Panduan untuk mendesain laporan

Catatan: Kami ingin secepatnya menyediakan konten bantuan terbaru dalam bahasa Anda. Halaman ini diterjemahkan menggunakan mesin dan mungkin terdapat kesalahan tata bahasa atau masalah keakuratan. Kami bertujuan menyediakan konten yang bermanfaat untuk Anda. Dapatkah Anda memberi tahu kami apakah informasi ini bermanfaat untuk Anda di bagian bawah halaman ini? Berikut artikel dalam bahasa Inggris untuk referensi.

Access menyediakan Anda dengan jumlah alat yang membantu Anda dengan cepat membuat laporan yang menarik, mudah membaca yang menyajikan data dalam cara yang paling sesuai kebutuhan penggunanya. Anda bisa menggunakan perintah pada tab buat untuk membuat laporan sederhana dengan sekali klik. Anda bisa menggunakan panduan laporan untuk membuat laporan lebih rumit, atau Anda bisa membuat laporan dengan menambahkan semua data dan pemformatan elemen diri Anda sendiri. Metode apa pun yang Anda pilih, Anda mungkin akan membuat setidaknya beberapa perubahan desain laporan agar menampilkan data seperti yang Anda inginkan. Artikel ini membahas proses umum mendesain laporan dan lalu memperlihatkan Anda cara untuk menambahkan elemen desain tertentu ke laporan Anda.

Dalam artikel ini

Memutuskan cara menata letak laporan Anda

Menggunakan tata letak kontrol untuk meratakan data Anda

Menambahkan atau menghapus bagian atau halaman laporan header dan footer

Tips untuk pemformatan tipe data yang berbeda

Memutuskan cara menata letak laporan Anda

Saat Anda mendesain laporan, Anda terlebih dahulu harus mempertimbangkan bagaimana Anda ingin data yang disusun pada halaman dan cara data disimpan dalam database. Selama proses desain, Anda bahkan mungkin menemukan bahwa susunan data dalam tabel tidak akan memungkinkan Anda untuk membuat laporan yang Anda inginkan. Ini dapat indikasi bahwa tabel tidak dinormalkan — ini berarti bahwa data yang tidak disimpan dalam cara paling efisien.

Membuat sketsa dari laporan Anda

Langkah ini bukan diperlukan — Anda mungkin menemukan bahwa panduan laporan Access atau alat laporan (kedua yang tersedia pada tab buat , di grup laporan ) menyediakan desain awal yang cukup untuk laporan Anda. Namun, jika Anda memutuskan untuk mendesain laporan Anda tanpa menggunakan alat ini, Anda mungkin menemukan itu berguna untuk membuat sketsa kasar dari laporan Anda di selembar kertas dengan menggambar kotak tempat setiap bidang masuk dan penulisan nama bidang di setiap kotak. Alternatifnya, Anda bisa menggunakan program seperti Word atau Visio untuk membuat mockup laporan. Metode apa pun yang Anda gunakan, pastikan untuk menyertakan baris cukup untuk menunjukkan bagaimana data mengulangi.

formulir yang diselesaikan tumang tindih dengan sketsa pendahuluan

Misalnya, Anda bisa menggunakan baris untuk informasi produk, lalu beberapa baris berulang untuk produk tersebut penjualan, dan akhirnya baris Total penjualan untuk produk. Lalu, urutan mengulangi untuk produk berikutnya dan seterusnya hingga akhir laporan. Atau, mungkin laporan Anda adalah daftar sederhana dari data dalam tabel, dalam hal sketsa Anda bisa berisi hanya serangkaian baris dan kolom.

Catatan: Teknik ini juga merupakan sangat berguna jika Anda mendesain laporan untuk orang lain. Dalam kasus ini, orang lain bisa menggambar sketsa sebelum Anda mulai bekerja.

Setelah Anda membuat sketsa Anda, menentukan tabel atau tabel yang berisi data yang ingin Anda Tampilkan pada laporan. Jika semua data terdapat di tabel tunggal, Anda dapat mendasarkan laporan Anda secara langsung pada tabel itu. Lebih sering, data yang Anda inginkan disimpan dalam beberapa tabel yang Anda harus menarik bersama-sama dalam kueri, sebelum Anda bisa menampilkannya di laporan. Kueri yang bisa disematkan dalam properti RecordSource laporan, atau Anda bisa membuat kueri terpisah, disimpan dan dasar laporan itu.

Memutuskan mana data akan diletakkan di setiap bagian laporan

Setiap laporan memiliki satu atau beberapa bagian laporan. Satu bagian yang ada dalam setiap laporan adalah bagian Detail. Bagian ini mengulangi sekali untuk setiap catatan di tabel atau kueri yang laporan berdasarkan. Bagian lainnya opsional dan ulangi kurang sering dan biasanya digunakan untuk menampilkan informasi yang umum untuk grup rekaman, halaman laporan, atau seluruh laporan.

Tabel berikut menguraikan tempat setiap bagian berada dan bagaimana bagian biasanya digunakan.

Bagian

Lokasi

Konten Umum

Bagian header laporan

Muncul hanya sekali, di bagian atas halaman pertama laporan.

  • Judul laporan

  • Logo

  • Tanggal saat ini

Bagian footer laporan

Muncul setelah baris terakhir data, di atas bagian Footer halaman pada halaman terakhir dari laporan.

Laporan Total (jumlah, hitungan, rata-rata, dan seterusnya)

Bagian header halaman

Muncul di bagian atas setiap halaman laporan.

  • Judul laporan

  • Nomor halaman

Bagian footer halaman

Muncul di bagian bawah dari setiap halaman laporan.

  • Tanggal saat ini

  • Nomor halaman

Bagian header grup

Muncul hanya sebelumnya grup rekaman.

Bidang yang sedang dikelompokkan pada

Bagian footer grup

Muncul hanya setelah grup rekaman.

Grup total (jumlah, hitungan, rata-rata, dan seterusnya)

Untuk informasi tentang menambahkan atau menghapus laporan header dan footer bagian atau bagian halaman header dan footer, lihat bagian Tambahkan atau Hapus laporan atau halaman header dan footer bagian dalam artikel ini. Anda bisa menambahkan grup bagian header dan footer dengan menggunakan panel Kelompokkan, Urutkan, dan Total dalam tampilan tata letak atau tampilan desain.

Memutuskan cara menyusun data rincian

Sebagian besar laporan disusun dalam tabular atau tata letak bertumpuk, tetapi Access memberikan fleksibilitas untuk menggunakan hampir semua pengaturan rekaman dan bidang yang Anda inginkan.

Tata letak tabular    Tata letak tabular mirip dengan lembar bentang. Label adalah di bagian atas, dan data rata dalam kolom di bawah label. Tabular yang merujuk ke tampilan data seperti tabel. Ini adalah tipe laporan tersebut Access membuat ketika Anda mengklik laporan di grup laporan dari tab buat . Tata letak tabular adalah bagus untuk menggunakan jika laporan memiliki relatif kecil jumlah bidang yang ingin Anda Tampilkan dalam format daftar sederhana. Ilustrasi berikut memperlihatkan laporan karyawan yang dibuat dengan menggunakan tata letak tabular.

Laporan karyawan dalam tata letak tabular

Tata letak tumpuk    Tata letak bertumpuk menyerupai formulir yang Anda mengisi ketika Anda membuka rekening bank atau melakukan pembelian dari peritel online. Setiap bagian data berlabel, dan bidang saling bertumpuk. Tata letak ini baik untuk laporan yang berisi terlalu banyak bidang untuk ditampilkan dalam tabular format — yaitu, lebar kolom akan melebihi lebar laporan. Ilustrasi berikut memperlihatkan laporan karyawan yang dibuat dengan menggunakan tata letak bertumpuk.

Laporan karyawan dalam tata letak tumpuk

Catatan: Dalam panduan laporan, tata letak ini dirujuk sebagai kolumnar tata letak.

Tata letak campuran    Anda dapat mencampur elemen tata letak tabular dan tumpuk. Misalnya, untuk setiap catatan, Anda dapat menyusun beberapa bidang dalam baris horizontal di bagian atas bagian Detail dan menyusun bidang lain dari catatan yang sama dalam satu atau beberapa tata letak bertumpuk di bawah baris atas. Ilustrasi berikut memperlihatkan laporan karyawan yang dibuat dengan menggunakan tata letak campuran. Bidang ID, nama belakang dan nama depan disusun dalam tata letak kontrol tabular, dan bidang jabatan pekerjaan dan telepon bisnis diatur dalam tata letak bertumpuk. Dalam contoh ini, garis kisi digunakan untuk menyediakan pemisahan visual bidang untuk setiap karyawan.

Laporan karyawan yang menggunakan tata letak campuran

Tata letak rata kanan kiri    Jika Anda menggunakan panduan laporan untuk membuat laporan Anda, Anda dapat memilih untuk menggunakan tata letak rata kanan kiri. Tata letak ini menggunakan lebar penuh halaman untuk menampilkan rekaman kompak mungkin. Tentu saja, Anda dapat memperoleh hasil yang sama tanpa menggunakan panduan laporan, tetapi akan proses yang teliti untuk meratakan bidang yang sama persis. Ilustrasi berikut memperlihatkan laporan karyawan yang dibuat dengan menggunakan panduan laporan rata kanan kiri tata letak.

Laporan karyawan yang menggunakan tata letak kanan-kiri

Tata letak rata kanan kiri itu tata letak yang bagus untuk menggunakan jika Anda menampilkan bidang dalam jumlah besar pada laporan. Dalam contoh sebelumnya, jika Anda menggunakan tata letak tabular untuk menampilkan data yang sama, bidang memperluas menonaktifkan tepi halaman. Jika Anda menggunakan tata letak bertumpuk, setiap catatan membutuhkan lebih banyak ruang vertikal, yang membuang kertas dan membuat laporan lebih sulit dibaca.

Atas Halaman

Menggunakan tata letak kontrol untuk meratakan data Anda

Tata letak kontrol adalah panduan yang bisa Anda tambahkan ke laporan saat terbuka dalam tampilan tata letak atau tampilan desain. Access menambahkan tata letak kontrol secara otomatis saat Anda menggunakan panduan laporan untuk menyusun laporan, atau saat Anda membuat laporan dengan mengklik laporan di grup laporan dari tab buat . Tata letak kontrol adalah seperti tabel, setiap sel yang bisa berisi label, kotak teks, atau jenis kontrol lainnya. Ilustrasi berikut memperlihatkan tata letak kontrol tabular di laporan.

Tata letak kontrol tabular dasar

Garis berwarna oranye menunjukkan baris dan kolom tata letak kontrol, dan mereka terlihat hanya ketika laporan dibuka dalam tampilan tata letak atau tampilan desain. Tata letak kontrol membantu Anda mencapai perataan seragam data dalam baris dan kolom, dan mereka yang membuatnya lebih mudah untuk menambahkan, mengubah ukuran, atau menghapus bidang. Menggunakan alat di grup tabel dan posisi di tab susun (tersedia dalam tampilan tata letak atau tampilan desain), Anda bisa mengubah satu tipe tata letak kontrol lain, dan Anda bisa menghapus kontrol dari tata letak sehingga Anda bisa meletakkan kontrol mana pun Anda inginkan pada laporan.

Atas Halaman

Menambahkan atau menghapus bagian atau halaman laporan header dan footer

Seperti yang disebutkan sebelumnya dalam artikel ini, header dan footer adalah bagian laporan yang bisa Anda gunakan untuk menampilkan informasi yang umum untuk seluruh laporan, atau untuk setiap halaman laporan. Misalnya, Anda bisa menambahkan bagian Footer halaman untuk menampilkan nomor halaman di bagian bawah dari setiap halaman, atau Anda bisa menambahkan bagian Header laporan untuk menampilkan judul untuk seluruh laporan.

Menambahkan bagian laporan atau halaman header dan footer

  1. Di Panel Navigasi, klik kanan laporan yang ingin Anda ubah, lalu klik Tampilan Desain pada menu pintasan.

  2. Verifikasi bagian mana yang sudah ada dalam laporan. Bagian dipisahkan oleh berbayang bilah horizontal yang disebut Bagian pemilih. Label pada setiap bagian pemilih menunjukkan apa bagian secara langsung di bawahnya.

    Laporan dalam tampilan Desain

    Setiap laporan memiliki bagian Detail dan juga bisa berisi bagian Header laporan, Header halaman, Footer halaman, dan Footer laporan. Selain itu, jika ada tingkat pengelompokan dalam laporan, Anda mungkin melihat grup header atau footer (seperti File sebagai Header diperlihatkan dalam ilustrasi sebelumnya). Secara default, grup header dan footer bernama dengan menggunakan nama bidang atau ekspresi yang dasar grup. Dalam kasus ini, nama bidang pengelompokan adalah "File sebagai."

  3. Untuk menambahkan halaman header dan footer bagian atau bagian header dan footer laporan ke laporan Anda, klik kanan pemilih bagian apa pun dan lalu klik Header/Footer halaman atau Header/Footer laporan pada menu pintasan.

    Perhatian: Jika bagian yang sudah ada di laporan, Access memperingatkan Anda bahwa itu akan menghapus bagian yang sudah ada dan kontrol yang berisi.

    Anda kini dapat memindahkan kontrol yang sudah ada atau Tambahkan kontrol baru untuk bagian baru.

Access selalu menambahkan bagian header dan footer halaman dan laporan di pasangan. Yaitu, Anda tidak bisa menambahkan bagian header halaman atau laporan tanpa juga menambahkan bagian footer terkait. Jika Anda tidak memerlukan bagian kedua, Anda tidak bisa menghapus bagian, tetapi Anda dapat mengubah ukuran bagian tidak terpakai ke tinggi dari nol (0) untuk menghindari menambahkan penspasian tambahan vertikal ke laporan Anda. Letakkan penunjuk di bawah bagian tidak terpakai hingga berubah menjadi panah berkepala dua Panah bersisi ganda , dan seret ke atas hingga bagian disembunyikan. Jika terdapat kontrol apa pun di bagian, Anda harus menghapusnya sebelum Anda bisa sepenuhnya menyembunyikan bagian.

Menghapus bagian atau halaman laporan header dan footer

  1. Di Panel Navigasi, klik kanan laporan yang ingin Anda ubah, lalu klik Tampilan Desain pada menu pintasan.

  2. Klik kanan pemilih bagian apa pun, lalu klik Header/Footer halaman atau Header/Footer laporan pada menu pintasan.

Jika Anda menghapus sepasang header dan footer dan bagian tersebut berisi kontrol, Access memperingatkan Anda yang menghapus bagian juga akan menghapus kontrol dan bahwa Anda tidak akan dapat membatalkan tindakan. Klik ya untuk menghapus bagian dan menghapus kontrol, atau klik tidak untuk membatalkan operasi.

Atas Halaman

Tips untuk pemformatan tipe data yang berbeda

Saat Anda membuat laporan dengan menggunakan alat laporan (tersedia pada tab buat , di grup laporan ), atau dengan menggunakan panduan laporan, Access menambahkan bidang ke laporan untuk Anda dan membuat kontrol paling sesuai untuk menampilkan setiap bidang, berdasarkan tipe data bidang. Jika Anda menambahkan bidang ke laporan Anda sendiri, metode pilihan adalah seret setiap bidang dari Daftar bidang ke laporan. Sebagai dengan panduan laporan atau alat laporan , Access membuat kontrol yang paling sesuai untuk setiap bidang, bergantung pada tipe data bidang. Untuk sebagian besar tipe data, maka paling sesuai (default) kontrol untuk menggunakan adalah kotak teks.

Bagian berikut ini menyediakan tips tentang cara memformat beberapa tipe data kasus khusus.

Bidang multinilai    Kontrol default untuk bidang multinilai adalah kotak kombo. Ini dapat tampak seperti aneh pilihan untuk kontrol pada laporan, karena Anda tidak bisa mengklik panah pada kotak kombo dalam laporan. Namun, dalam konteks laporan, kotak kombo berperilaku seperti kotak teks. Panah akan terlihat hanya di tampilan desain.

Jika bidang berisi beberapa nilai, nilai tersebut dipisahkan oleh koma. Jika kotak kombo tidak cukup lebar untuk menampilkan semua nilai pada satu baris dan properti CanGrow dari kotak kombo diatur ke ya, nilai bungkus ke baris berikutnya. Jika tidak, nilai dipotong. Untuk mengatur properti CanGrow untuk kontrol, buka laporan dalam tampilan desain atau tampilan tata letak, klik kontrol, dan lalu tekan F4 untuk menampilkan lembar properti kontrol. Properti CanGrow terletak pada Format tab dan tab semua dari lembar properti untuk kontrol.

Bidang teks kaya    Kontrol default untuk bidang teks kaya adalah kotak teks. Jika kotak teks tidak cukup lebar untuk menampilkan semua nilai pada satu baris dan properti CanGrow dari kotak teks diatur ke ya, nilai bungkus ke baris berikutnya. Jika tidak, nilai dipotong. Untuk mengatur properti CanGrow untuk kontrol, buka laporan dalam tampilan desain atau tampilan tata letak, klik kontrol, dan lalu tekan F4 untuk menampilkan lembar properti kontrol. Properti CanGrow terletak pada Format tab dan tab semua dari lembar properti untuk kontrol.

Bidang teks kaya membantu Anda untuk memformat teks dalam berbagai cara. Misalnya, beberapa kata dalam bidang dapat bergaris bawah, dan beberapa kata lain di bidang yang sama dapat di miring. Anda bisa, namun, masih mengatur keseluruhan gaya pemformatan untuk kotak teks yang berisi teks kaya. Pemformatan kotak teks hanya berlaku untuk teks yang tidak telah khususnya diformat dengan menggunakan pemformatan teks kaya.

Atur pemformatan gaya untuk kotak teks yang menampilkan bidang teks kaya

  1. Klik kanan laporan di panel navigasi, dan lalu klik Tampilan tata letak pada menu pintasan.

  2. Klik kotak teks yang menampilkan bidang teks kaya, dan lalu, pada tab Format , dalam grup Font , klik gaya pemformatan yang ingin Anda Terapkan.

    Access menerapkan pemformatan ke semua teks dalam bidang teks kaya yang telah tidak memiliki tersebut tipe (tetapi bukan nilai) dengan pemformatan yang diterapkan di tampilan yang mendukung entri data, seperti tampilan lembar data untuk tabel atau kueri, atau formulir untuk formulir. Misalnya, jika sebagian teks dalam bidang diformat dengan warna font merah, dan Anda menerapkan warna biru font ke kotak teks, Access berubah semua teks biru kecuali yang yang secara individual diformat sebagai merah. Sebagai contoh lain, jika sebagian teks dalam bidang diformat dengan ukuran font 11-poin, dan Anda menerapkan ukuran font 14 titik ke kotak teks, Access berlaku ukuran 14-poin font untuk semua teks kecuali yang yang secara individual diformat di 11 poin TS.

    Bidang lampiran    Bidang lampiran menggunakan kontrol khusus yang tidak digunakan untuk tipe data lainnya. Anda dapat melampirkan beberapa file ke rekaman dengan menggunakan satu bidang lampiran, namun bidang hanya dapat menampilkan informasi tentang satu lampiran sekaligus. Secara default, kontrol lampiran menampilkan ikon atau gambar, bergantung pada tipe file lampiran yang ditampilkan saat ini dengan kontrol. Jika Anda ingin, Anda dapat mengatur properti untuk kontrol lampiran sehingga semua file lampiran ditampilkan sebagai ikon, atau sehingga bidang cukup menampilkan ikon penjepit kertas dan jumlah lampiran. Dengan mengasumsikan bahwa Anda sudah menggunakan kontrol lampiran pada laporan Anda, Anda dapat menggunakan prosedur berikut ini untuk menyesuaikan properti kontrol untuk menggunakan berbeda kontrol.

Mengatur properti tampilan untuk bidang lampiran

  1. Klik kanan laporan di panel navigasi, dan lalu klik Tampilan tata letak pada menu pintasan.

  2. Klik kontrol lampiran. Jika lembar properti belum ditampilkan, tekan F4 untuk menampilkannya. Pada lembar properti, klik Format tab.

    Gunakan tabel berikut ini sebagai panduan untuk mengatur properti kontrol lampiran.

    Properti

    Pengaturan

    Menampilkan sebagai

    • Gambar ikon menampilkan grafik sebagai gambar dan semua file lain sebagai ikon. Ini adalah pengaturan default.

    • Ikon menampilkan semua file sebagai ikon.

    • Penjepit kertas menampilkan ikon klip kertas yang diikuti dengan jumlah lampiran dalam tanda kurung.

    Gambar default

    Untuk membuat gambar default muncul dalam kontrol lampiran saat ada lampiran file, klik Tombol Penyusun dalam kotak properti, telusuri ke gambar yang Anda inginkan, lalu klik buka.

    Catatan: Gambar default tidak akan ditampilkan jika properti Tampilan sebagai diatur ke penjepit kertas.

    Perataan gambar

    Pilih perataan yang Anda inginkan dari daftar. Pengaturan defaultnya adalah pusat. Menyesuaikan pengaturan ini dapat menghasilkan hasil yang tidak diharapkan, bergantung pada pengaturan properti Mode ukuran gambar .

    Mode ukuran gambar

    Pengaturan ini tersedia hanya jika properti Tampilan sebagai diatur ke Gambar ikon.

    • Klip menampilkan gambar dalam ukuran yang sebenarnya. Gambar terpotong jika terlalu besar agar pas di dalam kontrol.

    • Bentang membentang gambar sehingga mengisi seluruh kontrol.

      Catatan: Kecuali kontrol lampiran berukuran sama persis sebagai gambar, menggunakan pengaturan ini akan distorsikan gambar, membuatnya muncul direntangkan secara vertikal atau horizontal.

    • Zoom menampilkan gambar mungkin tanpa kliping atau distorsi gambar. Ini adalah pengaturan default.

  3. Jika Anda menggunakan kontrol untuk menampilkan grafik, Sesuaikan ukuran kontrol lampiran sehingga Anda bisa melihat jumlah detail yang Anda inginkan.

Atas Halaman

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×