Mulai menggunakan Access 2007

Penting: Artikel ini adalah terjemahan mesin, lihat penafian. Temukan versi bahasa Inggris artikel di sini sebagai rujukan Anda.

Ada beberapa cara yang Anda bisa memulai dengan Microsoft Office Access 2007, bergantung pada apakah Anda menggunakan Access untuk pertama kalinya, memindahkan data dari program lain database atau lembar bentang ke Access, atau memutakhirkan dari versi sebelumnya dari Access. Artikel ini membahas pertanyaan yang mungkin muncul di setiap situasi ini.

Apa yang ingin Anda lakukan?

Mulai menggunakan Access untuk pertama kalinya

Mengimpor data dari lembar bentang atau program lain

Menggunakan database versi yang lebih lama di beberapa versi Access

Mulai menggunakan Access untuk pertama kalinya

Office Access 2007 memiliki sejumlah penyempurnaan yang membuat proses membuat database lebih mudah daripada. Pengguna yang membuat database di Access sebelum akan menghargai bagaimana fitur-fitur baru dan disempurnakan mempercepat proses pembuatan.

Saat Anda mulai Office Access 2007, layar pertama yang muncul adalah halaman Mulai menggunakan Microsoft Office Access (kecuali Anda mulai Access dengan mengklik ganda file database Access tertentu, dalam hal yang database terbuka sebagai gantinya). Halaman Mulai menggunakan Microsoft Office Access adalah titik awal dari mana Anda bisa membuat database baru, buka database yang sudah ada, atau menampilkan konten yang penting dari Microsoft Office Online.

Membuat database dengan menggunakan templat

Unduh Templat dari Microsoft Office Online

Membuat database dari awal

Membuat database kosong

Menambahkan tabel

Menempelkan data dari sumber lain ke dalam tabel Access

Mengimpor data dari sumber lain

Buka database Access yang sudah ada

Access 2010 memiliki alat yang membuatnya lebih mudah untuk melacak, laporan, dan berbagi data Anda.

Membuat database dengan menggunakan templat

Access menyediakan Anda dengan berbagai Templat yang bisa Anda gunakan untuk mempercepat proses pembuatan database Anda. Templat adalah database siap pakai yang berisi semua tabel, kueri, formulir, dan laporan yang diperlukan untuk menjalankan tugas tertentu. Sebagai contoh, ada Templat yang bisa digunakan untuk melacak masalah, mengelola kontak, atau menyimpan pengeluaran. Beberapa Templat berisi beberapa contoh catatan untuk membantu menunjukkan penggunaan mereka. Templat database bisa digunakan sebagai, atau Anda bisa mengkustomisasi mereka untuk lebih sesuai kebutuhan Anda.

  1. Mulai Access, jika tidak belum dijalankan.

    Jika database belum terbuka, lakukan hal berikut ini untuk menampilkan halaman Mulai menggunakan Microsoft Office Access :

    • Klik Tombol Microsoft Office Gambar tombol Office , dan lalu klik Tutup Database. Gambar tombol

      Mulai menggunakan halaman Microsoft Office Access

  2. Beberapa Templat yang ditampilkan di bawah Templat Online penting pada halaman Mulai menggunakan Microsoft Office Access , dan lainnya akan tersedia jika Anda mengklik salah satu kategori di bawah Kategori Templat di sisi kiri Jendela Access. Masih banyak lagi yang bisa diunduh dari situs Microsoft Office Web (Lihat bagian berikutnya, Unduh Templat dari Microsoft Office Online, untuk detailnya).

  3. Klik Templat yang ingin Anda gunakan.

  4. Di panel di sisi kanan jendela Access, Access menyarankan nama file untuk database Anda di kotak Nama File . Anda bisa mengedit nama file dan menentukan folder berbeda. Secara opsional, Anda bisa membuat database Anda dan link ke situs Windows SharePoint Services 3.0 .

  5. Klik buat (atau klik Unduh, untuk Templat Online Office).

    Access membuat dan lalu membuka database. Formulir ditampilkan, di mana Anda bisa mulai memasukkan data.

    Jika Templat Anda memuat data sampel, Anda bisa menghapus setiap catatan sebagai berikut:

    • Klik header baris untuk catatan yang ingin Anda hapus. (Header baris adalah kotak atau bilah tepat di sebelah kiri dari rekaman.)

    • Pada tab Beranda , di grup rekaman , klik Hapus. Gambar tombol

  6. Untuk mulai memasukkan data, klik di sel kosong pertama pada formulir, dan lalu Mulailah mengetik. Setelah memasukkan beberapa catatan, Anda bisa menggunakan panel navigasi untuk melihat apakah ada lain formulir atau laporan yang mungkin ingin Anda gunakan.

Unduh Templat dari Microsoft Office Online

Jika Anda tidak bisa menemukan Templat yang sesuai dengan kebutuhan Anda pada halaman Mulai menggunakan Microsoft Office Access , Anda dapat menjelajahi situs Office Online Web untuk pilihan lebih besar.

  1. Mulai Access, jika tidak belum dijalankan.

    Jika database belum terbuka, lakukan hal berikut ini untuk menampilkan halaman Mulai menggunakan Microsoft Office Access :

    • Klik Tombol Microsoft Office Gambar tombol Office , dan lalu klik Tutup Database. Gambar tombol

  2. Di dekat bagian bawah halaman Mulai menggunakan Microsoft Office Access , di bawah lainnya di Office Online, klik Templat.

    Situs Office Online Web muncul di jendela browser baru.

  3. Gunakan alat pencarian pada situs Office Online untuk menemukan dan mengunduh Templat yang Anda inginkan.

  4. Setelah Anda mengunduh Templat, database baru disimpan di salah satu folder berikut ini:

    • Windows Vista    c:\Users\user name\Documents

    • Microsoft Windows Server 2003 atau Microsoft Windows XP    c:\Documents and Settings\user name\My dokumen

      Saat berikutnya Anda ingin bekerja dengan database, gunakan Access atau Windows Explorer untuk membuka dari lokasi tersebut.

Bagian atas bagian

Membuat database dari awal

Jika tidak ada Templat yang sesuai dengan kebutuhan Anda, atau jika Anda memiliki data di program lain yang ingin Anda impor ke Access, Anda mungkin memutuskan yang lebih baik untuk membuat database dari awal. Untuk sebagian besar aplikasi, ini biasanya melibatkan satu atau kedua hal berikut:

  • Membuat tabel baru, dan lalu memasukkan, menempelkan, atau mengimpor data ke dalam tabel tersebut.

  • Mengimpor data dari sumber lain, yang membuat tabel baru dalam proses.

Untuk mempelajari selengkapnya tentang perencanaan dan mendesain sebuah database, atau membuat hubungan, formulir, laporan, atau kueri, ikuti link di bagian Lihat juga dari artikel ini.

Membuat database kosong

  1. Buka Access.

  2. Pada halaman Mulai menggunakan Microsoft Office Access , klik Database kosong.

    Tombol Database Kosong

  3. Di panel Database kosong , ketik nama file di kotak Nama File . Jika Anda tidak menyertakan ekstensi nama file, Access menambahkan untuk Anda. Lokasi file default adalah salah satu hal berikut ini:

    • Windows Vista    c:\Users\user name\Documents

    • Microsoft Windows Server 2003 atau Microsoft Windows XP    c:\Documents and Settings\user name\My dokumen

      Untuk mengubah lokasi file, klik Telusuri Gambar tombol di samping kotak Nama File , telusuri ke dan pilih lokasi baru, dan lalu klik OK.

  4. Klik Buat.

    Access membuat database, dan kemudian membuka tabel kosong (bernama Table1) dalam tampilan lembar data.

  5. Access menempatkan kursor di sel kosong pertama di kolom Tambahkan bidang baru .

    Tabel kosong baru dalam database baru

    Untuk menambahkan data, mulailah mengetik — atau Anda bisa menempelkan data dari sumber lain, seperti yang dijelaskan di bagian menempelkan data dari sumber lain ke dalam tabel Access, selanjutnya di artikel ini.

    Catatan: 

    • Memasukkan data dalam tampilan lembar data dirancang untuk menjadi sangat mirip dengan memasukkan data di lembar kerja Excel. Pembatasan utama adalah bahwa data harus dimasukkan dalam bersebelahan baris dan kolom, dimulai di sudut kiri atas lembar data. Anda tidak harus mencoba untuk memformat data Anda dengan menyertakan baris kosong atau kolom sebagai Anda mungkin melakukan dalam lembar kerja Excel, karena melakukan sehingga akan membuang ruang dalam tabel Anda. Tabel hanya berisi data Anda. Semua presentasi visual data yang akan dilakukan dalam formulir dan laporan yang Anda desain nanti.

    • Struktur tabel yang dibuat saat Anda memasukkan data. Setiap kali Anda menambahkan kolom baru ke tabel, bidang baru yang ditentukan. Akses mengatur tipe data bidang berdasarkan tipe data yang Anda masukkan. Misalnya, jika Anda memiliki kolom di mana Anda telah memasukkan nilai tanggal saja, Access akan menetapkan tipe data bidang tersebut ke tanggal/waktu. Jika Anda nanti berusaha untuk memasukkan nilai non-tanggal (seperti nama atau nomor telepon) di bidang itu, Access menampilkan pesan yang memberitahu Anda bahwa nilai yang tidak cocok dengan tipe data kolom. Jika mungkin, Anda harus merencanakan tabel Anda sehingga setiap kolom yang berisi tipe sama data, apakah itu teks, tanggal, angka, atau beberapa tipe lain. Ini yang membuatnya lebih mudah untuk menyusun kueri, formulir, dan laporan yang pilih hanya data yang Anda inginkan.

    • Untuk informasi selengkapnya tentang bekerja dengan lembar data, lihat artikel membuka lembar data kosong.

Jika Anda tertarik tidak memasukkan data saat ini, klik tutup Gambar tombol .

Menambahkan tabel

Anda bisa menambahkan tabel baru ke database yang sudah ada dengan menggunakan alat di grup tabel pada tab buat .

Gambar Pita Access

Klik tabel untuk membuat tabel kosong dalam tampilan lembar data. Anda bisa menggunakan tampilan lembar data untuk mulai memasukkan data langsung dan memiliki akses yang membuat struktur tabel untuk Anda saat Anda masuk, atau Anda bisa menggunakan tampilan desain untuk membuat struktur tabel pertama, lalu beralih kembali ke tampilan lembar data untuk memasukkan data Anda. Terlepas dari tampilan yang Anda mulai di, Anda selalu bisa beralih ke tampilan lain dengan menggunakan tombol tampilan pada bilah status Access jendela.

Menyisipkan tabel, dimulai dalam tampilan lembar data    Dalam tampilan lembar data, Anda bisa memasukkan data yang tepat, dan biarkan Access membuat struktur tabel di balik layar. Nama bidang yang ditetapkan numerik (bidang1, Field2, dan lain-lain), dan akses kumpulan bidang tipe data, berdasarkan tipe data yang Anda masukkan.

  1. Pada tab buat , di grup tabel , klik tabel. Gambar tombol

  2. Access membuat tabel, dan kemudian menempatkan kursor di sel kosong pertama di kolom Tambahkan bidang baru .

    Catatan: Jika Anda tidak melihat sebuah kolom bernama Tambahkan bidang baru, Anda mungkin akan dalam tampilan desain dan bukan tampilan lembar data. Untuk beralih ke tampilan lembar data, klik ganda tabel di panel navigasi. Access meminta Anda untuk nama untuk tabel baru, dan kemudian beralih ke tampilan lembar data.

  3. Pada tab lembar data , di grup bidang & kolom , klik Bidang baru. Gambar tombol

    Access menampilkan panel Templat bidang yang berisi daftar tipe bidang yang biasa digunakan. Jika Anda menyeret salah satu bidang ini ke lembar data Anda, Access akan menambahkan bidang dengan nama tersebut dan atur propertinya ke nilai yang sesuai untuk jenis bidang. Anda bisa mengubah properti nanti. Anda harus menyeret bidang ke area lembar data yang berisi data. Bilah vertikal penyisipan muncul, memperlihatkan di mana bidang akan berada.

  4. Untuk menambahkan data, mulailah mengetik di sel kosong pertama — atau Anda bisa menempelkan data dari sumber lain, seperti yang dijelaskan selanjutnya di artikel ini.

    • Untuk mengganti nama kolom (bidang), klik ganda judul kolom, dan lalu ketikkan nama baru. Itu merupakan praktik yang baik untuk memberi nama yang bermakna untuk tiap bidang, sehingga Anda bisa mengetahui apa yang berisi saat Anda melihatnya dalam panel Daftar bidang .

    • Untuk memindahkan kolom, pilih dengan mengklik judul kolom tersebut, lalu seret ke tempat yang Anda inginkan. Anda juga bisa memilih beberapa kolom yang bersebelahan dan seret semua ke lokasi baru bersama-sama.

Menyisipkan tabel, dimulai dalam tampilan desain    Dalam tampilan desain, Anda terlebih dahulu membuat struktur tabel baru. Lalu Anda yang baik beralih ke tampilan lembar data untuk memasukkan data, atau Anda memasukkan data Anda dengan menggunakan beberapa metode lain, seperti menempelkan atau menambahkan.

  1. Pada tab buat , di grup tabel , klik Desain tabel. Gambar tombol

  2. Untuk setiap bidang dalam tabel Anda, ketik nama di kolom Nama bidang , dan lalu pilih tipe data dari daftar Tipe Data .

    Catatan: Jika Anda tidak melihat kolom Nama bidang dan Tipe Data , Anda mungkin akan dalam tampilan lembar data dan bukan tampilan desain. Untuk beralih ke tampilan desain, klik tombol tampilan desain di bilah status Access jendela. Access meminta Anda untuk nama untuk tabel baru, dan kemudian beralih ke tampilan desain.

  3. Jika Anda ingin, Anda bisa memasukkan Deskripsi untuk setiap bidang dalam kolom Deskripsi . Deskripsi yang Anda masukkan akan ditampilkan di bilah status ketika titik penyisipan dalam bidang itu, dan digunakan sebagai teks bilah status untuk setiap kontrol yang Anda buat dengan menyeret bidang dari panel Daftar bidang ke formulir atau laporan , dan untuk setiap kontrol yang dibuat untuk bidang itu dengan panduan formulir atau laporan panduan.

  4. Setelah Anda menambahkan semua bidang Anda, menyimpan tabel:

    • Klik Tombol Microsoft Office Gambar tombol Office lalu klik Simpan, atau tekan CTRL+S.

  5. Anda bisa mulai memasukkan data ke tabel Kapan saja dengan beralih ke tampilan lembar data, mengklik di sel kosong pertama, dan mengetik. Anda juga bisa menempelkan data dari sumber lain, seperti yang dijelaskan di bagian berikutnya.

Jika, setelah memasukkan beberapa data, Anda ingin menambahkan satu atau beberapa bidang ke tabel Anda, Anda juga bisa mulai mengetik di kolom Tambahkan bidang baru dalam tampilan lembar data, atau Anda bisa menambahkan bidang baru dengan menggunakan perintah di grup bidang & kolom pada Lembar data tab.

Untuk informasi selengkapnya tentang membuat tabel, termasuk menggunakan templat tabel, lihat artikel membuat tabel dalam database.

Bagian atas bagian

Menempelkan data dari sumber lain ke dalam tabel Access

Jika data Anda saat ini disimpan di program lain, seperti Office Excel 2007, Anda bisa menyalin dan menempelkannya ke dalam tabel Access. Secara umum, ini berfungsi baik jika data Anda sudah dipisahkan ke dalam kolom, seperti dalam lembar kerja Excel. Jika data Anda di dokumen word pemrosesan program, terbaik untuk memisahkan kolom data dengan menggunakan tab, atau untuk mengonversi data ke tabel di word pemrosesan program sebelum Anda menyalin data. Jika data Anda memerlukan pengeditan atau manipulasi (misalnya, dipisahkan nama lengkap ke dalam nama depan dan belakang), Anda mungkin ingin melakukan hal ini sebelum menyalin data, terutama jika Anda tidak terbiasa dengan akses.

Bila Anda menempelkan data ke tabel kosong, Access mengatur tipe data dari setiap bidang yang sesuai dengan apa jenis data ia menemukan di sana. Misalnya, jika bidang ditempelkan berisi apa-apa tapi nilai tanggal, Access berlaku data tanggal/waktu tipe untuk bidang itu. Jika bidang ditempelkan berisi hanya kata "ya" dan "tidak", Access berlaku ya/tidak ada data type ke bidang.

Akses nama bidang bergantung pada apa yang ditemukan di baris pertama data yang ditempel. Jika baris pertama data yang ditempel tipe sama dengan baris yang diikuti, Access menentukan bahwa baris pertama adalah bagian dari data dan menetapkan bidang nama generik (F1, F2, dan seterusnya). Jika baris pertama data yang ditempel tidak sama dengan baris yang diikuti, Access menentukan bahwa baris pertama terdiri dari nama bidang. Access nama bidang yang sesuai dan tidak menyertakan baris pertama dalam data.

Jika Access menetapkan nama bidang generik, Anda harus mengganti nama bidang sesegera mungkin untuk menghindari kebingungan. Gunakan prosedur berikut ini:

  1. Simpan tabel.

    • Klik Tombol Microsoft Office Gambar tombol Office lalu klik Simpan, atau tekan CTRL+S.

  2. Dalam tampilan lembar data, klik ganda tiap judul kolom, dan ketik nama bidang yang valid untuk setiap kolom. Mungkin terlihat seolah-olah Anda sedang mengetik melalui data, tapi baris judul kolom yang berisi nama bidang, tidak data.

  3. Simpan tabel lagi.

Catatan: Anda juga bisa mengganti nama bidang dengan beralih ke tampilan desain dan mengedit nama bidang di sana. Untuk beralih ke tampilan desain, klik kanan tabel di panel navigasi dan klik Tampilan desain. Untuk beralih kembali ke tampilan lembar data, klik ganda tabel di panel navigasi.

Bagian atas bagian

Mengimpor data dari sumber lain

Anda mungkin memiliki data yang Anda telah mengumpulkan di program lain dan ingin untuk mengimpor ke dalam Access. Atau Anda dapat bekerja dengan orang-orang yang menyimpan data mereka di program lain, dan Anda mungkin ingin bekerja dengan data di Access. Cara yang baik, Access memudahkan untuk mengimpor data dari program lain. Anda bisa mengimpor data dari lembar kerja Excel, dari tabel di database Access yang lain, dari daftar SharePoint, atau dari salah satu dari berbagai sumber lain. Proses agak berbeda bergantung pada sumber Anda, namun instruksi ini akan membantu Anda memulai:

  1. Pada tab Data eksternal , di grup impor , klik perintah untuk tipe file yang Anda impor dari.

    Gambar Pita Access

    Misalnya, jika Anda mengimpor data dari lembar kerja Excel, klik Excel. Jika Anda tidak melihat program yang benar tipe, klik lainnya.

    Catatan: Jika Anda tidak bisa menemukan tipe format yang benar di grup impor , Anda mungkin perlu untuk memulai program yang Anda awalnya buat data, lalu gunakan program itu untuk menyimpan data dalam file yang umum format (seperti file teks dipisahkan) sebelum Anda bisa mengimpor data dalam untuk akses.

  2. Dalam kotak dialog Dapatkan Data eksternal , klik Telusuri untuk menelusuri ke file data sumber, atau ketikkan jalur lengkap file sumber data di kotak nama File .

  3. Klik opsi yang Anda inginkan di bawah Tentukan bagaimana dan di mana Anda ingin menyimpan data di database saat ini. Anda bisa membuat tabel baru dengan menggunakan data yang diimpor, tambahkan data ke tabel yang sudah ada, atau membuat sebuah tabel tertaut yang mempertahankan link ke sumber data.

  4. Klik OK.

    Access memulai panduan impor.

  5. Ikuti instruksi di panduan impor. Anda mengikuti prosedur yang tepat bergantung pada opsi impor atau link yang Anda pilih.

  6. Di halaman terakhir panduan, klik Selesai.

    Akses menanyakan apakah Anda ingin menyimpan rincian operasi impor yang baru saja Anda selesai.

    • Jika Anda merasa bahwa Anda akan melakukan operasi impor ini sama lagi, klik Simpan langkah impor, dan lalu masukkan detail.

      Anda bisa lalu dengan mudah reproduksi operasi impor dengan mengklik Impor yang disimpan dalam mengimpor grup pada tab Data eksternal , mengklik spesifikasi impor, lalu mengklik Jalankan.

    • Jika Anda tidak ingin menyimpan rincian operasi, klik tutup.

Access mengimpor data ke tabel baru, dan lalu menampilkan tabel di bawah tabel di panel navigasi.

Untuk mempelajari selengkapnya tentang cara mengimpor data ke dalam Access, ikuti link di bagian Lihat juga dari artikel ini.

Bagian atas bagian

Buka database Access yang sudah ada

  1. Klik Tombol Microsoft Office Gambar tombol Office , lalu klik Buka.

  2. Klik pintasan dalam kotak dialog buka — atau, dalam kotak lihat di , klik drive atau folder yang berisi database yang Anda inginkan.

  3. Di daftar folder, klik ganda folder hingga Anda membuka folder yang berisi database.

  4. Saat Anda menemukan database, lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Untuk membuka database di mode terbuka default, klik dua kali.

    • Untuk membuka database untuk akses bersama dalam suatu lingkungan Multipengguna, sehingga Anda dan pengguna lain dapat baik membaca dan menulis ke database pada saat yang sama, klik buka.

    • Untuk membuka database untuk akses baca-saja, sehingga Anda bisa menampilkannya tapi tidak bisa mengedit file, klik panah di samping tombol buka , dan lalu klik buka baca-saja.

    • Untuk membuka database untuk akses eksklusif, sehingga tidak ada orang lain bisa terbuka saat Anda harus terbuka, klik panah di samping tombol buka , dan lalu klik Buka eksklusif.

    • Untuk membuka database untuk akses baca-saja, klik panah di samping tombol buka , lalu klik Buka eksklusif Read-Only pengguna lain masih bisa membuka database, tapi mereka hanya memiliki akses baca-saja.

Jika Anda tidak bisa menemukan database yang ingin Anda buka   

  1. Dalam kotak dialog yang terbuka , klik pintasan Komputer saya — atau, dalam kotak lihat di , klik Komputer saya.

  2. Di daftar drive, klik kanan drive yang menurut Anda mungkin berisi database, dan lalu klik pencarian.

  3. Memasukkan kriteria pencarian Anda, dan tekan ENTER untuk mencari database.

  4. Jika database yang ditemukan, buka dengan mengkliknya dalam kotak dialog Hasil pencarian .

  5. Karena pencarian dimulai dari kotak dialog buka , Anda harus mengklik Batalkan di kotak dialog sebelum database akan terbuka.

Catatan: Anda bisa langsung membuka data file dalam format file eksternal (seperti dBASE, paradoks, Microsoft Exchange, atau Excel). Anda juga bisa membuka apa pun sumber data ODBC, seperti Microsoft SQL Server atau Microsoft FoxPro. Access secara otomatis membuat database Access yang baru dalam folder yang sama sebagai data file, dan menambahkan link ke setiap tabel di database eksternal.

Tips 

  • Untuk membuka salah satu dari beberapa database yang terakhir Anda yang terbuka, klik nama file di daftar Buka terbaru Database pada halaman Mulai menggunakan Microsoft Office Access . Access membuka database, menerapkan opsi pengaturan yang sama yang database yang terakhir kali Anda membukanya. Jika daftar file yang baru saja digunakan tidak ditampilkan, klik Tombol Microsoft Office Gambar tombol Office , dan lalu klik Opsi Access. Kotak dialog Opsi Access muncul. Klik Kategori tingkat lanjut dan lalu, di bawah bagian tampilan , pilih kotak centang Daftar file yang baru digunakan . (Anda juga bisa menentukan jumlah file yang baru saja digunakan yang Anda ingin memiliki ditampilkan dalam daftar, maksimal sembilan hingga.)

  • Jika Anda membuka database dengan mengklik Tombol Microsoft Office Gambar tombol Office menggunakan perintah buka , Anda bisa menampilkan daftar pintasan ke database yang Anda buka sebelumnya dengan mengklik Dokumen terbaru saya di Buka kotak dialog.

Bagian atas bagian

Atas halaman

Mengimpor data dari lembar bentang atau program lain

Jika Anda terbiasa dengan program lain database atau lembar bentang, Anda mungkin mengetahui dasar-dasar cara kerja aplikasi ini dan database apa yang digunakan untuk. Akses berbeda dari banyak aplikasi database lain dengan memungkinkan Anda untuk membuat database relasional. Access juga menyediakan banyak opsi untuk bekerja dengan program database lain, seperti SQL Server.

Di bagian ini

Mengimpor lembar kerja Excel ke Access

Mengimpor lembar kerja Excel sebagai tabel dalam database baru Office Access 2007

Menggunakan panduan Penganalisis tabel untuk menata data Anda

Bekerja dengan data dari program lain

Mengimpor lembar kerja Excel ke Access

Banyak orang mulai menjelajahi akses setelah pertama menyusun daftar di Excel. Excel adalah tempat yang bagus untuk memulai daftar, tapi sebagai daftar bertumbuh, menjadi lebih sulit untuk menata dan mempertahankan diperbarui. Memindahkan daftar untuk mengakses biasanya adalah logika langkah berikutnya.

Tabel database ini dalam struktur mirip dengan lembar kerja, di mana data disimpan dalam baris dan kolom. Hasilnya, itu biasanya mudah untuk mengimpor lembar kerja ke dalam tabel database. Perbedaan utama antara menyimpan data Anda dalam lembar kerja dan menyimpannya di database berada di penataan data. Hanya mengimpor seluruh lembar kerja sebagai tabel baru di database tidak mengatasi masalah yang terkait dengan menata dan memperbarui data Anda, terutama jika lembar kerja Anda berisi data yang berlebihan. Untuk mengatasi masalah tersebut, Anda harus memisahkan data lembar bentang menjadi tabel terpisah, masing-masing berisi data terkait. Untuk informasi selengkapnya tentang cara menyusun data dalam tabel Anda, lihat artikel dasar-dasar desain Database.

Mengakses fitur panduan Penganalisis tabel, yang bisa membantu Anda menyelesaikan proses. Setelah mengimpor data ke tabel, panduan membantu Anda untuk memisahkan tabel menjadi tabel terpisah, masing-masing berisi data yang tidak diduplikasi di salah satu dari tabel lainnya. Panduan juga membuat diperlukan hubungan antara tabel.

Mengimpor lembar kerja Excel sebagai tabel dalam database Office Access 2007 baru

  1. Klik Tombol Microsoft Office Gambar tombol Office , lalu klik Baru.

  2. Ketik nama untuk database baru di kotak Nama File , dan lalu klik buat.

  3. Tutup Table1.

    Ketika ditanya apakah Anda ingin menyimpan perubahan ke desain Table1, klik tidak.

  4. Pada tab Data eksternal , di grup impor , klik Excel. Gambar tombol

  5. Dalam kotak dialog Dapatkan Data eksternal , klik Telusuri.

  6. Gunakan kotak dialog Buka File untuk menemukan file Anda.

  7. Pilih file, lalu klik Buka.

  8. Dalam kotak dialog Dapatkan Data eksternal , pastikan bahwa opsi impor data sumber ke tabel baru di database saat ini dipilih.

  9. Klik OK.

    Panduan impor lembar bentang dimulai, dan menanyakan beberapa pertanyaan tentang data Anda.

  10. Ikuti instruksi, mengklik berikutnya atau kembali untuk menavigasi melalui halaman. Pada halaman terakhir panduan, klik selesai.

    Catatan: Akses menanyakan apakah Anda ingin menyimpan rincian operasi impor yang baru saja Anda selesai. Jika Anda merasa bahwa Anda akan melakukan ini sama mengimpor operasi lagi, klik ya, dan lalu masukkan detail. Anda bisa lalu dengan mudah reproduksi operasi di masa yang akan datang dengan mengklik Impor yang disimpan di grup impor pada tab Data eksternal . Jika Anda tidak ingin menyimpan rincian operasi, klik tutup.

Akses mengimpor data ke tabel baru, dan lalu menampilkannya di bawah Semua tabel dalam panel navigasi.

Menggunakan panduan Penganalisis tabel untuk menata data Anda

Setelah data Anda telah diimpor ke dalam tabel Access, Anda bisa menggunakan panduan Penganalisis tabel untuk dengan cepat mengidentifikasi data berulang. Panduan lalu menyediakan cara untuk menata data berulang menjadi tabel terpisah, yang disimpan dalam cara paling efisien. Access mempertahankan tabel asli sebagai cadangan, dan lalu membuat tabel baru yang bisa Anda gunakan sebagai basis untuk aplikasi database Anda.

  1. Buka database Access yang berisi tabel yang ingin Anda analisis.

  2. Pada tab Alat Database , di grup analisis , klik Analisis tabel.

    Panduan Penganalisis tabel dimulai.

    Jika Anda baru menggunakan konsep normalisasi, dua pengantar halaman di panduan berisi tutorial singkat — lengkap dengan tombol yang bisa Anda klik untuk melihat contoh. Jika Anda tidak melihat halaman pengantar, tetapi sebagai gantinya melihat kotak centang berlabel memperlihatkan halaman pengantar?, pilih kotak centang, dan kemudian klik kembali dua kali untuk melihat pengenalan. Jika Anda tidak ingin melihat halaman pengantar lagi setelah membaca pengenalan, Anda bisa Kosongkan kotak centang.

  3. Pada halaman yang dimulai dengan kalimat, tabel yang berisi bidang dengan nilai yang diulang di banyak rekaman?, pilih tabel yang ingin Anda analisis, dan lalu klik berikutnya.

  4. Anda bisa membiarkan panduan memutuskan bidang mana masuk dalam tabel mana, atau Anda bisa membuat keputusan itu sendiri. Jika Anda mengikuti panduan saran, Anda masih bisa membuat perubahan pada tata letak tabel pada halaman berikutnya panduan.

    Catatan: Jika Anda memperbolehkan panduan memutuskan bidang mana untuk dimasukkan ke dalam tabel mana, pilihan yang selalu mungkin tidak sesuai untuk data Anda, terutama jika tidak ada banyak data untuk dikerjakan. Anda harus memeriksa panduan hasil hati-hati. Di sisi lain, panduan mungkin menyarankan organisasi lebih efisien dari yang Anda berpikir tentang, jadi sangatlah ide yang baik untuk setidaknya satu kali mencoba keputusan panduan tersebut. Jika Anda tidak menyukai saran, Anda masih bisa menyusun bidang secara manual, dan Anda bisa selalu klik kembali dan menyusun semua bidang.

  5. Klik berikutnya. Di Halaman ini, Anda menentukan tabel mana yang berisi bidang mana. Jika Anda memilih untuk membiarkan memutuskan panduan, Anda akan melihat beberapa tabel yang tersambung dengan garis hubungan. Jika tidak, Access membuat hanya satu tabel yang berisi semua bidang. Dalam kedua hal tersebut, Anda bisa membuat perubahan pada Halaman ini.

    • Anda bisa menyeret bidang dari tabel ke sebuah area kosong halaman untuk membuat tabel baru yang berisi bidang tersebut. Access meminta Anda untuk nama tabel.

    • Anda bisa menyeret bidang dari satu tabel ke tabel lain jika Anda merasa bahwa mereka akan disimpan secara lebih efisien ada.

    • Sebagian besar tabel akan diberi ID atau bidang ID unik yang dihasilkan . Untuk mempelajari selengkapnya tentang bidang ID, klik Tips di sudut kanan atas panduan.

    • Untuk membatalkan perubahan, klik tombol Batalkan .

    • Untuk mengganti nama tabel, klik ganda dengan bilah judul, ketikkan nama baru, dan lalu klik OK.

  6. Setelah Anda memiliki bidang yang disusun dengan cara yang Anda inginkan, klik berikutnya.

  7. Jika panduan menemukan rekaman yang memiliki nilai sangat mirip, itu akan mengidentifikasi nilai tersebut sebagai kemungkinan kesalahan ketik dan menyajikan layar tempat Anda bisa mengonfirmasi apa yang harus dilakukan tentang mereka. Gulir daftar untuk menemukan apa pun yang memiliki nilai di kolom koreksi , lalu klik item yang sesuai di daftar turun bawah. Pilih (biarkan sebagai-adalah) untuk mencegah panduan membuat perubahan apa pun ke nilai. Bila sudah selesai, klik berikutnya.

  8. Panduan menanyakan apakah Anda ingin membuat kueri yang terlihat seperti tabel asli Anda. Jika Anda telah membangun formulir dan laporan yang didasarkan pada tabel asli, membuat kueri seperti ide yang bagus. Jika Anda memilih ya, membuat kueri, panduan mengganti nama tabel asli dengan menambahkan "_OLD" untuk nama tabel, dan lalu nama kueri baru dengan menggunakan nama tabel asli. Formulir dan laporan yang didasarkan pada tabel sekarang menggunakan kueri untuk data mereka, dan mereka terus berfungsi seperti sebelumnya.

  9. Klik Selesai.

    Panduan membuat tabel baru seperti yang ditentukan, dan lalu terbuka mereka. Tutup mereka saat Anda selesai memeriksa hasil.

Bagian atas bagian

Bekerja dengan data dari program lain

Office Access 2007 menyediakan fitur untuk bekerja dengan data yang disimpan di program lain.

  • Membuat database Access baru yang menghubungkan ke data dalam format file lain    Anda bisa menggunakan Access untuk membuka file dalam format file lain seperti teks, dBASE atau lembar bentang. Access secara otomatis membuat Access database dan link file untuk Anda.

    1. Buka Access.

    2. Klik Tombol Microsoft Office Gambar tombol Office , lalu klik Buka.

    3. Dalam kotak dialog buka , klik tipe file yang ingin Anda buka dalam daftar. Jika Anda tidak yakin tipe file, klik semua file (*. *).

    4. Jika diperlukan, telusuri ke folder yang berisi file yang ingin Anda buka. Saat Anda menemukan file, klik ganda untuk membukanya.

    5. Ikuti instruksi di panduan. Pada halaman terakhir panduan, klik selesai.

  • Mengimpor atau menautkan data ke database Access yang sudah ada    Anda bisa baik mengimpor data dari sumber dan program lainnya ke dalam tabel Access agar data terdapat di dalam Access file, atau Anda bisa menautkan ke data dari Access sehingga data tetap berada di file asli (luar Access file).

    Mengimpor atau menautkan data

    1. Pada tab Data eksternal , di grup impor , klik format di mana data disimpan.

      Anda bisa mengimpor atau menautkan data dari format berikut ini:

      • Microsoft Office Access

      • Microsoft Office Excel

      • Microsoft Windows SharePoint Services

      • File teks

      • File XML

      • Database ODBC

      • Dokumen HTML

      • Microsoft Office Outlook

      • dBase

      • Paradoks

      • Lotus 1-2-3

        Kotak dialog Dapatkan Data eksternal muncul.

    2. Ikuti instruksi dalam kotak dialog.

      Akses akan mengimpor atau menautkan data ke database Anda. Untuk sebagian besar format, Anda harus menentukan lokasi data, dan lalu pilih bagaimana Anda ingin data disimpan dalam database Anda.

Bagian atas bagian

Atas halaman

Menggunakan database versi yang lebih lama di beberapa versi Access

Jika proyek Access atau Access database Anda dibuat di Access 2000 atau yang lebih baru, Anda bisa menggunakan database atau proyek di versi akses di mana yang dibuat atau di versi yang lebih baru — bahkan jika file berada keamanan yang diaktifkan. Misalnya, file Access 2000 bisa digunakan di Access 2000 hingga Office Access 2007, dan file Access 2002-2003 bisa digunakan di Access 2002-2003 melalui Office Access 2007.

Anda mungkin memiliki situasi di mana Anda ingin menyimpan data Anda dalam versi Access yang lebih lama, tapi Anda memiliki pengguna dengan versi Access yang ingin Anda tautkan data tapi masih memanfaatkan beberapa fitur versi yang lebih baru. Solusi adalah untuk membuat database baru "front-end" di versi yang lebih baru (berisi formulir, laporan, kueri, makro, tapi tabel tidak ada), dan menautkannya ke tabel dalam file versi yang lebih lama. Gunakan salah satu prosedur berikut ini, bergantung pada apakah database Anda terdapat dalam satu file, atau telah dibagi menjadi aplikasi terdepan/terbelakang.

Menggunakan database Access satu-file di beberapa versi Access

Menggunakan aplikasi front-akhir/back-end dalam beberapa versi Access

Menggunakan database Access satu-file di beberapa versi Access

Jika semua tabel, formulir, dan objek lain dari database Access Anda terdapat dalam satu file .mdb, dan Anda ingin menggunakan database di Access beberapa versi, Anda bisa membuat database front-end yang baru dalam versi yang lebih baru dan menautkannya ke file asli. Pengguna yang memiliki versi Access lebih lama masih dapat menggunakan database asli. Pengguna yang memiliki versi yang lebih baru bisa menggunakan database front-end baru untuk menautkan ke data yang sama.

  1. Gunakan prosedur berikut ini untuk mengonversi database ke salah satu dari tiga format terbaru: Access 2000, Access 2002-2003, atau Access 2007. Perintah ini mempertahankan database asli dalam format aslinya, dan membuat salinan dalam format yang Anda tentukan.

    • Tutup Access file. Jika file database Access Multipengguna yang terletak di server atau di folder bersama, pastikan bahwa tidak ada orang lain memiliki terbuka.

    • Mulai Access 2007.

    • Klik Tombol Microsoft Office Gambar tombol Office , lalu klik Buka.

    • Telusuri ke lokasi file yang akan dikonversi, dan lalu klik ganda untuk membukanya.

      Jika kotak dialog Database penyempurnaan muncul, menanyakan apakah Anda ingin menyempurnakan database, klik tidak.

    • Jika formulir terbuka ketika Anda memulai database, tutup formulir.

    • Klik Tombol Microsoft Office Gambar tombol Office , arahkan ke Simpan sebagai, dan lalu, di bawah Simpan database dalam format lain, klik format file yang ingin Anda konversi.

    • Dalam kotak dialog Simpan sebagai , ketik nama untuk database baru.

      Catatan: Kecuali jika Anda ingin menyimpan database baru di lokasi berbeda, nama harus berbeda dari database asli. Dalam kedua hal tersebut, biasanya terbaik untuk menggunakan nama yang berbeda, sehingga Anda bisa dengan mudah membedakan antara front-end database dan database back-end. Namun, jika Anda mengonversi ke Access 2007 format, ekstensi nama file berubah dari .mdb menjadi .accdb, sehingga Anda bisa menggunakan nama file yang sama.

    • Klik Simpan.

  2. Memisahkan database dikonversi ke aplikasi front-akhir/back-end dengan menggunakan prosedur berikut ini:

    • Pada tab Alat Database , di grup Pindahkan Data , klik Access Database. Gambar tombol

    • Di kotak dialog Database pembagi , klik Database terpisah.

    • Ketik nama untuk database back-end, dan lalu klik Pisahkan.

  3. Menghapus database back-end yang dibuat alat Database pemisah — berhati-hati tidak untuk menghapus database asli Anda.

  4. Menautkan database front-end baru ke tabel dalam database asli: pada tab Alat Database , di grup Alat Database , klik Manajer tabel tertaut. Gambar tombol

  5. Klik Pilih Semua, dan lalu pilih kotak centang selalu meminta lokasi baru .

  6. Klik OK, telusuri ke database versi yang lebih lama, dan lalu klik ganda.

    Jika semua berjalan lancar, Access menampilkan pesan yang mengatakan bahwa semua tabel tertaut dipilih berhasil direfresh.

    Sekarang, Anda bisa meningkatkan database front-end baru untuk mendukung fitur baru untuk pengguna yang telah memutakhirkan ke Access 2000, Access 2002-2003, atau Access 2007. Pengguna yang memiliki versi sebelumnya bisa terus menggunakan database versi yang lebih lama.

    Jika Anda ingin, Anda juga dapat mengonversi database front-end baru ke versi lain. Misalnya, jika database asli dalam format Access 2000, Anda bisa membuat Access 2002-2003 front-end untuk pengguna dengan versi, dan Access 2007 front-end untuk pengguna dengan versi tersebut. Kedua versi front-end akan menautkan ke data di Access 2000 file.

Bagian atas bagian

Menggunakan aplikasi front-akhir/back-end dalam beberapa versi Access

Jika database Access Anda sudah aplikasi terdepan/terbelakang, Anda hanya perlu mengonversi ujung depan ke format file Access 2000, Access 2002-2003, atau Access 2007 . Tidak ada perubahan diperlukan untuk database back-end.

Prosedur berikut ini memperlihatkan kepada Anda cara menggunakan perintah Simpan Database sebagai untuk mengonversi front-end database ke salah satu dari tiga format terbaru: Access 2000, Access 2002-2003, atau Access 2007. Perintah ini mempertahankan database asli dalam format aslinya dan membuat salinan dalam format yang Anda tentukan.

  1. Tutup front-end database. Jika file database Access Multipengguna yang terletak di server atau di folder bersama, pastikan bahwa tidak ada orang lain memiliki terbuka.

  2. Mulai Access 2007.

  3. Klik Tombol Microsoft Office Gambar tombol Office , lalu klik Buka.

  4. Telusuri ke lokasi front-end database, dan lalu klik ganda untuk membukanya.

    Jika kotak dialog Database penyempurnaan muncul, menanyakan apakah Anda ingin menyempurnakan database, klik tidak.

  5. Jika formulir muncul saat Anda membuka database, tutup formulir.

  6. Klik Tombol Microsoft Office Gambar tombol Office , arahkan ke Simpan sebagai, dan lalu, di bawah Simpan database dalam format lain, klik format file yang ingin Anda konversi.

  7. Dalam kotak dialog Simpan sebagai , ketik nama untuk database baru.

  8. Klik Simpan.

Sekarang, Anda bisa meningkatkan database front-end baru untuk mendukung fitur baru untuk pengguna yang telah memutakhirkan ke Access 2000, Access 2002-2003, atau Access 2007.

Bagian atas bagian

Atas halaman

Catatan: Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×