Peta untuk membuat dan mengonfigurasi pustaka SharePoint

Penting: Artikel ini adalah terjemahan mesin, lihat penafian. Temukan versi bahasa Inggris artikel di sini sebagai rujukan Anda.

Pustaka adalah tempat di situs tempat anggota tim bisa bekerja bersama-sama untuk membuat, memperbarui, dan mengelola file. Cara terbaik untuk menyetel pustaka bergantung pada bagaimana pustaka akan digunakan dan berapa banyak orang akan dapat menggunakannya.

Perlu beberapa langkah untuk menyetel Pustaka dasar untuk membantu mengelola beberapa dokumen tim. Jika organisasi Anda memiliki proses ditentukan untuk mengembangkan dokumennya atau jika beberapa orang bekerja pada dokumen yang sama, pertimbangkan menjelajahi fitur manajemen dokumen lebih lanjut, seperti tipe konten dan alur kerja.

Peta ini dirancang untuk orang yang membuat dan mengonfigurasi pustaka untuk situs Office SharePoint Server 2007 tapi yang tidak profesional TI. Jika Anda adalah seorang profesional TI, TechNet mungkin lebih baik memenuhi kebutuhan Anda.

Konsep dan perencanaan

Jika organisasi Anda bekerja pada sejumlah besar dokumen, Anda akan ingin mengembangkan strategi untuk mengatur dan mengelola dokumen Anda sebelum orang mulai menambahkan konten. Misalnya, Anda bisa menggunakan kolom dan tampilan untuk membantu membatasi jumlah dokumen yang ditampilkan pada satu waktu.

Pustaka juga dapat kunci bagian dari proses manajemen dokumen, dengan alat untuk menyediakan konsistensi, mengatur volume besar dari konten, dan mengontrol alur kerja pengembangan konten.

Mengenal pustaka

Organisasi Anda mungkin memiliki beberapa pustaka di situs SharePoint, seperti satu atau beberapa pustaka untuk dokumen tim, pustaka untuk halaman Web, pustaka slide untuk presentasi, dan pustaka gambar untuk foto dan gambar lain.

Konsep

Deskripsi

Pengenalan pustaka

Baca tentang manfaat, tipe, dan fitur pustaka.

Menata file dalam pustaka

Pelajari Tips untuk menata file dalam pustaka sebelum Anda membuat Pustaka Anda.

Peta ke pelatihan pustaka dokumen SharePoint

Menampilkan peta Lima program yang berbeda di pustaka dokumen.

Merencanakan cara untuk menata dan mengelola file

Pustaka SharePoint memiliki beberapa fitur untuk membantu tim Anda mengelola dan menata dokumen tersebut. Beberapa perencanaan bisa membantu Anda menyetel struktur yang terbaik bagi organisasi Anda.

Cara Anda menata file dalam pustaka bergantung pada kebutuhan grup Anda dan pada bagaimana Anda ingin menyimpan dan mencari informasi Anda. Tampilan dan folder bisa membantu tim Anda tetap tertata.

Check Out adalah alat yang memungkinkan anggota tim Anda bekerja pada file dan menghindari konflik file. Tim Anda juga mungkin ingin menggunakan penerapan versi, di mana Riwayat Versi file dibuat. Penerapan versi memerlukan lebih banyak server ruang, tetapi memungkinkan tim Anda untuk memulihkan versi sebelumnya dari file jika mereka membuat kesalahan.

Misalnya, organisasi Anda bisa menggunakan Check Out dokumen dan pembuatan versi untuk membantu mengelola cara orang bekerja pada file. Untuk bekerja pada file, orang memeriksa itu sehingga tidak ada orang lain bisa menimpa perubahan tanpa sengaja. Dengan penerapan versi, tim bisa melacak Riwayat Versi dan bisa memulihkan versi sebelumnya jika seseorang membuat kesalahan.

Konsep

Deskripsi

Bagaimana cara kerja penerapan versi di daftar atau pustaka

Pelajari tentang pembuatan versi, yang memungkinkan Anda untuk melacak Riwayat Versi dan tampilan dan memulihkan versi sebelumnya dari sebuah dokumen.

Menata file dalam pustaka

Baca tentang cara lain untuk menata file dalam pustaka. Ada baiknya untuk merencanakan struktur Pustaka Anda sebelum Anda membuat dan mengonfigurasikan tersebut.

Peta untuk memberi akses pengguna ke situs dan konten situs

Lihat gambaran umum tentang mengelola akses ke situs dan konten situs, termasuk mewarisi izin di subsitus atau menerapkan izin unik.

Menilai apakah akan menggunakan manajemen dokumen tingkat lanjut

Saat organisasi tidak memiliki jenis sistem manajemen dokumen formal di tempat, konten sering dibuat dan disimpan dalam cara yang tidak terkelola dan desentralisasi pada file tersebar berbagi dan drive hard disk. Ini membuat sulit untuk karyawan untuk menemukan, berbagi, dan berkolaborasi secara efektif pada konten. Ini juga membuat sulit untuk organisasi yang menggunakan informasi bisnis yang berharga dan data dalam konten.

Office SharePoint Server 2007 mendukung kebutuhan manajemen dokumen organisasi Anda dengan menyediakan sekumpulan besar dokumen kapabilitas manajemen yang memungkinkan Anda melakukan hal berikut ini:

  • Menyimpan, menata, dan temukan dokumen.

  • Pastikan konsistensi dokumen.

  • Mengelola metadata untuk dokumen.

  • Membantu melindungi dokumen dari akses tidak sah atau gunakan.

  • Pastikan proses bisnis yang konsisten (alur kerja) untuk cara menangani dokumen.

Konsep

Deskripsi

Pengenalan manajemen dokumen

Pelajari cara berbeda yang bisa Anda gunakan manajemen dokumen untuk mengelola konten dan proses di organisasi Anda.

Pengenalan alur kerja SharePoint

Baca tentang alur kerja, dan bagaimana mereka membantu orang lain untuk menerapkan proses bisnis seperti mengelola tugas dan berkolaborasi, pada dokumen dan item daftar.

Pengenalan ke tipe konten

Cari tahu cara konten tipe Aktifkan organisasi untuk mengelola metadata, Templat, dan perilaku item dan dokumen secara konsisten. Tipe konten yang ditentukan di tingkat situs dan digunakan pada daftar dan pustaka.

Mengelola Pustaka yang besar

Pustaka SharePoint dirancang untuk menangani kapasitas besar file, hingga 5 juta total jika Anda menggunakan folder untuk organisasi, tetapi ada strategi yang harus digunakan untuk memaksimalkan kinerja.

Untuk skenario umum pelanggan digunakan antarmuka pengguna berbasis browser SharePoint Server 2007 standar, rekomendasi adalah daftar tunggal harus tidak memiliki lebih dari 2.000 item per wadah daftar. Wadah dalam kasus ini berarti akar dari daftar, serta semua folder dalam daftar. Folder dikarenakan wadah daftar item lain yang disimpan di dalamnya.

Sebagai contoh, perusahaan AdventureWorks menggunakan folder untuk berbagai jenis dokumen, seperti manual atau daftar harga, di dalam pustaka tersebut. Tampilan dan pengindeksan juga dapat digunakan untuk meningkatkan kinerja dan pengalaman penelusuran pengguna. Artikel berikut ini akan membantu Anda merencanakan strategi Anda untuk daftar dan pustaka besar.

Konsep

Deskripsi

Paket penyimpanan konten perusahaan

Mendapatkan panduan tentang mengonfigurasi dan mengelola pustaka dengan sejumlah besar file.

Mengelola sejumlah besar file dengan menggunakan pusat dokumen

Baca tentang manfaat, tipe, dan fitur pusat dokumen.

Mengelola daftar dan pustaka dengan banyak item

Pelajari kapasitas rekomendasi, termasuk cara mengoptimalkan kinerja daftar melalui batasan pada jumlah item yang muncul, dan dengan memilih metode yang paling tepat mengambil konten.

Membuat dan mengonfigurasi pustaka

Untuk membuat pustaka, Anda perlu menjadi anggota grup pemilik sitename atau memiliki izin tertentu untuk mendesain situs atau membuat daftar dan pustaka. Anda bisa menerapkan beberapa pengaturan saat Anda membuat pustaka, dan Anda bisa menerapkan pengaturan tambahan selanjutnya dari menu pengaturan di pustaka.

Membuat pustaka

Tugas

Deskripsi

Membuat pustaka

Pelajari cara membuat pustaka untuk membuat, kumpulkan, memperbarui, dan mengelola file dengan anggota tim.

Membuat pustaka formulir

Pelajari bagaimana Anda bisa membuat pustaka khusus untuk bentuk, seperti laporan pengeluaran.

Mengonfigurasi pustaka

Tugas

Deskripsi

Menambahkan atau mengubah alur kerja untuk daftar, pustaka, atau tipe konten

Menggunakan alur kerja default atau mengkustomisasi dan menyiapkan dokumen Anda sendiri untuk mengelola dan proses bisnis.

Mengaktifkan dan mengonfigurasikan penerapan versi untuk daftar atau pustaka

Mengaktifkan pustaka untuk melacak versi dalam Riwayat Versi dan memulihkan versi sebelumnya.

Membuat atau mengubah tampilan

Membuat tampilan untuk memungkinkan orang untuk melihat item yang paling penting atau relevan untuk mereka.

Mengharuskan check-out untuk file di pustaka

Pelajari bagaimana Anda bisa mengharuskan semua pengguna untuk check out file sebelum bekerja pada tersebut, jika Anda ingin menyiapkan persyaratan ini. Memerlukan check out mencegah beberapa orang melakukan perubahan pada saat yang sama, yang dapat membuat konflik melalui perubahan dan mengakibatkan kebingungan.

Ubah tipe konten untuk daftar atau pustaka

Pelajari cara mengonfigurasikan tipe konten dan menambahkannya ke pustaka.

Menyiapkan Templat untuk pustaka

Pelajari cara untuk menambahkan Templat ke pustaka, jika Anda tidak menggunakan tipe konten.

Menyediakan akses ke pustaka

Anda bisa mengkustomisasi daftar atau pustaka dalam situs untuk memperluas atau membatasi mana pengguna bisa mengakses daftar atau pustaka, dan apa yang dapat dilakukan pengguna ke konten daftar atau pustaka.

Secara default, daftar atau pustaka mewarisi izin dari situs itu. Situs yang daftar atau pustaka pada dirujuk sebagai situs induk. Perubahan izin di situs induk berlaku untuk semua daftar, pustaka, dan konten lain yang mewarisi izin dari induk ini.

Anda bisa menghentikan mewarisi izin dari induk situs SharePoint dan membuat izin unik untuk daftar atau pustaka. Misalnya, Anda mungkin ingin memiliki izin unik untuk daftar yang berisi catatan karyawan atau produk perencanaan dokumen yang final. Anda juga bisa memperluas atau membatasi akses ke folder tertentu dan item daftar, seperti informasi gaji atau personil.

Konsep

Deskripsi

Mengkustomisasi akses pengguna ke daftar atau pustaka

Mempelajari tentang mengkustomisasi akses pengguna ke pustaka di aliran langkah demi langkah, atau Pelajari prosedur individual detail untuk kustomisasi lainnya.

Mengkustomisasi akses pengguna ke folder, item daftar, dan file pustaka

Baca tentang cara untuk memperluas atau membatasi akses ke file tertentu atau folder, jika organisasi Anda harus mengkustomisasi akses ke konten tertentu.

Peta untuk memberi akses pengguna ke situs dan konten situs

Lihat gambaran umum tentang mengelola akses ke situs dan konten situs, termasuk mewarisi izin di subsitus atau menerapkan izin unik.

Catatan: Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×