Pencarian Tentukan alur kerja

Penting: Artikel ini adalah terjemahan mesin, lihat penafian. Temukan versi bahasa Inggris artikel di sini sebagai rujukan Anda.

Pencarian memberdayakan alur kerja Anda untuk menampilkan data dinamis. Ketika alur kerja berjalan, pencarian dalam alur kerja tersebut bisa mengambil data dari sumber data berbeda seperti daftar, pustaka, dan data alur kerja. Pencarian juga bisa membuat pengalaman pengguna akhir yang dikustomisasi untuk orang-orang yang menggunakan situs.

Artikel ini menyediakan beberapa informasi konseptual tentang pencarian dan menjelaskan cara menetapkan alur kerja pencarian. Temukan beberapa tips tentang bekerja dengan pencarian dan memastikan pencarian unik.

Di artikel ini

Tentang pengikatan data dan pencarian

Tentang menggunakan pencarian untuk membuat pengalaman pengguna akhir yang dikustomisasi

Mengapa Apakah id berguna?

Bagaimana cara kerja pencarian?

Mencari nilai dalam item saat ini

Mencari nilai dalam data alur kerja

Mencari nilai dalam daftar atau pustaka dengan menentukan bidang dan nilai sebagai kriteria filter

Tips untuk memastikan nilai pencarian unik

Hal yang perlu diketahui tentang pencarian

Tentang pengikatan data dan pencarian

Apa yang membuat alur kerja pencarian mungkin adalah data penjilidan, fitur di Microsoft ASP.NET teknologi yang memanfaatkan di Office SharePoint Designer 2007. Data pembundelan memungkinkan menghubungkan data di sumber data berbeda dalam database. Di Office SharePoint Designer 2007, pengikatan data dalam alur kerja memungkinkan Anda untuk mengambil data dari sumber data seperti daftar, pustaka, dan data seperti variabel dan parameter inisiasi alur kerja. Alur kerja pencarian mengambil data dari sumber data saat menjalankan alur kerja dan bisa menggunakan data diakses untuk melakukan beberapa tindakan alur kerja lain. Pencarian membuat koneksi antara sumber data dan alur kerja.

Anda bisa menyisipkan pencarian ke item saat ini, data alur kerja, dan lainnya daftar dan pustaka SharePoint.

Anda bisa menyisipkan pencarian ke...

Deskripsi

Item saat ini

Merujuk ke item yang memulai contoh saat ini dari alur kerja. Memilih opsi ini memungkinkan Anda untuk memilih nilai dari item yang alur kerja saat ini berjalan pada.

Data alur kerja

Merujuk ke variabel alur kerja yang merupakan bagian dari contoh saat ini dari alur kerja. Memilih opsi ini memungkinkan Anda untuk menggunakan variabel alur kerja dan parameter inisiasi dalam alur kerja saat ini.

Daftar dan pustaka lainnya

Anda juga bisa mengambil data dari daftar dan pustaka di situs SharePoint lainnya.

Atas Halaman

Tentang menggunakan pencarian untuk membuat pengalaman pengguna akhir yang dikustomisasi

Pencarian juga dapat memberikan pengalaman pengguna akhir yang dikustomisasi untuk pengguna situs. Misalnya, anggap bahwa Anda adalah seorang penulis konten yang mengajukan dokumen ke pustaka dokumen bersama di situs tim Anda. Anda ingin alur kerja untuk mengirim pesan email otomatis yang memberitahu Peninjau sesuai setiap kali dokumen diunggah. Dengan menambahkan pencarian ke pesan email dalam alur kerja, Anda bisa membuat pengalaman pengguna akhir yang dikustomisasi. Ini berarti bahwa setiap kali dokumen diunggah, alur kerja akan mengirim email secara otomatis ke Peninjau sesuai dengan nama dokumen dalam isi email.

Ilustrasi berikut ini menyoroti beberapa tempat dalam pesan email mana pencarian dapat digunakan.

Pesan email menyoroti area potensial untuk menyisipkan pencarian

Setelah mengganti bidang disorot dengan pencarian, pesan email sekarang terlihat seperti ini.

Pesan Email dengan pencarian

Perhatikan bagaimana entri pencarian muncul di isi email. Setelah Anda menentukan pencarian, ditampilkan dalam format [%sumber Data:nama bidang%] di tempat di mana Anda memasukkan pencarian. Jadi jika Anda ditentukan pencarian mana sumber data Bersama Documents dan bidang yang ingin Anda gunakan untuk mengambil nilai adalah nama Peninjau, entri pencarian akan ditampilkan sebagai [bersama dokumen: Peninjau nama %].

Catatan: Entri pencarian tidak menampilkan tanda kurung siku [] dan ikon persen % pada untuk:, CC:, dan baris subjek dari pesan email.

Saat dokumen diunggah ke pustaka dokumen bersama, Peninjau akan menerima sebuah email otomatis yang menyertakan nama dokumen yang diunggah. Ketika alur kerja berjalan, pencarian mengambil data dari berbagai sumber data, dan data yang muncul di pesan email.

Pesan email menyoroti area potensial untuk menyisipkan pencarian

Atas Halaman

Mengapa Apakah id berguna?

Anda akan berpendapat daftar atau pustaka SharePoint sebagai tabel. Setiap tabel terdiri dari baris dan kolom.

Untuk alur kerja pencarian untuk mengambil nilai tertentu dari daftar, Anda perlu menentukan bidang (berarti kolom) dan item (berarti baris).

Alur kerja pencarian bisa mengambil nilai dari daftar atau pustaka di situs saat ini, tapi perlu informasi ini setiap kali: mana bidang (kolom) dan item mana (baris).

Daftar tugas

Jika Anda terbiasa dengan database relasional, seperti Office Access 2007 atau Microsoft SQL Server, mungkin membantu untuk berpikir setiap daftar dan pustaka di sebuah situs sebagai tabel terpisah di database.

Setiap daftar dan pustaka memiliki kolom ID yang bertindak sebagai kunci utama. Dalam database, kunci utama adalah bidang (atau kumpulan bidang) dalam tabel yang menyediakan pengidentifikasi unik untuk setiap baris.

Kolom ID pas untuk memenuhi semua kriteria untuk kunci utama yang baik karena itu:

  • Secara unik mengidentifikasi setiap baris.

  • Tidak pernah kosong atau nol.

  • Jangan pernah perubahan.

Anda bisa melihat kolom ID dengan menambahkannya ke tampilan apa pun dari daftar atau pustaka.

Kolom ID muncul dalam berbagai daftar SharePoint

Karena ID kunci utama untuk daftar atau pustaka apa pun, sangat berguna dalam alur kerja pencarian untuk mengidentifikasi tertentu item atau baris, seperti yang diperlihatkan dalam contoh nanti.

Atas Halaman

Bagaimana cara kerja pencarian?

Seperti tercantum di bagian sebelumnya, jika Anda terbiasa dengan database relasional, mungkin membantu untuk berpikir setiap daftar dan pustaka di sebuah situs sebagai tabel terpisah di database.

Bahkan, data dalam daftar dan pustaka yang disimpan dalam tabel di SQL Server. (Sementara tidak teknis benar setiap daftar dan pustaka terkait dengan tabel terpisah di database, mental model ini sangat berguna ketika alur kerja pencarian.)

Jika Anda terbiasa dengan database relasional, menentukan pencarian itu mirip seperti membuat kueri database — misalnya, Anda memiliki pencarian berikut ini.

Contoh pencarian

Pencarian ini mengatakan, "Dari daftar tugas , pilih nilai bidang Status di mana ID item tugas yang cocok dengan ID yang disimpan di variabel ID item tugas contoh alur kerja ini."

Anda bisa membaca pencarian sebelumnya sebagai kueri SQL berikut ini. Kueri SQL menggunakan kata kunci pilih untuk mengambil data dari tabel tertentu — atau, dalam kasus ini, daftar atau pustaka tertentu.

Contoh 1: Kesamaan pencarian ke kueri SQL

— ATAU —

Contoh 2: Kesamaan pencarian untuk kueri SQL

Atas Halaman

Mencari nilai dalam item saat ini

Tipe pencarian yang paling dasar adalah tempat Anda mencari nilai bidang dalam item saat ini.

Cari ke item saat ini

Pencarian ini mengatakan, "Dari item saat ini, pilih nilai dalam bidang nama ." Pencarian ini sangat mudah melakukan karena Anda hanya perlu menentukan bidang (kolom). Item (baris) fixed sebagai item saat ini. Dengan kata lain, ada hanya satu baris untuk dipilih. Alasan ini, jenis pencarian terkadang disebut "flat" pencarian.

Pencarian ke item saat ini mengambil nilai dari kolom yang Anda tentukan

Atas Halaman

Mencari nilai dalam data alur kerja

Seperti tercantum di bagian sebelumnya, pencarian ke nilai dalam item saat ini adalah selalu pencarian "flat" karena baris tetap sebagai item saat ini — Anda hanya perlu menentukan kolom (atau bidang).

Demikian pula, pencarian ke data alur kerja (berarti data yang disimpan di variabel alur kerja dan parameter inisiasi) adalah juga pencarian datar karena variabel setiap dapat menampung hanya nilai tunggal. Nilai yang disimpan dalam variabel mungkin berubah dari satu contoh alur kerja ke yang berikutnya, dan nilai yang mungkin berubah pada titik tertentu selama alur kerja — misalnya, jika alur kerja menggunakan tindakan Setel variabel alur kerja untuk mengatur variabel untuk nilai yang berbeda. Tapi variabel selalu berisi hanya nilai tunggal, maka pencarian ke data alur kerja ini selalu datar.

Pencarian ke variabel alur kerja bernama ID item Tugas

Anda akan berpendapat data alur kerja sebagai berada di scratchpad yang berisi serangkaian lokasi tempat alur kerja menulis dan menyimpan data. Serangkaian lokasi terdiri dari satu "baris" karena setiap lokasi (variabel atau parameter) berisi hanya satu nilai.

Variabel dalam alur kerja berada dalam lokasi seperti scratchpad

Setelah selesai contoh alur kerja ini, nilai-nilai yang ditulis di scratchpad dihapus, dan kemunculan berikutnya dari alur kerja akan cache nilainya sendiri.

Atas Halaman

Mencari nilai dalam daftar atau pustaka dengan menentukan bidang dan nilai sebagai kriteria filter

Saat Anda ingin mencari nilai dalam item dengan menerapkan kriteria filter ke daftar tempat item saat ini berada, atau daftar yang berbeda, dialog pencarian akan memperluas.

Pencarian nilai di daftar berbeda

Mengapa memperluas? Bagian atas dialog menentukan bidang (kolom) nilai yang Anda minati. Namun, karena Anda ingin menerapkan kriteria filter, Anda juga perlu menentukan item (baris) dari nilai yang Anda minati — dan Anda mengidentifikasi baris unik dengan memilih bidang nilai yang dapat digunakan sebagai kriteria filter untuk memfilter daftar hingga ke baris tunggal. Sebagai contoh, pencarian ini perlu mengetahui item mana (baris) yang Anda inginkan sebagai nilai dari. Bagian atas dialog menentukan kolom; Sekarang Anda perlu baris.

Status tugas disorot

Atas Halaman

Gunakan nilai statis sebagai kriteria filter

Semakin dasar — biasanya kurang bermanfaat — tipe pencarian adalah tempat Anda memasukkan nilai statis (disebut literal) untuk menemukan item atau baris yang Anda minati. Sebagai contoh, pencarian ini akan masuk ke daftar tugas dan pilih nilai bidang rekomendasi dari item tugas pertama di mana bidang rekomendasi sama dengan "Menolak".

Contoh pencarian yang akan mengambil nilai statis

Saat Anda mengklik OK, Anda melihat peringatan berikut.

Kotak dialog peringatan menunjukkan bahwa nilai yang diambil oleh pencarian tidak unik

Apa artinya ini? Dimungkinkan untuk banyak item di daftar tugas agar bidang rekomendasi yang sama "Menolak", seperti yang diperlihatkan dalam gambar berikut ini, sehingga pencarian akan menemukan banyak item yang memenuhi kriteria tersebut. Dalam kasus ini, pencarian cukup mengambil nilai bidang rekomendasi dari item pertama dalam daftar tugas tempat rekomendasi = Rmengeluarkan, seperti diperlihatkan di sini.

Daftar menyoroti nilai pertama yang akan diambil oleh pencarian

Ada skenario tertentu di mana Anda akan memerlukan jenis lookup, khususnya saat Anda sedang bekerja dengan daftar kustom. Untuk membuat jelas dengan contoh ini, anggap bahwa Anda mempunyai daftar kustom yang mencantumkan manajer kawasan untuk setiap wilayah geografis, seperti diperlihatkan di sini.

Daftar kustom Manajer Kawasan

Sekarang anggap bahwa tim Anda berada di daerah Northeast, maka ini adalah satu-satunya wilayah yang Anda minati. Anda membuat alur kerja yang dilampirkan ke daftar yang berbeda (tidak kawasan manajer), dan Anda ingin alur kerja untuk mencari manajer senior Northeast kawasan dari daftar manajer kawasan. Dengan menyimpan orang-orang di daftar kustom dan alur kerja yang mencari data ini, Anda membuatnya tersedia untuk alur kerja untuk selalu dinamis mengambil data terbaru, ditambah Anda tidak memiliki untuk membuka dan mengubah alur kerja Kapan saja manajer di kawasan berubah. Pencarian Anda untuk tujuan ini akan terlihat seperti ini.

Cari nilai yang tidak unik dalam daftar kustom

Saat Anda mengklik OK, Anda akan melihat peringatan ini.

Kotak dialog peringatan menunjukkan bahwa nilai yang diambil oleh pencarian tidak unik

Anda menerima peringatan ini karena dibayangkan ada lebih dari satu item dalam daftar ini di mana nilai wilayah adalah Northeast. Tidak seperti ID (ditentukan sebelumnya sebagai kunci utama), nilai Northeast adalah tidak selalu unik karena Anda bisa menambahkan banyak item ke daftar dengan nilai ini. Namun, karena Anda memiliki daftar kawasan manajer, Anda bisa secara aman mengabaikan peringatan ini karena Anda mengetahui bahwa ada hanya satu item yang nilainya untuk kawasan sama dengan Northeast, jadi Anda mengetahui bahwa Anda pencarian unik.

Untuk menempatkan cara lain, bidang yang Anda gunakan untuk kriteria filter bertindak sebagai kunci untuk daftar itu. Saat Anda menggunakan bidang ID sebagai kunci, nilai tersebut akan dengan definisi unik. Namun jika Anda menggunakan beberapa bidang lain sebagai kunci — seperti kawasan dalam contoh ini — Anda memperingatkan nilai dalam bidang tersebut harus unik dalam urutan untuk bidang itu menjadi kunci berguna dan untuk mengidentifikasi item yang unik.

Skenario umum lain adalah lookup nilai dalam item tertentu, yang dijelaskan di bagian berikutnya.

Atas Halaman

Menggunakan variabel alur kerja sebagai kriteria filter

Sejauh tipe pencarian yang paling umum adalah tempat alur kerja Anda membuat item – misalnya, dengan menggunakan tindakan Kumpulkan Data dari pengguna untuk membuat item tugas, atau dengan menggunakan tindakan Buat Item daftar untuk membuat item di daftar atau pustaka di situs saat ini.

Ketika alur kerja membuat item, ID item baru disimpan dalam variabel.

tindakan buat item daftar dalam perancang alur kerja

ID item adalah bilangan bulat yang selalu unik di daftar atau pustaka. ID bertindak banyak seperti tombol dalam tabel database.

Karena ID selalu unik, dan karena ID yang disimpan di variabel dinamis, menggunakan ID adalah cara paling umum yang terbaik untuk memastikan bahwa Anda menggunakan nilai yang unik untuk mengidentifikasi persis item yang Anda inginkan. Sebagai contoh, mengasumsikan bahwa tindakan Kumpulkan Data dari pengguna membuat tugas ID yang disimpan dalam variabel bernama item IDtugas . Anda bisa menggunakan variabel tersebut untuk memastikan pencarian unik, seperti diperlihatkan di sini.

Pencarian ke variabel

Saat Anda mengklik OK, Anda tidak akan melihat peringatan tentang memastikan pencarian unik karena Anda menggunakan ID untuk menemukan item (atau baris) yang Anda minati, dan ID selalu unik.

Cari variabel ID item Tugas

Pencarian ini mengatakan, "Dari daftar tugas , pilih nilai bidang rekomendasi tempat ID item tugas yang cocok dengan ID yang disimpan di variabel contoh alur kerja ini." Dengan kata lain, Bagian atas dialog menentukan kolom, seperti biasa. Dan bagian bawah setengah dialog mengidentifikasi baris unik. Dalam contoh ini, contoh alur kerja ini memiliki dibuat tugas ID daftar tugas adalah 5. Karena 5 adalah nilai yang disimpan dalam variabel ID item tugas, pencarian menuju ke nomor baris 5 di daftar tugas.

Daftar tugas

Atas Halaman

Tips untuk memastikan nilai pencarian unik

Berikut adalah beberapa tips untuk membantu Anda menggunakan alur kerja pencarian:

  • Cara jaminan untuk memastikan pencarian unik untuk menggunakan ID item daftar untuk menemukan item dengan pencocokan id. Jika ada variabel data ketikkan ID Item daftar yang sudah ada terkait dengan alur kerja saat ini, cobalah menggunakannya dalam pencarian. Untuk mengidentifikasi tersebut variabel yang merupakan tipe data ID Item daftar , klik tombol variabel dalam Desainer alur kerja. Daftar semua variabel yang terkait dengan alur kerja saat ini muncul. Periksa variabel tipe ID Item daftar.

  • Jika Anda tidak bisa menggunakan bidang ID karena beberapa alasan, atau jika tidak ada satu bidang dalam daftar bisa bertindak sebagai kunci ke daftar, lalu Anda bisa mencoba menggunakan string yang digabungkan item daftar nilai yang mungkin dirender keunikan ke item daftar. Anda bisa menggunakan tindakan String dinamis menyusun dalam alur kerja Anda untuk membuat string ini dan menyimpan string dalam variabel. Anda bisa menggunakan variabel ini dalam pencarian untuk mengidentifikasi item unik di dalam daftar.

  • Saat Anda membuat daftar di situs Anda, Anda bisa membuat induk-anak atau hubungan satu ke banyak data terkait dalam daftar yang berbeda dengan menggunakan kolom pencarian dalam satu daftar agar mengarahkan ke bidang ID dari daftar lain. Misalnya, anggap bahwa Anda memiliki daftar kelas dan pendaftaran daftar, dan hubungan satu ke banyak antara satu kelas dan banyak pendaftaran kelas tersebut. Anda bisa menambahkan kolom ke daftar pendaftaran yang kolom pencarian untuk ID kelas terkait di daftar program. Lalu, jika Anda memiliki alur kerja berjalan pada daftar pendaftaran, alur kerja bisa selalu mencari nilai dari item terkait di daftar kelas: pencarian ini akan mengatakan, "Dari daftar kelas, pilih nilai [bidang apa pun di daftar tersebut], di mana ID dalam daftar kelas cocok dengan ID bidang pencarian dalam item saat ini." Membuat hubungan ID (pada dasarnya primer dan asing hubungan kunci) di antara daftar mana pun mungkin memudahkan alur kerja pencarian, dan menggunakan ID adalah cara mudah untuk menjamin kecocokan pencarian unik.

Atas Halaman

Hal yang perlu diketahui tentang pencarian

Berikut adalah beberapa hal untuk diketahui saat bekerja dengan pencarian:

  • Melampirkan alur kerja Anda ke daftar yang paling seperti master daftar dan yang lebih atau kurang semua data yang bisa digunakan dalam alur kerja Anda. Ini cara Anda bisa menggunakan lebih banyak nilai dari item saat ini dalam pencarian Anda daripada membuat pencarian kompleks untuk mendapatkan nilai dari daftar lain.

  • Setiap kali pencarian tidak menemukan data yang cocok, maka akan mengembalikan string ?????. Misalnya, jika Anda menetapkan alur kerja pencarian untuk memilih nilai dari bidang judul dari daftar tugas di mana bidang ditetapkan ke sama dengan "John", tetapi tidak ada tugas ditetapkan ke "John", pencarian akan kembali ?????. Untuk mengatasi ini, Anda bisa membuka pencarian sesuai dan mengubah kriteria filter sehingga kueri mengembalikan item yang cocok.

  • Setiap kali pencarian pertemuan variabel yang tidak memiliki data di dalamnya, ini akan mengembalikan string *. Untuk mengatasi ini, buka alur kerja dan pastikan bahwa variabel diatur ke nilai (atau diinisialisasi).

  • Untuk menghapus konten dari kotak dialog Tetapkan pencarian alur kerja , klik tombol Hapus pencarian di kotak dialog.

Atas Halaman

Catatan: Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×