Pengenalan ke Kumpulan Dokumen

Apakah Kumpulan Dokumen itu?

Untuk berbagai jenis proyek, orang sering menghasilkan keseluruhannya dokumen terkait. Dalam beberapa kasus, kumpulan dokumen mungkin hasil proyek, atau "hasil kerja." Sebagai contoh, perusahaan layanan profesional mungkin menghasilkan standar "pitch buku" saat mereka menjawab permintaan untuk proposal dari klien kemungkinan. Buku pitch selalu mungkin berisi bagian ini, dengan setiap bagian yang dikustomisasi sesuai dengan persyaratan spesifik proyek tertentu:

• Pengenalan ke perusahaan jasa

• Analisis Kekuatan, Kelemahan, Peluang, Ancaman (SWOT)

• Sebuah rencana bisnis

• Analisis perusahaan yang dapat diperbandingkan

Dalam kasus lain, kumpulan dokumen ini mungkin hanya mewakili tipe informasi yang berbeda yang mendukung sebuah proyek yang lebih besar dan menghasilkan pembentukan atau penyampaian sesuatu yang lain. Misalnya, sebuah perusahaan manufaktur mungkin menghasilkan sebuah kumpulan dokumen standar terkait desain, pengujian, dan fabrikasi setiap produk yang diproduksinya.

Dokumen ini mungkin dibuat pada saat yang sama atau fase. Dokumen yang mungkin dihasilkan atau ditinjau dengan satu orang atau dengan banyak orang. Semua dokumen mungkin format yang sama (seperti dokumen Word). Alternatifnya, mereka mungkin melibatkan format file berbeda (sebagai contoh, dokumen Word, buku catatan OneNote, presentasi PowerPoint, diagram Visio, buku kerja excel, dan seterusnya).

Kumpulan Dokumen dapat membantu organisasi mengelola situasi ini dengan lebih mudah. Kumpulan Dokumen menata banyak dokumen terkain ke dalam tampilan tunggal di mana dokumen-dokumen tersebut bisa dikerjakan dan dikeloka sebagai entitas tunggal. Bila Anda membuat Kumpulan Dokumen, Anda sebenarnya membuat sebuah tipe konten yang baru. Tipe konten ini menjadi tersedia di seluruh kumpulan situs, dan Anda bisa mengonfigurasi sebuah tipe Kumpulan Dokumen baru untuk setiap produk kerja multidokumen yang berbeda.

Bila sebuah tipe konten Kumpulan Dokumen ditambahkan ke suatu pustaka, pengguna bisa menggunakan contoh-contoh Kumpulan Dokumen dari dengan cara yang sama mereka membuat dokumen tunggal.

Apa yang bisa Anda lakukan dengan Kumpulan Dokumen?

Tipe konten Kumpulan Dokumen memiliki beberapa fitur spesifik yang memudahkan membuat dan mengelola produk kerja multidokumen dengan sukses. Saat Anda mengonfigurasi tipe konten Kumpulan Dokumen, Anda bisa melakukan setiap hal berikut ini:

• Kustomisasi halaman Selamat datang    untuk kumpulan dokumen yang berisi semua informasi yang dibutuhkan oleh pengguna tentang kumpulan. Halaman Selamat datang adalah halaman komponen Web yang bisa menyiapkan untuk menampilkan informasi proyek atau sumber daya untuk membantu anggota tim yang bekerja pada kumpulan dokumen (misalnya, garis waktu proyek, link ke sumber daya, dan seterusnya). Juga menampilkan daftar dokumen yang ditambahkan ke kumpulan.

• Tentukan konten default    yang ingin Anda secara otomatis dibuat dan disertakan dalam contoh setiap baru kumpulan dokumen. Anda bisa memiliki dokumen tertentu secara otomatis disertakan, dan Anda bisa mengontrol Templat yang digunakan orang. Anda bisa yakin bahwa dokumen default adalah tipe konten yang benar. Misalnya, jika organisasi Anda telah mencitrakan Templat yang Anda gunakan untuk tipe komunikasi tertentu, Anda bisa mengunggah ini saat Anda mengonfigurasi tipe konten kumpulan dokumen.

• Menentukan tipe konten yang diperbolehkan    yang bisa digunakan di dalam kumpulan dokumen (misalnya, file, gambar, audio, atau video dokumen).

• Menentukan metadata bersama    dan kolom metadata yang Anda inginkan untuk semua dokumen dalam sebuah kumpulan. Dokumen default secara otomatis ditetapkan dengan metadata saat Kumpulan Dokumen dibuat, dan Anda bisa menampilkan metadata di halaman Selamat Datang .

• Menetapkan alur kerja    yang ingin Anda gunakan untuk kumpulan dokumen. Anda bisa menggunakan alur kerja Tinjauan atau persetujuan standar dengan kumpulan dokumen, dan seluruh dokumen menyetel akan melanjutkan melalui langkah-langkah alur kerja seolah-olah satu file. Selain itu, organisasi Anda bisa mengembangkan alur kerja kustom untuk kumpulan dokumen.

• Mengirim Kumpulan Dokumen    kepada Penata Konten untuk perutean ke folder, situs, atau pustaka yang dituju.

Setelah Anda menambahkan tipe konten Kumpulan Dokumen ke sebuah pustaka, pengguna situs bisa menggunakan fitur manajemen dokumen dan fitus khusus Kumpulan Dokumen.

Penulis Kumpulan Dokumen bisa melakukan setiap tugas berikut:

• Membuat produk kerja multidokumen baru dengan cepat dan mudah dengan menggunakan perintah Dokumen Baru cdi pustaka dokumen.

• Menangkap snapshot riwayat versi dari properti dan dokumen saat ini dalam Kumpulan Dokumen.

• Memulai alur kerja pada seluruh kumpulan dokumen atau item individual di dalam Kumpulan Dokumen untuk mengelola tugas-tugas yang umum seperti peninjauan dan persetujuan.

• Mengirimkan link ke Kumpulan Dokumen

• Gunakan perintah Send To untuk memindahkan atau menyalin Kumpulan Dokumen ke lokasi lain (tujuannya harus dikonfigurasi di dalam Administrasi Pusat)

• Mengelola izin untuk Kumpulan Dokumen.

Lihat juga

Membuat dan mengonfigurasikan tipe konten kumpulan dokumen baru

Membuat dan mengelola kumpulan dokumen

Mengkustomisasi halaman Selamat datang untuk kumpulan dokumen