Pengenalan kebijakan manajemen informasi

Penting: Artikel ini adalah terjemahan mesin, lihat penafian. Temukan versi bahasa Inggris artikel di sini sebagai rujukan Anda.

Kebijakan manajemen informasi adalah sekumpulan aturan untuk tipe konten. Informasi kebijakan manajemen memungkinkan organisasi untuk mengontrol dan melacak hal-hal seperti berapa lama konten yang dipertahankan atau tindakan pengguna bisa memakan waktu dengan konten tersebut. Kebijakan manajemen informasi bisa membantu organisasi mematuhi hukum atau pemerintah peraturan, atau mereka bisa cukup memberlakukan proses bisnis internal.

Misalnya, organisasi yang harus diikuti pemerintah peraturan yang mengharuskan bahwa mereka menunjukkan "memadai kontrol" laporan keuangan mereka dapat membuat satu atau beberapa informasi kebijakan manajemen yang audit tindakan tertentu dalam penulisan dan proses persetujuan untuk semua dokumen yang berkaitan dengan keuangan publikasi.

Untuk informasi cara penggunaan, lihat membuat dan menerapkan kebijakan manajemen informasi.

Fitur kebijakan manajemen informasi

Ada empat kategori dasar fitur kebijakan yang sudah ditentukan sebelumnya yang organisasi bisa digunakan secara terpisah atau kombinasi untuk mengelola konten dan proses.

Tipe-tipe kebijakan konten

Fitur kebijakan pengauditan membantu organisasi analisis bagaimana sistem manajemen konten mereka menggunakan pembuatan log kejadian dan operasi yang dilakukan pada dokumen dan item daftar. Anda bisa mengonfigurasi fitur kebijakan pengauditan untuk log kejadian seperti saat dokumen atau item yang diedit, melihat, di-Check in, di-Check out, menghapus, atau memiliki izin yang diubah. Semua informasi audit disimpan dalam log audit tunggal di server, dan administrator situs bisa menjalankan laporan di dalamnya.

Fitur kebijakan kedaluwarsa membantu organisasi menghapus kedaluwarsa konten dari situs mereka dengan cara yang konsisten dan dilacak. Ini akan membantu Anda mengelola biaya dan risiko terkait dengan tetap mempertahankan konten lama. Anda dapat mengonfigurasi kebijakan kedaluwarsa untuk menentukan jenis konten tertentu kedaluwarsa pada tanggal tertentu atau dalam periode waktu setelah dokumen dibuat atau terakhir diubah.

Organisasi juga bisa membuat dan menggunakan fitur kebijakan kustom untuk memenuhi kebutuhan tertentu. Misalnya, organisasi manufaktur mungkin ingin menetapkan kebijakan manajemen informasi untuk semua draf desain produk spesifikasi dokumen yang melarang pengguna pencetakan salinan dokumen ini di nonsecure printer. Untuk menentukan jenis kebijakan manajemen informasi, Anda bisa membuat dan menggunakan fitur kebijakan batasan pencetakan yang bisa ditambahkan ke kebijakan manajemen informasi yang relevan untuk produk desain spesifikasi tipe konten.

Lokasi untuk menggunakan kebijakan manajemen informasi

Untuk menerapkan kebijakan manajemen informasi, Anda harus menambahkannya ke daftar, pustaka, atau tipe konten di situs. Lokasi tempat Anda membuat atau menambahkan kebijakan manajemen informasi mempengaruhi bagaimana luas menerapkan kebijakan atau bagaimana luas bisa digunakan. Anda bisa:

Membuat kebijakan kumpulan situs dan lalu tambahkan kebijakan ini ke tipe konten, daftar, atau pustaka Anda bisa membuat kebijakan kumpulan situs di daftar kebijakan di situs tingkat teratas kumpulan situs. Setelah Anda membuat kebijakan kumpulan situs, Anda dapat mengekspornya sehingga administrator kumpulan situs lainnya bisa mengimpornya ke daftar kebijakan mereka. Membuat kebijakan kumpulan situs ekspor memungkinkan Anda untuk standardize kebijakan manajemen informasi di situs di organisasi Anda.

Ketika Anda menambahkan kebijakan koleksi situs ke tipe konten situs, dan contoh tipe konten situs ditambahkan ke daftar atau pustaka yang tidak bisa mengubah kebijakan koleksi situs dari daftar atau pustaka. Menambahkan kebijakan koleksi situs ke tipe konten situs adalah cara yang baik untuk memastikan kebijakan koleksi situs diterapkan pada setiap tingkatan hierarki situs Anda.

Link Templat Kebijakan Tipe Konten di halaman Pengaturan Situs

Membuat kebijakan manajemen informasi untuk tipe konten situs di situs tingkat atas Galeri tipe konten situs, dan lalu menambahkan tipe konten tersebut ke satu atau beberapa daftar atau pustaka Anda bisa juga membuat kebijakan manajemen informasi langsung untuk tipe konten situs dan lalu mengaitkan contoh tipe konten situs tersebut dengan beberapa daftar atau pustaka. Jika Anda membuat kebijakan manajemen informasi cara ini, setiap item di kumpulan situs dari tipe konten tersebut atau tipe konten yang mewarisi dari tipe konten tersebut memiliki kebijakan. Namun, jika Anda membuat kebijakan manajemen informasi langsung untuk tipe konten situs, itu lebih sulit untuk menggunakan kembali kebijakan manajemen informasi ini di kumpulan situs lainnya, karena kebijakan yang dibuat dengan cara ini tidak diekspor.

Link tipe konten situs di halaman Pengaturan Situs

Link kebijakan manajemen informasi di halaman pengaturan untuk tipe konten situs

Catatan untuk mengontrol kebijakan yang digunakan dalam kumpulan situs, administrator kumpulan situs bisa menonaktifkan kemampuan untuk menyetel fitur kebijakan secara langsung pada tipe konten. Saat batasan ini berlaku, pengguna yang membuat tipe konten terbatas untuk memilih kebijakan dari daftar kebijakan kumpulan situs.

Membuat kebijakan manajemen informasi untuk daftar atau pustaka Jika organisasi Anda perlu menerapkan kebijakan manajemen informasi spesifik untuk kumpulan sangat terbatas konten, Anda bisa membuat kebijakan manajemen informasi yang hanya berlaku untuk daftar atau pustaka individual. Metode ini membuat kebijakan manajemen informasi adalah sedikit fleksibel, karena kebijakan hanya berlaku untuk satu lokasi, dan tidak bisa diekspor atau digunakan untuk lokasi lainnya. Namun, terkadang Anda mungkin perlu membuat kebijakan manajemen informasi unik dengan penerapan terbatas untuk menangani situasi tertentu.

Link kebijakan manajemen informasi di halaman pengaturan untuk pustaka dokumen

Catatan

Anda bisa membuat kebijakan manajemen informasi untuk daftar atau pustaka hanya jika daftar atau pustaka tersebut tidak mendukung tipe beberapa konten. Jika daftar atau pustaka mendukung tipe beberapa konten, Anda perlu menetapkan kebijakan manajemen informasi untuk setiap daftar bertipe konten individual yang dikaitkan dengan daftar atau pustaka tersebut. (Contoh tipe konten situs yang dikaitkan dengan daftar atau pustaka khusus yang dikenal sebagai tipe konten daftar.)

Untuk mengontrol kebijakan yang digunakan dalam kumpulan situs, administrator kumpulan situs bisa menonaktifkan kemampuan untuk menyetel fitur kebijakan secara langsung pada daftar atau pustaka. Saat batasan ini berlaku, pengguna yang mengelola daftar atau pustaka terbatas untuk memilih kebijakan dari daftar kebijakan kumpulan situs.

Atas Halaman

Catatan: Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×