Penjelasan pengaturan Arsip Otomatis

Arsip Otomatis akan membantu mengelola ruang dalam kotak surat atau server email yang digunakan dengan memindahkan item ke lokasi arsip secara otomatis. Tergantung pada opsi, Arsip Otomatis akan menyelesaikan salah satu atau kedua tindakan berikut:

  • Memindahkan item dari lokasi aslinya, biasanya salah satu folder yang aktif, ke folder arsip.

    Ke mana item saya dipindahkan?

    File arsip adalah tipe File Data Outlook (.pst). Pada kali pertama Arsip Otomatis dijalankan, file arsip dibuat secara otomatis di: C:\Users\NamaPenggunaAnda\Documents\Outlook Files\archive.pst

    Saya tidak dapat menemukan folder yang tercantum dalam artikel ini

    Beberapa folder mungkin merupakan folder tersembunyi. Untuk informasi selengkapnya tentang menampilkan folder tersembunyi di Windows, lihat Menampilkan file tersembunyi.

  • Menghapus item yang telah melampaui periode penyimpanan secara permanen.

Catatan:  Jika memilih untuk menghapus item, item tidak akan diarsipkan. Jika memilih untuk mengarsipkannya, item tidak dapat dihapus dengan Arsip Otomatis. Setelah diarsipkan, item hanya dapat dihapus secara manual.

Untuk informasi selengkapnya tentang fitur Arsip Otomatis, lihat Menggunakan Arsip Otomatis untuk mencadangkan atau menghapus item.

Periode penyimpanan item Outlook

Setiap item Outlook yang telah melewati periode penyimpanan akan disertakan dalam Arsip Otomatis berikutnya, kecuali item telah ditandai secara khusus untuk dikecualikan. Periode penyimpanan default untuk setiap folder Outlook adalah sebagai berikut:

Folder

Periode penyimpanan

Kotak Masuk dan Draf

6 bulan

Item Terkirim dan Item Dihapus

2 bulan

Kotak Keluar

3 bulan

Kalender

6 bulan

Tugas

6 bulan

Catatan

6 bulan

Jurnal

6 bulan

Catatan:  Folder yang Anda buat yang berisi tipe item yang sama seperti Kotak Masuk, Kalender, Tugas, Catatan, atau Jurnal memiliki periode penyimpanan default selama enam bulan yang sama. Misalnya, folder email yang dibuat untuk laporan status yang diterima dari rekan kerja atau folder kontak yang dibuat untuk kontak pribadi.

Menentukan lamanya penyimpanan item

Tipe item

Waktu dimulainya periode penyimpanan

Pesan email

Tanggal/waktu penerimaan atau ketika pesan terakhir diubah dan disimpan, mana saja yang terakhir terjadi. Menandai pesan sebagai sudah dibaca atau belum dibaca adalah contoh perubahan pesan.

Janji temu, acara, rapat Kalender

Tanggal saat item terakhir diubah dan disimpan, mana saja yang terakhir dilakukan. Arsip Otomatis tidak diterapkan pada item berulang.

Tugas

Tanggal penyelesaian atau ketika tugas terakhir diubah dan disimpan. Arsip Otomatis tidak diterapkan pada tugas yang tidak ditandai selesai. Tugas yang ditetapkan kepada orang lain hanya diarsipkan jika ditandai selesai.

Catatan

Ketika catatan terakhir diubah dan disimpan.

Entri Jurnal

Tanggal entri Jurnal dibuat atau ketika entri terakhir diubah dan disimpan.

Kontak

Kontak tidak diarsipkan secara default. Namun, Anda dapat mengarsipkannya secara manual.

Atas Halaman

Pengaturan dan opsi Arsip Otomatis

Lihat deskripsi berikut ini untuk pengaturan dan opsi yang dapat diterapkan saat mengustomisasi Arsip Otomatis.

Kotak dialog pengaturan Arsip Otomatis

Jalankan Arsip Otomatis setiap n hari    Pilih seberapa sering Arsip Otomatis dijalankan. Mengarsipkan banyak item secara bersamaan dapat memperlambat kinerja komputer Anda. Oleh karena itu, sebaiknya gunakan Arsip Otomatis sesering mungkin untuk mengurangi jumlah item yang diproses.

Untuk menonaktifkan fitur Arsip otomatis, hapus centang kotak Jalankan Arsip Otomatis setiap n hari.

Ingatkan sebelum Arsip Otomatis dijalankan    Pilih apakah Anda ingin pesan pengingat muncul sebelum Arsip Otomatis memproses item Outlook. Ketika pengingat muncul, Anda dapat mengklik Tidak pada pesan pengingat untuk membatalkan sesi Arsip Otomatis.

Hapus item kedaluwarsa (folder email saja)    Opsi ini dinonaktifkan secara default. Centang kotak ini untuk menghapus pesan yang telah melewati periode penyimpanan.

Arsipkan atau hapus item lama    Pilih opsi ini jika Anda ingin mengatur atau mengubah pengaturan yang mengikutinya. Jika kotak centang ini dikosongkan, Arsip Otomatis akan dijalankan menggunakan pengaturan default.

Perlihatkan folder arsip dalam daftar folder    Centang kotak ini agar folder Arsip tercantum dengan folder kerja lainnya di Panel Navigasi. Jika tidak menggunakan opsi ini, Anda tetap dapat membuka folder arsip dengan mengklik tab File, lalu pada tab Buka, mengklik Buka File Data Outlook.

Bersihkan item yang lebih lama dari    Tentukan periode ketika item ingin diarsipkan, dalam hari, minggu, atau bulan. Anda dapat mengonfigurasi periode mulai dari satu hari hingga maksimal 60 bulan.

Pindahkan item lama ke    Centang kotak ini untuk mengarsipkan item lama, dan bukan menghapusnya secara otomatis. Folder default akan muncul dalam kotak. Untuk menggunakan folder lain, masukkan lokasi folder dalam kotak, atau klik Telusuri. Memilih opsi ini akan menghapus pilihan opsi Hapus item secara permanen.

Hapus item secara permanen     Opsi ini akan menghapus setiap item yang kedaluwarsa. Item tidak akan dipindahkan dan salinan arsip tidak akan disimpan. Memilih opsi ini akan menghapus pilihan opsi Pindahkan item lama ke.

Terapkan pengaturan ini ke semua folder sekarang     Opsi ini menerapkan pengaturan Arsip Otomatis, termasuk perubahan Anda, ke semua folder. Guna menentukan pengaturan unik untuk satu atau beberapa folder, jangan pilih opsi ini. Sebagai gantinya, klik kanan folder, klik Properti, lalu buka tab Arsip Otomatis guna mengubah pengaturan untuk setiap folder yang ingin diubah.

Atas Halaman

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×