Pengenalan pustaka

Pustaka dokumen bersama dibuat untuk Anda ketika Microsoft Windows SharePoint Services membuat situs baru. Anda bisa mulai menggunakan pustaka ini secara langsung, menyesuaikan, atau buat pustaka lainnya.

Berikut adalah beberapa cara untuk bekerja dengan pustaka dan membuatnya lebih berguna untuk grup Anda:

• Membuat dan mengelola tampilan     Anda bisa menggunakan tampilan untuk melihat item di Pustaka yang paling penting bagi Anda atau yang paling sesuai tujuan. Konten pustaka sebenarnya tidak berubah, namun file diatur atau difilter untuk membuatnya lebih mudah untuk menemukan dan untuk menelusuri dengan cara yang berarti.

• Memerlukan persetujuan dokumen     Anda bisa menentukan bahwa persetujuan untuk dokumen diperlukan. Dokumen tetap berada dalam status tertunda sebelum disetujui atau ditolak oleh seseorang yang memiliki izin untuk melakukannya. Anda bisa mengontrol grup mana pengguna bisa melihat dokumen sebelum disetujui.

• Melacak versi     Jika Anda perlu menyimpan versi sebelumnya dari file, pustaka bisa membantu Anda melacak, menyimpan dan memulihkan file. Anda bisa memilih untuk melacak semua versi dengan cara yang sama. Atau Anda bisa memilih untuk menetapkan beberapa versi sebagai utama, seperti menambahkan bab baru manual, dan beberapa versi sebagai kecil, seperti memperbaiki kesalahan ejaan. Untuk membantu mengelola ruang penyimpanan, secara opsional Anda bisa memilih jumlah setiap tipe versi yang ingin Anda simpan.

  Sebagai contoh, agen perjalanan menggunakan pustaka dokumen untuk mengelola filenya. Saat anggota tim mengembangkan proposal penjualan baru, mereka melacak versi minor dari file. Jika mereka membuat kesalahan dalam satu versi, mereka bisa memulihkan versi sebelumnya. Saat mereka selesai proposal, mereka bisa membuat versi utama dan lalu menerbitkan untuk persetujuan Departemen Hukum mereka dan mereka manajer. Saat file disetujui, karyawan lain di perusahaan bisa menampilkan file.

• Mengharuskan check-out file     Saat Anda mengharuskan check-out file, Anda memastikan bahwa hanya satu orang bisa mengedit file hingga Check in. Mengharuskan dokumen dicheck-out mencegah beberapa orang melakukan perubahan pada saat yang sama, yang dapat membuat konflik pengeditan dan mengakibatkan kebingungan. Memerlukan check out juga dapat membantu untuk mengingatkan anggota tim untuk menambahkan komentar saat mereka memeriksa file dalam, sehingga Anda bisa lebih mudah melacak apa yang berubah dalam setiap versi.

• Tetap mengikuti informasi perubahan     Pustaka di Windows SharePoint Services 3.0 dukungan teknologi RSS, sehingga anggota grup kerja Anda secara otomatis dapat menerima pembaruan. RSS memungkinkan orang untuk menerima dan melihat pembaruan, atau umpan Berita dan informasi di lokasi konsolidasi. Anda juga bisa membuat pemberitahuan email, sehingga Anda akan diberitahu saat mengubah file.

• Mengedit file secara offline     Jika Anda memilih untuk mengerjakan file Anda di hard disk, Anda bisa memeriksa mereka dan bekerja secara offline, jika Anda menggunakan aplikasi yang kompatibel dengan Windows SharePoint Services 3.0, seperti Sistem Microsoft Office 2007.

• Bekerja dengan pustaka dari program email     Dengan menggunakan program email yang kompatibel dengan Windows SharePoint Services 3.0, seperti Microsoft Office Outlook 2007, Anda bisa membuat informasi penting Anda dengan Anda. Anda bisa membaca, mengedit, dan mencari file Anda secara offline dari program email Anda.

• Menyalin dokumen dengan mudah ke lokasi lain     Anda bisa dengan mudah mengirim file ke lokasi lain di situs Windows SharePoint Services 3.0 . Ketika Anda memperbarui dokumen asli, Anda bisa memilih untuk diminta untuk memperbarui file di lokasi lainnya.

• Menentukan tipe konten     Jika grup Anda bekerja dengan beberapa tipe file, seperti lembar kerja, presentasi, dan dokumen, Anda bisa memperluas fungsionalitas Pustaka Anda dengan mengaktifkan dan menetapkan beberapa tipe konten. Tipe konten menambahkan fleksibilitas dan konsistensi di beberapa pustaka. Setiap tipe konten bisa menentukan Templat dan alur kerja proses.

  Sebagai contoh, Departemen penjualan bisa memiliki Templat untuk laporan penjualan, dokumen standar, anggaran, dan presentasi. Setiap Templat berisi pernyataan logo dan misi perusahaan. Ketika orang membuat file baru dari pustaka dokumen, mereka bisa memilih Templat yang ingin mereka gunakan.

• Tentukan izin unik     Anda bisa menentukan izin unik untuk pustaka, atau bahkan file dalam pustaka.

• Membuat alur kerja     Tipe pustaka atau konten dokumen dapat menggunakan alur kerja yang organisasi Anda telah ditetapkan untuk proses bisnis seperti mengelola persetujuan dokumen atau meninjau.

Tipe Pustaka yang Anda gunakan bergantung pada jenis file yang Anda bagikan:

• Pustaka dokumen     Untuk banyak tipe file, termasuk dokumen dan lembar bentang, menggunakan pustaka dokumen. Anda bisa menyimpan file jenis lain dalam pustaka dokumen, meskipun beberapa tipe file yang diblokir demi alasan keamanan. Ketika Anda bekerja dengan program yang kompatibel dengan Windows SharePoint Services, Anda bisa membuat file tersebut dari pustaka. Sebagai contoh, tim pemasaran Anda mungkin memiliki sendiri pustaka untuk perencanaan materi, Berita, dan publikasi.

• Pustaka gambar     Untuk berbagi sekumpulan digital gambar atau grafik, gunakan pustaka gambar. Meskipun gambar dapat disimpan dalam tipe lain dari pustaka SharePoint, pustaka gambar memiliki beberapa keuntungan. Misalnya, dari pustaka gambar Anda bisa menampilkan gambar dalam peragaan slide, mengunduh gambar ke komputer Anda, dan mengedit gambar dengan program grafik yang kompatibel dengan Windows SharePoint Services. Pertimbangkan membuat pustaka gambar jika tim Anda reuses banyak grafik, seperti logo dan gambar perusahaan, atau jika Anda ingin menyimpan gambar acara tim atau peluncuran produk.

• Pustaka halaman wiki     Untuk membuat kumpulan halaman wiki tersambung, gunakan pustaka halaman wiki. Wiki memungkinkan beberapa orang untuk mengumpulkan informasi rutin dalam format yang mudah untuk membuat dan memodifikasi. Anda bisa menambahkan ke pustaka halaman wiki yang berisi gambar, tabel, hyperlink, dan link internal. Misalnya, jika tim Anda membuat situs wiki untuk proyek, situs bisa menyimpan tips dan trik dalam rangkaian halaman yang tersambung ke satu sama lain.

• Pustaka formulir     Jika Anda perlu mengelola grup dari formulir berbasis-XML Bisnis, gunakan pustaka formulir. Misalnya, organisasi Anda mungkin ingin menggunakan pustaka formulir laporan pengeluaran. Menyiapkan pustaka formulir memerlukan XML editor atau program desain XML yang kompatibel dengan Windows SharePoint Services, seperti Microsoft Office InfoPath.

Atas halaman