Laporan menawarkan cara menampilkan, memformat, dan merangkum informasi di database Microsoft Access Anda. Misalnya, Anda bisa membuat laporan sederhana dari nomor telepon semua kontak Anda, atau laporan rangkuman tentang penjualan total di seluruh wilayah dan periode waktu yang berbeda.
Dari artikel ini, Anda akan mendapatkan gambaran umum laporan di Access. Anda juga akan mempelajari dasar-dasar membuat laporan, dan menggunakan opsi seperti pengurutan, pengelompokan, dan peringkasan data, dan cara mempratinjau dan mencetak laporan.
Dalam artikel ini
Gambaran umum laporan di Access
Apa yang bisa Anda lakukan dengan laporan?
Laporan adalah objek database yang praktis saat Anda ingin menyajikan informasi dalam database Anda untuk salah satu penggunaan berikut ini:
-
Menampilkan atau mendistribusikan rangkuman data.
-
Mengarsipkan snapshot data.
-
Menyediakan detail tentang rekaman individual.
-
Membuat label.
Bagian-bagian laporan
Meskipun dimungkinkan membuat laporan "tak terikat" yang tidak menampilkan data, demi tujuan artikel ini, kami akan menganggap bahwa sebuah laporan terikat dengan sumber data seperti tabel atau kueri. Desain laporan dibagi menjadi bagian-bagian yang bisa Anda tampilkan dalam tampilan Desain. Memahami cara tiap bagian berfungsi bisa membantu Anda membuat laporan yang lebih baik. Misalnya, bagian di mana Anda memilih meletakkan kontrol terhitung menentukan cara Access menghitung hasilnya. Daftar berikut ini adalah rangkuman tipe bagian dan penggunaannya:
|
Bagian |
Bagaimana bagian ditampilkan saat dicetak |
Di mana bagian bisa digunakan |
|---|---|---|
|
Header Laporan |
Di permulaan laporan. |
Gunakan header laporan untuk informasi yang mungkin biasanya muncul di halaman sampul, seperti logo, judul, atau tanggal. Saat Anda menempatkan kontrol terhitung yang menggunakan fungsi agregat Sum di header laporan, jumlah yang dihitung adalah untuk seluruh laporan. Header laporan dicetak sebelum header halaman. |
|
Header Halaman |
Di bagian atas setiap halaman. |
Gunakan header halaman untuk mengulangi judul laporan di setiap halaman. |
|
Header Grup |
Di permulaan tiap grup rekaman baru. |
Gunakan header grup untuk mencetak nama grup. Misalnya, dalam laporan yang dikelompokkan menurut produk, gunakan header grup untuk mencetak nama produk. Saat Anda menempatkan kontrol terhitung yang menggunakan fungsi agregat Sum di header grup, jumlah adalah untuk grup sekarang. Anda bisa memiliki beberapa bagian header grup di laporan, bergantung pada berapa banyak tingkat pengelompokan yang sudah Anda tambahkan. Untuk informasi selengkapnya tentang membuat header dan footer grup, baca bagian Menambahkan pengelompokan, pengurutan, atau total. |
|
Detail |
Muncul sekali untuk setiap baris di sumber rekaman. |
Ini tempat Anda menempatkan kontrol yang menyusun badan utama laporan. |
|
Footer Grup |
Di akhir tiap grup rekaman. |
Gunakan footer grup untuk mencetak informasi ringkasan untuk grup. Anda bisa memiliki beberapa bagian footer grup di laporan, bergantung pada berapa banyak tingkat pengelompokan yang sudah Anda tambahkan. |
|
Footer Halaman |
Di bagian akhir setiap halaman. |
Gunakan footer halaman untuk mencetak nomor halaman atau informasi per halaman. |
|
Footer Laporan |
Di akhir laporan. Catatan: Dalam tampilan Desain, footer laporan muncul di bawah footer halaman. Tetapi, di semua tampilan lainnya (tampilan Tata Letak, misalnya, atau saat laporan dicetak atau dipratinjau), footer laporan terlihat di atas footer halaman, tepat setelah footer grup terakhir atau baris detail di halaman terakhir. |
Gunakan footer laporan untuk mencetak total laporan atau informasi rangkuman lainnya untuk seluruh laporan. |
Anda akan mendapati bahwa jauh lebih mudah membuat laporan bermakna saat database Anda memiliki struktur dan hubungan tabel yang didesain dengan baik. Untuk pengenalan tentang perencanaan dan perancangan database, lihat Dasar-dasar desain database.
Membuat laporan di Access
Anda bisa membuat laporan untuk database desktop Access Anda dengan mengikuti langkah-langkah di bawah ini:
Langkah 1: Pilih sumber rekaman
Sumber rekaman sebuah laporan bisa berupa tabel, kueri bernama, atau kueri yang disematkan. Sumber rekaman harus berisi semua baris dan kolom data yang ingin Anda tampilkan di laporan.
-
Jika data berasal dari tabel atau kueri yang sudah ada, pilih tabel atau kueri tersebut di Panel Navigasi, lalu lanjutkan ke Langkah 2.
-
Jika sumber catatan belum ada, lakukan salah satu hal berikut:
-
Lanjutkan ke Langkah 2 dan gunakan alat Laporan Kosong,
Atau
-
Buat tabel atau kueri yang berisi data yang diperlukan. Pilih kueri atau tabel dalam Panel Navigasi, lalu lanjutkan ke Langkah 2.
-
Langkah 2: Pilih alat laporan
Alat laporan berada di tab Buat dari pita, di grup Laporan. Tabel berikut ini menjelaskan opsinya:
|
Alat |
Deskripsi |
|---|---|
|
Laporan |
Membuat laporan tabular sederhana berisi semua bidang dalam sumber rekaman yang Anda pilih di Panel Navigasi. |
|
Desain Laporan |
Membuat laporan kosong di tampilan Desain, yang bisa Anda tambahkan bidang dan kontrol yang diperlukan. |
|
Laporan Kosong |
Membuka laporan kosong dalam tampilan Tata Letak, dan menampilkan Daftar Bidang tempat bisa Anda menambahkan bidang ke laporan |
|
Panduan Laporan |
Menampilkan panduan beberapa langkah yang memungkinkan Anda menentukan opsi bidang, tingkat pengelompokan/pengurutan, dan tata letak. |
|
Label |
Menampilkan panduan yang memungkinkan Anda memilih ukuran label standar atau kustom, serta bidang yang ingin Anda tampilkan, dan cara pengurutan yang Anda inginkan. |
Langkah 3: Buat laporan
-
Klik tombol untuk alat yang ingin Anda gunakan. Jika panduan muncul, ikuti langkah dalam panduan tersebut dan klik Selesai di halaman terakhir.
Access menampilkan laporan dalam tampilan Tata Letak. -
Format laporan untuk mendapatkan tampilan yang Anda inginkan:
-
Ubah ukuran bidang dan label dengan memilihnya lalu menyeret tepinya hingga menjadi ukuran yang Anda inginkan.
-
Pindahkan bidang dengan memilihnya (dan labelnya, jika ada), lalu menyeretnya ke lokasi baru.
-
Klik kanan sebuah bidang dan gunakan perintah di menu pintasan untuk menggabungkan atau memisahkan sel, menghapus atau memilih bidang, dan menjalankan tugas pemformatan lainnya.
Selain itu, Anda bisa menggunakan fitur yang dijelaskan di bagian berikut untuk membuat laporan Anda lebih menarik dan lebih mudah dibaca.
-
Menambahkan pengelompokan, pengurutan, atau total
Cara tercepat untuk menambahkan pengelompokan, pengurutan, atau total ke laporan database desktop adalah mengklik kanan bidang yang ingin Anda terapkan pengelompokan, pengurutan, atau total, lalu klik perintah yang diinginkan di menu pintasan.
Anda juga bisa menambahkan pengelompokan, pengurutan, atau total dengan menggunakan panel Kelompokkan, Urutkan, dan Total saat laporan dibuka di tampilan Tata Letak atau tampilan Desain:
-
Jika panel Kelompokkan, Urutkan, dan Total belum terbuka, pada tab Desain Laporan , dalam grup Pengelompokan dan Total , klik Kelompokkan & Urutkan.
-
Klik Tambahkan grup atau Tambahkan urutan, lalu pilih bidang di mana Anda ingin kelompokkan atau urutkan.
-
Klik Lainnya di baris pengelompokan atau pengurutan untuk mengatur opsi lainnya dan menambahkan total.
Untuk informasi yang lebih mendetail tentang pengelompokan, pengurutan, dan total, lihat artikel Membuat laporan yang dikelompokkan atau ringkasan.
Menyorot data dengan pemformatan bersyarat
Access menyertakan alat untuk menyorot data pada laporan. Anda bisa menambahkan aturan pemformatan bersyarat untuk setiap kontrol atau grup kontrol, dan dalam laporan klien, Anda juga bisa menambahkan bilah data untuk membandingkan data.
Untuk menambahkan pemformatan bersyarat ke kontrol:
-
Klik kanan laporan di Panel Navigasi, lalu klik Tampilan Tata Letak.
-
Pilih kontrol yang diperlukan, dan pada tab Format, dalam grup Pemformatan Kontrol, klik Pemformatan Bersyarat.
Tips: Untuk memilih beberapa kontrol, tahan tombol CTRL dan klik kontrol.
-
Dalam kotak dialog Pengelola Aturan Pemformatan Bersyarat, klik Aturan Baru.
-
Dalam kotak dialog Aturan Pemformatan Baru, pilih nilai di bawah Pilih tipe aturan:
-
Untuk membuat aturan yang dievaluasi untuk tiap rekaman secara individual, pilih Periksa nilai dalam rekaman saat ini atau gunakan ekspresi.
-
Untuk membuat aturan yang membandingkan rekaman satu dengan lainnya dengan menggunakan bilah data, klik Bandingkan dengan rekaman lain.
-
-
Di bawah Edit deskripsi aturan, tentukan aturan untuk saat pemformatan akan diterapkan serta pemformatan apa yang harus diterapkan, lalu klik OK.
-
Untuk membuat aturan tambahan untuk kontrol atau sekumpulan kontrol yang sama, ulangi prosedur ini dari langkah 4.
Mengkustomisasi warna dan font
Coba opsi Tema Aplikasi untuk mengkustomisasi warna dan font.
-
Buka laporan dalam Tampilan Tata Letak dengan mengklik kanan laporan di Panel Navigasi, kemudian klik Tampilan Tata Letak.
-
Pada tab Desain Tata Letak Laporan , klik Tema dan arahkan kursor ke berbagai tema dalam galeri untuk mempratinjau efek. Klik pada tema untuk memilihnya, lalu simpan laporan Anda.
-
Gunakan galeri Warna atau Font untuk mengatur warna atau font secara mandiri.
Menambahkan logo atau gambar latar belakang
Anda bisa menambahkan logo atau gambar latar belakang ke laporan dan jika Anda memperbarui gambar, pembaruan tersebut otomatis dibuat di mana gambar tersebut digunakan di database.
Untuk menambahkan atau menghapus gambar:
-
Dalam Panel Navigasi, klik kanan laporan dan klik Tampilan Tata Letak.
-
Dalam laporan, klik posisi tempat Anda ingin menambahkan gambar dan pada tab Desain Tata Letak Laporan , dalam grup Header/Footer , klik Logo.
-
Navigasi ke gambar tersebut, dan klik Buka. Access menambahkan gambar tersebut ke laporan.
-
Untuk menghapus gambar, klik kanan gambar tersebut dan klik Hapus dari menu pintasan.
Untuk menambahkan gambar latar belakang:
-
Dalam Panel Navigasi, klik kanan laporan dan klik Tampilan Tata Letak.
-
Pada tab Format, di grup Latar Belakang, klik Gambar Latar Belakang.
-
Pilih gambar dari daftar Galeri Gambar atau klik Telusuri, pilih gambar, lalu klik OK.
Mempratinjau dan mencetak laporan
Mempratinjau laporan
-
Klik kanan laporan dalam Panel Navigasi lalu klik Pratinjau Cetak. Anda bisa menggunakan perintah di tab Pratinjau Cetak untuk melakukan salah satu hal berikut ini:
-
Mencetak laporan
-
Menyesuaikan ukuran atau tata letak halaman
-
Memperbesar atau memperkecil, atau menampilkan beberapa halaman dalam satu waktu
-
Me-refresh data di laporan
-
Mengekspor laporan ke format file lainnya.
-
-
Klik Tutup Pratinjau Cetak.
Mencetak laporan
Untuk mencetak laporan tanpa mempratinjaunya:
-
Klik kanan laporan dalam Panel Navigasi dan klik Cetak. Laporan dikirim ke printer default Anda.
Catatan: Jika Anda memilih laporan dalam Panel Navigasi dan memilih Cetak dari tab File, Anda bisa memilih opsi pencetakan tambahan seperti jumlah halaman dan salinan dan menentukan printer.
-
Untuk membuka kotak dialog tempat Anda bisa memilih printer, tentukan jumlah salinan, dan seterusnya, klik Cetak.
-
