Pengenalan kebijakan manajemen informasi

Penting: Artikel ini adalah terjemahan mesin, lihat penafian. Temukan versi bahasa Inggris artikel di sini sebagai rujukan Anda.

Organisasi bisa menentukan dan menggunakan kebijakan manajemen informasi di situs Office SharePoint Server 2007 untuk menerapkan sesuai dengan proses bisnis perusahaan atau peraturan hukum atau pemerintah untuk manajemen informasi. Kebijakan manajemen informasi mengaktifkan administrator situs atau daftar manajer untuk mengontrol bagaimana konten dikelola.

Di artikel ini

Apa itu kebijakan manajemen informasi

Bagaimana kebijakan manajemen informasi bisa digunakan di situs

Apa yang dimaksud dengan kebijakan manajemen informasi?

Kebijakan manajemen informasi adalah sekumpulan aturan untuk satu tipe konten. Kebijakan manajemen informasi memungkinkan organisasi untuk mengontrol dan melacak hal-hal seperti berapa lama konten dipertahankan atau tindakan apa yang bisa dilakukan pengguna dengan konten tersebut. Kebijakan manajemen informasi bisa membantu organisasi mematuhi hukum dan regulasi pemerintah, atau mereka juga bisa menerapkan proses bisnis internal. Misalnya, sebuah organisasi harus mengikuti regulasi pemerintah yang mengharuskan mereka menunjukkan "kontrol yang cukup" terhadap laporan keuangan yang mungkin membuat satu atau lebih kebijakan manajemen informasi akan membutuhkan tindakan audit spesifik dalam proses penulisan dan persetujuan untuk semua dokumen yang berkaitan dengan pengarsipan keuangan.

Fitur kebijakan yang disertakan dalam Office SharePoint Server 2007

Setiap aturan individual dalam kebijakan manajemen informasi adalah fitur kebijakan. Office SharePoint Server 2007 menyertakan beberapa fitur kebijakan yang sudah ditentukan sebelumnya yang organisasi bisa gunakan secara individu atau kombinasi untuk menetapkan kebijakan manajemen informasi untuk situs mereka. Fitur kebijakan yang disertakan dalam Office SharePoint Server 2007 adalah:

  • Pengauditan    Fitur kebijakan pengauditan membantu organisasi analisis bagaimana sistem manajemen konten mereka menggunakan pembuatan log kejadian dan operasi yang dilakukan pada dokumen dan item daftar. Organisasi bisa mengonfigurasi fitur kebijakan pengauditan untuk log kejadian seperti saat dokumen atau item yang diedit, melihat, di-Check in, di-Check out, menghapus, atau memiliki izin yang diubah. Semua informasi audit disimpan dalam log audit tunggal di server, dan administrator situs bisa menjalankan laporan di dalamnya. Organisasi juga bisa menggunakan Office SharePoint Server 2007 Model objek untuk menulis dan menambahkan kejadian kustom ke audit log.

  • Kedaluwarsa    Fitur kebijakan kedaluwarsa membantu organisasi menghapus kedaluwarsa konten dari situs mereka dengan cara yang konsisten dan dilacak. Fitur kebijakan ini membantu organisasi mengelola biaya dan risiko terkait dengan tetap mempertahankan konten lama. Organisasi bisa mengonfigurasi kebijakan kedaluwarsa untuk menentukan jenis konten tertentu kedaluwarsa pada tanggal tertentu atau dalam Hitung jumlah waktu setelah aktivitas dokumen (seperti membuat atau mengedit).

  • Kode batang    Fitur kebijakan kode batang memungkinkan organisasi untuk melacak fisik salinan dokumen atau item daftar yang telah dicetak dari situs. Fitur kebijakan kode batang akan membuat nilai pengidentifikasi unik untuk dokumen. Pengguna bisa menyisipkan gambar kode batang nilai itu ke dalam dokumen Microsoft Office yang mereka buat. Mereka juga bisa menggunakan kode batang pada fisik salinan dokumen untuk mencari salinan asli dari dokumen itu di server. Secara default, kode batang sesuai dengan umum kode 39 standar (ANSI tujuan BC1-1995, kode 39). Organisasi bisa menggunakan Office SharePoint Server 2007 Model objek untuk menginstal penyedia kode batang lainnya.

  • Label    Fitur kebijakan label juga memungkinkan organisasi untuk melacak fisik salinan dokumen atau item daftar yang telah dicetak dari situs. Fitur kebijakan label secara otomatis menghasilkan teks label berdasarkan properti dokumen dan pemformatan yang menentukan administrator situs atau manajer daftar. Saat pengguna menyisipkan label ke dalam dokumen Microsoft Office, label diperbarui secara otomatis dengan informasi dari properti dokumen lainnya.

Atas halaman

Fitur kebijakan kustom

Organisasi juga bisa membuat dan menggunakan fitur kebijakan kustom untuk memenuhi kebutuhan khusus. Misalnya, sebuah organisasi manufaktur mungkin ingin menetapkan kebijakan manajemen informasi untuk semua draf dokumen spesifikasi desain produk yang melarang pengguna mencetak salinan dokumen ini di printer yang tidak aman. Untuk menetapkan kebijakan manajemen informasi seperti ini, organisasi bisa membuat dan menggunakan fitur kebijakan Pembatasan Pencetakan yang bisa ditambahkan ke kebijakan manajemen informasi yang relevan untuk tipe konten spesifikasi desain produk.

Atas halaman

Kebijakan manajemen informasi integrasi dengan Sistem Microsoft Office 2007 program

Ada beberapa cara yang Office SharePoint Server 2007 kebijakan manajemen informasi bisa diekspos ke pengguna dalam program klien Rilis Office 2007 . Saat Anda mengonfigurasi kebijakan manajemen informasi pada server untuk tipe konten tertentu, daftar atau pustaka, Anda bisa menulis pernyataan kebijakan yang ditampilkan kepada pengguna yang bekerja dengan konten yang tunduk pada kebijakan ini. Pernyataan kebijakan bisa beri tahu pengguna bahwa kebijakan manajemen informasi diterapkan untuk dokumen, atau bisa menyediakan informasi detail, seperti fact dokumen kedaluwarsa setelah periode waktu tertentu. Saat pengguna membuka dokumen yang dikenakan kebijakan manajemen informasi di salah satu program klien Rilis Office 2007 , pernyataan Kebijakan ini ditampilkan. Selain itu, jika kebijakan manajemen informasi menyertakan fitur kebijakan kode batang atau Label, kebijakan bisa dikonfigurasi untuk mengharuskan pengguna menyisipkan kode batang atau label ke dalam dokumen Microsoft Office saat mereka mencoba menyimpan atau mencetak mereka dari program klien Rilis Office 2007 .

Atas halaman

Bagaimana kebijakan manajemen informasi bisa digunakan pada suatu situs

Untuk menerapkan kebijakan manajemen informasi, Anda harus menambahkannya ke daftar, pustaka, atau tipe konten pada sebuah situs. Lokasi di mana Anda membuat atau menambahkan kebijakan manajemen informasi mempengaruhi seberapa luas kebijakan diterapkan atau seberapa luas kebijakan tersebut bisa digunakan. Anda dapat:

  • Membuat kebijakan kumpulan situs dan lalu tambahkan kebijakan ini ke tipe konten, daftar, atau pustaka     Anda bisa membuat kebijakan kumpulan situs dalam daftar kebijakan kumpulan situs untuk situs tingkat teratas di kumpulan situs. Setelah Anda membuat kebijakan kumpulan situs, Anda dapat mengekspornya sehingga situs administrator kumpulan situs lainnya bisa mengimpornya ke daftar kebijakan kumpulan situs mereka. Membuat kebijakan kumpulan situs ekspor memungkinkan Anda untuk standardize kebijakan manajemen informasi di situs di organisasi Anda.

    Ketika Anda menambahkan kebijakan koleksi situs ke tipe konten situs, dan contoh tipe konten situs ditambahkan ke daftar atau pustaka yang tidak bisa mengubah kebijakan koleksi situs dari daftar atau pustaka. Menambahkan kebijakan koleksi situs ke tipe konten situs adalah cara yang baik untuk memastikan kebijakan koleksi situs diterapkan pada setiap tingkatan hierarki situs Anda.

    Untuk informasi selengkapnya, lihat membuat kebijakan manajemen informasi untuk kumpulan situs.

  • Membuat kebijakan manajemen informasi untuk tipe konten situs di situs tingkat atas Galeri tipe konten situs, dan lalu menambahkan tipe konten tersebut ke satu atau beberapa daftar atau pustaka     Anda bisa juga membuat kebijakan manajemen informasi langsung untuk tipe konten situs dan lalu mengaitkan contoh tipe konten situs tersebut dengan beberapa daftar atau pustaka. Jika Anda membuat kebijakan manajemen informasi dengan menggunakan metode ini, setiap item di kumpulan situs dari tipe konten tersebut atau tipe konten yang mewarisi dari tipe konten tersebut memiliki kebijakan. Jika Anda membuat kebijakan manajemen informasi langsung untuk tipe konten situs, itu lebih sulit untuk menggunakan kembali kebijakan manajemen informasi ini di kumpulan situs lainnya, karena kebijakan yang dibuat dengan cara ini tidak diekspor.

    Catatan: Untuk mengontrol kebijakan yang digunakan dalam kumpulan situs, administrator kumpulan situs bisa menonaktifkan kemampuan untuk menyetel fitur kebijakan secara langsung pada tipe konten. Saat batasan ini berlaku, pengguna yang membuat tipe konten terbatas untuk memilih kebijakan dari daftar kebijakan kumpulan situs.

    Untuk informasi tentang membuat kebijakan manajemen informasi untuk tipe konten situs, lihat mengubah tipe konten situs.

  • Membuat kebijakan manajemen informasi untuk daftar atau pustaka     Jika organisasi Anda perlu menerapkan kebijakan manajemen informasi spesifik untuk kumpulan sangat terbatas konten, Anda bisa membuat kebijakan manajemen informasi yang hanya berlaku untuk daftar atau pustaka individual. Metode ini membuat kebijakan manajemen informasi adalah sedikit fleksibel, karena kebijakan hanya berlaku untuk satu lokasi, dan tidak bisa diekspor atau digunakan untuk lokasi lainnya. Namun, beberapa organisasi mungkin perlu membuat kebijakan manajemen informasi unik dengan penerapan terbatas untuk menangani situasi tertentu.

    Catatan: 

    • Anda bisa membuat kebijakan manajemen informasi untuk daftar atau pustaka hanya jika daftar atau pustaka tersebut tidak mendukung tipe beberapa konten. Jika daftar atau pustaka mendukung tipe beberapa konten, Anda perlu menetapkan kebijakan manajemen informasi untuk setiap daftar bertipe konten individual yang dikaitkan dengan daftar atau pustaka tersebut. (Contoh tipe konten situs yang dikaitkan dengan daftar atau pustaka khusus yang dikenal sebagai tipe konten daftar.)

    • Untuk mengontrol kebijakan mana yang digunakan di koleksi situs, administrator koleksi situs bisa menonaktifkan kemampuan mengatur fitur kebijakan secara langsung pada daftar atau pustaka. Ketika pembatasan ini tetap berlaku, pengguna yang mengelola daftar atau pustaka dibatasi untuk memilih kebijakan dari daftar Kebijakan Koleksi Situs.

Atas halaman

Catatan: Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×