Pengenalan alur kerja dengan formulir InfoPath

Penting: Artikel ini adalah terjemahan mesin, lihat penafian. Temukan versi bahasa Inggris artikel di sini sebagai rujukan Anda.

Di artikel ini

Apa itu alur kerja?

Cara menggunakan alur kerja dengan formulir InfoPath

Alur kerja yang disertakan di Office SharePoint Server 2007

Dukungan untuk alur kerja kustom di Windows SharePoint Services 3.0 atau Office SharePoint Server 2007

Langkah-langkah dalam menggunakan alur kerja

Memulai alur kerja di dokumen atau item

Apa itu alur kerja?

Alur kerja terkadang disebut serangkaian tugas yang menghasilkan hasil. Dalam konteks Microsoft produk dan teknologi SharePoint, alur kerja ditetapkan lebih tepat sebagai gerakan otomatis dokumen atau item dalam urutan tertentu tindakan atau tugas yang terkait dengan proses bisnis. Alur kerja dapat digunakan untuk mengelola proses bisnis yang umum dalam organisasi secara konsisten dengan organisasi yang memungkinkan untuk melampirkan logika bisnis ke dokumen atau item dalam daftar atau pustaka SharePoint. Logika bisnis pada dasarnya adalah sekumpulan instruksi yang menentukan dan kontrol tindakan yang terjadi pada dokumen atau item.

Alur kerja dapat menyederhanakan biaya dan waktu yang diperlukan untuk mengoordinasikan proses bisnis yang umum, seperti Tinjau persetujuan atau dokumen proyek, dengan mengelola dan melacak tugas manusia yang terlibat dengan proses ini. Misalnya, di situs Office SharePoint Server 2007 , Anda bisa menambahkan alur kerja untuk pustaka dokumen yang merutekan dokumen ke sekelompok orang untuk disetujui. Saat penulis dokumen memulai alur kerja ini di dokumen di pustaka tersebut, alur kerja akan membuat dokumen tugas persetujuan, menetapkan tugas tersebut kepada peserta alur kerja, dan kemudian mengirim email pesan pemberitahuan ke peserta yang menyertakan instruksi tugas dan link ke dokumen untuk disetujui. Saat alur kerja yang sedang berlangsung, pemilik alur kerja (dalam kasus ini, penulis dokumen) atau peserta alur kerja dapat memeriksa halaman Status alur kerja untuk melihat peserta yang telah menyelesaikan tugas alur kerja mereka. Halaman Status alur kerja hanya tersedia dengan mengklik status alur kerja untuk dokumen atau item dalam pustaka dokumen. Saat peserta menyelesaikan tugas alur kerja, alur kerja berakhir, dan pemilik adalah secara otomatis diberi tahu bahwa alur kerja sudah selesai.

Ilustrasi berikut memperlihatkan proses alur kerja persetujuan.

Bagan alur untuk alur kerja Persetujuan

Alur kerja tidak hanya mendukung proses pekerjaan manual yang ada tapi juga memperluas cara di mana orang-orang bisa berkolaborasi dan bekerja dengan dokumen, daftar dan pustaka. Pengguna situs bisa mulai dan berpartisipasi dalam alur kerja dengan menggunakan formulir yang dapat dikustomisasi yang dapat diakses dari dokumen atau item dalam daftar atau pustaka SharePoint. Formulir yang dapat dikustomisasi ini adalah halaman SharePoint yang membantu pengguna untuk meninjau atau membuat perubahan pada alur kerja. Selain itu, fungsi alur kerja di Office SharePoint Server 2007 terintegrasi dengan Sistem Microsoft Office 2007. Tugas alur kerja berikut ini bisa dilakukan dalam situs Office SharePoint Server 2007 atau secara langsung dalam program tertentu yang menjadi bagian dari Rilis Office 2007:

  • Menampilkan daftar alur kerja yang tersedia untuk dokumen atau item.

  • Memulai alur kerja di dokumen atau item.

  • Menampilkan, mengedit, atau menetapkan ulang tugas alur kerja.

  • Menyelesaikan tugas alur kerja.

Atas Halaman

Cara menggunakan alur kerja dengan formulir InfoPath

Anda bisa membuat formulir Microsoft Office InfoPath yang menampilkan data tertentu yang sesuai untuk status saat ini dari alur kerja. Anda melakukan ini dengan mendesain Templat formulir untuk menggunakan aturan yang memulai tindakan dalam formulir yang didasarkan pada status alur kerja. Ini bisa menyederhanakan proses yang orang gunakan untuk mengisi formulir. Misalnya, Anda bisa mendesain formulir untuk menampilkan baca-saja tampilan saat status untuk alur kerja adalah selesai , dan oleh karena itu, data dalam formulir tidak bisa diubah.

Anda juga bisa menggunakan aturan untuk membuat formulir merespons alur kerja dengan cara lain. Misalnya, Anda bisa menggunakan aturan untuk menampilkan kotak dialog pesan yang memiliki Instruksi spesifik untuk status alur kerja tertentu.

Catatan: Kotak dialog tidak akan muncul secara otomatis di Templat formulir yang kompatibel dengan browser yang pengguna isi di Web browser.

Alur kerja harus ditambahkan ke daftar, pustaka, atau tipe konten untuk membuatnya tersedia untuk digunakan di formulir InfoPath. Tipe alur kerja yang tersedia untuk situs bervariasi, bergantung pada tipe situs, Apakah alur kerja diaktifkan dan apakah alur kerja kustom dibuat dengan menggunakan Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Hubungi administrator layanan Anda untuk menentukan alur kerja mana diinstal dan siap untuk situs Anda.

Setiap alur kerja ditetapkan oleh status yang berbeda dengan nama deskriptif, seperti Sedang berlangsung. Nama untuk status beragam sesuai dengan tipe alur kerja. Sebagai contoh, alur kerja persetujuan — yang sudah tersedia pada server yang menjalankan Office SharePoint Server 2007 — menyertakan status untuk Sedang berlangsung, dibatalkan, dan selesai. Status alur kerja tiga-status — yang sudah tersedia di Windows SharePoint Services 3.0 — bisa ditentukan oleh orang yang menambahkan alur kerja ke pustaka atau daftar, sedangkan alur kerja lain menggunakan standar status seperti status Sedang berlangsung mencatat sebelumnya. Meskipun nama deskriptif terlihat bagi pengguna, status alur kerja diwakili secara terprogram oleh nilai numerik. Untuk mendesain Templat formulir untuk merespons status alur kerja tertentu, Anda harus mengetahui nilai numerik untuk status alur kerja yang ingin Anda gunakan. Ini adalah karena InfoPath menggunakan nilai numerik alur kerja untuk memulai tindakan, seperti beralih tampilan.

Alur kerja yang disertakan dalam situs SharePoint

Alur kerja berikut yang menangani skenario Bisnis Umum dan disertakan dalam Windows SharePoint Services 3.0 dan Office SharePoint Server 2007.

Alur kerja yang disertakan dalam Windows SharePoint Services 3.0

Alur kerja tiga-status yang disertakan dalam Windows SharePoint Services 3.0 dan Office SharePoint Server 2007 situs. Alur kerja tiga-status yang bisa digunakan untuk mengelola proses bisnis yang mengharuskan organisasi untuk melacak masalah atau item, seperti masalah dukungan pelanggan, calon Prosper atau tugas-tugas proyek dalam jumlah besar.

Atas Halaman

Alur kerja yang disertakan dalam Office SharePoint Server 2007

Situs Office SharePoint Server 2007 yang juga menyertakan alur kerja berikut yang menangani skenario bisnis umum:

  • Persetujuan     Alur kerja ini merutekan formulir ke sekelompok orang untuk disetujui. Secara default, alur kerja persetujuan dikaitkan dengan tipe konten dokumen, yang berarti secara otomatis tersedia di pustaka dokumen. Versi alur kerja persetujuan juga terkait, secara default, dengan pustaka halaman di situs penerbitan, dan alur kerja dapat digunakan untuk mengelola proses persetujuan untuk publikasi halaman Web.

  • Kumpulkan umpan balik     Alur kerja ini merutekan formulir ke sekelompok orang untuk umpan balik. Peninjau bisa memberikan umpan balik, yang kemudian kompilasi dan dikirim ke orang yang memulai alur kerja. Secara default, alur kerja kumpulkan umpan balik dikaitkan dengan tipe konten dokumen, yang berarti tipe konten dokumen secara otomatis tersedia di pustaka dokumen.

  • Kumpulkan tanda tangan    Alur kerja ini merutekan dokumen dari Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007atau Microsoft Office Excel 2007 ke sekelompok orang untuk kumpulkan tanda tangan digital mereka. Alur kerja ini harus dimulai di Sistem Microsoft Office 2007 program. Secara default, alur kerja kumpulkan tanda tangan dikaitkan dengan tipe konten dokumen, yang berarti secara otomatis tersedia di pustaka dokumen. Namun, alur kerja kumpulkan tanda tangan ini hanya tersedia untuk dokumen Office yang berisi satu atau beberapa Microsoft Office baris tanda tangan.

    Catatan: Alur kerja ini tidak tersedia untuk digunakan dengan formulir InfoPath.

  • Persetujuan disposisi     Alur kerja ini, yang mendukung proses manajemen rekaman, mengelola dokumen kedaluwarsa dan penyimpanan dengan memungkinkan peserta untuk memutuskan apakah akan menyimpan atau menghapus kedaluwarsa dokumen. Alur kerja persetujuan disposisi dimaksudkan untuk digunakan terutama dalam situs Pusat rekaman.

  • Grup persetujuan     Alur kerja ini serupa dengan alur kerja persetujuan, tapi menggunakan pustaka dokumen yang ditunjuk dan menawarkan tampilan dipersonalisasi proses persetujuan di mana pengguna berpartisipasi. Alur kerja ini menyediakan bagan organisasi hierarki dari mana untuk memilih penyetuju, dan alur kerja memungkinkan penyetuju menggunakan kontrol stempel alih-alih tanda tangan. Solusi ini hanya tersedia untuk versi Asia Timur Office SharePoint Server 2007.

  • Manajemen penerjemahan    Alur kerja ini mengelola proses terjemahan dokumen manual dengan membuat salinan dokumen yang diterjemahkan dan dengan menetapkan terjemahan tugas untuk penerjemah. Alur kerja ini hanya tersedia hanya untuk pustaka manajemen terjemahan.

Setiap alur kerja yang di atas dapat dikustomisasi untuk organisasi Anda dalam beberapa cara. Misalnya, saat Anda menambahkan alur kerja ke daftar, pustaka, atau tipe konten untuk membuatnya tersedia untuk digunakan pada dokumen atau item, Anda bisa mengkustomisasi daftar tugas atau daftar Riwayat, tempat informasi tentang alur kerja disimpan.

Ketika pengguna memulai alur kerja di dokumen atau item, bergantung pada tipe alur kerja, pengguna mungkin memiliki opsi untuk mengkustomisasi alur kerja lebih lanjut dengan menentukan daftar peserta, tanggal jatuh tempo, dan instruksi tugas.

Atas Halaman

Dukungan untuk alur kerja kustom di Windows SharePoint Services 3.0 atau Office SharePoint Server 2007

Organisasi Anda mungkin memilih untuk mengembangkan dan menggunakan alur kerja kustom yang unik untuk proses bisnis di organisasi Anda. Alur kerja dapat sederhana atau rumit memerlukan proses bisnis di dalam organisasi. Pengembang bisa membuat alur kerja yang dimulai oleh pengguna situs, atau mereka bisa membuat alur kerja mulai secara otomatis berdasarkan acara tertentu, seperti ketika formulir di pustaka dokumen atau item daftar SharePoint yang dibuat atau diubah. Jika organisasi Anda telah berkembang dan ditempatkan alur kerja kustom, alur kerja ini mungkin tersedia untuk digunakan di situs Anda.

Bergantung pada orang yang terlibat dalam membuat alur kerja, ada dua cara di mana alur kerja kustom bisa dibuat untuk Windows SharePoint Services 3.0 atau Office SharePoint Server 2007:

  • Pengembang perangkat lunak profesional     Pengembang perangkat lunak profesional bisa membuat alur kerja dengan menggunakan Microsoft Visual Studio 2005 ekstensi untuk Windows alur kerja Foundation. Alur kerja ini berisi aktivitas kustom kode dan alur kerja. Setelah pengembang profesional membuat alur kerja kustom, server administrator dapat menggunakan alur kerja tersebut di beberapa situs.

  • Desainer web    Desainer web bisa mendesain alur kerja tanpa kode untuk digunakan dalam daftar atau pustaka tertentu dengan menggunakan program desain Web yang kompatibel dengan Windows SharePoint Services, seperti Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Alur kerja ini dibuat dari daftar aktivitas alur kerja yang tersedia, dan desainer Web yang membuat salah satu alur kerja ini bisa menggunakannya secara langsung ke daftar atau pustaka dokumen mana yang akan digunakan.

Jika Anda ingin menerapkan alur kerja kustom, hubungi administrator layanan Anda untuk informasi tentang sumber daya yang tersedia di organisasi Anda. Untuk informasi selengkapnya tentang mengembangkan alur kerja kustom untuk Windows SharePoint Services 3.0, lihat Layanan Pusat Pengembangan Windows SharePoint pada MSDN. Untuk informasi selengkapnya tentang mengembangkan alur kerja kustom untuk Office SharePoint Server 2007, lihat Microsoft Office SharePoint Server 2007 SDK, yang tersedia dari Microsoft Office SharePoint Server 2007 pengembang Portal pada MSDN.

Atas Halaman

Langkah-langkah dalam menggunakan alur kerja

Terdapat beberapa langkah-langkah dalam menggunakan alur kerja di dokumen atau item. Setiap langkah dirancang untuk diselesaikan oleh orang-orang dalam peran yang berbeda. Misalnya, administrator situs bisa menambahkan alur kerja ke pustaka dokumen, pembuat konten dapat memulai alur kerja atau memodifikasi alur kerja sedang berlangsung dan dokumen Peninjau atau pemberi persetujuan bisa menyelesaikan tugas alur kerja.

Bagian berikutnya menjelaskan proses berikut ini yang terkait dengan menggunakan alur kerja:

  • Menambahkan alur kerja ke daftar, pustaka, atau tipe konten

  • Memulai alur kerja di dokumen atau item

  • Memodifikasi alur kerja yang sedang berlangsung

  • Menyelesaikan tugas alur kerja

  • Melacak status alur kerja

Menambahkan alur kerja ke daftar, pustaka, atau tipe konten

Sebelum alur kerja dapat digunakan, harus ditambahkan ke daftar, pustaka, atau tipe konten. Anda memerlukan Kelola daftar izin untuk menambahkan alur kerja ke daftar, pustaka, atau tipe konten. Dalam banyak kasus, administrator situs atau orang-orang yang mengelola daftar atau pustaka tertentu melakukan tugas ini.

Ketersediaan alur kerja dalam situs bervariasi, bergantung pada tempatnya ditambahkan:

  • Jika Anda menambahkan alur kerja secara langsung ke daftar atau pustaka, maka alur kerja hanya tersedia untuk item dalam daftar atau pustaka tersebut.

  • Jika Anda menambahkan alur kerja ke tipe konten daftar (contoh tipe konten situs yang ditambahkan ke daftar atau pustaka tertentu), alur kerja hanya tersedia untuk item dari tipe konten tersebut dalam daftar atau pustaka tertentu di mana tipe konten tersebut diasosiasikan.

  • Jika Anda menambahkan alur kerja ke tipe konten situs, alur kerja tersebut hanya tersedia untuk setiap item dari tipe konten tersebut dalam setiap daftar dan pustaka tempat tipe konten situs tersebut ditambahkan. Jika Anda ingin alur kerja tersedia secara luas di seluruh daftar atau pustaka di kumpulan situs untuk item dari tipe konten tertentu, adalah cara paling efisien untuk mendapatkan hasil dengan menambahkan alur kerja tersebut langsung ke tipe konten situs.

Saat Anda menambahkan alur kerja ke daftar, pustaka, atau tipe konten, Anda bisa mengkustomisasi alur kerja untuk lokasi tertentu dengan menentukan salah satu opsi berikut ini:

  • Menamai contoh alur kerja.

  • Daftar tugas tempat tugas yang berkaitan dengan alur kerja disimpan.

  • Daftar riwayat yang merekam semua kejadian yang terkait dengan alur kerja.

  • Cara yang Anda inginkan alur kerja untuk memulai.

  • Opsi tambahan yang ditujukan untuk alur kerja individual. Misalnya, bagaimana tugas dirutekan ke peserta, keadaan apa yang menyelesaikan alur kerja dan tindakan apa yang terjadi setelah alur kerja selesai.

Catatan: Saat Anda menambahkan alur kerja ke daftar, pustaka, atau tipe konten, Anda membuatnya tersedia untuk dokumen atau item dalam lokasi tertentu. Anda tidak memulai mulai alur kerja yang sebenarnya. Temukan link untuk informasi selengkapnya tentang menambahkan alur kerja ke daftar, pustaka, atau tipe konten dalam bagian Lihat juga .

Memulai alur kerja di dokumen atau item

Setelah alur kerja ditambahkan ke daftar, pustaka, atau tipe konten, Anda bisa memulai alur kerja di dokumen atau item dalam lokasi tersebut (jika alur kerja dikonfigurasi untuk memperbolehkan untuk mulai secara manual). Untuk memulai alur kerja, Anda memilih alur kerja yang Anda inginkan dari daftar alur kerja yang tersedia untuk dokumen atau item. Jika perlu, Anda mungkin juga perlu mengisi formulir dengan informasi yang memerlukan alur kerja. Bergantung pada bagaimana alur kerja didesain dan dikonfigurasi, saat Anda memulai alur kerja Anda mungkin memiliki opsi untuk mengkustomisasi lebih lanjut dengan menentukan opsi seperti sebagai peserta, tanggal jatuh tempo, dan instruksi tugas.

Memodifikasi alur kerja yang sedang berlangsung

Setelah alur kerja dimulai, Anda mungkin perlu membuat perubahan ke dalamnya. Misalnya, Anda mungkin perlu menambahkan peserta tambahan, atau peserta alur kerja mungkin perlu menetapkan ulang tugas nya ke orang lain atau meminta perubahan ke dokumen atau item yang fokus dari alur kerja. Anda bisa mengubah beberapa alur kerja yang sudah ditentukan sebelumnya yang termasuk dalam Office SharePoint Server 2007 saat alur kerja yang sedang berlangsung. Jika organisasi Anda telah berkembang dan ditempatkan alur kerja kustom, kemampuan untuk mengubah alur kerja saat sedang dalam proses bergantung pada bagaimana ini dirancang.

Menyelesaikan tugas alur kerja

Alur kerja acara apa saja yang memerlukan manual interaksi diwakili oleh tugas alur kerja. Ketika tugas tersebut ditetapkan ke peserta alur kerja, Penerima tugas bisa menyelesaikan tugas atau meminta perubahan pada alur kerja itu sendiri dengan mengedit formulir tugas alur kerja terkait. Di Office SharePoint Server 2007, alur kerja peserta bisa menyelesaikan tugas alur kerja di situs SharePoint atau secara langsung dalam program Microsoft Office 2007 — seperti Microsoft Office InfoPath 2007. Ketika peserta alur kerja menyelesaikan tugas alur kerja atau permintaan perubahan alur kerja, server diminta untuk memindahkan status alur kerja ke langkah berikutnya dalam alur kerja.

Melacak status alur kerja

Alur kerja pemilik dan peserta dapat mengikuti kemajuan alur kerja dengan mencentang halaman status yang terkait dengan alur kerja, di situs SharePoint. Halaman status menyertakan informasi status tentang tugas alur kerja yang belum selesai. Ini juga menyertakan informasi yang relevan dengan alur kerja.

Office SharePoint Server 2007 juga menyertakan pelaporan alat yang menyediakan analisis agregat Riwayat alur kerja. Organisasi bisa menggunakan analisis ini untuk menemukan area di proses yang perlu diperbaiki atau untuk menentukan apakah Grup Rapat target kinerja untuk proses bisnis yang ditetapkan. Office SharePoint Server 2007 menyertakan beberapa laporan Microsoft Excel yang sudah ditentukan sebelumnya yang bisa digunakan dengan alur kerja apa pun. Selain itu, informasi Riwayat alur kerja hanya tersedia sebagai sumber data daftar SharePoint yang bisa digunakan dan menganalisis di program lain, seperti Microsoft Office Visio 2007, Microsoft Office Access 2007, Microsoft Office InfoPath 2007, atau dalam proses bisnis kustom pemantauan solusi.

Atas Halaman

Catatan: Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×