Pengenalan ke Kumpulan Dokumen

Penting: Artikel ini adalah terjemahan mesin, lihat penafian. Temukan versi bahasa Inggris artikel di sini sebagai rujukan Anda.

Kumpulan Dokumen adalah sekelompok dokumen yang berkaitan yang bisa Anda kelola sebagai entitas tunggal. Anda bisa membuat Kumpulan Dokumen dalam satu langkah, lalu menentukan karakteristik dan metadatanya. Anda bisa mengelola kumpulan itu sebagai entitas tunggal.

Di artikel ini

Apa itu kumpulan dokumen?

Apa yang bisa Anda lakukan dengan Kumpulan Dokumen?

Apakah Kumpulan Dokumen itu?

Untuk berbagai jenis proyek, orang sering kali membuat satu kumpulan dokumen terkait. Dalam beberapa kasus, kumpulan dokumen ini mungkin merupakan hasil sebuah proyek, atau “hasil kerja.” Misalnya, sebuah perusahaan jasa mungkin memproduksi sebuah "pitch book" standar ketika mereka merespons pada proposal dari sebuah calon klien. Pitch book itu mungkin selalu memuat bagian ini dan mengkustomisasi setiap bagian itu menurut kebutuhan khusus dari proyek tertentu:

  • Pengenalan ke perusahaan jasa

  • Analisis Kekuatan, Kelemahan, Peluang, Ancaman (SWOT)

  • Sebuah rencana bisnis

  • Analisis perusahaan yang dapat diperbandingkan

Dalam kasus lain, kumpulan dokumen ini mungkin hanya mewakili tipe informasi yang berbeda yang mendukung sebuah proyek yang lebih besar dan menghasilkan pembentukan atau penyampaian sesuatu yang lain. Misalnya, sebuah perusahaan manufaktur mungkin menghasilkan sebuah kumpulan dokumen standar terkait desain, pengujian, dan fabrikasi setiap produk yang diproduksinya.

Dokumen-dokumen ini mungkin dibuat pada saat yang sama, atau secara bertahap. Dokumen tersebut mungkin dihasilkan atau ditinjau oleh satu orang atau oleh banyak orang. Semua dokumen tersebut mungkin dalam format yang sama (seperti dokumen Word). Jika tidak, mereka mungkin menggunakan format file yang berbeda (misalnya, dokumen Word, buku catatan OneNote, presentasi PowerPoint, diagram Visio, buku kerja excel workbooks, dll.).

Kumpulan Dokumen dapat membantu organisasi mengelola situasi ini dengan lebih mudah. Kumpulan Dokumen menata banyak dokumen terkain ke dalam tampilan tunggal di mana dokumen-dokumen tersebut bisa dikerjakan dan dikeloka sebagai entitas tunggal. Bila Anda membuat Kumpulan Dokumen, Anda sebenarnya membuat sebuah tipe konten yang baru. Tipe konten ini menjadi tersedia di seluruh kumpulan situs, dan Anda bisa mengonfigurasi sebuah tipe Kumpulan Dokumen baru untuk setiap produk kerja multidokumen yang berbeda.

Bila sebuah tipe konten Kumpulan Dokumen ditambahkan ke suatu pustaka, pengguna bisa menggunakan contoh-contoh Kumpulan Dokumen dari dengan cara yang sama mereka membuat dokumen tunggal.

Atas Halaman

Apa yang bisa Anda lakukan dengan Kumpulan Dokumen?

Tipe konten Kumpulan Dokumen memiliki beberapa fitur spesifik yang memudahkan membuat dan mengelola produk kerja multidokumen dengan sukses. Saat Anda mengonfigurasi tipe konten Kumpulan Dokumen, Anda bisa melakukan setiap hal berikut ini:

Kustomisasi halaman Selamat datang    untuk kumpulan dokumen yang berisi semua informasi yang dibutuhkan oleh pengguna tentang kumpulan. Halaman Selamat datang adalah halaman komponen Web yang bisa menyiapkan untuk menampilkan informasi proyek atau sumber daya untuk membantu anggota tim yang bekerja pada dokumen menyetel (misalnya, garis waktu proyek, link ke sumber daya, dsb.). Juga menampilkan daftar dokumen yang ditambahkan ke kumpulan.

  • Tentukan konten default    yang ingin Anda secara otomatis dibuat dan disertakan dalam setiap baru contoh kumpulan dokumen. Anda bisa memiliki dokumen tertentu secara otomatis disertakan, dan Anda bisa mengontrol Templat yang digunakan orang. Anda bisa yakin bahwa dokumen default adalah tipe konten yang benar. Misalnya, jika organisasi Anda telah mencitrakan Templat yang Anda gunakan untuk tipe komunikasi tertentu, Anda bisa mengunggah ini saat Anda mengonfigurasi tipe konten kumpulan dokumen.

  • Menentukan tipe konten yang diperbolehkan    yang bisa digunakan di dalam kumpulan dokumen (misalnya, file, gambar, audio, atau video dokumen).

  • Menentukan metadata bersama    dan kolom metadata yang Anda inginkan untuk semua dokumen dalam sebuah kumpulan. Dokumen default secara otomatis ditetapkan dengan metadata saat Kumpulan Dokumen dibuat, dan Anda bisa menampilkan metadata di halaman Selamat Datang .

  • Menetapkan alur kerja    yang ingin Anda gunakan untuk Kumpulan Dokumen tersebut. Anda bisa menggunakan alur kerja Tinjauan atau Persetujuan standar dengan Kumpulan Dokumen, dan seluruh Kumpulan Dokumen melalui langkah-langkah alur kerja seolah-olah merupakan file tunggal. Selain itu, organisasi Anda bisa mengembangkan alur kerja kustom untuk Kumpulan Dokumen.

  • Mengirim Kumpulan Dokumen    kepada Penata Konten untuk perutean ke folder, situs, atau pustaka yang dituju.

Setelah Anda menambahkan tipe konten Kumpulan Dokumen ke sebuah pustaka, pengguna situs bisa menggunakan fitur manajemen dokumen dan fitus khusus Kumpulan Dokumen.

Penulis Kumpulan Dokumen bisa melakukan setiap tugas berikut:

  • Membuat produk kerja multidokumen baru dengan cepat dan mudah dengan menggunakan perintah Dokumen Baru cdi pustaka dokumen.

  • Menangkap snapshot riwayat versi dari properti dan dokumen saat ini dalam Kumpulan Dokumen.

Memulai alur kerja pada seluruh kumpulan dokumen atau item individual di dalam Kumpulan Dokumen untuk mengelola tugas-tugas yang umum seperti peninjauan dan persetujuan.

  • Mengirimkan link ke Kumpulan Dokumen

  • Gunakan perintah Send To untuk memindahkan atau menyalin Kumpulan Dokumen ke lokasi lain (tujuannya harus dikonfigurasi di dalam Administrasi Pusat)

  • Mengelola izin untuk Kumpulan Dokumen.

Atas Halaman

Catatan: Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×