunakan grup ini seperlunya dan hapus secara berkala, karena grup ini berada di bagian atas daftar tugas Anda.

Selain untuk menandai pesan dengan bendera, Anda bisa:

  • Menambahkan kategori yang sesuai.

  • Klik Langkah Cepat Referensi untuk menandai pesan sebagai sudah dibaca, jika belum ditandai sebagai sudah dibaca arsipkan pesan ke folder referensi (1-Referensi).

Jika Anda mendapati bahwa Anda melakukan hal yang sama berulang kali terapkan kategori dan bendera, buat Langkah Cepat baru yang membenderai, mengkategorikan, dan mengarsipkan.

Setelah item dibenderai, item ini akan muncul dalam Bilah Harus Dilakukan. Dengan menandai pesan itu dan mengarsipkannya ke folder referensi Anda, Anda telah memrosesnya, dan sekarang Anda bisa menjauhkannya dari pandangan Anda. Tapi karena pesan ada dalam daftar tugas, Anda bisa melanjutkan ke pesan berikutnya, karena nanti Anda bisa kembali ke item berbendera tersebut.

Jika Anda ingin menambahkan lebih banyak informasi ke item yang dibenderai

Jika baris Subjek pesan tidak menyediakan konteks yang cukup, Anda bisa melakukan salah satu dari dua hal, bergantung pada jumlah informasi yang perlu Anda tambahkan:

  • Mengubah nama tugas dengan mengkliknya di Bilah Harus Dilakukan atau mengklik kanan tugas dan memilih Ganti Nama Tugas. Mengubah nama tugas tidak akan mengubah subjek pesan, tapi memudahkan Anda untuk memahami apa tugas Anda berikutnya.

  • Membuat tugas dengan pesan sebagai lampiran.

Anda juga bisa menambahkan kategori untuk membantu melihat secara sekilas di mana tindakan Anda berikutnya. Dengan melihat sekilas pada Bilah Harus Dilakukan dengan tugas yang diberi kategori memungkinkan Anda untuk mengetahui tindakan apa yang langsung bisa dilakukan (@Kantor), tugas yang Anda tunggu di orang lain (@Menunggu), dan apa yang akan Anda bicarakan dalam rapat (@Rapat).

Kapan Anda menangani tugas yang telah ditangguhkan?

Setelah memproses pesan, Anda bisa menangani daftar tugas Anda. Ini adalah ketika Anda meresponsnya pesan yang telah Anda tangguhkan.

Cukup arsipkan file

Kadang-kadang Anda menerima pesan yang tidak perlu ditangani, tetapi mungkin Anda perlukan di masa mendatang. Contohnya adalah pesan dengan instruksi. Arsipkan pesan ini dalam folder referensi Anda (1-Referensi) dengan mengklik Langkah Cepat Referensi. Menambahkan kategori akan membuat pesan lebih mudah ditemukan nantinya jika Anda memerlukannya (misalnya, @Proyek). Lakukan hal ini sebelum pengarsipan dengan Langkah Cepat.

Setelah selesai memproses pesan, Anda akan memiliki tampilan Kotak Masuk yang bersih dan Anda bisa mengalihkan fokus ke kalender dan tugas Anda.

Atas Halaman

Tinjauan harian: Mengelola waktu dan tugas Anda

Ini dianggap praktik terbaik untuk mengatur waktu setiap pagi untuk mengelola daftar tugas dan kalender Anda. Ini termasuk:

  • Meninjau janji dan rapat Anda untuk hari dan minggu mendatang.

  • Meninjau tugas Anda dan membuat penyesuaian.

  • Menambahkan janji ke kalender Anda untuk menyediakan waktu untuk menyelesaikan pekerjaan Anda.

Mengatakan tidak

Saat meninjau kalender dan daftar tugas Anda, bersikap realistislah mengenai apa yang Anda bisa tercapai. Terkadang harus mengatakan tidak. Berikut beberapa cara untuk menghemat waktu dengan menyatakan tidak:

  • Menolak rapat yang tidak perlu Anda hadiri. Ya, Anda bisa melakukannya.

  • Menghapus tugas yang tidak perlu Anda lakukan atau yang tahu tidak akan Anda lakukan.

  • Mengirim pesan untuk memberitahu orang lain Anda sedang menyiapkan respons (dan pastikan untuk menandainya untuk diri Anda saat dikirim). Akan lebih baik untuk memberi tahu seseorang bahwa Anda akan merespons pada tanggal yang realistis daripada membuat orang tersebut berpikir bahwa Anda melupakan permintaan tersebut.

Manajemen kalender

Kenyataannya hari Anda penuh dengan rapat, Anda memiliki lebih sedikit waktu untuk menyelesaikan tugas dan menulis pesan, jadi pindahkan tugas ke hari lain.

Jika tugas akan menghabiskan waktu lama atau jika tugas itu adalah sesuatu yang harus Anda lakukan (dibandingkan dengan tugas yang Anda putuskan untuk tidak perlu dilakukan), seret pesan dari Daftar Tugas Harian ke kalender untuk memblok waktu.

Cara untuk membuat tugas

Saat Anda masuk melalui kalender dan tugas, pasti Anda akan mulai berpikir lebih banyak hal yang perlu Anda lakukan. Berikut adalah beberapa cara untuk membuat tugas di Outlook:

  • Membenderai pesan.

  • Ketik dalam kotak Ketikkan tugas baru di bagian atas daftar tugas.

  • Gunakan pintasan keyboard Ctrl+Shift+K untuk membuat tugas baru.

  • Jika Anda mengemudi, dan sesuai hukum dan aman untuk melakukannya, gunakan fungsi memo suara di perangkat seluler atau ponsel Anda untuk merekam tugas dan menuliskannya nanti ke dalam Daftar Tugas Anda.

  • Logo Office 2010 Jika Anda sedang rapat, buat catatan di OneNote. Item berbendera di OneNote muncul di daftar tugas Outlook 2010.

Cara untuk mengelola tugas

Berikut cara yang bisa digunakan untuk menangani tugas Anda:

  • Tambahkan tugas saat pesan masuk dengan mengetik dalam kotak Ketikkan tugas baru di Bilah Harus Dilakukan atau di bagian atas daftar Tugas, di ruang kosong dalam Daftar Tugas Harian, atau dengan mengklik Tugas Baru di pita.

  • Hapus tugas yang tidak perlu Anda lakukan. Daftar tugas Anda adalah tempat suci — jangan biarkan tercemar, atau utilitasnya akan hilang. Untuk pesan yang dibenderai yang ingin disimpan, klik Hapus dari Daftar , jika tidak, Hapus saja.

  • Tandai tugas yang sudah selesai sebagai selesai agar tugas dihapus dari Bilah Harus Dilakukan.

  • Buat tugas lebih praktis dengan mengubah subjek tugas dari pesan berbendera. Misalnya, tugas berbendera dengan baris subjek Tidak bisa mengubah keanggotaan grup melalui keyboard harus diganti namanya menjadi Balas ke Ryan, yang merupakan tindakan berikutnya untuk tugas ini. Untuk mengubah subjek tugas, klik item di Bilah Harus Dilakukan dan ketikkan subjek baru atau klik kanan, lalu klik Ganti Nama Tugas. Mengubah subjek tugas tidak mengubah subjek dari pesan tersebut. Hanya subjek yang Anda lihat di daftar tugas Anda yang berubah.

  • Terapkan kategori untuk membantu Anda mengidentifikasi di mana Anda harus mengambil langkah berikutnya dan untuk membuat beberapa tugas menonjol.

  • Susun ulang tugas Anda untuk mengelompokkan semua tugas yang serupa, seperti tugas dengan kategori yang sama. Untuk memindahkan sebuah tugas, klik tugas di daftar tugas dan seret. Dengan cara ini, Anda bisa mengerjakan tugas yang serupa bersama-sama.

  • Seret tugas dalam Daftar Tugas Harian dan di Bilah Harus Dilakukan ke hari yang Anda rencanakan untuk melakukan tugas itu. Untuk tugas yang membutuhkan waktu, seret tugas ke kalender untuk mengatur waktu untuk menyelesaikan tugas ini.

Meskipun terorganisir merupakan hal baik, jangan menghabiskan banyak waktu memprioritaskan dan mengelola daftar tugas Anda. Proses mengelola daftar tugas Anda seharusnya tidak mengambil alih hidup Anda!

Menggunakan kalender Anda: Membuat janji untuk mengelola waktu Anda

Ingatlah: Selalu ada lebih banyak pekerjaan dibandingkan waktu untuk melakukannya.

Sebagai bagian dari manajemen waktu yang baik, Anda membutuhkan waktu untuk menangani pesan, mengelola janji temu dan tugas, dan mencerminkan apa yang harus dilakukan.

Anda bisa menjadwalkan sendiri waktu ini dengan janji dan rapat reguler di kalender Anda. Kalender Anda harus diperlakukan sebagai rencana yang sebenarnya untuk waktu Anda — jika telah menjadwalkannya, itulah yang harus Anda lakukan pada saat itu.

Sediakan waktu untuk:

  • Menangani pesan Anda. Sisihkan waktu untuk menangani pesan yang sangat penting jika Anda menerima banyak pesan. Meski pun Anda telah menetapkan aturan agar hanya pesan penting yang muncul di Kotak Masuk, Anda masih memerlukan waktu untuk menangani pesan tersebut.

Tips:  Ketika memproses dan membaca pesan Anda, hapus clutter visual dengan meminimalkan Panel Navigasi, Bilah Harus Dilakukan, dan pita dengan mengklik tombol Baca Perintah tampilan baca pada bilah status di bilah status. Untuk kembali ke semua yang terbuka, klik Normal Perintah Tampilan normal pada bilah status (tepat di sebelah kiri Baca).

  • Melakukan tinjauan harian dan mingguan dari tugas dan janji Anda. Lihat kalender dan tugas Anda, dan evaluasi janji temu dan tugas Anda terhadap prioritas. Jika Anda memiliki kalender yang sibuk, ini saatnya untuk:

  • Membersihkan janji yang berkonflik, karena Anda tidak bisa berada di dua tempat sekaligus.

  • Menjadwalkan waktu untuk melakukan pekerjaan.

  • Merenungkan apa yang sedang Anda kerjakan, apakah itu penggunaan waktu yang berharga, dan apakah Anda telah menetapkan prioritas yang benar.

  • Bertemu secara berkala dengan manajer Anda. Rapat reguler dengan manajer Anda bisa membantu menjelaskan apa yang sedang Anda kerjakan dan mereset prioritas jika diperlukan. Untuk menyetel rapat berulang, klik Pengulangan Gambar tombol .

Atas Halaman

Tugas: Melakukan pekerjaan Anda

Tinjauan mingguan

Melihat seluruh gambaran waktu dan tugas Anda akan membantu memprioritaskan pekerjaan penting di atas tugas yang kurang mendesak. Ini akan membantu memperjelas kepada orang lain apa yang bisa dan tidak bisa diharapkan agar Anda selesaikan secara realistis. Meninjau minggu lalu dan minggu yang akan datang juga merupakan cara yang berguna untuk membantu menyiapkan rapat mingguan dengan manajer Anda atau membantu menyiapkan status pesan email.

Tempat untuk melakukan pekerjaan Anda

Setelah memproses pesan Anda, tempat terbaik untuk bekerja dalam Outlook (membalas pesan dan seterusnya) adalah di Tugas. Dengan beralih ke Tugas, Anda tidak akan diganggu oleh pesan yang masuk di Kotak Masuk Anda.

Memproses tugas Anda secara massal

Saat Anda menelusuri daftar tugas dan kalender Anda, kerjakan tugas serupa bersama-sama. Misalnya, jika Anda hanya mempunyai waktu beberapa menit, lakukan semua panggilan telepon Anda (jika Anda hanya mempunyai beberapa). Tangani tugas yang memerlukan banyak energi (untuk beberapa orang, itu mungkin membalas pesan) saat Anda memiliki lebih banyak energi. Tangani tugas yang memerlukan sedikit energi, seperti membaca status pesan, di akhir hari atau setiap kali energi Anda lebih rendah. Dengan "pemrosesan massal" tugas, Anda akan membuat kemajuan pada semua proyek Anda secara bersamaan.

Salah satu cara untuk melakukan pemrosesan tugas secara massal adalah mengubah susunan dari Disusun Menurut: Tanggal Mulai menjadi Disusun Menurut: Kategori. Untuk melakukan ini, klik judul Disusun Menurut, lalu klik Kategori.

Catatan:  Jika Anda memiliki tugas yang menghalangi orang lain menyelesaikan pekerjaan mereka, lakukan tugas tersebut terlebih dahulu.

Menu Pengaturan

Menyelesaikan tugas Anda

Saat Anda menyelesaikan tugas Anda, tandai tugas selesai. Outlook 2010 menyimpan daftar tugas yang selesai secara otomatis. Ini bisa berupa ringkasan yang berguna dari apa yang sudah diselesaikan. Jika Anda tidak perlu menyimpan catatan tugas atau pesan, hapus atau bersihkan bendera.

Perintah Tandai Selesai pada pita

Bekerja secara offline

Jika Anda memiliki banyak pekerjaan yang harus dilakukan, pertimbangkan bekerja secara offline untuk menghentikan gangguan pesan masuk secara terus menerus.

Saat Anda beralih antara bekerja online dan offline, semua akun email dalam profil Outlook Anda diubah.

  • Pada tab Kirim / Terima, dalam grup Preferensi , klik Bekerja Offline.

Perintah Bekerja Offline pada pita menunjukkan Online

Perintah Bekerja Offilne disorot saat Anda sedang bekerja secara offline.

Perintah Bekerja Offline pada pita menunjukkan Offline diaktifkan

Klik Bekerja Offline yang disorot untuk kembali ke mode Online.

Atas Halaman

Menemukan pesan: Mencari secara efektif

Cara menemukan pesan dari orang tertentu

Jika Anda ingin mencari pesan dari orang tertentu, klik dalam kotak Pencarian di folder preferensi Anda (misalnya, 1-Referensi), lalu pada tab Pencarian, klik Dari.

Perintah Dari pada pita

Ketik nama orang tersebut.

Pencarian Instan dengan kriteria pencarian Dari

Atau, mulai dengan mengetikkan nama, lalu tekan tombol panah bawah untuk memilih Dari untuk mempersempit hasilnya.

Pencarian Instan dengan kriteria yang disarankan

Cara menemukan pesan dengan lampiran

Untuk menemukan pesan dengan lampiran, klik dalam kotak Pencarian dan pada tab Pencarian, klik Memiliki Lampiran.

Perintah Memiliki Lampiran pada pita

Semua istilah pencarian bersifat menambah, jadi jika Anda ingin menemukan pesan dari seseorang dengan lampiran, klik pada perintah di pita (Dari, Memiliki Lampiran) untuk menyusun pencarian Anda.

Contoh Pencarian Instan dengan beberapa kriteria pencarian

Untuk menemukan pesan di seluruh kotak surat Anda

Kadang-kadang Anda tidak dapat menemukan pesan dengan hanya mencari di folder referensi saja — mungkin itu pesan yang Anda kirimkan atau mungkin salah diarsipkan. Dalam kasus ini, mulailah dengan mencari di folder mana pun (Kotak Masuk, 1-Referensi, dsb.) lalu klik Coba cari lagi di Semua Item Email.

Pencarian Instan tanpa hasil

Anda juga bisa mengklik Semua Item Email pada tab Pencarian.

Semua Item Email pada pita

Jika Anda menduga apa yang Anda cari mungkin ada dalam permintaan rapat yang diterima (dan karenanya berada di kalender Anda), cobalah perluas cakupan ke Semua Item Outlook.

Jika Anda mendapati bahwa Anda yang sering melakukan pencarian di seluruh kotak surat, Anda bisa mengatur lingkup pencarian default untuk selalu mencari di semua folder dengan masuk ke tampilan Backstage.

  1. Klik tab File, lalu klik Opsi.

  2. Klik Pencarian.

  3. Di bawah Hasil, klik Semua folder.

Opsi Pencarian Instan dalam tampilan Backstage

Untuk menghentikan pencarian

Setelah Anda menemukan item yang Anda cari dan siap melanjutkan ke tugas Anda berikutnya, klik Tombol Tutup Pencarian di samping kotak Pencarian Instan atau pada tab Pencarian, dalam grup Tutup, klik Tutup Pencarian.

Perintah Tutup Pencarian untuk Pencarian Instan

Menulis pesan email yang hebat

Aturan berikut akan membantu Anda terlihat profesional dan membuat pesan Anda tersampaikan.

Aturan dasar pesan yang hebat: Lakukan

  • Baca pesan Anda sebelum mengirimkannya.

  • Buat subjek deskriptif dan berorientasi tindakan. Misalnya: Tim Penjualan, Harap kirim Tanggal Acara Retret Direksi yang diajukan, di mana Tim Penjualan adalah nama grup, dan Harap kirim adalah tindakan. Prefiks berguna lainnya termasuk FYI dan Tindakan Diperlukan.

  • Jika tindakan diperlukan, nyatakan apa yang Anda inginkan di kotak Subjek.

  • Ubah subjek pesan jika topik percakapan berubah.

  • Buat semua pesan singkat dan tidak bertele-tele.

  • Tata konten pesan Anda dari yang paling penting ke kurang penting.

  • Pertimbangkan untuk menebalkan informasi penting.

  • Letakkan item tindakan atau pertanyaan di baris terpisah agar menonjol dan terlihat.

  • Tebalkan nama orang saat mengajukan pertanyaan. Sebagai contoh: "Ryan: Bagaimana status proyek?

  • Batasi jumlah orang yang Anda kirimi pesan kepada orang yang harus membacanya.

  • Letakkan orang-orang yang harus diberitahu di baris Cc.

  • Letakkan orang yang harus merespons atau mengambil tindakan di baris Kepada.

  • Gunakan tanda tangan saat dibutuhkan, tapi buat tanda tangan tetap sederhana, singkat, professional, dan jika memungkinkan, bebas dari grafik.

  • Jika Anda ingin respons yang segera, jangan kirimkan pesan. Telepon atau Logo Office 2010 kirim pesan instan.

  • Jika Anda melakukan percakapan email yang lebih dari 10 pesan tanpa pemecahan masalah, pertimbangkan menyiapkan rapat untuk mendikusikan masalah ini. Email tidak selalu menjadi media yang efisien untuk mengatasi masalah yang kompleks. Dengan pesan dipilih, pada tab Beranda, dalam grup Respons, klik Rapat.

Perintah Balas dengan Rapat

  • Nyatakan pesan membutuhkan balasan yang lebih ekstensif. Jika Anda terlalu sibuk untuk segera menjawab dengan jawaban lengkap, beritahu pengirim bahwa Anda sedang menangani masalah ini, dan akan merespons pada waktu atau tanggal tertentu. Benderai pesan bagi diri Anda untuk dilakukan nanti.

  • Gunakan Sangat Penting Ikon Sangat Penting seperlunya.

Grup Tag di pita

  • Jika Anda mengajukan pertanyaan dan ada beberapa orang yang bisa membalas, pilih hanya satu orang daripada mengirimkan pertanyaan Anda ke grup.

Menindaklanjuti: Menandai sedang dikirim

Saat Anda mengirim pesan kepada seseorang yang Anda perlukan jawabannya, lakukan hal berikut ini:

  • Tandai untuk diri Anda bahwa pesan sedang dikirim.

  • Ubah nama tugas pesan yang dibenderai di Bilah Harus Dilakukan agar dimulai dengan Tindak Lanjut.

  • Tandai pesan dengan kategori @Menunggu.

  • Saat Anda melakukan tiga langkah ini, Anda mengetahui bahwa tindakan berikutnya adalah mengirim pesan lain atau menunggu jawaban.

Tips:  Mengingatkan diri Anda untuk mengirim pesan lain seringkali lebih efektif daripada membenderai pesan untuk penerima. Demikian pula, saat Anda berjanji untuk melakukan sesuatu dalam pesan, benderai pesan untuk diri sendiri agar tugas ada dalam Bilah Harus Dilakukan untuk mengingatkan Anda.

Aturan dasar pesan yang hebat: Jangan lakukan

  • Jangan gunakan alat tulis.

  • Jangan sertakan manajer Anda di setiap pesan yang dikirim.

  • Jangan mengirim pesan saat Anda marah. Agar lebih bagus menulisnya, simpan pesan ke folder draf Anda, dan kembali lagi nanti.

  • Jangan mengharapkan balasan yang cepat saat mengirim pesan (lebih dari dua paragraf).

  • Jangan kirimkan pesan tindak lanjut kurang dari satu hari setelah pesan pertama. Jika Anda tidak mendengar kembali dalam waktu yang ditentukan, cobalah gunakan telepon atau Logo Office 2010 Pesan Instan.

  • Jangan gunakan tanda terima baca atau tanda terima pengiriman pada setiap pesan yang Anda kirim. Gunakanhanya jika Anda tidak yakin apakah penerima Anda akan menerima pesan tersebut.

  • Jangan lampirkan bendera atau Ikon Sangat Penting ke setiap pesan yang dikirim. Penerima Anda akan belajar mengabaikannya.

  • Jangan gunakan HURUF BESAR SEMUA.

  • Jangan kirim lampiran — kirim link sebagai gantinya. Aturan ini berlaku secara khusus untuk permintaan rapat, di mana lampiran bisa berkontribusi besar dalam menghabiskan kuota server.

  • Jangan perluas daftar distribusi. Memperluas daftar distribusi membuat pesan lebih sulit untuk dibaca dan mengakibatkan pesan masuk ke dalam folder email yang salah untuk orang yang menggunakan aturan.

  • Jangan gunakan sarkasme. Humor Anda mungkin salah dimengerti.

  • Jangan tuliskan sesuatu yang tidak Anda inginkan dibaca oleh setiap orang di perusahaan Anda. Anda tidak akan pernah tahu di mana pesan Anda berakhir.

  • Jangan gunakan huruf sambung atau font "lucu" yang sulit dibaca.

  • Jangan gunakan font merah, karena sulit dibaca dan dapat ditafsirkan sebagai sangat penting.

  • Jangan gunakan Balas Semua ke Grup Kontak saat meminta untuk dihapus. Jangan pernah.

Saran untuk Grup Kontak (dulu disebut Daftar Distribusi)

Jika Anda merespons ke Grup Kontak besar, ikuti semua hal yang boleh dan tidak boleh dilakukan dalam mengirim pesan.

Jika Anda membutuhkan lebih banyak informasi atau sedang menyelidiki masalah secara terpisah, balas ke seluruh Grup Kontak agar setiap orang mengetahui bahwa Anda merespons lalu balas ke setiap orang secara terpisah. Pastikan untuk merespons Grup Kontak setelah masalah ini diatasi dengan resolusi. Dengan cara ini, resolusi bisa menjadi rujukan bagi orang lain di Grup Kontak.

Cara mengarahkan ulang orang-orang

Jika seseorang mengirim pesan ke Grup Kontak di mana Anda menjadi anggotanya dan pesan itu lebih baik dijawab oleh orang lain atau Grup Kontak lain, lakukan hal berikut ini:

  • Balas dengan nama Grup Kontak atau orang yang benar di baris Kepada.

  • Minta agar balasan dikirim ke Grup Kontak atau orang yang benar.

  • Jangan tempatkan Grup Kontak asli di baris Bcc, karena pesan Anda tidak akan difilter oleh aturan orang lain. Tetapi, biarkan Grup Kontak berada di baris Kepada atau Cc.

  • Jika Anda beralih ke sebuah peran baru dan menemukan bahwa Anda mengalihkan orang secara teratur, setel Langkah Cepat.

Cara agar dihapus dari Grup Kontak

Jika Anda menerima email dari Grup Kontak di mana Anda tidak ingin berada, kirim pesan ke administrator jaringan Anda atau ke pemilik Grup Kontak dan mintalah agar Anda dihapus. Jangan membalas ke seluruh Grup Kontak. Untuk menemukan pemilik Grup Kontak, klik ganda nama Grup Kontak pada baris Kepada.

Cara menggunakan komentar sebaris

Menambahkan sebaris komentar ke pesan yang Anda terima adalah cara yang mudah untuk menjawab pertanyaan dan merespons langsung pada masalah. Ini dianggap praktik terbaik untuk melakukan hal berikut ini:

  1. Di pesan Anda, sebutkan bahwa Anda menggunakan komentar sebaris. Misalnya, sertakan tulisan "Lihat komentar tambahan di bawah ini."

  2. Bedakan teks Anda dari pesan aslinya. Beberapa saran antara lain:

    • Mengubah warna font.

    • Menyisipkan nama atau inisial Anda dalam tanda kurung, misalnya, [Scott Mitchell].

      Gambar

    • Mengubah font menjadi tebal atau miring atau keduanya.

  3. Jangan menghapus apa pun yang tidak Anda tulis.

Jika Anda hanya ingin mengomentari sebagian kecil dari pesan lagi, salin bagian pesan Anda itu ke respons Anda, gunakan warna yang berbeda dan awali kutipannya dengan tanda kutip, lalu ketik respons Anda.

Kapan harus menggunakan Bcc

Bila Anda menambahkan nama penerima ke kotak blind carbon copy Bcc dalam sebuah pesan, salinan pesan itu akan dikirimkan kepada penerima, tetapi nama penerima tidak akan terlihat oleh penerima pesan lainnya.

Gunakan fitur Bcc untuk menghapus orang-orang dari sebuah percakapan email saat Anda menganggap bahwa mereka tidak lagi membutuhkan email lanjutan atau jika topik telah berubah.

Misalnya, jika Anda adalah salah satu dari lima orang yang ditanya dan Anda ingin menjawabnya, pindahkan empat orang lainnya ke baris Bcc dan tuliskan sesuatu seperti "Bcc dikirim kepada Joe, Jeff, James, dan Jennifer. Berikut ini jawabannya…" Pesan selanjutnya hanya akan berlangsung antara Anda dan pengirim asli.

Jangan gunakan Bcc untuk memungkinkan pihak ketiga (seperti manajer Anda) mengetahui pesan yang sensitif. Penerima Bcc mungkin tidak menyadari bahwa ia menerima Bcc dan mungkin merespons ke semua orang, ini menunjukkan bahwa ia menerima pesan Bcc. Ini mungkin tampak seperti perilaku curang yang Anda lakukan.

Daripada menggunakan Bcc untuk menginformasikan suatu masalah kepada pihak ketiga, teruskan pesan tersebut setelah Anda mengirimkannya.

Atas Halaman

Kalender dan rapat

Kapan waktu yang tepat untuk menghubungi rapat?

Hubungi rapat ketika:

  • Sekelompok orang baru bekerja sama untuk pertama kalinya.

  • Telah terjadi balas-membalas lebih dari 10 kali dengan pesan yang relatif panjang di antara beberapa orang.

  • Diskusi, curah pendapat, atau kolaborasi diperlukan.

  • Hubungi rapat bila ini adalah cara paling efisien untuk bergerak maju, dan perjelas tujuan rapat sebelum Anda menghubungi rapat.

Siapa yang diundang

Hanya mengundang orang yang perlu dilibatkan. Setiap orang tambahan yang Anda undang ke sebuah rapat menambah kerumitan rapat, yang membuatnya lebih sulit dikontrol. Di sisi lain, jika keputusan perlu dibuat, pastikan semua stakeholder utama hadir, atau rapat hanya akan membuang waktu dan sumber daya.

Cara memilih waktu rapat

Pilih waktu ketika semua orang bisa bertemu dengan melihat informasi bebas/sibuk di Kalender para peserta. Gunakan Asisiten Penjadwalan untuk menampilkan ketersediaan semua peserta rapat.

Kisi bebas/sibuk memperlihatkan ketersediaan peserta. Garis vertikal hijau menunjukkan waktu mulai rapat. Garis vertikal merah menunjukkan waktu selesai rapat.

Kisi Bebas/Sibuk Outlook

Untuk menampilkan Asisten Penjadwalan saat membuat permintaan rapat, lakukan hal berikut ini:

  • Pada tab Pesan, dalam grup Perlihatkan, klik Asisten Penjadwalan.

Panel Penemu Ruang berisi waktu terbaik yang disarankan untuk rapat Anda (saat sebagian besar peserta tersedia). Untuk memilih waktu rapat, pilih saran waktu dalam panel Penemu Ruang di bagian Waktu yang disarankan, atau pilih waktu pada kisi bebas/sibuk.

Panel waktu yang disarankan untuk permintaan rapat

Catatan:  Jika panel Penemu Ruang tidak muncul, pada tab Rapat, dalam Opsi, klik Penemu Ruang.

Perintah Penemu Ruangan pada pita

Jika Anda menemukan bahwa Anda secara berkala membuat rapat dengan sekelompok orang yang sama, buat grup di Panel Navigasi sehingga Anda bisa lebih mudah melihat informasi bebas-sibuk orang lain. Grup ini juga bisa menyertakan ruang, yang bisa memudahkan mencari ruang yang tersedia untuk mengadakan rapat.

Untuk membuat Grup Kalender, lakukan hal berikut ini:

  • Di Kalender, pada tab Beranda, dalam grup Kelola Kalender, klik Grup Kalender, lalu klik Buat Grup Kalender Baru.

Kapan harus rapat dengan orang secara langsung versus secara jarak jauh

Rapat dengan orang secara langsung jika:

  • Ini adalah kali pertama grup ini akan bekerja sama.

  • Item non-elektronik akan diperlihatkan atau diedarkan.

  • Ini adalah rapat curah pendapat.

  • Ini adalah rapat kolaborasi intensif.

  • Tidak setiap orang memiliki telepon, Logo Office 2010 Rapat Langsung Office, atau perangkat lunak dan perangkat rapat elektronik yang sesuai.

Jika tidak, pertimbangkan menggunakan Rapat Langsung atau rapat melalui telepon.

Tips:  Jika Anda perlu pergi ke lokasi rapat, jadwalkan waktu perjalanan pada kalender Anda sebelum dan sesudah rapat.

Cara menangani dokumen terkait

Dalam mempersiapkan rapat, sering kali ada dokumen untuk dibagikan sebelum atau selama rapat.

Logo Office 2010 Jika semua peserta tersambung ke jaringan perusahaan Anda, taruh dokumen di situs SharePoint atau di drive jaringan bersama.

Logo Office 2010 Jika salah satu peserta berada di luar perusahaan Anda (misalnya, vendor yang tidak memiliki akses ke intranet Anda), pertimbangkan menggunakan SharePoint Workspace.

Jangan kirim lampiran dalam permintaan rapat Anda.

Mempersiapkan agenda: Biarkan tugas membantu

  • @Rapat adalah titik pusat untuk item agenda Anda   .

Buat tugas tunggal, tandai dengan kategori @Rapat, dan atur Tanggal Mulai atau Tanggal Jatuh Tempo untuk tanggal rapat Anda. Saat tanggal rapat semakin dekat dan pokok diskusi muncul, tambahkan komentar, poin, dan pemikiran ke tugas pada saat Anda mengerjakannya. Tugas ini akan menjadi agenda Anda untuk rapat.

Setelah rapat, tandai tugas sebagai selesai, dan buat tugas baru untuk item tindakan Anda.

  • Jika Anda ingin mendiskusikan sekumpulan pesan atau hanya satu pesan…   

Jika ada pesan yang ingin Anda diskusikan di rapat, benderai pesan itu untuk hari rapat dan tandai dengan kategori @Rapat.

Jika ada lebih dari tiga pesan untuk didiskusikan, jangan benderai setiap pesan karena akan mencemari daftar tugas Anda. Sebagai gantinya, buat tugas baru dengan nama rapat; klik kanan dan seret pesan ke tugas (menyalin saat Anda masuk). Tandai tugas ini dengan kategori @Rapat.

  • Jika Anda menginginkan lebih banyak ruang untuk pemikiran Anda...   

Logo Office 2010 Jika Anda berkolaborasi dengan orang lain atau hanya membutuhkan lebih banyak ruang untuk pemikiran Anda, pertimbangkan menggunakan buku catatan OneNote, yang bisa dibagikan baik melalui situs SharePoint atau di server lokal. OneNote 2010 memberikan pengalaman pembuatan catatan yang lebih kayadari tugas Outlook 2010.

Selama rapat: Cara berkolaborasi

Alat yang Anda gunakan untuk berkolaborasi selama rapat bergantung pada lokasi dan akses peserta Anda.

Jika Anda berkolaborasi pada sebuah dokumen dan setiap orang berada di ruangan yang sama, gunakan fitur Lacak Perubahan dan Komentar di Word.

Logo Office 2010 Jika Anda sedang menyajikan dan beberapa orang dalam jarak jauh, gunakan rapat online dan fitur obrolan Microsoft Lync atau untuk rapat yang kurang formal, gabungkan setiap orang menggunakan obrolan grup Microsoft Lync dan bagikan desktop atau monitor kedua Anda:

Jendela Microsoft Lync dengan opsi berbagi layar

Logo Office 2010 Jika Anda ingin berkolaborasi dengan mode yang lebih ad hoc, Anda bisa menggunakan OneNote untuk membuat catatan bersama-sama dalam satu buku catatan. Jika buku catatan itu bukanlah buku catatan bersama, kirim catatan dalam sebuah pesan setelah rapat.

Logo Office 2010 Jika Anda sedang membuat catatan atau menit untuk rapat, Anda juga bisa menggunakan OneNote untuk menyisipkan detail rapat dari Outlook ke dalam catatan Anda. Setelah rapat, Anda bisa mengirimkan catatan Anda ke peserta sebagai pesan.

Bagaimana cara mengakhiri rapat yang berulang

Saat serangkaian rapat telah berlanjut, daripada membatalkan rapat, yang akan menghapus semua riwayat kejadian selama rapat, ubah pola pengulangan agar berakhir pada tanggal berlangsungnya rapat terakhir. Untuk melakukan ini, klik tombol Pengulangan dan ubah tanggal akhir.

Kapan dan bagaimana cara berbagi kalender Anda

Anda mungkin tidak perlu berbagi kalender, karena setiap orang dalam organisasi dapat melihat kapan Anda bebas atau sibuk tetapi tidak harus melihat konten atau subjek rapat dan janji. Namun, Anda bisa berbagi kalender dengan tim Anda dengan mudah jika Anda ingin agar mereka bisa melihat semua rapat dan janji Anda.

Anda mungkin ingin agar orang lain mengelola kalender Anda atas nama Anda, misalnya, asisten yang bisa menerima atau menolak rapat untuk Anda. Dalam hal ini, Anda bisa mendelegasikan kalender Anda. Jika Anda mendelegasikan kalender, pilih satu orang saja: Jangan jadikan semua orang sebagai delegasi kalender Anda. Meminta lebih dari satu delegasi bisa menyebabkan kesalahan di kalender Anda.

Logo Office 2010 Buat kalender SharePoint untuk aktivitas grup yang bisa diakses oleh setiap orang, daripada berbagi kalender Anda. Misalnya, buat kalender di situs SharePoint untuk melacak jadwal liburan grup.

Kirim kalender Anda dalam sebuah pesan saat menyiapkan rapat dengan orang-orang yang tidak bisa melihat informasi bebas/sibuk Anda, seperti orang-orang di luar perusahaan Anda.

Catatan:  Apakah kalender Anda akan dibagikan bergantung pada versi Microsoft Exchange Server di mana sistem Anda berjalan dan bagaimana administrator mengonfigurasi server.

Atas Halaman

Kontak

Kapan menggunakan Outlook 2010 Kontak di lingkungan perusahaan

Meski pun Anda bekerja di perusahaan dengan daftar Alamat Global, akan ada saatnya ketika Anda ingin menyimpan kontak di Outlook 2010. Buat kontak untuk:

  • Orang yang berada di luar perusahaan Anda.

  • Orang yang Anda inginkan mengingat sesuatu atau menambahkan informasi ke kontak mereka, seperti ulang tahun mereka.

  • Orang yang ingin disinkronkan ke ponsel Anda, terutama jika telepon Anda tidak tersambung ke buku alamat perusahaan, atau saat Anda tidak memiliki konektivitas.

Saat membuat Grup Kontak di Outlook 2010

Buat Grup Kontak (dulu dikenal sebagai daftar distribusi pribadi) di Outlook 2010 saat Anda ingin memudahkan untuk mengirim pesan kepada sekelompok oran di luar perusahaan Anda. Untuk semua grup di dalam perusahaan Anda, buat Grup Kontak publik (tanyakan pada administrator TI Anda tentang cara melakukannya).

Atas Halaman

Tanya jawab umum

Apakah Langkah Cepat itu?

Baru menggunakan Outlook 2010, Langkah Cepat memberi Anda kemampuan untuk melakukan beberapa tindakan dalam satu klik. Ada beberapa alat yang bermanfaat untuk membantu Anda menjaga kotak masuk tetap rapi dan biasanya menjadi lebih efisien saat menggunakan Outlook. Kapan saja Anda menemukan diri Anda berulang kali melakukan langkah-langkah yang sama di Outlook, cobalah membuat sebuah Langkah Cepat.

Catatan:  Langkah Cepat hanya berlaku untuk item email (misalnya item di Kotak Masuk Anda).

Mengapa memperlihatkan Panel Baca di sebelah kanan dan bukan bagian bawah (atau nonaktif)?

Membaca teks sempit dalam kolom yang lebih panjang lebih mudah daripada membaca bagian teks lebar yang lebih singkat. Ini karena lebih mudah untuk menggerakkan mata Anda ke bawah daripada dari kiri ke kanan dalam jarak jauh, yang bisa mengakibatkan Anda menggerakkan kepala dan leher dan mengakibatkan kelelahan. Lebih baik mengaktifkan Panel Baca, sehingga Anda tidak perlu membuka setiap pesan untuk membaca kontennya.

Apa yang harus saya lakukan dengan folder yang tidak saya butuhkan lagi?

Daftar folder Panel Navigasi harus dicadangkan untuk folder sering Anda gunakan. Jika folder itu diisi dengan folder yang bahkan tidak Anda kenali, pindahkan semua email ke folder referensi Anda dan hapus folder yang sudah ada.

Bagaimana cara membuat semua pesan yang dikirim ke saya saja berwarna biru?

  1. Pada tab Tampilan, di grup Tampilan Saat Ini, klik Pengaturan Tampilan.

Perintah Pengaturan Tampilan di pita

  1. Dalam kotak dialog Pengaturan Tampilan Tingkat Lanjut, klik Pemformatan Bersyarat.

Kotak dialog Pengaturan Tampilan Tingkat Lanjut

  1. Dalam kotak dialog Pemformatan Bersyarat, klik Tambahkan.

  2. Dalam kotak Nama, ketikkan Saya, lalu klik Font.

  3. Dalam kotak dialog Font, di bawah Warna, klik Biru, lalu klik OK.

  4. Dalam kotak dialog Pemformatan Bersyarat, klik Kondisi.

  5. Dalam kotak Filter, pilih kotak centang Di mana saya di samping Satu-satunya orang pada baris Kepada, lalu klik OK pada setiap kotak dialog yang terbuka.

Kapan saya harus menggunakan tampilan percakapan?

Tampilan Percakapan berguna ketika:

  • Anda tidak terlalu sering memeriksa pesan, dan karenanya ada lebih banyak pesan untuk dilihat pada satu waktu.

  • Anda memiliki banyak utas pesan yang memiliki banyak diskusi timbal balik.

  • Anda perlu melihat konteks siapa yang telah merespon siapa.

  • Anda mendapatkan banyak pesan.

Dengan menampilkan pesan Anda dalam tampilan percakapan, Anda bisa dengan mudah melihat di percakapan mana paling banyak terjadi diskusi timbal balik. Dalam kasus tersebut, Anda mungkin hanya ingin membaca dan merespons pesan terakhir dalam percakapan. Anda juga bisa memilih seluruh percakapan dan bertindak berdasarkan itu. Misalnya, mungkin ada serangkaian pesan panjang di mana yang terakhir hanya menyatakan, "Terima kasih, itu menjawab pertanyaan saya," sehingga Anda bisa menghapus seluruh percakapan.

Anda juga bisa melihat pesan dari folder lain saat Anda berada dalam tampilan percakapan, yang sangat berguna ketika Anda menerima pesan baru pada percakapan panjang — Anda bisa melihat seluruh riwayat, termasuk balasan Anda.

Apakah saya harus menyimpan pesan pribadi dan bisnis bersama-sama?

Mengurangi jumlah tempat Anda membaca pesan tidak berarti bahwa Anda harus mencampur pesan kerja dan pribadi Anda. Cara terbaik adalah dengan menggunakan akun email terpisah untuk komunikasi kerja dan pribadi. Namun, Anda harus mengurangi jumlah alamat email yang harus Anda tangani. Untungnya, dengan Outlook 2010, Anda bisa menampilkan beberapa akun secara bersamaan. Anda bisa menampilkan pesan kerja Anda (Exchange Server) dalam satu file data dan akun Outlook.com Anda (dengan Konektor Outlook) dan akun Google Gmail file data lain, semua saat bekerja di profil yang sama di Outlook 2010.

Bagaimana status sudah dibaca dan belum dibaca membantu saya?

Status sudah dibaca dan belum dibaca di Outlook 2010 membantu dengan memperlihatkan dengan cepat pesan yang sudah dibaca setidaknya sekali dan yang belum. Namun, status pesan sudah dibaca dan belum dibaca bisa dengan mudah menjadi terpicu dengan mengklik sekitar pesan Anda sehingga catatan ini tidak sempurna — sekadar alat saja.

Untuk dengan cepat menandai pesan sebagai sudah dibaca, tekan pintasan keyboard Ctrl+Q. Untuk menandainya sebagai belum dibaca, tekan Ctrl+U.

Mengapa status sudah dibaca/belum dibaca tidak cukup?

Beberapa orang mencoba menggunakan status sudah dibaca dan belum dibaca untuk menunjukkan pesan baru atau referensi item. Tapi status belum dibaca tak tepercaya, karena ketika pesan kehilangan fokus (saat Anda mengklik pesan lain), pesan secara otomatis ditandai sebagai sudah dibaca dan terlalu sering perangkat lain (telepon, misalnya) menandai pesan sebagai sudah dibaca. Akhirnya, pesan akan dibaca kembali, dan Anda harus kembali berusaha memahami apa yang harus Anda lakukan. Menggunakan status belum dibaca/sudah dibaca sebagai "garis" di antara item tersebut di Kotak Masuk Anda yang merupakan "tugas" dan yang sekadar belum diproses cenderung terhenti ketika Anda menerima banyak pesan, beberapa di antaranya Anda akan tidak pernah dibaca karena hanya dengan melihat subjeknya, Anda tahu bahwa Anda tidak perlu membacanya. Paket Kotak Masuk yang jauh lebih efisien adalah menelusuri pesan Anda dan memutuskan apa yang harus Anda lakukan dengan tiap pesan. Lalu pesan itu harus meninggalkan Kotak Masuk Anda — bukan tetap "belum dibaca."

Kenapa saya harus mengarsipkan pesan saya?

Memiliki tempat penyimpanan terpusat untuk pesan Anda merupakan cara terbaik, sehingga Anda bisa merujuk ke sana setelah Anda "menangani" pesan. Dengan memiliki jumlah folder terbatas untuk diperiksa (1-Referensi dan 2-Pribadi), Anda tidak perlu khawatir tentang salah mengarsipkan pesan atau harus menyalinnya ke beberapa folder jika pesan tersebut berlaku untuk lebih dari satu topik atau proyek.

Tidak berarti bahwa Anda tidak perlu menelusuri pesan yang semuanya memiliki topik atau proyek tertentu. Outlook 2010 menyediakan alat yang lebih baik — seperti folder kategori dan pencarian — sehingga Anda bisa mencari dengan efektif.

Kenapa saya harus memiliki satu folder referensi saja?

Dengan memiliki satu folder, Anda tidak perlu memikirkan folder mana berisi pesan yang mana, dan Anda tahu bahwa semua yang ada dalam folder ini adalah sesuatu yang telah Anda lihat sebelumnya dan ingin Anda simpan.

Memiliki beberapa folder berarti bahwa tiap kali Anda mengarsipkan pesan, Anda dipaksa memutuskan folder mana yang digunakan. Ini menjadi lebih rumit jika ada lebih dari satu folder yang sesuai untuk setiap pesan. Karena banyak folder menjadi tak terpakai saat terdapat beberapa pilihan, ini mengakibatkan kesemrawutan.

Meskipun mungkin tidak terlihat seperti masalah besar bila membiarkan semua pesan di Kotak Masuk Anda, ada biaya tersembunyi yang Anda bayar setiap kali Anda melihat pesan dan ingin tahu, "Apakah ini sesuatu yang harus saya tangani atau hanya ada di sini untuk referensi?" Ketenangan pikiran juga diperoleh dari hanya mengisi Kotak Masuk dengan hal baru. Kotak Masuk Anda adalah tempat yang bisa dimanipulasi oleh orang lain; apa yang Anda letakkan dalam folder referensi sepenuhnya terserah pada Anda.

Mengapa saya memerlukan folder yang berbeda untuk Grup Kontak?

  • Ikon Arsip Tingkat pengarsipan berbeda    Anda harus memiliki folder berbeda untuk Grup Kontak berbeda berdasarkan topik dan frekuensi PengarsipanOtomatis. Misalnya, jika Anda berada Grup Kontak klub mobil, pesan di folder Klub Mobil harus dihapus setiap hari. Grup Kontak yang mengulas topik terkait pekerjaan harus lebih jarang diarsip, misalnya setahun sekali.

  • Pengelompokan percakapan yang efisien    Saat Anda memiliki folder terpisah untuk Grup Kontak dengan topik tertentu, Anda bisa melihat seluruh percakapan dikelompokkan menjadi satu. Bila perlu, Anda bisa mencari di dalam folder secara efisien.

Mengapa saya memerlukan folder terpisah untuk Grup Kontak dan RSS?

Pesan yang dikirim ke daftar distribusi yang besar dan ke umpan RSS bisa dengan mudah membanjiri Kotak Masuk Anda. Perlakukan aliran informasi ini seperti Anda memperlakukan surat kabar yang besar — mungkin ada artikel yang bermanfaat atau menarik, tapi membaca seluruh koran akan memakan banyak waktu. Biarkan aturan membantu Anda untuk membaca apa yang paling menarik dan relevan dengan Anda.

Grup Kontak mana yang harus masuk ke folder dan bukan Kotak Masuk saya?

Kandidat yang tepat untuk aturan dan folder daftar distribusi daftar distribusi karena:

  • Menerima banyak pesan.

  • Ditujukan kepada banyak orang.

Pesan tingkat perusahaan dengan berita penting (misalnya, dari CEO) dan pesan dari departemen TI Anda tentang waktu henti server seharusnya tidak dimasukkan ke folder. Pesan untuk Grup Kontak hanya kadang-kadang berisi konten yang bermanfaat atau menarik, terlepas dari frekuensinya, harus mempunyai aturan dan folder.

Bagaimana cara menyiapkan aturan untuk RSS?

Jika Anda berlangganan ke beberapa Umpan RSS, perlakukan Umpan RSS seperti daftar distribusi lain. Pindahkan item RSS yang menarik (berdasarkan kata kunci) ke Kotak Masuk; jika tidak, biarkan item RSS secara otomatis diarsipkan ke dalam folder RSS.

Bagaimana jika saya memiliki kebijakan penyimpanan atau Arsip Online Exchange Server?

Gunakan solusi di tempat ArsipOtomatis organisasi Anda, dan seperti biasa, ikuti kebijakan perusahaan Anda. Jika kebijakan perusahaan menentukan bahwa Anda memiliki beberapa folder untuk setiap tipe item, ikuti kebijakan tersebut.

Bagaimana cara menyiapkan aturan "balasan otomatis"?

  1. Klik tab File.

  2. Klik Kelola Aturan & Pemberitahuan.

  3. Dalam kotak dialog Aturan dan Pemberitahuan, klik Aturan Baru.

  4. Dalam Panduan Aturan, di bawah Mulai dari Aturan Kosong, pilih Terapkan aturan pada pesan yang saya terima, lalu klik Berikutnya.

  5. Di bawah Langkah 1, pilih kotak centang Gunakan formulir nama formulir. (Anda mungkin perlu menggulir ke bawah untuk menemukan opsi ini.)

  6. Di bawah Langkah 2, klik Nama formulir, lalu pilih Terima Respons Rapat dan Respons Rapat Tentatif. Setelah Anda menambahkan dua formulir tersebut, klik Tutup lalu Berikutnya di jendela utama Panduan Aturan. Pastikan untuk memilih Formulir Aplikasi dari daftar di bagian atas kotak dialog, atau Anda mungkin melewatkan Terima Respons Rapat dan Respons Rapat Tentatif.

Kotak dialog Pilih Formulir

  1. Pilih perkecualian berikut: Kecuali jika isi berisi kata tertentu.

  2. Di Langkah 2, klik Kata tertentu, ketikkan spasi, lalu klik Tambahkan lalu OK.

  3. Klik Selesai.

Bagaimana saya menetapkan aturan "Untuk: saya"?

  1. Klik tab File.

  2. Klik Kelola Aturan & Pemberitahuan.

  3. Dalam kotak dialog Aturan dan Pemberitahuan, klik Aturan Baru.

  4. Dalam Panduan Aturan, di bawah Mulai dari Aturan Kosong, pilih Terapkan aturan pada pesan yang saya terima, lalu klik Berikutnya.

  5. Pilih kotak centang Di mana nama saya dalam kotak Kepada atau Cc, lalu klik Berikutnya.

  6. Pilih kondisi Hentikan pemrosesan aturan lainnya (Anda mungkin perlu menggulir ke bawah untuk menemukan opsi ini), lalu klik Selesai.

Bagaimana cara menyiapkan aturan "undangan rapat dikirim ke Kotak Masuk"?

  1. Klik tab File.

  2. Klik Kelola Aturan & Pemberitahuan.

  3. Dalam kotak dialog Aturan dan Pemberitahuan, klik Aturan Baru.

  4. Dalam Panduan Aturan, di bawah Mulai dari Aturan Kosong, pilih Terapkan aturan pada pesan yang saya terima, lalu klik Berikutnya.

  5. Pilih kondisi Mana yang merupakan undangan rapat atau pembaruan (Anda mungkin perlu menggulir ke bawah untuk menemukan opsi ini), lalu klik Berikutnya.

  6. Pilih tindakan Hentikan pemrosesan aturan lainnya (Anda mungkin perlu menggulir ke bawah untuk menemukan opsi ini), lalu klik Selesai.

Bagaimana cara menyiapkan aturan "tangguhkan item terkirim"?

  1. Klik tab File.

  2. Klik Kelola Aturan & Pemberitahuan.

  3. Dalam kotak dialog Aturan dan Pemberitahuan, klik Aturan Baru.

  4. Dalam Panduan Aturan, di bawah Mulai dari Aturan Kosong, pilih Terapkan aturan pada pesan yang saya kirim, lalu klik Berikutnya.

  5. Klik lagi Berikutnya, yang akan menerapkan aturan ini ke setiap pesan yang Anda kirim.

  6. Pilih Tangguhkan pengiriman selama sejumlah menit.

  7. Di Langkah 2, klik Sejumlah lalu klik OK dalam kotak dialog Pengiriman yang Ditangguhkan. (Kotak Menit menampilkan default 1.)

  8. Klik Berikutnya.

  9. Pilih pengecualian berikut: Kecuali jika ditandai sebagai Penting.

  10. Di Langkah 2, klik Kepentingan lalu pilih Sangat penting.

  11. Klik Berikutnya dan namai aturan ini Item Terkirim.

  12. Klik Selesai.

Catatan:  Ini adalah aturan klien saja, yang berarti bahwa aturan ini tidak akan berfungsi ketika Outlook 2010 tidak berjalan.

Bagaimana cara menyiapkan aturan "daftar distribusi"?

Untuk setiap daftar distribusi atau grup kontak di mana Anda menjadi anggota di mana Anda tidak perlu membaca setiap pesan, buat aturan.

  1. Klik tab File.

  2. Klik Kelola Aturan & Pemberitahuan.

  3. Dalam kotak dialog Aturan dan Pemberitahuan, pada tab Aturan Email, klik Aturan Baru.

  4. Dalam Panduan Aturan, di bawah Tetap Teratur, pilih Pindahkan pesan dari seseorang ke folder, lalu klik Berikutnya.

  5. Pilih kotak dialog dari orang atau grup.

  6. Di Langkah 2, klik orang atau grup publik, tambahkan grup kontak, lalu klik Berikutnya.

  7. Pilih kotak centang Pindahkan aturan ke folder yang ditentukan dan Hentikan pemrosesan aturan lainnya. (Anda mungkin perlu menggulir ke bawah untuk menemukan opsi ini.)

  8. Di Langkah 2, klik Tentukan dan pilih folder daftar distribusi yang sesuai, lalu klik Berikutnya.

  9. Pilih beberapa pengecualian ini: Kecuali jika nama saya berada dalam kotak Kepada atau Cc dan Kecuali jika subjek atau isi berisi kata tertentu.

  10. Di Langkah 2, klik Kata tertentu dan ketik semua kata kunci yang akan menyebabkan Anda ingin membaca pesan tersebut. Misalnya, jika Anda sedang berada di daftar distribusi untuk masalah umum, tapi ada beberapa masalah yang hanya Anda alami, masukkan kata kunci untuk masalah Anda. Klik Tambahkan, lalu klik OK.

  11. Klik Selesai.

Tips:  Jika Anda tidak bisa memikirkan alasan mengapa Anda ingin pesan email yang dikirim ke grup kontak harus dikirimkan ke Kotak Masuk, pertimbangkan untuk meminta dihapus dari Grup Kontak.

Catatan: Ulangi langkah 2 sampai 10 untuk setiap kumpulan daftar distribusi (satu aturan per folder).

Mengapa saya harus menggunakan aturan?

Seiring waktu, Anda mungkin akan menerima makin banyak pesan. Anda tidak bisa membaca setiap pesan yang Anda terima — dan Anda pun tidak harus mencoba. Tetapi, bacalah pesan yang penting untuk Anda ikuti saja. Aturan akan membantu Anda memprioritaskan pesan penting dan meminimalkan gangguan.

Tips:  Hanya karena pesan dikirim kepada Anda (atau ke daftar distribusi tempat Anda berlangganan), Anda tidak harus membacanya, maupun mengharapkan respons.

Tanggal mana yang diatur benderanya

Langkah Cepat

Apa fungsinya

Kapan menggunakannya

Hari Ini

Hari Ini

Hari Ini

Besok

Besok

Besok

Minggu Ini

Dua hari dari sekarang atau hari terakhir dalam minggu kerja, mana pun yang muncul terlebih dahulu. (Dengan pengaturan default, pada Senin, ini adalah Rabu; pada Selasa, ini adalah Kamis.)

Hari terakhir dalam minggu kerja

Minggu Depan

Hari pertama dalam minggu kerja berikutnya

Hari terakhir dalam minggu kerja berikutnya

Apa yang harus saya lakukan dengan tugas dan email yang dibenderai dari tahun lalu di Bilah Harus Dilakukan milik saya?

Jika Anda tidak aktif menggunakan tugas atau bendera untuk tujuan apa pun, pilih semua item, klik kanan lalu pilih Hapus. Tindakan ini akan menghapus tugas lama dan menghapus bendera dari pesan yang dibenderai dan kontak tanpa menghapus itemnya.

Apa yang harus saya lakukan dengan kategori yang tak terpakai?

Hapus semua kategori yang tidak Anda gunakan. Kumpulan kategori yang sama berlaku untuk semua item, jadi jika Anda menggunakan kategori untuk kontak, simpanlah.

Apa cara terbaik untuk memilih warna?

Saat membuat kategori warna, bijaklah dalam memilih warna. Misalnya, jangan pilih warna yang sama untuk @telepon sebagai @email, tapi pilihlah warna yang serupa (nuansa hijau, misalnya) untuk semua kategori 1:1. Seiring waktu, Anda akan bisa melihat daftar tugas Anda dan hanya dengan melihat warnanya Anda bisa menentukan apakah tugas itu sekarang dapat dilakukan. Misalnya, jika @Beranda berwarna ungu, dan Anda berada di kantor, Anda tidak bisa melakukan setiap tugas ungu.

Mengapa menjadwal waktu untuk diri sendiri?

Dengan menjadwalkan waktu untuk diri sendiri di kalender Anda, informasi bebas/sibuk Anda akan diperbarui dan orang cenderung tidak akan menjadwalkan sesuatu untuk Anda pada waktu itu. Jika Anda memiliki kalender sibuk, ini mungkin satu-satunya cara Anda bisa mendapatkan waktu khusus untuk melakukan pekerjaan Anda.

Ini juga membantu Anda membuat komitmen untuk melakukan pekerjaan — jika Anda menempatkannya di kalender, Anda harus berkomitmen untuk melakukan pekerjaan pada waktu itu. Jika seseorang membuat jadwal yang melncakup waktu kerja Anda, pastikan untuk menjadwalkan kembali waktu Anda. Jangan membohongi diri sendiri!

Bagaimana cara menangani 10.000 pesan di Kotak Masuk saya?

Jika ada lebih dari 20 item di Kotak Masuk Anda, proses pesan yang masuk dalam seminggu terakhir lalu pilih pesan sisanya dan pindahkan ke folder 1-Referensi. Ya, Anda bisa melakukan ini, dan akan terasa menyenangkan.

Mengapa saya mendapatkan begitu banyak pesan?

Jika Anda merasa kewalahan oleh pesan, mungkin Anda sudah menerima lebih dari yang dapat Anda tangani, dan Anda mungkin perlu menetapkan aturan yang lebih ketat. Coba analisis dari mana pesan Anda berasal dari dengan mengatur pesan Anda menurut Dari lalu menciutkan semua header. Apakah Anda membaca Grup Kontak yang tidak perlu Anda baca? Jika demikian, buat aturan. Jika Anda mengubah tampilan, jangan lupa untuk mengubahnya kembali!

Saya memiliki waktu 10 menit: Apa yang harus saya baca lebih dulu dalam Kotak Masuk saya?

Jika Anda tidak memiliki bayak waktu, misalnya, di antara rapat, Anda dapat membaca pesan berwarna biru - pesan yang dikirim langsung kepada Anda. Sering kali pesan ini menunggu Anda untuk melakukan langkah berikutnya dan yang paling penting.

Seberapa sering saya harus membaca pesan?

Untuk sebagian besar dari kita, membaca pesan hampir seperti candu. Habiskan 20 menit di pagi hari untuk menelusuri pesan Anda, lalu alihkan perhatian Anda untuk melakukan peninjauan daftar tugas harian Anda. Lalu lanjutkan hari Anda! Membatasi waktu yang Anda habiskan untuk membaca pesan menjadi satu kali di pagi hari dan satu kali di akhir hari dapat meningkatkan produktivitas Anda secara signifikan. Cobalah selama satu minggu penuh dan lihat hasilnya.

Bagaimana saya bisa mengelola tugas yang rumit?

Logo Office 2010 Beberapa tugas memerlukan lebih banyak ruang untuk perencanaan. Untuk tugas ini, gunakan OneNote. Misalnya, jika Anda sedang perencanaan proyek dengan beberapa langkah, tugas yang ditumpuk, dan seterusnya, OneNote adalah alat lebih yang tepat.

Jika Anda hanya ingin mengingat beberapa tugas yang terkait, buat daftarnya di bagian isi tugas. Jika di sana ada pesan terkait, seret pesan itu ke dalam tugas.

Haruskah saya menyimpan tugas pribadi dan bisnis bersama-sama?

Jika memungkinkan, simpan tugas pribadi dan bisnis Anda di satu tempat. Menyimpan satu daftar mengurangi jumlah tempat yang Anda perlukan untuk mencari apa harus dilakukan. Meskipun Anda sudah memiliki satu daftar saja, gunakan kategori untuk memilah tugas pribadi dan bisnis Anda dan mengelola daftar Anda secara efektif. Tugas pribadi Anda akan disimpan di Exchange Server perusahaan dan bisa dilihat oleh departemen TI Anda, jadi hanya letakkan tugas pribadi yang sesuai di daftar Anda.

Apa yang salah dengan menyimpan tugas di dalam kepala saya?

Menyimpan tugas di kepala Anda tidak akan berhasil. Ini membebaskan untuk bergantung pada Outlook 2010 daripada menjadi beban pikiran berlebihan untuk tetap melacak tugas Anda. Anda bisa berhenti menghabiskan kekuatan otak untuk mengingatkan diri sendiri tentang tugas Anda ( "Oke, ingatlah untuk mengirim pesan kepada John tentang templat, mengirim pesan kepada John tentang templat… ") dan fokus pada aktivitas yang sedang dikerjakan.

Mengapa menyimpan tugas saya di Outlook 2010?

Mengapa daftar tugas di Outlook 2010 berfungsi dengan lebih baik daripada daftar kertas:

  • Daftar kertas tidak bisa selalu diperbarui secara otomatis.

  • Daftar kertas tidak bisa disusun ulang dengan mudah.

  • Anda bisa menggunakan Outlook Web App untuk melihat daftar tugas Anda dari mana saja.

  • Logo Office 2010 Outlook 2010 berintgrasi dengan OneNote 2010 dan Microsoft SharePoint Server serta telepon/perangkat seluler Anda.

  • Daftar kertas dapat hilang dengan mudah.

Tingkat Lanjut: Bagaimana cara membuat Folder Pencarian untuk pesan email?

Anda bisa mendapatkan akses yang mudah ke kumpulan pesan tentang topik tertentu untuk rapat. Buat kategori untuk rapat Anda, lalu buat Folder Pencarian dengan kriteria berikut ini: kategori <nama> dan yang belum selesai dan dari periode waktu tertentu. Saat Anda menerima pesan tentang topik itu, tandai pesan dengan kategori. Saat rapat, tandai selesai pada pesan yang telah Anda bahas.

Atas Halaman

Referensi

Ada banyak buku yang sangat bagus buku dan filsafat manajemen waktu dari sumber berikut:

Buku dan sumber daya lainnya

Sumber daya online tambahan

Atas Halaman

Tentang penulis

Melissa MacBeth adalah Pemimpin Manajer Program dalam grup produk Office di Microsoft. Ia bekerja di beberapa fitur manajemen waktu untuk Outlook, termasuk Bilah Harus Dilakukan, membenderai, menandai dengan bendera saat dikirim, dan Daftar Tugas Harian. Dia tinggal di Seattle dan suka berkebun.

Atas Halaman

Catatan: Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×