Pengenalan alur kerja SharePoint

Pengenalan alur kerja SharePoint

Penting: Artikel ini adalah terjemahan mesin, lihat penafian. Temukan versi bahasa Inggris artikel di sini sebagai rujukan Anda.

Alur kerja membantu orang berkolaborasi dalam dokumen dan mengelola tugas-tugas proyek dengan menerapkan proses bisnis tertentu pada dokumen dan item di dalam situs SharePoint. Alur kerja membantu organisasi tunduk pada proses bisnis yang konsisten, dan mereka juga meningkatkan keefisienan dan produktivitas organisasi dengan mengelola tugas dan langkah-langkah yang digunakan dalam proses bisnis. Ini memungkinkan orang yang melakukan tugas-tugas ini berkonsentrasi melakukan pekerjaan dan bukannya mengelola alur kerja.

Di artikel ini

Apa itu alur kerja?

Dua platform Alur Kerja SharePoint

Alur kerja bawaan

Dukungan untuk alur kerja kustom

Langkah-langkah dalam menggunakan alur kerja

Apa itu alur kerja?

Alur kerja terkadang dijelaskan sebagai rangkaian tugas yang menghasilkan hasil. Dalam konteks Produk dan Teknologi SharePoint, alur kerja didefinisikan secara lebih sempit sebagai Pergerakan otomatis dokumen atau item melalui urutan tindakan atau tugas yang terkait dengan proses bisnis. Alur kerja bisa digunakan secara konsisten untuk mengelola proses bisnis yang umum dalam organisasi dengan memungkinkan organisasi untuk melampirkan logika bisnis ke dokumen atau item dalam daftar atau pustaka SharePoint. Logika Bisnis pada dasarnya merupakan kumpulan instruksi yang menentukan dan mengontrol tindakan yang terjadi pada dokumen atau item.

Alur kerja dapat mempersingkat biaya dan waktu yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan proses bisnis, seperti persetujuan proyek atau tinjauan dokumen, dengan mengelola dan melacak tugas-tugas manusia yang terlibat dalam proses ini. Misalnya, di situs SharePoint, Anda bisa menambahkan alur kerja ke pustaka dokumen yang merutekan dokumen ke sekelompok orang untuk disetujui. Saat penulis dokumen memulai alur kerja ini pada dokumen dalam pustaka tersebut, alur kerja membuat tugas persetujuan dokumen, menetapkan tugas tersebut kepada peserta alur kerja, lalu mengirimkan email pemberitahuan ke peserta dengan instruksi tugas dan link ke dokumen yang akan disetujui. Saat alur kerja sedang berlangsung, pemilik alur kerja (dalam kasus ini, dokumen penulis) atau peserta alur kerja bisa memeriksa halaman Status Alur Kerja untuk melihat peserta mana yang telah menyelesaikan tugas alur kerja mereka. Ketika peserta alur kerja menyelesaikan tugas alur kerja mereka, alur kerja berakhir, dan pemilik alur kerja secara otomatis diberi tahu bahwa alur kerja telah selesai.

Tindakan dalam alur kerja persetujuan dalam contoh sebelumnya mengikuti proses yang diperlihatkan dalam ilustrasi berikut.

Bagan alur untuk alur kerja yang Disetujui

Alur Kerja tidak hanya mendukung proses kerja manusia yang ada tapi juga memperluas cara orang-orang bisa berkolaborasi dan bekerja dengan dokumen, daftar, dan pustaka. Pengguna situs bisa memulai dan berpartisipasi dalam alur kerja menggunakan formulir yang dapat dikustomisasi yang dapat diakses dari dokumen atau item dalam daftar atau pustaka SharePoint. Selain itu, fungsionalitas alur kerja dalam Produk SharePoint terintegrasi erat dengan Microsoft Office 2013 sehingga tugas alur kerja tersebut bisa dijalankan di kedua produk:

  • Menampilkan daftar alur kerja yang tersedia untuk dokumen atau item.

  • Memulai alur kerja di dokumen atau item.

  • Menampilkan, mengedit, atau menetapkan ulang tugas alur kerja.

  • Menyelesaikan tugas alur kerja.

Atas Halaman

Dua platform alur kerja SharePoint

Platform alur kerja SharePoint 2010 telah dilanjutkan ke Office 365 dan SharePoint Server 2013, sehingga semua alur kerja yang Anda buat pada platform ini terus berfungsi. Platform ini berbasis Windows Workflow Foundation 3.5 (WF3.5). Platform alur kerja SharePoint 2013 didasarkan pada Windows Workflow Foundation 4 (WF) dan benar-benar didesain ulang. Mungkin fitur yang paling mencolok dari platform alur kerja baru ini adalah penggunaan Microsoft Azure sebagai host pelaksana alur kerja. Mesin pelaksana alur kerja sekarang berada di luar Office 365 dan SharePoint Server 2013, di Microsoft Azure.

Hasilnya akhirnya terdapat dua tipe platform untuk dipilih ketika Anda menyusun alur kerja di SharePoint: Alur Kerja SharePoint 2010 dan Alur Kerja SharePoint 2013.

Atas Halaman

Alur kerja bawaan

Situs SharePoint menyertakan beberapa alur kerja bawaan yang menangani skenario bisnis umum:

  • Persetujuan    Alur kerja ini merutekan dokumen atau item kepada sekelompok orang untuk disetujui. Secara default, alur kerja Persetujuan diasosiasikan dengan tipe konten Dokumen, dan dengan demikian secara otomatis tersedia di pustaka dokumen.

  • Kumpulkan Umpan Balik    Alur kerja ini merutekan dokumen atau item kepada sekelompok orang untuk umpan balik. Peninjau dapat memberikan umpan balik, yang kemudian disusun dan dikirim ke orang yang memulai alur kerja. Secara default, alur kerja Kumpulkan Umpan Balik diasosiasikan dengan tipe konten Dokumen, dan dengan demikian secara otomatis tersedia di pustaka dokumen.

  • Kumpulkan Tanda Tangan    Alur kerja ini merutekan dokumen Microsoft Office ke sekelompok orang untuk mengumpulkan tanda tangan digital mereka. Alur kerja ini harus dimulai dalam program Office 2013. Peserta harus menyelesaikan tugas menandatangani dengan menambahkan tanda tangan digital mereka ke dokumen dalam program Office yang relevan. Secara default, alur kerja Kumpulkan Tanda Tangan diasosiasikan dengan tipe konten Dokumen, dan dengan demikian secara otomatis tersedia di pustaka dokumen. Tetapi, alur kerja Kumpulkan Tanda Tangan muncul untuk dokumen dalam pustaka dokumen hanya jika dokumen tersebut berisi satu atau beberapa dokumen Baris Tanda Tangan Microsoft Office.

  • Persetujuan Penerbitan    Alur kerja ini mirip dengan alur kerja Persetujuan yang mengotomatisasi perutean konten ke pakar pokok permasalahan dan pemangku kepentingan untuk ditinjau dan disetujui. Yang membuat alur kerja persetujuan penerbitan bersifat unik adalah karena didesain khusus untuk menerbitkan situs di mana penerbitan halaman web baru dan yang telah diperbarui dikontrol secara ketat.

  • Tiga-Status     Alur kerja ini bisa digunakan untuk mengelola proses bisnis yang mengharuskan organisasi untuk melacak masalah-masalah atau item dalam jumlah besar, seperti masalah dukungan pelanggan, calon prosper atau tugas-tugas proyek.

Masing-masing alur kerja di atas dapat dikustomisasi untuk organisasi Anda dalam beberapa cara. Misalnya, saat Anda menambahkan alur kerja ke daftar, pustaka, atau tipe konten untuk membuatnya tersedia untuk digunakan pada dokumen atau item, Anda bisa mengkustomisasi daftar tugas dan daftar riwayat tempat informasi tentang alur kerja disimpan.

Ketika pengguna situs memulai alur kerja di dokumen atau item, pengguna mungkin memiliki opsi untuk mengkustomisasi alur kerja lebih lanjut dengan menentukan daftar peserta, tanggal jatuh tempo, dan instruksi tugas.

Atas Halaman

Dukungan untuk alur kerja kustom

Meskipun alur kerja bawaan dapat dikustomisasi untuk memenuhi kebutuhan yang berbeda, organisasi Anda dapat memilih untuk mendesain dan mengembangkan alur kerja unik untuk proses bisnis dalam organisasi. Alur kerja bisa sesederhana atau sekompleks yang dibutuhkan proses bisnis. Pengembang dapat membuat alur kerja yang dimulai oleh orang-orang yang menggunakan situs, atau mereka bisa membuat alur kerja yang dimulai secara otomatis berdasarkan acara, seperti saat item daftar dibuat atau diubah. Jika organisasi Anda telah mengembangkan dan menggunakan alur kerja kustom, alur kerja ini mungkin tersedia sebagai tambahan atau sebagai ganti alur kerja bawaan yang sudah diuraikan.

Ada dua cara membuat alur kerja kustom:

  • Pengguna Power View bisa mendesain alur kerja tanpa-kode untuk digunakan dalam daftar atau pustaka tertentu dengan menggunakan Microsoft SharePoint Designer 2013 dan Office Visio 2013    Alur kerja SharePoint Designer 2013 dibuat dari daftar aktivitas alur kerja yang tersedia, dan orang yang membuat alur kerja dapat menggunakan alur kerja secara langsung ke daftar atau pustaka tempat alur kerja akan digunakan. SharePoint Designer 2013 juga bekerja sama dengan Visio 2013 untuk menyediakan pengalaman pengembangan alur kerja visual untuk membuat diagram menggunakan bentuk dan konektor. Anda juga bisa mengimpor alur kerja dari Visio 2013 ke SharePoint Designer 2013, dan sebaliknya.

  • Pengembang perangkat lunak profesional bisa membuat alur kerja dengan menggunakan Visual Studio 2012 atau yang lebih baru    Alur kerja ini berisi kode kustom dan aktivitas alur kerja. Setelah pengembang professional membuat alur kerja kustom, administrator server dapat meggunakannya di beberapa situs.

Atas Halaman

Langkah-langkah dalam menggunakan alur kerja

Ada beberapa langkah dalam menggunakan alur kerja dalam item dokumen atau daftar. Setiap langkah dapat diselesaikan oleh individu dalam peran yang berbeda. Misalnya, administrator situs dapat membuat alur kerja tersedia untuk digunakan dalam pustaka dokumen, pembuat konten dapat memulai alur kerja atau memodifikasi alur kerja yang sedang berlangsung, dan orang ketiga (misalnya, peninjau dokumen atau pemberi izin) bisa menyelesaikan tugas alur kerja.

Menambahkan alur kerja ke daftar, pustaka, atau tipe konten

Agar alur kerja bisa digunakan, alur kerja harus ditambahkan ke daftar, pustaka, atau tipe konten agar tersedia untuk dokumen atau item di lokasi tertentu. Anda harus memiliki izin Mengelola Daftar untuk menambahkan alur kerja ke daftar, pustaka, atau tipe konten. Biasanya, administrator situs atau individu yang mengelola daftar atau pustaka tertentu yang menjalankan tugas ini.

Ketersediaan alur kerja dalam situs bervariasi, bergantung pada tempatnya ditambahkan:

  • Jika Anda menambahkan alur kerja secara langsung ke daftar atau pustaka, maka alur kerja hanya tersedia untuk item dalam daftar atau pustaka tersebut.

  • Jika Anda menambahkan alur kerja ke tipe konten daftar (contoh tipe konten situs yang ditambahkan ke daftar atau pustaka tertentu), alur kerja hanya tersedia untuk item dari tipe konten tersebut dalam daftar atau pustaka tertentu di mana tipe konten tersebut diasosiasikan.

  • Jika Anda menambahkan alur kerja ke tipe konten situs, alur kerja tersebut hanya tersedia untuk setiap item dari tipe konten tersebut dalam setiap daftar dan pustaka tempat tipe konten situs tersebut ditambahkan.

  • Jika Anda ingin alur kerja tersedia secara luas di seluruh daftar atau pustaka di situs, Anda bisa membuat alur kerja situs.

Ketika Anda menambahkan alur kerja ke daftar, pustaka, atau tipe konten, Anda dapat mengkustomisasi alur kerja ke lokasi tertentu dengan menentukan berbagai opsi:

  • Menamai contoh alur kerja ini

  • Daftar tugas di mana tugas yang berkaitan dengan alur kerja disimpan

  • Daftar riwayat yang merekam semua kejadian yang terkait dengan alur kerja

  • Cara yang Anda inginkan untuk memulai alur kerja

  • Opsi tambahan yang ditujukan untuk alur kerja individual, misalnya, bagaimana tugas dirutekan ke peserta, keadaan apa yang menyelesaikan alur kerja, dan tindakan apa yang terjadi setelah alur kerja selesai.

Ketika Anda menambahkan alur kerja ke daftar, pustaka, atau tipe konten, Anda membuatnya tersedia untuk dokumen atau item dalam lokasi tertentu; Anda tidak memulai mulai alur kerja yang sebenarnya.

Memulai alur kerja di dokumen atau item

Setelah alur kerja ditambahkan ke daftar, pustaka, atau tipe konten dan dengan demikian membuatnya tersedia untuk digunakan, Anda bisa memulai alur kerja ini pada dokumen atau item (jika alur kerja dikonfigurasi untuk memungkinkannya dimulai secara manual). Untuk memulai alur kerja, pilih alur kerja yang Anda inginkan dari daftar alur kerja yang tersedia untuk dokumen atau item. Jika perlu, Anda juga harus mengisi formulir dengan informasi yang diperlukan alur kerja. Bergantung pada bagaimana alur kerja didesain dan dikonfigurasi, Anda mungkin memiliki opsi untuk mengkustomisasi alur kerja lebih lanjut saat Anda memulainya pada dokumen atau item dengan mengkustomisasi opsi tersebut sebagai peserta, tanggal jatuh tempo, dan instruksi tugas.

Memodifikasi alur kerja yang sedang berlangsung

Setelah alur kerja dimulai pada item, Anda mungkin perlu membuat perubahan pada cara alur kerja berperilaku. Misalnya, setelah alur kerja dimulai, orang yang memulai alur kerja mungkin harus menambahkan peserta tambahan. Atau peserta alur kerja mungkin perlu menetapkan ulang tugasnya kepada orang lain atau meminta perubahan pada dokumen atau item yang merupakan fokus alur kerja. Anda bisa mengubah beberapa alur kerja bawaan saat alur kerja sedang berlangsung. Jika organisasi Anda telah mengembangkan dan menggunakan alur kerja kustom, maka kemungkinan perubahan pada alur kerja yang sedang berlangsung diperbolehkan.

Menyelesaikan tugas alur kerja

Setiap kejadian alur kerja yang memerlukan interaksi manusia diwakili oleh tugas alur kerja . Saat alur kerja menetapkan tugas ke peserta alur kerja, penerima tugas bisa menyelesaikan tugas atau meminta perubahan pada alur kerja tersebut dengan mengedit formulir tugas alur kerja. Peserta alur kerja bisa menyelesaikan tugas alur kerja di situs SharePoint atau secara langsung dalam program Office 2013. Ketika peserta alur kerja menyelesaikan tugas alur kerja atau meminta perubahan pada alur kerja, alur kerja berlanjut ke langkah berikutnya yang relevan.

Melacak status alur kerja

Pemilik alur kerja dan peserta bisa mengikuti perkembangan alur kerja dengan memeriksa halaman status yang terkait dengan alur kerja. Halaman status menyertakan informasi status tentang tugas alur kerja yang tersisa. Halaman status juga menyertakan informasi riwayat yang relevan dengan alur kerja.

Alat pelaporan bisa menyediakan analisis agregat riwayat alur kerja. Organisasi bisa menggunakan analisis ini untuk menemukan kelambatan dalam proses atau untuk menentukan apakah grup memenuhi target kinerja proses bisnis yang ditentukan. Beberapa laporan Microsoft Office Excel yang sudah ditentukan sebelumnya bisa digunakan dengan setiap alur kerja. Selain itu, informasi riwayat alur kerja tersedia sebagai sumber data daftar SharePoint yang bisa digunakan dan dianalisis di program lain atau solusi pemantauan proses bisnis kustom.

Atas Halaman

Catatan: Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa.

Lihat Juga

Gambaran umum alur kerja yang disertakan dengan SharePoint

Alur kerja di SharePoint 2013

Pengembangan alur kerja di SharePoint Designer 2013 dan Visio 2013

Mulai menggunakan alur kerja SharePoint Server 2013

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×