Penjelasan pengaturan Arsip otomatis

Penting: Artikel ini adalah terjemahan mesin, lihat penafian. Temukan versi bahasa Inggris artikel di sini sebagai rujukan Anda.

Arsip otomatis membantu mengelola ruang di kotak surat Anda atau di server email yang Anda gunakan dengan secara otomatis memindahkan item ke lokasi Arsip. Bergantung pada opsi, arsip otomatis menyelesaikan satu atau kedua tindakan berikut ini:

  • Memindahkan item dari lokasi aslinya, biasanya salah satu folder aktif, ke folder arsip.

    Item saya mana?

    File arsip adalah tipe File Data Outlook (.pst). Saat pertama kali menjalankan Arsip otomatis, file arsip otomatis dibuat. Di mana file dibuat bergantung pada sistem operasi yang dijalankan di komputer Anda.

    • Windows 7     C:\Users\YourUserName\Documents\Outlook Files\archive.pst

    • Windows Vista     C:\Users\YourUserName\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    • Windows XP     C:\Documents and Settings\YourUserName settings\application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst

      Saya tidak bisa menemukan folder yang tercantum dalam artikel ini

      Beberapa folder mungkin merupakan folder tersembunyi. Untuk menampilkan folder tersembunyi di Windows, lakukan hal berikut:

      • Klik tombol Mulai, lalu klik Panel Kontrol.

      • Klik Opsi Folder.

        Untuk menemukan Opsi Folder, di kotak pencarian di bagian atas jendela, ketik Opsi Folder. Di Panel kontrol untuk Windows XP, ketik Opsi Folder dalam kotak Alamat .

      • Pada tab tampilan , di daftar pengaturan tingkat lanjut , di bawah file dan folder, di bawah file dan folder tersembunyi, pilih memperlihatkan file tersembunyi, folder dan drive.

  • Secara permanen menghapus item yang telah berlalu periode menua mereka.

Catatan: Jika Anda memilih untuk memiliki item yang dihapus, mereka tidak diarsipkan. Jika Anda memilih untuk memiliki item yang Diarsipkan, mereka tidak bisa dihapus dengan arsip otomatis. Setelah item Diarsipkan, mereka hanya dapat dihapus secara manual.

Untuk informasi selengkapnya tentang fitur Arsip otomatis, lihat Menggunakan Arsip otomatis untuk mencadangkan atau menghapus item.

Penuaan periode item Outlook

Item Outlook yang telah melebihi periode menua disertakan dalam arsip berikutnya, kecuali item yang telah secara khusus ditandai yang akan dikeluarkan. Periode menua default untuk setiap folder Outlook adalah sebagai berikut:

Folder

Penuaan periode

Kotak masuk dan draf

6 bulan

Item Terkirim dan item yang dihapus

bulan 2

Kotak keluar

3 bulan

Kalender

6 bulan

Tugas

6 bulan

Catatan

6 bulan

Jurnal

6 bulan

Catatan: Folder yang Anda buat yang berisi jenis item yang sama seperti kotak masuk, kalender, tugas, catatan, atau jurnal memiliki default yang sama, 6 bulan menua periode. Misalnya, folder email yang Anda buat untuk laporan status diterima dari rekan kerja atau folder kontak yang Anda buat untuk kontak pribadi.

Menentukan usia item

Tipe item

Ketika periode menua dijalankan

Pesan email

Menerima tanggal/waktu atau saat Anda terakhir diubah dan Simpan pesan, yang mana yang lebih baru. Menandai pesan sebagai sudah dibaca atau belum dibaca adalah contoh pesan perubahan.

Kalender Rapat, acara, atau janji

Tanggal ketika Anda terakhir diubah dan menyimpan item tersebut, mana lebih baru. Item berulang yang tidak AutoArchived.

Tugas

Tanggal penyelesaian atau saat Anda terakhir diubah dan menyimpan tugas. Tugas yang tidak ditandai lengkap yang tidak AutoArchived. Tugas yang ditetapkan ke orang lain Diarsipkan hanya jika ditandai selesai.

Catatan

Saat Anda terakhir diubah dan menyimpan catatan.

Entri jurnal

Tanggal entri jurnal dibuat atau saat Anda terakhir diubah dan menyimpan entri.

Kontak

Kontak tidak Diarsipkan secara default. Namun, Anda bisa secara manual mengarsip tersebut.

Atas Halaman

Opsi dan pengaturan Arsip otomatis

Melihat deskripsi berikut ini untuk pengaturan dan opsi yang bisa Anda Terapkan ketika mengkustomisasi Arsip otomatis.

Kotak dialog pengaturan ArsipOtomatis

Jalankan Arsip otomatis setiap n hari    Pilih seberapa sering menjalankan Arsip otomatis. Mengarsipkan item secara bersamaan mungkin lambat kinerja komputer Anda. Oleh karena itu, ada baiknya menggunakan Arsip otomatis lebih sering untuk mengurangi jumlah item diproses.

Untuk menonaktifkan fitur Arsip otomatis, kosongkan kotak centang Jalankan Arsip otomatis setiap n hari .

Perintah sebelum menjalankan Arsip otomatis    Pilih Apakah Anda ingin pesan pengingat muncul sebelum Arsip otomatis memproses item Outlook Anda. Saat perintah muncul, Anda bisa mengklik tidak ada pada pesan pengingat untuk membatalkan sesi Arsip otomatis.

Hapus kedaluwarsa item (folder email saja)    Opsi ini dinonaktifkan secara default. Pilih kotak centang ini untuk menghapus pesan setelah periode menua mereka telah berlalu.

Arsip atau menghapus item lama    Pilih opsi ini jika Anda ingin mengatur atau mengubah pengaturan yang diikuti. Jika kotak centang ini dikosongkan, menjalankan Arsip otomatis menggunakan pengaturan default.

Perlihatkan folder arsip di daftar folder     Pilih kotak centang ini untuk memiliki folder arsip yang tercantum dengan Anda bekerja folder di panel navigasi. Jika Anda tidak menggunakan opsi ini, Anda masih bisa membuka folder arsip — klik File tab, lalu di tab buka , klik Buka File Data Outlook.

Membersihkan item yang lebih lama    Tentukan usia di mana Anda ingin item untuk diarsipkan, dalam hari, minggu atau bulan. Anda dapat mengonfigurasi periode satu hari maksimal 60 bulan hingga.

Memindahkan item yang lama    Pilih kotak centang ini untuk mengarsip lama item bukan secara otomatis menghapusnya. Default folder muncul di kotak. Untuk menggunakan folder lain, masukkan lokasi folder di kotak atau klik Telusuri. Memilih opsi ini menghapus pilihan opsi menghapus item secara permanen .

Menghapus item secara permanen     Opsi ini menghapus item yang sudah kedaluwarsa. Mereka tidak dipindahkan dan Salin arsip tidak disimpan. Memilih opsi ini menghapus pilihan memindahkan item lama ke pilihan.

Menerapkan pengaturan ini untuk semua folder sekarang    Opsi ini berlaku pengaturan Arsip otomatis, termasuk perubahan Anda, untuk semua folder. Untuk menentukan pengaturan yang unik untuk satu atau beberapa folder, tidak memilih opsi ini. Sebagai gantinya, klik kanan folder, klik properti dan lalu masuk ke tab Arsip otomatis untuk mengubah pengaturan untuk setiap folder yang ingin Anda ubah.

Atas Halaman

Catatan: Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×